Haderslev Boligselskab Referat organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 5. december 2012 kl. 16.30 Mødet blev holdt på Hotel Harmonien, Gåskærgade 19 i Haderslev. Med efterfølgende repræsentantskabsmøde kl. 18.30 Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Haderslev Boligselskab... 2 2.1 Bestyrelsesforhold... 2 2.2 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 2 2.3 Valg af kredsdelegerede til BL... 3 2.4 Boligselskabets årsregnskab... 3 2.5 Revisionsprotokol... 3 2.6 Bestyrelsens årsberetning... 4 2.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 2.8 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 4 2.9 Boligselskabets budget... 4 3 Boligselskabets afdelinger... 5 3.1 Årsregnskaber... 5 3.2 Driftsbudgetter... 5 3.3 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 7 3.4 Sammenlægning af Søslangen etape I og II... 7 4 Opfølgning fra sidste møde... 8 4.1 Fraflytningsstatistik og venteliste til Frejas Have... 8 4.2 Annoncering... 8 5 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Bent Bille, næstformand Anders Møller Kerstens Erik Knutzen Finn Wohlert Kirsten Grauholm Lars Kruse Lise-Lotte Schytt Villy Brejning Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Helle Østergaard Kehlet, Domea (ref) Allan Bak Christensen, Domea Domea Boligcenter Haderslev, den 6. december 2012
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden blev godkendt af bestyrelsen. 2 Haderslev Boligselskab 2.1 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Kaj Ringsted Formand Repr. skabet 2012 Bent Bille Næstformand Org. bestyrelsen 2013 Helen K. Bork Medlem suppleant Repr. skabet Erik Knutzen Medlem Repr. skabet 2012 Tove Holm Finn Wohlert Medlem Kommunen 2013 Jens Aage Helmig Kirsten Grauholm Medlem Kommunen 2013 Jesper Nielsen Lise-Lotte Schytt Medlem Repr. skabet 2013 Kurt Blohm Lars Kruse Medlem Repr. skabet 2013 Vakant Anders Møller Kerstens Medlem Repr. skabet 2013 Lone Birch Villy Brejning Medlem Domea 2013 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Kaj Ringsted og Erik Knutzen er på valg på efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Det blev besluttet, at valgperioder skal justeres næste år, så der kommer balance i valgperioderne. 2.2 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Side 2 af 8
Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 7 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Bent Bille, Anders Møller Kerstens, Erik Knutzen, Finn Wohlert, Kirsten Grauholm, Lars Kruse og Lise-Lotte Schytt blev udpeget. 2.3 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Haderslev Boligselskab kan vælge op til 6 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 6 kredsdelegerede for 1 år. Udsættes til næste organisationsmøde. 2.4 Boligselskabets årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01.07.2011 til 30.06.2012 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 261.998. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 13 til 47. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Allan Bak Christensen gennemgik årsregnskabet som efterfølgende blev godkendt. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.07.2011 til 30.06.2012 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen besluttede, at bestyrelsen fremover årligt skal beslutte om der skal ydes støtte til afdelingernes lejetab. Generelt bør de enkelte afdelingers økonomiske situation drøftes på et særskilt møde. Efterfølgende blev protokollatet godkendt af bestyrelsen. Side 3 af 8
2.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 13 til 47 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Årsberetning blev godkendt af bestyrelsen. 2.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: ABC tilretter styringsrapporten, som efterfølgende blev godkendt af bestyrelsen. Kopi fremsendes med referatet. 2.8 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen godkendte af Domea ansøger om fritagelse. 2.9 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01.07.2013 til 30.06.2014 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Side 4 af 8
Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Det blev besluttet, at det løbende bør vurderes om budgettet til annoncering og personaleudgifter skal tilrettes. Budget blev efterfølgende godkendt. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.07.2011 til 30.06.2012 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 1609: overskud på kr. 123.518 Afdeling 1611: underskud på kr. 8.081 Afdeling 1625: overskud på kr. 500 Afdeling 1626: overskud på kr. 694.089 Afdeling 1627: overskud på kr. 41.074 Afdeling 1628: overskud på kr. 160.480 Afdeling 1629: overskud på kr. 45.308 Afdeling 1651: overskud på kr. 500 Afdeling 1663: overskud på kr. 7.146 Afdeling 1667: overskud på kr. 51.562 Afdeling 1668: overskud på kr. 117.178 Afdeling 1669: underskud på kr. 20.346 Afdeling 1671: overskud på kr. 163.202 Afdeling 1672: overskud på kr. 31.951 Afdeling 1673: overskud på kr. 239.701 Afdeling 1674: overskud på kr. 503.363 Afdeling 50001: overskud på kr. 22.639 Afdeling 50002: underskud på kr. 12.400 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 13 til 47. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01.07.2013 til 30.06.2014 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Side 5 af 8
Afdeling 1609: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.780.000 og indebærer en lejeregulering på 2,68 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 17.10.2012. Afdeling 1611: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 830.000 og indebærer en lejeregulering på 4,94 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 23.10.2012. Afdeling 1625: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 18.757.000 og indebærer en lejeregulering på 2,39 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 23.10.2012. Afdeling 1626: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 17.928.000 og indebærer en lejeregulering på 2,45 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 24.10.2012. Afdeling 1627: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 12.809.000 og indebærer en lejeregulering på 2,84 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 20.10.2012. Afdeling 1628: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.169.000 og indebærer en lejeregulering på 3,12 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 31.10.2012. Afdeling 1629: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.507.000 og indebærer en lejeregulering på 2,93 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 30.10.2012. Afdeling 1651: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.884.000 og indebærer en lejeregulering på 4,01 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 13.11.2012. Afdeling 1663: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.351.000 og indebærer en lejeregulering på 3,11 % pr. 01.07.2013. Budgettet skal godkendes af organisationsbestyrelsen. Afdeling 1667: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 912.000 og indebærer en lejeregulering på 2,84 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 15.11.2012. Afdeling 1668: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.766.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 11.11.2012. Afdeling 1669: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 751.000 og indebærer en lejeregulering på 3,3 % pr. 01.07.2013. Budgettet skal godkendes af organisationsbestyrelsen. Side 6 af 8
Afdeling 1671: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.036.000 og indebærer en lejeregulering på 2,1 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 08.11.2012. Afdeling 1672: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.017.000 og indebærer en lejeregulering på 2,01 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 13.11.2012. Afdeling 1673: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 6.726.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 15.11.2012. Afdeling 1674: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 6.704.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 15.11.2012. Afdeling 50001: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 377.000 og indebærer en lejeregulering på 3,01 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt af centerleder den 11.10.2012. Afdeling 50002: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 162.0000 og indebærer en lejeregulering på 2,53 % pr. 01.07.2013. Budgettet er godkendt af centerleder den 09.11.2012. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Det blev besluttet, at næste år skal afdelingernes budgetter drøftes med organisationsbestyrelsen, ultimo regnskabsåret. 3.3 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Bestyrelsen godkendte indstilling. 3.4 Sammenlægning af Søslangen etape I og II Søslangen etape I og II, afdeling 1673 og 16/74 sammenlægges til én afdeling pr. 1.07.2012. Referat: Bestyrelsen godkendte sammenlægningen pr. 1.07.2012. Side 7 af 8
4 Opfølgning fra sidste møde 4.1 Fraflytningsstatistik og venteliste til Frejas Have Fraflytningsstatistik for perioden 01-07-2011 til 30-06-2012 Afdeling Antal Lejemål Procent 1609 - Gartnerhaven 13 29 44,82 1611 - Ejsbølvej 4 13 30,76 1625 - Skovvænget/Brombærvej 84 342 24,56 1626 - Braineparken 33 320 10,31 1627 - Byhusene 73 220 33,18 1628 - Hiort Lorenzen Centret 23 60 38,33 1629 - Erik Grøn kollegiet 46 90 51,11 1651 - Fælles Fårehave 11 69 15,94 1663 - Højgårdkollegiet I 21 40 52,50 1667 - Svanen 1 12 8,33 1668 - Frejashave 2 41 4,87 1669 - Højgårdkollegiet II 9 17 52,94 1671 - Lionsparken ældreboliger 7 45 15,55 1672 - Lionsparken tagboliger 2 13 15,38 1673 74- Søslangen 1. etape 5 90 5,55 Fraflytninger i alt 334 1401 23,67 Bofællesskab og erhvervslejemål er ikke medregnet. Det undersøges hvor ventelistetallene fra Frejas Have kommer fra. Referat: Bestyrelsen tog orientering til efterretning. Det blev aftalt, at systemet skal ændres så ansøger til Frejas Have gøres opmærksom på, at de ikke skal skrives op hos Domea. I stedet skal ansøgerne gøres opmærksom på, at de skal henvende sig til Frejas Have for at blive skrevet på en interesseliste. 4.2 Annoncering Lukket referat 5 Eventuelt Lukket referat. For referatets godkendelse: den - 201 den - 201 Kaj Ringsted, formand Bent Bille, Næstformand Side 8 af 8