Ny version! Vigtig opdatering af Mamut Business Software Indhold: Nyheder i version 12 De vigtigste opdateringer i dit Mamut-system. Side 2-5 Mamut One Næste generations forretningssystem kombinerer software med online services. Side 6-9 Tema: Valg af værktøj Kontrolleret vækst med de rette it-værktøjer. Side 10-11 Brugertips Råd, tips og idéer til hvordan du udnytter dit Mamut-system endnu bedre. Side 12-15 Mamut har vundet PC Worlds årlige test, blandt andet som det bedste regnskabssystem i Norge. Mamut-systemerne løb af med de tre øverste placeringer. Giver dig nye muligheder! Dit Mamut-system har gennemgået store ændringer det sidste års tid. Mange af ændringerne er knyttet til en bedre brugervenlighed og øget sikkerhed. Blandt andet øges både fleksibilitet og sikkerhed ved hjælp af en ny online platform og en ny databaseløsning baseret på Microsoft SQL. Selvom de vigtigste ændringer i dit system er relateret til den nye database og den nye Online Desktop, vil du finde en række nye og nyttige funktioner. Baseret på feedback fra brugere har vi både tilføjet helt nye funktioner samt opdateret eksisterende funktioner og løsninger. Nogle af de vigtigste nyheder i dit Mamut-system: Mere fleksibel håndtering af flere e-mailadresser til dine kontakter Nye og opdateret designskabeloner til både hjemmeside og webshop Opdateret kortbaseret ruteplanlægning integreret med kontaktmodulet Bedre håndtering af indholdet i webshoppen Hurtigere og enklere bilagsregistrering Lettere salgsopfølgning og logistikhåndtering Webbaseret adgang via Mamut Online Desktop Læs mere om ændringerne på side 2 og 3 Vigtigt! Installer i dag! For at dit system er up-to-date i henhold til gældende love og regler og med nye funktioner, er det vigtigt, at du installerer så hurtigt som muligt. Installationen er enkel, men vi opfordrer dig til at læse installationsguiden, der følger med den nye version. Her vil du finde instruktioner, som leder dig gennem installationsprocessen. Du finder også installationsguiden på www.mamut.dk/opdater
Du kan forenkle arbejdsdagen Michael Brahe Viden, kompetence og værktøj omsat til lønsomhed for din virksomhed er nøglen til en forenklet hverdag. Med Mamut Business Software version 12 og Mamut One flytter vi igen grænserne for, hvad du kan forvente af din software-løsning. Vi er stolte af at lancere den nye generation Mamut Business Software Mamut One som kombinerer fordelene ved software og online services specielt tilpasset mindre virksomheder. I Mamut One vil du selvsagt have adgang til dine forretningsapplikationer såsom nye Mamut Business Software 12. Desuden vil du nu også være i stand til at drage fordel af en ny generation af online-værktøjer og tjenester tilpasset din arbejdsdag. Mamut har altid fokuseret på at tilpasse ny teknologi til små og mellemstore virksomheder. Vi var bl.a. de første til at tilbyde økonomisystemer, der også inkluderede kundeopfølgning, hjemmesideløsning og e-handel som en integreret del af løsningen. Nu har vi så investeret tid og ressourcer i Mamut One, for at give dig en ny og enklere arbejdsdag. Mamut One er en unik kombination af software og online services samlet i én løsning med én kilde til information, der vil bidrage til at gøre din hverdag endnu bedre og enklere. Læs mere om mulighederne i dette nyhedshæfte. Med venlig hilsen Michael Brahe Country Manager Mamut A/S Mamut Online Desktop Samtidig med lanceringen af Mamut Business Software version 12 introducerer vi nye, online produkter og tjenester. Fra Mamut Online Desktop får du online adgang til information og funktionalitet fra dit Mamutsystem samt andre tjenester i Mamut One. Med Mamut Online Desktop kan du læse, oprette og redigere information fra hvilken som helst pc med internetforbindelse. Det gør det nemt at dele information med kollegaer eller at få adgang til information fra dit Mamut-system, mens du er på farten. Registreringer foretaget via en webbrowser og Mamut Online Desktop, samt lokalt i dit Mamut-system, synkroniseres kontinuerlig. Dette indebærer, at virksomheden altid har adgang til opdateret information. Mamut Online Desktop samler dine online funktioner og giver adgang til blandt andet rapporter og nøgletal, kontaktinformation, timeadministration, aktiviteter og kalender samt værktøj til online validering af regnskabsdata. Mamut Online Desktop leveres som en del af Mamut One, som du kan læse mere om senere i hæftet. Læs mere om Mamut Online Desktop på www.mamutonline.com. 2009 Ny version. Læs mere på www.mamut.dk/opdater
Nyheder i version 12 Mamut Business Software Version 12 indeholder en række nye funktioner og forbedringer, der giver dig mulighed for at arbejde endnu mere effektivt. De fleste forbedringer og nyheder er baseret på feedback fra brugerne. Det betyder, at du, udover de større nyheder, vil finde forbedringer i de fleste af programmets moduler. Smart rejseplanlægning I Kontakt- og Kontaktpersonmodulet kan du med hjælp af knapper i værktøjslinjen vise kort og rute til kontaktens adresse. Funktionen kræver, at du er tilsluttet internettet. Du kan vælge mellem Microsoft, Yahoo og Google som kortleverandør. Nye designskabeloner til din hjemmeside Både webshop og hjemmeside har fået flere og opdaterede designskabeloner. Derudover er flere af de eksisterende designskabeloner blevet opgraderet med ny funktionalitet. Programmet er stadig lige enkelt at anvende, og det kræver ingen forkundskaber om web-programmering for at ændre designet på din hjemmeside og webshop. Der er også kommet en funktion til egen tilpasning af sidehovedet i de fleste designskabeloner og forbedret visning af virksomhedens oplysninger. Dette gør, at du enkelt kan give din webside sit eget visuelle udtryk. Hele webløsningen støtter nu også egne scripts, hvilket blandt andet gør det muligt at kortlægge besøgsstatistik fra eksempelvis Microsoft adcenter Analytics eller Google Analytics. Det er også muligt at lægge egenudviklede scripts ind. Med rejseplanlæggeren kan du enkelt og effektivt planlægge dagens rute og dermed reducere rejsetiden og foretage flere kundebesøg. Forbedret visning af produkter og billeder i webshoppen Nye e-mail-indstillinger I firmaindstillingerne for kontaktopfølgning kan du i den nye rulleliste E-mail-modtagere vælge hvilke e-mailadresser, der skal anvendes som standard ved udsendelse af købs- og salgsdokumenter per e-mail. Du kan vælge mellem Kontakt e-mail, feltet Deres ref., og E-mail liste. E-maillisten lader dig vælge mellem alle registrerede e-mailadresser tilknyttet den aktuelle kontakt. Du vil nu kunne skabe en endnu mere detaljeret produktside for hvert produkt. Nyt i version 12 er muligheden for at lægge korte og mere detaljeret beskrivelser af de produkter, der skal vises ind i webshoppen. Den korte produktbeskrivelse vises lige under produktnavnet i webshoppen, mens en mere detaljeret beskrivelse vises under Mere Info. Læs mere på www.mamut.dk/opdater. Ny version 2009.
Nyheder i version 12 Teksten i selve beskrivelsen kan du formatere efter eget ønske, ligesom du også kan vælge at lægge billeder, links og tabeller til. Billedhåndteringen i webshoppen er også blevet forbedret; nu kan du angive en maksimal billedbredde for billeder som vises i webshoppen. Indstillingen gør, at billederne i webshoppens produktliste automatisk vises i samme bredde uanset dens oprindelige størrelse. Dette påvirker dog ikke billedstørrelsen på de detaljerede produkt-sider. Desuden er det nu også muligt at angive et minimumsbeløb, som kunderne skal handle for, for at kunne gennemføre et køb i webshoppen. Hurtigere og enklere kassekladde der er blevet bogført på en given konto. Hvilken konto, der vises posteringer for, afhænger af kontonummeret, som er markeret i kontokolonnen i øverste del af vinduet. I regnskabsmodulet kan du oprette ekstra omkostningsposter, som kan anvendes i kassekladden. Som standard er omkostningsbærerne Afdeling og Projekt tilgængelige, men du kan let oprette dine egne omkostningsbærere efter behov. Eksempler på aktuelle omkostningsbærere kan være Kampagne, Produkt eller Ansat. En anden meget efterspurgt funktion er en enkel måde at tilbageføre bilag på direkte i Finans. Dette kan du nu gøre ved at markere det aktuelle bilag og klikke Slet. Du kan så vælge at oprette bilaget direkte i Finans eller lægge det i kassekladden. Baseret på feedback fra vores kunder, kan vi nu introducere en række forbedringer i kassekladden, som kommer til at øge brugervenligheden. Vi har effektiviseret værktøjslinjen ved at fremhæve de funktioner, som oftest anvendes, ligesom vi har samlet de forskellige knapper for programindstillinger i en egen menu. For brugere, der fører mange bilag, er det nu muligt at have op til fem forskellige brugerindstillinger per bruger. Dette gør det muligt at ændre registreringsvinduet for kassekladden i forhold til hvilken type bilag, der skal bogføres, hurtigt. Endvidere er der mulighed for at se de sidste posteringer på en given konto både fra Finans og fra Kassekladden. På rullelisten i den nederste del af kassekladdevinduet kan du, udover at vise bilag i Kassekladden og Finans, nu også vælge Posteringsliste. I listen vil du kunne se de sidste 50 bilag, I Firmaindstilllinger, under Finansielle indstillinger, er der blevet tilføjet en ny og forbedret nummerkontrol, når du indtaster IBAN-nummer og CVR-nummer på kontakter. Enklere salgsopfølgning og logistik Både salgsopfølgning og logistik har gennemgået ændringer med henblik på øget brugervenlighed og forbedret effektivitet. Blandt andet er Vinduet for varebevægelse opdateret, og det giver dig fuld sporbarhed for alle lagerbevægelser. Her kan du spore de poster, der dannede grundlaget for bevægelsen og finde frem til bilaget i Finans. Du kan også åbne alle relaterede produkter, lagre, indkøb, ordrer og kontakter knyttet til en lagerbevægelse direkte fra dette vindue. Dermed får du adgang til al udfyldende information fra ét sted i programmet. I ordreregistreringen kan du nu også se indkøbs- og leveringsinformation og dermed se forventet leveringsdato for produkterne i ordren.. 2009 Ny version. Læs mere på www.mamut.dk/opdater
Oversigten vises i et nyt vindue, Leveringsplan, og viser produkter i indkøb, som endnu ikke er modtaget. Virksomheder, der bruger flere lagre, kan nu vælge hvilket lager, som skal være standard for hver enkelt bruger. Dette gør du fra Brugerindstillinger for Produkt, under fanebladet Lager. Det nye felt, Branchens produktnr. i produktregisteret, kan anvendes, når der forekommer produktnumre, som er fælles indenfor en branche. Feltet erstatter ikke egne produktnumre, men ved indtastning eller indlæsning af Tilbud/Ordre/Faktura og Indkøb kan du tilføje nummeret i stedet for det sædvanlige produktnummer. Læs mere om nyhederne i version 12 Du finder udfyldende information om nyhederne i version 12 i et eget hæfte og på www.mamut.dk/opdater Bemærk: Hvilke funktioner, du har adgang til, afhænger af hvilken Mamut-løsning, du har. Læs mere på www.mamut.dk eller kontakt din Mamut-repræsentant, hvis du ikke har adgang til funktionaliteten beskrevet ovenfor. Microsoft SQL Server Fra version 12 af Mamut Business Software benyttes Microsoft SQL Server som database. Dette giver dig en sikker, skalerbar og effektiv databehandling. Ved installation af eller opdatering til version 12 af Mamut Business Software vil Microsoft SQL Server Express Edition automatisk installeres og konfigureres til Mamut på din pc eller server. Overgangen til SQL Server giver dig øget sikkerhed og fleksibilitet, og muliggør en række nye tjenester som for eksempel Mamut Online Desktop. Mamut Business Software kan også anvendes sammen med andre versioner af Microsoft SQL Server. Disse har forskellige egenskaber og fordele i forhold til Express-udgaven, noget som specielt installationer med mange brugere eller omfattende databaser kan drage fordel af. Hvis du allerede har installeret en version af Microsoft SQL Server, kommer din nye version af Mamut Business Software til at kunne installeres mod denne. Microsoft SQL Server er en kraftfuld og sikker databaseserver, som distribueres omkostningsfrit af Microsoft sammen med Mamut Business Software. forskellige versioner af Microsoft SQL Server. Ved køb af SQL Server sammen med Mamut Business Software kan vi tilbyde egne licenser til konkurrencedygtige priser. Hvis din virksomhed har behov for en anden version af SQL Server end Express-udgaven, bedes du kontakte Mamut eller din lokale Mamut-partner for komplet produkt- og prisinformation. Opgradering efter behov I samarbejde med Microsoft tilbyder Mamut Læs mere på www.mamut.dk/opdater. Ny version 2009.
Mamut One Software og services i én Ny teknologi giver nye muligheder men betyder også nye og højere forventninger. Dine kunder forventer for eksempel at kunne finde relevant information om dig og din virksomhed på nettet, handle i webshoppen, og kommunikere effektivt via e-mail. Med Mamut One sætter vi igen en ny standard for, hvad der menes med en komplet forretningsløsning og sørger for, at du har de værktøjer, du skal bruge, for at opfylde dine kunders forventninger. Kort sagt, Mamut One er en komplet løsning til at udføre traditionelle økonomiske og administrative opgaver, kommunikere effektivt og til at profilere virksomheden og samarbejde via internettet. Desuden inkluderes nye tjenester indenfor viden og kompetence. De fire centrale begreber i Mamut One er produktivitet, kommunikation, synlighed og viden. Her følger en beskrivelse af nogle af tjenesterne i Mamut One. Produktivitet Sådan arbejder du smartere Hvordan tilrettelægger man bedst produktivitet? En vigtig forudsætning er, at du har et fælles og brugervenligt forretningssystem, hvor alle roller i virksomheden er omfattet, og hvor alle medarbejdere har adgang til nødvendig information - når som helst og hvor som helst. Typisk for virksomheder med succes er, at alle medarbejdere har adgang til samme opdaterede oplysninger, så arbejdstiden bruges bedre. Dette bidrager til mere resultatskabende arbejde, bedre service i alle led og øget salg til nye og eksisterende kunder. Mamut Business Software er et af hovedelementerne i Mamut One og dækker alle de traditionelle elementer i virksomhedens værdikæde; fra salg- og kundeopfølgning til økonomistyring, logistik, løn, projekt/timeregistrering og e-handel. Et kendetegn ved Mamut Business Software er omfattende funktionalitet og brugervenlighed, da vores mål hele tiden er at sikre, at rutineopgaver og informationsbehandling håndteres hurtigt og enkelt. Med Mamut One kan du udnytte fordelene ved både at have en lokal installation og en online-applikation, som du kan få adgang til via internettet. Dette vil ikke blot øge tilgængelighed og fleksibilitet, men det vil også sørge for, at de rette oplysninger er tilgængelige via det rette udstyr for arbejdet, der udføres, som for eksempel bærbar pc, mobiltelefon eller webbrowser.. 2009 Ny version. Læs mere på www.mamut.dk/opdater
løsning Kommunikation korrekt information der du er Med de forskellige løsninger indenfor kommunikation, der er tilgængelig via Mamut One, kan du nu forenkle kommunikation og samarbejde med kollegaer, partnere, leverandører og kunder. Dette gøres gennem tjenester som mobil e-mail, delte portaler og webkonferencer. Det betyder, at du altid har adgang til opdateret information, når du behøver det uden ekstra investeringer i infrastruktur og udstyr! Active BusinessMail er en professionel e-mailservice baseret på Microsoft Hosted Exchange 2007. Denne løsning giver dig og dine medarbejdere adgang til delte mapper, kalendere og adressebøger. Informationen er altid tilgængelig både via Microsoft Outlook, internettet og på mobiltelefon/pda Tunge og tidskrævende opgaver såsom fakturering, bilagsregistrering, opdatering af lager og webshop kan med stor fordel gøres på egen stationær pc. På denne måde får du det bedste fra to verdener software og services. Produktivitet drejer sig ofte om effektiv kommunikation og dermed enkel adgang til korrekt information på den rette enhed. Adgang til markedets mest anerkendte kommunikationsløsninger såsom mobil e-mail, webkonference, internettelefoni og delte portaler er inkluderet i Mamut One. Fordelen for dig er, at du slipper for den krævende opgave med at styre e-mailserveren og andre underliggende systemer, så du i stedet kan koncentrere dig om at bruge værktøjet i dit daglige arbejde. Med Mamut One er de vigtigste data altid tilgængelig via internettet. Læs mere på www.mamut.dk/opdater. Ny version 2009.
Mamut One Software og services i én Microsoft SharePoint giver dig mulighed for at dele dokumenter, aktiviteter og anden information via internetportaler på en sikker og enkel måde. Løsningen forenkler samarbejde og projektstyring, hvad enten det er internt i virksomheden, eller med eksterne partnere. Funktioner som dokumentarkiv med versionskontrol, opgavelister, nyheder, fora, beskyttede områder, delte kontakter, kalendere og fuld adgangskontrol bidrager til et mere effektivt samarbejde. Microsoft Live Meeting er en effektiv og sikker tjeneste for online-møder. Tjenesten giver dig mulighed for at opsætte online-møder, online-kurser, og online-events med folk, der befinder sig over hele kloden, blot de har adgang til internettet. Du kan koble mødedeltagerne til via deres egen pc og levere præsentationer, udføre brainstorming, redigere filer og samarbejde på elektroniske konferencetavler. Dokumentdeling via Microsoft SharePoint. Online møder med Microsoft Live Meeting. Synlighed sådan sælger du på internettet For at skabe salg er det nødvendigt, at du gør virksomhedens produkter og tjenester synlige for omverdenen. Stadig flere mennesker bruger internettet til at indhente information om produkter og tjenester, før de eventuelt køber dem. En professionel hjemmeside er af afgørende betydning for at få kundernes opmærksomhed. Igennem Mamut One kan du vælge mellem forskellige fleksible måder at oprette hjemmeside og webshop på. Løsningen har fuld støtte til betaling via kreditkort. Mamut One giver dig tre valgmuligheder for publiceringen af din hjemmeside. Ønsker du en standardløsning, som stiller få krav til forkundskab om web-programmering, vil det integrerede webhandelsmodul i dit Mamutsystem være et godt alternativ. Ønsker du derimod en mere omfattende og fleksibel løsning, giver Mamut ez Pu blish dig et af markedets bedste værktøjer til web- publicering. For dig, som ønsker en fuldstændig skræddersyet webløsning, eller som allerede har investeret i en større webløsning, kan du med Mamut One publicere din egen løsning direkte på webserveren. En professionel webshop er tilgængelig døgnet rundt og er derfor en effektiv salgskanal. Dine kunder vil sætte pris på, at de ikke skal forholde sig til åbningstider! Professionel tilstedeværelse på internettet via Mamut One og ez Publish. Desuden er det afgørende, at dine kunder både eksisterende og potentielle finder din hjemmeside. Her kan du drage fordel af Google AdWords. Google er verdens førende søgetjeneste på internettet, og AdWords er korte tekstannoncer, som vises på baggrund på de søgeord, du vælger. Viden og service Din nøgle til bedre beslutninger For at få mest muligt ud af dine investeringerne i software er det vigtigt, at du har godt kendskab til løsningen, du bruger, og de dertil knyttede fagområder. I Mamut One indgår en komplet artikeldatabase, der dækker alt fra adgang til forskellige niveauer af personlig vejledning fra Mamut Supportcenter, kom-igang-guide, artikler og onlineartikeldatabase, til interaktiv oplæring og kurser. På denne måde kan du bedre fremme væksten i din virksomhed gennem effektive rutiner, procedurer og opdateret viden om love, regler og brugertips.. 2009 Ny version. Læs mere på www.mamut.dk/opdater
løsning Mamut Validis Dit forretningssystem er din vigtigste kilde til beslutningsinformation. Dette forudsætter naturligvis, at informationen er korrekt, ellers risikerer du at træffe beslutninger baseret på forkert grundlag. Med Validis får du et online-værktøj, der forenkler hele processen med løbende kontrol og revidering af dit regnskab. tendenser, undtagelser og usædvanlige kombinationer. Analysen af regnskabsregler kan afsløre, om et bilag er bogført mod forkert konto, for eksempel hvis en udgift er bogført mod en balancepost. Tendens-regelanalysen leder efter væsentlig afvigelser fra, hvad der normalt bogføres, eksempelvis om der mangler afskrivninger for de sidste måneder. Afvigelsesanalysen ser efter unormalt lave eller store værdier og vil typisk trække posteringer som eksempelvis husleje frem, hvis denne er tre gange større end normalt. Hvis du har glemt at bogføre moms på et salg, vil analysemetoden, usædvanlige kombinationer, afsløre dette. Fælles for alle rapporterne er, at du hurtigt får et overblik over bilagene, du bør kigge nærmere på, så eventuelle fejl og mangler kan udbedres. Det kan selvfølgelig hænde, at bilaget til en sådan rapport viser sig at være helt korrekt. Disse kan du markere som OK, så du undgår, at disse dukker op igen i senere rapporter. Posteringsfejl kan selvfølgelig opstå og i værste fald føre til ubehageligheder med offentlige myndigheder. Gennem regelmæssig og grundige afstemninger af regnskabet kan du undgå fejl. Hvis du ikke har så meget erfaring indenfor regnskab, er dette en arbejdsopgave for en revisor. Nu kan du overlade hele eller væsentlige dele af dette job til Mamut Validis, som i løbet af få sekunder analysere hele dit regnskab. I analysen præsenteres afvigelsesrapporter, der fremhæver posteringer, der afviger fra regnskabsregler og posteringer, som er usædvanlig kombinerede. Selve løsningen består af en serie analyseværktøjer, som benytter forskellige metoder til at analysere dine data. Resultatet er en liste over bilag, du bør tjekke grundigt. På den måde opdager du potentielle fejl og mangler. Der er fire primære metoder, der anvendes til at gennemføre analysen regnskabsregler, Mamut Validis finder frem til fejlposteringer og andre potentielle fejl på rekordtid. Læs mere på www.mamut.dk/opdater. Ny version 2009.
Værktøj til at vokse med En lille virksomhed, som har vækstambitioner, kan stå overfor vanskelige udfordringer, når den både skal sikre likviditet, kontrollere omkostninger, vælge rigtigt personale, opretholde serviceniveauet og samtidig holde på de vigtige kunder. Derfor vil adgang til nyttig information i rette tid ofte være forskellen mellem succes og fiasko. At vælge det rigtige it-værktøj er med andre ord afgørende, hvis du skal lykkes. Online eller lokalt installeret? Integration og kommunikation er to vigtige begreber i dagens it-verden. Du forventer at kunne bruge internettet til at håndtere dine banktjenester, så hvorfor skulle du ikke kunne lave alle dine it-opgaver online? Jo, det kan du også, men du har brug for forskellige redskaber til forskellige opgaver. Bilagsføring af stor volumen vil typisk være en opgave, du vil foretrække at gøre på en lokal installation for at undgå, at hastighed og reaktionstid på internettet bliver en flaskehals. Andre opgaver, såsom at hente regnskabsstatus, slå kontakter op eller ændre en aftale, kan fungere godt via en mobiltelefon eller bærbar PC. Du som bruger kan forvente, at løsningen er integreret, så en ændring lavet fra din stationære computer med det samme bliver opdateret på alle enhederne, der er tilknyttet dit forretningssystem og på alle hertil knyttede enheder. Integration i alle led I dag er det en selvfølge, at du kan kommunikere med dine kunder via e-mail. Dine kunder forventer også at kunne finde information om dig og dine produkter på internettet og ikke mindst at kunne handle hos dig via internettet. I virksomheder med flere ansatte, er det vigtigt at forvalte arbejdstiden. Løn er normalt den største omkostning, og den bør stå bedst muligt i forhold til virksomhedens indtægter. I store selskaber har man længe nydt godt af integrerede løsninger som fælles kontaktdatabaser og gruppekalendere. Det skyldes naturligvis, at denne type selskaber har en økonomisk mulighed for at køre deres egen it-afdeling og egne e-mailservere, som fx Microsoft Exchange og Lotus Notes. Vi ved, at effektiv kommunikation med kunder og leverandører er afgørende for at mange små og mellemstore virksomheder skal lykkes. Disse behov kan variere fra virksomhed til virksomhed, og det betyder, at de nye værktøjer, som vi tilbyder, skal være så fleksible, at du kan vælge at anvende de dele, du har brug for. Mamut One Et komplet forretningssystem Et komplet forretningssystem bør være betydelig mere omfattende i dag, end det var for bare et par år siden. Solid integration mellem forskellige enheder som pc, mobiltelefoner og online-løsninger, kan hjælpe dig med at møde dine kunders stigende forventninger. Eksisterende funktionalitet Kundeopfølgning og salgssystem (CRM) Oversigt over alle dine kunder, ordrer, fakturaer og aktiviteter knyttet til kunderne, leverandører og andre kontakter samt e-mailkommunikation, aftaler og dokumenter. Økonomi/Administration Håndtering af rutinemæssige opgaver indenfor regnskab og økonomi, med adgang til integreret information fra andre dele af systemet for mere dybdegående analyser. Logistik og indkøb Integration med salgs- og ordresystemet sikrer dig muligheden for god leveringsevne uden at skulle binde for meget kapital i store lagerbeholdninger. 10. 2009 Ny version. Læs mere på www.mamut.dk/opdater
Tilstrækkelig god kundeservice En af de store styrker ved mindre virksomheder er som regel at nærhed til kunderne skaber høj service. Mange er villige til at betale lidt ekstra for dette, og det kan være en af de vigtigste grunde til, at du vinder kampen om kunderne. En stor udfordring ved vækst er at opretholde samme serviceniveau, som dine kunder er vant til. Det handler derfor om at udnytte tiden bedst muligt. Nøglefaktorer her er gode rutiner og god information. Hvis vækst for eksempel indebærer et behov for mere personale, vil den information, der tidligere var samlet i et par hoveder, blive fordelt på flere. Kunder, som har været vandt til at få svar på et problem samme dag, oplever pludselig at måtte vente en dag eller to mens din nye sælger bruger tid på at finde svaret, som du har lige ved hånden. Hvis denne information havde været tilgængelig i et fælles kundeopfølgningssystem, havde din kunde fået svar med det samme. Men for at få dette til at fungere i praksis, er det vigtigt, at dit forretningssystem er så komplet som muligt. Information om kunder, varer, ordrer, lager og betaling skal være så godt integreret, at du nemt kan tage en beslutning baseret på information fra et samlet sted. Adgang til korrekt information blandt alle virksomhedens ansatte er afgørende for succesfulde kundeforhold Du vil sandsynligvis møde stigende krav fra dine kunder både i forhold til service og adgang til information. For at imødekomme disse krav bør du stille tilsvarende strenge krav til den it-løsning, du vælger. Integration og fleksibilitet bør være specielt afgørende her. Nye tjenester Webkonferencer Gennemfør møder online ved at dele dokumenter og samtaler i realtid med Microsoft Live Meeting. Online samarbejde Baseret på Microsoft SharePoint opretter du enkelt online samarbejdsportaler, hvor du sikkert og effektivt kan udveksle information. Professionel og tillidsvækkende hjemmesider med webshop Ved at tilbyde adgang til relevant information via en hjemmeside, der ser professionel ud, øges dine chancer for at vinde kunder. Professionel e-mail E-mail stiller store krav til sikkerhed, fleksibilitet og tilgængelighed. Med Microsoft Exchange får du fleksibilitet til at håndtere dine e-mails, kontakter og opgaver fra valgfri enhed. Effektiv regnskabskontrol Med en professionel løsning baseret på Mamut Validis kan du automatisere mange manuelle arbejdsopgaver, få bedre kvalitet på dine regnskabsdata og spare en masse tid. Oplæring og viden Gennem enkel adgang til både kursus og viden-databaser bliver det lettere at opbygge den nødvendige kompetence. Online feedback fra kunder/ brugere Med adgang til et effektivt online spørgeskema-værktøj kan du hurtigt og nemt skaffe dig det nødvendige beslutningsgrundlag. Sikkerhed og backup Vælg en online backup-løsning, hvor dine data hele tiden sikkerhedskopieres til en krypteret og sikker server. Online adgang til nøgletal og CRM God beslutningsinformation i form af opdateret nøgletal bør være tilgængelig, når du har brug for det, uanset hvor du befinder dig. Læs mere på www.mamut.dk/opdater. Ny version 2009. 11
Brugertips til dit Mamut-system Mamut REGNSKAB Mamut SALG Hvordan tilbageføres bilag direkte fra Finans? Fra version 12 af Mamut Business Software er det muligt at tilbageføre bilag direkte fra Finans. Sådan gør du: 1. Gå til Vis Regnskab Finans 2. Find frem til bilaget, du vil ha tilbageført, og klik på bilagsnummeret, så det bliver markeret 3. Klik derefter på Slet (sort kryds i værktøjslinjen) 4. Følgende billede vises: (se skærmbillede) 5. Hvis du vælger Finans, bliver der genereret et helt identisk bilag, med modsatte debit/kredit posteringer. Bilaget vil få samme bilagsart, bilagsdato, periode og regnskabsår, som der blev valgt på det oprindelige bilag. Bemærk! For at se bilaget, som blev genereret, skal du lukke og derefter åbne hovedbogen igen, så billedet bliver opdateret. 6. Hvis du vælger Kassekladden, vil et korrigerings-bilag blive genereret i Kassekladden. Her kan du lave de ønskede ændringer, for eksempel kan du ændre bilagsart og dato, før du overfører bilaget til Finans. Valg af e-mail-adresser ved forsendelse af tilbud/ordre/faktura Hvis du sender tilbud/ordre/faktura til flere forskellige personer indenfor samme virksomhed, er det nu muligt at vælge e-mail-adresse ved at udskrive en e-mail. alle ansatte ved udskrift af tilbud/ ordre/faktura til e-mail, skal du vælge E-mailliste. Sådan gør du: 1. Find din nuværende kunde i kontaktopfølgningen, og vælg fanebladet Andre oplysninger 2. I rullelisten for e-mail-modtagere kan du vælge mellem Kontakt e-mail, Deres ref., eller E-mailliste. Hvis du får et valg mellem 3. Næste gang du skal sende en faktura via e-mail til denne kunde, så vil en liste blive vist over alle registrerede e-mail-adresser på kontakten (se det store billede). Mamut Outlook Send og synkroniser e-mail til dine kontakter direkte fra menu-linjen i Outlook Hvis du har Outlook-integrationen aktiveret i dit Mamut-program, får du en egen menulinje i Outlook. Når du klikker på ny e-mail, kan du søge efter kontakter fra kontaktregisteret. Registeret henter den rigtige e-mail-adresse og gemmer e-mailen som en aktivitet i programmet. Du kan også overføre e-mail og vedhæftede filer til kontaktregisteret, så du hele tiden har oversigt over kommunikationen, der har været med den aktuelle kunde. Hvis du har indstillet automatisk overføring, vil dette automatisk blive synkroniseret. Du har også mulighed for at åbne kontaktkortet ved at markere en e-mail og derefter klikke på knappen for at åbne kontaktkortet (er dog kun aktiv, hvis e-mailen er synkroniseret med programmet.) Integrationen med Outlook kan kun bruges mod én firmadatabase. Har du flere firmadatabaser, skal du vælge, hvilken database, du skal integrere imod. Du kan midlertidigt bytte ved at slå integrationen fra, der hvor den er aktiv, og derefter aktivere den i en anden firmadatabase. Alle brugerne behøver imidlertid ikke at bruge integrationen mod samme firmadatabase, og det betyder, at forskellige brugere kan anvende integrationen mod forskellige firmadatabaser. 12. 2009 Ny version. Læs mere på www.mamut.dk/opdater
Mamut Web Mamut REGNSKAB Brug af kasserabat i ordrer Ønsker da at give kunderne afslag 1. Gå til Vis - Indstillinger, i prisen, hvis de betaler før tid, klik på Firma, og vælg kan du konfigurere indstillingerne Standardregister for dette på betalingsbetingelsen. 2. Marker Betalingsbetingelser, Du kan selv vælge hvor stort et afslag, kunderne får på det samlede 3. Marker ønsket betalings- og klik Rediger beløb, ud fra hvor hurtigt, de betingelse, og klik Rediger, betaler. Afslaget er en finansiel evt. opret en ny omkostning, som træffes på 4. Mærk af for Kasserabat, og betalingstidspunktet, og ikke angiv den ønskede værdi på faktureringstidspunktet. Næste gang du fakturerer med Bruttobeløbet er grundlaget for aktuel betalingsbetingelse, vil afslaget og reducerer tilsvarende kontantrabatten vises nederst på momsen. fakturaen. Mamut Web Besøgs-tracking på din hjemmeside Det er nu muligt at tilføje tredjeparts eller egen-oprettede scripts Sådan gør du: på din hjemmeside. Dette giver dig 1. Gå til Vis Hjemmeside mulighed for at spore og analysere Hjemmesideindstillinger trafikken på din hjemmeside samt 2. Klik Ok, og vælg Script indkommende trafik fra Google 3. Læg scriptet ind AdWords annoncer. Hvis du vil 4. Nederst i billedet vælger du den anvende script fra tredjeparts leverandører, skal du tilføje script fra ønskede placering f.eks. Microsoft adcenter Analytics eller Google Analytics. Definer egne skabeloner i kassekladden I version 12 af Mamut Business og derefter klikker på Brugerindstillinger, så redigerer du Software kan du via brugerindstillingerne definere egne skabelonen Valuta. På denne skabeloner i kassekladden. Det måde kan du tilpasse vinduet i betyder, at du nemt kan skifte forhold til hvilken type bilag, du mellem hvilke kolonner og information, der skal vises, ud fra 3. Indstil dine foretrukne indstillinger skal bogføre. skabelonen, der er valgt. Du kan under fanebladene Kolonner og definere op til fem forskellige sæt Funktion. brugerindstillinger per bruger. Hvert sæt kan tilpasses til at vise Tips: Du kan selv vælge navn på de ønskede kolonner og funktioner. skabelonerne. Hvis du for eksempel Brugerindstillingerne er knyttet til ønsker at omdøbe den vejledende brugerens opsætning, som vælges skabelon Valuta, skal du først i rullelisten til venstre for knappen vælge Valuta i rullelisten. Derefter Brugerindstillinger. klikker du på Brugerindstillinger og vælger fanebladet Funktion. Sådan gør du: Du kan ændre navnet i feltet Beskrivelse. 1. Gå til Vis Regnskab Kassekladde 2. Klik på Brugerindstillinger. Bemærk! Knappen Brugerindstillinger refererer til, hvad der er valgt i rullelisten til venstre. Hvis der står Standard, og du derefter klikker på Brugerindstillinger, så redigerer du skabelonen Standard. Hvis du vælger Valuta i rullelisten, Læs mere på www.mamut.dk/opdater. Ny version 2009. 13
Brugertips til dit Mamut-system Mamut REGNSKAB Mamut Administration Kopiering af firmarapporter til andre databaser Ændringer i værktøjslinjen i kassekladden I version 12 er knapperne for Hvor du i den tidligere version Kontoplan, Momsregister, var nødt til at vide, hvad knappen Bilagstypeindstillinger, Bilagslinjetekst og Valutaregister klikke på pilen til højre for knappen betød ud fra symbolet, kan du nu samlet ind under én knap med Kontoplan og nemt vælge den den fulde tekst i stedet for ikoner. ønskede handling. I Mamut er det muligt at redigere en rapport og derefter kopiere den til andre firmadatabaser. Sådan gør du: 1. Vælg Vis - Indstillinger. 2. Klik på knappen Rapporter og vælg Rapport-/etiket-editor. 3. Marker den rapport du ønsker at kopiere til andre firmadatabaser 4. Klik på knappen Kopier firmarapport til alle andre firmaer (Ctrl + C). 5. Svar Ja for at fortsætte. 6. Svar Ok på meddelelsen Firmadatabaserapport er kopieret til alle andre firmadatabaser. 7. Luk alle rapportvinduer. Mamut SALG Standardlager for hver enkelt bruger ved registrering af ordrelinjer Det er nu muligt at vælge et standardlager for hver enkelt bruger, noget som vil påvirke produkterne, der er knyttet mod flere lagre i produktkortet. Når brugeren derefter tilføjer et produkt til en ordre, er det brugerens standardlager, som vil vises. På denne måde nedsættes risikoen for at sælge produkter fra et forkert lager. Sådan gør du: 1. Gå til Vis Indstillinger 2. Klik på Bruger og vælg fanebladet Indstillinger pr. modul 3. Klik på Produkt, og vælg fanebladet Lager Mamut KUNDEOPFØLGING Vælg sortering og kolonner i kontaktlisten Du kan selv vælge, hvilken slags Bemærk: Vi anbefaler, at du højst sortering og hvilke kolonner, der har afkrydset fem kolonner til visning. skal vises på kontaktlisten, når Hastigheden ved åbningen af kontaktlisten vil variere afhængig af hvor meget du søger efter kontakter. information, du vælger at vise. Sådan gør du: 1. Gå til Vis Indstillinger 2. Klik på Bruger og vælg fanekortet Indstillinger pr. modul 3. Klik på Kontakter, og vælg fanekortet Kontaktliste 14. 2009 Ny version. Læs mere på www.mamut.dk/opdater
Mamut KUNDEOPFØLGING Mamut Web Vælg mellem flere forskellige leverandører for kort og rejserute Dine kunder kan nu selv vælge om du vil se pris inkl. moms i din webshop Du har nu mulighed for selv at vælge, hvilken kortleverandør du vil bruge I version 12 er momshåndtering i webshoppen forbedret. Tidligere momsvisning i produktlister. Hvis du før opdateringen havde ved opslag af kort og rejserute i kontaktregisteret. Det gør du ved måtte du vælge, om priserne skulle vises med eller uden moms. aktiveret indstillingen for at vise priser inklusiv og eksklusiv moms, kommer at klikke på Brugerindstillinger (Ctrl+I), når du står i kontakt- Nu er det muligt for kunderne selv at vælge, om de vil se priserne webshoppen efter opdateringen til version 12 til at vise priserne inklusiv opfølgning, og derefter vælge fanebladet Kontaktblad. Du kan vælge med eller uden moms. Indstillingen for dette finder du ved at gå til moms og med mulighed for kunderne til at vælge, om de vil se priserne mellem Microsoft, Google og Yahoo. Hjemmesideindstillinger, vælg fanekortet Indstillinger eksklusiv moms. Det gør de ved at fjerne afkrydsningen Vis pris inkl. Webshop og derefter fanebladene Produktliste. Kryds af for Valgbar moms, som vil være synlig i webshoppen. Mamut Web Nyt design af virksomhedsinformation på din hjemmeside I version 12 er det muligt selv at bestemme designet på virksomhedsinformationen på din hjemmeside. Tidligere har dette været fohåndsdefineret ud fra, hvad der er udfyldt under fane-bladet Virksomhedsinformation. Efter opdateringen til version 12 vil indsat firmainformation på siden information om virksomheden automatisk blive fjernet. For at tilføje en beskrivelse af din virksomhed skal du nu gå til Design hjemmeside, vælge fanebladene Om virksomheden og Beskrivelse af virksomheden. Hvis du vil tilføje samme information, som du havde tidligere, kan du klikke på knappen Indsæt firmaoplysninger. Her kan du designe den information, du selv ønsker. Informationen, som er skrevet under Firmaoplysninger, vil nu være synlig på hele hjemmesiden, hvis du har en designskabelon, der støtter dette. Mamut Web På min designskabelon står der «Expires 2008» For at forbedre søgemaskine-synligheden har vi valgt at fjerne støtten til nogle af designskabelonerne. Skabelonerne, der udgår, er baseret på såkaldte frames (rammer), der gør, at de ikke fungerer optimalt ved indeksering fra søgemaskiner. Endvidere har disse skabeloner begrænsninger både indenfor design og hastighed. Vi anbefaler, at du skifter til en anden designskabelon. Til gengæld findes der en række nye og forbedrede skabeloner i version 12, som du kan vælge imellem. Skabelonerne, der udgår, vil være markeret med Expires 2008. Læs mere på www.mamut.dk/opdater. Ny version 2009 15.
Mamut Serviceaftale enkel hverdag! Mamut Serviceaftale sikrer, at du er forberedt og har fuld kontrol i alle de udfordringer, du og din virksomhed møder. Opdateret med ændringer fra myndighederne Vi sørger altid for, at dit Mamut-system er opdateret i henhold til nye regler, afgiftsændringer og skemaer. Omfattende dokumentation ved sådanne ændringer sikrer en enkel tilpasning. Ny funktionalitet Mamut-systemerne udvikles kontinuerligt som følge af teknologisk udvikling, nye standarder, tilbagemeldinger fra brugere og nye tendenser. Du er sikret en moderne løsning, der vil forenkle hverdagen. Mamut Supportcenter Vi lægger stor vægt på, at du som Mamut-bruger skal få professionel og hurtig service, hvis eventuelle spørgsmål skulle opstå. Med Mamut Serviceaftale får adgang til brugerstøtte via telefon, fax, e-mail, internet og direkte i programmet. Mamut Information Desk I programmet finder du en nyhedskanal, som via internettet dagligt opdaterer dig med blandt andet information, nyheder og brugertips direkte relateret til dit program og arbejdsområder. I Mamut Information Desk kan du også kommunikere direkte med Mamut Supportcenter. Brugertips Med jævne mellemrum vil du modtage e-mail med råd om brug af Mamut-systemerne, nyheder indenfor produktserien og anden nyttig information. Mamut Tema-serie Mamut publicerer temahæfter indenfor områder som for eksempel ændringer fra myndighederne, effektiv brug af systemet og nye trends. Specialtilbud Mamut giver dig specialtilbud på Mamut-produkter og relaterede produkter fra førende softwareleverandører. P.S. Vi tilbyder nu tre nye Mamut One Serviceaftaler, der inkluderer både personlig support og online tjenester. Kontakt os for mere information. MAMUT SUPPORTCENTER 5 veje til hjælp Alle Mamut-kunder med en gyldig Mamut Serviceaftale kan benytte sig af vores tjenester for brugerstøtte. Sådan gør du: 1 Funktionstangenten [F1] Hvis du har brug for hjælp Tryk på [F1], og en hjælpetekst 2 Information på internettet Du finder alle de oplysninger du har brug for omkring 3 Mine henvendelser Gå til Mamut Supportcenter i dit Mamut-system fra 4 E-mail Du kan også sende e-mail til: support@mamut.dk 5 tilpasset det modul du arbejder i, vises på skærmen årets opdatering på: www.mamut.dk/opdater menuen og skriv din henvendelse. Henvendelsen sendes direkte til Mamuts supportafdeling. Telefon/Fax Mamut Business Software: T: 70 27 71 78 F: 70 27 71 79 Mamut Alliance Partners Mamut (OSE «MAMUT») blev etableret i 1994, og er en ledende leverandør af administrative softwareløsninger og internetbaserede tjenester til små og mellemstore virksomheder i Europa. Mamut tilbyder komplette og brugervenlige løsninger. Forholdet mellem pris og ydelse er markedets bedste med integrerede løsninger til økonomistyring/regnskab, salgsstøtte, kunde- og kontaktopfølgning (CRM), indkøb/logistik, personale, projektstyring, e-handel, domæner, e-mail og webhotel. Flere end 400.000 kunder i Europa forenkler arbejdsdagen med løsninger fra Mamut. Yderligere information om Mamut og selskabets produkter findes på www.mamut.dk. Mamut A/S, Sluseholmen 2-4, 2450 København SV Tlf 70 27 71 78 Fax 70 27 71 79 service@mamut.dk