Version 8 Outlookintegration

Transkript

1 Version 8 Outlookintegration - Synkroniser din C&B Kalender med Outlook Med C&B Outlook-integration kan du få synkroniseret dine aftaler, så din C&B Kalender matcher din Outlook-kalender og omvendt. Integrationen kræver Outlook 2010 eller højere.

2 !!! OBS!!! Det er vigtigt at huske at C&B Outlook Integration kun synkronisere såfremt at Outlook er startet. Ligeledes er det vigtigt at huske på, at den kun er i stand til at synkroniserer dine egne aftaler og ikke dine kollegaers. Installation Før du kan komme i gang med installationen, er det vigtigt, at du får lukket Microsoft Office. Herefter skal du finde frem til følgende mappe C:\Program Files\CBSys\EjendomsSystem\bin\OutlookAddin. I mappen dobbeltklikkes på setup.exe hvorefter du følger vejledningen på skærmen. Hvis du benytter hostede løsninger bør du ikke installere denne selv, uden samråd med din terminal/hosting-partner. Opsætning Som det første skal du aktivere C&B Outlook Integration. Dette gøres ved at trykke på Om under C&B. Du skal nu som det næste vælge konfigurationsfilen til C&B EjendomsSystem. Hvis du ikke er bekendt med hvor C&B EjendomsSystem er installeret kan du finde dette ved at klikke på Om under fanen Hjælp i C&B EjendomsSystem. Når du har fundet frem til mappen vælger du conns.ini og trykker Ok. Når du har valgt konfigurations filen skal du trykke OK for at genstarte Microsoft Outlook. Før du kan opsætte Outlook Addin skal du først logge på systemet. Dette gør du ved at klikke på Log ind under fanen C&B.

3 Du bliver her vist adgangskontrollen som skal udfyldes med de samme information, du benytter når du logger ind i C&B EjendomsSystem. Tryk Ok. Når du er logget på systemet skal du opsætte hvorledes systemet skal synkronisere. Tryk på Indstillinger under fanen C&B for at få adgang til opsætningen. Sæt hak øverst ved Synkroniser kalender for at aktivere synkronisering. Herefter skal du indstille hvor tit systemet skal synkronisere, C&B Systemer anbefaler at man vælger 6 minutter. Efterfølgende vælger du, at systemet skal spørger dig om, hvordan den skal håndtere aftalekonflikter, ved at sætte den til Spørg bruger. Som det sidste skal du angive, om hvor vidt du ønsker at overføre Outlook aftaler til C&B EjendomsSystem og om den i så fald skal overføre private * aftaler. Tryk Ok. * Private aftaler anonymiseres altid i C&B EjendomsSystem Efter opsætningen skal du lave en førstegangs-synkronisering for at få tilføjet de allerede oprettede aftaler i Outlook. Dette gøres ved at klikke på Synkroniser.

4 Du skal nu indstille den periode hvor aftaler skal synkroniseres fra Outlook til C&B EjendomsSystem. Du kan vælge at fjerne en eller begge markeringer ud for dato perioden, dette gør det muligt at synkronisere eks. Alle aftaler frem til dato. For at synkronisere hele din kalender skal du fjerne begge markeringer og trykke Synkroniser. Bemærk: synkroniseringstiden kan variere alt efter hvor mange aftaler, som skal tilføjes til C&B Systemet. Mens systemet synkroniserer, vil du blive præsenteret for denne informationsboks. Hvis systemet lokaliserer en aftale, som er ændret i både Outlook og C&B EjendomsSystem, vil du blive stillet med et valg, omkring hvilken aftale du vil beholde. Hvis du trykker Vælg til venstre så vil aftalen i C&B EjendomsSystem blive overskrevet med aftalen fra Outlook det samme gælder omvendt ved at trykke på Vælg til højre.

5 Eksporter mail til Sag Du har modtaget en mail fra en kunde som du ønsker at gemme i systemet. Dette gør du ved at åbne eller markere mailen i Outlook og så åbne fanen C&B hvor du trykker på under gruppen Eksporter til sag. Systemet åbner nu et vindue, som giver dig mulighed for at se alle de sager, som tilhører den butik, du er logget ind i. Hvis du har behov for at se yderligere sager i en anden butik, skal du øverst vælge et udvalg som indeholder den pågældende sag. Hvis du ikke har et udvalg her som passer så skal du have oprettet et nyt dette gøres i C&B EjendomsSystem via sagslisten. Du kan nu udsøge den ønskede sag og herefter trykke Næste. I det nye vindue skal du vælge den mappe på sagen, som du ønsker at gemme din i. Du vælger den pågældende mappe og trykker Næste. Det sidste billede, giver dig mulighed for at omdøbe den mail du er ved at importere. Marker den fil du vil omdøbe og tryk F2. Du kan nu omdøbe mailen som var den en normal fil. Husk ikke at omdøbe filformatet eks..msg. Til sidst trykker du Ok. Bemærk: Hvis der eksisterer en fil i forvejen med samme navn, vil du blive spurgt, om du vil overskrive efter at du har trykket Ok.

6 Eksporter mail samtale til Sag Efter du har haft en lang samtale med en sælger, vil du meget gerne gemme den på sagen. Dette gør du ved at åbne eller markere en mail i samtalen hvorefter du så klikker på Samtale under Eksporter til sag. Systemet åbner nu et vindue, som giver dig mulighed for at se alle de sager, som tilhører den butik, du er logget ind i. Hvis du har behov for at se yderligere sager i en anden butik, skal du øverst vælge et udvalg, som indeholder den pågældende sag. Hvis du ikke har et udvalg her som passer, så skal du have oprettet et nyt dette gøres i C&B EjendomsSystem via sags-listen. Du kan nu udsøge den ønskede sag og herefter trykke Næste. I det nye vindue skal du vælge den mappe på sagen som du ønsker at gemme din Emal samtale i. Du vælger den pågældende mappe og trykker Næste. Det sidste vindue i importen som du ser her, giver dig mulighed for at omdøbe og vælge de forskellige mails i din samtale. Hvis du ønsker at omdøbe en mail i samtalen skal den blot markeres med et efterfølgende tryk på F2. Du kan nu omdøbe mailen som var den en normal fil. Når du ændrer navnet, skal du huske at du ikke må slette filformatet til sidste i navnet, eks..msg. Hvis du har fået for mange mails med, fjernes de en ved at de-aktivere markeringen ud for hver af de enkelte filer. Når du har fået markeret/omdøbt de pågældende filer, trykker du Ok for at gennemføre importen til sagen.

7 Eksporter vedhæftninger fra mail til Sag Efter en samtale med kunden har du fået fremsendt nogle dokumenter, som du ønsker at gemme på den sag. Dette gør du ved at åbne eller markere en mail i samtalen, hvorefter du så klikker på Filer under Eksporter til sag. Systemet åbner nu et vindue, som giver dig mulighed for at se alle de sager, som tilhører den butik du er logget ind i. Hvis du har behov for at se yderligere sager i en anden butik, skal du øverst vælge et udvalg, som indeholder den pågældende sag. Hvis du ikke har et udvalg her som passer, så skal du have oprettet et nyt dette gøres i C&B Systemet via sagslisten. Du kan nu udsøge den ønskede sag og herefter trykke Næste. I det nye vindue skal du vælge den mappe på sagen, som du ønsker at gemme dine dokumenter på. Du vælger den pågældende mappe og trykker Næste. Det sidste vindue i importen som du ser her, giver dig mulighed for at omdøbe og vælge de forskellige filer fra mailen. Hvis du ønsker at omdøbe en fil, skal den blot markeres med et efterfølgende tryk på F2. Du kan nu omdøbe, men der må ikke ændres i filformatet, eks..pdf. Hvis du har fået for mange filer eller ikke ønsker enkelte af dem, kan du blot vælge at fjerne en, ved at de-aktivere markeringen ud for hver af de enkelte filer. Når du har fået markeret/omdøbt de pågældende filer, trykker du Ok for at gennemføre importen til sagen.

8 Eksporter mail til aktør Efter at have siddet i en dialog med en potentiel kunde, ønsker du at gemme en mail fra hans henvendelse på kunden i systemet. Dette gør du ved at åbne eller markere en mail i samtalen hvor efter du så klikker på Filer under Eksporter til person. Systemet åbner nu et vindue, som giver dig mulighed for at se alle de aktører, som tilhører den butik du er logget ind i. Hvis du har behov for at se yderligere aktører i en anden butik, skal du vælge et udvalg, som indeholder den pågældende aktør. Hvis du ikke har et udvalg her som passer, så skal du have oprettet et nyt dette gøres i C&B Systemet under Personer. Du kan nu udsøge den ønskede aktør og herefter trykke Næste. I det nye vindue skal du vælge den mappe på aktøren, som du ønsker at gemme din mail på. Du vælger den pågældende mappe og trykker Næste. Det sidste vindue i importen som du ser her, giver dig mulighed for at omdøbe mailen. Hvis du ønsker at omdøbe mailen, skal den blot markeres med et efterfølgende tryk på F2. Du kan nu omdøbe mailen som var den en normal fil. Når du ændrer navnet, skal du huske at du ikke må slette filformatet til sidst i navnet, eks..msg. Når du har fået omdøbt den pågældende mail trykker du Ok for at gennemføre importen til aktøren.

9 Eksporter mail samtale til aktør Efter at have siddet i en længere dialog med en potentiel kunde, ønsker du at gemme din korrespondance på kunden i systemet. Dette gør du ved at åbne eller markere en mail i samtalen hvor efter du så klikker på Samtale under Eksporter til person. Systemet åbner nu et vindue, som giver dig mulighed for at se alle de aktører, som tilhører den butik du er logget ind i. Hvis du har behov for at se yderligere aktører i en anden butik, skal du vælge et udvalg, som indeholder den pågældende aktør. Hvis du ikke har et udvalg her som passer, så skal du have oprettet et nyt dette gøres i C&B Systemet under Personer. Du kan nu udsøge den ønskede aktør og herefter trykke Næste. I det nye vindue skal du vælge den mappe på aktøren, som du ønsker at gemme din korrespondance på. Du vælger den pågældende mappe og trykker Næste. Det sidste vindue i importen som du ser her, giver dig mulighed for at omdøbe mailen. Hvis du ønsker at omdøbe mailen, skal den blot markeres med et efterfølgende tryk på F2. Du kan nu omdøbe mailen som var den en normal fil. Når du ændrer navnet, skal du huske at du ikke må slette filformatet til sidst i navnet, eks..msg. Hvis du har fået for mange mails eller ikke ønsker enkelte af dem, kan du blot vælge at fjerne en, ved at de-aktivere markeringen ud for hver af de enkelte mails. Når du har fået omdøbt den pågældende mail trykker du Ok for at gennemføre importen til aktøren.

10 Eksporter vedhæftninger fra mail til aktør Efter en samtale med kunden, har du fået fremsendt nogle dokumenter som du ønsker at gemme på kunden. Dette gør du ved at åbne eller markere mailen hvor efter du så klikker på Filer under Eksporter til person. Systemet åbner nu et vindue som giver dig mulighed for at se alle de aktører, som tilhører den butik du er logget ind i. Hvis du har behov for at se yderligere aktører i en anden butik, skal du vælge et udvalg, som indeholder den pågældende aktør. Hvis du ikke har et udvalg her som passer, så skal du have oprettet et nyt dette gøres i C&B Systemet under Personer. Du kan nu udsøge den ønskede aktør og herefter trykke Næste. I det nye vindue skal du vælge den mappe på aktøren, som du ønsker at gemme dokumenterne på. Du vælger den pågældende mappe og trykker Næste. Det sidste vindue i importen som du ser her giver dig mulighed for at omdøbe og vælge de forskellige filer fra mailen. Hvis du ønsker at omdøbe en fil, skal den blot markeres med et efterfølgende tryk på F2. Du kan nu omdøbe, men der må ikke ændres i filformatet, eks..pdf. Hvis du har fået for mange filer eller ikke ønsker enkelte af dem, kan du blot vælge at fjerne en, ved at de-aktivere markeringen ud for hver af de enkelte filer. Når du har fået markeret/omdøbt det pågældende filer trykker du Ok for at gennemføre importen til aktøren.

11 Tilføj Genvej i Outlook Du kan også tilføje en genvej til arkivering af mail så den lander øverst i Outlook. Du Højre-klikker på den knap du vil have genvej til og vælger Føj til værktøjslinjen hurtig adgang. Der er nu oprettet et nyt ikon øverst i Outlook som du kan klikke på i stedet for at navigere ind under fanen C&B og så vælge knappen.

12 Version 8 Teknisk Opsætning - Introduktion til teknikker eller hosting-partner

13 Registreringsdatabasen (C&B Outlook Integrations værdier som kan sættes i registreringsdatabasen) Registreringsdatabasens nøgle placeringen ligger kan findes her HKEY_CURRENT_USER\Software\cb\CbOutLookAddIn alle nøgler under denne skal oprettes som strings. Venstreside vil indeholde nøglenavn og højreside vil være evt. anbefalet værdi samt beskrivelse. connsini VentSekunder Denne nøgle har ingen anbefalet værdi og kan frit sættes. Hvis denne nøgle ikke er sat så vil Outlookaddin ikke starte fuldt og anmode om at du angiver konfigurationsfilen. Denne angiver hvor lang tid der skal gå før du påbegynder første replikering. Du anbefaler at denne sættes til 360 sekunder hvis man har exchange da systemet så gives bedere mulighed for at starteop og loade kalender ordenligt. Standardværdi: 360 SyncIntervalInMinutes Denne angiver hvor lang ventetid der skal være mellem hver synkronisering. Du anbefaler at denne sættes til minimum 6 minutter da det er sjældent behov for real-tid opdatering af kalendern. Standardværdi: 6 SynchronizeCalendar MirrorOutlookToEjendomsSystem Denne nøgle har ingen anbefalet værdi og kan frit sættes til True eller False. Angiver om C&B Kalender Synkronisering er aktiveret til at synkroniseres outlook Angiver om outlook aftaler skal kopieres til C&B EjendomsSystem. Standardværdi: True MirrorPrivateAppointmentsToEjendomsSystem Angiver om private aftaler skal kopieres til C&B EjendomsSystem. Private aftaler anonymiseres altid i C&B EjendomsSystem Standardværdi: False IncludeRecurringAppointments Angiver om gentagelses aftaler fra Outlook skal kopieres med over i C&B EjendomsSystem. Standardværdi: False Bemærk: Denne funktionalitet er ikke implimenteret i C&B på nuværende tidspunkt. DefaultConflictResolveMethod Denne nøgle angiver hvad der skal ske når systemet lokalisere en aftalekonflikt. Standardværdi: AskUser Muligeværdiger: AlwaysUseCogb, AskUser, AlwaysUseOutlook, AlwaysUseOrigin