Kom i gang med Mamut! Gode råd som vil hjælpe dig hurtigt i gang med systemet

Transkript

1 Kom i gang med Mamut! Gode råd som vil hjælpe dig hurtigt i gang med systemet Komplette økonomi- og informationssystemer for virksomheder med 1-0 ansatte

2 Side Indhold Velkommen til en hurtig indføring i brugen af Mamut Tips før start Installation og opstart Navigering i Mamut Vigtige indstillinger før du tager systemet i brug Opret en kunde Opret et produkt Opret en ordre/faktura Registrer en indbetaling via debitormodulet Registrer en indbetaling direkte på kundekortet Kort om bogføring i Mamut Kassekladde Flere muligheder med Mamut Gode råd og nyttig information I dette hæfte finder du gode råd som hjælper dig med at komme hurtigt i gang med de vigtigste indstillinger, registrering af information og brug af programmet. For en komplet oversigt over alle mulighederne i programmet, anbefaler vi at du læser introduktionshåndbøgerne som følger med i produktæsken. Du kan også downloade dem og andre nyttige ressourcer på Mamut (OSE MAMUT ) blev etableret i 199, og er en ledende leverandør af administrative softwareløsninger og internetbaserede tjenester til små og mellemstore virksomheder i Europa. Mamut tilbyder komplette og brugervenlige løsninger. Forholdet mellem pris og ydelse er markedets bedste med integrerede løsninger til økonomistyring/regnskab, salgsstøtte, kunde- og kontaktopfølgning (CRM), indkøb/logistik, personale, projektstyring, e-handel, domæner, og webhotel. Flere end kunder i Europa forenkler hverdagen med løsninger fra Mamut. Yderligere information om Mamut og selskabets produkter findes på

3 Velkommen til en hurtig indføring i brugen af Mamut Mamut Business Software er en produktserie med komplette og brugervenlige løsninger til markedets bedste forhold mellem pris og funktionalitet. Formålet med dette hæfte er at give en kort introduktion i elementære funktionalitetsområder i Mamut Business Software, så du hurtigt kommer i gang med systemet. Hæftet er både beregnet til dig som vil evaluere Mamut, og for dig som er ny bruger. Vi viser dig hvordan du kommer i gang med fakturering og enkel regnskabsføring i Mamut. Trinene som beskrives tager dig gennem flere af systemets moduler. De er dele af en naturlig arbejdsproces, som udføres i de fleste virksomheders økonomisystemer. Processen bør følges, når du tager dit Mamut system i brug første gang. P.S. Husk at en omfattende brugerdokumentation følger med systemet, når du køber det. For dig som vil evaluere systemet Ved opstart af systemet kan du vælge hvilket Mamut-produkt, du ønsker at evaluere. Dette hæfte tager udgangspunkt i funktionalitet, som findes i Mamut Enterprise E, og du vil finde en indføring i de mest elementære funktionalitetsområder i systemet. Brug dette hæfte, trin for trin, fra du installerer til du starter op og tager systemet i brug. Installationsvejledningen finder du på side. Evalueringsversionen fungerer som en licenseret version med fuld funktionalitet i alle moduler. Den kan imidlertid kun benyttes i dage med 1 indlogninger. For dig som er ny Mamut-bruger Det anbefales at du først læser Vigtige indstillinger før du tager systemet i brug på side 8-9. Følg derefter installationsvejledningen på side. Du kan benytte evalueringsversionen, indtil du modtager dit licensnummer. Når du har modtaget dit licensnummer, vælger du Registrer fuld version, når du starter programmet. Nærmere information om Mamut og selskabets produkter finder du på Du kan også sende en til info@mamut.dk eller ringe på for mere information. Held og lykke med administration og økonomistyring! E-post: info@mamut.dk Web:

4 Tips før start Før du installerer og tager Mamut-systemet i brug, er der en del ting, som nøje bør gennemtænkes. Brug denne tjekliste: 1 Før installation bør du have følgende tilgængeligt: Mamut CD-ROM og introduktionshåndbøger. Begge dele er tilgængeligt på Licensnummer Før du køber programmet og modtager dit licensnummer, kan du benytte en evalueringsversion. Al information du registrer i evalueringsversionen beholdes, når du registrerer en fuld version. Systemkrav Før du begynder at installere er det vigtigt at undersøge at din computer opfylder følgende krav for at programmet skal fungere tilfredsstillende: Minimum 600 MHz processor eller højere, 1 MB RAM eller mere, Microsoft Windows Vista*, Windows XP med SP eller nyere, Windows 000 Professional med SP, Microsoft Windows 000 Server med SP eller nyere, Windows 00 Server med SP 1 eller nyere eller Windows 008 Server, 0 MB ledig plads på harddisken og 1,0x768 eller højere skærmopløsning. *Systemkravene afhænger også af hvilket operativsystem du bruger. Bruger du Windows Vista må du have 1.6 GHz processor eller højere og 768 MB RAM eller mere. Hvilke brugere skal oprettes og have adgang til programmet? Gennemtænk hvilke ansatte der skal oprettes som brugere i tillæg til systemadministratoren. Der skal oprettes en bruger for alle, som skal have adgang til at arbejde i programmet, og hver bruger må have sit eget brugernavn og adgangskode. Tips: Er du gået i stå og behøver hjælp, kan du trykke på funktionstasten [F1] på tastaturet for at åbne en hjælpefil med forklaring til vinduet, du befinder dig i. Kategorisering Gennemtænk også hvilket behov du har for kategorisering af dine kontakter. Det samme gælder for produkter. Tænk over hvilke produktgrupper og eventuelle undergrupper, der er aktuelle at oprette for de produkter, du skal handle med. Sæt tid af Når du skal installere og begynde at bruge Mamut, er det vigtigt, at du afsætter tid til at lægge vigtig information ind i systemet og gøre dig kendt med programmet. Det tager ikke lang tid at komme i gang, men for at du skal få udnyttet systemet bedst muligt, anbefaler vi, at du tager dig tid til at gennemgå indstillinger og tilpasse systemet til eget brug. For at hjælpe dig med at lære programmet at kende har vi lavet en eksempeldatabase, som er færdig opsat med de kontakter, produkter og indstillinger, du behøver for at prøve dig frem. Denne kan du installere samtidigt med din egen firmadatabase.

5 Installation og opstart Ved at følge vejledningen nedenfor sikres en enkel og korrekt installation og opstart, så du kommer hurtigt i gang med programmet. For dig som er ny Mamut-bruger, kan du benytte evalueringsversionen, indtil du har modtaget dit licensnummer. Når du har modtaget dit licensnummer, vælger du Registrer fuld version, når du starter programmet. Denne installationsvejledning tager udgangspunkt i en enkeltbrugerinstallation, det vil sige, hvis du skal installere Mamut og databasen på en pc. Skal du foretage en serverinstallation eller en klientinstallation, beder vi dig se i brugermanualen, som fulgte med produktet eller på Sådan gør du for at installere: 1 6 Indsæt din Mamut-CD i CD/DVD-drevet. Hvis menuen ikke starter automatisk efter 10 sekunder, kan du åbne CD-filen manuelt ved at gå til Start-menuen i Windows og vælge Kør (Run). Skriv X:\Setup (byt X ud med navnet på din CD/DVD-drevet). Menuen vil nu åbnes. Vælg Installer Mamut-programmer under overskriften Installation. (Du klikker også her når du skal installere evalueringsversionen). Vælg hvilket produkt du vil installere. Installationsvejviseren starter. Klik næste for at gå videre I næste vindue vælger du installationstype Enkeltbruger. Klik Installer for at starte installationen. Programmet benytter databasesoftvaren Microsoft SQL Server. Hvis du ikke har installeret en Microsoft SQL Server version allerede, vil installationsvejviseren installere gratisversionen Microsoft SQL Server 00 Express edition. Klik på Fuldfør for at færdiggøre installationen. Start Mamut Business Software via genvejen på skrivebordet eller fra Start-menuen nederst til venstre i Microsoft Windows. Brugeraftalen skal accepteres før installationen kan fuldføres. Hvis du ønsker at fortsætte, må du afkrydse Jeg accepterer betingelserne i brugeraftalen ovenfor og derefter klikke Næste. 11 Ved første opstart vil en registreringsvejviser guide dig gennem opstarten. Du kan her vælge, om du ønsker at evaluere produktet eller registrere en fuld version. Detaljeret information om installation finder du i brugervejledningen eller på E-post: info@mamut.dk Web:

6 Navigering i Mamut Mamut har altid fokuseret på brugervenlighed. Dette fokus har resulteret i et innovativt design, mange genveje og selvforklarende funktioner. Du kan klikke dig frem til relaterede moduler, direkte fra vinduet du befinder dig i. Skrivebordet i Mamut er designet sådan, at du kan arbejde effektivt og samtidigt have fuld overblik. Alle funktionerne i Mamut er sorteret i fokusområder eller arbejdsområder, som du har adgang til i venstre side af programvinduet. Ved at klikke på fokusområderne får du flowdiagrammer, informationsruter og knapper frem, som giver adgang til at åbne moduler, der er knyttet til fokusområdet, du har valgt. 1 1 I menuen til venstre kan du vælge hvilket fokusområde, du ønsker at have på skrivebordet. Fokusområdet Status giver dig vigtig statusinformation om din virksomhed her og nu. Du vælger selv hvilken information, du vil se her. De fleste fokusområder har flowdiagram, som viser hvordan, de forskellige moduler hører sammen. Nederst finder du knapper, som er genveje til de registrer og funktioner, du oftest bruger. Både informationsruter og knapper kan tilpasses til dine behov. Højreklik og vælg Tilpas for at ændre en knap eller en informationsrute.

7 Der er flere måder at åbne et modul på. Du kan klikke på Vis i menulinjen helt øverst i vinduet. Du kan også bruge knapperne Ny eller liste i toppen af skrivebordet. Ved hjælp af knapperne kan du f.eks. oprette en ny kontakt eller søge efter en bestemt kunde. Du kan også trykke på flowdiagrammet eller knapperne for at komme til et nyt modul. 6 Ved at klikke på knappen vis indstillinger får du ad- gang til alle indstillinger i systemet firmaindstillinger og brugerindstillinger. Her kan du tilpasse indholdet, som vises i hvert modul og hvilke funktioner, som skal knyttes til de forskellige genveje. 7 I et modul registrerer du information i informationsfelterne øverst i modulvinduet. 8 I modulerne findes også en værktøjslinje øverst med knapper til vigtige funktioner. Hvis du savner nogen funktioner i modulet, kan du klikke på knappen Brugerindstillinger, og afkrydse de funktioner du vil anvende. Klikker du på søg og udvalgsindstillinger, kan du søge eller lave et udvalg fra registeret til modulet. 9 Nederst i modulet findes et faneblad med genveje og et udvalg af relaterede moduler. E-post: info@mamut.dk Web:

8 Vigtige indstillinger før du tager systemet i brug Før du for alvor tager systemet i brug, bør du gennemgå alle indstillinger og tilpasse systemet til eget brug. Første gang du opstarter systemet, vil du automatisk få en guide op, som hjælper dig med de mest centrale indstillinger, der skal gøres for en firmadatabase. Indstillingerne kan også opsættes manuelt som beskrevet nedenfor Nogle indstillinger kan ikke ændres, efter du har registreret data, så det er vigtigt, at disse er nøje gennemtænkte. Dette gælder bl.a. Opstart af regnskabsår (punkt) og Fælles nummerserie for alle bilagstyper. (punkt ). 1 Grundlæggende firmaoplysninger Vælg Vis Indstillinger - Firma. Indstillingerne åbnes også automatisk i forbindelse med oprettelse af ny firmadatabase. Information, som registreres her, vil hentes ved oprettelse af tilbud og ordrer, og vil vises på rapporter som indeholder firmainformation. Økonomisk Information Under Vis Indstillinger Firma Finansielle Indstillinger registrerer du din virksomheds bankkontonummer, kontonummer på faktura og organisationsnummer. Du skal også angive, hvorvidt virksomheden er afgiftspligtig, og hvilken valuta du benytter. Regnskabsindstillinger Ved oprettelse af firmadatabasen vil du blive spurgt om regnskabsårets start. I de fleste tilfælde skal regnskabs-årets start sættes til januar, også selvom du først tager systemet i brug til f.eks. april. Ønsker du at benytte forskudt regnskabsår, vælger du den ønskede start-måned. Ved forskudt regnskabsår er periode 1 den første måned, du begynder at føre posteringer i. Under Vis Indstillinger Regnskab finder du flere fanebalde, hvor du kan definere indstillinger for brug af regnskabsmodulerne i programmet. Klik dig gennem alle fanebladende, og tjek under hver enkelt knap at indstillingerne stemmer overens med dine behov og ønsker. Nummerindstillinger Før du tager programmet i brug, bør du tage stilling til, om du vil definere dine egne nummerserier. Nummerserier for faktura, indkøb, kontakt, kreditnota, leverandør, ordre, produkt, rentenota og tilbud sættes under Vis - Indstillinger Firma Nummerserier. Det er muligt at skrive første nummer ind, indtil du har registreret data, herefter er det kun muligt at justere sidst brugte nummer. Det anbefales at beholde de foreslåede nummerserier. Ønsker du alligevel at ændre disse, skal du være opmærksom på, om du har stort nok interval mellem nummerserierne.

9 7 Standardregister Standardregisteret er et register, som består af forskellige udefinerbare grupper, kategorier og variabler, som bruges i en eller flere dele af systemet. Vælg Vis Indstillinger Firma Firmaindstillinger Standardregister. Du kan tilpasse og tilføje nye værdier i registeret ved at vælge et alternativ i listen og klikke på Ny eller Rediger. 8 Indstillinger pr. modul For hvert modul i programmet kan du sætte egne indstillinger. Vælg Vis Indstillinger Firma Indstillinger pr. modul. Fælles eller separat nummerserie for bilagstyper Som standard er programmet sat op til at benytte separat nummerserie for hver bilagstype. 9 Oprettelse af brugere og rettigheder Under Vis Indstillinger Sikkerhed Brugeradministration opretter du brugerne, som skal have adgang til systemet. Hver bruger må have sin egen brugerprofil med sit eget brugernavn og adgangskode. Når brugerne er oprettet, kan du tildele brugerne rettigheder i systemet. Dette gøres under Vis Indstillinger Sikkerhed Administrer adgangsskabeloner. 6 Ønsker du, at dine bilag skal nummereres fortløbende uafhængigt af bilagstype, skal du definere at du ønsker Fælles nummerserie for alle bilagstyper. Denne indstilling finder du under Vis Indstillinger Regnskab Regnskabsindstillinger Bilagstypeindstillinger og nummerserier Nummerserier. Kontoplan I kontoplanen finder du alle tilgængelige konti, som kan benyttes ved føring af bilag. Kontoplanen viser alle indstillingsmuligheder for hver enkel konto, og du finder også kontoens placering i opstillingsplanen. Du kan tilføje nye konti og redigere eksisterende ved behov. Kontoplanen åbnes ved at vælge Vis regnskab Modulindstillinger - Kontoplan. 10 Brugerindstillinger Hver bruger kan tilpasse moduler og vinduer til egne behov, ved at bestemme hvilke funktioner, kolonner og felter der skal vises, integration med Microsoft Outlook, standardværdier m.m. Indstillingerne defineres under fanebladet Indstillinger pr. modul under Vis Indstillinger Bruger eller ved at klikke på Brugerindstillingerne i de forskellige moduler. P.S. Hvis ikke du finder en bestemt funktion i et modul, er der stor sandsynlighed for, at funktionaliteten ikke er defineret under Brugerindstillinger. Det første du bør gøre, når du begynder at arbejde i et modul, er at afkrydse alle de funktioner, som du vil skal være tilgængelige. E-post: info@mamut.dk Web:

10 10 Opret en kunde Med denne guide vil vi vise dig, hvordan du kommer i gang med fakturering og enkel bogføring i Mamut. For at kunne fakturere er det første du bør gøre at registrere en kunde. Alle kontakter som kunder, leverandører og prospekter oprettes i kontaktregisteret. Her kan du registrere kontaktpersoner og få adgang til alle funktioner indenfor kundeopfølgning, som f.eks. at oprette tilbud, ordre og faktura, skrive breve eller registrere aktiviteter og projekter. Der udveksles automatisk information mellem kontaktregisteret og andre moduler, så vær nøjagtig med alt, som du registrerer her. Læg mærke til mulighederne for kategorisering af kontakterne, noget som senere kan hjælpe dig med at sortere et ønsket udvalg ved udskift af f.eks. rapporter, tilbud og adresseetiketter. Hvordan oprettes en ny kontakt, f.eks. en ny kunde? Tips Brug Gruppe, Brugerdefineret og Status felterne på kontaktkortet til at segmentere dine kontakter. I eftertiden kan du genere flere forskellige rapporter på grundlag af disse segmenteringsfelter. Fra kontaktkortet kan du nå de fleste andre moduler i Mamut via fanebladene. Lær de forskellige faneblade at kende, sådan du kan arbejde mere effektivt. 1 Vælg fokusområde Kundeservice til venstre i programvinduet og klik på kontakter. Kontaktkortet kommer frem. Vælg Ny-knappen øverst til venstre Udfyld felterne og relevant information. Husk at krydse af, om kontakten er Kunde eller leverandør. Under fanebladet kontaktpersoner nederst på kontaktkortet kan du udfylde information om forskellige kontaktpersoner, som er knyttet til denne kontakt. Husk at gemme ændringerne før du går videre.

11 Opret et produkt 11 Før du kan fakturere, må du også oprette et produkt. Gennem produktregisteret har du overblik over lagerbeholdning, priser, rabatter, leverandører, indtægter, m.m., på alle dine produkter. Det er produkterne, som ligger til grund for fakturering af dine kunder. Hvordan oprettes et nyt produkt? Tips Du kan når som helst trykke på (F1)- tasten for at se hjælpefilen med en detaljeret forklaring til vinduet du befinder dig i. Du kan enkelt importere produkter fra Excel eller andre filformater ved at gå til Fil/Import/Produkt øverst i dit Mamut-system. 1 Vælg fokusområdet Produkt & Lager til venstre i programvinduet, klik på boksen produkt, og produktregisteret vil åbnes. Vælg Ny-knappen øverst til venstre. Udfyld felterne og relevant information. Hvis du ønsker at overstyre produktnummeret, skal du gøre det nu, for det kan ikke ændres senere. På fanebladet nederst på produktkortet kan du tilføje information om pris, leverandør, lager, produktinformation m.m. Husk at gemme ændringerne før du går videre. E-post: info@mamut.dk Web:

12 1 Opret en ordre/faktura Nu er du klar til at fakturere i dit Mamut-system. En faktura baserer sig på en ordre. En ordre kræver, at du har registreret kunden i kontaktregisteret, og at produkterne du skal fakturere er registreret i produktregisteret. Vælg fokusområde Salg til venstre i programvinduet, og klik derefter på boksen Ordre. Ønsker du at oprette et tilbud, klikker du på Tilbud. Sådan opretter du en ny ordre (som kan faktureres). Tips Du kan nemt redigere udseendet på selve ordre/fakturaudskriften eller tilføje et logo ved at redigere rapporten (Vis/Indstillinger/Rapporter/ Rapport etiket-editor). Du kan også enkelt oprette et tilbud eller en ordre direkte fra kunden. Her benytter du dig af fanebladet Tilbud eller Ordre/Faktura nederst på kundekortet. 1 Vælg fokusområdet Salg til venstre i programvinduet og klik på Ordre. Klik Ny Listen over kunder/kontakter vises. for at oprette en ny ordre. Marker den aktuelle kunde og klik OK. Systemet henter kontaktinformation fra kontaktregisteret, men du har mulighed for at overstyre/vælge en anden adresse eller kontaktperson. Dette gælder også information om betalingsbetingelser og valuta. Tilføj aktuelle produkter ved at klikke på knappen Ny på fanebladet for Produktlinjer nederst til venstre på ordren. Husker du produktnummeret, ellers kan du slå det op i produktregistret ved at trykke på knappen Vis produktliste. 6 7 Ønsker du at tilføje en tekst på ordre/fakturaen, kan du gøre dette under fanebladet Tekst nederst på ordren. Ønsker du at printe en ordrebekræftelse eller en plukliste, kan du gøre dette på Print-knappen Fortsættes på næste side

13 1 For at få faktureret en ordre må ordren effektueres. Når en ordre effektueres og godkendes sendes en faktura til print, fil eller og samtidigt bliver fakturaen overført og bogført i hovedbogen og reskontroen. Hvordan fakturere en orde (effektuere en ordre)? Tips Ønsker du at udskrive en kopi af tidligere fakturaer vælger du bare at effektuere den på ny. Udskriften bliver herefter markeret Kopi. Med Mamut er det nemt at sende ordrer eller faktura vedhæftet i som pdf i en . Vælg send til når du fakturerer ordren. Det er muligt at gruppefakturere med Mamut Selve effektueringen af fakturaen gøres ved at trykke på knappen Fakturer. En guide vil nu starte. Først vælger du formular, f.eks. Faktura F1-71. Derefter har du en række andre valg, f.eks. printer, filter og testudskrift. Når du har valgt de ønskede indstillinger, trykker du OK Et testudskrift sendes nu til skærmen. Du kan enten printe denne ved at trykke Print Preview eller trykke Close for at lukke. Bemærk at forfaldsdatoen og KID-nummeret ikke vises på selve udskriften, dette genereres først ved selve faktureringen. Du vil nu blive spurgt, om ordren skal faktureres. Ved at svare Ja til dette vil fakturaen blive bogført i Finans, og Reskontro vil blive opdateret med den aktuelle fordring. 1 1 Til sidst vil du blive spurgt, om udskriften er godkendt. Hvis der er fejl på selve udskriften, kan du svare Nej og du kan udskrive en ny original faktura. Hvis udskriften ser korrekt ud, svarer du Ja. Hvis du i fremtiden vil udskrive originalfakturaer for fakturaer, du ikke har godkendt, skal du vælge Vis Ordre Faktura/ Ikke-udskrevne fakturaer. E-post: info@mamut.dk Web:

14 1 Registrer en indbetaling via Debitormodulet Ved registrering af indbetalinger kan du enten bruge Debitormodulet eller Kassekladden. Nedenfor følger en kort forklaring på, hvordan du registrerer indbetalinger i reskontro. Debitormodulet er tilgængeligt i regnskabsmodulet eller direkte på kundekortet. Denne forklaring gælder kun for produkter med regnskabsmodulet. Sådan registreres indbetalinger vha. debitorermodulet: Tips Bliv fortrolig med menu-knappen til venstre i debitorvinduet. Her finder du de udvidede funktionaliteter. Har du flere delingsbetalinger, der skal knyttes sammen til en betaling, gøres dette med Match/Sammenkæd-poster. Læs mere om Debitor på side Vælg fokusområdet Regnskab og tryk på Debitorer. Du kommer også frem til denne funktion ved at trykke Vis Regnskab Debitorer. Klik på knappen Ind/udbetaling nederst til venstre. (Ctrl + Shift + I). Vinduet Ind/udbetaling åbnes. 7 Hvis den fulde betaling er modtaget, vil posten blive lukket i reskontroen. Du kan også lave en delindbetaling ved at ændre beløbet på den aktuelle faktura. Find den aktuelle åbne post i kundelisten, og marker den ved at klikke på den en gang med den venstre museknap. 6 Sæt den ønskede betalingsdato, og vælg den ønskede konto i scrolldown-vinduet. Afkryds den faktura som skal betales, og kontroller at der er korrekte værdier i felterne mod det modsatte bilag. 8 9 Klik OK. Du vil nu få oplyst bilagsnummeret, som indbetalingen registreres med.

15 Sådan registrerer du en indbetaling direkte på kundekortet 1 Skal du registrere en enkelt indbetaling, kan det være effektivt at gøre dette direkte på det aktuelle kundekort i kontaktmodulet. Nedenfor følger en kort forklaring på, hvordan du registrerer indbetalinger direkte på kundekortet. Registrering af indbetaling direkte på kundekortet: Tips Hvis ikke Finans vises på kundekortet kan det være, at du ikke har aktiveret funktionen. Klik på Bruger-indstillinger (Ctrl + I) øverst på kontaktkortet, vælg Faneblad og kontroller at Reskontro er aftjekket. På næste side får du en kort oversigt over Kassekladde og Finans. Detaljeret information finder du i bruger-dokumentationen, der følger med programmet. 1 Åbn kontaktkortet, og find den aktuelle kunde. Vælg fanebladet Reskontro, og find den aktuelle åbne post, og marker den ved at trykke på den en gang med den venstre museknap. Klik på knappen Ind/udbetaling nederst til venstre. (Ctrl + Shift + I). 6 Vinduet Ind/udbetaling åbnes. Sæt den ønskede betalingsdato, og vælg den ønskede konto i scroll down-vinduet. Afkryds den faktura som skal betales, og kontroller at der er korrekte værdier i felterne mod det modsatte bilag Hvis den fulde betaling er modtaget, vil posten blive lukket i reskontroen. Ændringer af beløb bør kun gøres, hvis du er helt sikker på, at indbetalingen er en delindbetaling på den aktuelle faktura. Klik OK. Du vil nu få besked om bilagsnummeret, som indbetalingen bliver registreret med. E-post: info@mamut.dk Web:

16 16 Kort om bogføring i Mamut For mange som dagligt arbejder med regnskab, er der ingenting, som er vigtigere end at arbejdssituationen muliggør nem og effektiv håndtering af rutineopgaver, samt muligheden for dybdegående analyse, når det er nødvendigt. Regnskabsdelen i Mamut inkluderer de funktioner, som er nødvendige for at tilfredsstille regnskabsmedarbejderes behov alt i én komplet løsning. Kassekladde I kassekladden registrerer du dine bilag, før du overfører bilagene til Finans. Så længe bilagene ligger i kassekladden, kan du ændre bilagsdato, bilagstype, periode, konti, afgiftsbehandling, beløb mm. Når bilagene er overført til Finans, er der låst for denne type ændringer. Hvis du må ændre på noget efterfølgende, må du føre et korrigeringsbilag og derefter registrere bilaget på nyt. Reskontro Alle fakturaer og bestillinger registreres i Reskontroen. I Mamut Business Software finder du debitorer og kreditorer. I disse moduler har du fuldt overblik over alle udestående kundefordringer og gæld til dine leverandører. Modtaget betaling fra kunder registreres løbende, og du kan generere bankbetalinger for dine udestående beløb hos leverandører. Finans Al regnskabsdata bliver til sidst samlet i Finans. Finans fungerer som et vindue til al registreret regnskabsdata. Her har du flere muligheder, for at udvælge tal baseret på perioder, bilagstype, afdelings- og projektregnskab, nøgletal mm. Og med mulighed for drilldown til detaljerne om det enkelte bilag. Det er også muligt at se forskellige fremstillinger og rapporter knyttet til nøgletal, resultat og balance. Hvad er et bilag? Begrebet bilag benyttes i regnskabsmæssig sammenhæng for alle forretningstransaktioner i en virksomhed. Et bilag er altså dokumentation for alle salgs-, indkøbs-, og banktransaktioner. Et bilag må bestå af minimum to bilagslinjer, som tilsammen balancerer. Summen af Debit for alle bilagslinjerne må være lig summen af Kredit. Bilagene vil blive nummereret ud fra de indstillinger, du har defineret for nummerserier i regnskabsindstillingerne.

17 Kassekladde 17 I modulet til Kassekladde kan du føre alle typer bilag, og der findes flere automatiserede rutiner bl.a. afgiftsbehandling og registrering af betalinger. Sådan registrerer du et bilag i kassekladden Tips Lær at bruge genvejstasterne så du kan arbejde mere effektivt. Du finder oversigten over alle genvejstasterne ved at klikke på Brugerindstillinger øverst i kassekladdevinduet og vælg fanebladet Genvejstaster. Du finder udfyldende information om bilagsføring i Mamuts introduktionsbøger. 1 Vælg fokusområde for Regnskab i venstre-menuen i programvinduet, og klik på kassekladde. Klik Ny øverst til venstre. Alternativt kan du trykke [Ctrl] + [N] på tastaturet. Vælg Bilagstype, Bilagsdato og Periode for bilaget. Du kan ændre bilagstypen ved at taste [/] eller [*] på tastaturet. Indtast kontonummeret du skal føre bilaget på i kolonnen konto. Du kan eventuelt finde kontoplanen frem ved at taste [-] og vælge konto herfra. 6 Tast eventuelt Modkonto ind. Hvis du gør brug af modkonto, vil det gøre bogføringen nemmere. Modkonto er den konto, bilagslinjen skal føres mod. Denne konto vil automatisk modposteres med beløbet, som føres på den første konto. Hvis du ønsker at føre bilagslinjer en efter en manuelt, kan du skjule denne kolonne under brugerindstillinger for bilagsregistrering. Tryk [ENTER]. Markøren flyttes nu til Debit eller Kredit, afhængigt af hvad som er standard for kontoen. Dette defineres som en indstilling i kontoplanen Indtast beløb og tryk [ENTER]. Har du ført Modkonto på, vil en ny linje oprettes med tilsvarende beløb. Hvis en af kontoerne er sat op med en Afgiftskode, vil beløbet også fordele sig på den aktuelle afgiftskonto og modkonto. Klik på Ny eller tryk [+] hvis du ønsker at føre et nyt bilag. Gentag alle punkter til alle bilag er ført. Overfør bilagene til Finans, eller lad bilagene blive liggende gemt i Kassekladden. E-post: info@mamut.dk Web:

18 18 Flere muligheder med Mamut Mamut Business Software er et omfattende system, og i denne guide har vi kun vist et lille uddrag af funktionaliteten i de enkelte moduler. I tillæg til de tidligere beskrevne moduler anbefaler vi, at du også sætter dig ind i: Hjemmeside og e-handel Mamut Business Software giver dig mulighed for at oprette din egen hjemmeside og webshop på internettet meget enkelt og uden nogen forkundskaber. Bestillinger og henvendelser, som kommer ind gennem hjemmesiden, bliver automatisk importeret ind i Mamut, sådan at de løbende kan behandles. Webshoppen finder du ved at vælge fokusområde Webshop til venstre i programvinduet. Bestilling/Indkøb En bestilling generes lige så enkelt som en faktura. Så længe du har registreret alle dine leverandører i Kontaktregistret, og alle produkterne din virksomhed leverer i Produktregistret, opretter du hurtigt dine bestillinger i Indkøbsmodulet. Vælg fokusområde Indkøb for at få adgang til Indkøbsmodulet. Timeregistrering Timeregistreringsmodulet giver fuldt overblik over timeregnskab og registrerede timer med mulighed for automatisk generering af ordre og faktura. Du kan foretage registrering af ansatte, projekter, kontakter, aktiviteter, produkter, timetyper, perioder, afdelinger og det er enkelt at justere alle registrede data. Vælg fokusområdet timeregistrering for at få adgang til dette modul. Rapporter Mamut Business Software indeholder et omfattende rapportmodul med flere hundrede rapporter. Vælg et vilkårligt fokusområde eller til venstre i programvinduet og klik på rapporter øverst i vinduet. Rapporter kan enkelt sendes både til fil (f.eks. Excel eller Word), eller printer. Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop giver dig internetbaseret adgang til information og funktionalitet fra Mamut Business Software og nye tjenester lanceret af Mamut. Med Mamut Online Desktop kan du læse, redigere og oprette information fra en hvilken som helst pc med internetforbindelse. Registreringer lavet via en browser og Mamut Online Desktop samt lokalt i dit Mamut-system synkroniseres kontinuerligt. Dette betyder, at virksomheden altid har adgang til opdateret information.

19 Gode råd og nyttig information Bogholder/Revisor: Tag gerne en snak med din bogholder/ revisor, og hør om de har nogle gode råd til opsæt, inden du tager systemet i brug. Mange bogholdere kan læse datafiler fra Mamut direkte ind i deres eget program. Test og prøv dig frem i eksempeldatabasen: Det er en god idé, at du tester systemet, før du tager det i brug i din virksomhed. Vælg Filer Åbn firmadatabase Eksempeldatabase (999). Sikkerhedskopiering: Vigtigheden af sikkerhedskopiering kan ikke understreges nok. Mamut kan sættes op til at udføre en automatisk sikkerhedskopiering, hver gang du afslutter programmet. Vælg Vis Indstillinger sikkerhed Indstillinger. Luk systemet når du er færdig for dagen: Det er en god idé at lukke programmet fordi 1. I tilfælde af strømafbrud kan det forårsage skade på databasen og. Fordi systemdatoen er baseret på sidste gang, du åbnede systemet, med mindre du overstyrer denne manuelt under Filer Systemdato. Import af data fra et tidligere system: I Mamut importerer du data ved at vælge Filer Importer Import/ Eksport. Det eneste som kræves af dit gamle system, er, at du kan eksportere dataene til Microsoft Excel. For import af produktdata, vælg Fil Import Produkt Produktdata. Mamut Supportcenter kan også tilbyde hjælp til dette. Logo på faktura: Mange ønsker at have sit firmalogo på ordre- og fakturaudskrifter. Vælg Vis Indstillinger Rapporter Indsæt logo på ordreudskrifter Du har nu defineret en ny rapport, som bliver gemt som en firmarapport. For at du kan tage denne effektivti brug, er det vigtigt, at dit standardrapportområde nu er firmarapporter og ikke fællesrapporter. Indstillingen sættes under Vis Indstillinger Bruger Indstillinger pr. modul Rapporter. Funktionstasten [F1]: Hvis du er gået i stå og behøver hjælp til systemet, kan du trykke på funktionstasten [F1] på tastaturet Introduktionsbøger: Introduktionsbøgerne giver dig en detaljeret indføring i de muligheder, du har med Mamut Business Software indenfor alle funktionsområder. Mamut BrugerTips: Med jævne mellemrum vil du modtage med gode råd om brug af Mamut-systemerne, nyheder indenfor produktserien og anden nyttig information. Elektronisk oplæring: Mamut kan tilbyde elektronisk kursus på CD-ROM, sådan at du kan gennemføre oplæringen, når du ønsker det. Mamut Academy: Gennem kursusafdelingen Mamut Academy og samarbejdspartnere tilbyder vi kursus indenfor alle moduler og på forskellige niveauer. Læs mere på eller kontakt Mamut på Mamut Supportcenter: Vælg Mamut Supportcenter i fokusområdet til venstre i programvinduet. Her kan du søge blandt tusindvis af supportartikler, og du kan også sende din henvendelse direkte til Mamut Supportcenter. Kontakt os så vi kan hjælpe dig med at skabe kontakt til bogholdere eller revisorer i dit område. E-post: info@mamut.dk Web:

20 Produktoversigt Tabellen herunder viser produktserien i Mamut Business Software. Du kan læse mere om hvert enkel Mamut-system på Fagsystemer Mamut One Mamut Enterprise Mamut Office Mamut Revisor Mamut CRM & Sales Mamut Regnskap Mamut Web Ledelse/Regnskab Økonomi/Regnskab Kundeopfølgning (CRM) Salgstøtte Timeregistrering Indkøb/Logistik Hjemmeside/e-handel Flerbrugerløsning Mulighed for Mamut Online Access Mulighed for Mamut Kasse Mamut Online Desktop Mamut Validis Domæne/hosting/ Share Point/Dokumentportal Mamut Online Backup Mamut Online Survey Webkonference Funktionalitet Mamut A/S, Sluseholmen -, 0 København SV, Danmark MBS_DK_KOMIGANG_1108 Komplette løsninger