Funktioner i kundemodulet Oprettelse af en kunde

Transkript

1 Funktioner i kundemodulet Oprettelse af en kunde Åben kundevinduet, klik på Kunder Klik på Indsæt ny post i kundevinduet Udfyld relevante felter. De røde felter er en hjælp til at huske de vigtigste. Valuta og Landekode, har betydning for betaling og udskrift af formularer på andre sprog CQ indeholder dansk og engelsk som standard. Der kan oprettes nye landekoder og valutaer ved at højreklikke på felterne. Hvis CQ Finans benyttes til regnskab, er det en fordel at indskrive kundens kontonummer her, så et salg bliver konteret rigtigt. Desuden vil kundens moms automatisk blive lagt på nye salgsordre. Ellers vil momsen fra varen blive lagt på salgsordre. Kundens kreditdage / betalingsfrist skrives her. Betalingsbetingelserne som kommer med på fakturaen skrives her. Se også manualen om Fakturering. 1

2 Alternativ leveringsadresse tilføjes med et højreklik på adressefeltet. Se mere herom i manualen Fakturering. Se kundens økonomiske tal i de grå felter. Interne bemærkninger om særlige forhold der vedrører kunden, kan skrives her. Se kundens økonomiske tal i de grå felter. Hvis der er flere Att. personer, tilføjes disse ved at højreklikke i feltet Attention. Derefter tilføjes hver enkelt person ved at klikke på Ny Bemærk! kan åbnes direkte i Outlook fra CQ ved at højreklikke på -adressen. Personer slettes ved at klikke på Slet Ændring af landekode er relevant hvis det f.eks. ønskes at udskrive formularer på engelsk. Klik på pilen i feltet ved siden af Landekode. Vælg UK. Formularer til kunden vil fremover automatisk udskrives på engelsk, hvis formularteksterne er oversat i vinduet, som findes under Setup > Opsætning. Ved ændring af kundens landekode, skal informationer om bankforbindelse skrives ind i under Firma, hvis der anvendes en lokal bank i det pågældende land. Klik pil ned, vælg landekode og indskriv bankoplysningerne her. Husk at gå tilbage til DK, når det er gjort! 2

3 Skriv journal på en kunde For at holde styr på aftaler, telefonsamtaler m.m. med en kunde, skrives det ind i kundens journal. Marker kunden og klik på Journal Tryk på Ny i journalvinduet og tilføj bemærkninger i det gule felt Når der er journaler på en kunde, vil Journal-ikonet være gult. Dette gælder også for de andre ikoner i Infofeltet Journal på en kunde kan også oprettes fra CRM vinduet eller direkte i kundedetaljen. 3

4 Opret en rapport med tidsfrist på en opgave Marker kunden og klik på Rapporter Tryk på Ny i Rapportvinduet, derved åbnes rapportdetalje-vinduet I dette vindue ses rapporter oprettet af alle medarbejdere. Filtrene øverst i det grønne felt bruges til at vise de opgaver man ønsker at se i tabellen. Husk at fjerne markeringerne igen efter brug. Højreklik på Rapport nr. for at åbne en rapport Felterne i det gule område giver mulighed for at hente nummeret på det angivne. Højreklik på et hvidt felt, åbner det aktuelle vindue, herefter dobbeltklikkes på det ønskede nummer. Sæt en deadline for udførsel af opgaven og brug til at angive timer og minutter. Opgavestyringen kan også åbnes direkte fra hovedmenuen. 4

5 Påmindelse om udførsel af opgaver sættes til og fra ved at klikke på (rød ramme når aktiv) Opret kundegrupper Når kunderne er oprettet i systemet, kan de tilknyttes en eller flere kundegrupper. Klik på ophæver alle filtre. Markeringer ud for kunderne fjernes med klik på Filtrene øverst i det grå felt kan bruges til at filtrere kunderne, hvorefter de kan tilføjes den gruppe der er markeret. Klik på. Klik Kunden kan lægges ned i en af grupperne, ved at klikke på kundenummeret og trække den ned til den ønskede gruppe. Eller man kan markere flere kunder med et hak og derefter klikke på Klik på for at oprette en ny gruppe. Flere features Tip! Når musen holdes over en knap, vises en tekst om hvilken funktion den har. Nogle af knapperne findes også når kundedetaljen åbnes. De steder hvor videosymbolet vises, er det muligt at se et videoklip om emnet. Ud over de knapper, der findes overalt i programmet, er her nogle ekstra, som er gode at kende til. Marker den ønskede kunde i tabellen og klik på knapperne: = Viser økonomiinformationer om kunden. Hvor meget har han købt for - eller skylder han noget? = Åbner tilbudsvinduet, overfører kundens ID og tilbuddet kan hurtigt sendes som . = Åbner salgsordrevinduet, overfører kundens ID, så det er hurtigt at lave et salg. = Giver mulighed for at holde styr på telefonsupport og efterfølgende foretage fakturering. = Her oprettes abonnements- og serviceaftaler med kunden. Se video og manualen Serviceaftaler. Højreklik på et kolonnenavn åbner en søgeboks. Dobbeltklik sorterer kolonnen numerisk eller alfabetisk. 5