Overgangen til RejsUd fra andet rejseafregningssystem Januar 2010
Det nye fællesstatslige rejse- og udlægsafregningssystem, RejsUd, bliver i løbet af 2010 implementeret i de offentlige institutioner under ØSC et. Hvis i på nuværende tidspunkt har et andet rejseafregningssystem skal i afslutte dette. Denne vejledning beskriver overgangen og hvad i som institution specielt skal være opmærksomme på. Vejledningen er opbygget så den beskriver opgaverne i forbindelse med overgangen i den rækkefølge, som de normalt skal varetages i. Vejledningen bygger på implementeringsmodellen for RejsUd som er vist nedenfor. Indholdsfortegnelse Opsigelse af nuværende kontrakt 3 Sikring af kontrol- og transaktionssporet 3 Overførsel af data fra nuværende rejseafregningssystem 3 Oprydning og lukning af nuværende rejseafregningssystem 4 Betalingskortaftalen Overgang fra Eurocard/Diners til MasterCard 5 2
Opsigelse af nuværende kontrakt Det første institutionen skal begynde at overveje, i forbindelse med implementeringen af RejsUd systemet, er opsigelsen af kontrakten med leverandøren af deres nuværende rejseafregningssystem. Omstændighederne i forbindelse med dette vil være reguleret i ophørsparagraffen i den enkelte kontrakt, og det er derfor op til institutionen, at forholde sig til at opsige kontrakten på det korrekte tidspunkt og på rette måde. Vær først og fremmest opmærksom på, at reglerne omkring sikring af kontrol- og transaktionssporet beskrevet i næste punkt skal overholdes ved opsigelse af kontrakten. Hvis dette ikke er muligt, må institutionen forsøge at gennemføre en aftale med leverandøren, der sætter dem i stand til at overholde disse regler. Sikring af kontrol- og transaktionssporet Reglerne for regnskabsmæssige registreringer og dokumentation heraf er fastlagt i regnskabsbekendtgørelsens 24-27. Den fastlægger, at enhver regnskabsmæssig registrering skal kunne dokumenteres ved bilag, der bekræfter registreringens rigtighed (kontrolsporet). Det skal være muligt, at følge alle regnskabsmæssige registreringer til regnskaber, opgørelser og opstillinger der skal udarbejdes til eksternt brug, og tallene heri skal desuden kunne opløses i de registreringer hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet). Det her omtalte kontrol- og transaktionsspor vil være dokumenteret igennem data fra institutionens rejseafregningssystem. Retten til data vil oftest være fastlagt i den indgåede kontrakt mellem institutionen og leverandøren af rejseafregningssystemet. Det er institutionens opgave, at sikre adgang til disse data også efter overgangen til RejsUd. Husk på at det både er bilag vedrørende den regnskabsmæssige registrering, samt sammenhængen mellem de enkelte registreringer og det samlede regnskab der skal dokumenteres. Institutionen skal desuden være opmærksom på, at data forefindes i et læsbart format. Det skal altså være muligt, at læse data også efter at det nuværende rejseafregningssystem eventuelt er lukket ned. Vær opmærksom på, hvilket fil-format data ligger i, og hvilket program det kræver at læse dette format. Institutionen har pligt til at gemme regnskabsmateriale, og herunder kontrol- og transaktionssporet, i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår. Det betyder, at institutionen skal sørge for at gemme alle data fra denne periode. Det kan også være relevant at sikre gamle data fra tidligere systemer end det nuværende. For en nærmere gennemgang af reglerne omkring regnskabsmæssig registrering og dokumentation henvises der til den økonomisk administrative vejledning. Overførsel af data fra nuværende rejseafregningssystem I forbindelse med opsætningen af institutionens RejsUd system, foretager RejsUd implementeringsteamet en dataindsamling af fx brugerdata. Det er institutionens opgave at udfylde et opsætningsark, og i den sammenhæng vil der formentligt ligge en stor datamængde i institutionens nuværende rejseafregningssystem, som kan overføres til RejsUd. Opsætningsarket som skal udfyldes til RejsUd (Tillægget til implementeringsdrejebogen) er et excel ark, så ved at udtrække data fra det nuværende system til dette format, kan der potentielt spares en del ressourcer. 3
Det er især oplysninger om navn, cpr-nummer, e-mailadresse, initialer, anvendt køretøj og kilometersats, der potentielt kan trækkes ud. Det vil altså sige personspecifikke data, der skal være ens i både det nuværende system og i RejsUd. Vær opmærksom på at dataindsamlingen først sker under institutionens RejsUd implementering og bliver ledet af RejsUd implementeringsteamet. Det er værd at bemærke, at institutionen skal være opmærksom på at opdatere de udtrukne data. Personer som ikke længere er aktive, skal selvfølgelig ikke føres med over i et nyt system, og forkerte oplysninger skal ligeledes rettes inden overførsel. Derudover anbefales det, at ikke kun de medarbejdere der rejser, men hele medarbejderstaben oprettes i RejsUd. Det skyldes, at systemet udover rejseafregning også bør bruges til udlægsafregning, hvilket alle medarbejdere i institutionen kan få brug for. Det vil derfor i de fleste tilfælde, ikke være nok bare at overføre data fra det nuværende system, men det kan være en god start og lette arbejdsbyrden i forbindelse med, at udfylde de dataark der behøves for at oprette institutionens RejsUd system. Oprydning og lukning af nuværende rejseafregningssystem De nuværende rejseafregningssystemer kan ikke uden udvikling fungere sammen med Navision 5.1, og det er derfor vigtigt at afslutte al rejseafregningsaktivitet i dette system, inden overgangen sker. Det kan være forskelligt fra institution til institution, hvor lang tid institutionen skal have til at rydde op i det gamle system alt afhængig af institutionens rejseaktivitet. For de store institutioner vurderes det at man bør afsætte 2-3 uger før man lukker rejseafregningssystemet, til at afslutte de oprettede rejseafregninger og for mindre institutioner 1-2 uger. Institutionen skal samtidig vurdere om det skal være tilladt at oprette nye afregninger i systemet, da man ved udløbet af perioden skal have afsluttet alle afregninger i rejseafregningssystemet. 5-10 dage inden institutionen overgår til Navision bør institutionen have tømt det gamle rejseafregningssystem og sendt alle afregninger til bogføring. Det er vigtigt at bemærke, at det også er institutionens ansvar, at afregninger fra det tidligere rejseafregningssystem er afsluttet. For at institutionen ikke skal stå uden et rejseafregningssystem, er det meningen at RejsUd systemet på dette tidspunkt, allerede er opsat og klar til brug. Da RejsUd fungerer som en browserløsning, kan institutionens medarbejdere anvende systemet, i det øjeblik RejsUd systemet er opsat, og institutionen og Økonomistyrelsen har aftalt at gøre RejsUd systemet tilgængeligt. Det anbefales, at driftsstart for RejsUd sættes til at være umiddelbart efterfølgende lukningen af det tidligere rejseafregningssystem for at undgå at opbygge en afregningspukkel i institutionen. Det betyder, at der i denne periode kun oprettes afregninger i RejsUd, men at de først efterfølgende kan afsendes til bogføring og betaling i Navision. På trods af dette anbefales det stadig, at afregningerne processes gennem RejsUd systemet, så det kun er overførslen til Navision der udestår. Har man afregninger i det gamle rejseafregningssystem, som man ikke kan nå at få godkendt og kontrolleret i det gamle rejseafregningssystem, anbefales det, at man opretter disse i RejsUd og processer dem igennem det nye system. Derved har institutionen ikke halve rejseafregninger til at ligge i det gamle system. 4
Det er vigtigt, at institutionen sørger for at afslutte så mange rejseafregninger som muligt inden afslutningen af det gamle system, med henblik på at undgå travlhed og unødvendige vanskeligheder ved opstarten af det nye rejseafregningssystem. Den tekniske del af RejsUd systemet vil på forhånd være testet, men da det er et nyt system, må man forvente en vis arbejdsbyrde i forbindelse med spørgsmål fra og support til institutionens brugere af systemet. Det vil derfor være med til at lette overgangen, hvis man i opstartsfasen har en mindre afregningsbelastning. RejsUd projektet yder en driftsstøttedag i forbindelse med opstarten af institutionens RejsUd system, og det er vigtigt, at der på denne dag kan sendes rejseafregninger ind til Navision for at afprøve denne funktionalitet. Det anbefales derfor, at driftstøttedagen ligger på den dag, hvor der for første gang skal sendes afregninger til Navision, og det er i den sammenhæng forventet, at institutionen har oprettet og behandlet rejseafregninger igennem RejsUd. Hvis institutionen sætter RejsUd i drift ved afslutning af det tidligere rejseafregningssystem (dog uden at overføre filer til Navision), forventes det, at der ligger nye rejseafregninger, som på driftstøttedagen kan sendes til Navision. Hvis institutionen derimod ønsker at vente med at sætte RejsUd systemet i drift, til at Navision 5.1 er fuldt funktionelt, anbefales det derfor, at der holdes nogle rejseafregninger tilbage til når systemet skal sættes i drift, så man på selve idriftssættelsesdagen kan sende rejseafregninger igennem til Navision. Betalingskortaftalen Overgang til Danske Bank MasterCard Den 31. marts 2010 udløber SKI-aftalen, og efter den dato vil det ikke længere være muligt at bestille andre kort end Danske Banks kort. Alle institutioner skal herefter overgå til Danske Banks MasterCard. Har man ikke Danske Bank MasterCard i dag, vil man med fordel kunne overgå til Danske Bank aftalen, når man får rejseafregningssystemet i institutionen. På den måde vil institutionen undgå at skulle udskifte de forældede betalingskortinformationer i deres RejsUd system, i takt med at de overgår til Mastercard. I forhold til RejsUd er både kreditkort og rejsekonto relevante. En rejsekonto er en konto, som institutionen har hos rejsebureauet (CWT), og som gør det muligt elektronisk at overføre transaktioner på fx flybilletter til den rejsendes profil i rejseafregningssystemet. Samme funktionalitet er mulig for kreditkort. På www.danskebank.dk/skbobs vil man kunne finde alle de relevante oplysninger i forhold til bestilling af kort/rejsekonto osv. Bemærk at alle betalingskort bestilles igennem ØSC. Det kan naturligvis være en større opgave at udskifte betalingskort i institutionen, og RejsUd systemet understøtter de kort som er udstedt under SKI-aftalen, altså fx Diners og Eurocard. Disse korttyper kan fortsat bestilles frem til aftalens udløb, og vil fungere frem til deres udløbsdato (2 år efter udstedelse). Det skal dog understreges, at det giver en bedre kontinuitet og ensretning i institutionens administration at anvende én korttype, og i den sammenhæng er det den klare anbefaling at overgå til MasterCard i forbindelse med implementeringen af RejsUd systemet. 5