Nyt OUH Planlægningsnotat for brugerproces september-oktober 2011 Delfunktionsprogram I Version 07.09.2011
Planlægningsnotat for Delfunktionsprogram I Planlægningsprocessen for Nyt OUH overgår i efteråret 2011 til Trin 2 fasen fra totalrådgiver er fundet, til der foreligger et byggeprojekt. I følge Visionen for Nyt OUH skal brugere løbende inddrages i planlægningsprocessen. Formålet er at brugerne kvalificerer datagrundlaget samt sikre en åben og konstruktiv dialog om den enkelte afdeling. Brugerne har således en vigtig funktion i forbindelse med udarbejdelse af delfunktionsprogrammet (DFP I) - som indgår i første del af Trin 2 i forbindelsen med udarbejdelsen af byggeprogrammet. Nærværende notat har til hensigt at beskrive planlægningsarbejdet for Delfunktionsprogram I. Notatet skal ses som en uddybning af Planlægningsnotat for brugerinvolvering i byggeprogramfasen, som beskriver brugerinvolveringsprocessen frem til ultimo juni 2012. Notat beskriver DFP I s formål, tidsplan, brugergrupperne, mødestruktur, afvikling af møderne, mødemateriale, deltagere og rollefordeling. Formål Denne del af byggeprogramfasen omhandler udfærdigelsen af Delfunktionsprogrammet (DFP I) på afdelingsniveau. Formålet med brugergrupper på afdelingsniveau er at udarbejde og kvalificere delfunktionsprogrammer, som primært indeholder en kort beskrivelse af afdelingens funktioner og dens afhængigheder (nærhedsbehov) til andre områder af hospitalets virke. DFP I indeholder desuden en beskrivelse af det dimensionerende datagrundlag, kapacitets- og arealberegninger mv. Samtidig indeholder DFP I et rumprogram, der redegør for det forventede behov af rum og areal. Det er et ufravigeligt krav, at delfunktionsprogrammerne holder sig indenfor de fastsatte arealrammer. Afdelingerne er i en forudgående brugerproces i perioden december 2009 til april 2010 blevet præsenteret for det dimensionerende datagrundlag med henblik på at få kvalificeret og verificeret aktiviteter, kapaciteter og arealer. På grund af ændrede forudsætninger er datagrundlaget i den mellemliggende periode ændret. I august 2011 blev et korrigeret dimensioneringsgrundlag fremlagt Styregruppen for Nyt OUH. Det er dette godkendte dimensioneringsgrundlag, som er udgangspunkt for udarbejdelsen af Delfunktionsprogram I. DFP I vil indeholde følgende komponenter: Kort beskrivelse af afdelingen/funktionen Nærhedsbehov og specielle løsninger Relationer til andre funktioner Dimensioneringsgrundlag Opgaver og kapacitet Arealer Rumprogram Eventuelle specielle krav til arbejdsmiljø, bygning og udstyr formuleres Det godkendte DFP I udgør grundlaget for udarbejdelsen af det efterfølgende DFP II, der sammenfatter afdelingernes programmer i de foruddefinerede klynger, tværgående kliniske enheder og det samlede hospital. Journal nr. : Side : 1/5
Tidsplan Forud for opstart af møderække for DFP I (september-oktober 2011) afholdes Kick-off seminar d. 15. september 2011, hvor hele forløbet i byggeprogramsfasen (august 2011-juni 2012) gennemgås. Der vil blive afholdt 2 brugermøder vedrørende DFP I for hver afdeling i henholdsvis uge 39 (ultimo september) og uge 43 (ultimo oktober). Totalrådgiver fremstiller forud for møderne materiale, som sendes til brugerne en uge inden møderne. Mødet følges op ved, at Totalrådgiver udarbejder et beslutningsreferat. Brugere modtager det udsendte udkast til beslutningsreferat og kan kommentere dette på det kommende møde eller pr. mail. Vedtagne ændringer og konkretiseringer til DFP I indarbejdes af totalrådgiver og udsendes forud for møde 2. På møde 1 gennemgås beskrivelsen af afdelingens nuværende og fremtidige funktioner. Afdelingens relation og nærhedsbehov til øvrige afdelinger/funktioner afklares. Totalrådgiver præsenterer de ændrede aktivitets- og kapacitetsdata. Dette udmønter sig i arealrammen for rumprogrammet. Disse udredelser leder frem til en revision af DFP I, som kan bringes til godkendelse på møde 2. Møde 2 har det formål, at revisionen af DFP I godkendes til videre anvendelse i udfærdigelsen af byggeprogrammet. Deltagere i afdelingsgrupperne Deltagerne ved brugermøderne skal sikre det bredest mulige spektrum af strategiske og operationelle input. Afdelingsledelsen udpeger afdelingens mødedeltagere forud for udsendelsen af mødeindkaldelsen. Deltagere: Afdelingsledelsen Læge Sygeplejerske Uddannelsesansvarlig Forskningsansvarlig Planlæggere fra Totalrådgiver Konsulent fra Projektorganisationen Nøgleperson fra Spor D efter behov Journal nr. : Side : 2/5
Hvilke afdelinger der vil blive inddraget i brugermøder, fremgår af nedenstående oversigt: Nr. Gruppe 1 AMA 2 Ortopæd. Kir. Afd. O 3 Geriatrisk Afd. G 4 Hjertemed. Afd. B 5 Hjerte-, Lunge- og Karkir. Afd. T 6 Kirurgisk Afd. A 7 Afd for medicinske mavetarmsygd. S 8 Plastikkir. Afd. Z 9 Psykiatri, BUP 10 H.C. Andersens Børnehospital 11 Nyremed. Afd. Y 12 Urinvejskir. Afd. L 13 Gynækologisk Obstetrisk Afd. D 14 Hæmatologi, afd. X 15 Onkologisk Afd. R 16 Infektionsmed. Afd. Q 17 Hudafd. og Allergicentret. Afd. I 18 Reumatologisk Afd. C 19 Endokrinologisk Afd. M 20 Lungemed. Afd. J 1266_12.2.E207.HJ Nr. Gruppe 21 Øjenafdeling E 22 Øre-, Næse- Halskir. Afd. F, høreklinikken og kæbekir. Afd K 23 Neurologisk Afd. N + Demensklinikken 24 Neurokir. Afd. U 25 Biokemi, Farmakologi 26 Klinisk Patologi 27 Genetik 28 Klinisk Immunologisk Afd. 29 Klinisk Mikrobiologisk Afd. 30 VITA - Intensiv Hjerte/Lunge/Kar 31 Anæstesiologisk Intensiv Afd. V 32 Nuklearmed. Afd. 33 Radiologisk Afd. 34 Mammograficenteret 35 Direktionen incl. Stabe 36 Sygehusapotek Fyn 37 Arbejds- og Miljømed. Klinik 38 Rengøring/patientservice 39 Køkken 40 Indkøb/logistik 41 FM 42 Rehabiliteringsafd. 43 Almenpsykiatri, voksen Tilrettelæggelse af brugermøderne Arbejdet med brugermøderne kan grundlæggende opdeles i tre faser: 1266_12.2.E207.HJ Forberedelse Mødeafvikling Opfølgning Disse faser skal gennemgås af alle brugerprocessens interessenter, hvis det optimale udbytte skal opnås. Interessenterne er Projektorganisationen, Totalrådgiver og brugerne. Nedenfor beskrives de overordnede ansvarsområder og aktiviteter samt de dertil knyttede frister for de tre interessenter. Forberedelsen til møderne er et centralt fundament for at planlægningsprocessen giver et værdifuldt resultat. Forberedelsen ligger for Totalrådgivers og Projektorganisationens vedkommende primært ca. 2 måneder før opstart af møderækken for DFP I. I denne periode er det nødvendigt at datamateriale rekvireres og overleveres fra Projektorganisationen til Totalrådgiveren. Journal nr. : Side : 3/5
Mødedeltagerne bliver orienteret om mødedatoer af Projektorganisationen ca. 2 måneder før opstart af møderækken. Før opstart af møderækken for DFP I skal følgende materiale udarbejdes af Totalrådgiver: Dagsorden Kommissorium Udkast til DFP I Ovenstående materiale forelægges som skabelon for Projektorganisationen ved første koordineringsmøde (2. august 2011). Efter godkendelse af skabeloner udarbejder Totalrådgiver afdelingsspecifikke DFP I er, som udsendes af Projektorganisationen til de respektive afdelinger en uge før første møde (20.september 2011). Brugernes primære forberedelsesfase ligger således en uge op til mødet. For at mødet kan forløbe optimalt, er det væsentligt at brugeren læser materialet igennem og på forhånd tager kritisk stilling hertil. Forberedelsen til møde 1 vedrørende DFP I kræver særlig opmærksomhed, idet der skal tages højde for, at der er foretaget administrative ændringer i forhold til de dimensioneringsdata brugerne tidligere er præsenteret for i 2010. Derfor må der i forberedelsen af møde 1 forventes at skulle bruges tid på at udrede og afklare netop disse ændringer. Møderne afvikles ved at Totalrådgivers hospitalsplanlægger leder møderne. Mødeafviklingen følger den udsendte dagsorden. Totalrådgiver udarbejder en generisk interviewguide, som benyttes af alle konsulenter for at sikre at alle møder afvikles ensartet. Ligeledes bliver der udarbejdet en fælles referatskabelon. Referatskabelonen følger dagsorden med angivelse af handlingsbehov i listeform med angivelse af ansvarlig. Totalrådgiver medtager print af referatskabelonens bilag 1, underskriftslisten til møderne. Denne omdeles blandt deltagerne med det formål at dokumentere deltagelsen. Alle deltagerne forventes at deltage aktivt i møderne og bidrage med deres viden og faglige input. I forbindelse med mødeafviklingen lægges der vægt på at de skemalagte mødetidsrum overholdes. Såfremt et delfunktionsprogram allerede kan godkendes og afsluttes efter første møde, aflyses møde 2. Mødet følges op ved, at Totalrådgiver udarbejder et beslutningsreferat. Referatet sendes til Projektorganisationen med henblik på kvalificering og udsendelse senest 8 arbejdsdage efter. Brugere modtager det udsendte udkast til beslutningsreferater og kan kommentere dette på det kommende møde eller pr. mail. Det anbefales at der på afdelingsniveau bliver informeret om mødets forløb således at informationer kommunikeres til medarbejdere i afdelingen hurtigst muligt. Dette faciliterer refleksion og tillader at spørgsmål kan medtages til det næste møde. Totalrådgiver har ansvar for at aftalte ændringer indføres i DFP I, således at disse kan fremsendes senest en uge før efterfølgende møde af Projektorganisationen. Løbende opfølgning og evaluering af mødeafviklingen prioriteres og kan foregå til koordineringsmøderne mellem Projektorganisationen og Totalrådgiver. Journal nr. : Side : 4/5
Afrapporteringen og godkendelse af DFP I følger de i Projekthåndbogen 1 beskrevne retningslinjer. Resultaterne bliver løbende præsenteret for den interne koordineringsgruppe i spor A. Såfremt der under møderne opstår emner der ikke kan afklares internt i brugergruppen, listes disse temaer i en log og diskuteres efterfølgende i relevante fora. I drøftelserne af planlægningsmaterialet kan der opstå situationer, hvor en beslutning eller en ændring har konsekvens for dimensioneringen eller anlægsomkostninger, som brugergruppen ikke har mandat til at træffe en afgørelse om. Disse beslutninger håndteres i henhold til kap. 13 af Projekthåndbogen Beslutningsindstilling på styregruppeniveau. Deadlines Fristerne i forbindelse med brugerproces for udarbejdelse af DFP I liste nedenfor: 15. september 2011: Kick-off- seminar for brugerproces 20-23. september 2011: Udsendelse af mødemateriale 26.-30. september 2011: DFP I møderunde 1 4.-7. oktober 2011: Udsendelse af referater møderunde 1 18.-21. oktober 2011: Udsendelse af mødemateriale/revideret DFP I 24.-31. oktober 2011: DFP I Møderunde 2 1.-4. november 2011: Udsendelse af referater møderunde 2 18. november 2011: Aflevering af samlet DFP I (for alle 43 grupper) 1 Projekthåndbogen, Nyt OUH, udkast 26. juni 2011, kapitel 2.4, side 20 Journal nr. : Side : 5/5