UDDYBENDE REFERAT TIL ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Humlebæk Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Mandag d. 11. februar 2013 kl. 17.30 I Multihuset, Baunebjerghuse, Baunebjergvej 283, 3050 Humlebæk UDDYBENDE REFERAT TIL ORGANISATIONSBESTYRELSEN Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Humlebæk Boligselskab... 2 3.1 Lukket punkt i særskilt dagsorden til bestyrelsen... 2 3.2 Orientering om Domea 2015... 2 3.3 Orientering fra formanden... 4 3.4 Orientering fra Domeas bestyrelse... 4 3.5 Orientering fra administrationen... 4 3.6 Samdrift Driftsaftaler... 4 3.7 Samdrift Tidsregistrering... 5 3.8 Samdrift Aktivers ejerskab/nyanskaffelser... 5 3.9 Samdrift Ledelse i driftscenteret... 6 3.10 Samdrift Beklædning på materialegård... 7 3.11 Afholdelse af lørdagskonference om værdier, kultur og kommunikation i repræsentantskabet... 7 3.12 Politik for håndtering af afdelingsmidler... 7 3.13 Afgørelse fra beboerklagenævnet i Fredensborg Kommune vedr. opkrævning af gebyrer... 8 3.14 Oversigt over fælles midler... 8 3.15 Tidsfrist for brug af fælles midler... 8 4 Boligselskabets afdelinger... 9 4.1 401 Torpenvangen Istandsættelsesplan... 9 4.2 405 Båstrupvej Anvisningsaftale... 9 4.3 416 og 420 Ravnsbjerg I & II Bevilling til juridisk assistance i forbindelse med grundejerforening... 10 5 Mødeplanlægning... 11 6 Eventuelt... 11 Deltagere fra bestyrelsen: Karin Thomsen, formand Svend Aage Jensen, næstformand Lissy Holtegaard Uffe Horslef Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Ronny Hjordt-Nielsen, Domea Kjeld Sørensen Ole Sørensen Jan Helge Madsen John Hemming Kristine Jacobsen, Domea Fraværende: Villy Brejning Domea Boligcenter København, den 15. marts 2013

1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Godkendt. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referater fra mødet d. 28. november 2012. Det indstilles, at referaterne godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referat: Karin Thomsen bemærkede, at afdelingsbestyrelserne skal have tilsendt ydelseskataloget. Dette vil Domea sørge for. 3 Humlebæk Boligselskab 3.1 Lukket punkt i særskilt dagsorden til bestyrelsen 3.2 Orientering om Domea 2015 Følgende orientering om Domea 2015 er blevet udsendt fra Domea til bestyrelsesmedlemmer: Overordnede principper for omstillingen Målet for omstillingen er, at Domea inden udgangen af 2015 har reduceret administrationsbidraget med 20 %, leverer excellent kundeservice og administrerer derfor 20% flere boliger. I Domea vil vi arbejde ud fra tanken om, at vi er til for vores kunder, at vi er ét hold, og at vi skaber resultater. Det styrker Domeas konkurrenceevne, så vi forsat har en berettigelse i det almene boligmarked og det styrker det gode partnerskab med boligorganisationerne. Baggrunden for omstillingen Det sidste 1½ år har vi i Domea lavet målinger på hvordan vi arbejder, og vi har været i dialog med rigtig mange bestyrelser og medarbejdere både ejendomsfunktionærer og administrative om hvordan vi kan servicere Domeas kunder bedre og billigere. Derfor er omstillingen baseret på fakta, for vi ved hvad der er nødvendigt og hvad vi skal nå. Og så har vi forholdt os til om det giver værdi for jer, at opgaverne løses lokalt eller centralt før vi har tænkt organisering af Domea. Lokale servicecentre Vi øger vores nærhed og tilgængelighed ved at lave de 13 regionale boligcentre om til 30 lokale servicecentre, som skal ligge der, hvor I ønsker det for Domea er til for kunderne. Side 2 af 11

Centrenes opgaver er ejendomsdrift, beboerservice, ledelse og servicering af beboerdemokratiet. En lokal kundechef, en driftsleder, en servicekoordinator, og ejendomsfunktionærerne arbejder her tættere sammen for en endnu bedre lokal service - vi er et hold. I vil få mere at vide om roller og opgaver i de lokale servicecentre senere. Det skal understreges, at ingen af ejendomskontorets opgaver forsvinder. Fra 9 til 2 regioner Domeas nuværende 9 regioner ændres til 2 regioner, der hver ledes af en regionsdirektør og en markedschef. Ny Kundeservice Vi hæver vores serviceniveau ved at etablere en fælles kundeservice-funktion, der er placeret på 2 adresser i henholdsvis Vejle og Høje-Taastrup. Telefontiderne udvides til op til 60 timer om ugen, så vi er tilgængelige, når I som bestyrelser, beboere og boligsøgende har tid. På Kundeservice-funktionens 2 adresser samler vi en lang række servicefunktioner fra boligcentrene. Fx kundehenvendelser på mail, ventelister, flytteafregning, kontrakter og meget andet. Effektivt Landscenter Domeas landscenter bliver mere enkelt og effektivt og et nyt ledelsessekretariat yder specialiststøtte til alle Domeas enheder. Landscenteret vil også omfatte IT, en samlet økonomifunktion samt Byg og Renovering, der centraliserer alle byggeopgaver fra boligcentrene med placering øst og vest for Storebælt. Digitalisering Digitalisering er en hjørnesten i Domea fremover. Det giver Domeas kunder adgang til information og hjælp døgnet rundt med nye digitale selvbetjeningsmuligheder. Vi skaber resultater og leverer mere service for færre penge. Tidsplan I løbet af foråret 2013 informerer Domeas ledelse alle kunderne om planerne og de nye muligheder. Placeringen af de 30 nye lokale servicecentre bliver drøftet i forbindelse med dialogen med jer. De tre første forventer vi vil stå klar i løbet af sommeren 2013. Den nye landscenterstruktur er på plads inden sommerferien 2013. I løbet af sommeren etableres den nye kundeservicefunktion i Høje Taastrup, og digitaliseringen muliggør underskrift med NemID. Inden udgangen af 2015 er Domea 20% billigere, vi leverer endnu bedre kundeservice og administrerer 20% flere boliger. Vi når det fordi vi er til for vores kunder, vi er et hold, og vi skaber resultater. Vi glæder os til at præsentere vores planer og drøfte mulighederne med jer. Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen fik forevist to film om baggrunden for Domea 2015 og de overordnede rammer. Bestyrelsen var positivt indstillet overfor at oprette et lokalt servicecenter med udgangspunkt i samdriften. Bestyrelsen gav principiel godkendelse til, at Ronny Hjordt-Nielsen får fysisk arbejdsplads på driftscenteret, så snart dette var muligt. Side 3 af 11

Stillingsbeskrivelserne på henholdsvis kundechef og servicekoordinator fremsendes til bestyrelsen. Orienteringen taget til efterretning. 3.3 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Karin Thomsen orienterede om, at tilsynet i kommunen har truffet beslutning om, at gebyret for elektronisk boligstøtte ikke har været lovligt opkrævet. Sagen er opført senere i dagsordenen. Opkrævningen af de 40 kr. bortfalder under alle omstændigheder fra Domeas side, når alle opkrævninger pr. 1. marts overgår til Udbetaling Danmark. Domea har per kulance tilbagebetalt det opkrævede gebyr til afdeling Strædet. Bestyrelsen efterspørger korrespondancen i sagen. Denne fremsendes fra Domea. Orienteringen taget til efterretning. 3.4 Orientering fra Domeas bestyrelse Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Dette punkt behandles under orienteringen om Domea 2015. 3.5 Orientering fra administrationen Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at Kristine Jacobsen overgår til en ny stilling. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.6 Samdrift Driftsaftaler På seneste organisationsbestyrelsesmøde fremkom bestyrelsen med nogle rettelser til driftsaftalen samt et ønske om at få indskrevet afdelingernes leje af grundstykket hvorpå driftscenter og materialegård er beliggende. Metoder til beregning af denne leje fremlægges på mødet til bestyrelsens drøftelse. Side 4 af 11

Det indstilles, at bestyrelsen beslutter metode og forudsætninger for beregning af leje af grundstykker samt underskriver driftsaftalen. Referat: Karin Thomsen forlod lokalet under første del af punktets behandling. Ronny Hjordt-Nielsen forelagde derefter mulige modeller til beregningen af leje af grundstykkerne hvorpå driftscenteret og materielgården ligger. Efter en kort drøftelse besluttede bestyrelsen, at den årlige leje for grundstykkerne er 55.000 kr. Dette føres i driftsaftalerne. Karin Thomsen vendte derefter tilbage til mødet. Karin Thomsen bemærkede, at afdelingerne ønsker driftsaftalen til gennemsyn inden underskrift fra organisationsbestyrelsens side. Efter en kort drøftelse besluttede bestyrelsen at underskrive aftalen på nærværende møde uden at fremsende den til afdelingsbestyrelserne først. Dette er begrundet i, at driftsaftalen er baseret på afdelingsbestyrelsernes egne input på en række møder med driftschefen. Afdelingsbestyrelserne er således blevet hørt. Sagen ønskes ikke trukket yderligere i langdrag. Udsendelsen af driftsaftalen vil ske med en bemærkning om, at driftsaftalerne bliver revideret efter et års elektronisk datafangst på tidsregistreringen. Driftsaftalen blev derefter underskrevet af bestyrelsen. 3.7 Samdrift Tidsregistrering På Samdriftsmøde d. 31. januar blev tidregistrering i samdriften drøftet. Den nuværende metode er utidssvarende og administrativ tung, men dog bedre end ingenting. Domea forventer indfasningen af et IT-baseret system, som givetvis vil være klart i august 2013. Der orientres yderligere på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Ronny Hjordt-Nielsen orienterede om resultatet af 13 ugers tidsregistrering. Det er stadig en tilvænningsproces at få medarbejderne til at tidsregistrere. Elektronisk tidsregistrering forventes indført efter sommerferien. Muligheden for en midlertidig elektronisk løsning indtil da, undersøges af Domea. Orienteringen taget til efterretning. 3.8 Samdrift Aktivers ejerskab/nyanskaffelser På organisationsbestyrelsesmødet d. 28. november 2012 blev det drøftet, hvorledes aktiver, traktorer og andre omkostningstunge anskaffelser, skal håndteres i driftsfællesskabet. Side 5 af 11

På samdriftsmødet er regnskabspraksis i forhold til aktivers afskrivning og bogførte værdi blevet drøftet. Der orienteres om dette og en afdelingsspecifik oversigt over de enkelte afdelingers aktiver fremlægges. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om værdifastsættelsen af aktiver. Referat: En oversigt over restværdien på afdelingernes aktiver blev fremlagt. Samlet er der tale om at afdelingerne har aktiver med en restværdi på ca. 600.000 kr. Særligt afdeling 405 Båstrupvej har mange værdier bundet i aktiver, ca. 250.000 kr. Ole Sørensen påpegede, at midlerne, som hver enkelt afdeling har sat af til vedligehold af materiel, bør føres op i selskabet. Kristine Jacobsen bemærkede, at hvis noget af materiellet var lånefinansieret, ville man efterlade afdelingen med et lån men intet aktiv. Svend Aage Jensen mente, at der var givet et tilskud fra selskabet til traktoren i afdeling 405. Dette undersøges af Domea. Efter en drøftelse besluttede organisationsbestyrelsen, at samdriften er tænkt som en solidarisk konstruktion, og der bør derfor ikke være tale om betaling til afdelingerne. Afdelingerne sparer til gengæld vedligehold. Afdelingerne ønsker en oversigt over, hvilket materiel, hver enkelt afdeling har bidraget med til brug i tilfælde af at samdriften nedlægges. Der udformes et brev til afdelingsbestyrelserne herom. 3.9 Samdrift Ledelse i driftscenteret Som følge af Domea 2015 vil ledelsen i driftscenteret blive styrket. Som der er lagt op til i orienteringen i begyndelsen af nærværende dagsorden, betyder Domea 2015 bl.a., at Domea ønsker at placere driftschefen, fremadrettet kaldet kundechefen i det lokale servicecenter for at varetage den daglige ledelse. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Ronny Hjordt-Nielsen orienterede om, at han og Ole Sørensen har aftalt en anderledes struktur i driften fremadrettet. Organisationsbestyrelsen godkendte, at en kundechef og en servicekoordinator får arbejdsplads på driftscenteret hurtigst muligt. Organisationsbestyrelsen ønsker jobbeskrivelser på de nye stillinger fremsendt. Ligeledes fremsendes forslag til ny struktur i driften fra Domea. Side 6 af 11

3.10 Samdrift Beklædning på materialegård Materialegården er ved at blive færdigapteret. Det er aftalt med entreprenøren, at materialegården beklædes med gråt eternit uden merberegning. Dette arbejde igangsættes snarest. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen ønsker arbejdet udført inden udgangen af februar. Domea viderebringer dette til entreprenøren. Bestyrelsen to orienteringen til efterretning. 3.11 Afholdelse af lørdagskonference om værdier, kultur og kommunikation i repræsentantskabet Interesserede fra repræsentantskabet er inviteret til formøde til forberedelse af lørdagskonference om værdier, kultur og værdier. Foreslåede datoer er d. 5. eller d. 7. marts. Tilbagemelding fra repræsentantskabet afventes. Der orienteres nærmere på mødet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Kristine Jacobsen orienterede om, at 5. marts tegner til at blive dato på baggrund af de foreløbige tilbagemeldinger. Endelig besked om dato udsendes til repræsentantskabet snarest. Orienteringen taget til efterretning. 3.12 Politik for håndtering af afdelingsmidler På baggrund af drøftelse på sidste organisationsbestyrelsesmøde vedrørende politik for håndtering af afdelingsmidler, er politikken blevet tilrettet som følger: Politik for håndtering af afdelingsmidler i Humlebæk Boligselskab Kasseren udpeges af afdelingsbestyrelsen og udpegelsen skal være ført til underskrevet referat, før den pågældende kasserer kan få adgang til midler. Kasseren er herefter ansvarlig for kontantkassen og at beløbet i denne til enhver tid modsvarer vedlagte indtægts-/udgiftsbilag. Udlejning af fælleslokaler skal varetages af Driftscenteret, der sikrer, at der foreligger nummererede udlejningskontrakter og kvitteringer ved kontant indbetaling i Driftscenteret. Kasserapport med bilag i henhold til den udleverede vejledning afleveres hver 3. måned, dog en gang om måneden, hvis der er flere end 10 månedlige transaktioner i kassen. Ved afslutning af regnskabsår pr. 31. december skal kassen altid afregnes senest 14 dage herefter. Alle afdelinger har et SE-nummer og kan og skal derfor oprette en foreningskonto med tilhørende hævekort i afdelingens navn. Kontantbeholdningen i en given kasse bør ikke overstige kassebeholdningen + 50%, før der afregnes til bankkonto, dog maksimalt 10.000 kr. Side 7 af 11

Større indkøb bør om muligt foretages på faktura på den pågældende afdelingsbestyrelses/klubs konto. Uanmeldte kasseeftersyn kan forekomme. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om politisk for håndtering af afdelingernes midler/kontantkasser. Referat: Politikken godkendt. Afdelingsbestyrelserne tilskrives om politikken for afdelingsmidler, samt hvordan der evt. sættes penge ind på kontoen fra afdelingens kasse. Hvis afdelingsbestyrelserne ikke ønsker et mastercard direct, skal bestyrelserne rette henvendelse til Domea herom. 3.13 Afgørelse fra beboerklagenævnet i Fredensborg Kommune vedr. opkrævning af gebyrer Der er indkommet svar fra Fredensborg Kommune vedr. den af Strædet anlagte klagesag vedrørende opkrævning af gebyrer for elektronisk boligstøtte. Beboerklagenævnets udtalelse stiller sig på klagers side. Domea er ikke enig i udtalelsen og arbejder videre med sagen. En nærmere orientering fra Domea afventer sagens videre forløb. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Behandlet under orienteringspunkterne ved mødets start. 3.14 Oversigt over fælles midler Til drøftelse af punkterne vedrørende afdelingerne, vedlægges oversigt over selskabets fælles midler. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning. 3.15 Tidsfrist for brug af fælles midler Følgende politik for tidsfrist for brug af fælles midler foreslås: Politik for tidsfrist i forbindelse med brug af bevilligede midler I forbindelse med bevilling af lån eller tilskud fra de fælles midler i selskabet er der eksempler på, at bevillingen ikke indløses inden for overskuelig fremtid. Dette bevirker, at midlerne kan være afsat i budgettet over flere år, uden at blive brugt, hverken på den oprindelige bevilling eller på andre tiltag i afdelingerne, hvortil der anmodes om støtte. Fremadrettet gælder derfor en tidsfrist på ét år efter en given bevilling til at igangsætte det pågældende arbejde eller til at få midlerne overført til afdelingen mod behørig modpost. Er de bevilligede midler ikke anvendt inden for et år, skal Side 8 af 11

organisationsbestyrelsen orienteres om dette og godkende en forventet tidshorisont, ellers bortfalder bevillingen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om politik for tidsfrist for brug af fælles midler. Referat: Ovenstående politik tiltrådt. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 401 Torpenvangen Istandsættelsesplan Som drøftet på seneste møde, ønsker bestyrelsen af få en ekstern rådgiver til at gennemgå afdeling Torpenvangen og udarbejde en tilbundsgående istandsættelsesplan for afdelingen. Til dette formål anmodes om en bevilling på 100.000 kr. fra selskabets dispositionsfond. Det indstilles til bestyrelsen at bevillige 100.000 kr. fra selskabets dispositionsfond til udarbejdelse af en istandsættelsesplan for afdeling 401 Torpenvangen. Referat: Afdelingsbestyrelsen ønsker at deltage i processen. Dette vil naturligvis være en fordel. Bevilling godkendt. 4.2 405 Båstrupvej Anvisningsaftale Forhandlingsgruppen er nået til enighed om følgende aftale med Fredensborg Kommune vedrørende anvisningen i afdeling 405 Båstrupvej. Afdelingsbestyrelsen har godkendt aftalen og organisationsbestyrelsen har tiltrådt aftalen pr. mail. Det indstilles, at aftalen underskrives. Aftale om udlejning - Lov om almene boliger 59, stk. 1 og 2. Indgået mellem Fredensborg Kommune og Humlebæk Boligselskab, afd. 405 Båstrupvej v/domea s.m.b.a. 1 Formål Formålet med aftalen er at forebygge boligsociale problemer i Humlebæk Boligselskabs afdeling 405, Båstrupvej og at skabe balance i beboersammensætningen mellem ressourcesvage og ressourcestærke beboere. Side 9 af 11

2 Anvisning efter 59, stk. 1. Hver fjerde ledige bolig udlejes efter Lov om almene boliger 59, stk. 1. Boligerne anvises af Fredensborg Kommune til løsning af påtrængende boligsociale opgaver i kommunen. 3 Anvisning efter 59, stk. 2 For så vidt angår afdelingens 1-værelsesboliger (15 stk.) og 2-værelsesboliger (15 stk.) tildeles kommunen i medfør af Lov om almene boliger 59, stk. 2 anvisningen af yderligere to fjerdedele af de ledige boliger, således at kommunen for disse boligers vedkommende anviser tre fjerdedele af de ledige boliger, medens boligselskabet selv fra sin venteliste anviser til den sidste fjerdedel. 4 Anvisning efter dialog Kommunens anvisning af boliger efter nærværende aftales 2 og 3 sker på baggrund af en vurdering af den boligsøgendes behov og beboersammensætningen i afdelingen samt efter forudgående dialog med afdelingens udlejningsmedarbejder i boligselskabet. 5 Kommunens forpligtelse ved udlejning efter 59 stk. 1 og 2 Stk. 1 Kommunen betaler lejen (boligafgiften) fra det tidspunkt en ledig bolig stilles til rådighed for kommunen og indtil genudlejning sker. Kommunen garanterer endvidere for boligtagerens opfyldelse af kontraktmæssige forpligtelser over for boligorganisationen til at istandsætte boligen ved fraflytning. Stk. 2 For hver bolig, som skal stilles til rådighed for kommunen, skal Humlebæk Boligselskab snarest muligt efter modtagelse af lejers opsigelse give kommunen besked om, at lejligheden vil blive stillet til rådighed for kommunen. Hensigten hermed er, at kommunen som minimum skal have 2 måneder til anvisning af en ny lejer til boligen. 6 Ikrafttræden Aftalen træder i kraft d. 1. marts 2013 og gælder indtil den 28. februar 2015. Herefter kan aftalen af begge parter opsiges med 6 måneders varsel. Det indstilles, at bestyrelsen underskriver aftalen. Referat: Aftalen medbringes til underskrift på næste møde. 4.3 416 og 420 Ravnsbjerg I & II Bevilling til juridisk assistance i forbindelse med grundejerforening På seneste møde foreslog bestyrelsen, at man anmoder kommunen om at suspendere grundejerforeningen indtil området er fuldt udbygget. Dette vil kræve noget juridisk hjælp udover hvad Domea kan bidrage med. Bestyrelsen anmodes derfor om, at bevillige en ramme på 50.000 kr. fra arbejdskapitalen til dette. Det indstilles til bestyrelsen bevilliger en ramme på 50.000 kr. fra arbejdskapitalen til juridisk hjælp i forbindelse med grundejerforeningen. Referat: Godkendt. Side 10 af 11

5 Mødeplanlægning Følgende møder er planlagt: Organisationsbestyrelsesmøde 6. maj 2013 Organisationsbestyrelsesmøde mandag d. 27. maj Repræsentantskabsmøde mandag d. 10. juni 2013.02.04 Det indstilles, at bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning. På formandsmødet fremkom spørgsmål om, om det kunne være rigtigt, at fristen for repræsentantskabsmøde var 6 og ikke 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Domea besvarer dette. Det skal her til referatet anføres at tidsfristen på 6 måneder fremgår af driftsbekendtgørelsens 71, stk. 1. En enkelt regnskabsperiode var fristen 5 måneder, men den er siden ændret tilbage til 6 måneder (BEK nr. 1238 af 05/11/2010). 6 Eventuelt Referat: Notat vedr. Torpenvangen rundsendes til bestyrelsen. Torpenvangen og Stejlepladsen II ønsker at få forhandlet en ny anvisningsaftale med kommunen. Uffe Horslef spurgte ind til undersøgelserne i Ravnsbjerg I fra Teknologisk Institut. Rapporten fremsendes når den er klar. Side 11 af 11