REFERAT TIL INTERN BRUG I BESTYRELSEN

Transkript

1 Humlebæk Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 3. februar 2011 kl I Langebjergparkens Fælleshus, Langebjergvej 374, 3050 Humlebæk REFERAT TIL INTERN BRUG I BESTYRELSEN Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Humlebæk Boligselskab Orientering fra formanden Orientering fra Domea Drøftelse af samdriften på baggrund af lørdagskonferencen Uddannelsespolitik Kataloger om råderet, vedligeholdelse og husorden Personaleforhold 410 Enebærhaven Forlig om afskedigelsessag Undersøgelse af boligernes sundhedstilstand Boligselskabets afdelinger Torpenvangen urafstemning om tagrenovering Langebjergparken besigtigelse af Landsbyggefonden Enebærhaven Renovering Boligsocial indsats i Enebærhaven Mødeplanlægning Eventuelt...12 Deltagere fra bestyrelsen: Karin Thomsen, formand Svend Aage Jensen, næstformand Lissy Holtegaard Uffe Horslef Jan Helge Madsen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Ronny Hjordt-Nielsen, Domea Villy Brejning Kjeld Sørensen Ole Sørensen John Hemming Birgitte Hansen, afd. Ravnsbjerg I, deltog under pkt Der forelå afbud fra: Kristine Jacobsen, Domea Domea Boligcenter København, den 16. februar 2011

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 5. januar Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Referat: Lissy Holtegaard gjorde under mødet opmærksom på, at hun på mødet d. 5. januar ikke havde udtalt sig på vegne af Langebjergparken, men som individuelt medlem af organisationsbestyrelsen. Referatet blev godkendt og underskrevet af formanden. 3 Humlebæk Boligselskab 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Karin Thomsen orienterede om, at Domea Web forventes klar til brug d. 1. april. Videre orienterede Karin Thomsen om, at Domeas regnskab viser et positivt resultat Der afholdes Almene Boligdage i Bellacenter d. 2. og 3. september Domea repræsentantskabsmøde afholdes d. 10. jun på Nyborg Strand. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea Ronny Hjordt-Nielsen er ansat som ny driftschef til Humlebæk Boligselskab og præsenteres på mødet. Øvrig orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 2 af 12

3 Referat: Pia Christiansen orienterede fra dagens møde med Fredensborg Kommune, hvor bl.a. de netop gennemførte styringsdialogmøder blev evalueret. Der var bred enighed om fra alle de tilstedeværende boligadministrationer, at Fredensborg kommune havde været særdeles professionel og det efterfølgende notat fra møderne, som også kan ses på kommunes hjemmeside, giver en god mulighed for at danne sig et overblik over hvad der sker på tværs af selskaberne. Generelt var der bekymring over udlejning af ungdomsboligerne og der var enighed om eventuel at mødes på tværs af administrationerne med henblik på at igangsætte nye tiltag til løsning af udlejningssituationen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Drøftelse af samdriften på baggrund af lørdagskonferencen På lørdagskonferencen fremkom afdelingsbestyrelserne med en række spørgsmål og påpegede nogle uklarheder ved samdriften. Domea vil fremsende et udkast til et Spørgsmål/Svar-ark, samt tre cases som understøtter beregningerne på økonomien bag samdriften. Materialet forventes bestyrelsen i hænde tirsdag inden mødet. Som det er bestyrelsen bekendt har formand Karin Thomsen indbudt to af deltagerne fra lørdagskonferencen til organisationsbestyrelsesmødet med henblik på at få drøftet ovennævnte materiale. Den videre plan for processen for indførelse af samdrift drøftes på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om den videre proces. Referat: Birgitte Hansen fra Ravnsbjerg I var blevet inviteret af bestyrelsen og deltog under dette punkt. Ole Sørensen gjorde opmærksom på, at det fremsendte estimat fra Tina Thomsen, Stejlepladsen II, omkring fordeling af mandskabsressourcer i det fremtidige driftscenter ikke helt svarer til de beregninger som har været drøftet. Pia Christiansen svarede hertil, at estimatet var et godt udgangspunkt at regne videre på og man internt i Domea har regnet tallene igennem og kommet frem til et resultat som ser anderledes ud end det som Tina Thomsen har fremsendt, men det er også tydeligt at Tina mangler at blive præsenteret for de forudsætninger som er lagt i realiseringen af samdriftscentret. Pia Christiansen uddybede, at man er i gang med at udarbejde en skrivelse med uddybende svar efter lørdagskonferencen for at besvare de tvivlspørgsmål og den usikkerhed, som flere afdelinger har givet udtryk for. Kjeld Sørensen påpegede, at der er fejl i opmålinger, tidsstudier etc. i forbindelse med forundersøgelserne forud for etablering af et fælles driftscenter. Side 3 af 12

4 Ole Sørensen var enig i, at det havde været en dårlig idé at tage den pågældende afdeling som udgangspunkt. Ole Sørensen talte på lørdagskonferencen med flere interessenter og det var hans indtryk, at der egentlig ikke var usikkerhed omkring andet end fordelingsnøglen. Pia Christiansen bakkede dette udsagn op. Birgitte Hansen forespurgte, hvordan man vil prioritere, når der skal tages individuelle hensyn mht. til indkøb, råderet og større indkøb. Pia Christiansen svarede, at man suverænt selv vil kunne bestemme i den enkelte afdeling, f.eks. hvilket mærke man ønsker ved udskiftning af toiletter. Ved større anskaffelser såsom fælles maskiner, er det driftscentret og Domea, der træffer afgørelsen. Ole Sørensen supplerede med, at der skal laves rammeaftaler med leverandører, netop for at kunne forhandle de bedste aftaler mht. pris, lagerbinding, leverancesikkerhed og hastighed. Lissy Holtegaard opsummerede med, at beboerne selv beslutter hvad de vil have. Kjeld Sørensen understregede, at den enkelte afdeling også fremover selv vil være helt og holdent ansvarlig for eget budget. Ole Sørensen anførte, at Humlebæk Boligselskabs egne ressourcer fremover skal udføre opgaver bredt, så kompetencer udnyttes bedst muligt. Ved omlægning til stordrift får man bl.a. mulighed for at få bedre aftaler, f. eks. når der skal udføres eftersyn på fyr etc. Pia Christiansen supplerede med, at den største gevinst vil komme ved alle de mange fraflytningssager, eksempelvis når der skal indkøbes maling osv. Birgitte Hansen påpegede, at hun var i tvivl, om der vil være en gevinst, hvis ikke alle vil være med og opfordrede Domea til at kommunikere klart, hvilke gevinster der er. Lissy Holtegaard anførte, at det ikke vil være muligt for en afdeling at stå udenfor driftsfællesskabet. Beslutningen om hvorvidt hele Humlebæk Boligselskab skal overgå til samdrift eller ej træffes af Repræsentantskabet, der er øverste myndighed. Birgitte Hansen forespurgte, hvilke lavpraktiske ting, der endnu ikke var på plads. Pia Christiansen svarede, at man måtte slå sig til tåls med, at det et langt stykke ad vejen kun er de overordnede retningslinjer, der kan beskrives på forhånd. Det er ikke muligt at beskrive alt, særligt ikke detaljerne. I opstarten vil der blive en periode, hvor de enkelte tilretninger skal finde sted. Karin Thomsen redegjorde for, at man har været ude at samle erfaringer fra andre selskaber, hvorigennem eventuelle udfordringer er kommet frem og så vidt muligt luget ud af planerne. Side 4 af 12

5 Ole Sørensen mente, at der skal være afklarende møder med de enkelte afdelinger. Hertil oplyste Pia Christiansen, at det allerede er aftalt efter lørdagskonferencen at der snarest afholdes Skole/hjem samtaler med afdelingerne. Lissy Holtegaard mente, at ordningen bør evalueres med jævne mellemrum. Hertil oplyste Pia Christiansen, at det hele tiden har været meldt ud at der gennemføres evalueringer hver 3. måned for at rette evt. børnesygdomme. Karin Thomsen orienterede om, at der vil blive oprettet en ny afdeling under Humlebæk Boligselskab, hvorfra fordelingen til de øvrige afdelinger vil foregå. Karin Thomsen understregede videre, at det er meget vigtigt, at fordelingsnøglen udarbejdes helt korrekt. John Hemming påpegede, at man vil være solidarisk forpligtede i en samdrift. Ole Sørensen supplerede med, at der derudover var lovgivning på området, som vil blive fulgt. John Hemming mente, at det vil være fint, hvis der laves en kompetencefordeling i form af en slags manual, hvor det nøjagtigt fremgår, hvilke kompetencer og ansvar, den enkelte har. Birgitte Hansen udtrykte bekymring over, hvordan den nye mand på Ole Sørensens plads vil komme ind i den nye rolle. Derudover udtrykte Birgitte Hansen tvivl om den nye organisering og strukturen ved eks. MUS-samtaler. Pia Christiansen orienterede om tankerne bag organiseringen og om hvordan, man har tænkt sig at afholde eksempelvis MUS-samtaler. Karin Thomsen fortalte, at personalet glæder sig meget til at komme i gang. Fra et menneskeligt synspunkt er det rigtig godt, at den enkelte medarbejder får de opgaver, som den enkelte synes om, og slipper for mindre ønskede opgaver. Birgitte Hansen påpegede, at hun ikke mente det var rimeligt at afholde frokostmøder. De ansatte bør have lov at holde frokost uden et formelt møde. Pia Christiansen svarede hertil, at i forslaget til mødestrukturen var der skitseret forskellige møder for de ansatte og det var et forsøg på at synliggøre at møder afholdes på forskellige tidspunkter over ugen og et af møderne afholdes efter frokost. Mødestrukturen var et internt arbejdsredskab for driftsledelsen og ikke et debatoplæg for afdelingsbestyrelserne. Lissy Holtegaard præciserede hvilke roller man har i denne forbindelse. Side 5 af 12

6 Pia Christiansen forespurgte bestyrelsen, om man kunne godkende, at de uddybende svar efter lørdagskonferencen blev udsendt. Dette godkendte bestyrelsen. Karin Thomsen fastslog, at man fra bestyrelsens side vil afholde individuelle møder med hver enkelt afdelingsbestyrelse, således at ingen forhåbentlig er i tvivl om, hvad man med samdriften træder ind i. Pia Christiansen supplerede med, at det var vigtigt at udarbejde tre cases, så der skabes klarhed over, hvad de forskellige alternativer giver for den enkelte afdeling. John Hemming forespurgte til fordelingsnøglen. Pia Christiansen svarede, at fordelingsnøglen allerede forelå som udgangspunkt, da man vil starte op med den fordelingsnøgle, som der køres efter i dag. Bestyrelsen enedes om at arrangere en række møder med afdelingsbestyrelserne individuelt. Følgende datoer vil blive udsendt til afdelingsbestyrelserne, hvor afdelingsbestyrelserne så vil blive bedt om at melde tilbage hvornår et møde vil passe dem bedst. Humlebæk: 28. februar og 2. marts Fredensborg: 3. og 8. marts Møderne afholdes alle dage i tidsrummet Bestyrelsen besluttede endvidere at afholde ekstraordinært repræsentantskabsmøde torsdag d. 24. mar Endelig aftalte man, at Domea i ugen efter dagens møde vil udsende invitation til afdelingsbestyrelserne samt materiale bestående af uddybende svar efter lørdagskonferencen og de tre cases/regneeksempler. 3.4 Uddannelsespolitik Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i Humlebæk Boligselskab. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af Humlebæk Boligselskab - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets organisationsbestyrelse sende et tydeligt signal om, at organisationsbestyrelsen prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i Humlebæk Boligselskab får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Side 6 af 12

7 Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af valgte bestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr pr. valgt medlem pr. år, dog en maks. samlet ramme på kr beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr pr. medarbejder pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra Arbejdskapital/Dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere og redegjorde for, at det har vist sig ikke at være hensigtsmæssigt at lade planlægning og finansieringen af uddannelse ligge i hver enkelt afdeling. Karin Thomsen bemærkede, at det var væsentligt at skelne mellem kurser og konferencer, uddannelsespolitikken burde kun dække udgifter til ren videreuddannelse. Bestyrelsen tiltrådte uddannelsespolitikken og besluttede, at brugen af denne bør evalueres hvert halve år. 3.5 Kataloger om råderet, vedligeholdelse og husorden Der vil blive udarbejdet en guide til afdelingsbestyrelser og ejendomsmestre omkring hvordan arbejdet med katalogerne konkret skal foregå. Denne forventes udsendt ultimo februar. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 7 af 12

8 3.6 Personaleforhold 410 Enebærhaven Forlig om afskedigelsessag I forbindelse med at Michael Olander under et skoleophold er blevet afløst af Morten Magnussen, bliver denne opmærksom på, at der er beboerserviceopgaver, som har ventet imellem 6 og 12 måneder, samt beboere, der har ventet på tilbagemeldinger, dog uden at have fået dette. Desuden er konto 117, udgifter ved fraflytning, løbet løbsk og er steget med flere hundrede tusinde over de seneste år. Driftschef Tina Willer mente, at dette berettigede til en afskedigelse af Michael Olander uden forudgående advarsler, selvom dette er med risiko for at skulle betale 6 måneders løn, samt en bod til Ejendomsfunktionærernes Fagforening, der i værste fald ville beløbe sig til ca. kr Organisationsbestyrelsen accepterede fremgangsmåden og har været villige til at dække evt. løn og bod. Der er d. 19. januar 2011 afholdt møde mellem Ejendomsfunktionærernes Fagforening og Tina Willer, og udfaldet heraf blev, at Michael Olander får 1 måneds løn på baggrund af overenskomststridig afskedigelse, grundet manglende advarsel, samt at der skal udredes en bod til ejendomsfunktionærernes på kr Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.7 Undersøgelse af boligernes sundhedstilstand Som ønsket af bestyrelsen er Domea i færd med at indhente tilbud på undersøgelse af samtlige boligers sundhedstilstand. I første omgang har Goritas bygningsundersøgelser afgivet tilbud på screening af de 123 boliger på Stejlepladsen II. Formålet med undersøgelsen er, at få et billede af eventuelle skimmelforekomster. Eventuelle ændringer / udskiftning af ikke hensigtsmæssige anvendte materialer, at foretage fugtmålinger og visuel gennemgang. Screeningen foretages af specielt uddannede medarbejdere, der udtager prøver til nærmere analyse på Goritas laboratorium. Der undersøges primært ved at anvende MycoMeter test uden bygningsmæssige indgreb. Prisen andrager kr inkl. moms og der foretages 2 prøver pr. lejlighed. Ønskes der efterfølgende gennemgribende undersøgelser, med blotlægninger, hvor der er mistanke om forhøjet niveau af skimmelvækst, kan dette udføres for kr Goritas er i øjeblikket ved at udarbejde tilbud på en gennemgang af samtlige boliger i Humlebæk Boligselskab. Ud fra prisen på en gennemgang af Stejlepladsen II forventes et sådant tilbud at komme til at ligge på ca. kr Domea anbefaler ikke på det foreliggende grundlag at der gennemføres undersøgelse af samtlige boligers sundhedstilstand. Det er vurderingen at undersøgelsens udbytte ikke modsvarer udgiften. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutning om at der arbejdes videre med stikprøvekontrol af boligernes sundhedstilstand. Side 8 af 12

9 Referat: Pia Christiansen argumenterede for, at det burde være muligt at få et godt billede ved at foretage stikprøvekontrol på 10% af boligerne i selskabet, og at der bør laves en præundersøgelse af behovet via spørgeskemaer. Bestyrelsen besluttede, at der arbejdes videre med stikprøvekontrol. 4 Boligselskabets afdelinger Torpenvangen urafstemning om tagrenovering Der er atter afholdt urafstemning om tagrenoveringen i Torpenvang. Der blev uddelt stemmesedler til 74 husstande = 148 stemmer, og der kom 59 stemmekonvolutter = 118 stemmer retur, der fordelte sig således: 77 ja 40 nej 1 blank Optællingen blev bl.a. overværet af borgmester Thomas Lykke Pedersen. Tagrenoveringen er dermed vedtaget og Domea går nu i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og KHS Arkitekter i gang med at projektere og udarbejde udbudsmateriale med henblik på, at sagen kan opstarte efteråret Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Der er indkommet en enkelt klage i forhold til processen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Langebjergparken besigtigelse af Landsbyggefonden Nu har landsbyggefonden endelig afsat tid i kalenderen til at gennemgå Langebjergparkens forslag til helhedsplan og der er fastsat møde i afdelingen d. 9. februar med deltagelse af landsbyggefonden, regionschef Pia Christiansen, driftschef Ronny Hjordt-Nielsen, Byggechef Karsten Petersen samt formand for afdelingsbestyrelsen Lissy Holtegaard. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Enebærhaven Renovering Skema A er godkendt i henholdsvis Fredensborg Kommune og landsbyggefonden, hvilket betyder at der nu kan afholdes ekstraordinært afdelingsmøde i Enebærhaven. Indkaldelse til mødet vedlægges. Side 9 af 12

10 Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.4 Boligsocial indsats i Enebærhaven Den boligsociale helhedsplan for Enebærhaven blev skrevet i efteråret I helhedsplanen var beskrevet 6 indsatsområder: 1. At styrke tilknytningen til arbejdsmarkedet 2. At styrke sundheden 3. At forbedre integrationen af indvandrere/efterkommere 4. At arbejde med de sociale netværker 5. At styre udviklingen i beboersammensætningen/tiltrække ressourcestærke beboere 6. Andre metoder til stimulering af den indre dynamik I helhedsplanen var også beskrevet hvilke udfordringer, konkrete indsatser og milepæle der skal arbejdes med. I april 2010 blev en boligsocial projektleder ansat til at arbejde med disse 6 indsatsområder. Der er primært blevet arbejdet indsatsområde 4 i 2010, mens der sideløbende er arbejdet på at etablere samarbejde med andre interessenter bl.a. Fredensborg Kommune. Henover efteråret 2010 faldt de sidste aftaler på plads omkring den fysiske renovering af Enebærhaven og den 28. november 2010 gav byrådet i Fredensborg kommune sit endelig tilsagn til den samlede helhedsplan i Enebærhaven. I december 2010 blev der afholdt møde mellem Domea (Pia Christiansen), Landsbyggefonden (Jørgen Olsen) og det boligsociale projekt (Katja Giebel). På dette møde blev det aftalt, at helhedsplanen for det boligsociale projekt skulle gennemgå en grundig revidering, da flere indsatsområder siden 2007 er blevet uaktuelle. Landsbyggefonden gav endvidere udtryk for det fornuftige i at knytte den fysiske renovering og den boligsociale indsats tættere sammen og opfordrede til at søge boligsociale midler til et ekstra års indsats (frem til ). Der er frist for indlevering af den reviderede boligsociale helhedsplan samt ansøgning og forlængelse med et år den I januar 2011 har alle beboere været inviteret til blokmøder i Enebærhaven. På disse møder er sidste nyt om renoveringen blevet drøftet og den oprindelige boligsociale helhedsplans indsatsområder sat til debat. Anbefalingerne fra disse møder er stadig under bearbejdning, men tendenserne har været drøftet på foreløbig 3 møder med afdelingsbestyrelsen. Revideringen af den boligsociale helhedsplan tendere i retning af at alle aktiviteter skal arbejde i retning styrkelse af den indre dynamik. Dette gøres gennem særlig fokus på: 1. Sociale fællesskaber 2. Styrkelse af den fysiske og psykiske sundhed 3. Beboerorganisering af fælleshuset Den boligsociale projektleder skal indtage en rolle som samtale partner og guide indenfor de socialfaglige problemstillinger de enkelte beboere henvender sig med (eks. Hvor kan jeg henvende mig med mit alkoholmisbrug, hvem kan Side 10 af 12

11 hjælpe mig med at lægge et budget, hvordan får jeg naboen til at holde op med at støje). Det videre arbejde primo 2011 Mandag den 7. februar er beboerne i Enebærhaven inviteret til to på hinanden følgende ekstraordinære afdelingsmøder. Det første er en udvidelse af afdelingsbestyrelsen således, at der fremover vil være 7 medlemmer (p.t. er der 4). Det andet møde omhandler den samlede helhedsplan, hvor fokus primært er på renoveringssagen. Helhedsplanen sættes til afstemning på dette møde. Forudsat afdelingsmødet tilslutter sig helhedsplanen nedsættes fokusgrupper med interesserede beboere indenfor tre af renoveringens områder; Badeværelser/køkkener, udearealer og fælleshus. Styregruppen for helhedsplanen skal samles den 3. marts De primære punkter for dagsorden er kommissorium for styregruppen, samt den reviderede boligsociale helhedsplan. Den boligsociale helhedsplan samt ansøgning om forlængelse indsendes til Landsbyggefonden den Forslag til kommissorium for styregruppe vedlægges. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte forslaget til kommissorium for styregruppen. 5 Mødeplanlægning Følgende fremtidige møder er planlagt: Organisationsbestyrelsesmøde (budgetmøde) torsdag d. 7. april 2011 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag d. 18. maj 2011 Repræsentantskabsmøde tirsdag d. 31. maj 2011 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Da dette møde hovedsageligt er fokuseret på samdriften, men der er flere udeståender fra seneste møde, er der er behov for et ekstraordinært bestyrelsesmøde. Derfor bedes alle huske kalendere, så dette kan planlægges. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen om allerede planlagte møder til efterretning. Følgende nye møder blev aftalt: Torsdag d. 24. marts kl , ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde, Torpenvangen. Torsdag d. 24. marts klokken 19.00, ekstraordinært repræsentantskabsmøde, Torpenvangen. Side 11 af 12

12 6 Eventuelt Lissy Holtegaard gjorde opmærksom på, at man burde komme videre med arbejdet omkring at få udarbejdet en miljø- og klimapolitik. Efter en kort drøftelse enedes bestyrelsen imidlertid om, at dette arbejde sættes i bero for nuværende og genoptages, når samdriften er igangsat. Side 12 af 12