Dagsorden - Bestyrelsesmøde i FSC Danmark Mandag 18. november 2013 hos DLH, Ellebjergvej 50 52, Bygning E, 4. sal, 2450 København SV kl. 10:15 15.00 Til stede: Loa Dalgaard Worm (LDW), FSC Danmark Peter K. Kristensen (PKK), DLH Jakob Ryding (JR), Verdens Skove Thomas Isaksen (TI), Pressens Fællesindkøb Maj Manczak (MM), WWF Verdensnaturfonden Gæster under punkt 7: Christian Lundmark (CLJ), Naturstyrelsen Anne Sofie, advokat i Naturstyrelsen Referent: Sofie Tind Nielsen (STN), FSC Danmark Afbud: Andrew Long (AL), Tvilum 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden kommentarer. PKK nævnte, at STN vil forlade lokalet, når personaleinvesteringer diskuteres. Action points 2. Formandens beretning PKK berettede, at der kun var god feedback på In Good Company-konferencen, og at den generelt illustrerede FSC Danmarks spidskompetencer. 3. Kommentarer til referat af bestyrelsesmøde 29. august PKK kommenterer, at referencen til DOF s mulige indmelding skal fjernes fra det eksterne referat. JR spørger om, der er brug for to referater. LDW informerer om, at der kun bruges to referater, når følsomme emner diskuteres. Referater godkendt uden yderligere kommentarer. 4. Siden sidst fra sekretariatet og økonomi LDW opdaterer bestyrelsen på den økonomiske situation samt udviklingen i sekretariatet med udgangspunkt i dokumenterne Projektopdatering november 2013, Budgetopfølgning november 2014 og Barselsvilkår FSC Danmark. LDW fremhæver, at vi ligger foran budget og forventes at have et lidt større overskud end budgetteret. Bestyrelsen bifalder, at kontoret er foran budgettet og kan afsætte +100.000 i egenkapital. LDW oplyser, at FSC er meget sparsommelige på udgiftssiden. Derfor forventes et endnu bedre slutresultat med reference til at Design Awarden for eksempel forventes at blive gennemført under budget. TI spørger til om IGC landede på forventede antal deltagere, og LDW bekræfter, at målet på 200 deltagere blev nået med 203 deltagere, hvoraf de 130 var betalende. LDW oplyser, at der har været problemer med at få FSC IC og FSC IC s sponsorer til at betale, og at der har været en del arbejde for at rede dette ud. LDW oplyser derudover at: -Danidas CSR-midler er bevilliget (2,5 mio.), og at projektet derfor kan påbegyndes i det nye år. TI spørger til, om FSC DK har advokatbistand tilknyttet. LDW oplyser, at det har sekretariatet, og at det kan bruges om nødvendigt men først som sidste udvej. PKK og TI spørger, om det er muligt at få et opdateret fremskrevet budget for resten af året. LDW oplyser, at det er muligt, men at det vil kræve meget arbejde og anbefaler at det egentlige budget præsenteres i januar, hvilket godtages. LDW oplyser, at hun forventer, at der kun vil være øgede indkomster. LDW oplyser, at det for eksempel forventes, at FSC DK modtager en øget mængde tipsmidler i år, da den nye revisor har revideret beregningen af egenkapitalen. TI stiller afklarende spørgsmål til budgetopsætningen i form af hvilke samlekolonner, der fremgår, og LDW vil fra næste år lade samme kolonner fremgå LDW udformer oversigt over forventet resultat for året 2013 i januar. LDW vil fra næste møde altid inkludere oprindeligt budget på samtlige ark.
af alle ark. Udkast til barselsvilkår diskuteres i forhold til ansættelsesvilkår generelt. PKK forklarer tankegangen bag forslaget og fremhæver, at forslaget vil gøre barselsvilkårene mere klare (reference til WWF og VS s vilkår og input fra DLH). Mænd og kvinder skal have samme forhold med hensyn til barsel. JR spørger om, det kun skal være den biologiske far, der har ret til barsel, hvilket er formuleringen i udkastet. Der er enighed i bestyrelsen om, at der skal være samme forhold også ved fertilitetsbehandling og adoption. Bestyrelsen godkender udkastet med forbehold for, at den foreslåede ændring noteres. JR foreslår, at der laves en husaftale (4-5 sider), som kan refereres til ved ansættelsesaftaler. LDW oplyser, at medarbejderne har udtrykt ønske om at få gennemført en undersøgelse af lønniveau i andre lignende organisationer. JR oplyser, at VS tager udgangspunkt i det offentlige. MM og JR vil dele WWF s og VS s husaftaler med bestyrelsen, og LDW vil formulere et udkast til vedtagelse ved næste møde. LDW oplyser, at det generelt ikke kommer som en overraskelse, når medarbejdere beder om barsel, da kommunikationen med medarbejderne er god. LDW retter vilkårene omkring barsel for biologiske/adoptivforældre, så de er identiske. MM og JR vil dele WWF s og VS s husaftaler med bestyrelsen, og LDW vil formulere et udkast til vedtagelse ved næste møde. 5. Medlemshvervning i det grønne og sociale kammer LDW fremlægger et udkast til en strategi for, hvordan FSC Danmarks tilgang til medlemshvervning og -fastholdelse i det grønne og sociale kammer skal være fremover. Dette med udgangspunkt i dokumentet Strategi for medlemshvervning og -fastholdelse 2013. STN tilføjer, at DOF ved et møde kommenterede, at de ikke ser, at der er flere relevante NGO er at kontakte. Bestyrelsen mener, at dette skal undersøges. JR tilføjer, at NGO er er vigtige on-the-ground til at hjælpe med at kvalitetssikre FSCcertificeret skov i Danmark. LDW fremhæver, at det er formålet at give en bredere forankring, og at det er vigtigt også at få det sociale kammer dækket. Bestyrelsen vedtager den fremlagte strategi for medlemshvervning og - fastholdelse i det grønne og sociale kammer. 6. Handlingsplan og budget for 2014 LDW fremlægger handlingsplan for 2014 baseret på FSC Danmarks strategi og inputs fra bestyrelsesmøde i august. LDW gennemgår FSC Danmarks fire hovedmål inden for en fem års periode. Hovedmål 1 Ved gennemgang af hovedmål 1 (Øget fokus på FSC indenfor udvalgte brancher i prioriteret rækkefølge) er der følgende hovedpunkter: Køkkenbranchen: Køkkenbranchen generelt har en lavere prioritet i 2014, da branchen har været og er meget ramt af den økonomiske krise. Dog sker nedprioriteringen med det forbehold, at efterspørgslen hos køkkenbranchen kan ske at stige som følge af bindende svanemærkningskrav. Sker dette, opprioriteres branchen igen. JR spørger ind til, hvad status er mht. kampagnen for flere certificerede pladematerialer. LDW oplyser, at FSC Tyskland ikke har rykket på kampagnen med spånpladeproducenter, men at hun vil følge op. Detailbranchen: Detailbranchen vil i 2014 have lavere prioritet end i 2013, da der ikke har været meget interesse, men det vil dog stadig være muligt at løbe med bolden, hvis interessen skulle komme. Møbelbranchen: LDW oplyser, at møbelbranchen har været en udfordring at sammenarbejde med, og at det er svært at få dem til at initiere nye tiltag. De holdes på en kategori 2, så der kan følges op på eventuelle henvendelser. Offentligt indkøb og Byggeriet: Vejledning af det offentlige og byggeriet opgraderes til en kategori 3, da der med Danida-midlerne vil være mulighed for forhøjet fokus på sagen. Projektet starter for alvor op i det tidlige forår 2014. TI spørger ind til, hvor FSC DK ligger i forhold til andre nationale kontorers arbejde på samme brancher. LDW oplyser, at samarbejde sikres særligt i forhold til opdateringen af LKS-databasen, da der internationalt særligt er stor interesse for
denne aktivitet. Det er yderligere planen, at blandt andet værktøjer udviklet i DK skal deles med internationale brancheorganisationer. Samtidig vil LDW sikre, at der koordineres med andre europæiske kontorer med lignende projekter, herunder især FSC Holland. TI spørger ind til erfaringen med træning. LDW oplyser, at det vil blive udviklet af FSC DK men i samarbejde med interessenter. JR spørger ind til processen i forhold til international træning med mht. OCP, der skal være klar til april. LDW oplyser, at oversættelse for nu ikke er tænkt ind i projektet. JR tilbyder at hjælpe med spansk oversættelse. Hovedmål 2 Ved gennemgang af hovedformål 2 (Fastholde/øge FSC-mærkets troværdighed hos kernemålgrupper og befolkningen) oplyser LDW, at FSC DK ikke har været ramt af en krise. FSC DK vil nu fremadrettet være i tæt kommunikation med danske virksomheder. LDW oplyser, at der arbejdes på et regionalt skandinavisk sammenarbejde, og at DK vil forsøge at hjælpe det finske kontor. FSC International er meget interesserede i, at FSC DK bliver et sub-regionalt kontor og repræsenterer Skandinavien. LDW oplyser derudover, at FSC DK potentielt skal overtage mere arbejde med sydsvenske, certificerede virksomheder, da der er langt fra FSC Sveriges kontor i Uppsala. TI spørger ind til, om dette skal indgå i et projekt som en mere strategisk velovervejet, konkret stepping stone, og LDW oplyser, at det er bygget ind i den større strategi, og at der er et Skandinavisk samarbejde i gang. LDW oplyser, at planen er at samle alle nordiske bestyrelser til et møde i DK. Det debatteres også, om der nationalt ikke skal være egentlige bestyrelser, men rådgivende arbejdsgrupper. LDW nævner, at det dog kan blive et problem i forhold til at søge national funding, hvis der ikke er en national bestyrelse. MM oplyser, at WWF netop har disse problemer hvert år i forbindelse med national funding. Der er generelt støtte fra bestyrelsen til at rådgive i Sydsverige. Hovedmål 3 I forhold til hovedformål 3 (Fastholde en høj medlemstilvækst og medlemstilfredshed) oplyser LDW, at stor fokus på medlemsfastholdelse har båret frugt i 2013, men at fokus vil fastholdes. Hovedmål 4 Hovedmål 4 (Sikre et stabilt FSC Danmark økonomisk og driftmæssigt). LDW fremhæver, at det i bestyrelsen skal diskuteres, om der skal være stigning i medlemskontingentet, og oplyser, at der er en langt mere avanceret model for revenue share fra FSC International i støbeskeen. Den vil dog stadig være kvartalsmæssigt bagudbetalt. Modellen forventes på plads i løbet af 2014 som en del af Motion 8-gruppens arbejde. LDW oplyser, at planen er nedgraderet fra to til en enkelt medlemsskabende aktivitet på 50.000 kr. Budget LDW fremlægger udkast til budget for 2014 og oplyser, at revenue share sandsynligvis ender på et højere beløb end det, som står i budgettet på fremlægningstidspunktet. De ekstra midler vil blive brugt til øget opsparing af egenkapital, så den bliver positiv igen næste år. Derudover vurderes det, at forventningen til indkomsten fra tipsmidler er lavt sat, og at konsulentindkomsterne også forventes at stige, hvilket er medregnet i budgettet. Bestyrelsen diskuterer, hvorvidt medlemskontingentet skal stige eller skal fastfryses. Det vedtages i bestyrelsen, at der ikke skal være en medlemsstigning i 2014, men at det er intentionen at vedtage en justering på næste generalforsamling, så en stigning også kan varsles for 2015. Ift. udgifter oplyser LDW, at huslejen stiger som aftalt i lejekontrakten, og at Vivaldi vil betale deres tredjedel. Herudover holdes mange udgifter på sit nuværende niveau. Posterne omkring rejser er opjusteret pga. øget rejseaktivitet med tog og fly i forbindelse med øget mødeaktivitet og international generalforsamling i 2014. Derudover diskuteres løntrinsmodeller samt mængden af ansatte på sekretariatet fra 2014 fremadrettet. Det besluttes, at der ved indgangen af 2014 indføres løntrinsmodeller for samtlige medarbejdere, ligesom det allerede er indarbejdet i budgettet. LDW udformer udkast til dette til næste møde. Der vil være tale om fire løntrin: En timemedarbejder, en projektmedarbejder, en projektansvarlig og en sekretariatsleder. Endvidere vil der kunne gives funktions- og anciennitetstillæg. LDW fremsætter forslag til kontingentstigning til næste møde. LDW udformer udkast til løntrinsmodel til næste møde.
Endvidere godkendes LDW s forslag om at opgradere den skovfaglige medarbejders stilling fra 2,5 dage om ugen til 4 dage om ugen. Bestyrelsen vedtager den fremlagte handlingsplan for 2014 og godkender det foreløbige budget for 2014 til endelige skriftlig godkendelse i december 2013. 7. Statens strategi for intelligente offentlige indkøb med fokus på træ og papir Christian Lundmark (Naturstyrelsen) beretter om baggrunden for, at krav om indkøb af bæredygtigt træ og papir er medtaget i Statens enheder samt planerne for implementering af kravene. CLJ præsenterer Anne Sofie, der som jurist vil være involveret i udviklingen af rammerne for implementeringen af den offentlige indkøbsvejledning. CLJ bekræfter, at der ikke skal laves en ny lov på området, men at ændringen vil blive præsenteret via et cirkulære. Der er brug for, at vejledningen som den er nu, opdateres, og at der oplyses om den. Det er erkendt, at der for eksempel er brug for en kort PDF-version af vejledningen. Det kan være en udfordring kort at beskrive rammer og samtidig sikre, at det er detaljeret nok, så uklarheder adresseres. Derudover skal udbudsjuraen gennemgås i detaljer. LDW følger op på, om der kan laves en fondsansøgning med NS til etableringen af et CPET. CLJ oplyser derudover, at der vil være en indfasning på 3 år, som vil være færdig i 2016. Hvordan og hvilken monitering, der skal være, vil blive diskuteret i følgegruppen. Det nye regelsæt (cirkulære og vejledning) vil blive publiceret 1. april 2014. Der vil være fokus på de nemme produktgrupper i første omgang. PKK spørger, hvordan produktgrupperne prioriteres, og CLJ bekræfter, at det er de lavt hængende frugter, der vil bliver prioriteret i første omgang. Dette bl.a. med reference til Rambøll-rapportens tabel 2.1. Det estimeres i rapporten bl.a. på basis af SKI-aftaler, at der pt. stilles krav til omkring 25 % af alt statsligt indkøb. LDW spørger til, hvordan det kontrolleres, at der rent faktisk også leveres certificerede materialer under SKI-aftaler, når mange af leverandørerne ikke har sporbarhedscertificering på plads. CLJ bekræfter, at det er noget, der vil blive fokuseret meget på i forbindelse med følgegruppens arbejde. LDW spørger til, hvor kontorartikler ligger i Statens indkøb med henblik på at klarlægge, hvorvidt gymnasiers forbrug af papir også er omfattet af indkøbsstrategien. CLJ mener, at det falder under kategorien Kopi- og printpapir, og derfor ikke er omfattet. Kontrakter, der allerede er indgået, vil ikke blive revideret. PKK spørger ind til, om produktgrupper, der ikke pt. er prioriteret, vil kunne indgå kontrakter, der løber over flere år, og dermed heller ikke efter 2015 vil få sikret bæredygtighed. CLJ bekræfter, at der stadig arbejdes på detaljerne med implementereingen. PKK spørger, om politikken også gælder for forsvaret, og CLJ bekræfter, at dette ikke er klart. CLJ informerer om, at biomasse/energitræ er og fortsat bliver inkluderet i vejledningen, men krav vil ikke blive bindende. DK arbejder på, at der skal sættes krav på EU-niveau. JR spørger, hvad der vil være til hindring for, at DK sætter højere krav end EU. CLJ bekræfter, at der ingen egentlig hindring er, men at det blev besluttet ikke at stille dette krav på nuværende tidspunkt for at sikre, at de bindende krav kunne vedtages nu. JR spørger ind til, om der på sigt også vil stilles krav til kommuner. CLJ oplyser, at der ikke pt. er en decideret plan om at stille krav til kommuner. LDW spørger ind til, om der vil være en opfølgning på, om forudsigelserne på prisudviklingen efterleves. PKK og LDW informerer CLJ om, at de vurderer, at merprisvurderingerne for tropisk træ er for høje, og at et lavere skøn vil give en mere positiv effekt. CLJ oplyser, at det ikke er vurderingen fra By og havn. LDW vurderer, at det vil vær rigtig godt at vide, hvor meget det kommer til at koste staten at implementere politikken, for at kunne argumentere for implementeringen i kommuner. CLJ oplyser, at der ikke umiddelbart er evalueringer planlagt, men at det er noget, som der også vil blive arbejdet med i følgegruppen. Det er noget, der mere generelt vurderes i Miljø- og Finansministerierne. LDW foreslår at undersøge den økonomiske betydning for indførelse af krav på SKI-aftaler. Men CLJ vurderer, at det er svært at isolere krav til træ, da mange andre parametre i en indkøbsaftale også vil spille ind. PKK spørger til, hvor langt ned kravene går vil de eksempelvis være bindende ved et enkelt indkøb af en ny dør. CLJ oplyser, at det vil være klart i cirkulæret, og
at der altid vil være undtagelser og eventuelt en petitessegrænse. PKK spørger, om der er tanker om at implementere et dansk CPET. CLJ bekræfter, at det er et spørgsmål om penge, og at de pt. ikke er til rådighed. LDW nævner Markedsmodningsfonden som en mulighed. Det er ikke noget, som CLJ har kigget på, men han er åben for at se nærmere på det. JR foreslår, at NS og FSC Danmark skal undersøge mulighederne for at søge penge sammen til et CPET. JR spørger ind til, hvor de andre EU-lande står. CLJ deler et fakta-ark om forholdene i andre EU-medlemslande. Luxembourg og nu også delvis Slovenien har for nyligt implementeret politikker. Implementeringen varierer meget i medlemslandende. PKK spørger ind til sidestilingen med genbrugstræ, og CLJ bekræfter, at der i kravspecifikationen kan accepteres genbrugstræ og bæredygtigt træ på lige fod, da alt andet ville komplicere processen unødigt. I DK skal genbrugstræ ikke prioriteres. Bestyrelsen værdsætter, at politikken nu er blevet bindende, og takker CLJ for alt det bagvedliggende arbejde og for hans og Anne Sofies fremmøde. 8. Evt. LDW sikrer linkadgang. JR oplyser, at VS har lavet en klage om NEPCons certificering af NS og har haft svært ved at finde linket på hjemmesiden. LDW vil se på, hvordan dette kan løses.