Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 18.00 Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen og Troels Poulsen. Afbud: Nina Lundgreen og Jens Frederiksen Gæster: Benny Lundgaard, PwC og Louise Bjerggaard Thomsen under pkt. 2 og 3 L = lukket dagsordenspunkt O = offentligt dagsordenspunkt Kommende arrangementer: 19. maj temamøde om selskabets regnskab og Byggeudvalgsmøde 28. maj repræsentantskabsmøde 13. juni evt. ekstraordinært repræsentantskabsmøde 14. juni Byggeudvalgsmøde 15. juni konstituerende bestyrelsesmøde 1. O Opfølgning på sidste møde 2. O Gennemgang af revisionsprotokol for 2015 Vedlagt som bilag 1. Benny Lundgaard, PwC gennemgik hovedtallene i regnskabet og revisionsprotokollatet. Risikoen for besvigelser blev drøftet. BJ gjorde opmærksom på, at der er konstateret en besvigelse, og at den pågældende medarbejder er afskediget. Revisionen var forinden orienteret om episoden. Ledelsen har bekræftet, at de ikke er bekendt med yderligere tilfælde af besvigelser. Ingen bestyrelsesmedlemmer havde viden om besvigelser. Forvaltningsrevisionen blev gennemgået, her var der heller ingen væsentlige bemærkning. Revisionsprotokollatet blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende på mødet. 3. O Regnskab 2015 Endeligt regnskab er vedlagt som bilag 2. Herudover vedlægges sideaktivitetsregnskaber for 2015 som hhv. bilag 3 og bilag 4. 1
Regnskab for uddannelsesudvalget vedlægges som bilag 5. Louise Bjerggaard Thomsen gennemgik regnskaberne og svarede på spørgsmål. Regnskabet for Boligselskabet Sjælland, herunder sideaktiviteter, blev enstemmigt godkendt og underskrevet. Regnskab for uddannelsesudvalget blev enstemmigt godkendt. 4. O Afdelingsregnskaber 2015 a) Godkendelse af regnskaber godkendt af beboermøder/afdelingsbestyrelser Regnskaber kan ses på hjemmesiden under de enkelte afdelinger. b) Godkendelse af regnskaber uden afdelingsbestyrelser/beboermøder Følgende afdelinger har ingen afdelingsbestyrelse og har ikke afholdt regnskabsmøde: Selskab Afdeling Afdelings navn Type 1 26 Hersegade/Grønnegade, Roskilde Bolig 1 27 Bredgade, Roskilde Bolig 1 34 Bredgade 17 Præstemarksvej, Roskilde Bolig 1 68 Hybenvang, Holbæk Bolig 1 69 De vanføres boligselskab Bolig 1 83 Bernadotteparken, Roskilde Bolig 1 234 Ungdomspension, Roskilde Bolig 1 236 Enoch's Gård, Roskilde Bolig 1 242 Spritfabrikken, Roskilde Bolig 1 243 Ungdomsboliger, Enoch's gård, Roskilde Bolig 1 328 Søvænget 2-17, Glumsø Bolig 1 329 Fredensvej, Rindsted Bolig 1 402 Mosevang 33-35, Holbæk Bolig 1 416 Kasernen, Holbæk Bolig 1 420 Kløvermarksvej, Holbæk Bolig Regnskaberne kan se på hjemmesiden under de enkelte afdelinger. Følgende regnskaber er for institutioner: Børnehaven Filuren 2
Børnehaven Solsikken Granbo Børnehus (solgt) Hedeboparkens Fritidscenter Hovedgaden 76 (solgt) Vognmandsparkens Børnehave Regnskaberne for institutionerne er fremsendt i særskilt mail uden bilagsnumre. c) Godkendelse af ikke-godkendte regnskaber Regnskabstvist for Egegårdsparken vedlægges som bilag 6 A Regnskabstvist for Dalvænget, Tølløse vedlægges som bilag 6 B ER NU GODKENDT Regnskabstvist for Moesgården, Roskilde vedlægges som bilag 6 C Regnskabstvist for Knolden, Roskilde vedlægges som bilag 6 D Regnskabstvist for Ternehaven, Roskilde vedlægges som bilag 6 E Regnskabstvist for Rønnebærparken, Roskilde vedlægges som bilag 6 F Regnskabstvist for Nygade & Østergade, Holbæk vedlægges som bilag 6 G Regnskaberne for er fremsendt i særskilt mail uden bilagsnumre. Udover ovenstående mangler vi fortsat at modtage regnskaber for nedenstående afdelinger: Selskab Afdeling Afdelings navn Type 1 9 Præstemarkshusene Bolig 1 25 Højbrønd Bolig 1 42 Solparken Bolig 1 44 Nymarken Bolig 1 215 Haraldskær/Egelund Bolig Vi forventer fortsat at modtage de underskrevne regnskaber men vedlægger samlet indstilling vedr. godkendelse vedlægges som bilag 6 H. Ad a) Regnskaberne blev enstemmigt godkendt. Ad b) Regnskaberne blev enstemmigt godkendt. Ad c) Regnskaberne blev særskilt behandlet: 3
Regnskabstvist for Egegårdsparken Regnskabstvist for Moesgården, Roskilde Det blev konstateret, at det skriftlige indlæg fra afdelingsbestyrelsen ikke er modtaget inden den aftalte frist. Regnskabstvist for Knolden, Roskilde Regnskabstvist for Ternehaven, Roskilde Regnskabstvist for Rønnebærparken, Roskilde Regnskabstvist for Nygade & Østergade, Tølløse For følgende afdelinger er der fortsat ikke modtaget regnskab i underskrevet stand: Højbrønd Nymarken Haraldskær/Egelund Samtlige regnskaber for afdelingerne er hermed godkendt af Selskabsbestyrelsen. 5. O Mundtlig beretning 2015 Vedlagt bilag 7. Til godkendelse Stikord til den mundtlige beretning blev godkendt. 6. L Årligt driftstilskud 7. O Repræsentantskabsmødet 28. maj 2016 Endelig dagsorden 4
Evt. kendte indkomne forslag mv. Godkendelse af dagsorden for evt. ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Udkast vedlægges som bilag 8. Skriftlig beretning vedlægges som bilag 9. Til drøftelse og beslutning Dagsordener mv. blev godkendt. Beretning blev rost og godkendt. 8. O Godkendelse af budget for Uddannelsesudvalg 2017 Budget vedlægges som bilag 10. Godkendes budgettet, godkendes samtidig opkrævning af kr. 45 pr. lejemål. Til godkendelse Budget og opkrævning blev enstemmigt godkendt. 9. O Godkendelse af takstblad 2017 Takstblad vedlægges som bilag 11. Der afholdes almene Boligdage i Århus i 2017 og såfremt selskabet skal deltage vil det kræve et betydelig omkostning til overnatning m.v. Da vi deltog sidste gang kostede det bestyrelse ca. 150.000 og selskabet tilsvarende. Bestyrelsen skal derfor overveje den deltagelse også antalsmæssigt og i givet fald, hvordan deltagelse ønskes finansieret. Fra selskabets side påtænker vi ikke nogen stand og dermed kun anvende få ressourcer, da markedsområdet ikke matcher vores. For så vidt angår Syns og servicetimepris er stigningen på ca. 6 % og skyldes et ønske om at gøre faktureringen mere smidig og for ejendomsfunktionærsatsen skyldes stigningen, at omkostning til ledelse er indehold i prisen, hvor den før var i områdelederens. Når prisen for områdeleder så ikke falder tilsvarende er det for at sikre ens timepris for DV, Driftschef områdeleder m.v. Vi gennemgår satserne mere detaljeret på mødet. Administrationen blev bemyndiget til at regulere alle lovpligtige gebyrer automatisk, når/hvis de ændres. 5
De enkelte takster blev herefter gennemgået. Taksterne blev godkendt, en undlod at stemme. 10. O Orientering fra Forretningsudvalg, direktionen Tak for flot indsats til Bodil Bundgaard og Nina Lundgren, som fratræder ved dette møde, dog lidt afhængig af et evt. ekstraordinært bestyrelsesmøde 17/5. Charlotte Szöts Jacobsen har fratrådt sin stilling som boligudviklingschef for at tiltræde jobbet som teamchef i KAB. (Per Bros job). Charlotte er fratrådt og der er en lille reception tirsdag 10/5 kl. 16.00. BJ redegjorde for afgang og opsigelser for personalet i 2016. Til orientering Orienteringen blev taget til efterretning. 11. O Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmødet Kandidatmødet 9/5 2016 blev vendt. I det nye bestyrelsesår lægges en plan for arbejdet i BL. Dagens møde blev evalueret. Næste møde afholdes (eventuelt) den 17. maj 2016 6