VEDTÆGTER for HOLSTEBRO Y s MEN s CLUB Vedtægter af 25. maj 2011 for Holstebro Y s Men s Club Side 1 af 8
1 LEDERNES OPGAVER Præsidenten - Har den overordnede ledelse af klubbens arbejde, herunder holder kontakt med udvalgsformændene og påser, at udvalgsarbejdet fungerer tilfredsstillende. - Deltager i distriktsrådsmøder. - Repræsenterer klubben udadtil. - Indkalder til præsidiemøde en gang om måneden. - Udarbejder dagsorden for og leder præsidiemøderne. - Indleder og afslutter klubmøderne, herunder hilser af med aftenens taler. Vicepræsidenten - Overtager præsidentens opgaver i dennes fravær. - Deltager i arbejdet i programudvalget som formand for dette. Sekretæren - Fører protokol over klub- og præsidiemøder samt generalforsamlinger, herunder påser, at protokol underskrives ved præsidiemøder af de deltagende præsidiemedlemmer og ved generalforsamling af dirigent og klubbens præsident. - Fører klubbens korrespondance. - Fører kontrol med mødedeltagelsen ved klubmøder og udregner klubbens samlede mødeprocent. - Fører kartotek over medlemmernes navn, stilling, fødselsdato samt poster i klubben. - Sender ved fraflytning en kopi af medlemmets kartotekskort til præsidenten for den Y s Men s Club, der er nærmest det fraflyttede medlems nye bopæl. - Udsender omdelt materiale til fraværende medlemmer. - Indsender materiale til regionens arkiv. Skatmesteren - Fører klubbens regnskab, herunder madkasseregnskab, og indkasserer kontingent. - Sørger for ved klubmødets afslutning, at afregning sker med taleren med hensyn til eventuel befordringsgodtgørelse og honorar. - Påser, at en taler som gæst ingen kuvertpris betaler. - Ligeså at et medlemsemne ikke betaler nogen kuvertpris de første 2 gange, han er gæst i klubben. Er de første 2 klubmøder, som medlemmet er gæst i, med menetter, betaler medlemsemnet heller ikke nogen kuvertpris for sin ledsager. - Sørger for rettidig indbetaling af regions- og distriktskontingent. - Sørger for, at klubbens kontante midler i det væsentlige indestår på klubbens bankkonto. - Udarbejder klubbens årsregnskab og status. - Bistår de af klubben valgte revisorer med at revidere klubbens regnskaber. - Såfremt der nedsættes et økonomiudvalg, skal skatmesteren være medlem heraf. - Opkræver kontingent halvårligt senest den 30. juni og den 31. december. Vedtægter af 25. maj 2011 for Holstebro Y s Men s Club Side 2 af 8
Stk. 5 Past-præsidenten - Deltager i præsidiemøder som præsidiemedlem. - Lader sin erfaring komme det nye præsidium til gode. - Forestår eventuel indsamling til mærkedage. Stk. 6 Toastmasteren - Møder i tilstrækkelig tid før klubmødet skal begynde. - Sørger for at alt, såsom bordplaceringsbrikker, dirigenthammer, sangbøger m.v. er på plads. - Modtager aftenens taler og byder denne velkommen på klubbens vegne (såfremt dette ikke forud er aftalt overladt til præsidenten). - Leder mødet og sørger for, at mødet begynder og slutter til tiden. 2 KLUBMØDER Ordinære klubmøder afholdes normalt hver anden onsdag kl. 18 20 i Sognehuset, Kirkestræde 9, Holstebro, eller på et andet af præsidiet eller programudvalget fastsat mødested. Præsidenten kan indkalde til ekstraordinære møder efter behov. 3 UDVALG Præsidenten har adgang til alle udvalgsmøder og kan deltage i planlægningen af klubårets program. Et nyvalgt præsidium konstituerer sig senest 21 dage efter valgets afholdelse, dog ikke senere end sådan, at meddelelse om konstitueringen kan indsendes til regionen senest den 15. marts. Det nyvalgte præsidium nedsætter udvalg snarest muligt efter konstitueringen. Følgende faste udvalg nedsættes: a) Programudvalg Vicepræsidenten er formand for dette udvalg, der fastlægger programmet for det kommende klubår, hvor han er præsident. Programmet fordeles på to halvårsprogrammer. Udvalget skal påse, at der afsættes et passende antal interne klubmøder. b) Medlemsudvalg Udvalget skal til stadighed søge at holde medlemstallet på en passende størrelse og navnlig for passende tilgang af nye medlemmer. Udvalget skal sikre, at der tilknyttes en kontaktperson i 4 6 måneder til ethvert nyt medlem. Vedtægter af 25. maj 2011 for Holstebro Y s Men s Club Side 3 af 8
I de første to møder som gæst deltager nye medlemsemner og deres ledsager uden betaling. Endvidere skal udvalget til hvert nyt medlem udlevere et eksemplar af klubbens love og vedtægter samt andet relevant materiale. Desuden skal udvalget grundigt orientere nye emner om: 1. udvalgenes opgaver, 2. afvikling af klubmøder, 3. Y s Men s-organisationens opbygning, 4. Y s Men s-bevægelsens forskellige fonde og disses formål. c) Brotherhoodudvalg Udvalget indsamler frimærker og penge til Brotherhood-Fonden og holder sig i kontakt med distriktets BF-assistent. d) Fest- og turudvalg Arrangerer klubbens fester og ture. e) Aktivitetsudvalg Udvalget er ansvarlig for, at der gennemføres et passende antal aktiviteter af såvel økonomisk som praktisk karakter. f) Loppemarkedsudvalg Udvalget repræsenterer klubben i det fælles loppemarkedsudvalg med Hardernes Y s Men s Club. Desuden er udvalget ansvarlig for gennemførelse af loppemarkederne i samarbejde med Hardernes Y s Men s Clubs tilsvarende udvalg, herunder at udarbejde de relevante vagtplaner. g) KFUM-kontaktperson Kontaktpersonen holder sig i løbende kontakt med KFUM og KFUK i Holstebro og refererer i klubben herom. h) IT- og klubbladudvalg Udvalget sørger for udgivelse af klubbens blad Y-Meldingen et passende antal gange hvert klubår. Y-Meldingen skal bl. a. indeholde referater af klubbens møder, så fraværende medlemmer på den måde kan holdes orienteret. Klubbladet sendes/mailes til alle medlemmer og alle seniorer samt til venskabsklubben i Hinna. Udvalget er ansvarlig for at ajourføre klubbens hjemmeside og for øvrige IT-opgaver. Præsidiet kan nedsætte andre udvalg efter behov, f. eks. ekstensionsudvalg osv. Stk. 5 Præsidiet skal sørge for, at alle medlemmer er med i udvalgsarbejdet, og at nye medlemmer placeres i udvalg. Stk. 6 Udvalgene følger klubåret, medmindre udvalgets/udvalgenes opgaver nødvendiggør tidligere tiltræden eller senere fratræden. Vedtægter af 25. maj 2011 for Holstebro Y s Men s Club Side 4 af 8
Stk. 7 Såvel præsidium som udvalg sørger selv for pressekontakt, medmindre klubben har valgt en PR-ansvarlig. I så fald sker pressekontakten i samarbejde med den PR-ansvarlige. 4 SÆRLIGE OPGAVER Et medlem, som har fået pålagt en opgave i klubben, og som bliver forhindret i at udføre denne, sørger selv for at skaffe en afløser. 5 Klubdelegater Ved regionskonferencer i Region Danmark, hvor præsidiet skal lade sig repræsentere med mindst 2 præsidiemedlemmer, skal de have fuld dækning for deres udgifter. Præsidiet kan dog lade sig repræsentere af andre klubmedlemmer. Ved andre arrangementer i Region Danmark, hvor klubben skal lade sig repræsentere, skal repræsentanten have fuld dækning for sine udgifter. Ved distriktskonferencer i Distrikt Storå og andre arrangementer i Distrikt Storå, hvor klubben skal lade sig repræsentere, skal repræsentanten have fuld dækning for sine udgifter. Ved charterfester i Distrikt Storå skal præsidenten eller hans afløser have fuld dækning for sine udgifter. Kørselsgodtgørelse udbetales i henhold til stk. 3. Klubben skal tillige betale for nye medlemmer og deres ledsagers deltagelse i den første distriktskonference i Distrikt Storå, som afholdes efter medlemmets optagelse i klubben. Såfremt det ikke er administrativt muligt at deltage i den første distriktskonference, da gælder bestemmelsen for den følgende distriktskonference. For deltagelse i henhold til stk. 1 og 2 kan klubben betale kørselsgodtgørelse med 1/10 af aktuel literpris for benzin pr. kørt km. Der skal altid tilstræbes samkørsel. 6 ORLOV Præsidiet kan efter ansøgning bevilge et medlem orlov, når vigtige grunde taler derfor. Orlovsperioden bør maksimalt være på et år. I orlovsperioden betaler det pågældende medlem den del af kontingentet, der svarer til det fastsatte regions- og distriktskontingent pr. medlem. Vedtægter af 25. maj 2011 for Holstebro Y s Men s Club Side 5 af 8
7 AFGÅEDE KLUBMEDLEMMERS TILKNYTNING TIL KLUBBEN Hvis et medlem melder sig ud af klubben af helbredsmæssige eller aldersmæssige årsager eller lignende, kan præsidiet tilbyde medlemmet, at han kan bevare sin tilknytning til klubben på følgende måde: a) Han kan deltage i de klubmøder og andre klubarrangementer, som menetterne bliver inviteret til. b) Han kan blive medlem af klubbens udvalg på samme måde som klubbens medlemmer (dog ikke som formand). Tilbuddet efter stk. 1 skal gives sådan, at det tidligere medlem kan vælge alene at deltage som nævnt i stk. 1, punkt a), eller at deltage både som nævnt i punkt a) og b). Det tidligere medlem kan til enhver tid ophøre med at deltage efter punkt b) og alligevel fortsætte efter punkt a), og han kan til enhver tid helt ophøre med at deltage. Disse tidligere medlemmer, der på denne måde ønsker at bevare tilknytningen til klubben, er ikke medlemmer af klubben og betaler ikke kontingent til klubben. De modtager et eksemplar af klubbens blad ved hver udgivelse. Stk. 5 Når præsidiet nedsætter udvalg, placeres de tidligere medlemmer, der har valgt punkt b) i stk. 1, i relevante udvalg, og præsidenten meddeler dem, hvilke udvalg de er medlem af, og oplyser samtidig om udvalgets øvrige medlemmer. Disse tidligere medlemmers fortsatte tilknytning til klubben skal fremgå af navne- og adresselisten i klubbens program og af oversigten over udvalg. 8 MENETTERS TILKNYTNING TIL KLUBBEN Såfremt et medlem afgår ved døden, skal præsidiet tilbyde medlemmets eventuelle efterlevende ægtefælle, at hun er velkommen til fortsat at komme i klubben, og at det skal ske efter samme retningslinier, som gælder for afgåede klubmedlemmer, og som det er nedfældet i 7. Menetternes tilknytning til klubben skal fremgå af klubbens program på samme måde, som det fremgår af sidste afsnit i 7, stk. 5. 9 MADKASSEREGNSKAB Der opretttes et selvstændigt regnskab til brug for registrering af indkøb og afregning m.v. af servering til klubmøderne. Regnskabet følger klubbens regnskabsår. Vedtægter af 25. maj 2011 for Holstebro Y s Men s Club Side 6 af 8
De medlemmer og deres eventuelle ledsager, der deltager i møderne, betaler den aftalte pris, som er kr. 70,- pr. kuvert. Denne pris betales, uanset om der serveres øl, vand eller vin til maden, og uanset, om drikkevarerne er sponsoreret. Bliver det nødvendigt at forhøje prisen, eller kan prisen sænkes, meddeler præsidiet dette på førstkommende klubmøde. Skatmesteren fører dette regnskab, som skal revideres af klubbens revisorer, og det fremlægges hvert år til godkendelse på klubbens ordinære generalforsamling. Et eventuelt overskud skal ubeskåret gå til Time of Fast-projektet. Dog således, at der til enhver tid skal være en passende arbejdskapital i madkassen. 10 GAVEREGULATIV Præsidiet skal, uanset eventuelle andre tiltag, altid sørge for, at medlemmer, seniorer og menetter efter 8 på mærkedage får overbragt en pæn blomsterhilsen, såfremt den pågældende ikke har frabedt sig det. Ved et medlems mærkedage forstås bryllup, sølvbryllup og guldbryllup samt diamantbryllup og derefter bryllupsdage hvert 5. år. Desuden medlemmets 50 års fødselsdag og derefter fødselsdage hvert 10. år. Endvidere et medlems jubilæum som medlem af klubben i 25 år, 40 år, 50 år og derefter hvert 10. år. Omfattet af denne ordning er klubbens medlemmer samt de seniorer, der er omfattet af 7 og 8. De medlemmer, der ønsker at være med til at sende en opmærksomhed til et medlems mærkedage, må selv holde sig orienteret og sørge for at kontakte pastpræsidenten, som står for indsamlingen. Pastpræsidenten har ikke pligt til at kontakte nogen i denne anledning, men han skal lejlighedsvis ved interne klubmøder orientere om kommende mærkedage. Det understreges, at det er helt frivilligt, om man ønsker at være med til at give noget ved de givne lejligheder. Stk. 5 Ved almindelig opmærksomhed består gaven af 50 kr. pr. medlem. Stk. 6 Ved særlig opmærksomhed, som er i de tilfælde, hvor der er sendt invitation ud til alle klubbens medlemmer og seniorer, består gaven af 150 kr. pr. par og 75 kr. for enlige. Pastpræsidenten vil gerne i god tid have et praj, om der sendes en generel invitation ud eller ej. Vedtægter af 25. maj 2011 for Holstebro Y s Men s Club Side 7 af 8
Stk. 7. Beløbets størrelse i stk. 5 og 6 revurderes hvert 5. år på et internt klubmøde, første gang i år 2015. Stk. 8. I tilfælde af medlemmers, menetters og seniorers alvorlige sygdom sender klubben en blomsterhilsen ved præsidiets foranstaltning. Præsidiet alene beslutter, hvornår det skal finde sted. 11 VEDTÆGTSÆNDRINGER Disse vedtægter kan ændres ved simpelt stemmeflertal på et klubmøde. Hvis mindst en tredjedel af de fremmødte forlanger det, skal vedtægtsændringerne vedtages på to på hinanden følgende interne klubmøder. Der må ikke vedtages ændringer, som er i strid med klubbens, regionens eller de internationale love. 12 IKRAFTTRÆDEN Disse vedtægter er ændret på den ordinære generalforsamling den 11. maj 2011 og på det interne klubmøde den 25. maj 2011, og de træder i kraft fra sidstnævnte dato......... Otto Ø. Kruse Flemming Lønbæk Jensen Gunnar Nielsen Præsident Dirigent Sekretær Vedtægter af 25. maj 2011 for Holstebro Y s Men s Club Side 8 af 8