Referat af organisationsmøde 28. november 2011 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Bornholm den 28. november 2011 kl. 11.00 på Bornholm Til stede var bestyrelsesmedlemmerne Gitte Rasmussen, Gunnar Sørensen, Ole Madsen, Henning Andreas Jensen og Kim Johansen. Endvidere deltog landsformand Kenneth Høfler. Fra administrationen deltog adm. direktør Palle Adamsen, forretningsfører Kurt Kristensen samt direktionssekretær Tina Brorly, som optog referat af mødet. Formand Gitte Rasmussen åbnede mødet og bød velkommen. Dagsorden: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Forslag om tilskud fra dispositionsfond i budgetåret 2012/13 4. Udlejningssituationen 5. Nybyggeri/renovering 6. Godkendelse af låneoptagelse for afdeling 329 vedr. vinduesprojekt 7. Ændringsforslag vedr. fordeling af varmemesterløn vedr. Neksø og afd. 301/572 8. Samarbejdsrelationer til Bo42 9. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Palle Adamsen oplyste, at mange kommuner nu er kommet i gang med de dialogmøder, som hvert år skal holdes mellem kommunen og hver enkelt boligorganisation. I ca. halvdelen af de kommuner, hvor Lejerbo er repræsenteret, er der holdt møder. Det er en forudsætning for dialogmøderne, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til alle væsentlige områder i deres boligorganisationer, dvs. økonomi, bygningsdrift, udlejning, beboerdemokratiet samt tryghed og trivsel i boligområderne. Bestyrelserne skal være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og følge op på, hvor langt man er nået i målopfyldelsen. Til hjælp for organisationsbestyrelserne vil årsregnskaberne fremover blive suppleret med en særlig beretning, der giver organisationsbestyrelserne et overblik over udviklingen i både organisationens og afdelingernes egenkapital og i de væsentligste driftsudgifter. Materialet vil også indeholde skemaer til brug for bestyrelsernes vurderinger og målsætninger på de andre ikke økonomiske områder. På nybyggeri-siden har der et par år været stilstand, men i løbet af 2010 kom der gang i tilsagnene igen. Det skyldes, at vi fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og at kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 var sat ned fra 14 % til 7 %. I Lejerbo har vi fået tilsagn til at opføre over 600 nye boliger. Det er betydelig flere end vi har opnået de seneste år. Det er ikke kun nybyggeriet, der er godt gang i. I 2010 har Lejerbo afleveret renoveringsarbejder for næsten 1 mia. kr. I år har vi renoveringsarbejder under udførelse for yderligere 1 mia. kr. og sager under projektering for ca. ½ mia. kr. Det er selvfølgelig i høj grad byggeafdelingen, der arbejder på renoveringsprojekterne, men også regionskontorer, lokalinspektører og varmemestre bidrager på denne måde til at vores boliger fortsat er tidssvarende og attraktive.
Efter boligaftalen 2010 mellem regeringen, Dansk Folkeparti og De Radikale er der de kommende 3 år sat ekstra midler fra Landbyggefonden af til renoveringsarbejder. Oven i de årlige 2,6 mia. kr. lægges i årene 2013 til 2016 i alt 5 mia. kr. Boligaftalen er netop blevet justeret, så de ekstra 5 mia. kr. fremskyndes til 2011/2012. Det er derfor væsentligt, at alle organisationer og afdelinger netop nu får klarlagt renoveringsbehovet og truffet beslutninger om at komme i gang, så man kan få del i de ekstra midler. På udlejningsområdet har vi de seneste år igen oplevet en stigning i antallet af ledige boliger, der giver lejetab. Aktuelt har Lejerbo i alt 106 ledige tabsgivende familieboliger. Udviklingen er lidt i bedring, men i nogle områder må vi konstatere, at der ikke længere er brug for de boliger, vi har. Derfor er der også i Lejerbo overvejelser i gang om nedrivning af én eller flere boligblokke. Vi har tidligere orienteret om det meget store IT-projekt i Lejerbo, hvor vi lægger alle vores hovedprocesser økonomi, udlejning, drift og vedligeholdelse, byggestyring, løn, forbrugsregnskaber ind i samme IT-system. Projektet startede sidste sommer og forventes afsluttet 1. maj 2012. Både tidsplan og budget er hidtil overholdt. Vi går nu ind i projektets sidste halvår, og skal i gang med den spændende og kritisk fase, hvor alle tilpasninger og nyudviklinger skal testes. I 2010 igangsatte vi også det elektroniske fraflytningssystem Infoserver, som nu har ændret navn til E-moove. Også her er vi ved at afslutte sidste fase. Ved udgangen af 2011 er stort set alle afdelinger tilsluttet. Samtidig har vi fået den sidegevinst, at der kommer plantegninger på alle boliger på hjemmesiden. Brugen af det elektroniske fraflytningssystem giver allerede nu væsentlige besparelser både i håndværkerudgifter og arbejdstimer. Det er blot ét af de tiltag, som Lejerbos indkøbsfunktion har igangsat med mærkbare økonomiske fordele for afdelingerne. Vores skøn er, at de efterhånden mange landsdækkende indkøbsaftaler har givet en samlet udgiftsreduktion på ca. 20 mill. kr. årligt. Flere af de andre store administrations- og boligorganisationer er blevet opmærksomme på vores resultater, og har udtrykt ønske om at blive koblet på Lejerbos indkøbsaftaler. Vi er gået i gang med at undersøge, hvordan det kan organiseres. I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode (2011/2012) kr. 13.032 til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Bornholm. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at vederlaget fordeles med 2 andele til formanden, 2 andele til næstformanden og 1 andel til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Med mindre organisationsbestyrelsen meddeler andet, vil administrationen udbetale beløbet efter denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb. Kim Johansen og Ole Madsen spurgte i relation til det nye IT system, om det bliver nemmere f.eks. at opdatere referater m.v. på hjemmesiden samt om mulighederne for opfølgning på budgetter, således man kan se de eksakte fakturaer. Palle Adamsen svarede, at adgangen i det nye IT systemet skulle blive meget nemmere både i relation til budgetopfølgning samt oploading af referater m.v. på de lokale hjemmesider. Hvis der på Bornholm er interesse, kan der sagtens arrangeres et lille seminar omkring de nye hjemmesider. Kim Johansen efterspurgte et notat på, hvilke arbejder der kan omfattes af en ansøgning til Landsbyggefonden i forhold til de midler, der stilles til rådighed til renoveringsarbejder.
Palle Adamsen meddelte, at der ikke er ændret på det, man kan søge på, der er blot kommet nogle flere penge. Forvaltningsgruppen kan godt give nogle overskrifter på, hvilke typer arbejder, der er grundlag til at søge Landsbyggefonden på. Ole Madsen havde i de udsendte referater fra hovedbestyrelsesmøder læst, at der er lagt moms på rykkergebyr, så dette udgør 260 kr. Han fandt, at dette var en høj pris for rykkergebyr. Palle Adamsen var enig i, at det er et stort beløb, men rykkergebyret er lovbestemt på landsbasis for alle lejeboliger. I første omgang var der usikkerhed om, hvorvidt der skulle betales moms af rykkergebyret, men Skat har sagt, at der skal lægges moms på. Det betyder, at der ud over de 260 kr., der opkræves hos lejerne, skal opkræves 25 % ekstra hos boligorganisationerne til betaling af momsen. Han orienterede om, at det pr. 1/1 2011 også er pålagt, at der skal betales moms af ventelistegebyr. Gebyret udgør nu 200 kr. incl. moms, og her opkræves det samlede beløb hos ansøgerne. Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Forud for mødet er udsendt regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/7 2010 til 30/6 2011, forvaltningsrevision for regnskabsåret 2010 for administrationsorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/7 2012 til 30/6 2013. Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingerne for perioden 1/7 2010 til 30/6 2011, dels budget for afdelingerne for perioden 1/7 2012 til 30/6 2013 og dels tilstandsrapport for afdelingerne. Som følge af ændringer i lovgivningen om regnskabsaflæggelse og revision har revisionen opdateret redegørelsen for ansvarsforhold for regnskabsaflæggelse og revisionens mål og omfang, jfr. revisionsprotokollat af 24. august 2011. Revisionsprotokollatet skal godkendes og underskrives af bestyrelsen på mødet. Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra de afdelinger, hvor der på regnskabstidspunktet var afdelingsbestyrelse og/eller afholdt afdelingsmøde. Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til regnskab og budget for afdeling 572-1, Gudhjem Plejehjem. I beretningen forrest i regnskabet - side 2, 3 og 4 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret. I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 90 og 91 bemærkning til forhold i afdeling 265-0, 326-0, 329-0, 572-0, 643-0 og 676-0. På side 4 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen kommenteret revisionens supplerende oplysninger, som vil blive indsendt til kommunen, hvis bestyrelsen ikke har andre bemærkninger. Bestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning. Ole Madsen nævnte, at han havde deltaget i afdelingsmøde i Hasle, hvor han havde gennemgået regnskaberne med den nye bestyrelse. Den nye bestyrelse var helt lost hvad regnskaber angik, men efter flere timers gennemgang følte de sig så rustede, at de turde afholde et ekstraordinært afdelingsmøde for at få regnskaberne godkendt.
Til hans store forbløffelse lå samtlige afdelingers regnskaber og underskriftspapirer til anvendelse ved afdelingsmøderne og flød i Hasles selskabslokale. Ingen anede hvad det var og hvor det var kommet fra og hvad de skulle bruge dem til. Han havde derfor taget samtlige regnskaber med hjem og sørget for at de blev udsendt til de respektive afdelinger. Han bad administrationen var opmærksom på, hvem man fremover tilsender regnskabsmateriale. Han oplyste, at der er aftalt afdelingsmøde i Hasle den 30. november, hvor Gitte Rasmussen og han deltager. Det undrede ham dog, at der i den udsendte dagsordenen står, at afdelingen skal godkende regnskaberne. I alle andre afdelinger skal man blot have regnskabet forelagt til orientering og godkende budgetterne. Gitte Rasmussen afklarer dette med Ditlev Friis. Ole Madsen fandt ligeledes, at der var et stort behov for et regnskabskursus for samtlige afdelingers bestyrelsesmedlemmer for en generel gennemgang af et regnskab. Bestyrelsen var enig heri. Kim Johansen oplyste, at beboermødet i afdeling 326 i henhold til vedligeholdelsesplanen har givet afdelingsbestyrelsen fuldmagt til at overføre fra konto til konto fra år til år, således at man kan overføre penge f.eks. til maling, der ikke er blevet brugt det pågældende år. Palle Adamsen henviste herefter til nedenstående oversigt, som er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter, og viser lejestigningen i de enkelte afdelinger for den kommende periode. Afd. nr. Afd. navn Gældende 265-0 Fam.boliger Byvangen/ Pilestræde leje Kommende leje Ændring pr. m² Ændring i 809,78 832,37 22,59 2,79 265-0 Byvangen/ 924,05 946,63 22,59 2,44 Ung.boliger Pilestræde 301-0 Blommestien/ 843,67 868,32 24,64 2,92 Solstien 326-0 Buen 570,67 581,29 10,62 1,86 329-0 Zahrtmannsvej 599,67 613,68 14,01 2,34 572-0 Klippebo 932,11 937,14 5,03 0,54 Ældrebol. 572-1 Gudhjem 1.783,78 1.972,97 189,19 10,73 Plejehjem ex. moms 643-0 Stenarbejderhusene 987,67 1.049,32 61,65 6,24 676-0 Holms Hotel 696,31 715,40 19,08 2,74 %
Siden sidste års bestyrelsesmøde, hvor var oplyst om lejen for den kommende periode, er der sket en omfordeling afdelingerne indbyrdes af udgifterne til ejendomsfunktionærer. Den oplyste leje for afdeling 265-0, 301-0, 326-0, 643-0 og 676-0 er derfor ikke samme leje, som var oplyst sidste år. Der var ikke yderligere bemærkninger til dette punkt, og det konkluderedes, at beretningen blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, herunder regnskab for afdeling 572-1, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt, herunder budget for afdeling 572-1. Ad 3. Forslag om tilskud fra dispositionsfond i budgetåret 2012/13 Palle Adamsen meddelte, at vi fra organisationen har modtaget forslag om tilskud fra dispositionsfonden til nedbringelse af lejen pr. 1/7 2012 for afdeling 265-0, 301-0, 643-0 og 676-0. Der er udsendt bilag, som viser beregning for huslejen, såfremt man bevilliger tilskud til de nævnte afdelinger. Såfremt tilskuddet bevilliges, vil lejen for de ovennævnte afdelinger se således ud: Afdeling Tilskud til Tilskud kr. m² Ny leje pr. Ny leje pr. 1/7 reduktion af 1/7 2012 i % 2012 leje kr. m² 265-0 31.299 11,30 1,40 821,08 Byvangen 265-0 18.805 45,09 2,44 901,50 Pilestræde 301 16.994 12,32 1,46 855,99 Blommestien/Solstien 643-0 46.062 61,73 0,00 987,67 Stenarbejderhusene 676-0 Holms Hotel 40.990 19,08 0,00 696,31 Samlet udgør tilskud fra dispositionsfonden kr. 154.151. Organisationen skal tage stilling til ovennævnte tilskud. Organisationsbestyrelsen godkendte tilskud fra dispositionsfonden til de ovennævnte afdelinger, som anført, gældende for budgetåret 2012/13. Ole Madsen orienterede om, at der vil blive skrevet ud til de omfattende afdelinger om tildeling af tilskuddet, og samtidig gives besked om, at man vil tage det op til drøftelse igen i 2013/14. Ad 4. Udlejningssituationen Kurt Kristensen meddelte, at der i Lejerbo, Bornholm er 209 personer opnoteret på venteliste til en familiebolig og 85 opskrevet til en ungdomsbolig.
Flere af disse personer søger på forskellige rumtyper og forskellige afdelinger, og der er således i alt 348 ansøgere opnoteret til familieboligerne og 121 opnoteret til ungdomsboligerne. Vedrørende familieboligerne søger 4 personer en 1-rums bolig, 93 søger en 2-rums bolig, 138 søger en 3-rums bolig og 113 søger en 4-rums bolig. Vedrørende ungdomsboligerne søger 60 personer en 1-rums bolig og 61 søger en 2-rums bolig. Generelt om udlejningssituationen er det overordnet lidt vanskelige at genudleje ledige boliger. Ventelisten er kort og af de 209 ansøgere er de 79 i bero. Afdeling 265-0(Byvangen) og afdeling 301-0 (Blommestien) Ved genudlejning sendes nogenlunde samme antal tilbud ud som for et år siden, og ventelisten tømmes (stadig) hver gang. Der har i perioden 1. november 2010 til 31. oktober 2011 været én bolig med lejetab på 2 uger, hvilket betyder, at de fleste fraflyttere betaler husleje i hele opsigelsesperioden. Tilbagemelding fra modtagere af tilbud er, at det er et socialt belastet område og huslejen er for høj. Afdeling 326 (Buen) og afdeling 329-0 (Zartmannsvej) Udlejningssituationen er rimelig dog lettest i afdeling 329-0. For at opnå genudlejning udsendes 20-40 tilbud i 1-2 omgange, hvilket er det samme som tidligere. Der har i perioden 1. november 2010 til 31. oktober 2011 været 1 bolig med lejetab på 6 uger, hvorfor de fleste fraflyttere betaler husleje i hele opsigelsesperioden. Afdeling 676-0 (Holms Hotel) For at opnå genudlejning udsendes der flere tilbud end tidligere. Ventelisten tømmes hver gang. Der har i perioden 1. november 2010 til 31. oktober 2011 været 2 boliger med lejetab (tilsammen 24 uger), hvorfor de fleste fraflyttere betaler husleje i hele opsigelsesperioden. Tilbagemelding fra modtagere af tilbud er, at huslejen er for høj. Alle boliger er p.t. udlejet. Fraflytning: Familieboligernes fraflytning i procent i perioden 1. november 2010 til 31. oktober 2011: År Hele organisationen Hele Lejerbo i procent 2010/2011 19,21 % 14,30 2009/2010 27,68 % 15,00 2008/2009 14,69 % 14,61 Huslejerestance: I perioden 1.11.2010 31.10.2011 har der i alt været 2 udsættelser pga. huslejerestance I relation til udlejning af de tomme boliger i afdeling 643-0, Stenarbejderhusene undrede Ole Madsen sig over, at der ikke er sket noget i 3 uger, trods afdelingsformanden havde bedt Lejerbo gøre noget omkring udlejningen. Først da afdelingsformanden selv hængte opslag op i Brugsen, skete der noget. Man drøftede udsendelse af tilbud til en ledig bolig samt den procedure, der er aftalt omkring annoncering af ledige boliger. Fremgangsmåden med annoncering i den lokale Brugsen tages med til efterretning fremadrettet. Det blev ligeledes efterspurgt, at besked
om en ledig bolig tilgår formanden, således man kan følge situationen og evt. bruge alternative midler omkring annoncering, som fungerer i et lille lokalsamfund som Bornholm. Ole Madsen havde tidligere bedt om, at han kunne have ansøgningsskemaer liggende. Kurt Kristensen meddelte, at det sagtens kunne lade sig gøre. Palle Adamsen opfordrede bestyrelsen til på et kommende møde at tale udlejningsstrategi, også i forhold til, hvis vore ejendomsfunktionærer skal gøre noget andet, end de ellers gør. Formanden noterede dette. Ad 5. Nybyggeri/renovering Kurt Kristensen orienterede i relation til Klippebo, at Regionskommunen har brug for at udvide deres serviceareal og har meddelt, at de gerne vil lægge beslag på 2-4 boliger deroppe. Vi har sagt ok til dette, men mod at Regionskommunen bygger tilsvarende antal boliger i den anden ende af byggeriet. Vi afventer tilbagemelding fra regionskommunen. Afd. 326-0 Buen 1-25 m.fl. i Rønne byggeskader og forbedringsarbejder Kurt Kristensen nævnte, at der den 28. august 2009 blev fremsendt ansøgning til Landsbyggefonden vedr. byggeskader og forbedringsarbejder. Der er udarbejdet en indeklimarapport, som er videresendt til Landsbyggefonden efter ønske derfra. Af rapportens konklusion og anbefalinger fremgår det temmelig tydeligt, at vi har været på rette spor med hensyn til tidligere initiativer (installering af gen-vex anlæg). Der foreligger p.t. ikke et skriftligt svar fra Landsbyggefonden, men der er modtaget en telefonisk melding om, at vi ikke skal forvente fondens økonomiske medvirken i denne forbindelse. Kurt Kristensen har skrevet til organisations- og afdelingsformand om dette og har på dette grundlag foreslået, at afdelingsbestyrelsen sammen med administrationen snarest muligt tilrettelægger den tekniske proces, set i lyset af de økonomiske muligheder. Afdelingsformand Kim Johansen har svaret, at han er uforstående overfor meldingen fra Landsbyggefonden, og at han stadig mener, der er anledning til, at Landsbyggefonden går ind i sagen. Sagen er derfor fremsendt til Landsbyggefonden til fornyet vurdering. Kurt Kristensen nævnte, at det handler om ventilation. I 5 af husene har man tidligere løst problematikken ved at sætte gen-vex-anlæg i boligerne og den vej løst fugtproblemerne i boligerne. Såfremt det viser sig, at Landsbyggefonden ikke vil være med, foreslog han, at man sætter anlæggene op i de resterende boliger eller gør det etapevis, da det jo også handler om afdelingens økonomi. Problematikken blev drøftet. I første omgang afventer man en ny vurdering fra Landsbyggefonden, inden de tekniske processer tilrettelægges. Ad 6. Godkendelse af låneoptagelse for afdeling 329 vedr. vinduesprojekt Referat fra det ekstraordinære afdelingsmøde den 31. maj 2011 er udsendt til bestyrelsen. På mødet behandlede man to fremlagte projekter og anlægsbudgetter herfor. Beboerne godkendte budgettet for projektet med Panorama plastvinduer.
Organisationsbestyrelsen skal formelt godkende låneoptagelsen for dette projekt. Ole Madsen nævnte, at sagen blev behandlet og godkendt på det ordinære organisationsbestyrelsesmøde den 8. november 2010, og det undrede ham, at Ditlev Friis havde bedt om, at punktet behandles igen i år. Organisationsbestyrelsen godkendte atter låneoptagelse for afdeling 329-0 vedr. vinduesprojekt. Ole Madsen oplyste, at der har været en besparelse på lidt over 1 mio. kr. Ditlev Friis er informeret herom, og der arbejdes videre med sagen. Ad 7. Ændringsforslag vedr. fordeling af varmemesterløn vedr. Neksø og afd. 301/572 Ole Madsen meddelte, at han havde bedt om, at man på mødet i dag behandler et ændringsforslag til fordeling af varmemesterløn vedr. Neksø og afdeling 301/572. I samarbejde med Ditlev Friis havde han lavet en beregning, som afspejler funktionærens timeforbrug i de enkelte afdelinger. Ændringsforslaget er udsendt til bestyrelsen forud for mødet. Ole Madsen redegjorde nærmere for årsagen samt for beregningen for fordeling af varmemesterløn. Forholdet blev drøftet, hvorefter bestyrelsen godkendte det fremlagte fordelingsforslag. Tallene lægges ind i budgetterne fremadrettet. I relation til drøftelse af fordeling af udgifter blev det endvidere besluttet, at snerydning afregnes time og time for de afdelinger, der benytter sig af funktionærerne, der er tilknyttet Zahrtmannsvej. Ad 8. Samarbejdsrelationer til Bo42 Kurt Kristensen orienterede om, at man gennem længere tid har haft drøftelser med Bo42. Der har været holdt et par møder med deres bestyrelse og de har været på besøg i Lejerbos domicil i Valby samt været ude og se på udviklingen i hovedstadsområdet. Der har siden hen været afholdt formandsmøde med formandskabet for begge administrationer, hvor man bl.a. drøftede situationen og et eventuelt samarbejde på et eller andet niveau. Senere deltog deres forretningsfører og han i mødet og aftalte som konklusion på mødet, at de to samlede bestyrelser hver i sær skulle drøfte sagen og dernæst mødes for at se, hvad der kan komme ud af det. Fra Lejerbo lægges op til, at der laves et lokalt kontor, som administrerer udlejning af alle boliger på Bornholm. Der lægges op til, at det er Bo42 lokale administration, der varetager driften, men at der laves en administrationsaftale med Lejerbo. For Lejerbo vil det styrke os at have et kontor på Bornholm, og for Bo42 vil man kunne gøre brug af Lejerbos ekspertise på mange områder ud over den daglige administration. Det er håbet, at vi kan gå ind og lave et strategisk samarbejde med Bo42. Samarbejdet med Bo42 blev drøftet. Organisationen var positivt stemt for et fremtidigt samarbejde og bestyrelsen fortsætter dialogen med bestyrelsen for Bo42. Ad 9. Eventuelt Ingen bemærkninger. Mødet hævet.