Notat Evaluering Touren i Assens 2014 Summary: Samlet set blev Touren i Assens den 11. og 12. juli 2014 en succes med næsten 600 aktive deltagere og mange øvrige besøgende. Deltagerne fordelte sig med 230 børn til Kids Race, 101 tilmeldte deltagere til Junior- og Senior Race, ca. 200 deltagere til mountainbikeskole i Haarby, Vissenbjerg og Assens samt 59 ryttere til gadecykelløb i Assens by og mere end 200 deltagere til PULSstafet. Arrangementet bød på væsentligt forbedret samarbejde med Assens Handelstandsforenings (aktivitetsgruppe). Vi udviklede et sponsorkoncept og fik afprøvet de muligheder, der ligger for at få opbakning fra handlende og erhvervslivet. Og endelig afprøvede vi de muligheder, der ligger i at inddrage lokale foreninger som frivillige i arrangementet. 29. juli 2014 Kontaktperson: Else Marie Schmidt E-mail: elmas@assens.dk Dir. tlf.: 6474 7373 Mobil nr.: 29119270 Vejret var fremragende, og afviklingen forløb stort set som planlagt, men der er dog punkter, der bør revideres eller videreudvikles. Disse er nærmere beskrevet i nedenstående evaluering. Planlægning, proces- og projektstyring Undertegnede har været ansat i en 6 måneders projektstilling som koordinator for Touren i Assens, hvor overblikket over stort set alle processer, bortset fra markedsføring har været forankret. Hvor vidt det har fungeret, skal jeg lade andre afgøre! Men jeg har selv oplevet det som optimalt, at være en integreret del af organisationen, fordi Touren i Assens udover de eksterne kontakter involverer mange medarbejdere i Assens Kommune. Heriblandt er der en række nøglepersoner/afdelinger, som er helt afgørende for, at arrangementet er blevet en succes: Kommunikationsafdelingen Janne Kornbech, viden og erfaring fra sidste års Tour Freddy Nielsen, Entreprenørgården, viden og erfaring fra sidste år samt praktiske ressourcer på alle områder Vagn Pedersen, Viden og erfaring fra sidste år samt skilte og afspærring Birthe Pedersen, Vej og Trafik, arbejdet med at finde og dokumentere afspærring på ruterne i.f.m. godkendelser Fra starten har Rikke Storm og jeg holdt ugentlige statusmøder. Ca. halvvejs i forløbet, hvor arbejdet blev mere konkret og involverede
markedsføring, er statusmøderne blevet udvidet med Janne samt Karin og Jennie fra kommunikation. Herudover har der været 2 møder i et aktivitetsudvalg om programmet for dagene. En række møder med Assens Handelstandsforening (nærmere beskrevet herunder) samt en omfattende møderække med Multi Motion Assens. Endelig har der været afholdt to møder med TV2/DCU. TV2/DCU Samarbejdet med TV2 har været godt, forstået på den måde, at det er tydeligt at mærke, at vi har en vis status på baggrund af vores deltagelse i arrangementet sidste år. Og det er venlige og omgængelige mennesker, der lytter til de kommentarer og indvendinger, vi har. Eksempelvis er det meget tilfredsstillende, at det lykkedes os at få ændret vores datoer fra tirsdag/onsdag til fredag/lørdag. Derimod er det mindre tilfredsstillende, at vi skal ind i maj måned før TV2 har deres partnere på plads, specielt fordi partnerne jf. kontrakten med TV2 har brancheeksklusivitet. Det betyder, at vi har svært ved at indgå aftaler med lokale partnere fordi, vi kan risikere at måtte aflyse aftaler igen, hvis de konflikter med TV2 partnere. En regulær drejebog over praktik og aktiviteter fra TV2 fik vi først den 28.maj, og den blev efterfølgende ændret flere gange. Kontrakten blev indgået meget tidligt i forløbet, men desværre var den ikke fyldestgørende vedrørende behovet for el-installation. Det viste sig senere, at behovet for el var så meget større, at det påførte Assens Kommune ekstraomkostninger til el i omegnen af kr. 15.000. Et forhold, som vi har påpeget overfor TV2 i mail af 13/7-14 fra Rikke Storm. Samarbejdet med DCU har været udmærket, men det har været tydeligt, at DCU ikke har erfaring med TV2 på Tour konceptet. Planlægningen har på visse områder været noget sen og mangelfuld. TV2/DCU var meget tilfredse med Touren i Assens. Assens var også denne gang én af de byer, der gjorde mest ud af og havde mest styr på arrangementet. Assens Handelstandsforeningen I starten af året fik Assens handelsstandsforening ny bestyrelse samt et aktivitetsudvalg, der fik til opgave at skabe aktivitet i Assens By. I samarbejde med Lene Bang Krause og Kathrine West indbød vi til møde om årets to store events. Det førte efterfølgende til en Side 2 af 10
møderække og godt samarbejde mellem aktivitetsudvalget, Lene Bang Krause og jeg. Undervejs arrangerede vi et fyraftensmøde med information om de to events for handelsstandsforeningens medlemmer med deltagelse af borgmesteren. Der var 39 tilmeldte til mødet fra 30 butikker. Stemningen på mødet var særdeles god, og det har givetvis været medvirkende til, at vi efterfølgende fik god opbakning til begge events. Som en del af Touren i Assens arrangerede vi afholdelsen af PULS stafet 14 samt et gadecykelløb med opløbsstrækning op ad Østergade. I den forbindelse flyttede handelstandsforeningen deres Open Summer Night til samme dato samt arrangerede livemusik i Østergade. I forening med det gode vejr skabte arrangementerne en helt fantastisk eftermiddag/aften med en stemning uden sidestykke og med rigtig mange mennesker i bymidten. Der er ikke tvivl om, at arrangementerne var en succes, men hvis vi vælger at gentage dem, skal der visse steder være lidt mere afspærring ligesom det skal overvejes, hvordan vi kan håndtere, at Østergade ikke er spærret af fra morgenstunden. Jeg vurderer, at samarbejdet har været med til at skabe fundamentet for et fortsat godt samarbejde om aktiviteter og synliggørelse af Assens By. Programmet Programmet var bygget op om de mange aktiviteter, som fulgte med TV2 på Tour. Fredag fokuserede programmet på borgmesterdysten på cykelsimulator, som blev flot kørt af SSA samt børnecykelløbet Kids Race, der havde 104 forhåndstilmeldte samt et antal, der dukkede op på dagen, i alt 230 børn sammen med masser af forældre og bedsteforældre. Konceptet omkring Kids Race er helt forrygende. Som sidste år var Frederik opvarmer og deltager på rulleskøjter, og Jan Anker fra Politiet i Assens valgt at sætte sin patruljevogn ind som førerbil med blink og sirener stor succes! Lørdag indeholdt programmet Junior- og Senior Race. Kort før tilmeldingsfrist, var der kun 30 tilmeldte til junior/senior race. TV2 og DCU besluttede derfor at stille 100 fribilletter til rådighed. Herefter kom antal tilmeldte til de to løb op på 101 deltagere. Afviklingen forløb fint, og deltagerne udtrykte begejstring over løbet, der blev kørt på en smuk, helt afspærret rute med ny asfalterede veje!!, men den manglende interesse for at tilmelde sig løbet til en pris på kr. 275, må kalde på en hel del selvransagelse hos DCU. I Side 3 af 10
Assens Kommune kan vi kun være glade for, at de mange anstrengelser for at leve op til kravene om helt afspærrede ruter endte med at blive en rigtig god oplevelse for deltagerne, men der er desværre ikke tvivl om, at DCU s koncept omkring voksencykelløbene ikke var gennemtænkt. Det bliver interessant at se, hvordan TV2 og DCU evaluerer omkring dette. Lørdagen bød herudover på børneaktiviteter med Centimetermaraton med Rasmus Klump og boobles race. Øvrige aktiviteter fra TV2 omfattede dagens Tour-etape samt tegnefilm på storskærm, aktiviteter med Premiere Is, badgesværksted, cykelværksted, trafiklegeplads og wheelybug-bane. Fra Assens Kommunes side havde vi suppleret programmet med et antal aktiviteter: Vi startede fredagen med at Søren Steen Andersen spiste kage med de fremmødte børn. Vi havde inviteret de nærliggende børneinstitutioner til at deltage, men det ser ikke ud til, at de tog imod tilbuddet. Alligevel var der børn nok på pladsen til, at det blev et fint lille indslag, som også blev filmet af TV2. Herefter skulle 13 unge sangere samt instruktør Isabel Ravn fra Frøbjerg Ungdomsteater havde åbnet programmet med nogle af de bedste hits fra Vi maler byen rød. Desværre meldte de unge sangere fra med kun 2 dages varsel. Instruktør Isabel Ravn leverede sammen med en enkelt elev fra Frøbjerg Ungdomsteater en flot erstatning, men det kan undre, at de unge mennesker fra Frøbjerg Ungdomsteater valgte ikke at udnytte denne potentielle mulighed for landsdækkende eksponering via TV2!! Vi havde inviteret til en konkurrence om at blive årets cykelkunstner. Det gav kun 3 deltagende cykler, men de var til gengæld både kreative og flotte, og inspirerede også mange besøgende til at stemme på den flotteste. Vi havde stillet en forhindringsbane op, men den blev stort set ikke brugt, ligesom en planlagt konkurrence med politikere på forhindringsbanen blev aflyst, fordi vi kun havde fået en tilmelding der i øvrigt senere blev trukket tilbage. AssensSpejderne deltog med bål, snobrød, pandekager, popcorn, kast med redningsreb efter cykelhjul m.m. De præsenterede deres stande meget flot, men desværre var det især om fredagen svært at få de besøgende til at få øje på dem, fordi de lå lidt afsides i forhold til de øvrige aktiviteter. De er rigtig gode samarbejdspartnere, som vi fint kan bruge igen. De skal bare have en anden placering eller vi skal udtænke aktiviteter, der i højere grad involverer dem. Spejderne har Side 4 af 10
meldt tilbage, at de selv er ganske godt tilfredse, og gerne vil deltage igen. Vi havde booket Cirkus Aroma til at give to forestillinger, og til at være på pladsen hele tiden med deres en-hjulede cykler og cirkuslegetøj. Det blev en stor succes. Astrid og hendes kollega virkede nærmest som en magnet på børnene. Engagementet kostede kr. 20.000, hvilket absolut var pengene værd. Samlet vil jeg vurdere, at vi godt kunne have haft et lidt mere fyldigt program primært med mere optræden, så vi bedre kunne udnytte det flotte telt med scene. Afspærrede ruter Det var et krav fra DCU at ruten til junior- og senior race skulle være helt afspærret for trafik, mens løbene foregik. De to løb var på 32 og 80 km. Vi valgte en 8-km rundstrækning fra Pulsen, over Saltofte, Thorø Huse og tilbage til Pulsen. På ruten blev et større antal husstande specielt i Thorø Huse lukket inde i ca. 4 timer, medens løbene foregik om lørdagen. Fredag afholdt vi et gadecykel løb på en 2-km helt afspærret rute i bymidten. Afspærrede ruter kræver meget information til de berørte. Vi benyttede assens.dk samt facebook og annoncerede afspærringer en gang i Folkebladet og to gange i Ugeavisen Assens, der også bragte en artikel om afspærringerne. De berørte husstande på junior- /seniorruten fik alle et personligt brev udsendt som digital post eller på papir. Det er tilsyneladende første gang, at der i Assens Kommune er blevet afholdt arrangementer med så omfattende afspærringer, men det forløb rigtig fint. Læren fra arrangementet er, at arbejdet med planlægning og gennemførelse af afspærrede ruter er meget omfattende og tidskrævende og at det derfor er afgørende, at det blive sat i gang så tidligt som muligt. Første og fremmest med at finde en rute, der er praktisk mulig, herefter med udarbejdelse af skilteplan, udarbejdelse af ansøgninger til politi, leje af meget store mængder skilte og afspærringsmateriel og sidst men ikke mindst planlægning af logistik og mandskab til at få afspærringerne op og taget ned på det helt rigtige tidspunkt. Erfaringer med afspærringen er indarbejdet på skilteplanen og gemt hos Vej og Trafik, så ruten eventuelt kan anvendes igen. Side 5 af 10
Ruten i Assens By var god, men der bliver kørt rigtig stærkt til et gaderæs, så erfaringen er, at der er behov for ekstra afspærring i krydset Østergade/Damgade og Østergade/Reberbanen samt i forbindelse med parkeringspladserne på Reberbanen. Samtidig vil det være en god ide med et antal bemandede sluser på Østergade, så publikum kan krydse gaden under kontrollerede former. Der har været udfordringer undervejs med lørdagsarbejde på virksomheder, vagtkørsel, en 70 års fødselsdag hvor 50 gæster og et harmoniorkester skulle ind til Skovpavillonen på Skovvej osv., men det er blevet håndteret på fornuftig vis. Der har været kritik af afspærringen, men jeg er ikke bekendt med, at den har været væsentlig, så jeg vil betegne afviklingen som meget vellykket. Eventpladsen Pladsen ved Arena Assens fungerede godt og danne i forening med det store telt og lounge-området foran storskærmet en fin og hyggelig enhed. Vi kunne godt have arbejdet på, at få flere boder gerne lokale med, men det blev noget besværliggjort af, at TV2 s partnere kom så sent på plads, og at den ene lokale cykelforhandler ikke måtte være på pladsen, og at den anden fik tilladelse så sent, at deltagelse ikke var praktisk mulig. Skal arrangementet gentages mener jeg, at vi bør kræve en hurtigere afklaring af TV2, så der bliver tid og ressourcer til at arbejde på flere deltagere på pladsen. Markedsføring Budgettet til markedsføring har i lighed med sidste år været på kr. 55.000. Det er ikke nok, hvis man ønsker at nå væsentligt ud over kommunegrænsen. Vi har derfor koncentreret det papirbårne materiale indenfor kommunens grænser, og brugt facebook samt bannerannoncer og Awords til, om muligt, at nå længere omkring. Samtidig har vi været hjulpet af den ret omfattende tv-annoncering, der har været på TV2 om hele TV2 på Tour arrangementet. Alle butikker på Østergade, børnehaver, udvalgte butikker i øvrige områder/byer samt udvalgte overnatningssteder og virksomheder i Assens Kommune har modtaget en pakke bestående af en A2 og en A3 plakat samt flyers og postkort. Butikkerne i Østergade har denne gang taget godt imod og brugt materialet. Plakaterne har hængt i langt de fleste butikker, hvorimod det kun er blevet sporadisk brugt i kommunens øvrige butikker. Samlet pris for trykt materiale ligger på ca. kr. 9.500. Al distribution er foretaget af entreprenørgården. Side 6 af 10
Som sidste år har vi brugt kr. 10.000 på et 4-siders indstik i Ugeavisen Assens med det fulde program. Indstikket var i 1. juli. Herudover har vi brugt ca. kr. 8.500 til specifik annoncering for MTB skolen, Gadecykelløbet samt nødvendig annoncering af afspærringer. Vi har ikke haft behov for at annoncere efter frivillige. Niveauet for annoncering vurderes at være passende. Ca. 2 uger før Touren har vi haft outdoor-plakater ved indfaldsvejene i Assens, Haarby, Glamsbjerg og Tommerup. Vi ville gerne have outdoor-plakaterne op i mere end 2 uger, i hvert fald i Assens, men det var desværre ikke muligt. Desuden opsatte vi pop-up kunst ved indfaldsvejene i Assens i form af 3 skulpturer bestående af cykelvrag fra genbrugspladserne, velvilligt lakeret i Tour-farver af Assens Autolakering og samlet i kreative skulpturer af Entreprenørgårdens folk. Det blev en rigtig fin aktivitet, som der blev lagt mærke til og snakket meget om i Assens by og på facebook. Det er en rigtig god ide at bruge den type af skæve indslag til at skabe opmærksomhed om arrangementet. Det koster ikke noget, men er dog meget ressourcekrævende. Facebook har været brugt ret intensivt med nye opslag så snart, der har været en anledning. En del af dem har været betalte. Vi har brugt ca. kr. 1.000 på dette. Det er svært at vurdere effekten, men der har både været likes, debat og delinger ved mange af opslagene. I forbindelse med Mountainbikeskolen og gadecykelløbet, har vi optaget små videofilm, som er blevet delt på facebook. Herudover har vi brugt ca. kr. 6.000 på Adwords og ca. kr. 12.000 på bannerannoncering på Fyns Stiftstidende. Begge aktiviteter har været igangsat ca. 14 dage op til Touren. Se evaluering af trafik på hjemmesiden i vedhæftede bilag (JRN 28/7). Materialet har igen i år været grafisk meget flot og gennemført. Det er bemærkelsesværdigt at alt lige fra annoncer, plakater, bannere og breve til beboere om afspærring til skilte og menukort i Arenaen har haft det samme grafiske udtryk. Det er svært at vurdere effekten af de enkelte aktiviteter i forhold til hinanden, men Touren i Assens blev en succes både i forhold til antal deltagere og besøgende i øvrigt, og det er min vurdering at markedsføringskronerne er blevet brugt ganske målrettede. Skulle jeg pege på noget, er det, at man nok med fordel kunne satse mere på skæve indslag som fx cykelskulpturerne der i kombination med facebook og andre sociale medier er gode til at skabe opmærksomhed og debat. Side 7 af 10
Presse Vi har generelt fået fin pressedækning i hele forløbet. Mange af artiklerne har været store, og i Fyns Stiftstidende har vi opnået 4 dobbeltsider, hvoraf de 3 har været ubetinget positive og den sidste med en let kritisk vinkel i forhold til, om Assens Kommune får nok for pengene. I perioden op til touren har vi udsendt 6 pressemeddelelser. I artikeldatabasen infomedia er der fundet 77 artikler baseret på søgeordene: Tour Assens, Mountainbike Assens, Pulsstafet Assens. Artiklerne er fordelt således (cirkatal): Landsdækkende dagblade 2 Regionale dagblade 19, heraf 15 i Fyns Stiftstidende Lokale ugeaviser 17, heraf 10 Ugeavisen Assens og 3 Folkebladet Fagblade og magasiner 3 Webkilder 36 TV2 har fredag og lørdag sendt 2 x 50 minutters direkte tv fra mobilstudiet i Assens. En hel del af de i alt 100 minutter blev brugt på at stille om til Tour de France studiet/dækningen eller på indslag, der ikke har noget med Assens at gøre, men jeg vurderer, at ca. halvdelen at tiden er direkte udsendelse fra eventpladsen eller for-producerede indslag om øvrige aktiviteter. Fx har der været et rigtig godt indslag fra MTB skolen i Haarby, et fint indslag om gadecykelløbet i Østergade, samt (om søndagen i udsendelsen fra Bogense) et indslag fra Junior/senior ruten, der var filmet ude på ruten, ved afspærringen i Thorø Huse samt i målområdet og ved præmieoverrækkelsen. Vores for-producerede præsentationsindslag om Assens blev sendt i sin fulde længde, selvom det var mere end dobbelt så langt som de ønskede 2 min. Indslaget var anderledes end præsentationerne fra de øvrige 9 byer og blev også af TV2 præsenteret som anderledes. Samlet set er vi lykkedes meget godt med at brande Assens som en aktiv kommune, der satser på bredden. Seertallet fredag og lørdag var henholdsvis 54.000 0g 74.000 seere. Sponsorater Der har været udarbejdet et sponsorkoncept med sponsormuligheder i 3 niveauer (bronze, sølv og guld) samt muligheder for skræddersyet sponsorering. Konceptet blev præsenteret for de største virksomheder i kommunen svarende til de virksomheder, der deltog i temamøde om Side 8 af 10
branding af Assens Kommune plus en række mellemstore virksomheder i nærheden af Assens by. Virksomhederne har modtaget en mail om konceptet, og er efterfølgende blevet kontaktet pr. telefon. Samlet set har det givet sponsorater til kr. 65.500 (= kr. 54.038 ekskl. kommunal moms). Herudover er de handlende i Østergade blevet besøgt af personale fra kommunikation. Det har indbragt en lang række små og lidt større sponsorgaver og gavekort. Vi har mødt meget velvilje i forhold til at bakke op om Touren i Assens. I alt har 30 sponsorer været aktiveret. Det er min vurdering, at resultatet i høj grad hænger sammen med, at der har været udarbejdet et konkret koncept, så sponsorerne har kunnet se, hvad de fik igen. Og så har det heller ikke været nogen ulempe, at de store virksomheder har været præsenteret for eventen Touren i Assens på temamødet i marts. Der har været en grad af genkendelse, når de har fået sendt materialet ud. Det fungerer godt at sende sporsormaterialet ud pr. mail, men det SKAL følges op pr. telefon ellers har det ingen effekt. Det er en god ide, at arbejde struktureret med sponsorering, fordi det giver penge til lidt ekstra, men også fordi, det sender et godt signal, at så mange virksomheder ønsker at bakke op om Assens Kommunes arbejde med at synliggøre kommunen. Men man skal gøre sig klart, at det er meget tidskrævende. Vi kom først rigtigt i gang med sponsorarbejdet i starten af maj, og det er for sent. Det blev meget presset til sidst. Frivillige Der var brug for forholdsvis mange frivillige til afviklingen. Vi valgte at kontakte alle foreninger med tilbud om, at de kunne stille frivillige mod en betaling til foreningskassen på kr. 200 pr. mand pr. vagt af ca. 3 timers varighed. Foreningerne blev kontaktet via mail liste hos Bodil Christensen og Ane Caspersen. Vi fik svar fra 6 foreninger primært sociale, der samlet stillede med ca. 40 frivillige. Under touren udfyldte de frivillige 76 vagter til en samlet betaling på kr. 15.200. Herudover har frivillige fra Multi Motion Assens varetaget anslået 40-50 vagter. MMA er blevet betalt for deres indsats fra DCU, og har derfor ikke fået yderligere betaling fra AK. Hvervning og håndtering af frivillige har fungeret fint. Det har ikke været svært at få nok frivillige, men det er et meget stort og tidskrævende arbejde, at planlægge konkrete vagter og booke de Side 9 af 10
frivillige. Og det er afgørende, at der er en fast tovholder på dette, ligesom det er vigtigt at tovholderen så vidt mulig er til stede for at modtage de frivillige, så de bliver registreret og guidet videre til den, der skal instruere dem i opgaven. De frivillige har været glade for at være med, og mange har uopfordrede tilbudt sig igen. Else Marie Schmidt 29. juli 2014 Side 10 af 10