EVENTSAMARBEJDE I REBILD Eventstrategi og praktisk guide til styrkelse af samarbejdet omkring events
Projektet Destinations-, organisationsog eventudvikling i Rebild Kommune Formålet med projektet Destinations-, organisations- og eventudvikling i Rebild Kommune er at styrke og udvikle turismen i Rebild Kommune. Med udgangspunkt i de eksisterende events i Rebild styrkes sammenhængskraften på tværs af eventens værdikæde, således at de involverede virksomheder får skabt spændende og attraktive tilbud til gæsten før, under og efter eventen. Parallelt hermed arbejdes der på at skabe et event- og brandingsekretariat, der kan samle og forpligte erhvervets parter og dermed sikre en fortsat udvikling af events i Rebild Kommune. Projektet er udviklet på initiativ af VisitRebild og Rebild Kommune i samarbejde VisitNordjylland. 30 erhvervsdrivende og ildsjæle har deltaget i projektet. Rådgivere fra Seismonaut Tourism har stået for tilrettelæggelsen og faciliteringen af workshops samt udarbejdelse af denne publikation om eventsamarbejde i Rebild. Projektet er støttet af midler fra Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, gennem VisitNordjyllands projektbevilling og indsatsområde Fyrtårn Nordjylland stærke oplevelseskoncepter. Projektet er realiseret i perioden marts 2013 til februar 2014. Foto på på side 4 og 29: Comwell Sport Rebild Bakker. Øvrige fotos: VisitRebild.
Eventstrategi for Rebild Kommune 4 Guide til eventsamarbejde Guide til events Guide til erhvervs- og turistaktører 15 20 32
Eventsamarbejde i Rebild EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 5 Introduktion I Rebild Kommune er vi begunstiget af enestående og varierede naturområder, et rigt kulturliv og masser af oplevelsestilbud inden for natur, kultur og sport. Vi har også en række større events, som bidrager til at sætte vores område på verdenskortet og til at tiltrække købestærke gæster. Kultur- og eventturisme og de tilknyttede oplevelseserhverv er en vækstskaber i den internationale turisme og udgør i dag et af de største og hurtigst voksende turismemarkeder på globalt plan. Samtidig er eventudvikling udpeget som et indsatsområde i erhvervs- og turismepolitikken fra 2012, og med det afsæt er der taget initiativ til nærværende projekt om eventudvikling. Projektet har tre overordnede mål: 1. At formulere en fælles eventstrategi. 2. At arbejde med konkrete events og i den forbindelse udvikle værktøjer, der kan bidrage til det fremadrettede arbejde med lokale events. 3. At udarbejde et forslag til en fremtidig organisering af eventområdet. Denne publikation er afrapporteringen på punkt 1 og 2, mens resultaterne i forhold til punkt 3 afrapporteres i et særskilt dokument. Projektet er gennemført i samspil mellem eventarrangører, turistvirksomheder, kulturinstitutioner, foreninger, Naturstyrelsen, Center for Kultur og Fritid og VisitRebild. Udgangspunktet er samarbejde Forløbet bestod af en række workshops og møder med en åben invitation til alle aktører inden for events, turisme og erhverv om at deltage. Den fremsatte eventstrategi og guiden til eventsamarbejde og arbejdet med disse er et resultat af en fælles indsats blandt ovennævnte aktører. Derfor er det også et samarbejde, der skal drive denne vision fremad. Det er oplægget, at visionen forankres og udmøntes gennem de mange lokale aktører og gennem et udførende event- og brandingsekretariat, som alle involverede parter støtter op om og bidrager til. Samlet er publikationen et oplæg til en eventindsats, der udmøntes i samspil mellem eventarrangører, virksomheder og Rebild Kommune m.fl. I vores arbejde benyttede vi os af to konkrete eksempler, som kunne inspirere og oplyse. Det var Rebildfesten den over 100 år gamle traditionsrige festlighed, der hvert år den 4. juli markerer venskabet mellem USA og Danmark. Og det var 12 timer i Rold et udfordrende og spændende 12-timers mountainbikeløb i Rold Skov, der henvender sig til både nye og øvede cykelentusiaster. Formål Formålet er at vise, hvordan vi skal samarbejde for at få mere værdi ud af de events, der udvikles i kommunen, de events, der allerede findes i kommunen, og de nye events, som vi tiltrækker udefra, og hvordan vi gennem et strategisk samarbejde om events skaber mere værdi for hele destinationen Rebild i form af økonomisk vækst, et højere serviceniveau og bedre oplevelser for vores turister. Eventpublikationen indeholder derfor konkrete samarbejdsguider til eventorganisationerne og til erhvervs- og turistaktører. Formålet med eventpublikationen er desuden at give en samlet beskrivelse af det grundlag, hvorpå vi ønsker at samarbejde om events. Dermed beskrives en fælles fortælling og de fælles værdier, som er udgangspunkt for et tværgående samarbejde mellem turismeerhvervet, kulturerhvervet, Naturstyrelsen, VisitRebild, Erhvervsudviklingsrådet og Center for Kultur og Fritid.
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 6 Vores event-dna I dette afsnit kan du læse om nogle af de kendetegn, som er særlige og endda unikke for os. Man kan sige, at det er vores områdes DNA. Afsnittet handler derfor om nogle af de strenge, vi skal spille på, når vi arbejder med events, og når vi fortæller omverdenen om vores område. Kulturlivet og naturen Rebild Kommune er oplevelsen af natur og et rigt kulturliv. Den varierede natur og skovene er konstante påmindelser om årstiderne, en invitation til eftertanke, ro og fordybelse eller aktivitet, bevægelse og iver. Naturen er vores unikke kulisse for events, arrangementer og aktiviteter. Samtidig er det også en billedskøn kulisse for vores mange restauranter og overnatningssteder og vi er med vores tog- og busforbindelser tilgængelige for alle. Unikke kendetegn Vi har en lang række spændende unikke fysiske kendetegn. Rebild Bakker og Rold Skov er markørerne, som alle danskere kender, og som indbefatter essensen af de kvaliteter, som er særlige for vores område. Men vi er mere end det. Oplevelsestilbuddene spænder vidt, lige fra en unik skaterbane over koldkrigsbunkeren Regan Vest til Thingbæk Kalkmine. Ikke at forglemme vores gode naturspor, slotte og godser, museerne, søerne og kilderne, nationalparken og kulturhusene spredt over hele kommunen. Traditionerne og historien Traditionerne og historien er opbygget over mange generationer, som stadig kan inddrage, betage og underholde. Folkemusikken og dansen, røverne fra Rold, besættelsestiden og den over 100 år gamle historik for Rebildfesten den 4. juli og båndet til vores venner i Amerika er blot nogle få af de nævneværdige. Kulturen har alle dage fyldt meget i vores hverdag. Vi har et væld af kulturtilbud hele året rundt, og vi har besøg af lokale kunstnere, landskendte koryfæer og internationale stjerner. Vi har rigtig meget at byde på i vores kommune, og vi har nogle fascinerende omgivelser, som vi i pagt med naturen skal byde vores gæster velkommen i. Det er disse kvaliteter, vi skal skabe vores events på baggrund af det er vores event-dna.
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 7 Vores visioner for eventindsatsen i Rebild: Vi vil byde på kvalitetsrige oplevelser og udfordringer på internationalt niveau. Vi vil afvikle, udvikle og tiltrække events af høj kvalitet og originalitet i pagt med naturen og vores eventværdier. Vi vil bruge events som en katalysator for at skabe mere turisme og deraf økonomisk og kulturel vækst. Vi vil sikre et stærkt samarbejde mellem erhvervsliv, turistaktører, kulturaktører, Naturstyrelsen og kommunen i arbejdet med at afvikle og udvikle eksisterende og nye events.
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 8 Værdier, der skal kendetegne vores events Værdierne er det, vi i vores samarbejde vil lægge vægt på, og er samtidig vores opfattelse af, hvad der er værdifuldt og ønskværdigt. Det er dette, vi vil arbejde med og for. Værdier giver sammen med event-dna et et mere nuanceret billede af, hvem vi er. Events i pagt med naturen Vores events skal være unikke og have respekt for områdets natur. Vi må kun efterlade fodspor. I forlængelse af respekten for områdets natur er det givet, at vores events skal have fokus på bæredygtighed og forståelse for natur og miljø. Det er sådan, vi helt naturligt arbejder, når vi laver events i vores unikke omgivelser. Det gælder, både når der køres mountainbike og synges opera. For hvis vi vil bruge vores smukke natur som ramme, så skal vi også passe godt på den. Det er en værdi, vi vil huske os selv på og bruge i fortællingen om Rebild Kommune. Vi må gerne skilte med, at vi passer på naturen og miljøet, når vi afvikler events, så folk ved det. F.eks. kan vi bruge nedbrydelige krus frem for plastikkrus. Det ligger i tidens tankegang, og derfor skal denne historie med i markedsføringen. Sammenhold Vi skal opdyrke sammenholdet mellem forskellige aktører i området. Et stærkt sammenhold er afgørende for, at vi kan lykkes med eventvisionen. Herunder ligger også et generelt ansvar for at skabe events, der er udtænkt i dialog med den lokale befolkning. Vi vil have en fælles forståelse for hinanden, og vi vil samarbejde og bruge hinandens kompetencer og ressourcer. Det er helt ned på det lavpraktiske niveau, hvor vi eksempelvis samarbejder om at dele telte, bænke, opmærkning og viden. Ved at dele sparer vi også penge. Sammenholdet skal vi dyrke sammen med vores nordjyske lune og vores imødekommenhed. Et godt sammenhold og et godt værtskab er et gennemgående tema i alle vores events. Mangfoldighed Turisterne er individuelle og skal kunne handle impulsivt ikke alle planlægger alt hjemmefra. Når man kommer hertil, skal der være et bredt udvalg af små oplevelsestilbud. Eventindsatsen skal understøtte underskoven af arrangementer i området, ligesom underskoven i de tilfælde, det er relevant, udvikles og gennemføres, således at de kan understøtte events. Vi skal rumme mangfoldighed alle kan være med. Mangfoldigheden i de mange arrangementer ind imellem og ved siden af de lidt større events skaber incitamenter for turisten til at komme igen. Autenticitet Vi skal have fokus på at gøre eventoplevelsen autentisk og unik for turisten. Grundlæggende er det en måde at tænke på. Det er et spørgsmål om at være troværdig i mødet med turisten og være tro mod det, vi er. Vi skal dyrke det, vi er. Vi skal undgå at kopiere. Det er i orden, at vi lader os inspirere af andre, men ved at fremhæve autenticiteten kan vi fremhæve, at vi er en anden eventoplevelse end andre steder i landet. Vi gør det bl.a. ved at placere vores events ude i naturen som utraditionelle rammer for kulturelle events at placere en event i rammer, som folk allerede ved er gode rammer. Det er vigtigt og god branding. Vi gør det ved at dyrke vores lokale historie, traditioner og råvarer. Vi har masser af kulturelle rødder, traditioner og historier eksempelvis udvandrerhistorikken, kalkminerne og røverne fra Rold, som vi skal sætte i spil, puste nyt liv i, udvikle og gentænke i nye sammenhænge og skabe profit på baggrund af. Vi skal indtænke de lokale producenter og have fokus på de råvarer, produkter og services, vi kan levere lokalt. Det er også med til at gøre oplevelsen mere autentisk. Professionalisme Professionalisme skal gennemsyre de andre værdier. Der skal være styr på tingene, og turisten skal føle, at det var hele rejsen værd. Vi skal stile efter en høj kvalitet, men vi skal tænke på vores mange kompetente frivillige og amatører som ligeværdige med de professionelle. Når vi samarbejder og står sammen, kan vi også fremstå mere professionelle, eksempelvis gennem en fælles markedsføring. Events skal være den positive historie, der kan sætte Rebild Kommune på dagsordenen noget, vi skal være stolte af, og noget, der kan samle kommunens borgere og skabe engagement.
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 9 Vores mål for eventindsatsen skal formuleres ud fra følgende tematikker: Synlighed: Ud over at skabe synlighed om de events, vi arbejder med, skal indsatsen skabe synlighed om de mange andre forskellige muligheder, området tilbyder. Branding: Vi skal udarbejde en fælles brandingstrategi om events og arrangementer. En stærkere samhørighed om vores fælles brand kan være med til at få turisterne til at komme tilbage efter en event. Arbejdspladser og værditilvækst: Indsatsen skal skabe grobund for øget værditilvækst i virksomhederne, flere arbejdspladser og øget udbytte i hele værdikæden for lokale events. Tiltrækning af udenlandske gæster: Indsatsen skal tiltrække flere turister særligt fra Skandinavien og Tyskland. Samarbejde og effektivisering: Vi skal kunne kommunikere og arbejde bedre og mere effektivt sammen og forstærke synergieffekten i værdikæden for en event. I en efterfølgende proces kan disse mål tages op til efterretning, og der kan sættes konkrete tal og succeskriterier op, eksempelvis i event- og brandingsekretariatet. Læs mere i afsnittet Organisering af eventindsatsen på side 14.
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 10 Eventen som omdrejningspunkt for samarbejde I de følgende afsnit går vi tættere på, hvad eventen er, og hvorfor vi kan bruge eventen som omdrejningspunkt for samarbejde på tværs af erhverv, turisme, borgere og kommune. Eventen har en helt klassisk definition, men vi ønsker også at bruge eventen til at skabe fokus på den kulturelle alsidighed, som vi repræsenterer. Definition af events Eventen er et sports- eller kulturarrangement med et højt ambitionsniveau og af en anseelig størrelse, ofte bevidst iscenesat for at tiltrække stor opmærksomhed. Begrebet event er relateret til ordet begivenhed, hvor hensigten er, at man vil fremhæve noget bemærkelsesværdigt, noget vigtigt eller noget særlig interessant. Vi vil bruge eventbegrebet til at iscenesætte vores område som noget særligt. Den store vifte af forskellige mindre arrangementer, som Rebild Kommune er kendt for, er at betragte som en kategori for sig selv. Men disse arrangementer skal også tænkes ind i en sammenhæng med de større events, således at vi opnår en synergi mellem de slagkraftige events og forskelligheden i de mange mindre arrangementer. Eventindsatsen er dermed en rammesætning for at løfte vores kulturtilbud i bred forstand. Beskrivelse af eventturisten Eventturisten er pr. definition en turist, hvis primære grund til at besøge en destination er at være med i en event. Det vil sige, at besøget ikke nødvendigvis knytter sig op på den traditionelle turists bevæggrunde, såsom afslapning, natur og geografi. Der er altid noget, der er vigtigere end det nemlig selve begivenheden. Eventturisten er også overordnet set kendetegnet ved at have et stærkt interessefællesskab med den gruppe af mennesker, der besøger eventen. Er det eksempelvis et cykelløb ligesom 12 timer i Rold, så er alle deltagere og tilskuere knyttet sammen i et fællesskab om cykling. Det er den primære grund til at være samlet, og det er omdrejningspunktet for det samvær, som disse mennesker har. Interessefællesskabet for eventen og det meget sociale element, der ligger i det, er en særlig vigtig detalje. Det er naturligt for arrangørerne af eventen at understøtte og pleje den fælles interesse og tage sig godt af deres gæster, men der er også god grund til, at borgere og erhvervs- og turistaktører i lokalområdet eller andre steder i kommunen tænker på at understøtte et fællesskab som cykling, når der afholdes cykelløb i området. Det giver de besøgende udefra en stærk oplevelse af sammenhæng i deres oplevelse. Læs mere om det i afsnittet Værdikæden for events på side 11. Ud over de specifikke behov, eventturisten har, er det dog også vigtigt, at vi er opmærksomme på den generelle udvikling inden for turisme. En generel ændring i den moderne turists adfærd er drevet af den allestedsnærværende digitale udvikling, som betyder, at turisten i dag har en langt større tilgang til information om destinationer og dermed kvalitetssikring af rejsemålet og rejseoplevelser igennem andre turisters anmeldelser, anbefalinger, kommentarer og fortællinger. Der findes en overflod af billed- og videomateriale, som kan beskrive hver en del af et rejsemål, turisterne kan selv shoppe rundt blandt udbyderne, og de kan selv sammensætte deres rejse efter deres individuelle behov. Det betyder, at vi i dag skal imødekomme den individuelle turists behov. Vores gæster har som sådan altid ønsket god service og kvalitet, men i dag er de endnu mere bevidste om det, og så kan de ikke mindst meget hurtigt fortælle alle andre om deres gode eller dårlige oplevelse. Det betyder blot, at vi skal være endnu bedre til at arbejde sammen for at give turisterne, der besøger vores område, en god oplevelse, som de fortæller deres venner og netværk om. Det giver en alsidig og ubetalelig markedsføring af vores kommune. Eventen som udviklingsplatform En event skaber en ramme om noget kultur eksempelvis musik, kunst, sport, mad eller politik. Det er et fælles mødested for de mennesker, der interesserer sig for noget specifikt og gerne vil dele det med andre måske endda fejre det! Derfor er der også et naturligt tema, man som erhvervs- eller turistaktører kan mødes omkring og koble sig på, hvis man eksempelvis synes, at virksomheden kan sættes i spil inden for opera eller sundhed. Du kan læse mere om, hvordan du gør dette, i guiden til eventsamarbejde, som starter på side 15. Eventen tiltrækker altså en stor gruppe mennesker, og lige meget om det er lokale, nationale eller internationale turister, så er det besøgende i vores område, som ønsker en god oplevelse. Eventen er en magnet for nye kunder, gæster og turister. Derfor giver det mening at sætte fokus på, hvordan man kan bruge events som løftestang til at skabe nye rammer for innovation, iværksætteri og erhvervsmæssig vækst. Man kan enten bruge eventen og den tilrejsende masseforsamling som innovativ afprøvnings- og testplatform for nye produktidéer, til markedsføring eller til lancering af eksisterende eller nye produkter til en stor, ny aftagergruppe. Det behøver ikke at være kompliceret vi skal i samarbejde sørge for, at vi alle får noget ud af den investering, som en event er. Og jo bedre vi samarbejder, jo større return on investment (ROI) får vi. Men gør vi det også med gæstens oplevelse i centrum og på baggrund af vores fælles eventværdier, så højner vi også vores kommunes attraktionsværdi for disse turister.
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 11 Karakteristika ved events som udviklingsplatform: Eventen giver en naturlig tematik og værdier, man kan mødes og skabe samarbejde om. Eventen er en naturlig deadline at arbejde hen imod. Eventen er et fysisk mødested og et moderne marked alle er der: sponsorer, samarbejdspartnere, organisationer, brugere og beslutningstagere. Eventen er en effektiv platform for at lancere noget nyt og prøve nye services eller produkter af in real life der er grundlag for meget data på kort tid eller for at få promoveret sit produkt over for mange potentielle aftagere. Eventen er en god fælles markedsføringsplatform. Den samlede oplevelse Eventen er som tidligere nævnt et naturligt rejsemål for turisten. Det betyder ikke, at man ikke kan vise turisten, at der er mange andre ting at opleve ved den givne destination. Tværtimod er der stadig alle mulige grunde til at få turistens opmærksomhed fanget og drejet over på andre ting og kvaliteter, som destinationen byder på. For selvom eventen i større eller mindre grad er den største grund til besøget, så oplever turisten ikke eventen som et isoleret forløb. Hele besøget, fra turisten tager hjemmefra, til vedkommende er hjemme igen, er i spil. Derfor er det vigtigt at forstå det samlede forløb, som eventturisten oplever: Før: Der er et forløb før eventen, der eksempelvis består af billetkøb, forventning, research, rejsen og indlogering. Under: Der er forløbet under selve eventen, hvor der er fokus på forløsning, oplevelser, stedet, man besøger, og selvfølgelig selve eventen. Efter: Og der er forløbet efter eventen, som eksempelvis byder på hjemrejsen, minder og genfortælling om og deling af eventoplevelsen. Har man sans for at understøtte alle disse punkter i før-, under- og efterfasen, så kan man skabe en særlig sammenhængende oplevelse for turisten. Eventen kan tage en lang række aktører med i arbejdet omkring eventen alle kan spille en rolle, lige fra borgeren, som kan tage godt imod de besøgende i byrummet, når turisten ikke kan finde vej, til den virksomhed, der gerne vil sponsorere eventen og dermed blive en strategisk samarbejdspartner, der er med i maskinrummet, når eventen skal planlægges og afvikles. Værdikæden for events Værdikæden for events er den samling af aktører, der kan være i berøring med eventen. Dette er eksempelvis borgere, kommunen, eventarrangørerne, erhvervs- og turistaktørerne og de frivillige. De, som er en del af værdikæden, har en eller anden form for direkte afkast. Det kan være indtjening, eksponering eller corporate social responsibility (CSR). Ved at skabe en platform for et effektivt samarbejde om events skal eventindsatsen hjælpe med, at vi kan opnå en værditilvækst ved at stå sammen. Samarbejde og synergi er nøgleord, for at det kan lykkes. Vi skal opdyrke en arbejdskultur for tværgående samarbejde mellem alle i værdikæden. Se værdikædemodel samt forklaring på næste side. Den enes kunde, den andens gæst, den tredjes turist: Det er den samme person sammen er vi er værten. Og ved at huske på vores fælles værdier kan vi sikre et godt værtskab. Borgere, kommunen og erhvervs- og turistaktørerne kan i samarbejde opnå en langt stærkere tiltrækning og fastholdelse af turisten ved at tænke strategisk på turistens oplevelse og behov. Ved at skabe de tilbud og den service, vi udbyder til turisten, ud fra en tankegang, der har fokus på et sammenhængende forløb for den enkelte turist før, under og efter en event, vil vi i langt højere grad imødekomme turistens ønsker. I sidste ende udbyder vi produkter, som kan skabe en stærkere loyalitet hos turisten og en stærkere branding af destinationen over for omverdenen. Dermed øger vi markedsføringsgrundlaget og indtjeningsmulighederne for os alle. Vi skal begynde at tænke i, hvornår de forskellige aktører skal aktiveres før, under og efter eventen. Særligt skal vores samarbejde styrkes i førfasen. Det giver os mulighed for at produktudvikle på events i god tid og mulighed for, at aktørerne kan tænke med i konceptudviklingen af events. Eksemplet er, at vi i stedet for at spørge en restaurant, om de vil levere forplejning til en event, skal bede dem om at tænke med omkring eventen langt tidligere, således at mad eksempelvis kan blive en mere central del af eventoplevelsen. Samtidig er det et mål at lave en strategisk serviceindsats for turistens samlede oplevelsesforløb. Et godt værtskab kræver, at alle led i værdikæden er deres opgave bevidst fra frontpersonalet over den frivillige og erhvervslivet til selve eventen. Det gælder før og under eventen, men også efter og imellem events, hvor vi alle endda også borgeren har en opgave i at fastholde opfattelsen af Rebild Kommune som en spændende og imødekommende destination. Før, under og efter-tankegangen skal også ses som en kontinuerlig cyklus, hvor den ene event peger på den næste event. Dermed vil turisten altid opleve, at der er nye grunde til at vende tilbage til området. Vi skal have et overblik over de mange events og bruge dette strategisk i vores samarbejde.
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 12 Turistaktør Destinationskontorerne Vidensinstitutioner Eventarrangører Erhvervsliv Borgerne Kommunen Frivillige Turistens samlede oplevelse FØR, UNDER & EFTER EVENTEN Værdikæden for events Der er en lang række forskellige aktører, som alle kan have en større eller mindre rolle at spille både før, under og efter eventen. Alle aktører kan bidrage med værdi til eventen og få værdi fra eventen. Eventen er et fælles grundlag for samarbejdet, og ved at have forståelse for, at vi alle på den ene eller den anden måde har berøring med turisten, forstår vi, at vi også skal arbejde sammen for at give turisten den bedst mulige samlede oplevelse før, under og efter eventen. I sidste ende giver samarbejdet værdi for den besøgende turist med det formål at øge motivationen for et nyt besøg.
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 13 Det skal ske i pagt med naturen og i pagt med Rebild Bakker, fordi Rebild Bakker er det, der gør vores område unikt. Workshopdeltager Der er stort set en historie at fortælle om hvert et græsstrå i Rebild Bakker, og den historie kan man sagtens lave et langt større spinoff på, end vi gør i dag. Workshopdeltager
EVENTSTRATEGI FOR REBILD KOMMUNE 14 Organisering af eventindsatsen I forbindelse med udviklingen af den fælles eventvision og -strategi viste der sig også et konkret behov for en fast forankring for denne indsats. Derfor gav processen også en række konkrete input til det videre arbejde i etableringen af en fælles organisation. Tanken er, at vi får en samlende funktion, som styrer vores eventindsats. Denne funktion skal initieres og forankres i et samarbejde mellem eventarrangører, frivillige, turist- og erhvervsaktører og kommunen, nærmere bestemt Center for Kultur og Fritid og VisitRebild. Denne funktion kan varetages af en form for sekretariat, der får ansvaret for en række nærmere beskrevne opgaver. Sekretariatet skal være en markedsføringskanal og et samlingssted for viden opbygget gennem mange år iblandt Rebilds event- og turistaktører og ikke mindst de mange frivillige. Denne viden må ikke gå tabt, og sekretariatets opgave er at dele denne viden til andre og nye aktører i værdikæden for eventen. Sekretariatets rolle: Sekretariatet skal være en one-stop-shop for events i forhold til kommunale spørgsmål og tilladelser. Sekretariatet skal bidrage med viden og inspiration til eventens værdikæde. Sekretariatet skal opbygge en database over kontakter til afholdte events i kommunen og i nabokommuner. Sekretariatet skal fundraise og opdrive sponsorbidrag til finansieringen af events. Sekretariatet skal afdække ressourcer (kompetencer og tid) hos aktørerne i eventens værdikæde. Hos sekretariatet finder man information om aktiviteter, så alle ved, hvad der sker, i god tid. Hos sekretariatet kan man få rådgivning, og der afholdes eksempelvis eventudviklingsmøder eller -workshops. Sekretariatet giver adgang til et stort netværk i form af kommunens afdelinger, turistaktører, kommercielle erhverv, frivillige, klubber og foreninger. Sekretariatet skal tilbyde vejledning og løbende sparring til nye events. Sekretariatet kan eksempelvis stå for det indledende møde i forbindelse med udviklingen eller afviklingen af en event. Mødet klarlægger, hvilke aktører der er relevante for den pågældende event, og det afklares, hvad de tilstedeværende kan byde ind med. Sekretariatet fordeler dermed opgaverne bredt i værdikæden. Større events bør have en styregruppe med deltagere fra hele eventens værdikæde. Sekretariatet kan ligeledes være forankringspunkt for en samlet branding og markedsføring af events. En fælles markedsføringsindsats kan indeholde: En fælles digital eventkalender. Kalenderen skal gøre opmærksom på alle kulturelle arrangementer og events en videreudvikling af rebildporten.dk. Sikring af, at eksisterende events formidles bedre i den samlede markedsføring både blandt offentlige og private aktører. Synliggørelse af og let adgang til at købe lokale eventarrangørers og virksomheders produkter. Sikring af en ensartet markedsføring. Den fortælling og branding, vi ønsker om Rebild Kommune som eventdestination, skal kunne genkendes alle steder i markedsføringen. Kompetenceudviklingsforløb inden for markedsføring målrettet mod værdikæden for events. Integration af sociale medier som Facebook, Twitter, Instagram og YouTube. Her skal vi også indtænke eksisterende sociale mediesider hos de forskellige aktører. Fokus på events året rundt. Fokus på synergieffekt i markedsføring af events og arrangementer, der har en samhørighed eller tilknytning til hinanden, fordi de eksempelvis falder ind under samme tema. En fysisk markedsføringsstrategi. Det er vigtigt, at vi også tænker en homogen markedsføring ude hos de mange fysiske berøringsflader (touchpoints), som turisten har ved de forskellige aktører. Vi arbejder fortsat med organiseringen Denne publikation uddyber ikke, hvordan denne eventfunktion organiseres og finansieres, idet vi fortsat arbejder med organiseringen af en eventindsats i et parallelt forløb. Dette afsnit skal derfor alene ses som et input til det videre arbejde i denne arbejdsgruppe.
Eventsamarbejde i Rebild GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 16 Introduktion til guide Denne guide til eventsamarbejde er udarbejdet med henblik på at skabe en struktureret form på noget, der kan virke komplekst. Hvordan skal eventorganisationen og de mange aktører i eventen finde en god måde at samarbejde på? Hvordan kan vi blive endnu bedre til at drage nytte af eventens opmærksomhed fra turister? Og hvordan kan vi på samme tid blive bedre til at hjælpe og servicere vores besøgende? Det er nogle af de spørgsmål, guiden hjælper dig på vej til at arbejde med men husk, at guiden kun er vejledende. Du finder en masse inspiration og mange forslag til, hvordan samarbejdet om en event kan gribes an, men du skal altid tilpasse det til din virkelighed. Hvorfor beskæftige sig med events? Som erhvervs- og turistaktør er det naturligt at spørge, hvorfor man skal interessere sig for events i kommunen. Grundlæggende er event- og kulturturisme en driver for vækst, da vi ved at have attraktive events og et rigt kulturliv er mere attraktive for turister. Konkurrencen er benhård, og ønsker vi flere turister til området, som kan sove på vores overnatningssteder, spise på vores spisesteder og lægge penge i vores forretninger, så er vi nødt til at skabe de bedste og mest servicemindede events. Det gør vi ved at arbejde sammen. Ved at arbejde strategisk med events og værdikæden for events får du som erhvervs- eller turistaktør følgende: Øget omsætning: Du får mulighed for at sætte din forretning i spil og gøre den mere relevant for eventgæsten dette medfører øget omsætning. Tiltrækningskraft: Det giver mulighed for at drage nytte af den tiltrækningskraft, som områdets events har. Markedsføring: Det gør det muligt at nyde godt af en fælles markedsføringsindsats. Nye samarbejdspartnere: Det skaber muligheder for at finde nye og anderledes samarbejdspartnere igennem eventens tema. Flere besøgende: Det skaber en bedre gæsteoplevelse og et forhøjet serviceniveau, som løfter hele området og øger sandsynligheden for, at gæsterne kommer igen. Innovation: Det bliver muligt at afprøve nye koncepter, services og produkter over for et stort publikum. Læsevejledning Guiden består af to dele: en del henvendt til events og en del henvendt til erhvervs- og turistaktører. Guiden er tænkt som et opslagsværk, hvor hvert afsnit kan læses som selvstændige råd. Du kan derfor slå op i det eller de afsnit, du finder mest relevante. Dog er guiden tilstræbt opbygget kronologisk og starter med identifikation af målgrupper og samarbejdspartnere til markedsføring af aktiviteter og samarbejder. Guiden er handlingsanvisende og indeholder eksempler, tips, modeller og arbejdsark, som skal hjælpe dig godt på vej. Inden selve guiden følger først grundlæggende principper for at arbejde strategisk med events, som du med fordel kan læse, inden du giver dig i kast med selve guiden. NorthSide som case NorthSide er en musikfestival, der bliver afholdt i Aarhus. I forbindelse med udviklingen af denne guide til eventsamarbejde har NorthSide gavmildt stået til rådighed som case. NorthSide er et eksempel på, hvordan en event kan indgå forskellige tværgående samarbejder med en lang række aktører. Derfor vil du kunne se eksempler på, hvordan NorthSide arbejder, når du læser guiden igennem. NorthSide blev afholdt første gang i 2010 og er i dag en af Danmarks vigtigste musikevents. I 2013 havde en udsolgt NorthSide besøg af omkring 25.000 gæster og havde store internationale topnavne på plakaten. Se mere på northside.dk.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 17 Godt at læse, inden du går i gang I dette afsnit beskrives grundlæggende principper for at arbejde strategisk med events, som du med fordel kan læse, inden du giver dig i kast med selve guiden. Eventvisionen skal sættes i spil Bag et godt samarbejde ligger der en fælles forståelse og forventningsafstemning af, hvor samarbejdet skal føre os hen. Husk derfor på den vision og det værdigrundlag, som er beskrevet i eventpublikationens første del. Det er det fælles fundament, som vi sammen har fundet. Oven på dette fundament kan vi bygge en masse forskellige samarbejder, der passer til, hvem vi er hver især. Med et stærkt fælles udgangspunkt kan vi blive endnu bedre til at gøre os konkurrencedygtige og vise omverdenen, hvilket fantastisk område vi bor i. Vær bevidst om din identitet og dit værditilbud Identitet og værditilbud er noget, som alle har, men nogle gange er man som event eller erhvervs- og turistaktør ikke nødvendigvis så bevidst om det. Men begge dele er grundlæggende for at finde den rigtige samarbejdspartner. Jo mere bevidste I som eventorganisation eller virksomhed er om den identitet, I repræsenterer udadtil, jo lettere har I også ved at lære jeres målgruppe at kende, og gennem målgrupperne finder man også de rigtige samarbejdspartnere. Identiteten er det, som jeres gæster eller kunder forbinder med jer på et praktisk og værdimæssigt plan. Som udgangspunkt skal I have styr på de grundlæggende praktiske forhold. Hvis vi tager Rebildfesten som eksempel, så er der god logistik, der er styr på pladsen i Rebild Bakker, der er lyd og en scene, der er telte at feste i osv. På det værdimæssige plan repræsenterer Rebildfesten idéen om venskabet mellem USA og Danmark, om uafhængighed og frihed, om traditioner og sammenhold. Dette værdimæssige lag er et, der kan arbejdes meget med for at give de besøgende en endnu stærkere oplevelse. Det er Rebildfestens identitet og den værdi, som den tilbyder sine gæster. Det hele er en form for kulturel valuta, om man vil, som man kan handle med. Find det naturlige match af samarbejdspartnere Derfor er det også smart at finde samarbejdspartnere, der deler eller komplimenterer de samme værdier som din event, organisation eller virksomhed. Det giver en mere naturlig og stærk sammenhæng i samarbejdet. Det kan være med til at give de besøgende en mere troværdig oplevelse af jeres produkt eller af eventen. Jo mere troværdige I er i jeres samarbejde, jo større loyalitet opbygger I ved de besøgende. Og loyale kunder er kunder, der kommer tilbage efter mere. Sæt turistens oplevelse i centrum Eventen er 100 % afhængig af gæsterne. Og gæsterne er turister i området og kunder i butikken. Det er almindelige mennesker, som er på besøg i en eller flere dage, og vi ved allesammen, at der skal planlægning til, og at det at deltage i en event indebærer mange andre aktiviteter, fra man tager afsted, til man er hjemme igen. Derfor er det en god idé at se på, hvordan den oplevelse, man tilbyder, eller det produkt, man sælger, indgår i den samlede oplevelse, som turisten har. Sæt jer i gæstens sted eller endnu bedre: Spørg dem, hvad deres udfordringer er, og hvor de gode oplevelser er, for på den måde at blive en endnu bedre vært. Når vi sætter gæsten i centrum, bliver det også endnu mere klart, at vi skal samarbejde i værdikæden for en event. For når du slipper gæsten, tager din medaktør over og det er gæstens samlede oplevelse, der er afgørende for, om gæsten kommer igen. Tænk i samarbejde og aktiviteter før, under og efter eventen En måde at overskue forløbet for en event på er helt enkelt at dele det op i før, under og efter. På den måde har du allerede nogle områder, hvor events kan lede efter samarbejdspartnere, eller aktører kan se nogle steder, hvor de kan gå ind og understøtte gæstens oplevelse. Førfasen handler om at skabe opmærksomhed, opbygge forventning og tage godt imod gæsten. I underfasen er det service, afvikling og eventoplevelsen, der er i fokus. I efterfasen er det hjemrejsen, understøttelse af minder og ikke mindst fastholdelse, så turisten kommer igen. Som event kan det være en fordel at indgå i strategiske partnerskaber, hvor samarbejdet bringes i spil både før, under og efter eventen. Som erhvervs- eller turistaktør kan du med fordel afgøre med dig selv, hvor i før-, under- og efterfaserne dine kompetencer, produkter eller servicetilbud er bedst givet ud. Husk, at I i samarbejde måske kan sørge for, at gæsterne ankommer en dag tidligere eller tager senere hjem, ved at give dem nogle særlige tilbud eksempelvis ved at arrangere en præevent eller tilbyde dem en ekstra overnatning til halv pris. Samarbejdsformer Det er vigtigt at forstå, at man kan samarbejde på mange forskellige niveauer. Samarbejdet skal passe til det, du eller din virksomhed kan overskue at afsætte ressourcer til. Men alle, lige fra den enkelte borger til store virksomheder, kan som udgangspunkt bidrage ved blot at være en god vært for de gæster, der besøger området. Godt værtskab er at byde gæsten velkommen, at give korrekt information om eventens aktiviteter, at henvise til en god restaurant osv. Samarbejdet med eventen kan være mere eller mindre formelt, men fra eventens siden kan det være en god idé at opfordre til, at aktørerne i eventen bruger eventens kendetegn eller brand så meget som muligt for at skabe ekstra meget opmærksomhed. Jo flere strategiske og uformelle samarbejdspartnere eventen har, jo større spredning og kendskab opnår eventen.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 18 UFORMELLE SAMARBEJDSPARTNERE STRATEGISKE SAMARBEJDSPARTNERE EVENTEN Samarbejdsformer i forbindelse med events Der er mange former for samarbejde i forbindelse med events. Jo mere eventen åbner op for, at andre kan bruge eventens identitet til at lave aktiviteter, underevents eller kampagner, jo større udbredelse får eventen.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 19 Sponsor Strategisk samarbejdspartnerniveau (initiativer sammen med eventen) Værdipartner At samarbejde om fælles værdier Leverandør At levere en ydelse til eventen Aktørniveau (egne initiativer) Bidragsyder At afholde en tematiseret/brandet aktivitet i relation til eventen Ambassadør At støtte op omkring eventen både kommercielt og ikkekommercielt, f.eks ved at fremhæve produkter eller ydelser, der passer ind i eventens tema Borger- og aktørniveau Vært At yde godt værtskab ved at tage godt imod gæsterne, som besøger området i forbindelse med en event Engagementsmodellen for events Engagementsmodellen er et praktisk redskab til at få overblik over de samarbejds- og engagementsniveauer, der kan være i forbindelse med en event. Du skal se modellen som et vejledende framework og altså ikke som en fuldstændig oversigt. Der kan sagtens være andre niveauer og aspekter af eventsamarbejder. Man kan også være i flere af lagene på samme tid. Jo højere oppe i modellen du befinder dig, jo flere af de underliggende lag er du også i. De tre nederste er uformelle samarbejder eller initiativer fra de aktører, der ikke nødvendigvis ønsker eller har behov for at involvere eventen i deres tiltag. Initiativer kan f.eks. være, at en aktør ønsker at afholde en aktivitet i forbindelse med en event eller tilbyde et bestemt produkt eller service, der henvender sig til eventens målgrupper. De tre øverste trin i modellen er formelle og strategiske samarbejder mellem aktører og events. Disse består af sponsorer, der for mange events er de vigtigste partnere, da de skaber det økonomiske grundlag for eventen. Værdipartnere er samarbejdspartnere, der deler samme grundlag eller kan være med til at understøtte hinandens værdigrundlag. De har ofte også en rådgivende funktion. Leverandører har ofte en rent kommerciel interesse og er dem, der leverer det, eventen har brug for for at blive afviklet. Engagementsmodellen bliver yderligere introduceret i guiden.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 20 Del 1 Guide til events
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 21 Identificér din events behov for samarbejdspartnere Hvorfor: For at forbedre din event er det vigtigt at vide, hvad din eventorganisation har brug for hjælp til. Altså hvor kan din event drage nytte af samarbejdspartnere? Hvad: Her får du nogle helt konkrete råd til, hvordan du kan identificere dit behov for samarbejdspartnere. GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 6 1. Gør kun det, du er bedst til Eventudvikling handler om at finde de områder, hvor I har brug for hjælp til at skabe en bedre event og en bedre oplevelse for jeres gæster. Din eventorganisation har typisk nogle spidskompetencer måske er den god til at sammensætte et spændende program for din event og skaffe sponsorer. Til gengæld kan der også være nogle områder, hvor eventorganisationen ikke har kompetencer til at levere den bedste oplevelse eller det bedste produkt. Her kan I med fordel finde dygtige samarbejdspartnere. 2. Find dine styrker og svagheder En god metode til at kortlægge, hvor I har brug for samarbejdspartnere, er at lave en SWOT-analyse af din event (SWOT står for strengths, weaknesses, opportunities og threaths). En SWOT-analyse kan vise, hvor I har jeres styrker, svagheder, muligheder og trusler. I forhold til at identificere samarbejdspartnere er det især svagheder og muligheder, der er interessante at se på. Disse områder giver anledning til at søge svar på, hvem der kan hjælpe jer, og dermed hvilke samarbejder der giver god mening at skabe. 3. Kortlæg din event ved hjælp af en tidslinje En anden metode til at identificere udviklingspotentiale for din event er ved at kortlægge jeres event på en tidslinje. Tidslinjen skal skitsere de interne og eksterne aktiviteter, der finder sted både før, under og efter eventen. På den måde får I overblik over eventens forløb og kan således nemmere identificere punkter, hvor der er udviklingspotentiale eller svagheder, som en samarbejdspartner med fordel kunne styrke. External Internal Helpful Strengths Opportunities Harmful Weaknesses Threats Find din events styrker og svagheder ved hjælp af en SWOT-analyse. Tegn din event på en tidslinje Saml din eventorganisation, og tegn eventen på en tavle eller et stort stykke papir, så du får alles bidrag til tidslinjen. Husk de andre events Husk også at danne dig et overblik over andre events i samme tidsrum eller inden for samme tema. Hvis der eksempelvis er andre spændende cykelløb eller relaterede kulturarrangementer, efter at 12 timer i Rold er løbet af stablen, så henvis til det! Det giver den besøgende endnu flere grunde til at komme tilbage. Pointen er, at vi som events skal huske at pege på hinanden og huske at oplyse turisten om de mange gode grunde, der er til at besøge os igen.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 22 Identificér din events målgrupper Hvorfor: Som event handler det om at skabe gode oplevelser for jeres gæster. For at kunne det skal du kende dine målgrupper. Hvad: Her får du nogle tips til, hvordan du lærer dine målgrupper bedre at kende. 1. Lav en publikumsundersøgelse Det er en god idé at lave en publikumsundersøgelse. Det kan du gøre ved hjælp af et spørgeskema, som du enten kan sende ud via e-mail til dine gæster, eller som du kan bede gæsterne besvare under eventen. Spørgeskemaet skal udformes, så det gør dig klogere på dine gæsters køn, alder, nationalitet, motivation for at deltage i eventen, tilfredshed med din event, og hvad der kunne forbedre deres oplevelse. Husk, at det ikke behøver at være et stort spørgeskema! Du skal bare sørge for at samle den viden, du behøver for at skabe en bedre oplevelse og en bedre event. Persondata Alder og stilling Hverdag Noter aktiviteter fra personens hverdag Værdier Hvilke værdier er vigtige for personen? Digitale redskaber Hvilke digitale og teknologiske redskaber bruger personen? Navn Tilhører målgruppe En eventoplevelse er god, når: En eventoplevelse er dårlig, når: Event- og kulturforbrug Hvilken form for events tiltaler personen? Hvad kan personen inspireres til, når han/hun besøger området? 2. Lav et fokusgruppeinterview For at få en dybere indsigt i dine målgrupper kan du med fordel lave et eller flere fokusgruppeinterviews. Du kan også nøjes med at lave fokusgruppeinterviews, hvis du ikke har mulighed for at lave en spørgeskemaundersøgelse. En fokusgruppe kan eksempelvis være fem til ti eventgæster, som du inviterer til en uformel snak om din event. Her har du mulighed for at blive meget klogere på, hvem jeres gæster er, og hvad der motiverer dem til at komme, samt hvad der kunne forbedre deres eventoplevelse. 3. Udarbejd personaer for jeres målgrupper En god metode til at gøre informationen om jeres målgrupper anvendelig i dagligdagen er at udarbejde personaer. Dine personaer kan eksempelvis indeholde følgende: Navn og billede For at I i eventorganisationen nemt kan tale om jeres målgrupper og personaer, er det en god idé at give dem et navn. Find gerne et billede af en person, I synes passer på jeres persona. Jo mere I kan personliggøre jeres personaer, jo bedre. Persondata Personens alder og stilling. Motivation for at besøge din event Beskriv, hvad der motiverer personen til at komme til din event. Det er måske ikke det samme, der motiverer alle dine målgrupper, og dermed ikke det samme, der skal til for at skabe en god oplevelse. Den samlede oplevelse Beskriv, hvilke praktiske forhold der gør sig gældende for personen i forbindelse med eventen. Hvor længe er de i området? Overnatter de, og hvor? Har de brug for særlige hensyn? Hvad laver de ellers, når de kommer til området? Dette er med til at give dig et indblik i, hvad dine gæsters forskellige behov er, og hvad du kan gøre for at imødekomme dem. Tekniske redskaber Beskriv, hvilke tekniske redskaber personen anvender i hverdagen (mobil, Facebook osv.), og hvordan. Dette kan sige noget om, hvordan du kan kommunikere med dine gæster. Hent arbejdsark til personaudvikling: www.rebildporten.dk/eventsamarbejde Eksempel NorthSide laver hvert år en publikumsundersøgelse i form af et elektronisk spørgeskema. Her får de indblik i gæsternes holdninger til og brug af festivalen og indsamler forbedringsforslag, som de kan bruge til at videreudvikle festivalen. Eksempel NorthSide laver hvert år en publikumsundersøgelse i form af et elektronisk spørgeskema. Her får de indblik i gæsternes holdninger til og brug af festivalen og indsamler forbedringsforslag, som de kan bruge til at videreudvikle festivalen.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 23 Med viden om dine målgrupper kan du med fordel finde samarbejdspartnere, der henvender sig til samme målgrupper, for at skabe synergieffekter.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 24 Udvikl din event med gæstens oplevelse i centrum Hvorfor: Succeskriteriet for en god event er tilbagevendende gæster og måske et stigende antal gæster. Dette opnår du ved at leve op til og overgå gæstens forventninger. Hvad: Her får du nogle gode råd til, hvordan du kan udvikle din event med fokus på gæstens oplevelse. 1. Lyt til dine gæster Det er en god idé at være opmærksom på, hvad dine gæster siger. Vær opmærksom på, hvad gæsterne oplever som en god oplevelse, og opbyg en god sans for, hvad der kan overgå deres forventninger. 2. Skab wow-oplevelser ved at arbejde strategisk med at overgå gæstens forventninger For at kunne lave gode oplevelser for dine gæster er det afgørende, at du kender dem. Se mere om det i afsnittet Identificér din events målgrupper på side 22. Herudover er der nogle universelle faktorer, som du kan arbejde målrettet med for at overgå gæstens forventninger. Du overgår gæstens forventninger, hvis du: Husker gæsten. Giver gæsten mere værdi for pengene. Går en ekstra mil for gæsten. Holder kontakten relevant og personlig. Udviser proaktiv service. Øg sandsynligheden for genbesøg Ved at overgå dine gæsters forventninger øger du dine gæsters loyalitet og dermed sandsynligheden for, at de kommer igen. Eksempel NorthSide i Aarhus har eksempelvis indgået et samarbejde med Verdens Skove om at lave en oplevelsesrute kaldet Caminoen, som går fra det gamle bymuseum i Aarhus og ud til Søren Frichs Vej ved festivalpladsen, for at tage godt imod gæsterne. Det betyder, at du i forhold til gæstens oplevelse med fordel kan arbejde proaktivt med at udvise opmærksomhed og overskud og levere overraskelser til dine gæster. 3. Fokusér på kundens rejse customer journey mapping En god måde at arbejde med gæstens oplevelse på er ved at se på gæstens samlede rejse eller oplevelse i forbindelse med deltagelse i din event. Det kaldes også customer journey mapping. Det gør du ved at se på, hvilke berøringsflader gæsten har på sin rejse. Det kan være alt fra billetkøb og bespisning til overnatning og transport. Og husk at kortlægge rejsen både før, under og efter din event. Udvælg herefter de berøringspunkter, hvor du kan skabe en særlig oplevelse, der overstiger gæstens forventninger. Det kræver ikke nødvendigvis en større indsats eller investering, men i højere grad et blik for detaljerne. 4. Indgå samarbejder, der skaber gode oplevelser Du kan med fordel vælge dine samarbejdspartnere på baggrund af, hvem der kan bidrage til at skabe en god oplevelse for dine gæster. Hav samtidig fokus på at optimere oplevelsen og serviceniveauet hos de af dine samarbejdspartnere, der er i kontakt med dine gæster.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 25 For at kunne lave gode oplevelser for dine gæster er det afgørende, at du kender dine gæster.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 26 Sådan vælger du værdiskabende samarbejdspartnere Hvorfor: Dit valg af samarbejdspartnere er med til at forme din event. De er samtidig afgørende for, at du kan nå dine mål og skabe gode oplevelser for gæsterne. Hvad: Her får du nogle gode råd til, hvordan du vælger de samarbejdspartnere, der kan skabe mest værdi for din event og dine gæster. GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 3 1. Identificér de rigtige samarbejdspartnere De rigtige samarbejdspartnere er dem, som kan hjælpe dig med at opnå dine mål. Det kan eksempelvis være flere gæster, bedre gæsteoplevelser, lavere omkostninger i driften, marketing, konkurrencemæssige fordele m.m. På baggrund af dette kan du identificere de virksomheder, institutioner eller foreninger, der kan hjælpe dig med at nå dine mål. 2. Gør samarbejdet frugtbart for begge parter Ethvert godt samarbejde skaber værdi for begge parter på den ene eller den anden måde. Gør det derfor klart, hver gang du henvender dig til en ny samarbejdspartner, hvad du kan give dem af værdi, samt hvad de kan give dig. Tænk på leverandører såvel som sponsorer som strategiske samarbejdspartnere, og definér succeskriterier, og hvordan I opfylder dem, i fællesskab. 3. Vælg samarbejdspartnere, der kan understøtte din events værdigrundlag Eventgæsten søger i højere grad bestemte værdifællesskaber. Alt efter hvilken form for event du har, så appellerer og indeholder eventen nogle særlige værdier. Værdier kan være bæredygtighed, sundhed, innovation, økologi, familiefællesskab, social responsibility eller autenticitet. Gør dig bevidst om din events værdier, hvis du ikke allerede er det, og vælg så samarbejdspartnere, der understøtter disse værdier. På den måde skaber du en mere sammenhængende og gennemført oplevelse for dine gæster, samtidig med at du styrker din events brand. 4. Tænk samarbejdet i cyklus Hver gang du indgår nye samarbejder, så tænk på at skabe en cyklus i jeres samarbejde, så jeres samarbejde er levende før, under og efter eventen. Dette kan du gøre ved at tænke dine samarbejdspartneres roller ind både før, under og efter din event. På den måde kan du skabe værdi i samarbejdet og endda udnytte det til at skabe bedre oplevelser for og tilbud til gæsterne gennem eksempelvis eksklusive aftaler og konkurrencer. Strategisk samarbejdspartnerniveau (initiativer sammen med eventen) Aktørniveau (egne initiativer) Borger- og aktørniveau Sponsor Værdipartner At samarbejde om fælles værdier Leverandør At levere en ydelse til eventen Bidragsyder At afholde en tematiseret/brandet aktivitet i relation til eventen Ambassadør At støtte op omkring eventen både kommercielt og ikkekommercielt, f.eks ved at fremhæve produkter eller ydelser, der passer ind i eventens tema Engagér dig med samarbejdspartnere Engagementsmodellen for events på flere Engagementsmodellen niveauer er et praktisk redskab til at få overblik De tre øverste trin i modellen er formelle og strategiske samarbejder mellem aktører og events. Disse består af sponsorer, der for over de samarbejds- og engagementsniveauer, der kan være i forbindelse med event. Du skal se modellen som et vejledende mange events er de vigtigste partnere, da de skaber det økonomiske grundlag for eventen. Værdipartnere samarbejdspartnere, framework og altså ikke som fuldstændig oversigt. Der kan Denne engagementsmodel for events illustrerer sagtens være andre niveauer og aspekter af eventsamarbejder. der deler samme grundlag eller kan være med til at understøtte Man kan også være i flere af lagene på samme tid. Jo højere oppe hinandens værdigrundlag. De har ofte også en rådgivende funktion. Leverandører har ofte rent kommerciel interesse og er dem, i modellen du befinder dig, jo flere af de underliggende lag er du seks forskellige også i. engagementsniveauer der leverer det, eventen har brug for for at for blive afviklet. eventudvikling. Se en større udgave af engagementsmodel- De tre nederste er uformelle samarbejder eller initiativer fra Engagementsmodellen bliver yderligere introduceret i guiden. de aktører, der ikke nødvendigvis ønsker eller har behov for at involvere eventen i deres tiltag. Initiativer kan f.eks. være, at en aktør ønsker at afholde en aktivitet i forbindelse med en event eller tilbyde et bestemt produkt eller service, der henvender sig til len samt eventens forklaring målgrupper. på side 28. Eksempel NorthSide tilstræber altid at lave strategiske partnerskaber. Eksempelvis samarbejder de med musikstreamingtjenesten Spotify for at understøtte deres gæsters opbygning af forventning i førfasen ved at lave særlige NorthSide-playlister med de kunstnere, der besøger årets festival. På den måde kan Spotify hjælpe NorthSide med at underbygge værdien om en særlig genre af musik, som deres gæster naturligt er interesserede i, og Spotify får en masse eksponering og besøg fra NorthSides gæster. Vært At yde godt værtskab ved at tage godt imod gæsterne, som besøger området i forbindelse med en event 5. Gå efter længerevarende samarbejdsrelationer Det er en god idé at have længerevarende og loyale samarbejdsrelationer. Det sikrer stabilitet og høj kvalitet i samarbejdet og er ikke så tidskrævende. Etablering af nye partnerskaber er altid tidskrævende, og du ved ikke, hvad partneren reelt leverer, hvis I aldrig har samarbejdet før. Hvis der ikke er forventningsafstemt ordentligt, risikerer du, at arbejdsbyrden bliver uhensigtsmæssigt fordelt.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 27 Sørg altid for at indgå en kontrakt med dine samarbejdspartnere, der indeholder detaljer om jeres samarbejde, kvalitetsniveau, deadlines osv.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 28 Sponsor Strategisk samarbejdspartnerniveau (initiativer sammen med eventen) Værdipartner At samarbejde om fælles værdier Leverandør At levere en ydelse til eventen Aktørniveau (egne initiativer) Bidragsyder At afholde en tematiseret/brandet aktivitet i relation til eventen Ambassadør At støtte op omkring eventen både kommercielt og ikkekommercielt, f.eks ved at fremhæve produkter eller ydelser, der passer ind i eventens tema Borger- og aktørniveau Vært At yde godt værtskab ved at tage godt imod gæsterne, som besøger området i forbindelse med en event Engagementsmodellen for events Engagementsmodellen er et praktisk redskab til at få overblik over de engagements- og samarbejdsniveauer, der kan være i forbindelse med en event. Du skal se modellen som vejledende og altså ikke som en fuldstændig oversigt. Der kan sagtens være andre niveauer og aspekter af eventsamarbejder. De tre øverste trin i modellen er formelle samarbejder mellem event og samarbejdspartnere. De tre nederste er uformelle samarbejder eller initiativer fra aktører, som din event ikke nødvendigvis er involveret i. Det er dog en god idé at være åben over for initiativer og yde sparring til aktører, der ønsker at bakke op omkring din event. Det kan f.eks. være, at en aktør ønsker at afholde en aktivitet i forbindelse med din event eller tilbyde et bestemt produkt eller en service, der henvender sig til din events målgrupper.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 29 Gør din event tilgængelig for samarbejdspartnere, lokale aktører og borgere Hvorfor: En god eventoplevelse for dine gæster afhænger af hele værdikæden for din event. Og jo flere der støtter op om og skaber aktiviteter i forbindelse med din event, jo større synlighed får din event. Hvad: Her får du nogle tips til, hvordan du kan gøre din event mere åben for, at potentielle samarbejdspartnere og lokale aktører kan bidrage. 1. Udpeg kontaktperson(er) Det er en god idé at synliggøre, hvem i din eventorganisation der har ansvaret for kontakten til jeres samarbejdspartnere. Måske er der forskellige kontaktpersoner for forskellige ansvarsområder i eventorganisationen såsom eventprogram, forplejning, sponsorer og logistik. Sørg for at tydeliggøre, hvem samarbejdspartnerne skal henvende sig til, og husk kontaktoplysninger. 2. Kommunikér, hvordan samarbejdspartnere og lokale aktører må bruge jeres event Som eventarrangør kan du gøre det nemmere for andre at bidrage til værdikæden for din event ved tydeligt at fortælle potentielle strategiske samarbejdspartnere, lokale aktører og borgere, hvordan de må bruge din event og din events brand og identitet i forbindelse med egne aktiviteter. Sørg altså for at tænke alle niveauer i engagementsmodellen ind i dette arbejde. Herved skaber du størst mulighed for, at andre vil synliggøre din event. 3. Vær åben over for initiativer fra samarbejdspartnere og lokale aktører Du og eventorganisationen har formentlig nok at se til med at stable jeres event på benene. Men vær opmærksom på forslag, input og initiativer fra andre, som ønsker at bidrage til din event. Dette gør du ved at være åben over for initiativer og yde sparring, så du kan være med til at forme og kvalitetssikre initiativerne. Vær åben over for initiativer, og yd sparring, så du kan være med til at forme og kvalitetssikre initiativerne.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 30 Materialer, du med fordel kan stille til rådighed for mulige samarbejdspartnere: Tidslinje for eventen. En tidslinje gør det nemmere for mulige samarbejdspartnere at tænke sig ind i din event. Se, hvordan du laver en tidslinje, i afsnittet Identificér din events behov for samarbejdspartnere på side 21. Liste med eksisterende samarbejdspartnere. Dine samarbejdspartnere siger meget om din event, og en liste over dem med beskrivelser af samarbejdet kan være en god måde for andre at lære din event bedre at kende på. Samarbejds- og markedsføringspolitik. Definér, hvordan samarbejdspartnere må bruge din events brand i deres markedsføring, så I undgår misforståelser og tvivlsspørgsmål. Pressekit. Stil pressemateriale til rådighed for dine samarbejdspartnere, lokale aktører og borgere.
31 GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE Styrk din markedsføring gennem strategiske partnerskaber Hvorfor: Hvis du har samarbejdspartnere, der har samme målgrupper som din event, så er de potentielle marketingpartnere. Hvad: Her får du nogle tips til, hvordan du kan styrke din markedsføring ved hjælp af dine samarbejdspartnere. 1. Tal med dine samarbejdspartnere om, hvordan I kan bruge hinanden i jeres markedsføring Tal med dine samarbejdspartnere om, hvordan I kan bringe hinanden i spil i jeres markedsføring. Det kan være ved at anvende hinanden som cases, lave sponsoraftaler, fælles events osv. 2. Skab synergi og sammenhæng i kommunikationen Sørg for at bruge alle relevante kommunikationskanaler til at sætte fokus på de aktiviteter, du og dine samarbejdspartnere har i forbindelse med din event. Digitale platforme som Facebook og eventens hjemmeside er gode medier til at nå langt ud med jeres markedsføring for få ressourcer og husk at dele jeres fælles markedsføringsindhold. På den måde når begge parter et større publikum, og I skaber synergi og sammenhæng i kommunikationen. 3. Lav en fælles markedsføringsplan Du kan strukturere din og jeres fælles markedsføring i en oversigtsplan, hvor du måned for måned kan notere, hvilke aktiviteter og aftaler du har med dine samarbejdspartnere. Planen giver dig et overblik over, hvor du med fordel kan styrke din markedsføring, så du sørger for, at der er en god fordeling af markedsføringsaktiviteter frem mod din event. Hvis du har samarbejdspartnere, der har samme målgrupper som din event, så er dine partneres kanaler også potentielle markedsføringskanaler for din event. Sådan så et marketingpartnerskab mellem NorthSide og Jyllands-Posten ud Før: Synliggørelse af NorthSide i avisen via annoncer samt på JP s digitale platforme via annoncer, nyhedsbreve, sociale medier og konkurrencer. Under: JP fik en stand på festivalen, hvor de fik mulighed for at præsentere deres nye JP Master-tiltag og inviterede kunder og medarbejdere til et eksklusivt arrangement på festivalen med alt betalt. Efter: NorthSide fortæller om JP Master gennem konkurrencer på sine digitale platforme, og JP fortæller om sin oplevelse på NorthSide via nyhedsbreve.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 32 Del 2 Guide til erhvervsog turistaktører
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 33 Identificér din forretnings målgrupper Hvorfor: For at skabe en god gæsteoplevelse er det vigtigt, du har kendskab til dine målgrupper og bliver bevidst om, hvilken rolle du kan spille i eventgæstens samlede oplevelse. Hvad: Her får du nogle tips til, hvordan du enkelt kan afdække din målgruppe og få en bedre forståelse for dem. 1. Lav en spørgeskemaundersøgelse Start med at foretage en spørgeskemaundersøgelse. Spørgeskemaet kan du sende til dine gæster enten via e-mail eller ved at bede dem om at udfylde det, når de besøger din forretning. Nogle af de spørgsmål, som vil være gode at få afdækket via spørgeskemaet, er: gæsters køn, alder, nationalitet, motivation for at besøge jer, tilfredshed, og hvad der kunne forbedres i fremtiden. Dit mål med undersøgelsen er at samle den relevante viden, for at du kan skabe en bedre oplevelse for dine gæster. Persondata Alder og stilling Hverdag Noter aktiviteter fra personens hverdag Værdier Hvilke værdier er vigtige for personen? Digitale redskaber Hvilke digitale og teknologiske redskaber bruger personen? Navn Tilhører målgruppe En eventoplevelse er god, når: En eventoplevelse er dårlig, når: Event- og kulturforbrug Hvilken form for events tiltaler personen? Hvad kan personen inspireres til, når han/hun besøger området? 2. Lav et fokusgruppeinterview Du kan foretage et eller flere fokusgruppeinterviews ud over din spørgeskemaundersøgelse for at opnå en dybere forståelse for dine målgrupper. En mulig fokusgruppe kan være et lille udsnit af dine gæster på eksempelvis fem til ti personer, som du samler for at skabe en uformel samtale om deres oplevelser. Her har du mulighed for opnå en dybere forståelse af bl.a., hvem gæsterne er, og deres motivation for at vælge netop dit sted og få indgående kendskab til, hvad der kunne forbedres, så du får mulighed for at imødekomme deres ønsker. 3. Udarbejd personaer for jeres målgrupper På baggrund af de informationer, som du allerede har indsamlet om dine målgrupper, kan du skabe personaer, der kan bruges i dagligdagen. På den måde bliver målgrupperne mere konkrete og anvendelige. Du skal give personaerne egenskaber, som svarer til dine målgruppers profil. Dine personaers egenskaber kan eksempelvis være: Navn og billede Det er en god idé at give jeres personaer navn, da det er med til at italesætte jeres målgrupper og gøre dem identificerbare. I kan desuden tilføje et billede, som I finder passende til den fiktive persona. Bestræb jer på at gøre jeres personaer menneskelige og identificerbare. Persondata Personens alder og stilling. Motivation for at besøge jer Beskriv, hvad der ligger til grund for personaens besøg. Jeres målgrupper kan have forskellige grunde til at besøge jer, så dette er et meget vigtigt element for at skabe en bedre oplevelse. Din forretnings rolle Beskriv, hvilken rolle din virksomhed spiller for eventgæstens besøg, og hvad du med fordel kan tilbyde dem af produkter eller services. Tekniske redskaber Beskriv, hvilke tekniske redskaber personaen anvender i hverdagen. Eksempelvis mobiltelefon, Facebook og Twitter. Tilføj, hvordan de gør brug af redskaberne. Dette har en stor betydning for, hvordan I kan kommunikere med jeres målgrupper. Hent arbejdsark til personaudvikling: www.rebildporten.dk/eventsamarbejde Hvad er en persona? En persona er en fiktiv person, der repræsenterer én af dine målgrupper. Kan du eksempelvis identificere tre målgrupper, så skal du lave tre personaer. Du kan nøjes med fokusgruppeinterview Du kan med fordel foretage et fokusgruppeinterview, hvis du ikke har mulighed for at lave en spørgeskemaundersøgelse.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 34 Med viden om dine målgrupper kan du med fordel finde samarbejdspartnere, der henvender sig til samme målgrupper, for at skabe synergieffekter.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 35 Udpeg de events, du vil og kan samarbejde med Hvorfor: Det er vigtigt, at du prioriterer dine ressourcer på at lave initiativer eller samarbejder i forbindelse med events, der giver mest mening og værdi for din forretning. Hvad: Afsnittet her vejleder dig i, hvordan du udpeger de events, du får mest ud af at samarbejde med. 1. Kortlæg events i dit område Det første skridt mod et samarbejde eller et initiativ i forbindelse med en event er at skabe overblik over, hvilke events der er i dit område. Dette kan du gøre ved at se på områdets eventkalender eller holde dig opdateret om områdets aktiviteter. List alle de events, du kan finde frem til. 2. Profilerne skal matche Når du har en liste med alle områdets events, er det en god idé at sætte dig ind i de forskellige events identitetsprofil og værdigrundlag. En rigtig god anledning til et godt samarbejde er, at jeres profil- og værdigrundlag passer til hinanden, eller at du har grundlag for at understøtte eventen ved at byde ind med nogle at de kompetencer, de mangler. Du kan opsøge informationer på eventens hjemmeside eller kontakte eventen. Events bliver i denne guide opfordret til at stille disse informationer til rådighed. 2. Find de events, du deler målgrupper med Et andet grundlag for et samarbejde er fælles målgrupper. Målgrupperne behøver ikke at være identiske, men kan have demografi, interesser eller værdier tilfælles. Måske kender du allerede nogle af eventenes målgrupper og har en god fornemmelse af eventgæsterne, men har du ikke det, er det en god idé at lave lidt research eller kontakte eventarrangørerne for mere information. Brug din viden om dine målgrupper Brug den viden, du indsamlede om dine målgrupper i forrige afsnit, for at få bedre forståelse for, om dine målgrupper har noget tilfælles med eventens målgrupper. Eksempel Diskoteket V58 i Aarhus har udnyttet, at de har samme målgruppe som NorthSide, ved at afholde en efterfest i forlængelse af festivalen og tilbyde festivalgæsterne at komme ind til under halv pris. V58 formår således at tiltrække nogle af de festivalgæster, der ønsker at bevare den gode stemning fra festivalen.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 36 Events opfordres i afsnittet Gør din event tilgængelig for samarbejdspartnere, lokale aktører og borgere til at: Udpege kontaktperson(er) for samarbejdspartnere. Kommunikere, hvordan samarbejdspartnere og lokale aktører må bruge eventen. Være åben over for initiativer fra samarbejdspartnere og lokale aktører. Udarbejde en tidslinje for eventen. Udarbejde en liste med eksisterende samarbejdspartnere. Udarbejde samarbejds- og markedsføringspolitik. Stille pressekit til rådighed. Læs evt. mere på side 29.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 37 Sponsor Strategisk samarbejdspartnerniveau (initiativer sammen med eventen) Værdipartner At samarbejde om fælles værdier Leverandør At levere en ydelse til eventen Aktørniveau (egne initiativer) Bidragsyder At afholde en tematiseret/brandet aktivitet i relation til eventen Ambassadør At støtte op omkring eventen både kommercielt og ikkekommercielt, f.eks ved at fremhæve produkter eller ydelser, der passer ind i eventens tema Borger- og aktørniveau Vært At yde godt værtskab ved at tage godt imod gæsterne, som besøger området i forbindelse med en event Engagementsmodellen for events Engagementsmodellen er et praktisk redskab til at få overblik over de samarbejds- og engagementsniveauer, der kan være i forbindelse med en event. Du skal se modellen som et vejledende framework og altså ikke som en fuldstændig oversigt. Der kan sagtens være andre niveauer og aspekter af eventsamarbejder. De tre nederste trin er uformelle samarbejder eller initiativer for de aktører, der ikke nødvendigvis ønsker eller har behov for at involvere eventen. De tre øverste trin i modellen er formelle og strategiske samarbejder mellem dig og events. De to følgende afsnit fokuserer henholdsvis på pyramidens tre nederste trin og tre øverste trin.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 38 Tænk din forretning ind i eventsammenhængen Hvorfor: Du kan tænke din forretning ind i eventsammenhængen for at udnytte den tiltrækningskraft, en event har. Så er du også med til at understøtte eventgæstens samlede oplevelse og skabe mulighed for øget omsætning i din forretning. Hvad: Her får du tips til, hvordan du selv kan tage initiativer til at indgå i eventsammenhængen. GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 3 1. Afgør, hvordan du vil indgå i en sammenhæng med eventen Du kan engagere din forretning i en event på flere forskellige niveauer. Når du har udpeget den eller de events, du gerne vil tænke din forretning ind i, kan du derfor med fordel gøre dig nogle tanker om dit engagementsniveau. Strategisk samarbejdspartnerniveau (initiativer sammen med eventen) Sponsor Værdipartner At samarbejde om fælles værdier Leverandør At levere en ydelse til eventen Bidragsyder Initiativer, du selv kan tage: Vært: Som minimum kan du vælge at påtage dig rollen som den gode vært for de gæster, der kommer til området i forbindelse med eventen. Det kan du gøre ved at tage godt imod de eventgæster, der besøger din virksomhed, og sørge for at være orienteret om eventen. På den måde kan du servicere dem bedst muligt. Det kan du gøre ved at vise dem vej eller fortælle, hvor de kan parkere, eller blot gøre dem opmærksom på eventen. Ambassadør: På næste niveau kan du vælge at støtte op omkring en event ved f.eks. at anvende eventens visuelle kendetegn. Dette kan du gøre ved at pynte dit sted op med eventens visuelle udtryk i form af plakater eller lignende. På denne måde er du med til at relatere din forretning til eventen, og samtidig skaber du øget synlighed omkring eventen. Du kan også engagere dig kommercielt ved at fremhæve produkter eller services, der relaterer sig til eventen. Bidragsyder: På tredje niveau kan du vælge at afholde en aktivitet eller lave et produkt, som relaterer sig til eventen. Hvis du er en restaurant, kan du eksempelvis lave en amerikansk burgermenu i forbindelse med Rebildfesten eller afholde et arrangement i anledning af eventen enten før, under eller efter eventen. På denne måde bliver du en aktiv del af eventen og har de bedste betingelser for at udnytte eventens tiltrækningskraft. Det er selvfølgelig også et engagementsniveau, der kræver en stor indsats. 2. Sæt gæstens oplevelse i centrum Når du skal tænke dig ind i en eventsammenhæng, så er det en god idé at sætte gæstens oplevelse i centrum. Succeskriteriet for at engagere dig i en event er dels at styrke din forretning, dels at bidrage til, at eventgæsten får en endnu bedre oplevelse ved at besøge området i forbindelse med eventen. På den måde øges sandsynligheden for at tiltrække flere gæster, og at vores gæster kommer igen. Så når du har besluttet dig for at engagere dig i en event, så tænk over, hvordan dine initiativer kan forbedre gæstens samlede eventoplevelse. Aktørniveau (egne initiativer) Borger- og aktørniveau Engagér dig i eventen Engagementsmodellen for events Engagementsmodellen er et praktisk redskab til at få overblik illustrerer De tre øverste trin i modellen seks er formelle og forskellige strategiske samarbejder mellem aktører og events. Disse består af sponsorer, der for over de samarbejds- og engagementsniveauer, der kan være i forbindelse med event. Du skal se modellen som et vejledende mange er de vigtigste partnere, da de skaber det økonomi- framework og altså ikke som en fuldstændig oversigt. Der for kan events. ske grundlag for eventen. Dette Værdipartnere er samarbejdspartnere, afsnit fokuserer på sagtens være andre niveauer og aspekter af eventsamarbejder. der deler samme grundlag eller kan være med til at understøtte Man kan også være i flere af lagene på samme tid. Jo højere oppe hinandens værdigrundlag. De har ofte også en rådgivende funktion. Leverandører har ofte en rent kommerciel interesse og er dem, i modellen du befinder dig, jo flere af underliggende lag er du også i. de tre nederste trin. der leverer Se det, eventen har brug større for for at blive afviklet. udgave De tre nederste er uformelle samarbejder eller initiativer fra Engagementsmodellen bliver yderligere introduceret i guiden. af modellen aktører, der ikke samt nødvendigvis ønsker forklaring eller har behov at på forrige side. Eventsamarbejde - idékort Tænk dig ind i eventsammenhængen Beskriv din idé til samarbejde med en udvalgt event én idé per ark. Titel på idé: Giv din idé en beskrivende titel. Samarbejdspartnere: Hvilke samarbejdspartnere skal evt. være med for at realisere ideen? Realiserbarhed: Hvad vil det kræve at realisere din idé? Hvilke krav er der til sponsorater og eventen? Afklar dine ressourcer Når du skal afgøre, hvordan du vil indgå i en sammenhæng med en event, er det vigtigt at overveje, hvor mange ressourcer du kan afsætte, og hvad du får ud af det. Men husk, at selv mindre initiativer, som du kan implementere i den daglige drift, også tæller. Event: Beskriv ideen: Lav en salgstale for din idé: Hvad går ideen ud på? Hvornår finder den sted (før, under eller efter)? Etc. Eventgæsten: Hvordan forbedrer jeres idé eventgæstens oplevelse? At afholde en tematiseret/brandet aktivitet i relation til eventen Ambassadør At støtte op omkring eventen både kommercielt og ikkekommercielt, f.eks ved at fremhæve produkter eller ydelser, der passer ind i eventens tema Eventen: Hvordan kan jeres idé forbedre eller bidrage til eventen? Brug idékort til at tænke din forretning ind i eventsammenhængen På baggrund af det, du ved nu, kan du udfylde arbejdsarket her. Arket guider dig til at udvikle idéer til, hvordan du kan tænke dig selv ind i en eventsammenhæng. Hent arbejdsark til idéudvikling her: www.rebildporten.dk/eventsamarbejde Vært At yde godt værtskab ved at tage godt imod gæsterne, som besøger området i forbindelse med en event involvere eventen i deres tiltag. Initiativer kan f.eks. være, at en aktør ønsker at afholde en aktivitet i forbindelse med en event eller tilbyde et bestemt produkt eller service, der henvender sig til eventens målgrupper.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 39 Gør altid eventen opmærksom på dine initiativer, så de kan bakke op omkring dem ved eksempelvis at markedsføre dem via eventens Facebook-side eller website. Spørg gerne eventen, om de har en samarbejds- og markedsføringspolitik, der kan sige, hvordan du må bruge eventens brand i din markedsføring.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 40 Udforsk samarbejdsmuligheder med eventen Hvorfor: En god måde at engagere dig i en event på er ved at indgå et strategisk samarbejde med en event. Samarbejde med en eller flere events kan føre til øget synlighed og indtjening for din forretning. Hvad: Her får du inspiration til, hvordan du selv kan engagere dig i en event på forskellige niveauer. 1. Vurdér, hvordan din forretning kan spille en rolle i eventen Overvejer du, om din forretning kan bidrage til eventen som samarbejdspartner, så kan du med fordel tænke på samarbejdsmuligheder på tre forskellige niveauer. Samarbejder, som du kan indgå med eventen: Leverandør: Hvis du kan se, at din forretning har en ydelse, som eventen har behov for, kan du kontakte eventen med det formål at indgå en leverandøraftale. Dette er ofte et rent kommercielt samarbejde, men du kan med fordel se på, hvordan jeres samarbejde kan blive mere strategisk ved at skabe synergier. Læs mere om dette i punkt 2. Værdipartner: Hvis du deler værdigrundlag med eventen, kan du også udforske mulighederne for et mere værdibaseret samarbejde for at levere ydelser, sparring eller rådgivning, der understøtter eventens værdigrundlag. På den kan både du og eventen udnytte, at I deler en kvalitet og et budskab, som I kan hjælpe hinanden med at kommunikere ud. Samarbejdet er således ikke kun kommercielt. Sponsor: Hvis du ønsker at støtte eventen økonomisk, kan du vælge at sponsorere eventen. Dette er særligt en god idé, hvis du både ser dig selv som leverandør og værdipartner og gerne vil være en meget engageret samarbejdspartner med eventen. 2. Gør samarbejdet frugtbart for begge parter Har du mulighed for at indgå et samarbejde med en event, er det vigtigt at gøre det klart, hvad du kan tilbyde eventen, og tænk på eventen som et tiltag, der kan styrke din forretning. Og husk at definere succeskriterier for samarbejdet sammen med eventen, samt hvordan I opnår det, I gerne vil i fællesskab, så I begge får fuldt udbytte af partnerskabet. 3. Tænk samarbejdet i cyklus Hver gang du indgår et samarbejde med en event, så tænk på at skabe en cyklus i jeres samarbejde, så jeres samarbejde er levende før, under og efter eventen. På den måde bringer du din forretning mest muligt i spil i forhold til eventen. Dette kan du gøre ved at tænke din forretnings rolle ind både før, under og efter eventen. Tænk din forretnings rolle ind både før, under og efter eventen. GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 3 Strategisk samarbejdspartnerniveau (initiativer sammen med eventen) Aktørniveau (egne initiativer) Borger- og aktørniveau Engagér dig i eventen Sponsor Værdipartner At samarbejde om fælles værdier Leverandør At levere en ydelse til eventen Bidragsyder At afholde en tematiseret/brandet aktivitet i relation til eventen Ambassadør At støtte op omkring eventen både kommercielt og ikkekommercielt, f.eks ved at fremhæve produkter eller ydelser, der passer ind i eventens tema Vært At yde godt værtskab ved at tage godt imod gæsterne, som besøger området i forbindelse med en event Engagementsmodellen for events Denne Engagementsmodellen engagementsmodel er et praktisk redskab til at få overblik De illustrerer tre øverste trin i modellen er formelle seks og strategiske forskellige framework og altså ikke som en fuldstændig oversigt. Der kan i forbindelse ske grundlag eventen. Værdipartnere med er samarbejdspartnere, events. samarbejder mellem aktører og events. Disse består af sponsorer, der for over de samarbejds- og engagementsniveauer, der kan være i forbindelse med event. Du skal se modellen som et vejledende mange events er vigtigste partnere, da de skaber det økonomi- sagtens være andre niveauer og aspekter af eventsamarbejder. der deler samme grundlag eller kan være med til at understøtte Man kan også være i flere af lagene på samme tid. Jo højere oppe hinandens værdigrundlag. De har ofte også en rådgivende funktion. Leverandører har ofte en rent kommerciel interesse og dem, i modellen du befinder dig, jo flere af de underliggende lag er du Dette afsnit også i. fokuserer på modellens der leverer det, eventen har brug for tre for at blive øverste afviklet. De tre nederste er uformelle samarbejder eller initiativer fra Engagementsmodellen bliver yderligere introduceret i guiden. trin. Se de aktører, en der større ikke nødvendigvis ønsker udgave eller har behov for at af engagementsmodellen involvere eventen i deres tiltag. Initiativer kan f.eks. være, at en aktør ønsker at afholde en aktivitet i forbindelse med en event eller tilbyde et bestemt produkt eller service, der henvender sig til eventens målgrupper. samt forklaring på side 37. Afklar dine ressourcer Når du skal afgøre, hvordan du vil indgå i en sammenhæng med en event, er det vigtigt at overveje, hvor mange ressourcer du kan afsætte, og hvad du får ud af det. Hvis du ikke har tiden til et tæt og tidskrævende samarbejde med en event, skal du vælge at lave nogle mindre initiativer, som du kan implementere i den daglige drift. 5. Gå efter længerevarende samarbejdsrelationer Det er en god idé at have længerevarende og loyale samarbejdsrelationer. Det sikrer stabilitet og høj kvalitet i samarbejdet og er ikke så tidskrævende. Etablering af nye partnerskaber er altid tidskrævende, og du ved ikke, hvad partneren reelt leverer, hvis I aldrig har samarbejdet før. Hvis der ikke er forventningsafstemt ordentligt, risikerer du, at arbejdsbyrden bliver uhensigtsmæssigt fordelt.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 41 Spørg evt. eventen, om de kan stille følgende til rådighed for dig: Tidslinje for eventen. En tidslinje er en oversigt over de interne og eksterne aktiviteter, eventen har, og gør det nemmere for dig at tænke sig ind i eventen. Liste med eventens samarbejdspartnere. En events samarbejdspartnere siger meget om eventen, og en liste over dem med beskrivelser af samarbejdet kan være en god måde for dig at lære eventen bedre at kende på. Samarbejds- og markedsføringspolitik. En politik, der definerer, hvordan du må bruge eventens brand i din markedsføring, så I undgår misforståelser og tvivlsspørgsmål. Pressekit. Giver dig mulighed for at anvende eventens pressemateriale f.eks. grafisk identitet og billeder, der er til fri afbenyttelse.
GUIDE TIL EVENTSAMARBEJDE 42 Synliggør din eventaktivitet Hvorfor: Når du har gjort dig umage for at lave en aktivitet i forbindelse med en event, er det vigtigt at skabe opmærksomhed omkring din aktivitet. Hvad: Her får du nogle tips til, hvordan du kan synliggøre din aktivitet. 1. Gør eventen opmærksom på din aktivitet Hvis du ikke har planlagt aktiviteten i forbindelse med eventen, så er det en god idé at gøre eventen opmærksom på din aktivitet, så de har mulighed for at markedsføre den. Du kan evt. opfordre eventen til at markedsføre din aktivitet i deres markedsføringskanaler. På den måde øger du eksponeringen for din aktivitets primære målgruppe. 2. Markedsfør aktiviteten i dine egne kanaler Udnyt dine egne markedsføringskanaler til at sætte fokus på din aktivitet. Digitale platforme som Facebook, dit website og nyhedsmails er gode medier til at gøre opmærksom på din aktivitet. 3. Fortæl dine gæster om din aktivitet Gør dine kunder og gæster opmærksomme på din aktivitet, når du møder dem. Og overvej, at din eventaktivitet sagtens kan være relevant for lokale borgere. Borgere elsker også, når der sker noget nyt, og kan være gode ambassadører for eventgæsterne. Du kan med fordel indgå alliancer med andre erhvervs- og turistaktører, hvor I laver en aftale om at gøre opmærksom på hinandens aktiviteter. Husk både online og offline markedsføring Brug alle dine online og offline markedsføringskanaler til at skabe interesse for din aktivitet. 4. Opfordr andre aktører til at fortælle om din aktivitet Du kan med fordel indgå alliancer med andre erhvervs- og turistaktører, hvor I laver en aftale om at gøre opmærksom på hinandens aktiviteter og tiltag. På den måde giver I også turisten en bedre service, da de føler, I bidrager til, at de får nogle gode oplevelser.
Kontaktinfo RebildPorten Rebildvej 25A, Rebild DK-9520 Skørping info@visitrebild.dk + 45 99889000 Deltagere i forløbet Turist- og erhvervsaktører Abi Pedersen, Rold StorKro Allan Graversen, Rold Skov MTB Anette Bruun Hansen, Rebild Kulturråd Anne Thorbjørn, MTB Projekt Rebild/Jammerbugt Bendt E. Andersen, Naturstyrelsen Himmerland Bente Larsen, Rebild Vandrerhjem Dorthe Mosegaard, Boldrup Museum Hans Rønnau, Røverne fra Rold Hansi Pedersen, Rold Skov Adventure Helene Dalgaard, Mosskov Pavillonen Henrik Brandt, Suldrup Idrætsforening og Rold Skov Golfklub Henrik Bugge Mortensen, Forlaget Rebild Jan Nielsen, Rold Skov MTB Jane Andersen, Comwell Sport Rebild Bakker Johannes Dalgaard, Mosskov Pavillonen Ketty Bisgaard, Rebildselskabet Klaus Bystrup, Røverne fra Rold Lars Bisgaard, Rebildselskabet Lars Rigborg, RebildCentret Leif Lyngsøe, Naturstyrelsen Himmerland Lene Hjorth, Rebildhus Lone Skov Sørensen, Rebild Bibliotekerne Martin Knudsen, Nørlund Gæstebud Morten Lønborg Friis, Rebild Kulturskole Niels Jørn Østergaard, Spillemands-, Jagt- og Skovbrugsmuseet Niels Moes, RebildCentret Ole Sophus Søbye, BS Event Søren Steen Nielsen, Opera i Rebild Uffe Westerberg, Rold Skov Natur- og Kulturcenter Vivi Schnefeld, Rebild Vandrerhjem Rebild Kommune Arne Arildsen, Center Kultur og Fritid Claus Holm, Center Kultur og Fritid Louise Gammelholm Rasmussen, Center Kultur og Fritid Rikke Kamedula Skovsbo, Center Kultur og Fritid Tina Lauritsen Rasmussen, Center Kultur og Fritid VisitRebild & VisitNordjylland Anders Stryhn, VisitRebild Berit Hvidberg Christensen, VisitNordjylland Bodil Christensen, VisitRebild
Eventsamarbejde i Rebild Hvordan skal vi samarbejde for at få mere værdi ud af de events, der udvikles i kommunen, de events, der allerede findes i kommunen, og de nye events, som vi tiltrækker udefra? Hvordan kan vi gennem et strategisk samarbejde om events skabe mere værdi for hele destinationen Rebild i form af økonomisk vækst, et højere serviceniveau og bedre oplevelser for vores turister? Denne publikation tager fat om disse spørgsmål, og indeholder en eventstrategi for Rebild Kommune samt guider til eventorganisationerne og til erhvervs- og turistaktørerne. Projektet er udviklet på initiativ af VisitRebild og Rebild Kommune i samarbejde VisitNordjylland. Projektet er støttet af midler fra Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, gennem VisitNordjyllands projektbevilling og indsatsområde Fyrtårn Nordjylland stærke oplevelseskoncepter.