2015 Indbudt licitation på flyttelejligheder Istandsættelse af flyttelejligheder i Slagelse Boligselskab etape DV01 og DV03. Slagelse Boligselskab indbyder hermed til indbudt licitation på maler-, gulv- og rengøringsarbejder. Denne indbudte licitation omhandler 1006 boliger i en periode på 3 år, efter kontraktens indgåelse.
Indholdsfortegnelse 1 Introduktion indbudt licitation... 2 2 Præsentation af Slagelse Boligselskab... 2 3 Indbudt licitationens omfang... 2 3.1 Delkontrakter... 3 3.2 Fraflytninger 2012, 2013 & 2014... 3 4 Form... 3 4.1 Kontrakternes økonomiske omfang og længde... 3 4.2 Sprog... 4 4.3 Ejendomsret... 4 4.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 4 4.5 Indsendelse af tilbud... 4 4.6 Åbning af tilbud... 4 4.7 Vedståelsesfrist for tilbud... 4 4.8 Alternative tilbud... 4 4.9 Konsortier... 4 4.10 Serviceattest... 4 4.11 Ordregivers forbehold... 4 4.12 Tilbudsgivers forbehold... 5 5 Tilbudsdokumentation... 5 6 Tildelingskriterier... 5 7 Opgavebeskrivelse... 5 7.1 Tidspres og uforudsigelighed... 5 7.2 Procesforløb vedrørende fraflytterlejligheder... 5 7.3 Generelle forhold og krav... 7 7.4 Andre krav og forhold som tilbudsgivere skal være opmærksom på... 9 1
1 Introduktion indbudt licitation Slagelse Boligselskab udbyder istandsættelsesarbejder og rengøring af fraflytterlejligheder i indbudt licitation. De typiske istandsættelsesarbejder omfatter forskellige malerydelser og ofte gulvafslibning med efterfølgende lakering. Denne indbudte licitation afgrænses til malerydelser, gulvbehandling og rengøring. 2 Præsentation af Slagelse Boligselskab Fakta om Slagelse Boligselskab Slagelse Boligselskab er en Almen Boligorganisation, stiftet den 4. marts 1943. Organisationsbestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, og at den daglige administration sker i overensstemmelse med de herfor gældende regler. Bestyrelsen holder et møde hver måned, hvor der drøftes forskellige emner, tages beslutninger mv., omkring Boligselskabets drift, projekter og udvikling. Referater fra de hidtil afholdte møder, kan læses på vores hjemmeside: www.slagelsebolig.dk under Om os. Boliger og afdelinger I dag har Boligselskabet omkring 2000 boliger, primært i Slagelse by. Vi har dog også boliger i landområder, i Kirke Stillinge, Slots Bjergby, Dalmose, Sørbymagle og Rosted. Vores boliger er fordelt på 29 afdelinger, med ca. 1563 almene familieboliger, 177 almene ældreboliger, 251 almene ungdomsboliger og 11 skæve boliger. I de fleste afdelinger, er der en beboervalgt afdelingsbestyrelse, som bl.a. træffer beslutninger om, hvordan afdelingen ønsker at udvikle sig eller f.eks. om afdelingen skal have en ny legeplads eller lignende. I hver afdeling, kan du også finde mindst en ejendomsfunktionær, som er Slagelse Boligselskabs medarbejder på stedet. Slagelse Boligselskabs administration Slagelse Boligselskab har omkring 50 medarbejdere, som sørger for den daglige drift. Lidt over halvdelen er ejendomsfunktionærer, servicepersonale og rengøringspersonale. Herudover er der administrativt personale, som består af en teknisk afdeling, udlejnings afdeling, økonomisk afdeling samt en direktør. 3 Indbudt licitationens omfang Slagelse Boligselskabs cirka 2000 boliger er fordelt på 29 afdelinger. Hvert år fraflyttes mellem 450-500 boliger, hvilket betyder at denne licitation omhandler mellem 225-250 boliger per år. Disse fraflytterlejligheder skal istandsættes og rengøres før den nye beboer kan flytte ind. 2
3.1 Delkontrakter Denne licitation omhandler halvdelen af selskabet flyttelejligheder. Omfanget er angivet i bilag A. 3.2 Fraflytninger 2012, 2013 & 2014 Slagelse Boligselskab har i 2012 haft et samlet fraflytningstal på 461, heraf cirka 219 i delområdet. Slagelse Boligselskab har i 2013 haft et samlet fraflytningstal på 472, heraf cirka 236 i delområdet. Slagelse Boligselskab har i 2014 haft et samlet fraflytningstal på 434, heraf cirka 211 i delområdet 4 Form Udbuddet gennemføres som en indbudt licitation, hvor vedlagte standard tilbudsliste skal udfyldes i sin helhed, for at være konditionsmæssig. Almindelige betingelser for arbejder og leverancer, AB 92, med bemærkninger fra BL, dateret oktober 2012, er gældende for arbejdets udførelse. Uanset bestemmelserne i AB 92 kræves der ikke sikkerhedsstillelse. Tilbuddet afleveres under overværelse af de bydende som ønsker dette. Licitationen afholdes fredag den 26. juni 2015, kl. 10.00, på Fruegade 3, 4200 Slagelse. Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal ske skriftligt driftschef Mette Helleberg på mail: mh@slagelsebolig.dk eller driftschef Dorte Cortz på mail: dc@slagelsebolig.dk Tilbudsgivere skal benytte ordregivers tilbudsliste som er vedlagt som bilag D. Herudover skal tilbudsgivere aflevere USB med tilbudsliste. Inden licitationen vil der blive indkaldt til besigtigelse af en typisk fraflytter bolig, i Slagelse Boligselskab. Besigtigelsen vil finde sted, den 16. juni 2015. Idet vi ikke på nuværende tidspunkt ved hvilke boliger der fraflyttes, vil de bydende modtage adresser og tidspunkt for besigtigelsen, nogle dage før besigtigelsen. 4.1 Kontrakternes økonomiske omfang og længde Det samlede økonomiske omfang af kontrakterne er mellem 7.5 mio. kr. og 9.0 mio. kr. (inkl. moms) Kontrakternes længde er 36 måneder fra tildeling med mulighed for forlængelse. Kontrakt indgås i løbet af juni 2015, med start fra 1. september 2015. 3
4.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Det er vigtigt for Slagelse Boligselskab, at kommunikationen i forhold til vores ejendomsfunktionærer og beboere, skal foregå på dansk. 4.3 Ejendomsret Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom. 4.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet skal sendes per mail til: mh@slagelsebolig.dk eller dc@slagelsebolig.dk senest onsdag den 17. juni 2015, kl. 12.00, hvorefter sidste rettelsesblad udsendes til samtlige bydere. 4.5 Indsendelse af tilbud Såfremt tilbudsgiver ikke har mulighed for at deltage i licitationen den 26. juni 2015, skal materialet afleveres til Slagelse Boligselskab, i en lukket og forseglet kuvert, senest dagen før licitationen. 4.6 Åbning af tilbud Åbning af tilbud sker i henhold til beskrivelsen i punkt. 4. 4.7 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud skal være gældende til og med den 1. august 2015. Tilbuddet er fast og skal reguleres efter 12 måneder, som angivet i cirkulære om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder m.v.. 4.8 Alternative tilbud Accepteres ikke. 4.9 Konsortier Tilbud fra konsortier modtages ikke. 4.10 Serviceattest I forbindelse med licitationen, skal tilbudsgivere aflevere en serviceattest der på licitationstidspunktet ikke må være mere end 4 måneder gammel. Såfremt den valgte tilbudsgiver er en sammenslutning, kræves serviceattest for hver enkelt virksomhed. 4.11 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til at lade hele, eller dele af udbuddet gå om, såfremt der ikke indkommer konditionsmæssige tilbud. 4
4.12 Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende udbudsvilkår, herunder udtrykkeligt anførte ufravigelige udbudsvilkår. Forbehold for grundlæggende, herunder ufravigelige udbudsvilkår, i tilbudsgivers tilbud, vil i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet medføre, at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt uden kapitalisering af forbeholdet. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at afvise et tilbud som ikke er konditionsmæssigt. 5 Tilbudsdokumentation Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation, som angivet nedenfor. Økonomisk kapacitet: Kort virksomhedspræsentation som beskriver selskabsform og ejerskab. Oplysninger om samlet årsomsætning fra de seneste 3 regnskabsår. Dokumentation om produktansvars- og erhvervsansvarsforsikring. Teknisk/faglig kapacitet: En overordnet beskrivelse af tilbudsgivers kvalitetssikring, eventuel klassificering og medlemskab af garantiordning. Skal være medlem af Danske Malermestre. Oplysninger om antal medarbejdere og deres faglige baggrund. Herunder antal faguddannede og lærlinge indenfor relevante områder, samt oplæg om mulighed for opmanding. Tro og love erklæring: Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring for nedenstående forhold: Tro og love erklæring på, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld på over 100.000 DKK til det offentlige. Disse dokumenter skal medsendes. 6 Tildelingskriterier Ordregiver forbeholder sig retten til at vælge frit, imellem de indkomne bud. 7 Opgavebeskrivelse 7.1 Tidspres og uforudsigelighed Opgaven med istandsættelse og rengøring af fraflytterlejligheder afviger fra andre typiske istandsættelser ved ofte at skulle udføres under betydeligt tidspres, typisk mindre end 10 dage fra ordretidspunktet til at opgaven skal være udført, og med uforudsigeligt antal boliger. 7.2 Procesforløb vedrørende fraflytterlejligheder 5
7.2.1. Synsforretning Inden synsforretningen afholdes, vil der senest 8 dage før afholdelse af synsforretning, blive udsendt en synsliste til tilbudsgiver, til forberedelse af arbejdet. Når en beboer opsiger og fraflytter sin bolig hos Slagelse Boligselskab, udfører boligselskabets synsfolk en synsforretning sammen med beboeren. Disse synsforretninger foretages næsten altid i perioden fra den 1. til den 5., og i perioden fra den 15. til den 20., hver måned. Vi foretager dog ikke syn, den 15. juli og den 15. december. Synsforretningen er en gennemgang af boligen. Synsfolk vurderer og beskriver hvilke istandsættelsesarbejder og rengøring der skal udføres i boligen før en ny beboer kan flytte ind. 7.2.2. Synsrapport og rekvisition/ordre Under synsforretningen specificerer synsfolkene nødvendige opgaver på en synsrapport. På baggrund af synsrapporten oplyses beboeren hvilke omkostninger til istandsættelse og rengøring beboeren pålægges, og hvilken andel boligafdelingen skal betale. Beboeren kvitterer på synsrapporten for at han har været med ved synet. Priserne i synsrapporten kommer fra tilbudsgiverens prislister. Synsrapporten laves i en software, kaldet EGBolig. Synsværktøjet arbejder sammen med boligselskabets administrationsprogram som laver rekvisitioner/ordrer til leverandørerne. Ejendomsfunktionæren i den pågældende afdeling, sender en elektronisk rekvisition pr. debitor (beboer og afdeling). 7.2.3. Boligen og arbejdernes udførsel Ejendomsfunktionærerne for afdelingen monterer håndværker-cylinder i hoveddør efter synsforretningen. Håndværkere rykker ind og udfører deres opgaver under hensyntagen til hinanden og øvrige beboere i afdelingen. Rengøring efter håndværkere og eventuelle ekstra rengøringsopgaver udføres. 7.2.4. Kvalitetskontrol og opfølgning Kvalitetskontrol og udbedring af eventuelle mangler udføres. Herefter færdigmeldes til ejendomsfunktionæren i den pågældende afdeling. 7.2.5. Overdragelse til ny beboer Boligen overdrages til den nye beboer, af afdelingens ejendomsfunktionær. 7.2.6. Fakturering og afregning Tilbudsgiver sender pr. mail, til faktura@slagelsebolig.dk, en PDF faktura pr. rekvisition/ordre senest 8 dage efter arbejdet er udført. Rekvisitionsnummeret skal angives på fakturaen. Faktura modtages i boligselskabet og ejendomsfunktionærene udfører fakturakontrol, hvorefter driftscheferne godkender fakturaen til betaling. Fakturaer betales på aftalte dato. (betalingsfrist løbende måned + 20 dage.) 6
7.3 Generelle forhold og krav Slagelse Boligselskab forventer alt istandsættelsesarbejde udført håndværksmæssigt, miljømæssigt og arbejdsmiljømæssigt korrekt. 7.3.1 Malerentreprise Boligselskabets fraflytterlejligheder klassefiseres i henhold til Malerfagets Behandlingsanvisninger (Malerfagets oplysningsråd), som anført under funktionsklasse, og skal derfor istandsættes som sådan. Malerarbejdet omfatter typisk, afdækning af gulve og inventar for at undgå stænk. Forberedelse til malingsbehandling, herunder bl.a. afvaskning af overflader, fjernelse af eventuelle skruer/søm o.a., fugning af revner og gerigter, spartling af huller. Eventuel afslibning. Strygning af maling en eller flere gange i henhold til rekvisition/ordre, typisk vægge, lofter og træværk. På den enkelte rekvisition/ordre kan der væres specificeret andre opgaver som f.eks.: maling af dørplader, radiatorer, vinduer, paneler og gerigter. Tilbudspriserne skal indeholde alle omkostninger for fuldstændig færdiggørelse. 7.3.2 Produktkvalitet Ordregiver forventer, at tilbudsgivere benytter maling af høj kvalitet. Vejledende farver, og glanstrin som angivet i bilag B. 7.3.3 Gulventreprise Fraflytterlejlighederne skal ofte have slebet og lakeret gulve før ny beboer kan flytte ind. Opgaven i den enkelte fraflytterlejlighed specificeres på den enkelte rekvisition/ordre. Der kan ofte være tale om forskellige grader af afslibning i lejlighedernes rum. Med mindre andet er specifikt angivet, forventer ordregiver slutafslibning efter leverandørens anvisning. Slutbehandling er med mindre andet er specifikt angivet altid 3 gange lak. Den nødvendige hærdning mellem påføringerne udføres jf. producentens anvisning. 7
7.3.4 Rengøring efter håndværker Hvis beboeren har afleveret fraflytterlejligheden i rengjort stand, og synsfolkene har godkendt boligen som rengjort, skal der kun udføres rengøring efter håndværkere. Håndværkerrengøring inkl. vinduespudsning: Gulve fejes og vaskes (nylakerede gulve fejes kun). Aftørring af samtlige skabe og skuffer, ind- og udvendigt. Rengøring af sanitet og vandarmaturer. Aftørring af vandrette flader (paneler, radiatorer, køkkenborde, køkkenvask, lysarmaturer og vindueskarme). Rengøring af ventiler. Vinduespudsning, ind- og udvendigt. Hovedrengøring inkl. vinduespudsning: Afvaskning af paneler, dørkarme, indvendige døre samt hoved-, entreog terrassedøre på indvendig side, inkl. afrensning af malerpletter/maling. Afvaskning af kontakter, belysning. Afvaskning af radiatorer, inkl. bagved. Afvaskning af skabe og skuffer, ind- og udvendigt. Afvaskning af gulve. Afvaskning af hvidevarer, ind- og udvendigt inkl. bagved. Afkalkning af vandhane/vask i køkken. Afkalkning af badeværelse, sanitet og fliser på hhv. gulv/væg. Pudsning af spejl i badeværelse. Afvaskning af ventiler. Vinduespudsning, ind- og udvendig, inkl. false, kanter og vindueskarm. Fejning af altan, kælderrum og skur, hvis forefindes. Afvaskning af målerskab. Afvaskning af postkasse. Det påhviler den enkelte håndværker at rengøre efter sig selv og ydelsen skal derfor være inkluderet i prisen. 7.3.5 Ekstra rengøringsopgaver Hvis synsfolkene ikke godkender beboerens rengøring i forbindelse med synsforretningen bestilles ekstra rengøring. Der kan være tale om individuelt specificerede rengøringsopgaver så som rengøring af ovn, afkalkning af bad, fjernelse af overfladeskimmel og andet. Disse opgaver specificeres på den enkelte ordre/rekvisition, i form af ekstra timer. 8
7.4 Andre krav og forhold som tilbudsgivere skal være opmærksom på Udover afsnit 7.2 og 7.3, har ordregiver følgende krav til levering, istandsættelsens og rengøringens udførsel og forløb. (Når der nedenfor skrives håndværker menes tilbudsgivers håndværker eller rengøringsmedarbejder): Med mindre andet er aftalt skal arbejdet i lejligheden være afsluttet senest 10 arbejdsdage efter ordreafgivelse. Aftalte undtagelser kan være særligt krævende fraflytterlejligheder. Med mindre andet er aftalt påhviler det maler- gulv- og rengøringsteam at koordinerer deres arbejde således arbejdet udføres i en hensigtsmæssig rækkefølge, så lejligheden kan afleveres indenfor ovenstående frist. Såfremt Slagelse Boligselskab har andre aktiviteter i boligen i samme periode, vil dette blive koordineret af ejendomsfunktionæren. Håndværker skal være klar til øjeblikkelig udbedring af fejl og mangler ved udført arbejde. Hvis håndværker ikke har udført den i punkt 7.3.4 nævnte rengøring efter eget arbejde tilkaldes han/hun øjeblikkeligt. Hvis håndværker ikke møder op, bestilles rengøring for håndværkers regning. Omkostningen vil blive modregnet i håndværkers faktura. Håndværkere kan under hensyntagen til afdelingens øvrige beboere udføre arbejde på hverdage i tidsrummet 07.00-16.00. Særligt larmende og støvende arbejde skal begrænses mest mulig, og i øvrigt udføres under særlig hensyntagen til afdelingens øvrige beboere. Der kan i særlige tilfælde træffes individuel aftale med ordregiver om udførsel af ikke larmende arbejde udenfor ovenstående tidsrum. Håndværker må benytte el og vand i fraflytterlejligheden. Tilbudsgivere har det fulde ansvar for at de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger tages, og for at regler for miljø, sikkerhed og arbejdsmiljø i øvrigt overholdes. Se vedlagte miljøvejledning fra Slagelse Boligselskab, i bilag C. Ordregiver forventer at arbejde udføres af relevant faguddannet personale. 9