Bilag 2 - Høringssvar vedr. samarbejdsplatformen Skriv notattekst her Ballerup Kommune - Niels Nordberg It-arkitekt Afsnit: Baggrund for projekt side 4-5 Her nævnes explicit under punkt 2 til 7 Elever, forældre, pædagogisk personale og skoleledelser Når man nu vælger at nævne disse grupper explicit og ikke bare skriver Brugerne, så bør Kommunens administration og Teknisk administrativt personale også nævnes Side 1 af 13 Afsnit: Sikkerhed side 7 Her nævnes en lang række brugergrupper, der i dag ikke har Uni*login, men som forventes at skulle anvende Uni*login. Der er usikkerhed på om hvem der har ansvar for oprettelse af Uni*login til disse grupper, samt hvordan man sikrer yderligere relaterede data bliver registreret. Fx Vil kommunerne have ansvar for oprettelse af medarbejdere på daginstitutioner og hvor høj grad skal kommunerne tilvejebringe yderligere organisationsdata om hvor i Kommunen disse er placeret, deres kontaktdata, lokationer mm.? Fx Vil Forældre skulle logge på løsningen med NemID som så derefter konverteres til en Uni*login konto. Hvordan sikres yderligere data om hvilke børn forældrene hører til, hvilke(n) skole(r) forældrene er knyttet til mm.? Vi opfordrer til at disse spørgsmål afdækkes mere detaljeret. Afsnit: Beskeder side 9 Det er ikke tydeligt afklaret hvorledes e-mail skal være en del af Samarbejdsplatformen. Vi tolker at enhver bruger skal angive e-mail og SMS-tlf i sin profil, og at disse kanaler kan bruges til fx 1-til-1, 1-til-mange beskeder og notifikationer. Når der tales om 1-til-1 beskeder, vil der så kunne sendes en (fortrolig) besked direkte ud til en brugers e-mail konto? eller vil beskeden havne i brugerens interne indbakke på Samarbejdsplatformen (evt med notifikation til brugeres e-mail konto)? Vil modtager kunne svare på beskeder direkte via mail eller skal det ske internt på Samarbejdsplatformen?
Vi opfordrer til at disse dataflows beskrives lidt mere detaljeret, så der ikke skabes denne tvivl. Afsnit: Sikker Fildeling side 10 Der skrives her: For at sikre at alle Institutioner sikkert kan arbejde med og opbevare filer, der indeholder personfølsomme oplysninger er der behov for et fildelingsmodul i Løsningen Vi mener ikke at løsningen skal fungere som et sagsbærende fagsystem. Der gælder særlige forvaltningsmæssige, journaliseringsmæssige og arkiveringsmæssige krav til den type sager og dokumenter. Kommunerne har allerede sikrede fagsystemer til at håndtere (fortrolige og personfølsomme) oplysninger og dokumenter om Børn og Unge. Det vil efter vores opfattelse være mere hensigtsmæssigt at bede leverandører af Børn og Unge fagsystemer om at stille en dokument-upload service til rådighed, som Samarbejdsplatformen kan anvende. Side 2 af 13
Odder Kommune Betina Bille It-proceskonsulent Af arkitekturrapporten under A1. fælles Rammearkitektur fremgår følgende: Det er under afklaring hvordan brugere som allerede er oprettet (i den) kommunale sikkerhedsløsning under Adgangsstyring for Brugere, vil kunne anvende denne til at sikre Single-sign-on. Ligesom det er under afklaring om en sådan løsning i givet fald vil kunne bruges af alle kommunale brugere. Odder ønsker, at Samarbejdsplatformen skal give mulighed for udveksling af personfølsomme oplysninger, om det enkelte barn, mellem lærer, forældre, elever og forvaltningens medarbejdere som: Socialrådgivere, Tale- Hørelærer, Familieterapeuter, PPR, Sundhedsplejen mv. Side 3 af 13 Som svar på høring om arkitekturrapporten for Samarbejdsplatformen anbefaler Odder Kommune derfor at brug af støttesystemet Adgangsstyring får meget høj prioritet i projektet. Således at der sikres let adgang, uden brug af Uni-login, for kommunale forvaltnings-medarbejdere, der ikke anvender Samarbejdsplatformen som deres primære værktøj.
Systematic Helle Benedikte Neigaard Bid Manager Side 4 af 13
Side 5 af 13
Side 6 af 13 Københavns Kommune Bo Østerkjerhuus Digitaliseringskonsulent København Kommune vil først og fremmest rose for en rapport omkring arkitekturen for samarbejdsportalen, som indeholder mange væsentlige pointer. Derudover ser vi også rapporten som et fundament til at hæve kvalitet for kommunikation i dagtilbud og folkeskolen i fremtiden på tværs af systemer og målgrupper. København Kommune har nedenstående 8 bemærkninger, og vi indgår gerne fremadrettet i arbejdet med at kvalitetssikre samarbejdsplatformens rammearkitektur og uddybe vores bemærkninger. 1. Nem og sikkeradgang Københavns Kommune værdsætter, at der i regi af samarbejdsplatformen tages hånd om it-sikkerheden, og at den muliggør, at kommunerne kan leve op til de generelle forvaltningsmæssige og sikkerhedsmæssige krav, som det står beskrevet i rapporten: Samarbejdsplatformen skal gøre det muligt for kommunerne at overholde de generelle forvaltningsmæssige krav på området, her tænkes f.eks. på Forvaltningsloven, Persondataloven og Databeskyttelsesforordningen.
For Københavns Kommune er det centralt, at hvis en bruger logger ind på samarbejdsplatformen via den arkitektur, som der besluttes i projektet, så overholder Københavns Kommune lovgivningen på området. Københavns Kommune anser det således, at det må være Samarbejdsprojektets ansvar, at det lever op til persondatalovgivningen, hvis Københavns Kommune anvender samarbejdsplatformens arkitektur. Københavns Kommune er ligeledes optaget af, at der skal være nem adgang til platformen (jf. 1. krav til en kommende samarbejdsplatform). Nem adgang til platformen er et af de mest afgørende kriterier for, at Københavns Kommune kan lave en succesfuld implementering. Side 7 af 13 Når Københavns Kommune læser arkitekturrapporten og sammenholder den med det arbejde, der forgår i STIL, er der dog en bekymring for, hvorvidt det er muligt at få implementeret en nem og sikker adgang til samarbejdsplatformen. Forudsætningen i arkitekturrapporten er, at der gives adgang til samarbejdsportalen via unilogin på NSIS niveau 3. Dette betyder reelt, at login skal foregå via NemID, da det er STIL s løsning for et NSIS niveau 3 i login. Der er god logik i at anvende NemID for visse brugertyper (fx forældre), men NemID er meget problematisk i forhold til kommunens medarbejdere. NemID-medarbejder kan i sin nuværende form ikke levere en nem adgang til systemet, ligesom en implementering af NemID-medarbejder er en betydelig økonomisk investering i kommunerne, hvor effekten ikke står mål med investeringen. Endeligt har Datatilsynet meldt, at medarbejderne ikke må benytte private NemID til log-in til arbejdsdokumenter, med mindre der findes en alternativ mulighed for log-in. 2. Stamdata Et af de store potentialer ved en samarbejdsplatformen er at placere stamdata ét sted og derved også sikre, at brugerne opdaterer stamdata et sted (fx samtykkeerklæringer). Arkitekturrapporten beskriver ikke stamdata, og hvordan det skal placeres. Københavns Kommune har tidligere foreslået KL, at man i regi af samarbejdsplatformen burde etablere et egentligt elevregister, der kan samle stamdata for eleverne og udgøre fundamentet for Uni-login. En entydig identificering af eleverne, vil et vigtigt skridt ift. at løse sikkerhedsudfordringen (jf. punkt 1), og vil også have et effektiviseringspotentiale i både kommunerne og MBUL. Konkret forslår Københavns Kommune, at der laves et elevregister, og at unilogin skabes ud fra dette register, hvor eleverne bl.a. kun kan stå én gang. (se idébeskrivelse i bilag 1, genfremsendt forslag). Stamdata bør uanset hvad udgøre fundamentet for samarbejdsplatformen, og ikke være et element på linje med billedgalleri, som det fremgår at materialet. 3. Sikker fildeling (sagshåndtering og journalisering) Der er behov for, at institutioner og skoler kan arbejde med og opbevare digitale filer, der indeholder personfølsomme og person henførbare oplysninger. Der er dog nogle udfordringer i forhold til en national løsning.
Der skal iagttages arkivmæssige forpligtigelser, som fx aflevering af bevaringsværdige data, samt at det kræver en struktureret rettighedsstyring, da kun udvalgte medarbejder må kunne tilgå dokumenter med følsomt indhold. Dokumenterne er typisk en del af en egentlig sagsbehandling (fx bortvisning af elev, underretning, klager, pædagogiske handlerplaner mm.). I offentlighedsloven skelnes der mellem den centrale og den decentrale forvaltnings journalpligt. Det gør der, fordi de decentrale enheder ikke er underlagt samme formkrav om journalisering. I decentrale enheder er formkravet mindre, dvs. journalisering af ind- og udgående post, som opbevares i f.eks. et ringbind er acceptabelt. Decentrale enheder er på linje med de centrale enheder altid underlagt overholdelse af god forvaltningsskik samt lovkrav til sagsbehandling. Side 8 af 13 Der er således ikke i dag krav om digital journalisering på skolerne, men fremadrettet må det forventes, at dette bliver et krav, ligesom det er fornuftigt at journaliseringsprocesserne på skolerne standardiseres. Derfor er det vigtigt, at man i regi af samarbejdsplatformen overvejer, hvordan skolerne fremadrettet på en simpel digital måde kan journalisere dokumenter og sager på skolerne og derved overholde journaliseringspligten. Hvis journaliseringen ikke kan ske via den beskreven løsning for sikker fildeling, så er løsningen en begrænset hjælp, da kommunerne således efterfølgende skal finde andre måder at journalisere på, fx integration til esdh-system. 4. Administrative systemer føder brugerne (ikke 0-6 års området) I arkitekturrapporten fremgår det, at brugerne fødes af de administrative systemer. Dette er tilfældet for brugerne af de elevadministrative systemer, hvor der hverdag eksporteres data til Uni-login. Det er dog ikke tilfældes for 0-6 års området i Københavns Kommune, da personale ikke oprettes i KMD IS. KMD IS er Københavns Kommunes kommune it-system på dagtilbudsområdet og KMD elev på skoleområdet. KMD IS er afregningssystem modsat KMD Elev, der sikrer, at undervisningspligten og - deltagelsen overholdes. De to systemer KMD IS og KMD elev kan således ikke sidestilles, hvilket udgør en problemstilling ift. at få pædagoger og andet personale på 0-6 års området ind i Unilogin. 5. Tilladelse og samtykke Københavns Kommune er positive over for, at der i regi samarbejdsplatformen ser på anvendelsen af samtykkeerklæringer, der i dag udgør en stor udfordring på skolerne. Der bør således igangsættes et juridisk arbejde, der ser på, om der kan udarbejdes en række generelle og bredere samtykkeerklæringer, der giver mulighed for udveksling af oplysninger mellem forskellige parter sundhedsplejersken, psykologen, UU-vejledningen, institutioner, kolonier. Praksis er i dag i Københavns Kommune, at der indhentes mange forskellige samtykkeerklæringer. Samtykkeerklæringer bør være en del af det stamdata, som forældre skal udfylde om barnet. Københavns Kommune er bekymrede for, hvorvidt der kræves samtykke fra forældrene, før Københavns Kommune kan eksportere data fra KMD Elev og til Unilogin. Dette bør juridisk afklares, da det er et potentielt meget stort problem, hvis der kræves samtykke, og forældrene ikke giver det. Eksempelvis vil en afgangselev i så tilfældet ikke kunne gå til eksamen.
6. Kursusadministrationssystem Københavns Kommune har endnu ikke set en kravspecifikation for samarbejdsplatformen, men vurderer umiddelbart ikke, at det er logisk implementere et kursusadministrationssystem i platformen, der i givet fald skal være en national løsning. Dette bør være en kommunal løsning, der kan integreres i samarbejdsplatformen som widget. 7. Moduler Der savnes mulighed for at vise karakter samt eksamensbevis som f.eks. modulet fravær i arkitekturen. 8. Brugerinddragelse I rapporten savnes udover de nævnte 5 område, at der også er brugerinddragelse ift. funktionalitet, herunder et tjek af modulernes brug og funktionalitet. Side 9 af 13
Frederikssund Kommune Ivan Kure It-arkitekt Generelt. Der tages ikke stilling til alle 15 arkitekturprincipper i rapporten, men det bliver der i KL s Referencearkitektur for Brugerportalsinitiativet, så det kan tages derfra, evt. skal enkelte afsnit opdateres. Intern Funktionalitet. Unge læser ikke e-mails! Det er et faktum, derfor bør man tænke en anderledes arkitektur i forhold til kommunikation mellem de forskellige brugere af samarbejdsplatform. Mere over i beskedfordeling og chat, som andre så abonnerer på, eller som Notifikationer (der nævnes senere), hvor modtager selv kan vælge kanal. På fx Facebook og Twitter, har du aktivt valgt de venner du ønsker at chatte med, du følger det de skriver, men det er ikke alt som er interessant for dig og det er ikke alt du svarer på. Unge studerende sender ikke e-mails til hinanden når de udveksler fx en stil, de skriver på i Word. Dokumenter ligger på et share på Internettet. Side 10 af 13 Grupper af brugere benyttes af andre komponenter som opslag, beskeder, mail, mv. og der lægges op til at grupper skal administreres centralt i driftsmiljø, kommune og institution. Det er en stor og langsom udførlig opgave af vedligeholde grupper. En bruger skal ikke være låst af at skulle vente på oprettelse af en gruppe, før at denne kan benyttes. Forslag; er at alle brugere, indenfor sit eget område, frit kan oprette de grupper man har behov for. Dvs. alle elever(inkl. Underviser) kan oprette de grupper de har behov for, indenfor en klasse, og melde de elever ind i gruppen der er behov for. Pædagogisk personale vil så kunne oprette og anvende grupper indenfor samme klassetrin og se og anvende grupper fra klasse niveauet. Administrationen kan se og benytte alle underlæggende grupper og oprette sine egne. Ved årsskiftet auto nedlægges de grupper som administrationen ikke har oprettet. Herved er der et delt ansvar for at beskeder, opslag og mail kommer ud til de rette personer. Afsender skal benytte og kontrollere medlemmerne i de grupper der anvendes. Modtager skal selv tjekke sine gruppemedlemskaber, sådan at modtager får de beskeder og mails han/hun ønsker. Modtager vil således abonnere på de opslag, beskeder og email - som der er behov for, - gennem de grupper som modtager er medlem af. Fildeling: Alle dokumenter bør ligge på et sikkert fildeling share. For hvem kan beslutte om indhold er fortroligt eller personfølsomt? Vi skal væk fra de usikre service som skolerne benytter i dag (fx dropbox, google drev) På linje med /supplement til e-boks, kunne alle borgere i Danmark blive tilbudt et share, hvor borger så placerer sine dokumenter og kan selv bestemme hvilke grupper af andre borgere, som kan læse eller redigere dokumenterne. Så er vi fri for en del email- trafik. Men det har nok lange udsigter J Logon. Man bør satse på at benytte Kombit støttesystemer, sådan at kommunens organisation ikke skal vedligeholdes både hos Uni-c og i Kombit ORG, og dertil de mange lokale systemer (KMD) som har deres egen brugeradministration. Der kommer jo løbende andre systemer på gennem Kombit Adgangstyring, som DAR/BBR og E&E. så mon ikke det kan koordineres med Kombit. Organisering på skolerne er jo flad og uden avanceret dataafgrænsning, så
det må være overkommeligt at benytte Kombit Organisation og Adgangstyring i 2018. I rapport listes anvendelse af byggeblokke fra fælles rammearkitektur, sag, dokument, medarbejder, part, person, mfl. Så det giver god mening at benytte Kombit støttesystemer; indexering af sag og dokument, klassifikation, beskedfordeling, mv. Side 11 af 13
Esbjerg Kommune Irene Fabricius Sandager Leder af Digitalisering Hermed Esbjerg Kommunes høringssvar på arkitekturrapport for Samarbejdsplatformen. Helt overordnet har vi følgende generelle kommentarer: Brugervenlighed: Der skal være fokus på at løsningerne generelt skal være brugervenlige og helhedsorienterede. Forældrene skal gerne fra de møder systemet første gang ved indmeldelse i dagtilbud til de går ud af folkeskolen, se løsningen som en helhed. Det kræver tæt kobling og et dataflow for 0-18 år. Side 12 af 13 Stamdata: oplysningerne om kommune, institutioner osv. skal samles i en organisationskomponent. Det er vigtigt at det tænkes i helheder, så vi benytter den samme rammearkitektur, som benyttes bl.a. i fm. monopolbruddet og derved kan genbruge allerede indtastet data. Sikkerhed: Er et utrolig vigtigt punkt, hvor vi gerne vil indrages i fm. input. I Esbjerg forventes skole- og dagtilbudsområdet også at benytte øvrige kommunale fagsystemer. Derudover har vi følgende specifikke bemærkninger: Side 7 Figur 2 Brugeraktører Der mangler en områdeleder aktør i tegningen. Kommune Forvaltning Fagområde Områdeleder Afdeling Underafdelinger Side 9 Er logning tænkt ind Side 10 - Kalender begivenhed Eksempelvis invitation til kaffe arrangement. Der skal være mulighed for tilmelding med antal børn /voksne mv. og spisning Side 11 Samtykke Der skal være en mulighed for at tilvælge at forældrene kan indtaste yderligere oplysninger. (fri tekstfelter) f.eks. har barnet allergi, fuld vaccination, hvordan skal personalet forholde sig osv. Side 12 kort gennemgang af de omkringliggende systemer. Der mangler en bullet vedr. læringsplatform Mange kommuner er også i gang med at indkøbe læringsplatform på dagtilbudsområdet. Side 15 -A1 - Nyt sikkert uni-login Administrative fagpersoner (ressourcepædagoger mv.) de kan eksempelvis være tværgående, og har behovet for brede rettigheder ved tværgående adgang. I dag er Uni-login er koblet til organisationsenhed, hvordan skal det løses her?
A3 i fm. de generelle forvaltningsmæssige krav, der nævnes arkivloven ikke. Er det en forglemmelse? Side 16 Forretningsservices (fra rammearkitekturen): Der står at sag og dokument indes vurderes pt. Uden for scope. Den mener vi skal med, ellers skal platformen have ESDH status. Side 16 Fysiske services (fra eksterne leverandører): Det er under afdækning om der skal hentes Stamdata i de systemer som kommunerne anvender ved opskrivning til Dagtilbud og indskrivning til Skole. Det er også disse systemer der giver input til UNI-login informationsservice Det er vigtigt, at det ikke er den enkelte skole, der skal være ansvarlige for at opdatere stamdata, som findes i øvrige registre. Side 13 af 13 Side 17 It-infrastruktur: Hvor er nævnt kravene til selvbetjeningsløsninger. Udviklingsvejledningen for god selvbetjening indeholder de fællesoffentlige krav, som skal sikre gode brugergrænseflader i digitale selvbetjeningsløsninger. Side 20 - Vedr. skole, dagtilbud og andre institutioner. Vi forudser behovet for at en institution kan gå tværs af forvaltningsenheder. Der vil blive anlagt et helhedssyn på borgeren på sigt. Pt. er der sammensmeltning af skole og dagtilbud inden for samme forvaltningsområde. Side 22 - Den fælles rammearkitektur: under Autoritative grunddata, der kunne Sundhed være relevant, i f.t. helhedssynet/sammenhæng (sundhedsplejerskerne og tandplejen) Side 22 - Vedr. forretningsservice Sag: Alle børn har sager, idet der altid som minimum skrives notater i fm. overgang mellem Sundhedspleje/Dagpleje/Dagtilbud/Skole/Ungdomssuddannelse alle børn vil altid have en sag.