Lokal datamigreringsstrategi for Jammerbugt Kommune I forbindelse med implementeringen af Aula

Transkript

1 1 Lokal datamigreringsstrategi for Jammerbugt Kommune I forbindelse med implementeringen af Aula 1. Baggrund Der lukkes for SkoleIntra til august 2019, hvorfor alle vigtige og nødvendige data skal flyttes fra SkoleIntra med henblik på at kunne fortsætte kommunikation og samarbejder uden videns- og informationstab samt med henblik på at overholde lovgivningen vedrørende arkiveringspligt og opbevaring af personoplysninger. Datamigrering betyder i praksis, at data enten flyttes automatisk eller manuelt ved, at en medarbejder henter filer og dokumenter i et it-system og gemmer dem i den it-løsning, hvor de ønskes gemt. Når der i dette dokument anvendes ordet SkoleIntra refereres der til alle dele af SkoleIntra (PersonaleIntra, EleveIntra, ForældreIntra, Skoleporten osv.) 2. Datamigrering fra SkoleIntra Skiftet fra SkoleIntra til Aula vil på mange skoler medføre et behov for sortering og sletning af eksisterende data. Data som ikke skal anvendes i kommende skoleår, eller som ikke giver specifik værdi, bliver efterladt i SkoleIntra og dermed slettet for eftertiden. På denne måde bliver opgaven med at flytte data til Aula og andre relevante it-løsninger begrænset. 2.1 Stamdata De grundlæggende stamdata om medarbejdere, elever og forældre fra Uni-Login, skemaplanlægningssystemerne og de brugeradministrative systemer vil blive oprettet automatisk i Aula via integrationer mellem Aula og disse systemer. Disse data skal derfor ikke flyttes. 2.2 Automatisk flytning af data Følgende dataformater flyttes automatisk fra SkoleIntra til Aula af Netcompany/Itslearning: Kontaktbogsnoter pr. elev Personrelaterede klasselogsnoter pr. elev Filer fra elevens mappe relateret til den enkelte elev Medarbejdernes beskeder i beskedarkivet Filer fra medarbejdernes personlige samlemapper Filer fra kollektive samlemapper, som alle medarbejdere kan tilgå 2.3 Manuel migrering Alle andre typer af data, som skal bevares på baggrund af en af følgende grunde, har skolen/institutionen selv ansvar for at flytte til egnede it-løsninger: Materiale, som har værdi for kommende skoleår Alle elevplaner på nuværende elever (Flytning af disse er under afklaring) Bevaringsværdigt materiale

2 2 I det tilfælde, hvor der er tale om ens lignende data på tværs af skoler, vil der evt. kunne udvikles en softwarerobot, der flytter datamængden automatisk, så man på denne måde undgår omfattende manuelle arbejdsgange. Dette afklares løbende i processen. Bevaringsværdigt materiale er der arkiveringspligt på og skal derfor flyttes fra SkoleIntra og journaliseres i SBSYS (se punkt 2.4.4) af ledelse eller skolesekretær. Ledelse og administration får i løbet af efteråret 2018 undervisning i og adgang til SBSYS. Indtil da samles bevaringsværdigt materiale i nogle overordnede mapper, så materialet er klar til at blive overført til SBSYS. Materiale, der IKKE er personfølsomt, kan med fordel samles i mapper på kommunens drev. Bevaringsværdigt materiale er: Vedtægter, interne politikker, retningslinjer, reglementer m.v. Beslutnings- og forhandlingsreferater samt dagsordner og mødereferater fra skolebestyrelse, MED-udvalg, pædagogisk råd, personalemøder osv. Årsberetninger, personaleblade, meddelelsesblade, nyhedsbreve m.v. (Dette dækker bl.a. over udgivelser af personalenyt og generelle informationer udsendt fra skolen til forældre fx et nyhedsbrev, der udsendes fire gange årligt.) Fortegnelser over elever, der ikke findes i elevadministrationssystemer. (Fx klasselister, som ikke findes i Tabulex). Materiale, som i særlig grad belyser skolens virksomhed, herunder forsøgs- og udviklingsarbejder samt billedmateriale (Billedmateriale = Et repræsentativt udsnit, som viser skolens dagligdag og virke fx en typisk skoledag, en typisk udflugt, klassebilleder osv. Til hvert billede skal der noteres stamdata fx dato, klasse, skole, begivenhed osv.) (Rigsarkivet, 2018). Materiale med personoplysninger skal kun flyttes fra SkoleIntra, hvis det har værdi for nuværende og/eller kommende skoleår. Har det ikke værdi, skal det forblive i SkoleIntra og bliver dermed automatisk slettet til august Digitale materialer med personoplysninger skal fremadrettet opbevares i Aula eller SBSYS. Der er pt. gang i et afklaringsarbejde i forhold til, hvad der skal i Aula og hvad der skal i SBSYS. Overordnet skal det materiale, som det pædagogiske personale har brug for adgang til, opbevares i Aula, mens materiale, der skal samarbejdes med andre om fx PPR eller skoleforvaltningen, skal i SBSYS. Når der ligger en nærmere afklaring på området, får I besked. Indtil da består migreringsarbejdet i at skabe overblik over hvor i SkoleIntra, der ligger materiale med personoplysninger, som har værdi for kommende skoleår og at få dette materiale samlet i nogle overordnede mapper i SkoleIntra, så materialet er klar til at blive flyttet. Datatilsynet definerer personoplysninger således: En personoplysning er enhver form for oplysning, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre informationer. Der er særligt to typer personoplysninger:

3 3 Almindelige personoplysninger er bl.a. navn, adresse, familieforhold, tjenstlige forhold og meget mere Følsomme personoplysninger er bl.a. race og etnisk oprindelse, helbredsoplysninger, seksuel orientering eller seksuelle forhold mv. 2.4 Oversigt over datamigrering fra SkoleIntra Nedenfor ses en illustration over de forskellige datatyper, hvor de skal flyttes hen og hvem, der er ansvarlig for flytningen Aula Aula er kommunens nye kommunikations- og samarbejdsplatform for det pædagogiske personale, ledere, elever og forældre. Aulas funktioner og opbevaring af materiale begrænser sig til det, der handler om kommunikation og samarbejde. Andre administrative, pædagogiske og didaktiske opgaver løses dermed i de omkringliggende it-systemer, hvor de hører mest hensigtsmæssigt hjemme. Herunder ses Aulas tre dokumentkategorier:

4 4 Filer der skal anvendes til samarbejde eller som indeholder generel information til flere brugere gemmes i Aula under fælles filer. Filer som indeholder personoplysninger eller som er fortrolige, gemmes eller oprettes direkte i Aula under sikker fildeling Meebook Meebook er skolernes læringsplatform. Fremadrettet skal både årsplaner og elevplaner oprettes her. Nogle data fra Meebook kan via widgets ses og tilgås i Aula, men selve planerne og arbejdet med dem samles i Meebook Google Drev Google Drev er skolernes fildelingssystem. Arbejdspapirer, referater fra fx teammøder, delte dokumenter mm. Gemmes eller oprettes i Google Drev. Filer som indeholder personoplysninger skal som udgangspunkt ikke opbevares i Google Drev, men derimod oprettes direkte i Aula SBSYS SBSYS er kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system). Ledelse og administration får i løbet af efteråret 2018 adgang til SBSYS og gemmer bevaringsværdigt materiale her og i nogle tilfælde materiale, der indeholder personoplysninger. 2.5 Eksempel på datamigrering Indhold fra SkoleIntra Flyttes til Ansvarlig Fælles indhold for skolen Filer fra dokumenterarkiv (fx vejledning, plan, principper) Aula (Fælles dokumenter og hjemmeside) og SBSYS (ved bevaringsværdigt data) Nyheder/opslag (der ikke vurderes bevaringsværdige) Årsplan (Aktuelle) Meebook Lærer Årsplan (Historiske) Google Drev Eller Lærer Administration

5 Fælles indhold for grupper Individuelt indhold Kontaktbogsnoter pr. elev Aula Netcompany Personrelaterede klasselogsnoter pr. elev Aula Netcompany Elevplan (Aktuelle) Meebook Lærer Elevplan (ikke aktuelle, men på nuværende elever)???????? Elevplan (Historiske) Debat Filer fra kollektive samlemapper, som alle medarbejdere kan tilgå. Dokumenter fra skolebestyrelsen (bevaringsværdigt) Aula SBSYS og Aula (Fælles filer/hjemmeside) Netcompany Administration Dokumenter for skolebestyrelsen (beskyttet/fortroligt materiale) Aula (sikker fildeling) Administration Medarbejdernes beskeder i beskedarkivet Aula Netcompany Filer fra medarbejdernes personlige samlemapper Aula Netcompany Blog Denne tabel viser blot et eksempel på, hvor noget af indholdet i SkoleIntra skal flyttes til. Da SkoleIntra anvendes forskelligt fra skole til skole, er det ikke muligt at give en udtømmende liste over indhold i SkoleIntra og hvor dette skal flyttes til. Det er derfor op til den enkelte skole, på baggrund af denne lokale datamigreringsstrategi, at vurdere indholdet i skolens SkoleIntra og derudfra flytte indholdet til de rette it-systemer. Opstår der tvivlsspørgsmål er skolens Aulagruppe altid velkommen til at kontakte Aula-projektlederen (Mie Kjær Skov). 3. Vejledninger På findes der vejledninger i forhold til datamigreringen fx, hvordan man zipper filer og mapper, så store mængder data kan flyttes relativt nemt. 5 Ved spørgsmål kontakt: Mie Kjær Skov Digitaliseringskonsulent (Aula-projektleder) Forvaltningsservice Børne Familie mkv@jammerbugt.dk mobil: For yderligere information om Aula og implementeringsprocessen se: