Socialforvaltningen Handicapcenter København REFERAT Referat forældrerådsmøde 22. januar 2015 Torsdag d. 22. januar kl. 18:00-20:00 28. januar 2015 /TGL Handicapcenter København, Thoravej 29, 2400 København NV, Mødelokale: Engagement Til stede: Karsten Bagge, Berit Wellemberg, Anna Blicher-Hansen, Nete Krogsgaard Niss, Kirsten Christensen, Vibeke Ries, Sine Gregersen, Rie Graversen, Jesper Poulsen, Hanna Levy, Thomas Godsk Larsen (referent), Berit Kryger, Christian Ahlmann Olesen (til og med punkt 3) Afbud: Mette Rasmussen 1. Velkommen Vibeke bød velkommen til alle og særligt til de nye rundt om bordet: Sine Gregersen tiltræder 1. februar som ny stabschef i Handicapcenter København. Sine har otte års erfaring fra socialområdet og har beskæftiget sig med handicapområdet på politisk embedsmandsniveau. Hun glæder sig til at være med til at skabe bedre sammenhæng i tilbuddene til borgere med handicap. Berit Kryger er socialfaglig koordinator i Enhed for Handicapkompenserende Ydelser, og hun deltager i mødet med særlig henblik på punkt 5. Christian Ahlmann Olesen fra Implement Consulting Group deltager mhp. en orientering om status for implementering af ny organisering. Jesper Poulsen blev valgt som ordstyrer for dagens møde. 2. Godkendelse af dagsorden Punkt 3 udgår pga. sygdom. Aftalt, at det kommer på dagsordenen til næste møde. Aftalt, at der under punkt 3 i stedet gives en orientering om status for organisationsændringerne i Handicapcenter København ved Christian Ahlmann Olesen. Dagsordenen godkendt med disse tilrettelser. 3. Tillidsreformen i Socialforvaltningen Punktet udgår pga. sygdom. Det kommer på dagsordenen igen til næ- Handicapcenter København Thoravej 29 2400 København NV Telefon 3317 8800 Telefax 3317 8350 E-mail HCK@sof.kk.dk EAN nummer 5798 00 968 4141 www.kk.dk
ste møde. I stedet giver Christian Ahlmann Olesen en orientering om status for implementering af ny organisering i Handicapcenter København: Side 2 af 6 Siden den politiske beslutning om at omorganisere Handicapcenter København er der igangsat en række tiltag for at sikre den fremtidige organisering: En række arbejdsgrupper har arbejdet og arbejder med at formulere og udmønte det, som socialudvalget besluttede. Der er p.t. særligt fokus på at skabe gode sammenhænge for borgerne mellem de nye områder, bl.a. mht. de handicapfaglige teams og i overgangene fra Modtagelsen til teams. Handicapcentret arbejder for at skabe en ensartethed på tværs af områderne. Arbejdsgrupperne mødes i en fast kadence, både i egen arbejdsgruppe og på tværs af arbejdsgrupper, frem til primo marts, hvor den nye organisering går i luften. I første del af januar er der gennemført en ønskeproces for alle medarbejdere, og i går (den 21. januar) blev det meldt ud til medarbejderne, hvilke områder de skal arbejde inden for i den nye organisering. Vibeke Ries supplerede med, at det naturligt har været en svær proces for medarbejderne at skulle melde sig ind på nye områder, men de giver også udtryk for, at ændringerne giver god mening. Mandag (26. februar) møder medarbejderne for første gang deres nye kolleger i de nye enheder. Der er rigtig god energi i processen og god succes med at holde øjnene på bolden og vilje til at nå i mål med en ny organisering til glæde for borgerne, fortalte Christian. Der er p.t. travlt med også at få styr på alle de praktiske ting i forbindelse med flytteprocessen: it, telefon, fysisk placering etc. Der er, supplerede Vibeke Ries, en ekstra opmærksomhed på, at borgere, der har aktuelle ansøgninger hos handicapcentret, sikres en god overgang til ny organisering og fast sagsbehandler. Forældrerådet gav udtryk for, at de tror, det bliver rigtig godt med den nye organisering. Nete spurgte til, hvornår den enkelte borger får besked om, hvem der er ens faste sagsbehandler. Anna svarede, at det som udgangspunkt vil ske inden 1. marts, men der vil også være mange, der først vil få besked efter 1. marts. Berit Wellemberg anbefalede, at alle får et direkte brev fra deres faste sagsbehandler. Nete spurgte til, hvordan der i praksis er tænkt i helhed i Modtagelsen, idet forældrene umiddelbart var overraskede over, at man har valgt at
placere så mange familier (2/3 af samtlige familier, dvs. alle dem, der ikke hører til i den nuværende Børnefamilieenhed) som tilhørende i denne enhed frem for hhv. Børne-, Unge- og Voksenområdet. Side 3 af 6 Rie tilføjede, at forældrene tidligere (i efteråret 2014, da forskellige udkast til den nye organisationsstruktur blev præsenteret for Forældreog Centerråd inden den endelige vedtagelse) havde påpeget, at det forekom dem at være uhensigtsmæssigt at placere 41 og 42 (svarende til det nuværende HKY) i Modtagelsen. Vibeke forklarede, at alle borgere får en helhedsorienteret behandling, aktiv råd og vejledning og en fast sagsbehandler, og at man er placeret i Modtagelsen er ikke udtryk for, at man ikke får samme tilbud som i Børne-, Unge- og Voksenområdet. Målet er, at borgeren ikke nødvendigvis oplever, hvor man organisatorisk hører til i handicapcentret, men at man får den hjælp og støtte, man har brug for. 4. Kvalitetskontrol i Handicapcenter København Berit Wellemberg redegjorde for hovedlinjerne i en Facebookdiskussion blandt forældre til børn med handicap, hvor der er sket fejl i sagsbehandlingen. Forældrerepræsentanterne er optagede af, hvordan Handicapcenter København arbejder med kvalitetskontrol, så handicapcentret lærer af fejlene, og så der ikke skal pressesager til, før der rettes op på fejl. Vibeke, Anna og Hanna er, som ledere i handicapcentret, meget opmærksomme på, at alle fejl, også dem, der ikke bliver til pressesager, håndteres på en ordentlig måde, og så handicapcentret lærer af dem fremadrettet. Hanna fortalte bl.a. om personlige møder med borgere, hvor tingene har været svære, og hvordan det løbende tages systematisk op på personalemøder. Vibeke fortalte, at alle formalitetsklager tager op hvert kvartal, og at det efterfølges af en systematisk gennemgang omkring, hvad der er gået galt, og hvordan fejlene søges minimeret fremadrettet. Handicapcentret kan konstatere et fald i antallet af klager men hver en klage er stadig vigtig at få håndteret på en god måde. Forældrene gjorde opmærksom på, at det netop ikke kun er formalitetsklager, der er vigtige, men at centeret bør have mindst lige så meget fokus på realitetsklager. I forlængelse heraf tilføjede forældrene, at størstedelen af de sagsbehandlingsfejl, der har været genstand for diskussion på Facebook, ikke er formalitetsfejl, men realitetsfejl.
Karsten bemærkede, at det både handler om videndeling og ikke mindst vidensbevaring, når en medarbejder stopper. Side 4 af 6 Anna fortalte, at man i Børnefamilieenheden i sårbare områder, hvor få personer besidder stor viden, laver fælles ansvar for viden og har systemer, der kan understøtte læring og viden. Det fælles ansvar også bliver et bærende element i den nye organisering omkring de nye handicapfaglige teams. Vibeke fortalte, at pejlemærket for fremtiden i højere grad skal være et værdibaseret fælles udgangspunkt frem for alene at agere ud fra regelsæt og mavefornemmelse. Et værdiudgangspunkt betyder netop, at handicapcentret tager udgangspunkt i borgerens situation og i sammenhængen handicapcenteret skal hjælpe borgeren, hvor de kan, ud fra lovens rammer. Handicapcentret har for øjeblikket en dialog med Ankestyrelsen omkring dokumentation og hjemtagelser, idet denne ventetid ikke skaber værdi for borgerne. Rie gjorde opmærksom på, at HCK ofte prøver sager i Ankestyrelsen, og at der er mange hjemsendelser. Hun påpegede, at det høje antal hjemsendelser indikerer, at omfanget af sager HCK sender i Ankestyrelsen er for højt. I stedet for at HCK lader afgørelser være op til Ankestyrelsen (og forældrenes evner, mod og kræfter til at klage), foreslog Rie derfor, at HCK, som en del af kvalitetssikringen, fremover i højere grad overvejer, hvilke sager de sender i Ankestyrelsen, og hvilke sager der kan behandles korrekt første gang. Nete foreslog i denne forbindelse, at en leder altid kigger på sagen med et borgerperspektiv, inden den bliver sendt i Ankestyrelsen. Vibeke fortalte videre om, at HCK arbejder tæt sammen med den uafhængige borgerrådgiver, og at der i den nye organisering vil blive udpeget forbindelsesofficerer i handicapcentret, som kan sikre borgerrådgiveren hurtig og smidig kontakt til glæde for borgere, der henvender sig til borgerrådgiveren vedr. handicapcentret. 5. Ændringer i lovgivningen vedr. Servicelovens 41 herunder, hvordan praksisændringer i handicapcentret generelt kommunikeres ud til borgere (eks. hjemmevejledning) Berit Kryger orienterede om lovændringen: Den nye lov trådte i kraft 1. januar 2015, og vejledningen er undervejs, så der er enkelte detaljer, der ikke er kendt endnu. Der er i lov-
ændringen tre væsentlige ændringer: Side 5 af 6 Den første ændring er, at man afskaffer 1/8-princippet, og at man afrunder til nærmere hundrede. Den anden ændring er, at det er præciseret, at 41 bliver subsidiær i forhold til anden lovgivning, hvilket betyder, at man først ser, om hjælpen kan dækkes efter andre bestemmelser, herunder andre paragraffer i Serviceloven, og først, hvis dette ikke er tilfældet, kommer 41 i spil. Det kan betyde, at nogle familier ikke vil komme over det minimumsbeløb, som man skal over for at få merudgiftsydelse. Den sidste ændring er, at man fremover ikke har ret til at få sin merudgiftsydelse omberegnet i løbet af et år, men at dette kun vil kunne foregå ved den årlige opfølgning. Vibeke bemærkede, at der kan være tilfælde, hvor særligt udsatte borgere vil have svært ved at afholde nytilkomne udgifter, og hvor HCK så vil tilstræbe sig på at finde en god løsning. Man vil også stadig kunne søge, hvis man har enkeltstående udgifter, fx reparationer til handicapbil, i løbet af et år. Handicapcentret er i gang med at opdatere orientering om opfølgning og omberegning til afgørelsesbrevene og pjecer. Foreslået, at denne, når den er klar, tryktestes hos Forældrerådet. Jesper Poulsen gav udtryk for, at dette er en god idé. Når opdateringen er færdig, vil information blive lagt på hjemmesiden og sendt ud i nyhedsbrev. Vedr. anden del i punktet, hvordan praksisændringer i handicapcentret generelt kommunikeres ud til borgere, spurgte Jesper til, hvorfor der ikke er udviklet et kommunikationssystem til dette. Vibeke svarede, at der arbejdes på det. Karsten betonede, med et konkret eksempel fra hjemmetræningsmiljøet, hvor vigtigt det er, at HCK får kommunikeret praksisændringer i god tid og i et forståeligt sprog. Anna bemærkede, at det tilstræbes at målrette den type informationer til præcis dem, den er relevant for, og Vibeke supplerede med, at vi tilstræber at bruge nyhedsbrevene aktivt til at informere bredt og i god tid. Der er mange modtagere af budskaber, som også kan forstå det på forskellige måder, og der er også kognitive forskelle blandt borgerne. Men HCK vil gerne anerkende, at det ofte er en udfordring, når praksisændringer skal kommunikeres. 6. Punkter til Centerråd Opfordring til Centerrådet om også at tage punktet Kvalitetssikring i
Handicapcenter København op til et centerrådsmøde. Side 6 af 6 Opfordring til, at Centerrådet drøfter den kommende valghandling til Forældrerådet. Karsten opfordrede til, at man i Centerrådet sætter fokus på itløsninger, der kan gøre adgangen til centret nemmere, fx således at man som borger kan se, hvor ens sag er. 7. Forslag til kommende punkter til Forældrerådsmøder Rie orienterede om et møde om inklusion, som Landsforeningen Autisme holder den 2. februar. Hun vil sende nærmere info rundt. Aftalt, at BUF inviteres til næste møde som opfølgning på deres deltagelse i Forældrerådsmøde 22. august 2013, hvor det i mødereferatet hed: Opsamling: BUF repræsentanterne tager input og de rejste problemstillinger med tilbage. Herunder særligt ift. matrikelløse basispladser, kommunikation og forventningsafstemning. Forældrerådet kan videreformidle, at forældre opfordres til henvende sig lokalt med konkrete sager, hvor de oplever problematikker. Så vil BUF tage fat på dem og lære af dem (kontaktoplysninger er vedlagt referatet i bilag). Forældrerådet opfordrer til en fælles BUF/SOF vejledning i forbindelse med bevilling af hjemmetræning. Hanne Bayer sørger for at den skriftlige vejledning om hjemmetræning også kommer på dagsordenen i Forældrerådet Forældrerådet inviterer BUF igen til en opsamling. 8. Evt. Intet.