Udviklingskontrakt mellem Kolding Kommune og Trapholt 2010-2012 1
INDHOLD 1. Indledning Kolding Kommunes forventninger Fra resultatkontrakt til udviklingskontrakt Fra dannelse til oplevelse: Trapholt nu og om 5 år Udstillingsstrategi flere gæster Koldings borgere 2. Udviklingsplan A. Strategisk analyse på baggrund af budgetnote B. Trapholt som statsanerkendt museum C. Trapholt i den fælles designsatsning 3. Budget og bevillingsforhold Bidrag for Kolding kommune Anlægsbudgetter Finansieringsplan 4. Andre driftsforhold Lokaler IKT Journal og arkiv Løn og personale 5. Kontraktforhold, resultatvurdering og revision Kontraktforhold Resultatvurdering og rapportering Kontraktrevision Appendiks: Kolding Kommunes brug af Trapholt Bilag 1: Trapholt Udviklingskontrakt med Kolding Kommune Individuelle mål for 2010-2014 Bilag 2: Fælles Strategi Designskolen Trapholt og Museet på Koldinghus 2
1. Indledning Nærværende udviklingskontrakt mellem Kolding Kommune og den selvejende institution Trapholt er gældende for perioden 1. januar 2010-31. december 2012 for så vidt angår den økonomiske del af kontrakten, men rummer mål, som rækker ud over kontraktperioden. Kontrakten er den fjerde kontraktperiode mellem parterne. Kontrakten er et resultat af de forhandlinger, der er ført mellem Kolding Kommune og Trapholt om museets fremtidige aktiviteter. Den er således udtryk for dels de ønsker og forventninger til Trapholt, som kommunen stiller til museet i kraft af sin rolle som bidragyder til museets virke, dels de ønsker og input til den fremtidige virksomhed, som Trapholt har fremsat. I løbet af disse forhandlinger har parterne i fællesskab formuleret en række udviklingstemaer, dels for museets individuelle virksomhed, dels for museets samarbejde med Koldinghus og Designskolen Kolding om profilering af Kolding som Danmarks designby nr. 1. Kolding Kommunes forventninger I Museumsloven defineres fem hovedopgaver for danske museer; indsamling, registrering, bevaring, forskning og formidling. De fire første udtrykker en alment anerkendt tilgang, hvor samlingen og den faglige legitimitet, herunder sikring af kunst- og kulturarven for eftertiden, prioriteres. Den femte hovedopgave - formidling - har borgeren og civilsamfundet som prioritet. I tider med mangel på kommunale ressourcer har kommunerne markant øget opmærksomhed på denne publikumsmæssige legitimitet. Selv om formidling på Koldings museer har haft øget fokus de senere år, er et overordnet mål i kontrakten markant forbedret og fornyet formidling til og kommunikation med publikum. Da formidling også foregår andre steder end på Trapholt, formuleres der et måleredskab til vurdering af øget borgertilfredshed og engagement i museets virke. Det er målet, at Trapholt fastholder besøgstallet i kontraktperioden på 70.000 gæster. Fra resultatkontrakt til udviklingskontrakt Formålet med denne aftale mellem Kolding Kommune og Trapholt er at skabe et udviklings- og dialogredskab, der kan medvirke til at fremme museets egen udvikling, men også samarbejdet mellem museet, Kolding Kommune og øvrige relevante samarbejdspartnere. Aftalen er udtryk for et gensidigt ønske om en intensiveret, fortløbende kommunikation parterne imellem. Kontrakten er på ikke dækkende for hele museets virke, men har udpeget en række områder, som aftaleparterne er enige om skal udvikles i løbet af kontraktperioden. Byrådet har truffet beslutning om at udvikle kommunens designmæssige profil, bl.a. gennem et tværgående samarbejde mellem Trapholt, Museet på Koldinghus, Designskolen Kolding og andre designorienterede institutioner og kreative miljøer for at udbygge og styrke design som et brand for kommunen. Det er således Kolding Kommunes forventning, at de to museer indgår aktivt i den samlede designsatsning og specifikt udgør den dynamiske drivkraft indenfor kultursektoren. Fra dannelse til oplevelse. Trapholt nu og om 5 år. Museer var førhen videnscentre med store samlinger, hvor man kunne opleve historien, kulturen, kunsten og andre kulturer. I dag kan man fortsat se autentiske genstande fra samlingerne, men publikums behov har forandret sig og om 5 år vil de have forandret sig endnu mere. 3
Trapholt tager med sin udstillingsstrategi højde for publikums udvikling, deres nye forventniger til en museumsoplevelse, og hvilken type oplevelser de søger. Stadig flere søger oplevelser og rum til at være sociale, slappe af, nyde livet eller realisere deres eget potentiale. Samlingerne skal være vedkommende og væsentlige for deres livsprojekt. Gennemarbejdede oplevelser og ejerskab vil være væsentlige parametre at navigere efter i planlægningen af fremtidens museum, hvor der sker en forandring fra en faglig legitimering til en publikumslegitimering af museernes aktiviteter. Ud fra disse overvejelser er især to indsatsområder væsentlige for Trapholt i den kommende kontraktperiode: 1) At tiltrække flere gæster med en udstillingsstrategi, der tiltrækker gæster fra et større opland end Kolding 2) At sikre, at Trapholt fortsat er et sted, som borgerne i Kolding føler ejerskab til og er engageret i. Det opnås gennem en bevidst strategi, som tager højde for borgernes forskelligartede behov for oplevelser og inddragelse. Udstillingsstrategi flere gæster En traditionel indikator for succes er besøgstal. Oplevelser med café, butik, udstillinger, rumoplevelser, personalet og andre gæster er væsentlige elementer til en museumsoplevelse, hvor man føler sig godt tilpas, hvilket bidrager til gode besøgstal. Trapholt arbejder strategisk med fire veldefinerede publikumstyper, som man kender fra intern og publiceret forskning. Alt frontpersonale er desuden ved at blive omdefineret fra vogtere til værter af Trapholt. Dette arbejde styrker muligheden for at gæsterne kommer igen efter en god oplevelse. Trapholt er ligeledes i konkurrence med mange andre attraktioner om publikum. Kunstmuseets stærkeste våben i dette kapløb er store udstillingssatsninger af høj (international) standard, som giver genlyd over hele landet. Og skal gæsterne blive retur-gæster, skal de have lidt mere end de forventede. Der prioriteres mellem forskellige udstillingsstrategier for at tiltrække flere gæster, og afhængigt af den valgte strategi klargøres museets muligheder og udfordringer. Alle strategier kræver en grundlæggende forståelse for oplevelsesbaseret formidling, samtidsrelevans og iscenesættelse. Koldings borgere Ud over god udstillingsvirksomhed af høj kvalitet er det væsentligt for Trapholt at være solidt funderet blandt borgerne i Kolding Kommune. Føler borgerne, at Trapholt tilfører Kolding merværdi, vil de fungere som væsentlige støtter og ambassadører for museet. Metoder som stærk skoletjeneste, out-reach og brugerinvolvering er relevante og effektive. Denne form for aktivitet er omkostningstung og kvalifikationsafhængig vil kræve, at der skaffes økonomi ud over den nuværende. Trapholt er i dag relativt velfunderet blandt borgere i Kolding, men flere borgere ville kunne få glæde af museet ved at museets profil skærpes i forhold til ovenstående vurderinger. 2. Udviklingsplan Udviklingsplanen for Trapholt konkretiserer Trapholts bidrag til og andel i realisering af designsatsningen og beskriver planer for opfyldelse af andre forpligtelser som følge af 4
museumslov samt planer for egenindtjening. For Trapholt er udviklingsmålene samlet om to kerneopgaver: Trapholt som statsanerkendt museum Trapholt i designsatsningen. Disse kerneområder beskrives nedenfor kort i overordnet form, idet der henvises til Bilag 1 for en uddybende og detaljeret beskrivelse. Deruover vil Trapholt indgå i en analyse af muligheder for et muligt tættere samarbejde mellem Trapholt og Designskolen Kolding. A. Strategisk analyse på baggrund af budgetnote Kolding Kommune har ved budgetforliget for Budget 2010 vedtaget følgende budgetnote: "Note 3: For at optimere Koldings samlede indsats og muligheder inden for design ønsker Kolding Byråd at Kolding Kommune, Designskolen Kolding, Trapholtfonden og museet Trapholt inden 1. juni 2010 gennemfører en strategisk analyse (swot) af et muligt tættere samarbejde mellem Trapholt og Designskolen. Samtidig ønskes forslag til muligt fælles formål (vision og mission) for de to institutioner beskrevet. Overordnet vil den strategiske analyse inddrage følgende aspekter: Det juridiske grundlag af et muligt tættere samarbejde beskrives, herunder de to institutioners forskellige lovgrundlag som henholdsvis uddannelsesinstitution og kunstmuseum. Herefter beskrives såvel de nuværende som i øvrigt ønskelige og mulige aktivitetsområder, hvor de to instituioner har fælles dagsorden og virke. På den baggrund foretages en swot-analyse af et tættere organisatorisk samarbejde. Heri beskrives såvel rationaliseringsmuligheder (back-office m.m.) som potentielt forbedrede styrkepositioner (front-office, netværk m.m.). Endelig vurderes budgetnotens ordlyd om forslag til muligt fælles formål for de to institutioner, med såvel et kulturelt, et uddannelsesmæssigt og erhvervsmæssigt perspektiv. Der udarbejdes et særskilt kommisorium for analysen, som godkendes hos såvel de involverede aktører som relevante myndigheder. Analysen udarbejdes eksternt, men med en styregruppe sammensat af repræsentanter fra de involverede parter. B. Trapholt som statsanerkendt museum Trapholt modtager statstilskud i henhold til Museumslovens 15 og 16. Statstilskuddet udgør 17 % af Trapholts samlede økonomi. I 2005 foretog Kulturarvsstyrelsen en gennemgribende kvalitetsvurdering af Trapholt. Anbefalinger fra denne rapport er siden besvaret med konkrete tiltag og museet er i forsat i dialog med Kulturarvsstyrelsen omkring fremtidige tiltag i henhold til kvalitetsvurderingen og øvrige krav og anbefalinger fra Styrelsen. Konklusion på rapporten var en opfording til, at Trapholt udarbejder en mere fokuseret strategi i forhold til museumslovens fem søjler og at der udarbejdes konkrete planer for indsamling, registrering, forskning, bevaring og formidling. Kulturarvsstyrelsen tillægger samlingen stor betydning, hvilket ville kunne understøtte en forskningsorienteret udstillingsstrategi og internationale samarbejder og udvekslinger. Det anbefales at Trapholts forskningsniveau øges. 5
1. Trapholt vil i 2010 udarbejde en overordnet strategi og handlingsplan som tilgodeser de statslige forpligtelser i samklang med de kommunale forventninger 2. Trapholt vil udarbejde en langsigtet udstillingsstrategi, hvor de statslige forpligtelser samstemmes med samarbejdet omkring Design Kolding. 3. Ud fra dette vil Trapholt udarbejde: a. en indsamlingsplan b. en forskningsplan c. en formidlingsplan d. en kommunikationsplan 4. Trapholt vil i kontraktperioden gennemgå en organisationsændring, således at der er overenstemmelse mellem arbejdsstruktur og målsætninger 5. Trapholt vil i kontraktperioden følge statslige retningslinier for registrering, bevaring og digitalisering af samlingen. C. Trapholt i den fælles designsatsning Kolding Kommune satser på design som byens brand. Derfor har Kolding Kommune i samarbejde med Designskolen, Koldinghus og Trapholt udarbejdet en fælles strategi for de tre institutioners bidrag til realisering af Kolding Kommunes vision for Design Kolding. Trapholt bidrager til den fælles designsatsning i følgende tværgående initiativer, med projektansvar for projektet vedr. formidling til skoler/uddannelsesinstitutioner om design: 1. Tværinstitutionelt samarbejde om ud- og afvikling af en Designfestival hvert andet år 2. Tværinstitutionel tilgang til erhvervslivet, udvikling af produktkatalog, etablering af forretningsenhed, øge samarbejdet med Koldinghus 3. Tværinstitutionelt forskningssamarbejde omkring design og designformidling 4. Tværinstitutionel ideudviklingsgruppe for Designsatsningen 5. Tværinstitutionelle initiativer, hvor Koldings borgere inddrages gennem out-reach projekter 6. Tværinstitutionelle initiativer med formidling til skoler og uddannelsesinstitutioner 7. Etablering af designfaglige og designdidaktiske netværk 8. Tværinstitutionelt kick-off arrangement Individuelt skal Trapholt som agent i designsatsningen fokusere på: 1. Store spektakulære udstillinger for målgruppen med henblik på at tiltrække flere gæster 2. For skoler og uddannelsesinstitutioner: Etablering af undervisningsforløb i design 3. For erhvervslivet: Udvikling og implementering af strategi for bedre kommunikation, flere produkter, bedre kontakt etc. Derudover er det skitseret, at Trapholt arbejder med tilgængelighed til samlinger, udstillinger og andre aktiviteter på Trapholt; medarbejderudvikling; økonomisk og organisatorisk effektivitet; samt udvidelse af strategiske samarbejder. 3. Budget- og bevillingsforhold Bidrag fra Kolding Kommune Til opfyldelse af kontraktens udviklingsmål og med det formål at sikre et stabilt grundlag for driften af Trapholt og skabe mulighed for museets fortsatte udvikling, yder Kolding Kommune et årligt driftstilskud til Trapholt. 6
Bidrag til museet for 2010 fastsættes til 6.712.000 kr. (2010-niveau). Bidrag til museet for 2011 og fremad fastsættes til 5.951.000 kr. (2010-niveau). Ud over dette er bidrages der med et årligt udviklingstilskud til Trapholtfonden på 614.000 kr. (2010-niveau), et gavebrevet til Trapholtfonden på 241.000 kr. (2010-niveau), samt et bidrag til bygningsvedligehold på 231.000 (2010-niveau). Kolding Kommunes driftstilskud reguleres fra 2011 årligt med den af Kolding Kommune anvendte prisregulering af lønninger. Tilskud til Trapholtfonden, gavebrevet til Trapholtfonden og bidraget til bygningsvedligehold reguleres efter udviklingen i forbrugerprisindekset pr. oktober året før. Aftalen tilsigter budgetgaranti i hele aftaleperioden, men forhindrer ikke, at der i forbindelse med byrådets årlige budgetbehandling kan ske ændringer i tilskuddet med eventuelt deraf følgende konsekvensrettelse i de formulerede udviklingsmål. Ved eventuelle ændringer i tilskuddet udvises respekt for allerede indgåede aftaler. Ved indgåelse af større økonomisk bindende aftaler, som rækker ud over kontraktperioden inddrager Trapholt forvaltningen med henblik på at sikre, at det økonomiske fundament, som museet laver aftaler på, er reelt på det tidspunkt, hvor aftalen skal eksekveres. Parterne skal i videst muligt omfang støtte hinanden i bestræbelserne for at opnå ekstern finansiering til udviklingsplanens virkeliggørelse. Anlægsbudgetter Nærværende kontrakt indeholder ikke bevillinger til anlægsaktiviteter. Finansieringsplan Økonomien på Trapholt er sammensat af tilskud fra henholdsvis Stat Kommune Egenfinansiering: fondsmidler, entréindtægter, donationer/sponsorater Staten yder tilskud i henhold til gældende museumslov. Museet har andel i Fælleskonserveringen, som er en almennyttig forening af danske museer, og som rådgiver museerne omkring værkhåndtering og bevaring, konserverer værker løbende og udarbejder tilstandsrapporter i forbindelse med ind- og udtjek af indlånte værker til særudstillinger. Museet har andel i Fællesmagasinet i Vejle, som fungerer som museets fjernmagasin. Museet modtager konserveringsbistand fra Konserveringscentret i Vejle. Museets egenfinansiering stammer fra entréindtægter, renter, butiksdrift og forpagtningsafgift fra café, tilskud fra venneforening, erhvervsklub, fonde, samt sponsorater. Der skal arbejdes aktivt på forøgelse af museets egenindtjening som grundlag for en udvidet aktivitet. 4. Andre driftsforhold Lokaler Trapholt driver sin museumsdrift i lokaler ejet af Trapholtfonden, som stiller lokalerne 7
vederlagsfrit til rådighed for Trapholt. Trapholtfonden stiller vederlagsfrit lokaler i Trappergården til rådighed for Kolding Kommunes Kommunale Billedskole. Teknisk Forvaltning forestår vederlagsfri ren- og vedligeholdelse af parkanlæg og parkeringsplads, herunder snerydning. Teknisk Forvaltning assisterer Trapholts årlige gennemgang og vurdering af bygningerne. Informations- og kommunikationsteknologi (IKT) Kolding Kommune stiller uden beregning opkobling på det kommunale IT-net og telefonnet til rådighed på linie med øvrige institutioner under Kulturforvaltningen. Trapholt accepterer de standarder for IT- og telefonudstyr og for IT-programmer, som foreskrives af Kolding Kommune. Museet forpligter sig til at følge Kolding Kommunes IT-sikkerhedsregler. Journal og arkiv Museets journal- og arkivopgaver tilrettelægges i overensstemmelse med Kolding Kommunes regler for journal og arkiv. Tilrettelæggelsen sker i samarbejde med Kolding Stadsarkiv. Løn og personale Museets personaleadministration følger de principper, som fremgår af de til enhver tid gældende regler for kommunens Kultur- og fritidsforvaltning. Kompetencen til at meddele uansøgt afsked for disse medarbejdere er hos kommunens økonomiudvalg, medens kompetencen til ansøgt afsked er hos museumsdirektøren. For museets medarbejdere er lønog ansættelsesvilkår svarende til de for kommunalt ansatte gældende regler. Personalet vil ligeledes til enhver tid være omfattet af nuværende såvel som fremtidige lokale aftaler, der er/oprettes mellem de faglige organisationer og Kolding Kommune. Museet følger udviklingen i de kommunale lønninger. Løn- og personaleadministrative opgaver varetages uden beregning af Kolding Kommunes løn- og personaleafdeling i samarbejde med museet. Udlæg, som Kolding Kommune foretager i den anledning, kan til enhver tid modregnes i Kolding Kommunes tilskud til Trapholt. Museets ansatte er omfattet af Kolding Kommunes generelle arbejdsskade- og ansvarsforsikring. 5. Kontraktforhold, resultatvurdering og revision Kontraktforhold Denne kontrakt træder i kraft pr. 1. januar 2010 og løber til 31. december 2012. Resultatvurdering og rapportering Denne kontrakt er udtryk for gensidigt ønske om intensiveret, fortløbende dialog mellem Kolding Kommune og Trapholt. Udviklingskontrakten rummer større forventninger og mere vidtrækkende aftaler end hidtidige drifts- og resultatkontrakter. Derfor kræver den helt anderledes opfølgning og koordinering mellem aftalepartnerne, hhv. Trapholt og Kolding Kommune v. Kulturudvalget. Derfor anbefales som minimum følgende: I tillæg til årsberetning og årsregnskab rapporteres om udviklingen i de fastsatte udviklingsmål. For at relatere disse til mål og tiltag i indgået udviklingskontrakt 8
udarbejdes parterne imellem særskilt skabelon herfor. Beretning og regnskab fremsendes til Kolding Kommune i maj måned. Et årligt dialogmøde mellem bestyrelsen for Trapholt og Kulturudvalget. Her foretages en overordnet gennemgang af årsplaner for såvel det forgangne år som for den og de kommende år. Formålet med mødet er at følge op på resultater og eventuelle forskydninger i tidsplanerne for de enkelte projekter og tiltag, det være sig såvel fremskydninger som eventuelle udskydelser. Mødet afholdes i juni måned, og relevant materiale fremsendes til Kolding Kommune forud for mødet. Halv-årlige møder mellem bestyrelsesformænd / direktører for hhv. Trapholt, Museet på Koldinghus, Designskolen og kulturudvalgsformand / kultur- og fritidsdirektør. Disse møder har alene fokus på målopfyldelse indenfor den fælles designsatsning. Kontraktrevision Kontrakten skal genforhandles i første halvår 2012 og ny kontrakt skal indgås og underskrives inden 1. oktober 2012. Kolding Kommune Den... Trapholt Den...... Per Bødker Andersen Borgmester... Ole F. Rasmussen Formand... Ingemann Olsen Kommunaldirektør... Britta Tøndborg Museumsdirektør 9
Appendiks Kolding Kommunes brug af Trapholt Entré: Byråd og forvaltningsgrensdirektører: Gratis adgang med ledsager (adgangskort udstedt af Borgmesterkontoret). Kolding Kommunes officielle gæster: Gratis adgang efter forudanmeldelse eller rekvisition fra borgmesterkontoret eller en forvaltningsgrensdirektør. Medarbejdere i Kolding Kommune Kulturforvaltningen gives gratis adgang til museet og dets udstillinger mod fremvisning af et kort, udstedt af Kulturforvaltningen. Alle andre betaler normale takster. Repræsentation: Officielle Kolding Kommune-arrangementer: Intet lokalevederlag. Vagtudgifter faktureres. Kulturelle arrangementer: Andre kulturarrangementer: Intet lokalevederlag. Vagtudgifter faktureres. 10