AFTALE. Holbæk i Pinsen.

Transkript

1 AFTALE Om Holbæk i Pinsen. Holbæk Kommune og Fonden - Holbæk i Pinsen Kanalstræde 2 Kasernevej 6, st.tv 4300 Holbæk c/o ADVODAN CVR nr.: Kanalstræde 10, 1.(CVR nr) (herefter kaldet Holbæk Kommune) 4300 Holbæk CVR nr (herefter kaldet HIP) (tilsammen kaldet Parterne) har indgået følgende aftale: 1. Aftalens formål 1.1. Aftalen har til formål at beskrive rammerne for samarbejdet mellem Holbæk Kommune og HIP i forhold til gennemførelsen af en årlig event Holbæk i Pinsen som led i realiseringen af kommunens eventstrategi. 2. Aftalens ikrafttræden, varighed og opsigelse 2.1. Aftalen dækker en 4-årig periode. Aftalen er trådt træder i kraft den 1. juli januar 2015 og varer til og med den 31. december juni Senest 1. marts 2018 skal parterne iværksætte en dialog om en mulig forlængelse af nærværende aftale. Parterne forpligter sig til at en evt. ny aftale skal være indgået inden 1. januar juli Aftalen er uopsigelig for begge parter de første 2 år. Herefter kan begge parter opsige aftalen med 12 måneders varsel til den 1. i en måned. 3. Vision og mission for begivenheden Holbæk i Pinsen 3.1. Begivenheden sigter på at være værdi- og identitetsskabende for borgere, institutioner og fællesskab i Holbæk. Begivenheden skal være lokal, national og international inden for kunst og kultur med optimal borger- og institutionsinddragelse i udvikling, forberedelse og gennemførelse. Begivenheden skal, hvor det er kvalitets- og indholdsmæssigt berigende samarbejde med lokale aktører og institutioner. 1

2 3.2. Kendetegnet for begivenheden skal være kunst- og kulturoplevelser af høj kvalitet og motivationskraft, som samtidig skal have en skarp profil og nytænkning, således at begivenhedens kunst- og kulturtilbud kan tiltrække, udfordre og overraske HIP og Holbæk Kommune har en fælles ambition om at sikre de bedst mulige fysiske og kunstneriske rammer og vilkår for realisering af begivenhedens og byrådets ambitiøse eventstrategi. 4. HIP Forpligtelser og udviklingsmål 4.1. Et berigende og vellykket Holbæk i Pinsen afhænger i høj grad af et åbent og målrettet samarbejde med Holbæks borgere og institutioner samt andre aktører inden for kultur, handel og erhverv samt uddannelse lokalt, nationalt og internationalt. På baggrund af nærværende aftale er opstillet følgende forpligtelser: HIP skal hvert år etablere på Holbæk Havn og Fjord samt eventuelle andre lokationer en unik, større udendørs kvalitetskulturbegivenhed med en række unikke kulturelle elementer HIP skal hvert år etablere mindst ét markant byrumsprojekt, installation eller lignende, der kan udfordre og overraske byens borgere og besøgende, samtidig med at der inspireres til debat om byens fremtid, og byen eksponeres positivt nationalt og internationalt. Parterne er desuden enige om følgende udviklingsmål: HIP vil aktivt og konstruktivt arbejde for at bidrage til udvikling af Holbæks havneområder og dets forbindelser til byen. HIP vil aktivt, og under hensyntagen til sin kunstneriske profil og kvalitet, arbejde på at appellere til en bred målgruppe. HIP vil være en aktiv medspiller i forhold til at fremme kommunens formulerede kultur-, turisme- og erhvervspolitik HIP forpligter sig til at indgå i konstruktiv dialog med Holbæk kommune om fremtidig udvikling af rammer for styrket anvendelse af faciliteter til brug for events og styrket kultur- og handelsliv. 5. HiPs synlighed og kommunikation 5.1. HIP arbejder målrettet for at sikre positiv synlighed af HiP og af Holbæk både internationalt, nationalt og lokalt. HIP skal have konstant fokus på at anvendes nye kommunikationsformater, markedsføringstiltag og medier. 2

3 HIP skal have udviklende og understøttende dialog med lokale institutioner og organisationer herunder kulturelle, turistmæssige samt handels- og erhvervsmæssige med eksponering internationalt, nationalt og regionalt/lokalt. HIP skal have udviklende dialog med Holbæk Kommunes udvalg og chefområder med det formål at bidrage til øget udvikling og velfærd for borgere, by og kommune. 6. Holbæk Kommunes forpligtelser 6.1. Holbæk Kommune forpligter sig til at købe ydelser af HIP til brug for opfyldelse af nærværende aftale, jf. punkt 7 nedenfor Holbæk Kommune stiller kontorfaciliteter til rådighed for HIP med fokus på at understøtte HIPs formål samt bidrage til god synergi mellem HIP og Holbæks kultur- og fritidsliv Dialog mellem HIP og Holbæk Kommune skal i øvrigt klargøre, hvilke lokationer, faciliteter og ydelser, som Holbæk Kommune i øvrigt kan levere eller stille til rådighed uden beregning Holbæk Kommune vil aktivt og konstruktivt arbejde for at bidrage til udvikling af Holbæks havneområder og dets forbindelser til byen i relation til HIP s aktiviteter. 7. Økonomi 7.1. HIP s økonomi skal som udgangspunkt være stabil med en egenkapital på mindst DKK Det kommunale tilskud i aftale perioden udgør: Det er mellem parterne aftalt, at HIP kan fakturere Holbæk Kommune for HIP s ydelser i henhold til denne aftale med op til følgende beløb ex. moms i aftaleperioden: År beløb / / / Tilskuddet udbetales til nemkonto tilhørende CVR nr. tilskuddet udbetales årligt den 2. bankdag i januar HIP s regnskab skal følge kalenderåret. Regnskabet for HIP skal udarbejdes i overensstemmelse med gruppe 3 regnskaber jf. administrationsgrundlaget for Kultur og Fritidsområdet. Det medfører, at regnskabet bl.a. skal udarbejdes i overensstemmelse med årsregnskabsloven og skal udarbejdes af en registreret godkendt revisor. 3

4 7.5. Det revisorgodkendte regnskab fremsendes til Kultur og Fritid/Holbæk Kommune senest den 31. oktober eftermarts regnskabsperiodens udløb efterfølgende år. 8. Misligholdelse 8.1. Enhver væsentlig tilsidesættelse af aftalens bestemmelser anses for væsentlig misligholdelse af aftalen og medfører, at den anden part kan gøre sædvanlige misligholdelsesbeføjelser gældende efter dansk rets alment gældende regler Ophævelse af aftalen kan dog tidligst ske 20 kalenderdage efter, den misligholdende part har modtaget skriftlig meddelelse om den misligholdelse, den ikke-misligholdende part påberåber sig som begrundelse for ophævelsen, og såfremt den misligholdende part ikke forinden denne frist har afhjulpet misligholdelsen. 9. Force majeure 9.1. Så længe en af parterne som følge af force majeure hindres i at opfylde sine forpligtelser efter nærværende aftale, har den anden part ret til at tilbageholde sin tilsvarende ydelse, men har derudover intet krav mod parten Ved force majeure forstås ekstraordinære begivenheder uden for Holbæk Kommune eller HIPs kontrol, der ikke ved almindelig agtsomhed har kunnet forudses ved aftalens indgåelse og ikke kan afværges af parten, og som forhindrer denne i at opfylde aftalen. 10. Dialog og evaluering HIP s bestyrelse skal årligt gennemføre en evaluering af årets begivenhed. Som led i evalueringen skal der ske en inddragelse af HIP s samarbejdspartnere Holbæk Kommune inviterer hvert år HIP til 2 årlige dialogmøder om HIP s arbejde og præstationer, herunder samarbejdet med det lokale kulturliv samt andre væsentlige aktører. Det ene møde har fokus på evaluering af årets event. Det andet møde har fokus på planlægning og udvikling af de kommende års events Nærværende aftale mellem Holbæk Kommune og HIP evalueres efter Holbæk i Pinsen med henblik på at forberede en ny aftale for en efterfølgende 4-årig periode ( ) jf. punkt 2.2. Således aftalt i Holbæk den

5 Søren Kjærsgaard Borgmester Holbæk Kommune Sten Marslew Formand Fonden - Holbæk i Pinsen 5