FREDERIKSHAVN KOMMUNE LEVERANDØRKONTRAKT MADSERVICE XX 2007 BESTILLER- OG MYNDIGHEDSKONTORET
1. KONTRAKTENS FORMÅL Formålet med denne kontrakt er at fastlægge rammerne for leverancen af madservice, herunder samarbejdet med Frederikshavn Kommune, som i denne sammenhæng er repræsenteret af Bestiller- og Myndighedskontoret (efterfølgende benævnt myndigheden). 2. KONTRAKTENS GRUNDLAG Leverancen af madservice foregår som udgangspunkt på følgende kontraktgrundlag: Kvalitetsstandard Kvalitetsstandard for madservice, der vedtages én gang årligt og udtrykker det politisk fastsatte serviceniveau på området. Leverandøren er indenfor kontraktperioden forpligtet til at efterleve ændringer i kvalitetsstandarden, som følger af lovændringer eller politiske omprioriteringer. Værdigrundlag Med henblik på at sikre borgernes livskvalitet, skal produktionen og leverancen af madservice altid foregå med et forebyggende og sundhedsfremmende sigte og udfra det til enhver tid gældende værdigrundlag på området. Takster Takster for indeværende kontraktperiode er beregnet med udgangspunkt i Vejledning om supplement til vejledning om sociale tilbud til ældre m.fl. efter lov om social service. 3. TILDELING AF MADSERVICE Tildeling af madservice er en opgave, som påhviler myndigheden. Det er som følge heraf myndigheden, der på baggrund af det politisk fastsatte serviceniveau træffer afgørelse om, hvorvidt og i hvilket omfang der skal tildeles madservice. Ved tildeling af madservice træffer myndigheden tillige afgørelse om, hvorvidt borgeren skal tildeles en mikrobølgeovn. Frederikshavn Kommune / BMK / DocsOpen: 544.778 / Side 2 af 10
Det er leverandørens pligt, på baggrund af visitationsafgørelsen, at tage kontakt til Beredskabsforvaltningen, med henblik på opsætning af mikrobølgeovnen i borgerens hjem. Leverandøren er herudover forpligtet til, at instruere borgerne i anvendelsen af mikrobølgeovnen. Stk. 2. Omsorgssystem Til registrering af den tildelte madservice anvender myndigheden omsorgssystemet VITAE. Omsorgssystemet stilles til rådighed for leverandøren, der i kontraktperioden er forpligtet til at anvende dette efter forskrifterne i VITAE-guiden. Stk. 3. skriftlige afgørelser Ved tildeling af madservice fremsender myndigheden en skriftlig afgørelse til borgeren. I omsorgssystemet VITAE sender myndigheden samtidig en meddelelse om afgørelsen til leverandøren, som herefter er forpligtet til at levere madservice indenfor de i kvalitetsstandarden angivne tidsfrister. Stk. 4 Kvalitetsopfølgning Myndigheden vil gennem kontraktperioden løbende foretage kvalitetsopfølgning med henblik på at sikre, at leverandøren lever op til kontraktkravene. Leverandøren er i denne sammenhæng forpligtet til, at medvirke aktivt, ved indenfor de angivne tidsfrister, at fremlægge den af myndigheden afkrævede dokumentation. 4. LEVERANCE AF MADSERVICE Leverandøren af madservice er underlagt en række generelle bestemmelser, der er anført i denne paragraf. Stk. 1. Informationspligt Leverandøren er forpligtet til i omsorgssystemet VITAE, at advisere myndigheden om samtlige forhold, der har betydning for leverancen af madservice. For at sikre fleksibiliteten ved opgaveudførelsen skal myndigheden ikke adviseres ved mindre og midlertidige ændringer. Konstateres større og varige ændringer i borgerens behov for madservice, er leverandøren forpligtet til i omsorgssystemet VITAE, at advisere myndigheden indenfor en uge. Advisen skal i denne sammenhæng indeholde en faglig vurdering af de konstaterede ændringer i borgerens behov. Frederikshavn Kommune / BMK / DocsOpen: 544.778 / Side 3 af 10
Myndigheden tager på baggrund af leverandørens faglige begrundelse stilling til, hvorvidt der skal foretages en konkret eller administrativ revisitation af borgeren. Stk. 2. Levering Madservice skal leveres i henhold til de i kvalitetsstandarden angivne tidsfrister mv. og leverandøren skal til enhver tid kunne iværksætte foranstaltninger som følge af akutte ændringer i brugernes behov eller tilgang af nye brugere. Stk. 3. Beredskab Leverandøren skal stille et beredskab til rådighed, der kan håndtere ferieperioder, sygdom blandt medarbejderne, ændringer i brugersammensætningen, antallet af visiterede borgere mv. Stk. 4. Underleverandører Det står leverandøren frit for, at indgå aftaler med underleverandører med henblik på at sikre det nødvendige beredskab, eksempelvis i forhold til udbringning. Leverandøren kan endvidere indgå aftaler med underleverandører om levering af dele af madserviceydelserne eller fælles levering heraf. Leverandøren bærer ansvaret for, at underleverandøren er bekendt med kontraktvilkårene og skal inden indgåelse af aftaler med underleverandører advisere myndigheden skriftligt. Stk. 5. Hjælpemidler, herunder nøgleboks Henvendelse vedrørende hjælpemidler, herunder nøgleboks, skal rettes til Sundhedsafdelingen, som i denne sammenhæng er bevilgende myndighed. Ved bevilling af nøgleboks er det, forud for anvendelsen, leverandørens ansvar, at indhente borgerens skriftlige samtykke samt anskaffe cylinder og nøgle til boksen. Stk. 6. Tilkøbsydelser Leverandøren har mulighed for at tilbyde, at borgeren mod en ændret egenbetaling kan få særlige ønsker opfyldt. Det kommunale tilskud vil i denne sammenhæng være uændret, mens egenbetalingen kan variere. Stk. 7. Leverandørskifte Borgeren har efter forudgående skriftlig tilkendegivelse overfor myndigheden mulighed for løbende at foretage leverandørskifte. Frederikshavn Kommune / BMK / DocsOpen: 544.778 / Side 4 af 10
Stk. 8. Arbejdsmiljø Det forudsættes, at maden produceres og leveres i overensstemmelse med arbejdsmiljøloven. Stk. 9. Klager Leverandøren skal medvirke ved behandling af klagesager blandt andet ved afgivelse af relevante oplysninger til myndigheden og kommunens Klageråd på hjemmehjælpsområdet. Ved visitationen orienteres borgeren om muligheden for at indgive klage over den tildelte eller leverede madservice og af den skriftlige afgørelse til borgeren fremgår endvidere det telefonnummer, som borgeren kan anvende i forhold til indgivelse af klager. Stk. 10. Samarbejde Af godkendelsen følger, at leverandøren forpligtes til på konstruktiv vis at samarbejde med de aktører, som tildeler eller udfører hjælp for borgerne. Dialogmøder mellem myndigheden og leverandører Med henblik på drøftelse af forskellige problemstillinger, udviklingstiltag, kvalitetsopfølgning mv. planlægges der én gang hvert halv år afholdt dialogmøde mellem myndigheden og leverandørerne. Punkter, som af leverandøren ønskes behandlet på det enkelte møde, skal være fremsendt til myndigheden seneste fjorten dage inden mødet. Samarbejde med pårørende Leverandøren skal i forhold til levering af madservice respektere borgerens ønsker om inddragelse af pårørende m.fl.. 5. KRAV TIL MEDARBEJDERENE Stk. 1. Uddannelseskrav Madproduktionen skal foregå med deltagelse af mindst én leder eller medarbejder med en kostfaglig uddannelse, således at det sikres, at kvalitetsstandarden, herunder lovgivningen på madserviceområdet efterleves. Maden udbringes af medarbejdere, som er oplært i håndtering af de krav til leverancen som produktionsformen stiller. Det er leverandørens ansvar at indgå aftale angående udbringning. Frederikshavn Kommune / BMK / DocsOpen: 544.778 / Side 5 af 10
Stk. 2. Elever Som udgangspunkt stilles der ikke krav om, at leverandøren skal stille elevpladser til rådighed. I tilfælde af, at en leverandør udfører opgaver for over ti pct. af brugerne skal denne imidlertid være indstillet på at indgå aftaler om elevpladser. Stk. 3. Særlige grupper Leverandøren skal sikre, at en del af de stillinger, der anvendes til at opfylde kontrakten, besættes med medarbejdere fra særlige grupper, som kun vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn- og arbejdsvilkår. Leverandøren skal på begæring skriftligt dokumentere over for myndigheden, at dette er tilfældet. 6. SIKKERHED FOR MEDARBEJDERENE Legitimation Leverandørens medarbejdere skal bære legitimation, hvoraf leverandørnavn fremgår. Økonomiske overdragelser Der må ikke mellem leverandørens medarbejdere og borgeren forekomme økonomiske overdragelser i form af gaver, penge og lignende. 7. AFREGNING Afregningen til leverandøren foregår i henhold til den tildelte madserviceydelse, der fremgår af myndighedens skriftlige afgørelser til borgerne. Forekommer der i den tildelte ydelse ændringer, kræver dette til enhver tid godkendelse af myndigheden for at der kan ske afregning herfor. Afregningen med leverandøren foregår fra den dag afgørelsen gælder og ophører tilsvarende den dag afgørelsen ændres, inaktiveres eller seponeres og foregår i henhold til de gældende afregnings- og momsregler på området. Frederikshavn Kommune / BMK / DocsOpen: 544.778 / Side 6 af 10
8. KONTRAKTINDGÅELSE Betingelserne for kontraktindgåelse fremgår af dokumentet Kontraktindgåelse - anmodning om godkendelse som leverandør. 9. KONTRAKTFORNYELSE Betingelserne for kontraktfornyelse fremgår af dokumentet Kontraktfornyelse - anmodning om fortsat godkendelse som leverandør. Det påhviler leverandører af madservice, at anmode myndigheden om kontraktfornyelse. Myndigheden vil inden kalenderårets og dermed kontraktens udløb indkalde godkendte leverandører til et møde med henblik på at gennemgå det kommende års kontrakt. På mødet vil leverandørerne tillige blive orienteret om tidsfristen for anmodning om kontraktfornyelse. For private leverandører gælder, at kontrakten betragtes som værende opsagt, hvis myndigheden ikke modtager leverandørens anmodning om kontraktfornyelse indenfor den angivne tidsfrist. Den private leverandør vil umiddelbart efter udløbet af tidsfristen for anmodning om kontraktfornyelse modtage Frederikshavn Kommunes bekræftelse på kontraktopsigelsen. Er der tale om manglende overholdelse af tidsfristen, således at leverandøren ansøger om kontraktfornyelse senere end den angivne tidsfrist betragtes dette som forsømmelse og leverandøren vil på den baggrund blive pålagt en bod på 1.000 kr., der fratrækkes månedsafregning. 10. KONTRAKTÆNDRINGER Ændringer i kontraktens ordlyd skal som udgangspunkt ske med myndighedens og leverandørens skriftlige samtykke. Undtaget herfra er ændringer i kontraktgrundlaget, hvori myndigheden - med efterfølgende orientering af leverandøren - løbende kan foretage påkrævede ændringer jf. kontraktens 2. 11. SANKTIONER Med sin underskrift påtager leverandøren sig initiativpligten i en række konkrete situationer, som er anført i kontrakten. Frederikshavn Kommune / BMK / DocsOpen: 544.778 / Side 7 af 10
Stk. 2. Misligholdelse/ forsømmelse Overtrædelse af initiativpligten betragtes som misligholdelse og medfører en bod, der modregnes i månedsafregning. I tilfælde af, at leverandøren i væsentlig grad misligholder de forpligtelser, der følger af den indgåede kontrakt kan Socialudvalget ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning. Der kan tillige være tale om flere mindre misligholdelser, der tilsammen af Socialudvalget vurderes at udgøre en væsentlig misligholdelse. Misligholdes kontrakten, uden at der vurderes at foreligge væsentlig misligholdelse, vil Socialudvalget være berettiget til, at opsige kontrakten med et nærmere angivet varsel. Stk. 3. Force majeure mv. I tilfælde af, at leverandøren grundet udefra kommende begivenheder såsom krig, naturkatastrofer, strejker, lock-out eller anden force majeure, ikke er i stand i at opfylde de forpligtelser, der følger af kontrakten, foreligger der ikke misligholdelse og myndigheden er derfor ikke berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelserne gældende. Såfremt nævnte omstændigheder indtræder, påhviler det leverandøren omgående og med de tilstedeværende midler, at overvinde den pågældende hindring eller formindske dens virkning. Leverandøren er endvidere forpligtet til omgående at advisere myndighed herom. 12. SIKKERHEDSSTILLELSE Den private leverandør skal forud for kontraktindgåelse/ fornyelse stille en bankgaranti med henblik på at dokumentere sikkerhed i forhold til kontraktopfyldelse. Ved kontraktindgåelse Ved anmodning om godkendelse som leverandør gælder som sikkerhedsstillelse en bankgaranti på 10.000 kr. pr. distrikt, der søges om godkendelse i. Betingelsen for kontraktindgåelse, er at myndigheden, sammen med anmodningen om godkendelse som leverandør, har modtaget en bankgaranti, som er gældende for det kalenderår, hvor indenfor der anmodes om godkendelse. Ved kontraktfornyelse Ved anmodning om kontraktfornyelse gælder som sikkerhedsstillelse en bankgaranti på 10.000 kr. pr. distrikt, der søges om godkendelse i + Frederikshavn Kommune / BMK / DocsOpen: 544.778 / Side 8 af 10
10 pct. af den gennemsnitlige månedlige afregning, som leverandøren har haft med Frederikshavn Kommune i den forudgående kontraktperiode. Betingelsen for kontraktfornyelse, er at Frederikshavn Kommune, sammen med anmodningen herom, har modtaget en bankgaranti, som er gældende for det kalenderår, hvor indenfor der anmodes om godkendelse. Ved manglende overholdelse af kravet om sikkerhedsstillelse, betragtes dette som forsømmelse og leverandøren vil på den baggrund blive pålagt en bod på 1.000 kr., der fratrækkes månedsafregning. 13. FORSIKRING Såfremt medarbejdere ved levering af madservice, ved handlinger eller undladelser, forårsager person- eller tingskader, er det leverandøren, der er ansvarlig for skaderne. Leverandøren skal friholde kommunen for enhver udgift, herunder sagsomkostninger, renter mv. som måtte tilfalde skadelidte af det krav skadelidte måtte stille. 14. STRAFFEATTEST Leverandøren skal i forbindelse med anmodningen om at blive godkendt som leverandør fremsende en privat straffeattest og skal endvidere sikre, at dennes medarbejdere ved ansættelse, overfor arbejdsgiveren, kan fremvise en straffeattest, som ikke indeholder straffe som anses at være belastende i forhold til udførelse af jobbet. Frederikshavn Kommune / BMK / DocsOpen: 544.778 / Side 9 af 10
15. UNDERSKRIFT Denne kontrakt med tilhørende bilag er udarbejdet i to eksemplarer, hvoraf det ene tilhører Frederikshavn Kommune og det andet tilhører leverandøren. Dato: Leverandør Dato: Social- og Sundhedsdirektør Frederikshavn Kommune Frederikshavn Kommune / BMK / DocsOpen: 544.778 / Side 10 af 10