Booking system Instruktion til bookingsystem Her er beskrevet trin for trin, hvordan bookingsystemet skal betjenes. Systemet er opdelt i to dele en kundedel og en administrationsdel. 4-2-2015
1 Indledning Indholdsfortegnelse Log ind som administrator... 2 Månedskalender... 2 Dagskalender... 3 Tidsbestilling... 4 Opret uge kalender... 5 Ændre af kalenderen... 6 Opret behandling... 6 Opdatere behandlinger med priser og eventuel slette en behandling... 7 Søgefunktion... 8 Kunde Opret kunde, find kunde og opdatere kunde... 9 Oversigt over behandling... 10 Frisør... 10 Upload billedet... 11 Kundedel log in... 12 Opret bruger (kunden kan oprette sig selv)... 13 Start side for kunden Månedskalender... 14 Dagskalender for kunden... 14 Tidsbestilling... 15 Besked til kunden... 16 Kunden e-mail... 16 Ændre tiden af kunden... 17 Slet en eksisterende tid... 17 Bookingsystem Side 1
Log ind som administrator Her er skærmbillede af startsiden eller log in siden. Her bruges et brugernavn som skal være en e-mail adresse og passwordet skal bestå af mindst 6 tegn. Alle administrator kan oprette en bruger til dette system. Månedskalender I den røde cirkel vises navnet på den person som kalenderen tilhører Den blå cirkel er årstal og skrives med et helt tal for eksempel 2015. Den brune cirkel er månedstal og skrives med hele tal 1 for januar, 2 for februar o. s. v. Når årstal og månedstal er klar klikke man på den røde knap, som vist med den brune pil Den gule firkant, kan bruges til en dag frem eller en tilbage for hvert klik Den lilla firkant kan bruges til en måned frem eller en måned tilbage for hvert klik. Bookingsystem Side 2
Dagskalender 1) Menuer er de grå knapper øverst på billedet, og de vfindes på alle sider a) Ugeplan er til at registrere sin arbejdstid b) Kalender er månedskalender som er beskrevet ovenover c) Behandling er oprettelse af forskellige behandlinger, som salonen tilbyder kunder. Her kan man også opdatere priser fjerne eventuelle behandlinger, som ikke længere eksister. d) Søgning er en funktion, som kan bruges til at finde en ledig tid på en bestemt tidspunkt o. s. v. Nærmere beskrivelse kommer senere. e) Kunde, her kan man oprette en kunde, opdatere en kunde og finde eventuelle informationer om kunden. f) Frisør, her kan man oprette nye frisør assistenter og slette eventuelle gamle frisør, som måske ikke er ansat længere. Her er der også mulighed for at uploade et billede, som kan ses af kunderne på kundedelen. g) SMS, til at sende sms fra h) Log af, så er der ikke andre uvedkommende, der kan bruge systemet. 2) Den røde cirkel, er en kunde bestilling, som er oprettet af kunden eller måske en frisør assistent, det samme gælder for den gule cirkel, her er dog en pause, som kan bruges til en børneklipning eller tilsvarende. 3) Den blå pil peger på en knap, som kan bruges hvis frisøren bliver syg eller lignende. 4) Øverst mellem menu knapperne og den mørkeblå skreg, vises dato og navn på dagskalenderen. Bookingsystem Side 3
Tidsbestilling 1) I den grønne cirkel er der en grøn knap, som hedder Gå tilbage, klikker man på den kommer man tilbage på dagkalenderen 2) I den mørkeblå cirkel er et søgefelt, som man kan indtaste et navn, mobilnummer eller en e-mail adresse og herefter klikke på return knappen på tastaturet. 3) I tilfælde af at kunden ikke eksistere i systemet og sandsynligvis kun kommer den ene gang, kan man indtaste navnet i feltet med label kundenavn og telefon nummer i feltet som har label mobil 4) Hvis man ønsker, at bruge søgefunktionen skal man gøre det inden man vælge behandling, ellers forsvinder de afkrydsninger, som man har fortaget. 5) Valg af behandling gøres ved hjælp af et eller flere afkrydsninger, som vist i den røde cirkel. 6) I den gule cirkel er der tre forskellige slet funktioner a) Slet tiden I den funktion sletter systemet kun en enkel tidszone b) Slet beh. I den funktion sletter system en behandling som for eksempel en dameklipning c) Slet kunde- I denne funktion sletter system alle behandlingerne for denne kunde Bookingsystem Side 4
Opret uge kalender 1) Den først kolonne (sort firkant) er faste ugedage, som man ikke kan ændre ved. 2) Den anden kolonne (rød firkant) hentes ved hjælp af forms i den orange firkant. a) Overskrift uge i tekstfeltet skrives årstallet b) Den anden er en dropboks med alle uge tallene fra uge 1 til og uge 53 3) Den tredje kolonne (grøn firkant) her registreres om frisøren er På job, syg, ferie eller fri a) Hvis man ikke vælger noget er kalenderen bare blank 4) I den fjerde kolonne (Mørkeblå firkant) her registres starttidspunktet på den pågældende dag 5) I den femte kolonne (gul firkant) her registres sluttidspunktet på den pågældende dag. 6) Før vi opretter ugen, skal vi vælge frisør, hvilken frisør har denne arbejdstid, det gøres i dropboks i den lyseblå firekant 7) Nu er du klar til at oprette denne uge, klik på Opret, der hvor den sorte pil peger. Bookingsystem Side 5
Ændre af kalenderen På det forgående skærmbillede er der en med navn ændre dagen i den lilla cirkel, så fås dette skærmbillede I dropboksen vælges årsag eksempel syg og tekstfeltet skrives datoen f. eks. 2015-02-05, altså 2015 for årstal, 02 for måned og til sidst 05 for dato. Altså åååå-mm-dd Opret behandling 1) I denne form kan du oprette nye behandlinger (den sorte firkant) Bookingsystem Side 6
2) I den øverste tekstboks (rød firkant) skrives navnet på behandlingen 3) I den næst øverste tekstboks (mørkeblå firkant) skrives prisen incl. Moms 4) I den tredje øverste tekstboks (den gule firkant) her skrives tiden angivet i kvarter før en pause med det formål, at der kan tages andre kunder ind i det mellemrum 5) I den fjerde tekstboks (grønne firkant) angives det antal kvarter fra kunden sætter sig i stolen til kunden går ud af forretningen 6) I tekstboksen sort (den brune firkant) angives med et helt hvilken sortering orden den pågældende behandling skal have. Højst tal vises øverst og det mindste tal nederst i kolonnen, som er i den venstre side af skærmbilledet. Opdatere behandlinger med priser og eventuel slette en behandling Dette skærmbillede fås ved at klikke på de links som er i venstre side som vist i den sorte cirkel Opdateringsforms fungerer på samme måde, som den forgående opret behandling, her opdaterer man bare behandlingen i sted for. Udover dette er der også en knap slet service, som sletter den pågældende behandling. Bookingsystem Side 7
Søgefunktion 1) I det øverste link (I den røde cirkel) her kan du finde instruktionerne 2) I den øverste tekstboks indtastes søgeordre vises med den blå pil a) Du kan søge på dato eksempel: 2015-02-05 b) Du kan søge på dag eksempel: Mandag c) Du kan søge på uge nummer eksempel:47 d) Du kan søge på et klokkeslæt det skrives med hundrededelle eksempel: 9.25 3) Du har også mulighed for at søge på to betingelser a) F. eksempel dato plus klokkeslæt skrives sådan:2015-02-03,9.50 b) Et andet eksempel ugedag og klokkeslæt skrives sådan: mandag, 16 c) Det tredje eksempel er ugenummer plus et klokkeslæt skrives sådan: 47,16.75 4) Filter kalder jeg det, når det skal være en bestemt frisør assistent og en bestemt behandling. a) Valg af frisør assistent kan ske i dropboks i den gule cirkel b) Afkryds et eller flere behandlinger 5) Klik til sidst på knappen Find tid som vises med den opadgående pil Bookingsystem Side 8
Kunde Opret kunde, find kunde og opdatere kunde Menuen kunde er opdelt i tre funktioner: 1) Til venstre i den sorte firkant kan frisør assistenten oprette en kunde, så kunden kan bruge booking systemet a) Rubrik fulde navn indtastes kunden fulde navn fornavn og efternavn b) Rubrik Mobil indtastes telefonnummer helst mobil nummer, da det bruges til SMS c) Rubrik email indtastes kunde e-mail adresse eller en gyldig e-mail x@x.xx d) Rubrik *** indtastes password minimum seks tegn e) Rubrik **** indtastes password igen f) Tekstarealet er til frisør assistentens informationer og vises ikke til kunden g) Klik herefter på knappen opret kunde 2) Søgefeltet findes i den gule firekant, her kan søges på navn, mobil og e-mail klik på return knappen på tastaturet. Efter søgning vises det i den røde firkant 3) I den røde firekant kan man ændre daterene i alle felter og klik herefter på opdatere. Her opdatere du både kundens dater og for følgende udskrift, se billedet nedenunder. Det kan bruges til at udskrive, så det kan bruges i laboratoriet Bookingsystem Side 9
Oversigt over behandling Her vises udskriften, som kan udskrives fra browseren. I den sorte cirkel er der et link tilbage til administration af kunder. Frisør I menu frisør er der tre funktioner og to visninger: 1) I forms øverst til venstre i den røde firkant, har man mulighed for at oprette en ny frisør. a) Første felt er frisør assistents navn fornavn og eller efternavn (eget valg) b) Det næste felt e-mail kan være en arbejdse-mail eller eventuel privat e-mail, bare det er en gyldig e-mail x@x.xx c) I det tredje felt indtastes password minimum 6 tegn d) Det fjerde felt indtastes det samme password e) Klik herefter på knappen opret frisør Bookingsystem Side 10
2) I den gule firkant vises listen af frisør assistenter 3) I den grønne firkant vises billedet af den frisør, som er logget på kalenderen 4) I den brune firkant, har du mulighed for at slette en frisør a) Skriv navnet på frisør assistenten, se eventuel listen i den gule firkant b) Klik her efter på knappen slet assistent (password er uden funktion) 5) I den blå firkant, kan der uploades et nyt billede a) Klik på gennem se, herefter browser du dit billede b) Klik på knappen overfør Upload billedet Her vises et profil billede, som er blevet uploadet, yderlige informationer kan læses i ovenstående afsnit under punkt 5. Dette billede vises på kundens ladningside. Bookingsystem Side 11
Kundedel log in Her på ovenstående skærmbillede vises log in siden for kunderne. Den øverste del viser en oversigt over frisør assistenter i frisør salonen. I den blå cirkel vises det billede, som jeg tidligere omtalte i afsnit Upload billede. Log in: 1) Valg først en frisør assistent 2) Indtast brugernavn, som er en e-mail og den skal være gyldig x@x.xx 3) Indtast password minimum 6 tegn Bookingsystem Side 12
Opret bruger (kunden kan oprette sig selv) For at få adgang til systemet, skal man først oprette sig som bruger. Dette gøres ved at klikke på menu Opret dig som bruger. I den gule firkant er vist hvilken felter som skal udfyldes, idet alle felter skal udfyldes. 1) Navn: indtast dit navn 2) Mobil: Indtast dit mobile nummer eller telefon nummer 3) E-mail: Indtast din e-mail adresse (Skal være gyldig) 4) E-mail igen: Indtast din e-mail adresse igen, da systemet bruger denne information i hele systemet. 5) Password: Indtast et password på minimum 6 tegn 6) Klik på knappen Gem data Bookingsystem Side 13
Start side for kunden Månedskalender Her på ovenstående skærmbillede vises ladingssiden for kunden, når kunden har logget sig ind. Det virker på samme måde, som ved administratoren, hver dato har et links til dagskalderen, som vises neden under. Hvis kunden ønsker, at finde en tid i måned efter klikker kunden på tegnet plus, som vist i den blå cirkel. Og omvendt, hvis kunden vil en måned tilbage, klikker kunden på knappen med minus, som vist i den blå cirkel. Hvis det ikke virker, kan kunden bruge knappen reset til at uploade script på siden. I den røde cirkel er der mulighed for at skifte frisør assistent. Man vælger assistent med dropboksen og klikker herefter på knappen vælg frisør. Dagskalender for kunden Bookingsystem Side 14
Her vises kundens dagskalender. Kunden har mulighede for at se om en tid er ledigt eller optaget. Er tiden for gamle vises ukendt, og hvis kunden har bestilt tid vises Din tid med links under den først tidszone. Tidsbestilling Ovenover vises kunden bestillingsliste, som vises i højre side af siden. Øverst er en knap med Gå tilbage, kan kunden vende tilbage til dagskalenderen for at eventuel vælge en anden tid. I venstre side af siden kan kunden se, hvor meget ledigt tid, der er til rådighed, og udfor hver behandling står der, hvor lang tid behandlingen tager. Hvis kunden ikke er opmærksomt på dette, er systemet indrettet på den måde, at systemet giver kunden svar på, hvis der ikke er tid nok. Når kunden har afkrydset den behandling kunden ønsker, skal kunden klikke på knappen opret tid. Når dette er gjort, får kunden et svar som vist neden under, samt en e-mail med tidspunkt, dato, dag og hvilken frisør, som kunden har bestilt tiden hos. Bookingsystem Side 15
Besked til kunden Kunden e-mail Bookingsystem Side 16
Ændre tiden af kunden Slet en eksisterende tid Hvis kunden af en eller anden årsag ikke kan komme til den bestilte tid, har kunden mulighed for at slette den bestilte tid. Det gøres ved at kunden logger sig ind på den dato og dagskalender, og finder sin Din tid, herefter klikker kunden på det link med Din tid, som er underskreget. Så får kunden skærmbilledet, som vist til venstre. Når kunden klikker på knappen Fjern min tid, vil tiden blive slettet fra systemet. Bookingsystem Side 17