Projekthåndbog - for opsøgende konsulenter

Projekthåndbog - for opsøgende konsulenter

Indledning Formålet med at udgive Projekthåndbog - for opsøgende konsulenter er at sikre skolernes opsøgende konsulenter en ensartet information om aktiviteter og opgaver i projekt Samarbejde og Partnerskab. Det er tilstræbt at gøre projekthåndbogen så konkret som mulig under hensyntagen til skolernes individuelle ønsker om informationsniveau. Definition af begreber, der anvendes i projekthåndbogen: Lokal projektadministration Styregruppen har besluttet, at hver af de deltagende 12 skoler etablerer en lokal projektadministration. Den lokale projektadministration består af en eller flere personer, der har ansvaret for at indsamle, kontrollere og indtaste projektdata ind i Erhvervs- og Byggestyrelsen rapporteringsværktøjer. Projektholder EUC Nord er projektholder tilsagnsmodtager på projektet, og forestår den daglige ledelse og er ansvarlig for, at aktiviteterne i projektet afvikles i overensstemmelse med projektets ansøgning og bevillingstilsagn. Projektledelsen Projektledelsen består af repræsentanter fra projektholder (EUC Nord) og projektleder. Projektleder Projektleder er ansat hos projektholder og ansvarlig for at gennemføre den daglige projektledelse af projektet Samarbejde og Partnerskab. Rapporteringsværktøjer Rapporteringsværktøjerne skal anvendes af den lokale projektadministration og projektholder for beregning og rapportering af projektudgifter samt den finansiering, som danner grundlag for udbetaling af tilskud fra EU Socialfond. Værktøjerne bruges i alle EU Socialfondsprojekter, og er med til at sikre, at Erhvervsog Byggestyrelsen får tilsendt den korrekte dokumentation. Projekthåndbogen vil efter behov blive opdateret. Du er derfor altid velkommen til at kontakte Trine Saaby, projektleder, hvis du har forslag til forbedringer af projekthåndbogen. Du kan sende en mail til trs@eucnord.dk eller ringe på telefon 72 24 63 05. Senest opdaterede version kan altid findes på www.sampar.dk. Side 2 af 7

Afrapportering til lokal projektadministration Du skal senest fem dage efter månedens afslutning aflevere alle den foregående måneds korrekt (se nærmere oplysning nedenfor) udfyldte projektdokumenter til den lokale projektadministration. Projektdokumenterne hertil omfatter: Partnerskabserklæringer Timeregistreringsskemaer fra virksomhedsdeltagere Timeregistreringsskemaer fra konsulenten Kørselsafregning (-blanketter) Lønsedler Projektledelsen opfordrer alle konsulenter til løbende at aflevere projektdokumenterne, så den lokale projektadministration tilsvarende har mulighed for løbende at taste oplysningerne ind i Erhvervs- og Byggestyrelsens rapporteringsværktøjer herefter benævnt rapporteringsværktøjer. Afrapportering til projektholder Hver lokale projektadministration sender to gange om året perioderegnskab til projektholder (EUC Nord), som samler regnskaberne og sender dem til Erhvervs- og Byggestyrelsen. Hvordan et perioderegnskab håndteres er beskrevet i Projekthåndbog for lokal projektadministration. CRM CRM Costumer Relation Managementsystem - er det IT-system, hvor vi registrerer alle vores virksomhedsbesøg. Projektleder sender CRM manual og informationer om CRM til CRM-mailgruppe. Medlemmerne i mailgruppen er oprettet efter aftale med hver enkel skole. De data, der lægges ind i CRM ejes af projekt Samarbejde og Partnerskab. Ændring af ejerforhold, licenser og rettigheder skal varsles Excel Data mindst tre måneder før afslutning af projektet. Besøg hos en virksomhed Du skal registrere alle gennemførte besøg hos en virksomhed i CRM - også de besøg, hvor virksomheden ikke ønsker at underskrive partnerskabserklæring, deltager(-e) ikke ønsker at oplyse CVR- eller CPR-nummer eller på anden måde ikke ønsker at lægge timer i projektet og dermed bidrage med medfinansiering. Alle gennemførte besøg registreret i CRM tæller med i statistikken som besøg. Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at deltagerne fra virksomhederne får eller bliver noteret for alle de timer, der har været anvendt i forbindelse med virksomhedsbesøget. Altså ikke kun timer for selve besøget, men også timer til forberedelse og interne møder i virksomheden. Side 3 af 7

Besøgsrapport Punkterne i besøgsrapporten fra CRM skal du gennemgå sammen med virksomheden under besøget. Resultatet af besøgsrapporten skal du efterfølgende taste ind i CRM. Du finder besøgsrapporten på www.sampar.dk under menupunktet Downloads. Men du kan med fordel udfylde besøgsrapporten i CRM og udskrive den herfra. Kørsel Du skal dokumentere, at du har modtaget din kørselsgodtgørelse. Det gør du ved at underskrive din lønseddel (hvis kørselsgodtgørelsen kan læses på lønsedlen) eller anden kvittering for modtagelse. Skolen kan maksimalt få refunderet op til 40 km pr. virksomhedsbesøg i gennemsnit. Det er de faktiske udgifter, der bliver registreret i rapporteringsværktøjerne, og de 40 km pr. besøg skal betragtes som et maksimum i forhold til, at pengene ellers kan slippe op for tidligt i projektperioden. Der er tale om en akkumuleret opgørelse over udgiften til kørte km i projektets periode. Eksempel Kører du 100 km (50 km frem og 50 km tilbage) fra et virksomhedsbesøg og 5 km for et andet virksomhedsbesøg, får du kørselsgodtgørelse for samtlige 105 kørte km. Men skolen får refunderet kørsel for 80 km for de to besøg i eksemplet. Projektledelsen anbefaler, at konsulenterne registrerer kørte km fra projekt Samarbejde og Partnerskab på en kørsels- og afregningsblanket for sig. Så kan det samlede beløb i nogle lønsystemer anføres på lønsedlen på en tekstlinje for sig, og når lønsedlen underskrives af konsulenten og lægges bag timeregistreringsskemaerne, er der samtidig dokumenteret for modtagelse af kørselsgodtgørelse/km-penge. Kan din skoles lønsystem ikke påføre kørsel for projekt Samarbejde og Partnerskab for sig, men i stedet lægger al din kørsel sammen, skal du vedlægge samtlige af dine rejseafregninger til din lønseddel. Se eksempel nedenfor. Eksempel Hvis du i maj måned via lønnen får udbetalt 356 kroner (for 100 km kørsel) kan dette beløb bestå af 40 km for projekt Samarbejde og Partnerskab og 60 km vedrørende anden aktivitet. For at vi kan dokumentere, at kørslen i forbindelse med projekt Samarbejde og Partnerskab er udbetalt til dig, skal vi have en kopi af lønsedlen for den pågældende måned (underskrevet af dig) samt samtlige rejseafregninger, der vedrører det udbetalte beløb på 356 kr. Summen af den pågældende måneds rejseafregninger skal være lig med det beløb, som er udbetalt jævnfør lønsedlen. Din skole kan have en kørselsblanket, som du skal anvende. Til projekt Samarbejde og Partnerskab er der udviklet en kørselsblanket, som du kan finde på www.sampar.dk. Partnerskabserklæring Partnerskabserklæring skal udfyldes, for at timerne fra virksomheden kan tælle med og indgå i projektet. Det er derfor vigtigt, at Partnerskabserklæring med originale tegningsberettigede underskrifter indhentes ved første virksomhedsbesøg eller hurtigst muligt herefter. Side 4 af 7

En tegningsberettiget er en fysisk person, der har ret til at afgive formueretligt bindende løfter og indgå gensidigt bebyrdende aftaler på en virksomheds vegne. Partnerskabserklæringen må gerne være underskrevet senere end timeregistreringsskemaerne fra første virksomhedsbesøg men ikke mere end 14 dage senere. Projektledelsen anbefaler, at Partnerskabserklæringen underskrives ved første møde med virksomheden. Det vil fremgå i CRM, om en virksomhed allerede har underskrevet en partnerskabserklæring. De informationer, som det forudsættes, at du giver virksomheden, er gengivet i bilag Tillægsinformation til Partnerskabserklæring. Se punkt Tillægsinformation (til Partnerskabserklæring) nedenfor. Det er vigtigt, at den lokale projektadministration løbende modtager underskrevne Partnerskabserklæringer fra konsulenterne, da alle partnerskabserklæringer skal tastes ind i rapporteringsværktøjet. Persondataloven Information om Persondataloven og Den Europæiske Socialfond skal udleveres til samtlige medarbejdere/deltagere, der deltager i projektet. Dermed også dig selv. Den enkelte medarbejder/deltager skal skrive under på, at de er bekendt med indholdet i Information om Persondataloven og Den Europæiske Socialfond. Det sker hver gang medarbejder/deltager skriver under på de respektive skemaer for timeregistrering. Nederst til venstre på skemaerne er indsat følgende tekst: Jeg bekræfter samtidig, at jeg har læst den udleverede "Information om Persondataloven og Den Europæiske Socialfond", og giver samtykke til, at personoplysninger om mig må indsamles og behandles i forbindelse med gennemførelsen og evalueringen af det socialfondsprojekt, som jeg deltager i/arbejder for. Tillægsinformation (til Partnerskabserklæring) Tillægsinformation til virksomhederne, som du kan vælge at udlevere til virksomheden eller fremsende inden mødet med virksomheden, hvis der er behov for det. Timeregistrering fra virksomheden Det er vigtigt, at alle de personer fra en virksomhed, der medvirker i virksomhedsbesøg hver underskriver et timeregistreringsskema. Det gælder tidsforbruget før, under og efter besøg, som skal medtages til medfinansiering for besøget. Besøger du virksomheden igen, skal alle deltagerne fra virksomheden udfylde et nyt timeregistreringsskema. Virksomhedsdeltagernes løn medtages til en sats svarende til højeste dagpengesats (101,62 kr./time i 2010), derfor er det ikke nødvendigt, at virksomhedsdeltagerne afleverer lønsedler sammen med timeregistreringsskemaerne. Side 5 af 7

Timeregistreringsskemaerne skal være underskrevet af virksomhedsdeltageren og nærmeste overordnede eller en anden, der kan godkende rigtigheden og projektrelevansen. Denne anden person må gerne være dig. Projektledelsen anbefaler, at det så vidt muligt er en overordnet hos virksomheden, der underskriver som leder. Vigtigt Er deltageren ejer af virksomheden (enkeltmandsvirksomhed, hvor overskuddet henstår i virksomheden) og ikke får udbetalt løn i form af lønseddel, skal deltageren/ejeren dokumentere værdien af sine timer i form af årsregnskab eller årsopgørelse. Den oplysning får du, når virksomheden beskriver sit ejerforhold på Partnerskabserklæringen. Alle lønmodtager kan dokumentere deres timesats med en lønseddel uanset deres stilling i virksomheden. Inden du afleverer timeregistreringsskemaerne til den lokale projektadministration, skal du tjekke følgende: CPR-nr. og CVR-nr. og løntype er noteret og rigtige (ellers kan virksomheden og deltageren ikke oprettes i rapporteringsværktøjerne) Timer er noteret og læsbare (skal kunne læses af andre) Dato er noteret og rigtig Der er to forskellige underskrifter på timeregistreringsskemaet, og er de meget svære at læse, skal du tilføje navnet med blokbogstaver lige under underskriften. Det sikrer, at projektadministrationen kan oprette deltageren korrekt i rapporteringsværktøjet. Er navnet først oprettet kan det ikke ændres. Timeregistrering fra skolen Du skal løbende udfylde timeregistrering elektronisk med timeforbrug før, under og efter et virksomhedsbesøg. Aktiviteterne skal registreres i form af sigende tekster. Underskrevet kopi af månedens lønseddel skal vedlægges skemaet eller skemaerne. Timeregistreringsskemaerne skal desuden underskrives af nærmeste overordnede. Husk at vælge konto 50 under kolonnen "Socialfondskonto" og at lave en sigende tekst under kolonnen "Arbejdets art - aktivitet" - se eventuelt eksempel på udfyldt skema. Du skal registrere det faktisk brugte antal timer pr. dag. Bruger du mere end 7,4 timer på en dag, noterer du det faktiske timetal. Tidligere var der en regel om højest 7,4 timer pr. dag, den gælder ikke længere. Det anbefales, at du ikke arbejder mere end 37 timer på projektet på en uge. CPR-nr. indtastes med bindestreg. Fx 220562-1234. Vigtigt Inden du afleverer timeregistreringsskemaerne til den lokale projektadministration, skal du tjekke følgende: Navn og CPR-nr. er noteret og rigtige (ellers kan konsulenten ikke oprettes i rapporteringsværktøjerne) Løntype er noteret Timer er noteret ud for hver aktivitet og under korrekt månedsdag Side 6 af 7

Dato (ved siden af din underskrift) Din underskrift Underskrift fra din nærmeste leder At tallet nederst i kolonnen "Sum" er lig antallet af timer i tabellen nederst til højre i tabellen "Opsummering af timer" Lønsedlen er underskrevet og ligger sammen med månedens timeregistreringsskemaer. www.sampar.dk På projektets hjemmeside www.sampar.dk finder du under menupunktet Downloads de seneste opdaterede projektdokumenter. Tilskud til skolerne Styregruppen har vedtaget følgende afregningsmodel for opsøgende arbejde: Tilskuddet udgør maksimalt 3 timer per besøg og udløses, når der er anvendt 10,5 time pr. virksomhedsbesøg. Konsulentens timer beregnes på baggrund af den faktiske kostpris (lønseddel). Hermed udgør refusionen 29 % og medfinansiering 71 %. De 10,5 timer er et gennemsnit for alle aktiviteter, der relaterer til det opsøgende arbejde det vil sige forberedelse af besøg, kørsel, varighed af besøg hos virksomhed, opfølgning af besøg og dokumentation m.m. Virksomhedens medfinansiering skal i kroner udgøre ca. 25 % af konsulentens tidsforbrug i kroner, før der kan udløses tilskud. Når timeforbruget i virksomheden beregnes efter standardsatsen i socialfondsprojekter (pt. 101,62 kroner), kan der som rettesnor regnes med, at virksomhederne skal bidrage med 8 timer gennemsnitligt pr. besøg. Timerne kan være hentet fra flere medarbejdere på virksomheden, der medvirker før, under og efter besøg. 10,5 t 8 timer + = 1 virksomhedsbesøg Tilskud 3 timer Skole Virksomhed Fordelingen mellem de timer, der ydes tilskud til, og de timer, der er egenfinansiering. Side 7 af 7