Redegørelse for projektets status

Transkript

1 Redegørelse for projektets status Tilskud fra Regionalfonden eller Socialfonden a) Projektets fremdrift fra projektstart til opgørelsestidspunktet - Eventuelle afvigelser fra det oprindeligt planlagte og godkendte projekt beskrives, herunder konsekvenser for det godkendte projektbudget. Ved budgetændringer, herunder i halvårsbudgetterne, sendes der skriftlig anmodning til Erhvervs- og Byggestyrelsen om godkendelse af ændringerne. - Fremdriften i forhold til opstillede milepæle beskrives, herunder eventuelle forsinkelser i gennemførelsen. Er der i tilsagnsbrevet betingelser om milepæle, beskrives opfyldelsen af disse. Siden indsendelsen af projektets første perioderegnskab og Redegørelse for projektets status (gældende projektperiode 4) er der sket en betydelig udvikling i projektet og det på trods af, at hovedparten af projektperiode 5 har været præget af, at det har været meget svært at få sat projektet i gang og startet op på aktiviteterne. Det har været en stor udfordring - og er det stadig - at få skabt en fælles forståelse af projektet for samtlige projektdeltagere samt at få etableret en effektiv kommunikation mellem deltagerne. Det har også været en stor informations- og introduktionsopgave at gøre projektdeltagerne fortrolig med regler og principper for EU Socialfondsprojekter og det særlige regelsæt, der er gældende for vores eget projekt. Projektet har i denne periode indhentet en betydelig del af de virksomhedsbesøg, som projektet kom bagud med i projektperiode 4. Kun en partnerskole er endnu ikke i gang den opsøgende indsats. Skolen skal gennemføre 100 virksomhedsbesøg og starter efter aftale med projektledelsen op på opgaven i starten af perioderegnskab 6. I løbet af efteråret 2010 blev det tydeligt for alle deltagere i projektet, at det ikke er muligt at hente den forventede medfinansiering (deltagerfinansiering) hos virksomhederne under den opsøgende indsats. Samtidig kan partnerskolerne konstatere, at de bruger flere timer på projektet end forventet. Der bruges mange flere timer på information, koordination og afklaring end forventet samt på det administrative arbejde vedrørende den opsøgende indsats i form af fx indtastning i CRM m.m. En undersøgelse hos partnerskolerne viser, at egenfinansieringen (medarbejderfinansieringen) kan forhøjes med et beløb, som medfinansieringen tilsvarende ønskes reduceret. Projektet har derfor formuleret en ansøgning til EBST med ønsket om en anden fordeling af egen- og medfinansieringen. Ansøgningen er sendt til udtalelse hos Region Nordjylland. Regionen har efterfølgende taget kontakt til EBST og projektet følger sagsbehandlingen ved at blive sat på som Cc. på korrespondancen.

2 Ændringen af fordelingen af projektets egen- og medfinansering ændrer ikke ved projektets mål og aktiviteter. Perioderegnskab 5 Projektets første perioderegnskab (gældende projektperiode 4) indeholdt kun dokumenterede betalte udgifter afholdt af projektholder EUC Nord. Projektleder og controller hos projektholder har brugt meget tid på at klæde de administrative medarbejdere på, der ikke tidligere har prøvet at arbejde med EBSTs rapporteringsværktøjer, så partnerskolerne kan udarbejde hver deres andel af regnskabet og selv følge med i deres andel af projektets drift og udvikling. Til dette regnskab har ni partnerskoler bidraget med delregnskaber. To af partnerskolerne nåede ikke at få indtastet deres andel af timer og udgifter i rapporteringsværktøjerne, så deres tal mangler i det samlede perioderegnskab 5. De har lavet et overslag på deres udgifter og medfinansiering, så projektledelsen har et samlet overblik over perioden. Alle 12 partnerskoler vil være med i perioderegnskab 6. Perioderegnskabet viser, at der er anvendt 2,8 millioner mindre til medarbejderfinansieringen og 1,1 millioner mindre på deltagerfinansieringen i forhold til budgettet. Årsagen hertil er den senere igangsætning af aktiviteterne samt udfordringerne i forhold til at opnå tilstrækkelig medfinansiering hos de besøgte virksomheder. Hertil kommer, at ikke alle administrative og opsøgende timer er registreret samt at tre partnerskoler mangler at indsende deres andel af udgifterne og timer for periode 4 og 5. For konto 230 gælder, at der er tale om, at nogle af udgifterne til CRM er konteret her. De skulle være konteret på konto 130, som så ville blive overskredet med kr. Det skyldes, at projektet har investeret i en webservice til MS CRM til kr., der skal lette konsulenternes arbejde med at oprette eller opdatere virksomhedernes stamdata i CRM. Den forkerte kontering bliver rettet i næste perioderegnskab. På konto 60 Uddannelse af personale og konto 90 Annoncering og erfaringsudveksling er der indtil nu anvendt henholdsvis kr. og kr. mindre end budgetteret. I forbindelse med uddannelse af medarbejderne/opsøgende konsulenter har fokus i første omgang været at blive bekendt med projektet og hinanden. Projektleder har selv været ansvarlig for at gennemføre dagene, der primært har været afholdt på partnerskolerne, hvorfor omkostninger hertil har været lavere end forventet i periode 4 og 5. Projektet får i de næste projektperioder behov for at blive mere udfarende og skal gennemføre aktiviteter med fx netværksdeltagere, uddannelsesambassadører og midtvejskonference m.m.

3 Projektmål for periode 4 og 5 Oprindelige projektmål for periode 4 og 5: Periode 4 Periode 5 Akkumuleret Besøg Partnerskabsaftaler Uddannelsesambassadører Da projektet først kom i gang med aktiviteter i august måned, er målene for perioden reduceret så de svarer til en projektmåned, og resten af periodens mål er fordelt ud på de efterfølgende perioder i projektet. Fx er de 1500 besøg pr. periode ændret til 500 besøg for periode 4 og 1750 besøg for de resterende perioder, så projektet når op på de i alt 7500 besøg, som er projektets samlede mål. Periode 4 Periode 5 Akkumuleret Status Besøg Partnerskabsaftaler Uddannelsesambassadører Besøg Som nævnt kom projektet først for alvor i drift i den sidste måned i periode 4,og ikke alle skoler kom lige godt fra start i august Men det har været gældende for projektperiode 5, at der har været en vilje til at samarbejde om at indhente de manglende virksomhedsbesøg, hvilket har været meget tæt på at lykkedes. Målet var 2250 besøg og der er gennemført 1707 besøg. Projektet er godt 500 bagefter og de besøg skal indhentes i løbet af de næste to perioderegnskaber. I projektet er der et mål om, at 80 % af virksomhedsbesøgende sker i små og mellemstore virksomheder med færre end 50 ansatte. 86 % af besøgende er gennemført hos små og mellemstore virksomheder og 14 % er gennemført hos virksomheder med mere end 50 ansatte. Partnerskabsaftaler og uddannelsesambassadører Der er registreret 46 uddannelsesambassadører i perioden og målet var 50. Der er indgået 51 partnerskabsaftaler og målet var 115. Målet for uddannelsesambassadører vurderes som opfyldt, hvorimod målet for partnerskabsaftaler ikke vurderes som opfyldt. Konsulenterne gav på uddannelsesdagen den 11. januar udtryk for, at de har kendskab til potentielle uddannelsesambassadører, men har været tilbageholdende med at oprette dem i CRM og det samme er gældende for indgåelse af partnerskabsaftaler på grund af usikkerhed om, hvad der definerer en uddannelsesambassadør i projektet og hvordan den udviklede (og af styregruppen godkendte) skabelon til partnerskabsaftaler anvendes.

4 Med konsulenternes opbakning indkaldte projektleder så hurtigt som muligt til ny uddannelsesdag den 4. marts, hvor de to emner var på dagsordenen. Samtlige af de fremmødte konsulenter gav udtryk for, at de føler sig sikre på, at projektet vil lykkedes med at opnå 400 partnerskabsaftaler og 200 uddannelsesambassadører inden projektet slutter. Effektmål for periode 4 og AMU og 1550 IKV Projektet har til dette perioderegnskab ikke udarbejdet en dokumentation over, hvad partnerskolerne har gennemført af AMU og AV kurser samt af IKV, og kan derfor ikke vurdere opfyldelsen af disse effektmål. Til næste perioderegnskab vil der blive udarbejdet en dokumentation herfor. 650 FVU-forløb Der er gennemført 612 FVU forløb. Målet for perioden vurderes som opfyldet. 115 kombinerede AMU/FVU forløb Der er gennemført 53 kombinerede AMU/FVU. Målet vurderes som halvt opfyldt, og de manglende forløb vil blive forsøgt indhentet i næste periode. Uddannelsesdage Kick Of for opsøgende konsulenter den 21. september 2010 Formiddagens fokus var en markering af, at projektet nu er i gang og få præsenteret projekts mål, kravene til dokumentation og projekts hjemmeside. Eftermiddagen blev anvendt på netværksdannelse ved at de opsøgende konsulenter arbejdede i grupper med repræsentanter fra partnerskolerne. Projektleder har udarbejdet en vejledning til konsulenterne i forhold til afrapportering, registrering og brug af projektets dokumenter, som alle har fået tilsendt. Materialet er endvidere tilgængeligt på projektets hjemmeside. Kick Of for de administrative medarbejdere den 19. oktober og 18. november 2010 Kort før sommer blev projektholder gjort opmærksom på muligheden for at etablere lokale projektadministrationer og anbefalede modellen for styregruppen. Modellen gav anledning til del debat og drøftelser, men styregruppen har truffet en beslutning om, at skolerne lokalt registrerer projektdata i EBST s rapporteringsværktøjer. Derfor blev der indkaldt til Kick Of møde, hvor fokus var at få formidlet, hvad der stilles af krav og forventninger til etablering af lokale projektadministrationer. Dagene var målrettet de administrative medarbejdere på partnerskolerne.

5 Projektleder har udarbejdet brugervejledning til de administrative medarbejdere, som også er tilgængelig på hjemmesiden. Efterfølgende er der gennemført besøg på skolerne med individuel vejledning og forventningsafstemning med de administrative medarbejdere. Uddannelsesdag den 11. januar 2011 Uddannelsesdagen var et fælles arrangement mellem VEU-center Aalborg/Himmerland, VEUcenter Nord og EU Socialfondsprojektet Samarbejde og Partnerskab. Formiddagen blev anvendt til at runde året 2010 af for Projekt Samarbejde og Partnerskab, status på CRM og fra konsulenterne høre om, hvad et godt møde hos virksomhederne er, indeholder og eventuelt fører med sig af aftaler om (efter-)uddannelse. Eftermiddagens program var et indlæg om barriere og løftestænger for kortuddannedes opkvalificering, som fulgtes op med debat og erfaringsudveksling blandt konsulenterne. Uddannelsesdag den 4. marts Fokus på dagen var at få skabt et fælles billede af, hvad en uddannelsesambassadør og partnerskabsaftale er. Resultatet af dagen var, at konsulenterne nu har fokus på at få indgået partnerskabsaftaler og der blev nedsat en arbejdsgruppe, der skal formulere en projektdefinering af, hvad er en uddannelsesambassadør. Næste uddannelsesdage er allerede planlagt til onsdag den 23. marts og en endnu ikke datofastsat dag i maj. Projektholder og -ledelse Samarbejdet mellem projektholder og projektledelse fungerer tilfredsstillende. Der afholdes møder med 14 dages mellemrum, hvor en gensidig opdatering er på dagsordenen. FU Der har været afholdt månedlige møder fra august 2010 og frem til årsskiftet mellem FU og projektleder, hvor punkterne på dagsordenerne mest var af driftsmæssig karakter. Møderne har haft stor værdi for projektleder. Styregruppe Samarbejdet i styregruppen var frem til sommer præget af utålmodighed for at komme i gang og beslutningerne var hovedsagligt af praktisk karakter. I takt med at projektet kom i gang og det viste sig, at det er svært at hente medfinansieringen hos virksomhederne blev styregruppemøderne præget af frustrationer og usikkerhed om muligheden for økonomisk at kunne gennemføre projektet. Efter drøftelsen af muligheden om en ny finansieringsmodel og vedtagelse af en række oplæg for det videre projektarbejde fungerer styregruppen som et beslutningsorgan.

6 Tech College Aalborg og Tradium har udpeget nyt styregruppemedlem. Styregruppen har afholdt tre ordinære møder og et ekstraordinært frem til årsskiftet. Arbejdsgrupper For at sikre driften i projektet har styregruppen godkendt, at projektleder kan nedsætte arbejdsgrupper efter behov. I øjeblikket har projektet nedsat følgende arbejdsgrupper: CRM Projektleder havde udpeget medlemmer til en arbejdsgruppe i regi af projektet. Men da der samtidig er nedsat en arbejdsgruppe på tværs af VEU-center Aalborg/Himmerland og VEUcenter Nord med stort set de samme personer, deltager projektleder i stedet i denne arbejdsgruppe og i de punkter, der har relevans for projekt Samarbejde og Partnerskab. Uddannelse For at sikre koordinering og optimering af uddannelse af konsulenterne i de to indsatser (VEU og projekt Samarbejde og Partnerskab) er der etableret en arbejdsgruppe, hvor projektleder deltager sammen med en repræsentant fra hvert af de to VEU-centre. Samarbejdet fungerer meget tilfredsstillende. Lokal projektadministration Arbejdsgruppe skal have fokus på at udarbejde korrekte perioderegnskaber og sikre en god dialog mellem de lokale projektadministrationer og projektholder. Medlemmer til arbejdsgruppen er ikke udpeget endnu. Uddannelsesambassadører Arbejdsgruppen skal formulere en definition på, hvad en uddannelsesambassadør er og planlægge tre aktivitetstilbud for virksomhedernes udannelsesambassadører, der skal afvikles inden udgangen af projektperioden. Det første tilbud skal være inden sommer Arbejdsgruppen har sit første møde den 5. april Følgegruppe Styregruppen nedsatte i december 2010 en arbejdsgruppe, der har til opgave at etablere en følgegruppe til projektet. Samtlige af de 14 spurgte kandidater har takket ja til at deltage i følgegruppen, og er skriftligt indkaldt til det første møde mandag den 2. maj. Møde nummer to er planlagt til 5. september 2011 og det tredje forventes afholdt i foråret I henhold til milepælsplanen skulle følgegruppen være etableret i periode 4 og første møde afholdt i denne periode.

7 Midtvejsevaluering Styregruppen nedsatte i december 2010 en arbejdsgruppe, der har til opgave at formulere udbudsmateriale og udarbejde oplæg til godkendelse af evaluator. Styregruppen har vedtaget, at udbudsmaterialet skal omfatte både midtvejsevaluering og den afsluttende projektevaluering. Udbudsmaterialer er udsendt og tilbud skal modtages senest den 18. marts. CRM Efter en del børnesygdomme er systemet blev tilpasset og der er udarbejdet en vejledning til CRMbrugerne om, hvordan data registreres korrekt. Alle data er endnu ikke registreret korrekt i CRM, hvorfor visse statistiske udtræk er behæftet med fejl. Projektleder vil i samarbejde med VEU-centrene gå data i CRM efter og i de tilfælde, hvor der er tale om divergenser i forhold til CRM og den opsøgende indsats, tages kontakt til skolerne for at få fejl rettet og manglende data indtastet. Det er projektets håb, at kunne overdrage en værdifuld viden-database til de to VEU-centre, når projektet er afsluttet. b) Informations- og pr-foranstaltninger - Der redegøres for, om informations- og pr-foranstaltningerne under projektet er gennemført som beskrevet i forbindelse med ansøgningen. Projektets hjemmeside blev offentliggjort tirsdag den 21. september i forbindelse md Kick Off for opsøgende konsulenter. På siden er samtlige projektdokumenter tilgængelige, så alle via hjemmesiden kan finde eller downloade relevant og opdateret projekt- og informationsmateriale. Det har været et stort arbejde at få udarbejdet håndbøger og vejledninger. Hjemmesiden bruges af konsulenterne og de administrative medarbejdere. En kommunikationsmatrix er udarbejdet over projektets deltagere. Ud fra den sender projektleder ved hjælp af oprettede mailgrupper information til deltagerne. Af PR om projektet har der i denne periode været skrevet om projektet i en artikel til projektholders lokale AMU-jubilæumsblad i anledningen af AMUs 50 års jubilæum. De opsøgende konsulenters oplevede gode historier om virksomhedsbesøg, hvor det er lykkedes at sætte (efter-)uddannelse på virksomhedernes dagsorden, ansatte er blevet uddannet og forløbet har involveret en eller flere af partnerskolerne er i færd med at blive indsamlet. Historierne skal publiceres på projektets hjemmeside og bruges til at markedsføre projektet.

8 Til konsulenterne er udarbejdet et nyttigt arbejdsværktøj i form af et konsulentkatalog, hvor hver af partnerskolernes opsøgende konsulenter er præsenteret i form af billede, kontaktdata og kernekompetencer. Kataloget skal bruges til at øge samarbejdet mellem konsulenterne. Kataloget udleveres på næste uddannelsesdag den 23. marts c) For projekter der gennemføres i partnerskab - Der redegøres for, om partnerskabet fungerer som forventet, herunder om der er ændringer i partnerskabskredsen og i samarbejdsrelationerne. Bemærk, at der skal vedlægges partnerskabserklæringer for evt. nye partnere. De findes her: Der er ingen ændringer blandt tilsagnsmodtager og projektpartnere. Samarbejdet i kredsen fungerer fortsat tilfredsstillende. I projektet indgås der løbende aftaler med nye virksomheder, og antallet af partnerskabserklæringer vokser støt. d) Øvrige forhold af relevans for projektets status - Her beskrives eventuelle andre forhold, som vurderes relevante, f.eks. forhold, som der er knyttet særlige vilkår til i tilsagnsbrevet. Bemærk, at der for projekter med statsstøtte typisk er særlige krav til afrapportering eller til tilsagnsmodtagers varetagelse af, at statsstøttereglerne overholdes. Der er intet at bemærke til dette perioderegnskab. e) Ved projektregnskab (afsluttende regnskab) - Der skal ud over punkt a, b, c og d laves en projektrapport, som beskriver og vurderer udviklingen af projektforløbet og opfyldelsen af projektets resultatmål, samt redegør for, hvilke tiltag der har været gennemført for at opnå forankring af erfaringer og resultater. Denne vedhæftes sammen med eventuel øvrig relevant information om projektet. Beskriv evt. kort, hvad der er vedhæftet.