BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Torsdag den 16. august 2012, kl. 18.30 på kontoret, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Bent Klindt Andersen, Jytte Matthiesen, Edvin Steiness og Allan Deluga Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 21. juni 2012 Indstilling: Til godkendelse. 2. Diverse informationer fra BL 3312 - Ministeriet præciserer forbud mod opførelse af ustøttede almene boliger I forlængelse af BL Informerer nr. 3011 kan vi oplyse, at Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har udsendt vedlagte orientering om alment byggeri og ejendomserhvervelser. Ministeriet præciserer, at almene boligorganisationer ikke kan opføre ustøttet byggeri. En boligorganisation kan heller ikke indgå aftale om opførelse og efterfølgende erhvervelse af nøglefærdigt byggeri. 1
Ministeriet redegør desuden for betingelserne for køb af eksisterende ejendomme. Det fremgår bl.a., at: En boligorganisation kan erhverve en eksisterende ejendom med henblik på etablering af almene boliger. Det er afgørende med en realistisk og holdbar finansiering og lejefastsættelse - både af hensyn til lejerne i den pågældende almene afdeling, og af hensyn til økonomien i boligorganisationen og dermed lejerne i organisationens øvrige afdelinger. Kommunen skal godkende erhvervelsen, og kommunen skal i den forbindelse vurdere behovet, det økonomiske grundlag for at etablere afdelingen og risikoen forbundet hermed også på længere sigt. Vurderingen skal tage afsæt i ydelsen på et fastforrentet 30-årigt lån. Der skal være balance mellem indtægter og udgifter indenfor max 10 år. Finansiering af erhvervelsen kan ikke ske med afdragsfrie lån. Den ustøttede ejendom er ikke omfattet af Byggeskadefonden. Efter 30 år skal afdelingen indbetale likvide midler til Landsbyggefonden Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: Ledige lejemål Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Region Syddanmark 1.094 30 240 1.364 (649) 1,18 Middelfart 5 0 4 9 (5) 0,40 Assens 24 0 1 25 (4) 1,36 Faaborg-Midtfyn 20 3 0 23 (2) 0,90 Kerteminde 17 0 0 17 (8) 1,18 Nyborg 7 0 0 7 0,28 Odense 55 0 3 58 (50) 0,24 Svendborg 10 0 69 79 (71) 1,65 Nordfyns 9 0 0 9 (3) 0,72 Langeland 3 1 8 12 1,86 Ærø 4 0 1 5 1,08 Haderslev 175 4 22 201 (108) 3,59 Billund 10 0 13 23 0,97 Sønderborg 176 5 19 200 (12) 2,09 Tønder 61 3 2 66 (39) 2,67 Esbjerg 12 3 15 30 (21) 0,20 Fanø 1 0 0 1 0,65 Varde 36 2 4 42 (17) 1,26 Vejen 27 5 4 36 (1) 1,28 Aabenraa 110 0 13 123 (79) 2,19 Fredericia 118 0 0 118 (54) 1,73 Kolding 64 4 44 112 (51) 1,22 Vejle 150 0 18 168 (124) 1,59 Til orientering: Taget til efterretning 2
4. Godkendelse af økonomi for afdeling 311 Hasselhøj, Redegørelse: Boligkontoret Fredericia, har opnået prækvalifikation til huslejestøtte til afdeling 311 Hasselhøj. I henhold til almenboliglovens 91a og Landsbyggefondens regulativ af 3. februar 2011 om tilskud til boligsocial indsats i udsatte almene boligafdelinger har fonden foretaget gennemgang af den fremsendte ansøgning om huslejestøtte. Fonden har på denne baggrund oplyst, at boligafdelingen er prækvalificeret til huslejestøtte. Indstilling: At renoveringen godkendes og der indsendes en helhedsplan til kommunens og Landsbyggefondens godkendelse. De samlede byggeomkostninger er estimeret til kr. 92.130.000. - At der fra trækningsretten ydes et tilskud på kr. 2.000.000 - At der ydes et tilskud på kr. 200.000 til kapitaltilførsel. 1/5 dels ordningen) - At der årligt ydes et huslejebidrag fra dispositionsfonden på ca. kr. 205.000 - At afdelingen fritages for indbetaling af udarmortiseret lån af den 1/1 2017 på kr. 1.200.000. budget: Samlede omkostninger Kr. 92.130.000 Overført fra konto 401 kr 1.500.000 Tilskud fra dispositionsfonden / egen trækningsret kr 2.000.000 Tilskud fra LBF landsdispositionsfond, fællespulje kr 0 kr 3.500.000 Nødvendig belåning: kr 88.630.000 Støttet, byggeskade kr. 46.901.600 Støttet, tilgængelighed kr. 0 Ustøttet kr. 41.728.400 kr. 88.630.000 Finansiering: Støttet lån, byggeskade Lån udsteder BRF Kredit Hovedstol 46.901.600 Løbetid 30 år Årlig ydelse 3,46% kr 1.622.795 Finansiering: Støttet lån, tilgængelighed Lån udsteder BRF Kredit Hovedstol 0 Løbetid 30 år Årlig ydelse 2,05% kr 0 Finansiering: Ustøttet lån Lån udsteder BRF Kredit Hovedstol 41.728.400 Løbetid 30 år Årlig ydelse 7,00% kr. 2.920.988 Besparelser vedr. renovering : Henlæggelser på konto 120 : kr 5 Pr. m2 kr 49.000 Nedsættelse af konto 115 : kr 5 Pr. m2 kr 49.000 Besparelse af omlægning af forbedringslån kr 0 3
Betaling af udamotiserede ydelser bortfalder, konto 103 kr 0 Betaling af G indskud bortfalder, konto 113 kr 0 (kr 98.000) Driftstilskud ved renovering : Kapital tilførsel (kr 250.000) Fællespuljestilskud (kr 210.000) Drifts støtte lån (kr 1.600.000) Ekstra tilskud fra disp fond/ Fritagelse udarmort lån ( 1/1 2017) (kr 1.200.000) Årlig huslejestøtte fra Landsbyggefonden 75% (kr 612.750) Årlig huslejestøtte fra dispotionsfond 25% (kr 204.250) Årlig huslejeforhøjelse kr 368.783 Procentvis huslejeforhøjelse: Forhøjelse Nuværende leje kr 368.783 kr 7.838.376 4,70% Årlig Huslejeforhøjelse pr m2 : pr. m2 kr 368.783 9.965 m2 37,01 5. Medborgerhuset Korskær. Herunder en godkendelse af vedtægter / driftsaftale Redegørelse: Driftsaftale er fremsendt særskilt. Driftsaftale er nødvendig, idet alle omkringliggende afdelinger på denne måde bliver delagtiggjort i medborgerhuset. En afdelingsbestyrelsesformand fra boligkontoret Fredericia bliver som et udgangspunkt formand for medborgerhuset. Formandens opgaver bliver blandt andet, sammen med bestyrelsen, at skabe/koordinere aktiviteter og tilrettelægge de overordnede linjer for medborgerhuset. Driften af medborgerhuset betales af de medvirkende afdelinger og varetages af Boligkontoret Fredericia. Indstilling: Til godkendelse. 6. Orientering om igangsætning af to prøvelejligheder i afd. 318, Ryes plads / Vendersgade / Dronningensgade Redegørelse: Vi har i Sjællandsgade 54 A fået en vandskade. Vi har haft forsikringsselskabet og fugtteknikere på skaden, og er nu ved at fjerne køkken på 2. etage, parketgulve og underliggende spånplader ned til de oprindelige gulvbrædder. Derudover fjernes gipslofter, spanske lofter og lerindskud i etageadskillelserne mellem stue/1.sal og 1. sal/2. sal. Herudover henholdsvis fjernes/åbnes lette skillevægge og tapetet afrenses alle murede vægge. 4
Der er massiv skimmelvækst på vægge og lofter. Herudover er der fremsendt en prøve af træværk fra etageadskillelsen mellem 1. og 2. etage til Dansk Bygningsanalyse med mistanke om ægte hussvamp. Det eneste der er tilbage af etageadskillelsen er de helt gamle gulvbrædder fra da huset blev opført. Disse gulvbrædder er i en meget dårlig forfatning og et enkelt sted repareret med krydsfinerplade. Indstilling: At der foretages en renovering af de vandskadede lejligheder, så disse indgår som en del af prøvelejlighederne. 7. Forretningsudvalgsmøde Redegørelse: Det foreslås, at der afholdes forretningsudvalgsmøde forud for repræsentantskabsmødet den 22. november. Mødet foreslås afholdt kl. 16.30. Forretningsudvalgsmødet d. 29. november aflyses således. Indstilling: Til godkendelse 8. Godkendelse af tilskud fra trækningsretten til afdeling 301 Birkehaven Redegørelse: I forbindelse med projektforslag for en renovering af afdelingens køkkener har projektafdelingen efter samråd med udvalget for energi og bæredygtighed samt afdelingsbestyrelsen, drøftet at få elektroniske fordelingsmålere til hvert lejemål. Igangsætningen af dette projektet vil falde naturligt i en sammenhæng med køkkenrenoveringen. Udgiften til anlægget vil i opstarten koste ca. kr. 1.300.000. Med en afskrivning på ca. 7 år, hvorefter geninvesteringen i en målerudskiftning vil koste ca. kr. 800.000. Da afdelingen kan løfte økonomien i projektet uden tilskud fra trækningsretten, søges der ikke om tilskud fra trækningsretten som foreslået af projektafdelingen. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning Beslutning: Taget til efterretning 9. Meddelelser fra formanden Redegørelse: Finn, Lis, Edwin har med Fredericia Kommunes Borgmester, kommunaldirektør og tekniske direktør været på en ekskursion med henblik på at fremvise Boligfas boligportefølje. Fra Fredericia Kommune er man positivt overrasket over vores boligstandard og boligmangfoldighed. 5
Lis og Finn har været til afskedsreception ved revisor Kurt Andersen, i forbindelse med at han er gået på pension Lis fremlæste takkekort fra Kurt. Der har været afholdt IT kursus for begyndere. Specielle ønsker meldes fremadrettet til Gitte Christiansen. Sæson for afdelingsmøder blev påbegyndt d. 15. august. Plan over hovedbestyrelsens deltagelse i afdelingsmøderne udmeldes fremover direkte til afdelingsbestyrelsen. Man bedes være opmærksom på at der til et afdelingsmøde, såfremt der ikke vælges en afdelingsbestyrelse, skal vælges repræsentanter til repræsentantskabet. Lis foreslog, at personalefesten med planmæssig afvikling 2012 udsættes til 2013. Baggrund er et aktivitetsfyldt efterår for alle. Der var enighed om udsættelse. Finn følger op på hvordan en ekskursion til Ringgården i Århus kan planlægges. 10. Meddelelser og punkter til orientering beslutning fra direktøren Redegørelse: Ændringer Boligkontoret Fredericia pr. 1. september 2012. Connies afløser Pr. 1. september har vi ansat Tina Sand som ny inspektør på Boligkontoret Fredericia, som afløser for Connie. Tina er 28 år gammel, bor i Vissenbjerg med sin kæreste og deres to børn. Tina har en faglig baggrund som murer og er uddannet bygningskonstruktør. Hun kommer fra en stilling som ejendomsinspektør hos Fredericia Kommune. Tina bliver ny inspektør for område 6. På sigt er område 6 ikke stort nok til en inspektørstilling. det er i den forbindelse en mulighed at Tina får yderligere opgaver, eksempelvis vedr. helhedsplanerne i Sønder- og Korskærsparken. fortsat Simon er fortsat ansvarlig for område 7 og 8. Derudover vil Simon blive involveret i Helhedsplanen vedr. Hasselhøj i samarbejde med projektafdelingen. Simon vil dertil blive ansvarlig for implementering af de 90 boliger fra BSB Erritsø, som vi har indgået administrationsaftale med pr. 1. januar 2013. Drift af administrationsbygningen Vesterbrogade 4 vil, som før, være Simons ansvar. Genhusningskonsulent Pr. 1. september har vi ansat Bianca Lassen som genhusningskonsulent. Bianca Lassen bor i Fredericia og bestrider frem til sin ansættelse i Boligkontoret Fredericia den 1. september, et job som mellemleder i Fredericia Kommune. 6
Vagns afløser Vagn Larsen har meddelt, at han vælger at gå på efterløn medio 2013. Vagn Larsen afholder ferie i opsigelsesperioden. I den forbindelse har vi ansat Torben Simonsen som ny inspektør for område 1 og område 2. Torben vil som et udgangspunkt begynde hos os pr. 1. december 2012 så vi får et hæderligt overlap med en solid overlevering fra Vagn. Torben er 34 år og bor sammen med sin kæreste og deres søn på 3 år. Torben har en faglig baggrund som tømrer og er uddannet bygningskonstruktør. Han har bred erfaring fra den udførende del af byggebranchen og kommer fra en stilling som konsulent hos Dansk Bygningsanalyse. Områdestruktur Område 7 og område 8 vil blive sammenlagt til ét område område 7 (inkl. Afd. 407 Viaduktvej). Denne øvelse betyder, at Tenna Hentzen fremover er 100% i område 7 og ikke længere i område 5. Tenna overtager således område 6 s bil og Johannes opgaver (Johannes går på pension). Øvelsen betyder blandt andet, at Tenna ikke længere deles imellem 2 inspektører og at en del kørsel imellem områder/afdelinger kan undgås. Dertil har vi lagt strategiske betragtninger vedr. fortsat udvikling i satellitafdelingerne, herunder betragtninger vedr., hvorvidt der med økonomisk fordel kan hjemtages opgaver som pt. udføres af eksterne virksomheder eksempelvis gartneropgaver. Af de to hvide biler som administrationen pt. Råder over, foreslår vi, at den ene tilfalder afdelingerne i det nye område 7, inkl. udgifter til drift og vedligehold. Den anden vil vi sælge. Hvor og Hvordan placeres de nye medarbejdere i administrationen? Vi har ikke den endelig løsning på hvor vi placerer de forskellige arbejdspladser i fremtiden. Vi ved nok først nøjagtigt hvordan huset som en helhed vil virke og hvad der fungerer, når byggeprojektet er færdiggjort ultimo 2013. I den mellemliggende periode, vil projektafdelingen inkl. Bianca Lassen flytte til det store mødelokale på 1. sal, altså området udenfor Finn og Prebens kontorer. På den måde kan vi samle alle inspektører et sted og i forbindelse med nye medarbejdere er dette især væsentligt. Steffen vil fortsat veksle imellem stueetagen og 1. sal. Ombygningen af administrationen Redegørelse: På byggeudvalgsmødet den 4. juni 2012, besluttede byggeudvalget at holde fast i det oprindelige oplæg for bygningens udformning og energibesparende tiltag. Indstilling: At der holdes fast i det oprindelige oplæg for renoveringen og ombygningen Opfølgning på nyt Logo Redegørelse: I forbindelse med det nye Logo s lancering foreslås det, at vi medio september går ud med en skrivelse til vore beboere, hvor vi orienterer om det nye logo samt ny revideret hjemmeside - hjemmeside til Smartfon s - nye biler i gadebilledet med videre.. At vi herefter sender en pressemeddelelse til dagbladet og de lokale ugeaviser. Vi har 7
Fortsat modtaget forslag fra IMAGE CONSULT til såvel bilernes indpakning som brevpapir med videre. Nye kontorartikler med videre beløber sig til ca. kr. 130.000. Der vil med det nye logo tilmed blive bestilt visitkort til for- og næstformand samt udvalgsformænd. Idet de nye biler allerede er leveret og snarest vil være forsynet med det nye logo, foreslås, at disse tages i anvendelse så snart de er klar. Forvaltningsrevisionsudvalget Redegørelse: Med baggrund i ledelseskonferencen før sommerferien og de af udvalget udarbejde målsætninger vil Finn gå i gang med at udarbejde et beslutningsmateriale til udvalget, til forelæggelse for bestyrelsen i oktober måned. Kursusudvalget Redegørelse: Når vi ved udgangen af september måned har afviklet vore afdelingsmøder, vil der under henvisning til kursusudvalgets planlægning for 2012, blive udsendt et tilbud til nyvalgte om en introaften og kursus i budget og regnskab samt Hvem bestemmer hvad. Beslutning: Taget til efterretning Udvalget for energi og bæredygtighed Redegørelse: Der arbejdes med en introaften hvor LOOP arkitekterne vil komme og fortælle om deres arbejde med bæredygtighed. Herunder et bæredygtig projekt som er udarbejdet i samarbejde med Syd Energi og Danfoss. Her har Mads Clausen været en aktiv deltager med at få projektet igangsat. Beslutning: Taget til efterretning. Kunne eventuelt placeres i en sammenhæng med et bestyrelsesmøde. 11. Meddelelser fra Driftschef Redegørelse: Kurven for lejemål i tomgang er faldende, især lejemål i de ellers kritiske afdelinger er udlejet over sommeren. 8
Vi fokuserer især på markedsføring og forsøger at fasthold den positive udvikling. Vi har fremsendt forslag om tilladelse til husdyrhold til afdelingsmøderne for 510 og for 313. Vi har fremsendt forslag om at ungdomsboliger overgår fra A- til B-ordning i de 5 afdelinger vi har, hvor der er ungdomsboliger. Beslutning: Taget til efterretning 12. Meddelelser fra Økonomichef Redegørelse: I afdelinger uden afd. Møde (211, 223, 324, 330, 397, 398, 415) bliver budgetterne ikke godkendt til et afd. møde. Derfor medtages disse til underskrift til nærværende bestyrelsesmøde. For 303 (2 sager) og for 403 (1 sag) er revideret byggeregnskab reviderede protokoller medbragt til nærværende møde til bestyrelsens underskrift. Det bemærkes at der ikke er anmærkninger eller lign. Fra revisionen Beslutning: Taget til efterretning, godkendt og underskrevet 13. Lukkede sager 14. Eventuelt Takkebrev fra revisor Kurt Andersen vedlægges referatet. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Steffen Møller Borgbjerg Formand Næstformand Direktør Referent 9