Spørgsmål og svar vedr. tilbudsindhentning på levering af

Spørgsmål og svar vedr. tilbudsindhentning på levering af Vaske-/lejeordning af arbejdsbeklædning, Vask af kommunalt ejet arbejdsbeklædning og Køb af arbejdsbeklædning til afdelingerne Drift og Renovation, By- og Udviklingsforvaltningen, Kolding Kommune Kolding Kommune, offentliggjort den 25.11.2016 Nr. Spørgsmål Svar 1. Offentliggjort den 11.11.2016 2. Vedr. side 11 afsnit 3, - vedr. størrelser Da der er tale om EN certificerede artikler, kan vi kun tilbyde de størrelser og længder som producenten laver, og vi kan derfor ikke skaffe/bestille artiklerne i andre størrelser efterfølgende, - er dette acceptabelt for Kolding Kommune? 3. Vedr. side 11 afsnit 7, - vedr. tilpasning af skridtlængder Da der er tale om EN certificeret tøj, er der regler der skal følges i forhold til tilpasning, og dette giver sommetider udfordringer i forhold til at tilpasse den endelige skridtlængde helt som medarbejderen ønsker,- er dette acceptabelt for Kolding Kommune? 4. Vedr. side 11 punkt 8.3 Basissæt, - der henvises til beskrivelse i Bilag 6, - menes der ikke Bilag 7? 5. Vedr. side 12 punkt 8.6 Køb af arbejdstøj, - Visse af artiklerne, caps, strikhuer og halsedisser, kan vi ikke trykke logo på efterfølgende, men vi kan i stedet indkøbe et større antal fra start incl. logo, formentlig ca. 1.000-1.500 stk. af hver, - ønsker Kolding Kommune dette, og er KK villig til at aftage hele antallet efterfølgende, eller er det ok, at der ikke kan påsættes logo på disse artikler? 6. Vedr. side 13 punkt 8.8 afmelding, - hvor lang tid vil Kolding Kommune definere at midlertidigt fravær er? 7. Vedr. side 20 punkt 7.2 vil Kolding Kommune specificere om man ønsker at evt. prisreguleringer skal ske på baggrund af nettoprisindekset eller på baggrund af TI s prisindeks? 8. Vedr. side 33 bilag 7 - skjorter med korte ærmer, - dette findes ikke i en EN20471 udgave, - hvad siger Koldings Kommunes til det? 9. Spørgsmål til Bilag Bilag 1 tilbudsliste, - vil Kolding Kommune specificere på hvert enkelt produkt, - ved både leje, vask og køb, - om det drejer sig om EN20471 certifice- Kolding Kommune ønsker tilbud på masse produceret standard EN certificeret arbejdstøj i de angivne størrelser i afsnit 4, på side 11. Når tekst angiver at visse størrelser skal være lagervare er det ved tilbudsgiver som minimum men vedr. ikke forhold ved tilbudsgivers producent af arbejdstøj. Det er krav at det tilbudte arbejdstøj skal kunne erhverves i de angivne størrelser i afsnit 4 på side 11. Regler for tilpasning af EN certificeret tøj skal overholdes, og går forud for individuel tilpasning. Korrekt. Forkert henvisning i punkt 8.3 afsnit 1 hvor der henvises til Bilag 6 Basissæt. Henvisning skulle have været til Bilag 7 Basissæt. Kolding Kommune stiller ikke krav om logo på de nævnte varer under køb af tøj. Se også Bilag 1- Tilbudsliste. Midlertidigt fravær defineres som fravær på 4 uger eller derover. Første afsnit af kontraktens punkt 7.2 skal slettes. Prisregulering skal ske på baggrund af TIprisindeks for vaskeri branchen. Det accepteres at skjorte med korte ærmer ikke findes i en EN20471 udgave. Bilag 1 Tilbudsliste lægges op i ny version til brug ved tilbudsafgivelse og version hvoraf rettelser fremgår. 1

ret tøj, eller blot alm. arbejdstøj? 10. Punkt 5.7 Vareprøver Vedr. logo. Kan I acceptere, at eksemplet på logo til jeres tøj, vises med et logo fra en anden kommune/virksomhed, hvis bare logotypen tydeligt fremgår. Samt at logoeksemplet påsættes et løst stykke stof fremfor en beklædningsdel? Det accepteres. Men der gøres opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar og risiko at vareprøven fungerer og viser det den skal. 11. Offentliggjort: 16.11.2016 12. Skal alle produkter være Hi-Vis godkendte? (Med udtagelse af: Strikhue, Halsrør, Caps) Se tilbudsliste og markering af EN20471. EN20471 produkter skal være Hi-Vis godkendte. 13. Hvilke felter skal der skrives dame artikler ind i? Der skal afgives en samlet pris pr. produkt, jævnfør tilbudslisten, indeholdende evt. tilbud af både dame og herre modeller. Der stilles ikke krav om at tilbudt tøj linje skal indeholde damemodeller. Tilbydes der tøj linje med damemodeller vægter det positivt i den kvalitative vurdering under tildelingskriteriet kvalitet. 14. Skjorter, T-shirt og poloér uden reflekser hvilken farve ønskes der? skal de være Hi-Vis? Der stilles ikke krav til bestemt farve. Se tilbudsliste og EN20471 angivelse. EN20471 produkter skal opfylde krav til Hi-Vis. 15. Overstr. hvor kan der indskrives pris for overstr? Der skal afgives en samlet pris pr. produkt, jævnfør tilbudslisten, indeholdende både over og under størrelser (alle de angivne størrelser i kravspecifikationen). 16. Arbejdsjakke (let) skal sådan en ikke indgå i vaske leje eller købe? da den er på vask af kommunalt tøj arket? 17. Bukser og overall er kravet flere værktøjslommer skal det forståes som tommestok lomme og lårlomme eller menes der håndværkerlommer, som hænger løst foran? Den traditionelle lette arbejdsjakke ønskes ikke i vask og leje sortiment. Kolding Kommune har dog en del som eget tøj, hvorfor der ønskes pris på vask. Der ønskes ikke løst hængende håndværkerlommer. 18. Der efterspørges en sweatshirt i udbuddet, skal denne have en kort stolpe ved halsen, rund hals eller gennemlynet? 19. Offentliggjort: 18.11.2016 20. Regntøj sælges pr del altså jakke 1 artikel og bukser en anden artikel derved kan man udskifte evt. dele som kunne være ødelagt eller lign. Der ønskes en almindelig sweatshirt med rund hals. Ordregiver ønsker at købe regntøj sætvis som angivet i tilbudslisten. Kvalitative krav er følgende (tilføjes tilbudsliste se tilbudsliste version 3): - Hi-Vis/EN20471 - Vandtæthed min. 7.000 mm - Materiale: PVC/polyester (PU Coated) Det accepteres, hvis tilbudsgiver ikke kan give tilbud på et sæt regntøj som beskrevet. Vælger tilbudsgiver ikke at give tilbud, vil følgende gøre sig gældende: 2

- Hvis bud på varelinje modtages fra en eller flere men ikke alle vil dyreste modtagne pris fra anden tilbudsgiver blive anvendt til vurdering af pris ved den/de tilbudsgiver/e, der ikke har budt på varelinjen. - Hvis ingen bud på varelinjen, udgår den af tilbudslisten og evalueringen. 21. Jf. Kolding Kommunes svar nr.2 på spørgsmål offentliggjort den 16.11.16, så ønsker man både tilbud på en masseproduceret arbejdstøjs-serie og samtidig fastholder man ønskerne i Tilbudsmaterialets side 11, afsnit 4, som beskriver at alle ønskede modeller, skal kunne fås i både herre og dame modeller i størrelserne XS 4XL. Dette ønske kan IKKE opfyldes, - i forhold til damemodeller er der kun en af vores leverandører som fremstiller visse af de ønskede modeller specifikt til kvinder, og i forhold til størrelser kan en enkelt leverandør opfylde kravet på papiret, men i praksis kan vores øvrige leverandører også dette. F.eks. vil en 3XL fra en leverandør modsvare 4XL fra en anden leverandør osv., - kort sagt kan alle vores leverandører levere indenfor det ønskede størrelses-spænd, hvis KK s størrelses-ønsker baseres på reelle mål, og ikke på en kombination af et tal og et bogstav. Spørgsmålet er derfor om Kolding Kommune kan acceptere, at de tilgængelige størrelser i tilbuddet, svarer til det som den valgte leverandør tilbyder? Og at damemodeller kun kan fås i det omfang den valgte leverandør tilbyder dette? 22. I tilbudsmaterialet side 11, afsnit 4, kræves det. at tilbudsgiver er lagerførende med de ønskede modeller i str. S-3XL, - i dag bruger vi vores producenter som lager, hvilket er normal procedure Kan Kolding Kommune acceptere dette? 23. Er det korrekt at hverken skjorte l/æ eller poloshirts under vaske/leje, skal leveres i Hi-Vis (EN20471)? 24. Vil Kolding Kommune specificere under vask af kommunalt tøj, hvilke artikler der er Hi-Vis (EN20471)? 25. Burde artikler under køb ikke være de samme som under vask af kommunalt tøj se også næste spørgsmål? 26. Bruges der ikke almindelige arbejdsjakker mere, - under vask af kommunalt tøj er der angivet en let arbejdsjakke, - er dette en såkaldt almindelig arbejdsjakke, og i givet fald burde den ikke også være under leje og køb? Damemodeller er et ønske i de angivne størrelser, og ikke et krav. Opfyldelse af ønsker bør beskrives i tilbudsafgivelsen, idet de indgår i kvalitativ vurdering af tildelingskriterier. Tilstedeværelsen af damemodeller vil være del af kvalitativ vurdering under tildelingskriteriet kvalitet. Dette er rettelse til kravspecifikationen. Tilbudt tøj skal størrelsesmæssigt være i spændet XS til 4XL som man normalt vil definere det. Hvordan de enkelte modeller er produceret og den enkelte producent angiver sine størrelser er ikke afgørende, hvis der samtidig findes konverteringsliste til normal mål. Det er tilbudsgivers egen beslutning om tilbudsgiver selv står for lager eller outsourcer funktionen. Afgørende er det dog, at der er lager. Nye bestillinger skal således ikke afvente produktion af tøj, men kunne tages fra lager. Ja, det er korrekt. Se tilbudsliste version 3. Af tilbudslisten fremgår de typer af tøj, der kan være Hi-Vis. Der er ikke overensstemmelse mellem de 3 faner. Behov har ændre sig med tiden, men vi har stadig nogle ældre modeller i brug som vi stadig har brug for at få vasket. Betegnelsen let arbejdsjakke indeholder ikke den traditionelle arbejdsjakke. I tilbudslisten defineres let arbejdsjakke som en softshell jakke, en fleece jakke eller en sweatshirt. Ordregiver ejer dog en del traditionelle lette arbejdsjakker, hvorfor der stadig er brug for at få 3

27. Er det nødvendigt at vi angiver varenumre i tilbudsskemaet, da vi i visse tilfælde først opretter dette i forbindelse med oprettelse af ordren i systemet. Vil leverandørens dessin nr. (under vask/leje og køb) i stedet være nok? 28. Regntøj under køb er angivet som et sæt, - men det består af 2 dess.nr. - Vil KK tilpasse tilbudslisten til dette? 29. Under vask af kommunalt tøj er der angivet en sweatshirt, - er dette en almindelig med rund hals? 30. Såfremt vi vælger at tilbyde en serie, som også indeholder damemodeller, kan Kolding Kommune da acceptere at der vil være prisforskel på f.eks. et par dame og herrebukser, idet der er en ikke ubetydelig forskel i indkøbspriserne? Og i givet fald vil Kolding Kommune så tilpasse Tilbudslisten til dette? 31. Regntøj sælges pr del altså jakke 1 artikel og bukser en anden artikel derved kan man udskifte evt. dele som kunne være ødelagt eller lign. Vil der blive tilføjet et felt mere så det er muligt og anføre de enkelte modeller? 32. Skal regntøjet ikke være EN ISO 20471 certificeret? hvis nej vil jeres folk ikke være synlige i regnvejr! dem vasket. Tilbudsgiver skal senest ved kontraktstart sende udfyldt tilbudsliste med varenumre til Ordregiver. Varenumre der skal benyttes i forbindelse med fakturering. Ved tilbudsafgivelsen vil det være ok med dessin nr. Se svar til spørgsmål 21. Se svar til spørgsmål 18. Se svar til spørgsmål 13. Se svar til spørgsmål 21. Se svar til spørgsmål 21. 33. Let jakke Fleece ønskes denne vindtæt? (Sådan at den vil kunne fungere som en vindjakke) 34. Offentliggjort: 23.11.2016 35. Der er en stor økonomisk investering forbundet med at implementere beklædningsløsningen til Kolding Kommune. Det vil derfor have betydning på de tilbudte priser, at aftalen kan opsiges efter 4 år. Kan kontraktperioden ændres til 5 år med mulighed for 1 års forlængelse? Betegnelsen Let Jakke omfatter overtøj af typen: Fleece, Soft Shell og Sweatshirts. Soft Shell skal være vindtæt. Fleece skal ikke være vindtæt. Sweatshirts skal ikke være vindtæt. Ændring til kontraktperioden. Slettes: tekst vedr. at kontrakt har løbetid på 4 år, og angivelse af den aktuelle periode. Slettes fra tilbudsmaterialet og kontrakten. Tilføjes tilbudsmaterialet: Kontrakt er fortløbende. Se kontrakten vedr. opsigelse og revidering. Tilføjes kontrakten: Kontrakten er fortløbende uden afslutning under følgende forudsætninger: - Kontrakten er uopsigelig de første 5 år, hvorefter kontrakten af begge parter kan opsiges med 6 mdrs. varsel til den 1. i måneden. - Kontrakten revideres efter 5 års drift, og herefter forløbende med 5 års mellem- 4

36. Vi har følgende spørgsmål vedr. formulering i Bilag 7: Under Basissæt Under skjorter lang/kort ærme, t-shirts eller poloshirts Generelt: Alle tilbydes i model med og uden refleks. Ensfarvede. Hvad menes der med ovenstående? Tilbudslisten giver kun mulighed for at tilbyde en variant. Er Kolding Kommune opmærksom på, at hvis en medarbejder ifører sig en af ovenstående beklædningsdele uden reflekser, vil medarbejderen ikke opfylde kat. 3 med mindre vedkommende bærer vest eller jakke med refleks udover? rum. Ordregiver er ansvarlig for at revidere kontrakten. Rettelse til tilbudsmaterialet Bilag 7- Basissæt, første skema vedr. Drift, i feltet Skjorter lang/kort ærme, T-shirts eller poloshirts slettes nedenstående tekst med rød: Generelt: Alle tilbydes i model med og uden refleks Ensfarvede. Dette følger også Bilag 1 Tilbudsliste version 3. Tilføjelse: Dog tilføjes skjorte lange/kort ærme med refleks (Hi-Vis). Se derfor Bilag 1 Tilbudsliste version 4. (Tilbudsliste version 4 skal benyttes til tilbudsafgivelse) Kolding Kommune er opmærksom på opfyldelse af kat. 3 sker med jakke med refleks eller vest med refleks, hvis ikke refleks på overdel. 37. 5.7 Vareprøver Vil KK bekræfte, at det er følgende, der ønskes vareprøver på: Position 1-2-3-4: I de angivne størrelser Position 5-6-7-8-9-10. Når der står eller i opremsningen, betyder det så, at KK kun ønsker prøve på en af artiklerne blandt disse positionsnumre? Rettelse til tilbudsmaterialet afsnit 5.7 Vareprøver: Sweatshirts, skjorter lang/kort ærme, T-shirts eller poloshirts rettes til Sweatshirts, skjorter lang/kort ærme, T-shirts og poloshirts. Vær også obs på hvor der er kommet ønske om modeller med refleks (Hi-Vis) her ønskes også eksempel i standardstørrelse på model med refleks (Hi-Vis). Skal der leveres dobbelt sæt af prøver (drift og renovation) eller er det nok at begge farvekombinationer er repræsenteret mellem prøverne Med fortegnelse over fremsendte vareprøver menes der en liste over hvilke størrelser, der er fremsendt på? 38. Offentliggjort: 24.11.2016 39. Jeg syntes at det er meget sent i forløbet, at i udbeder jeg ekstra vareprøver i form af skjorte i Hi-Vis. Det er tilstrækkeligt med et sæt vareprøver (størrelser og modeller som beskrevet), hvor begge farvekombinationer er repræsenteret. Fortegnelse skal indeholde info om størrelser, dessin nr., farve nr., osv. til identifikation af modellen. Udbudsretligt kan der ske endda væsentlige ændringer indtil 6 dage før tilbudsfrist. Idet der har været mange spørgsmål også op til afslutningen af spørgefristen forlænges tilbudsfristen. 5

Ændring af tilbudsfrist således indtil 5.12.2016 kl. 12.00. I forbindelse med offentliggørelse af svar den 11.11, udsendte i en revideret tilbudsliste, hvor det fremgik at skjorter ikke skulle være Hi-Vis. Jeg spurgte ind til det igen (spørgsmål 23), og igen bekræfter i at skjorter ikke skal være Hi-Vis. Derudover er der i tilbudsskema version 4, anført en Hi-Vis skjorte med korte ærmer, - i svar nr. 8 accepterer i ellers, at en sådan ikke findes i Hi- Vis. Og ellers vil jeg gerne påpege, at de mængder i har anført i tilbudsskema under vask af kommunens tøj, kan give et forkert økonomisk billede. F.eks. anfører i, at i forventer at få vasket 150 vinterjakker hver uge, - 52 uger om året, - eller ialt 7.852 stk. om året. Beklager, at jeg i seneste svar offentliggjort den 23.11.2016 ikke fik kædet det sammen med svar på spørgsmålene 8 og 23. Svar på spørgsmål 36 gør at svar på spørgsmål 8 og 23 ændres. Svar 36, og Tilbudsliste version 4 fastholdes med modifikation nedenfor. Enig i at det ikke er retvisende at lade alle tøjgrupper under vask af kommunalt tøj vægte med ugentlig vask hele året rundt. Kendetegnende for disse tøjgrupper er, at de netop ikke benyttes som standard året rundt. Rettelse: Tilbudslisten version 4 rettes således til, så følgende tøjgrupper kun vægter med 6 måneders forbrug: - Bukser lang/kort - Kedeldragt - Termokedeldragt - Jakker I bør også i forbindelse med vask af kommunens eget tøj, være opmærksom på, at såfremt i ønsker at benytte dette tøj, sammen med det tøj som lejes, så skal det være af samme fabrikat og være samcertificeret med leje-beklædningen, for at i samlet kan opnå en højere klasse. F.eks. vil en klasse 2 overdel, som bæres sammen med et par klasse 2 bukser, kun give klasse 3 samlet, såfremt de 2 produkter er samcertificerede, hvilket i praksis betyder at de også skal være af samme fabrikat. 40. Offentliggjort:25.11.2016 41. Lige et opklarende spørgsmål... I tilbudslisten fra den 24.11, figurerer der stadig en EN20471 skjorte med korte ærmer, - er dette ikke en fejl, da der ikke findes en sådan model på markedet, - hvilket jo også blev accepteret i svar nr. 8. Enig i betragtning om klassificering. Svar vedr. skjorte med korte ærmer EN20471 findes den som standard vare? På baggrund af forskellig rettede informationer, har Kolding Kommune været nødsaget til at stille spørgsmålet til de mulige leverandører. Tilbagemeldingen er enstemmig, at der ikke findes skjorter med korte ærmer EN20471 som standard vare. 6

På denne baggrund foretages følgende rettelser, idet tilbudsmateriale og tilbudsliste indeholder beskrivelse af produkt, der ikke findes: Tilbudsliste bilag 1 (version 4) varelinje 7a slettes (varelinje vedr. skjorte korte ærmer i EN20471 model). Se version 5. Svar nr. 8, er aktuelt/aktivt igen. Svar nr. 23 er korrekt hvad angår skjorte korte ærmer men ikke hvad angår skjorte lange ærmer. Svar nr. 36 er korrekt hvad angår skjorte lange ærmer men ikke hvad angår skjorte korte ærmer. 7