Boligselskabet Rosenvænget 168 Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 2. marts 2010 kl.17.00 i regionskontorets mødelokale, Torvet 6, kælderen, 3600 Frederikssund 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsens møde den 8. december 2009 2. Godkendelse af boligselskabets regnskab 2008/2009 3. Godkendelse af boligselskabets budget 2010/2011 4. Årsberetning fra formanden 5. Sager fra formand og afdelinger 6. Projekt Vangedevej og nedsættelse af byggeudvalg 7. Eventuelt køb af Krabbelodden og eventuel nedsættelse af udvalg 8. Orientering om projekt Bakkehusene i Stenløse 9. Nedsættelse af IT udvalg vedrørende ny tv-aftale 10. Kontaktudvalg for det fælles kommuneudvalg for boligselskaber 11. Forvaltningsrevision godkendelse for 2008/2009 12. Uddannelsespolitik i Boligselskabet Rosenvænget 13. Tilskud til afdelinger fra dispositionsfond 14. Fremtidig rentepolitik 15. Information fra BL 16. Orientering fra driften 17. Finansiering af udviklingsprojekter oplæg ved Domea 18. Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Gert E. Olsen, næstformand Hans Deleuran Jørgen J. Adsersen Kim Randrup Vivi Gustafson Jørgen Hedestrand Klenke, sagkyndig Ole Klenke, sagkyndig Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Brian Hartmann, Domea Afbud: Lars Lade Karin Thomsen Lena S. Hansen
Boligselskabet Rosenvænget 169 Pkt. 1: Godkendelse af referat fra bestyrelsens møde den 8. december 2009 Referatet blev udsendt til bestyrelsens medlemmer den 18. december 2009. Referatet blev godkendt uden bemærkninger og protokollen underskrevet. Pkt. 2: Godkendelse af boligselskabets regnskab 2008/2009 Kopi af regnskab 2008/2009 for selskab og afdelinger blev udsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer vedlagt indkaldelsen. Endvidere blev revisionsprotokol vedlagt. På afdelingsmøder er følgende resultater fremlagt og godkendt: 08/04 Falkenborgvej Underskud på kr. 52.08 08/05 Heimdalsvej Overskud på kr. 91.716 08/06 Højhuset Overskud på kr. 266.449 08/14 Fjordtoften Overskud på kr. 9.411 08/15 Fritidsklub Overskud på kr. 31.557 08/16 Birkevænget Overskud på kr. 130.966 08/19 Østergården Underskud på kr. 28.714 08/20 Gefionparken Underskud på kr. 87.899 08/21 Rosenfeldt Underskud på kr. 75.417 08/25 Rosenvænget Underskud på kr. 14.590 08/26 Græse Bakkeby Overskud på kr. 852.960 Regnskab for selskab og afdelinger blev godkendt og underskrevet uden bemærkninger. Pkt. 3: Godkendelse af boligselskabets budget 2010/2011 Kopi af budget 2010/11 for selskab og afdelinger blev udsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer vedlagt indkaldelsen. Der er vedtaget følgende huslejestigninger på afdelingsmøderne: Afd. 08-04 Falkenborgvej: Huslejestigning på 5,84% Afd. 08-05 Frederikssund Nord 1: Huslejestigning på 2,43% Afd. 08-06 Frederikssund Nord 2: Huslejestigning på 3,35% Afd. 08-14 Fjordtoften børneinst.: Huslejestigning på 2,26% Afd. 08-15 Fritids- og ungdomsklub: Huslejestigning på 0,75% Afd. 08-16 Birkevænget: Huslejestigning på 1,73% Afd. 08-19 Østergården: Huslejestigning på 6,60% Afd. 08-20 Gefionparken: Huslejestigning på 3,42% Afd. 08-21 Rosenfeldt Huslejestigning på 4,91% Afd. 08-25 Rosenvænget: Huslejestigning på 5,99% Afd. 08-26 Græse Bakkeby: Huslejestigning på 3,96% Budgetter for selskab og afdelinger blev godkendt og underskrevet uden bemærkninger.
Boligselskabet Rosenvænget 170 Pkt. 4: Årsberetning fra formanden Formand Lars Nielsen har udarbejdet årsberetning til bestyrelsens godkendelse. Organisationsbestyrelsen blev bedt om at gennemlæse beretningen på forhånd således at kommentering og eventuel godkendelse kunne gennemføres hurtigt jf. dagsordenens mange punkter. Årsberetningen blev godkendt af organisationsbestyrelsen og fremlægges som sådan for repræsentantskabet. Pkt. 5: Sager fra formand og afdelinger Der var ikke indkommet sager fra formand eller afdelinger. Pkt. 6: Projekt Vangedevej og nedsættelse af byggeudvalg I forlængelse af tidligere udsendte kopi af byrådsbeslutning fra Frederikssund Kommune er projektet godkendt. Der skal derfor nedsættes medlemmer til byggeudvalget (som i øvrigt består af medlemmer fra Frederikssund Kommune). Udvalg: Lena Hansen, Ole Klenke og Lars Nielsen samt Brian Hartmann fra Domea. Bestyrelsen godkendte projekt og det forslåede udvalg uden bemærkninger. Brian Hartmann sørger for at indkalde udvalg snarest muligt til et orienterende møde. Pkt. 7:Eventuelt køb af Krabbelodden og eventuel nedsættelse af udvalg Den endelige tvangsauktion er nu fastsat til 21. april 2010, og inden da skal der i Boligselskabet Rosenvænget tages beslutning om et køb. Der er opbakning til køb fra Frederikssund Kommune. På mødet blev der fremlagt et muligt budget for afdelingen. Udvalg: Lars Nilsen og Ole Klenke. Bestyrelsen godkendte et muligt køb af Krabbeloden for en maksimumpris på kr. 5 mio. det nedsatte udvalg blev bemyndiget til at gennemføre købet indenfor den givne ramme. Pkt. 8: Orientering om projekt Bakkehusene i Stenløse Domea fremlagde på mødet kort status for projektet, som er i betydelig god udvikling. Der skal derfor overvejes, om byggeudvalg jf. punkt 6 skal forsætte deres arbejde her. Bestyrelsen tog orienteringen fra Bent Gordon Johansen til efterretning.
Boligselskabet Rosenvænget 171 Pkt. 9: Nedsættelse af IT udvalg vedrørende ny tv-aftale I blandt andet afdeling 08-26 Græse Bakkeby er der efter afdelingsmødet et behov for at undersøge fremtidens leverancer af tv via Bolignettet i Rosenvænget. Den gamle aftale med TDC skal ligeledes snart fornys. På denne baggrund ønskes det gamle IT-udvalg nedsat igen, således at udvalget i samarbejde med driftschefen kan finde den optimale fremtidige løsning. Udvalg: Gert Olsen, Ole Klenke og Brian Hartmann fra Domea. Bestyrelsen godkendte projekt og det forslåede udvalg uden bemærkninger. Brian Hartmann sørger for at indkalde udvalg snarest muligt til et orienterende møde. Pkt. 10: Kontaktudvalg for det fælles kommuneudvalg for boligselskaber I 2008 blev der på Boligselskabets Rosenvængets initiativ etableret et fællesudvalg for de lokale boligselskaber i Frederikssund Kommune. Udvalget kom godt fra start, men der er desværre ikke blevet fulgt tilstrækkeligt op på dette arbejde siden. Der ønskes derfor taget initiativ til genetablering af dette samarbejde særligt med henblik på den nye Styringsreform. Udvalg: Lars Nielsen, Gert Olsen, Ole Klenke og Bent Gordon Johansen fra Domea. Bestyrelsen godkendte omtalte uden bemærkninger. Pkt. 11: Forvaltningsrevision godkendelse for 2008/2009 Boligselskabet Rosenvænget har i regnskabsåret 2008/2009 arbejdet med Forvaltningsrevision i henhold til vedlagte bilag med evaluering. Arbejdet med Forvaltningsrevision ønskes godkendt af Organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen tog orienteringen og opfølgningen til efterretning uden bemærkninger. Pkt. 12: Uddannelsespolitik i Boligselskabet Rosenvænget Der ønskes etableret en uddannelsespolitik for beboerdemokrater og medarbejdere i Boligselskabet Rosenvænget. Særskilt bilag til dette punkt blev udsendt inden mødet. Den fremlagte uddannelsespolitik blev godkendt og er gældende for indeværende regnskabsår. Domea sørger for iværksættelse og årlig opfølgning.
Boligselskabet Rosenvænget 172 Pkt. 13: Tilskud til afdelinger fra dispositionsfond Der er i regnskabsåret 2008/2009 ydet støtte til afdeling 08-25 og 08-06 i forbindelse med udvikling af renoveringsprojekter. Beløbene vil, såfremt sagerne bliver gennemført, blive tilbageført til dispositionsfonden og vil efterfølgende indgå i afdelingernes finansiering af projektet. Såfremt der skal ydes tilsvarende støtte i indeværende regnskabsår, skal afdelingerne være opmærksomme på, at der til næste bestyrelsesmøde skal foreligge en ansøgning med begrundelse. Der blev ikke truffet beslutninger men opfordret til ansøgninger fra afdelinger. Pkt. 14: Fremtidig rentepolitik Fra og med regnskabsåret 2011/2012 skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 136,00 pr. bolig/år, indtil arbejdskapitalen udgør kr. 2.633 pr. bolig (2010-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr. 2.669.859 svarende til kr. 2.641 pr. bolig. Med henblik på at sikre tilstedeværelsen af en rimelig egenkapital til imødegåelse af bygningsmæssige, udlejningsmæssige eller boligsociale problemer i afdelingerne er det Domeas anbefaling, at der fra og med næste regnskabsårs begyndelse opkræves det særlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Bestyrelsen godkendte ovenstående uden bemærkninger.
Boligselskabet Rosenvænget 173 Pkt. 15: Information fra BL Der er siden sidste møde udsendt følgende informationsskrivelser fra BL (som blev vedlagt i kopi i erindringsbrevet). a) BL Informationsmateriale: Aftrapning af rentesikring i 2010 b) BL Informationsmateriale: Medlemskontingent 2010 c) BL Informationsmateriale: Orientering om regelændringer i forbindelse med styringsreformen d) Indenrigs- og Socialministeriet: Orientering om bekendtgørelser ved. den almene boligsektor e) BL Informationsmateriale: Råderetsbeløb, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr regulering af satserne f) BL Informationsmateriale: Orientering om bekendtgørelser vedr. den almene boligsektor Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden bemærkninger. Pkt. 16: Orientering fra driften a) Kort orientering om de seneste lovændringer, som ligeledes vil blive et vigtigt element i forårets regionsmøde. b) Orientering om igangværende APV blandt medarbejderne. c) Kort orientering om Domeas fremtidige kontorfaciliteter. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning uden bemærkninger. Pkt. 17: Finansiering af udviklingsprojekter oplæg ved Domea Der er forsat brug for en særlig stor indsats i forbindelse med udvikling af projekterne i afdeling 08-25 og 08-05. Der ønskes derfor godkendt en særlig støtte til videre udvikling af disse projekter. I afdeling 08-05 er der brug for yderligere kr. 75.000. I afdeling 08-25 er der brug for yderligere kr. 100.000. Pengene ønsker bevilget fra Boligselskabet Rosenvængets arbejdskapital, som et en gangs beløb der skal sikre en sund og positiv udvikling i udlejninger i de kommende år. En enig bestyrelse godkendte bevillingen med henblik på vigtigheden af, at der sker en løbende udvikling og fornyelse i afdelingerne. Det bemærkes for god orden s skyld, at der er kommet positivt tilsagn fra LBF på en låneramme af kr. 122 mio..
Boligselskabet Rosenvænget 174 Pkt. 18: Eventuelt Der var ingen emner til drøftelse eller orientering. Frederikssund, den 26.3.2010 Bent Gordon Johansen Referent