Gribskov Møder > Udvalg - permanente > Grundejerkontaktudvalg > Grundejerkontaktudvalgsmøder >

of 8 Gribskov Møder > Udvalg - permanente > Grundejerkontaktudvalg > Grundejerkontaktudvalgsmøder > Mødereferat d.: 10-09-2009 kl.: 16:30 til 18:30 : Grundejerkontaktudvalg Afholdt: Gillelejehuset, det gl. Rådhus i Gilleleje, Birkevang 214, Den gl. Byrådssal Mødedeltagere Mødets deltagere Referat Opgaveliste Mødets deltagere og referent Top Deltagere: Bjarne Frølund-Møller - Grundejersammenslutningen Gunnar Lerche - Grundejersammenslutningen Flemming Keller - Grundejersammenslutningen Vagn Christensen - Grundejersammenslutningen Tonny Bruun Nielsen - Grundejersammenslutningen Klaus Engbart - Grundejersammenslutningen - Kjeld Sandstød - Grundejerforbundet Jørn Olsen - Grundejerforbundet Hans Skogstad - Grundejerforbundet - Jørn Stålfos - Landliggersammenslutningen Gribskov Vest Torkil Lund - Landliggersammenslutningen Gribskov Vest Erik Larsson - Landliggersammenslutningen Gribskov Vest - Jan Ferdinandsen - formand for Teknisk Udvalg Erik Kjærsgaard - Teknisk Udvalg Bo Jul Nielsen - Teknisk Udvalg - Dorethe Pedersen - Afdelingschef TVF Christian Sabber Jensen - Fagchef Plan og Byg Vibeke Meno - Teamleder Spildevand Grethe Larsen - team Vej og Park Fraværende: Flemming Denker Landliggersammenslutningen Gribskov Vest Mødeleder: Jan Ferdinandsen Referent: Grethe Larsen Bemærk.: Dagsorden + referat Punkter Top 01 Bemærkninger til dagsordenen

of 8 Godkendt 02 Godkendelse af referat fra mødet den 18.06.2009 Bjarne Frølund bemærkede vedørende pkt. 03 c Dongenergy-gruppen, at der var enighed om, at Bjarne Frølund var repræsentant, såfremt det kun var mulighed for én repræsentant. 03 Orientering fra nedsatte arbejdsgrupper Orientering fra følgegrupperne: a) Affaldsgruppen b) Bjørneklogruppen c) Dongenergy-gruppen d) Kollektiv Trafikgruppen e) Mobilantennemast-gruppen f) Rodegruppen g) Strand- og Kystsikringsgruppen h) Trafiksikkerhedsgruppen i) Vandmiljøgruppen j) Vejlaugsgruppen a) Affaldsgruppen: Der har været afholdt møde den 25.08.2009, hvor mange emner blev drøftet, bl.a store og små vogne til afhentning af dagrenovation. Man har ligeledes drøftet plastiksække kontra papirsække, plastsækkene koster kun det halve. Håndtering af batteriaffald, og herunder indsamlet mængde i forhold til potentiale er behandlet, og man ønsker yderligere oplysninger i gruppen. Der skal gøres mere opmærksom på, hvor man kan aflevere batterier. Byttehuset fungerer i forsøgsordning, og der arbejdes med en permanent løsning, ligesom man også har drøftet, om Byttehuset kan laves større. Indsamling af farligt affald er ligeledes drøftet - kortlægning for 2008 vil være klar i nærmeste fremtid. b) Bjørneklogruppen: Der har ikke været afholdt møde siden sidst. Det er opfattelsen, at driften klare opgaven, og gruppen ikke er nødvendig mere. c) Dongenergy-gruppen: Jan Ferdinandsen orienterede om, at der fortsat er behov for en vis opfølgning i forhold til arbejdet. Bjarne Frølund supplerede. d) Kollektiv Trafikgruppen: Der er ikke afholdt møde siden sidst. Erik Kjærsgaard orienterede om nedlæggelse af 2 busruter. Der pågår udarbejdelse af et større analysearbejde med henblik på retænkning af den kollektive trafik. Gruppen er i dvale indtil oplæg fra Movia modtages - skulle være klar til januar.der blev spurgt til telebussen - ordningen fungerer i teorien fortsat, men også her arbejdes på forbedring. e) Mobilantennemast-gruppen: Der er ikke afholdt møde, da man afventer anvendelse af politikken i Gilleleje by. Det ser ud til, at der er tre ansøgninger undervejs. f) Rodegruppen: Sidste planlagte møde er aflyst. Der er flere tunge sager, men arbejdet forløber godt. Der er ca. 20 aktive sager. g) Strand- og Kystsikringsgruppen: Strandfordringprojektet drøftes under pkt. 09. Puljemidler til oprydningsprojekter - sten og bolværker - skal søges inden 1. oktober 2009. Der har været badevandsproblemer langs hele Nordkysten, og der er kun 2 blå flag tilbage i Gribskov Kommune. Forureningskilden har ikke kunnet fastlægges. Vibeke Meno supplerede med orientering om badevandssituationen i 2009 og arbejdet med kildeopsporing. h) Trafiksikkerhedsgruppen: Lasse Røssel deltog i sidste møde, hvor også gruppens fremtid

of 8 blev drøftet. Der er tanker om at oprette et trafiksikkerhedsråd, oprettelse af trafiksikkerhedsrådet sker som led i det præventive arbejde med baggrund i kommunens Tafiksikkerhedsplan.Tafiksikkerhedsplanen drøftes jævnligt, og gruppen tilslutter sig den. Jan Ferdinandsen supplerede med, at det er vigtigt, at man prioriterer i henhold til planen, og at der arbejdes på at tilføre flere midler. Der blev stillet forslag om, at man opretter en pulje til mindre reparationer. Det er vigtigt at melde ind, når man opdager huller etc., således at der kan ske en udbedring - man kan sende mail til tvf@gribskov.dk. Jan Ferdinandsen supplerede yderligere om tilsynsførelsen på området. i) Vandmiljøgruppen: Der er primært drøftet badevand og oversvømmelser ved seneste møde - badevand er behandlet jf. pkt. g og oversvømmelser behandler i pkt. 06 j) Vejlaugsgruppen: Der er afholdt møde den 03.09.2009, hvor man særligt har drøftet udfordringer med områder i den tidligere Helsinge kommune. Det er svært, da der er landregler og byregler, og det er et vanskeligt lovkompleks, der administreres efter. De veje, der har været vedligeholdt af Helsinge Kommune i henhold til vejkendelser, administreres efter landreglerne. Man drøfter udfordringer med at få grundejerne langs sidevejene til at deltage i vedligeholdelsen. Administrationen er ved at udarbejde en folder med oplysninger om, hvordan man etablerer vejlaug. 04 Anlægsarbejder Udsat fra mødet den 18.06.2009 - pkt. 7 Drøftelse af mulige anlægsarbejder. Grundejersammenslutningen foreslår påtrængende kloak-, vej- og stiarbejder. Punktet er fremsat af Grundejersammenslutningen. Jan Ferdinandsen orienterede kort om selskabsgørelse af spildevandsforsyningen. Der er et anlægsbudget på ca. 35 mio. pr. år, som fremover administreres i selskabet. Selskabet får til opgave at arbejde videre med 'masterplanen' På vejområdet er der desværre meget begrænsede anlægsmidler. Der kan alene gives hensigtserklæringer. I det omfang der sker tiltag fra Folketinget, som åbner muligheder, vil man forsøge at sikre flere midler via lånefinansiering. På stiområdet er der åbnet mulighed for at søge midler, og det forventes, at der er politisk enighed om at søge midler. Bo Jul Nielsen bemærkede i forhold til selskabsgørelsen, at der er kommer et prisloft for fastsættelse af takster. Vibeke Meno orienterede nærmere om det tekniske i prisloftet. Der er netop sket udsættelse af prisloftet til 2011. I forhold til prioritering af anlægsarbejder henvises til dagsordenspunkt til Teknisk Udvalgs møde jf. pkt. 06 Erik Kjærsgaard bemærkede, at det er problematisk med prisloftet set i lyset af udfordringer som konsekvens af klimaændringer. Jan Ferdinandsen supplerede med orientering om Teknisk Udvalgs arbejde på området. Erik Larsson bemærkede, at selskabsgørelsen formodentligt vil være gunstigt for likviditeten i området, da man får adskilt økonomien. 05 Jordvolde Udsat fra mødet den 18.06.2009 - pkt. 10 Udarbejdelse af borgerrettet informationsmateriale vedrørende jordvolde samt anmodning om genoptagelse af sag på grundejerforeningen Sandets område. Se vedhæftede fil.

of 8 Punktet er fremsat af Landliggersammenslutningen Gribskov Vest. Fra hjemmesiden - Teknik, Vej og Forsyning - Veje Christian Sabber Jensen orienterede om informationen på hjemmesiden - se den vedlagte fil i dagsordenen "Vejl. jordvolde". 06 Status oversvømmelser Punktet er fremsat af Landliggersammenslutningen Gribskov Vest. Arbejdet med oversvømmelser varetages i Vandmiljøgruppen, som har drøftet problemerne senest på mødet den 27/8-09. Nedenfor et udpluk fra referatet hvor Steen Larsen og Vibeke Meno orienterede: "Steen Larsen orienterede om tiltag på vandløbsområdet: Højbro Å - kommunen ser på å-løbet, vandmængderne fra opstrøms beliggende arealer (herunder Helsinge by) samt diget Tinkerup Å - Kommunen overvejer projekt med buffer-bassin på en tom og lavtliggende kommunal grund Holløselund - Kommunen undersøger afløbsforholdene i grøfter og dræn Vibeke Meno orienterede om tiltag på kloak-området: Helhedsplan for Helsinge by - 12 projektpakker er identificeret og skal undersøges nærmere. Neddrosling af vandmængder i afløb til Tobro Å iværksættes omgående. Der forventes tilført ekstra anlægsmidler i budgettet fra 2010 - sagen behandles af Byrådet den 14/9 Opsporing af uvedkommende vand i sommerhusområder kører sideløbende. Det er meget ressourcekrævende og vil køre mange år fremover Torkil Lund oplyser, at grundejere ofte ikke har kendskab til faskiner / kloakforhold på egen grund. Bjarne Frølund foreslog, at kommunen laver en vejledning til grundejerne, som beskriver hvordan man selv kan kortlægge og kontrollere afløbsforholdene på egen grund. Landliggersammenslutningen vil gerne hjælpe med at sprede informationsmateriale til grundejerne. Jan Christiansen ønsker en differentieret vandafledningsbidrag i forhold til hvorvidt man er kloakeret for regnvand. Vibeke Meno oplyser, at det ikke er lovligt at have forskellige takster. Torkil Lund spørger, hvornår man forventer at kunne holde et nyt møde med grundejerne ved Højbro Å. Jan Ferdinandsen oplyser, at man først vil holde et møde, når der foreligger nye oplysninger. Erik Kjærsgaard ønsker et informationsmøde for alle grundejere (ikke kun grundejerforeningsformændene). Ønsket er ligeledes fremsat i Teknisk Udvalg." Der henvises iøvrigt til referat fra Teknisk Udvalgs møde den 20/8-09 - sag nr. 70 og 71. Sagen behandles endvidere af Økonomiudvalget 31/8-09 og af Byrådet den 14/9-09. Vibeke Meno orienterede om drøftelser i Vandmiljøgruppen jf. ovenstående. 07 Vejbelysningsplan

of 8 Formålet med en belysningsplan er at opstille nogle mål for vejbelysningens funktion og design, og for hvordan hele vejbelysningsområdet fremadrettet skal håndteres. Som udgangspunkt for arbejdet, skal der i første omgang foretages kortlægning af status og analyser i forhold til kabellægning og driftarbejder på alle veje i kommunen. Planen skal vise, hvordan belysningen kan bruges til at skabe sikkerhed, tryghed og trivsel. Den skal kunne bruges som redskab/opslagsværk for borgere, entreprenører, kommunen, m.fl. Belysningsplanen skal danne baggrund for den videre politiske behandling i forhold til, hvordan Gribskov Kommune fremadrettet skal håndtere vejbelysning på såvel kommuneveje som private fællesveje. Selve udarbejdelsen foregår i projektform og i samarbejde med ekstern rådgiver. Grundejerkontaktudvalgets arbejdsgruppe Dongenergy vil blive inddraget i følgegruppen til belysningsplanen. Igangsættelsen af arbejdet forventes at ske på Teknisk Udvalgs møde i oktober. Dorethe Pedersen orienterede om arbejdet med igangsættelse af udarbejdelse af en Vejbelysningsplan. Jan Ferdinandsen opfordrede til, at arbejdet forankres i Dongenergy-gruppen. Der lægges vægt på, at der skabes overblik over området, og at der sikres føling med udarbejdelsen. Vagn Christensen supplerede med, at betaling af privat vejbelysning også medtages i planen, hvilket der også er lagt op til. Bjarne Frølund understregede, at der efter hans vurdering fortsat bør være en gruppe - navn underordnet - og at gruppen også bør tage sig af opfølgning på udførte arbejder eksempelvis kabellægning og lysarmaturer. 08 Vindmøllepolitik På baggrund af forespørgsel herom efterlyses Gribskov Kommunes eventuelle Vindmøllepolitik. Punktet er fremsat af Grundejersammenslutningen. Plan og Byg oplyser, at Byrådet i forbindelse med kommuneplanarbejdet har besluttet at "Byrådet ønsker i planperioden at undersøge, hvorvidt der kan udpeges områder i Gribskov Kommune til opstilling af store vindmøller. Byrådet vil fortsat tillade, at der opstilles husstandsmøller." Retningslinjer og tilhørende redegørelse om vindmøller kan ses i Forslag til kommuneplan 2009-21. Jan Ferdinandsen orienterede kort om drøftelse vedrørende vindmøller i Byrådet. Bo Jul Nielsen supplerede. Christian Sabber Jensen orienterede om, at der skal planlægges for større vindmøller, men der kan ske godkendelse af husstandsvindmøller på baggrund af vurdering i forhold til kriterier. Derudover kan der gives tilladelse til nogle endnu mindre - såkaldte prototyper - meget små vindmøller, som næsten kan sættes på taget. 09 Sandfodring En drøftelse af kommunens rolle i folder om sandfodring fra Rågeleje og Udsholt Strand Grundejerlav/Klitgårdens Grundejerforening samt Strand- og Kystsikringsgruppens eventuelle deltagelse heri. Punktet er fremsat af Grundejersammenslutningen. Gribskov Kommune er ikke medafsender af denne folder, Den er udarbejdet af initiativtagerne, der i øvrigt har medvirket til at igangsætte de kommunale drøftelser om sandfodring, og orienteret kommunen om, at de ville benytte sommeren til at undersøge borgernes holdning til problemstillingen. Initiativtagerne vil orientere Teknisk Udvalg om resultaterne af dette på Teknisk Udvalgs møde den 3. september 2009. Det, folderen omhandler, forventes ligeledes drøftet i Strand- og Kystsikringsgruppen på deres næste møde. Derudover vil Gribskov Kommune, når der er udarbejdet et skitseprojekt, involverer relevante parter - herunder Grundejerkontaktudvalget og dennes Strand- og Kystsikringsgruppe - i de videre drøftelser forud for beslutning om et stort sandfodringsprojekt.

of 8 Jan Ferdinandsen orienterede jf. ovenstående. Der arbejdes på etablering af et tværkommunalt samarbejde med henblik på sandfordring langs hele Nordkysten. Bo Jul Nielsen supplerede med, at man på sidste møde i Teknisk Udvalg havde haft besøg af initiativtagerne, som havde fremlagt et rigtigt godt projekt. Erik Kjærsgaard orienterede om, at Kystdirektoratet har meldt ud, at man bør gå væk fra den 'hårde' kystsikring med høfder og i stedet arbejde med sandfordring. Flemming Keller bemærkede, at man også har drøftet projektet i arbejdsgruppen, og at der er et stort ønske om et fælles projekt, hvor alle tre kommuner langs Nordkysten er med. 10 Seminar Landsbytemaforum Søndag den 27. september 2009 kl. 13-16 i Annisse Forsamlingshus afholder Gribskov Kommune i samarbejde med Landsbytemaforum et seminar om landsbyerne i Gribskov Kommune. Der medtages et antal indbydelser til mødet til uddeling til grundejerforeningerne. Jan Ferdinandsen orienterede om seminaret - alle er velkommen Christian Sabber Jensen orienterede - på baggrunde af spørgsmål - om formål og virke for Landsbytemaforum. Der fokuseres på bred planlægning med inddragelse og dialog. Ørby er blevet brugt som pilotprojekt. Der kan læses mere på kommunens hjemmeside www.gribskov.dk/projektfokus. 11 Statusliste Flemming Keller udtrykte undren over, at kommunen ikke ville samarbejde om registrering af formænd for grundejerforeninger - statuslisten pkt. 5. Sagen blev kort drøftet og Flemming Keller indbydes til møde med Jan Ferdinandsen for at få løst problemet. 12 Korte meddelelser Fast punkt på dagsordenen. Under dette punkt kan såvel paraplyorganisationerne som kommunen oplyse om eller spørge ind til konkrete sager. En række af disse sager bør fremstå uden at det medfører egentlig mundtlig dialog, idet forklarende tekst/bilag skal være udarbejdet. 1. Yderligere orientering om samarbejdsaftale og controllere, jf. møde den 18.06.2009 pkt. 12. (Grundejersammenslutningen v/ Bjarne Frølund) Den grønne drift er opdelt i 8 områder: 1: Skilte, afmærkning og vejinventar 2: Vedligeholdelse af rabatter

of 8 3: Renhold ( tømning af affaldsstativer, offentlige toiletter, ukrudt i kantsten, fejning af veje mm) 4: Grønne arealer ved institutioner og bygninger 5: Grønne arealer, idrætsanlæg 6: Brolægning 7: Asfaltarbejder 8: Brovedligeholdelse 3 entreprenørerne; NCC, LMK-vej og LK- Gruppen har siden 15. april 2009 varetaget disse opgaver. Kommunens ansvar for at føre tilsyn med udførelsen af arbejdet er ikke ændret siden udliciteringen. Det er medarbejderne i Team Vej, der parvis har ansvar for kontakten og tilsynet med entreprenørernes arbejde. Samarbejdet mellem kommunen og entreprenørerne er stadig i en indkøringsfase, hvor der på ugentlige møder bl.a. drøftes kvaliteten og timingen for udførelsen af de enkelte opgaver. Kommunens institutioner har indenfor visse gartnerfaglige grænser, mulighed for selv at have indflydelse på, hvordan området omkring institutionerne holdes. På sigt er der meningen, at alle borgere på kommunens hjemmeside vil kunne se en oversigt over, hvornår der bliver klippet/beskåret på hvilke arealer og hvor mange gange om året, man kan forvente det sker. 2. En mere konkret beskrivelse af styring af henvendelser ønskes beskrevet, jf. møde den 18.06.2009 pkt. 13. (Grunejersammenslutningen v/bjarne Frølund) Grundejerkontaktudvalget har tidligere efterspurgt praksis for styring af henvendelser i Gribskov Kommune. I forlængelse heraf skal det fremhæves, at sagshåndtering generelt og visitationsprocessen i det hele taget er en central del af den Service- og Kvalitetspolitik, som Byrådet i Gribskov Kommune har vedtaget. Teknik, Vej og Forsyning arbejder lokalt med bl.a. styring af henvendelser, idet det område også er omfattet af lovkravet om inden nytår at få indført og certificeret et kvalitetsstyringssystem. Helt konkret består det arbejde i udarbejdelse af procesbeskrivelser, opstilling af normer for svartider mv. Tillige arbejder Teknik, Vej og Forsyning lokalt med Service- og Kvalitetspolitikkens målsætninger, herunder tilgængelighed og sammenhæng for borgerne samt forventningsafstemning med borgerne. På baggrund af praksis for god forvaltningsskik samt Gribskov Kommunes Service- og Kvalitetspolitik har Teknik, Vej og Forsyning udarbejdet normer for styring af henvendelser. Disse indebærer bl.a.: - Journalisering af borgerhenvendelser - Kvittering for borgerhenvendelser inkl. orientering om forventet sagsbehandlingstid - Normer for svartider (5 dage i Teknik, vej og Forsyning) - Snitfladeaftaler med andre afdelinger, herunder Plan og Byg, i form af sikring af at en sag behandles, hvis den videreformidles til en anden afdeling - Evt. klagevejledning - Aktiv brug af træffes ikke-agenten i e-mailsystemet - Opsamling på telefonbeskeder Økonomiudvalget vedtog mandag den 31.08.2009 retningslinier for mail og telefonkultur. Retningslinierne formidles i den kommende tid bredere ud til alle virksomheder og afdelinger - bl.a. med henblik på drøftelser i lokaludvalgene. Herefter pågår et arbejde med at implementere og efterleve retningslinierne i alle dele af organisationen. Retningslinierne er udarbejdet efter proces i Hovedudvalget og Fællesudvalgene samt input fra en række ledere og medarbejdere. 3. Status for betaling af vejbelysning på private fællesveje med hensyn til retningslinier ønskes oplyst, jf. møde den 18.06.2209 pkt. 15.1 (Grundejersammenslutningen v/bjarne Frølund) Se pkt. 8 4. Status for annoncering om ajourføring af formænd i henhold til møde den 18.06.2009 pkt. 15.2 ønskes genoptaget på baggrund af GS-tilbud om servicering af disse formænd. Der henvises til tidligere behandling i Grundejerkontaktudvalget den 18.06.2009, 05.03.2009 og 11.12.2008 jf. Planchef Michel van der Lindens udmelding. Bjarne Frølund bemærkede vedørende første punkt, at det forlyder, at en del stier vokser til. Jan Ferdinandsen orienterede om, at der jævnligt sker drøftelser og koordinering af opgaverne med henblik på at sikre beskæring. Vi er meget opmærksomme på forholdene. Erik Kjærsgaard supplerede med, at alt ikke er forvaltningens skyld. Vedrørende pkt. 2 bemærkede Bjarne Frølund, at det er lige så vigtigt at få svaret på de skriftlige henvendelser som for mail og telefon. Bjarne Frølund havde et helt konkret eksempel på et brev, han havde sendt for 14 dage siden, og endnu ikke fået svar på 14

of 8 dage efter. 13 Eventuelt Erik Larsson bemærkede, at han tidligere har gjort opmærksom på, at Ugeposten ikke omdeles i alle områder af kommunen - eksempelvis ikke i postdistrikt 3300 Frederiksværk, hvorunder Sandets sommerhusbeboere tilhører. Vurderer at dette er meget problematisk i forhold til information fra kommunen. Jan Ferdinandsen vil straks skrive til Ugeposten og gøre dem opmærksom på dette. Jørn Olsen rejste spørgsmålet om, hvad man gør ved bevoksning med høje træer inde på privat grund. Christian Sabber Jensen kunne oplyse, at der er en lille "krølle" i Hegnsloven om at et træ skal være dårligt eller farligt, for at kunne påbydes fældet og det drejer sig kun om et meget lille fåtal. Generelt kan kommunen ikke gøre noget, det er et privatretligt område. Gunnar Lerche rettede en varm tak til kommunen for oprydning ved entreprenør Isaksens losseplads. 14 Punkter til næste møde Evaluering - vægten af dagrenovationsbiler 1. Gribskov Lokalforeningsråd udsættes til slutningen af 2009 2. Kommissorium for Dongenergy-gruppen Opgaveliste Opgaver og handlinger besluttet på mødet Top Opgaver/handlinger Ansvarlige Forventet realiseret Gennemført