Referat Bestyrelsesmøde

Transkript

1 Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder V/ Ranunkelvej Sabro Tlf.: Mobil: Sabro, Referat Nr marts 2012 Dato: 28. februar 2012 Tidspunkt: kl Mødested: Fælleshuset, Vistoftparken 106 Fremmødte: Fraværende: Dagsorden: Heidi Boddum Bjerregaard Kirsten Ihler Ulla Riecke Kjeld Letting Hanne Mortensen Referat Bestyrelsesmøde 1. Opfølgning af åbne emner fra bestyrelsesmødet den 27. september 2011: 1.1 Udarbejdelse af Brugervejledning for foreningens regnskabsprogram: Arbejdet med brugervejledningen er endnu ikke færdigt, men det forventes dog stadig at være afsluttet af inden generalforsamlingen i april Status: Emnet åben 1.2 Udskiftning af ca. 30 planter på indersiden af støjvolden ved Højagerparken: Emnet overført til pkt Arbejdsgruppe, Rødtjørnvejs støjvold: På grund af sygdom blev der ikke som planlagt nedsat en arbejdsgruppe for evaluering af alternative muligheder for vedligeholdelse af støjvolden. Status: Emnet Lukket 1.4 Nye 3-årige aftaler med Flemming Nørgård Anlæg A/S: Emnet overført til Pkt Opdatering af 5 års plan for vedligehold af området: Emnet overført til Pkt Retningslinjer for tildeling af Miljøpris: GVJ Miljøpolitik er blevet revideret, så indholdet nu stemmer overens med de nye aftaler for perioden Det drejer sig bl.a. om at der ikke mere vil blive anvendt sprøjtemidler for bekæmpelse af ukrudt på indersiden af støjvolden ved Højagerparken og rundt omkring vandsøen. Desuden er der tilføjet et afsnit om retningslinjer for tildeling af den årlige miljøpris. Kopi af den reviderede miljøpolitik vil blive tilsendt Sabro Vandværk. På mødet blev det besluttet hvem der skal have Miljøpris Navnet vil blive offentliggjort på generalforsamlingen i april måned. Side 1 af 5

2 Referat nr (forts.) 1.7 Evaluering af frostskader på asfalten på veje og stier: Asfaltfirmaet NCC Roads har fremsendt tilbud på reparation af frostskader på foreningens veje og stier på henholdsvis ca. kr for veje og kr for stier. Beløbene er medtaget i forslag til budget 2012 som skal forelægges på generalforsamlingen i april. Status. Emnet lukket 1.8 Reparation af fortovet foran børneinstitutionerne: Skaderne på fortovet efter ombygningen af institutionerne er blevet repareret af den ansvarlige entreprenør, der ligeledes har sørget for oprydning på parkeringspladsen efter arbejdet var afsluttet. 1.9 Hæk ved have til Ranunkelvej 195 i grundejerforeningens område: Hækken blev fjernet af et gartnerfirma hyret af Boligview i forbindelse med plantning af nye hække i Grønagerparken Manglende adresser: Regnskabsprogrammet er nu opdateret med alle afdelingsformændenes adresser 1.11 Udarbejdelse af Budget 2012: Emnet flyttet til pkt. 4.3 i referatet 2. Formandens beretning: Den 25. oktober 2011 var der rundtur i området med Jakob Jensen og Trine Brun fra firmaet Flemming Nørgård Anlæg. Formålet med rundturen var at gennemgå områderne, og komme med forslag til aftalerne for vedligeholdelse af foreningens områder i perioden Den 23. februar blev der afholdt møde med formændene for parcelforeningerne og formanden for andelsboligforeningen. Formålet med mødet var bl.a.at drøfte den fremtidige vedligeholdelse af støjvoldene ved Højagerparken og Rødtjørnvej, og gennemgå forskellige tilbud fra Flemming Nørgård Anlæg på ekstra opgaver i Kassererens Beretning: Siden sidste bestyrelsesmøde har afholdt flere møer med Hanne Mortensen for at gennemgå regnskabet og opdatere regnskabsprogrammet i Hanne Mortensens computer. Den 28. februar henstod der kr ,03 på Driftskontoen og kr ,01 på kontoen for udlægning af asfaltslidlag (Bilag 1). Udgifterne for vintervedligeholdelse i perioden oktober december 2011 og januar marts 2012, som betales i indeværende regnskabsår, bliver på ca. kr , dog afhængig af vejret i marts måned. Der bliver derfor tale om en betydelig besparelse i forhold til sidste år, hvor udgiften blev på kr Nye Emner: 4.1 Møde med formændene for parcelforeningerne og for andelsboligforeningen: Mødet blev afholdt med det formål at gennemgå de nye aftaler for perioden , og tilbuddene på ekstraopgaver fra Flemming Nørgård Anlæg. En beregning viser, at ved at medtage følgende tilbud i budgettet for 2012, vil det årlige bidrag for vedligeholdelse af fællesarealerne stige fra kr i 2011 til kr per boligenhed i 2012: Beskæring / Udtynding af beplantning, område B; Udskiftning af syrener, udlægning af muldlag i bede Genplantning af volden ved Højagerparken (ca. 50 planter) Beplantning af indersiden af volden ved Rødtjørnvej I alt: kr Side 2 af 5

3 Referat nr (forts.) vil kontakte Trine Brun fra Flemming Nørgård Anlæg for at sikre, at prisen på beplantningen af indersiden af volden kr holder, selvom der ikke bliver fjernet træflis fra indersiden af volden. Det blev besluttet at foreslå Rødtjørnvejs parcelforening, at beplantningen af indersiden af støjvolden bliver fordelt over 2 år. Udgiften i år vil således blive på ca , hvilket vil betyde at det årlige bidrag til vedligeholdelse af fællesarealerne kun bliver på kr Rødtjørnvejs parcelforenings anmodning om selv at vedligeholde græsrabatterne langs stamvejen i 2012 blev godkendt. 4.2 Nye 3-årrige aftaler med Flemming Nørgård Anlæg: De 7 aftaler om vedligehold af foreningens områder i perioden vil blive underskrevet når de endelige forhandlinger om ekstraopgaverne nævnt i pkt. 4.1 er afsluttet. 4.3 Budget 2012: Forslaget til budgettet for regnskabsåret 2012 vil blive færdiglavet efter underskrivelse af de nye aftaler og når de endelige forhandlinger om ekstraopgaverne nævnt i pkt. 4.1 er afsluttet. Forslaget vil blive fremsendt per mail til bestyrelsesmedlemmerne. 4.4 Opdatering af 5 års plan for vedligehold af områderne: Planen vil blive opdateret når aftalerne om vedligehold af områderne i er underskrevet, og når der er truffet beslutning om hvilke ekstra opgaver der skal udføres i Vintervedligehold af Rødtjørnvejs stamvej: I november 2011 blev der indgået en aftale med formanden for Rødtjørnvejs parcelforening om at vintervedligehold af Rødtjørnvejs stamvej i perioden januar marts 2012 skulle varetages af parcelforeningen, og ikke som normalt af grundejerforeningen. Vi vil efterfølgende evaluere hvorvidt ordningen skal gøres permanent. 4.6 Rundkørsel ved udkørsel fra Ranunkelvej til Sabrovej: I henhold Ingeniør Frederik Larsen fra Århus Kommune Byggemodnings afdeling vil der måske blive anlagt en rundkørsel ved udkørslen fra Ranunkelvej til Sabrovej i forbindelse med Lokalplan 904. Såfremt det bliver en realitet vil der blive behov for en bid af hjørnet af støjvolden ved Højagerparken for at få plads til et fortov i forbindelse med rundkørslen. tager sagen op med Frederik Larsen. 5. Dato for næste bestyrelsesmøde: Dato for næste bestyrelsesmøde som primært vil dreje sig om forberedelser til den årlige generalforsamling, blev fastsat til den 11. april. Datoen for den årlige generalforsamling blev fastsat til den 25. april 6. Eventuelt: Alle var enige i, at man burde kunne se hvor mange der har besøgt foreningens hjemmeside. vil se på sagen. Referent Side 3 af 5

4 Kontonumre Referat nr , Bilag 1 Grundejerforeningen Vistoftgårdens Jorder 8471 Sabro Udskriftdato: 6. marts 2012 Start Resultatopgørelse Periode 1. Januar December Regnskabsår 2012 Indtægter Regnskab Budget Indbetalinger Fagbo Afdeling 14, 17, 21 og VesterBo Afdeling 23, 24 og Private grundejere, Højagerparken Private grundejere, Rødtjørnvej BoligView (Grønagerparken) Andelsboligforeningen Ranunkelparken Tryllefløjten og Galaksen Sabro Legeplads Renter 1009 Renter, Driftskonto Renter, Vejfondkonto Indtægter i alt: 155 Budgetteret: Udgifter 2000 Vedligehold af området 2001 Vedligeholdelse af grønne fællesarealer Vedligeholdelse af støjvold, Højagerparken Vedligeholdelse af støjvold, Rødtjørnvej Fejning af P-plads, opsamling af affald Vintervedligehold Stier Driftsudgifter 2006 Kontorhold, IT Rep. af bomme, affaldsstativer og stier Diverse Vedligehold af veje 3001 Græsklip af vejrabatter Vedligehold af kloarker Vintervedligehold Veje Rep. af veje, rabatter og fortove Ekstra opgaver års Vedligeholdelsesplan Uforudsete reparationsopgaver m.m Udgifter i alt: Budgetteret: Afskrivninger IT-Udstyr Overskud / (Underskud) per 06. marts Side 4 af 5

5 Referat nr , Bilag 1 Passiver Egenkapital Driftskonto, Saldo per 31. December 2011: Vejfondkonto, Saldo per 31. December 2011: IT-Udstyr, Primo Saldo , , ,00 Overskud / (Underskud) , ,54 Aktiver Balance per 28. februar 2012 Passiver i alt: ,54 IT-Udstyr IT-Udstyr, anskaffelsespris ,00 Akkumuleret afskrivning ,50 25,50 Danske Bank Hinnerup Afdeling Driftskonto ,03 Vejfondkonto , ,04 Aktiver i alt: ,54 Hanne Bech Hansen Revisor GVJ Hanne Mortensen Kasserer GVJ Formand GVJ (Dato) (Dato) (Dato) Side 5 af 5