Mødereferat Aarhus Kommune Teknik og Miljø MTM-CBM/Grundsalg og Støttet Byggeri Kalkværksvej 10 8100 Aarhus C Styringsdialog 2014, ALBOA, Almen Boligorganisation Aarhus Mødedato: 2. oktober 2014 Mødetid: 10.00 Mødested: Deltagere: Kalkværksvej 10, Aarhus Tilstede fra Boligforeningen: Næstformand Michael Korsholm Bestyrelsesmedlem Troels Munthe Direktør John Jensen Regnskabschef Peter Hebroe Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Claus Michael Krogh Claus Bo Jensen Sagsnr. 13/010736-34 Journalnr. Sagsbeh. Claus Bo Jensen Telefon 8940 2000 Direkte telefon +45 8940 2741 Fax E-mail cbj@aarhus.dk www.aarhus.dk På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift og administration 3. Ledelse og beboerdemokrati 4. Renoveringer 5. Boligsociale helhedsplaner 6. Evt. aftale
1. Baggrund I 2014 er der for fjerde år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2014 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Den årlige redegørelse vil være et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. ALBOA, Almen boligorganisation Aarhus er resultat af en fusion mellem Boligforeningen BO&LIV, Viby Andelsboligforening og Højbjerg Andelsboligforening. Boligorganisationen havde i 2013 sit tredje regnskabsår. Udover årsregnskab 2013, revisionsprotokollat, spørgeskema, beretning, er udleveret hæfte Diverse politikker 2012, og et samlet kompendium med ALBOA s kommentarer til hver enkelt af dagsordenpunkterne. Boligsociale helhedsplaner indgik efter ønske fra ALBOA som et punkt på dagsordenen. I øvrigt tog drøftelserne udgangspunkt i styringsmålsætningerne i almenboligloven dog med særlig fokus på henlæggelsesspørgsmålet, som var det centrale tema i dialogmøderne 2012/13. ALBOA havde anført i styringsrapporten, at der ikke var behov for aftaler med kommunen om boligorganisationens realisering af styringsmålsætningerne. I det følgende er redegjort for de punkter, der blev drøftet. 2. Økonomi, drift og administration Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (disponibel) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (disponibel) kr. pr. lejemål 2013 2012 2011 2010 4.963 5.579 5.215 4.705 3.562 3.476 1.509 3.200
Egenkapital kr. pr. lejemål 16.969 15.871 16.825 14.715 Egenkapitalen ligger indenfor normalområdet for de øvrige boligorganisationer i Aarhus, dvs. mellem 10 og 20.000 kr. pr. lejemålsenhed. Egenkapitalens samlede likvide del i årsregnskab 2013 overstiger benchmark i styringsrapporten. Der har været en tilgang til arbejdskapitalen på 1,02 mio. kr. svarende til boligorganisationens overskud i 2013. Herved er arbejdskapitalens likvide del i regnskabsåret forøget tilsvarende. Som det fremgår af Diverse politikker 2012 har ALBOA et mål om, at arbejdskapitalens likvide del som minimum skal udgøre 3.200 kr. pr. lejemålsenhed (2011-niveau). Kommunen noterede sig, at dette mål ultimo 2013 er realiseret. Tilgangen til dispositionsfonden har i 2013 været på 8,3 mio. kr. Tilgangen til dispositionsfonden som følge af udamortiserede lån var ultimo 2013 på 22,1 mio. kr. (mod 17,6 mio. kr i 2012 og 16,2 mio. kr. i 2011). Der er i ALBOA fastlagt overordnede politikker for bevilling af lån/tilskud fra dispositionsfonden. Der tilstræbes en aktiv politik for anvendelse af dispositionsfonden til sikring af: tidssvarende boliger et fornuftigt huslejeniveau dækning af pludselig opståede udgifter Organisationsbestyrelsen godkender ud fra en samlet vurdering størrelsen af eventuelle lån eller tilskud fra dispositionsfonden til afdelingerne. Der er i 2013 bevilget tilskud til afdelingerne på i alt 3 mio. kr. (3,3 mio. kr. i 2012). Afdelingerne kan søge om fritagelse til indbetaling til organisationens dispositionsfond ved udløb af de oprindelige lån. Kommunen bemærkede, at en sådan fritagelse i praksis svarer til direkte tilskud fra dispositionsfonden. Der er samlede udlån til afdelinger ultimo 2013 på 8,6 mio. kr. ( 8,4 mio. kr. i 2012) Der er i årets løb sket en reduktion i dispositionsfondens likvide del hvilket har baggrund i midlertidige bindinger i ALBOA s administrati-
onsbygning. Som konsekvens heraf betaler afdelingerne i 2014 obligatoriske bidrag til dispositionsfondens opbygning. Ifølge reglerne i driftsbekendtgørelsen ( 41, stk. 6) kan dispositionsfondens midler ikke anvendes til tilskud til finansiering af boligorganisationens administrationsejendom. Ifølge den på mødet udleverede likviditetsoversigt 2014-2023 vil der til og med 2019 være behov for, at afdelingerne indbetaler til dispositionsfonden fordi lovens minimumskrav til likvid dispositionsfond pr. lejemålsenhed ikke forventes opfyldt. Oversigten viser den forventede tilgang og afgang til dispositionsfonden i perioden. ALBOA oplyste, at likvid del af arbejdskapitalen ikke indgik i likviditetsoversigten eftersom denne betragtes som en stødpudekapital, som ikke planlægges investeret aktivt i afdelingerne. Ifølge organisationens politikker vil der dog i det omfang arbejdskapitalen overstiger 3.200 kr./lejemålsenhed, (2011-niveau), kunne ydes tilskud til afdelinger. Lejetabet i afdelingerne, der skal finansieres af dispositionsfonden, har i 2013 været på 327.000 kr. (300.000 kr. i 2012). Fra 2014 skal dispositionen også finansiere tab ved fraflytning og lejeledighed. I likviditetsoversigten er beløbet anslået til årligt 3,3 mio. kr. Der lægges vægt på, at dispositionsfondens likvide del har en størrelse, der muliggør tilskud til pludseligt opståede problemer. Der er et ønske om, at dispositionsfonden skal bruges aktivt for beboerne. I ALBOA har man et mål om, at der minimum skal henstå 3.500 kr. pr. lejemålsenhed (2011-niveau) i likvide midler i dispositionsfonden. Som det fremgår ovenfor er også dette mål realiseret. Revisor har foretaget likviditetskontrol, som bekræfter, at likviditetskravet i driftsbekendtgørelsen er iagttaget. Beregningen viser en overskydende likviditet på 32,5 mio. kr. Forrentningen af midler i fællesforvaltning har i regnskabsåret været på 1,10%. Der var budgetteret med 1,5%. Det oplystes, at ALBOA nu anvender 3 kapitalforvaltere. Der er indgået 3-4 årige aftaler med de pågældende banker, som i aftaleperioden disponerer selvstændigt indenfor en varighed på 0 til 5. Efter aftaleperiodens udløb bliver kapitalforvalterne bedømt på det præsterede afkast i perioden, hvorefter den forvalter, der har præsteret dårligst udskiftes med en ny forvalter for endnu en 3-4 årig periode.
Der er fokus på, at likvide indeståender hos de enkelte kapitalforvaltere ikke overstiger indskydergarantien (750.000 kr.) Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag kr. pr. lejemål Nettoadministrationsudgift kr. pr. lejemål 2013 2012 2011 3.850 3.714 3.855 3.719 3.660 3.823 Administrationsbidraget er under benchmark i styringsrapporten og svarer nogenlunde til det gennemsnitlige niveau i Aarhus. De realiserede nettoadministrationsudgifter er mindre end de indkomne administrationsbidrag. Mindreudgiften skyldes primært større indtægter i form af lovmæssige gebyrer end budgetteret. Administrationsbidraget er i 2013 og 2014 på forhånd fastlagt til hhv. 3.850 kr. og 3.940 kr. jf. Diverse politikker 2012. I budget 2013 er der overensstemmelse mellem nettoadministrationsudgiften og det opkrævede bidrag. Der tilstræbes en udvikling af administrationsbidragets størrelse over tid, svarende til lønomkostningsudviklingen. Det vurderes således, at servicen har et passende niveau og at lejen i afdelingerne derfor ikke bør belastes af yderligere stigninger i administrationsudgiften. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Henlæggelser til planerne for planlagt og periodisk vedligeholdelse (PPV) var det centrale tema i 2013. På dialogmødet den 5. december 2013 fremlagde ALBOA langsigtede planer for afdelingernes økonomi de såkaldte genopretningsplaner. Det bemærkes, at tilsynet har modtaget de langsigtede planer til orientering, men ikke har behandlet eller godkendt disse. Genopretningsplanerne er en samlet oversigt over de 36 afdelinger, der ikke har tilstrækkelige henlæggelser til at dække udgifterne til planlagt og periodisk vedligeholdelse. 11 af disse afdelinger søger om renoveringsstøtte ved Landsbyggefonden og der ventes tilbagemelding herfra.
Der er udarbejdet detaljerede finansieringsplaner for 20 afdelinger. Finansieringsplanerne er udarbejdet således, at huslejeforhøjelsen bliver mindst mulig og baseret på forskellige modeller eller kombinationer af forskellige modeller: tilskud fra dispositionsfonden tilskud fra egen trækningsret rentefrit lån i dispositionsfonden anvendelse af udamortiserede låneydelser, forbedrings- og moderniseringslån forhøjelse af henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse huslejeforhøjelse via realkreditlån i afdelingerne Tilsynet kan tilslutte sig synspunktet om at huslejeniveauet skal være på et niveau hvor lejetab undgås eller minimeres. Lejetabet i 2013 var 327.000 kr. fordelt på 36 afdelinger. I forhold til organisationens størrelse er lejetabet meget begrænset og indikerer, et absolut rimeligt lejeniveau i forhold til efterspørgslen i Aarhus. ALBOA bemærkede, at det også er et legitimt mål for en boligorganisation at arbejde for lavest mulige huslejer naturligvis indenfor en ramme af ansvarlig økonomisk drift. I 19 af de fremlagte finansieringsplaner forudsættes ekstern lånefinansiering (realkreditlån) i afdelingerne. Tilsynets betænkeligheder er fortsat lave henlæggelser i afdelinger, hvor der samtidig er behov for optagelse af betydelige realkreditlån. I praksis er en låneoptagelse til finansiering af vedligeholdelsesarbejder et udtryk for, at kommende beboere i afdelingen via huslejen betaler tidligere beboeres brug af bebyggelsen. Tilsynet har derfor fokus på, at årlige henlæggelser ikke låses fast på et permanent lavt niveau. ALBOA tilkendegav, at lovgivningens minimumskrav om 10 årige henlæggelsesplaner ikke på nogen måde kan sikre, at nuværende lejere ikke kommer til at betale for tidligere beboeres slid på boligerne. ALBOA s besluttede anvendelse af levetidshenlæggelser er her udtryk for et betydeligt løft i forhold til lovgivningens minimumkrav. ALBOA har i række afdelinger forudsat optagelse af realkreditlån med afdragsfrihed til finansiering af planerne for planlagt og periodisk vedligeholdelse. Kommunen skal som led i tilsynet godkende optagelse af realkreditlån i afdelingerne men har afvist at godkende lån med af-
dragsfrie perioder med henvisning til almenboliglovens bestemmelser om blandt andet balancelejeprincippet, jf. nedenstående. ALBOA bemærkede, at anvendelse af afdragsfrihed på reallån kun er taget i anvendelse i afdelinger, hvor der indenfor en max. periode på 10 år er andre optagne lån som afvikles, og sigtet et således alene at der ikke sker unødvendige huslejespring op eller ned. ALBOA finder, at tilsynet håndterer princippet om balancelejeprincippet på en alt for rigid måde, som ikke har rod i den virkelige virkelighed, idet det ikke er praktisk muligt at omsætte balancelejeprincippet helt ned på et år til år forløb. ALBOA har i brev dateret 3. november 2014 fastholdt ønsket om afdragsfri realkreditfinansiering med følgende 4 primære argumenter: beboerdemokratiets råderum og ansvar bliver reduceret betydeligt ved en detailregulering fra tilsynets side. Dette er i strid med styringsdialogens grundlæggende principper. Nøgletal kan ikke anvendes som afgørende omdrejningspunkt i vurderingen af henlæggelser, låneoptagelse og huslejeniveau. Den tålelige eller konkurrencedygtige huslejeniveau på boligmarkedet stiger år for år pga. af den almindelige realvækst i samfundet. Enhver vedligeholdelse vil i praksis også indeholde en vis form for modernisering af boligen. Lånefinansiering af vedligeholdelses arbejder kan derfor meget vel delvist være helt rimelige i konkrete situationer. Balancen mellem henlæggelsesfinansiering og lånefinansiering må bero på en konkret vurdering i forhold til den enkelte afdeling arbejdets karakter, afdelingens generelle situation, boligernes reale værdi i samfundet/ på bolig markedet. Det er ALBOA s OB, der har opgaven med at foretage sådanne afbalancerede og konkrete vurderinger ikke kommunens tilsyn. Beslutninger om vedligeholdelse, moderniseringer, forbedringer, henlæggelser, låneoptagelse, huslejeniveau er en beboerdemokratisk strategisk øvelse. Henlæggelser kan ikke anskues isoleret. Tilsynet har ved brev af 26. november 2014 svaret på henvendelsen. Det er generelt holdningen, at afdragsfrihed indebærer udskydelse af betalingen til kommende lejere næppe er forenelig med 6a i driftsbekendtgørelsen om forsvarlig drift. Styringsrapporten indeholder nøgletal på såvel årlige som opsparede henlæggelser og rapporten er en del af grundlaget for dialogen. Lejen i alment byggeri fastlægges efter princippet om balanceleje og overvejelser om fremtidig realværdi indgår ikke i balancelejeprincippet. Forbedringer kan ikke finansieres med afdragsfrie lån, jf. 37b i almenboligloven. De hensyn, der ligger bag
bestemmelsen taler for en fuldstændig analogi når der er tale om finansiering af vedligeholdelsesarbejder. ALBOA tilkendegav, at tilsynets holdning var rigid og uden forståelse for de mange faktiske variationer i den praktiske virkelighed i ALBOA s 80 afdelinger, og af tilsynets holdning ville medføre betydelige begrænsninger i ALBOA s muligheder for at løfte sin opgave om at udvikle og fremtidssikre boligorganisationens godt 7000 boliger. Forvaltningsrevision Opdatering af forretningsgangsbeskrivelser er igangsat i forbindelse med fusionen og disse nu er opdaterede for alle væsentlige områder. Der arbejdes på et ledelsesrapporteringssystem. Revisors kontrol med, at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af boligorganisationens og afdelingernes midler og drift, iværksættes i takt med, at målepunkter defineres. Det forudsættes, at processen med implementering af forvaltningsrevision fortsættes. 2013 et er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 3. Ledelse og beboerdemokrati Boligorganisationen vægter at fastholde og udbygge et i forvejen velfungerende beboerdemokrati. Langt hovedparten af afdelingerne har ifølge oplysningsskemaerne en afdelingsbestyrelse. Der er 9 afdelinger, der aktuelt ikke har afdelingsbestyrelse (8 i 2013). Der er primært tale om ungdoms- eller ældreboliger hvor beboerne traditionelt er svære at mobilisere i beboerdemokratiet. Beboerdemokratiet er jf. oplysningsskemaerne for de enkelte afdelinger vurderet velfungerende i samtlige afdelinger. Der er store udsving i deltagelsen i afdelingsmøderne. Der foreligger statistisk materiale på mødedeltagelsen i de enkelte afdelinger. Der er tale om en generel tendens, som også ses i andre boligorganisationer.
Der gennemføres efteruddannelse, finansieret af dispositionsfonden, for at udvikle og fastholde et velfungerende beboerdemokrati. Eksempler herpå er: Individuel vejledning i fremlæggelses af årsbudget/-regnskab. Kurser for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Tidligere kursus for dirigenter har ikke haft en ønskede effekt hvorfor dette afløses af egentligt uddannelsesforløb Der er i 2014 gennemført brugerundersøgelse blandt samtlige AL- BOA s afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Undersøgelsen viser en høj grad af tilfredshed med servicen fra ALBOA s administration både på det overordnede og det afdelingsspecifikke plan. Kommunen bemærkede, at der var referater af afdelingsmøderne på hjemmesiden. Referater af afdelingsbestyrelsesmøder foreligger kun for enkelte afdelinger. Kommunen bemærkede, afdelingsbestyrelserne i årsberetningen er oplyst om pligten til at offentliggøre dagsordner og referater fra disse møder og at dette hensigtsmæssigt kan ske via ALBOA s hjemmeside. 4. Renoveringer Der blev på mødet udleveret et bilag, der viser, at der pt. er 21 afdelinger omfattet af LBF-sager. Afdelingerne er på forskelligt stade i forløbet. Det er erfaringen, at sagerne ofte er længe undervejs og ofte går der 7-8 år inden en sag kan afsluttes med skema C. Der er sjældent problemer med det lange forløb, da kun meget få skader er akutte. LBF s digitale portal er et stort fremskridt, hvor alle sagens dokumenter er tilgængelige for alle sagens parter. I planlægningen af sagsforløbet stiles efter at få en afdeling, som bliver tidssvarende både ude og inde, ved at der anvendes materialer og installationer, der sikrer et godt indeklima at der anlægges totaløkonomiske betragtninger at der vælges energivenlige løsninger at den oprindelige arkitektur respekteres.
5. Boligsociale helhedsplaner ALBOA præsenterede på mødet en boligsocial strategi- og handlingsplan for 2014 og 2015, som skal bidrage til at klarlægge og synliggøre ALBOA s boligsociale indsatser. Planen er opdelt i en gennemgående del (formål, principper, organisering og økonomi) og en dynamisk del, der er de årlige handlingsplaner, der revideres fra år til år. Nye tiltag i 2014/15: Sociale vedligeholdelsesplaner Beboerdemokratiudvikling Lokale jobs og praktikpladser i bygge- og renoveringssager Konfliktmæglingsindsats Igangværende boligsociale områder. Tiltag og status 2014/15: Ny boligsocial helhedsplan i Viby Syd. Initiativer vedr. torvet omkring Rosenhøj har haft en positiv effekt Håndværkerparken ny organisering i beboerhuset P4 Rundhøj (torv) en række møder involverende bl.a. rådmand og politi, har givet mere ro Vejlby Vest ministeriet har fokus på området og opfordrer til initiativer Det var ALBOA s generelle holdning, at man ønske en større kommunal tilstedeværelse i de udsatte boligområder. ALBOA s dispositionsfond kan yde støtte til boligsociale indsatser i de enkelte boligafdelinger enten som en fuld finansiering af indsatsen eller som et supplement til anden finansiering fra Landsbyggefonden eller andre fonde/puljer. I ovenfor nævnte likviditetsoversigt til 2023 er der indregnet 3 mio. kr. årligt til boligsocialt arbejde finansieret af dispositionsfonden. 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation I forlængelse af dialogen vil der være fortsatte drøftelser om utilstrækkelige henlæggelser og niveauet på årlige henlæggelser i fremtidige budgetter Realkreditlån med afdragsfrie perioder kan fortsat ikke forventes godkendt. På baggrund af styringsdialogen for 2014 vil kommunen foreslå, at det aftales, at ALBOA løbende informerer Aarhus Kommune, Alment Byg-
geri, om eventuelle fremtidige planer for nybyggeri af almene boliger samt planlagte grund- og ejendomskøb/salg uden for Aarhus Kommune. Dette har baggrund i Aarhus Kommunes overordnede tilsynsforpligtigelse som hjemstedskommune for ALBOA.