I reform til fremtiden Nyhedsbrev for Danmarks Domstole 23.november 2006 1. Kørsel mellem midlertidige adresser og tjenestesteder 2. Flytning af tinglysningsservere og pc ere 3. Inventar og flytning 4. Overgangen til Citrix 1. Kørsel mellem midlertidige adresser og tjenestesteder Domstolsreformen vil nogle steder bevirke et øget behov for transport efter nytår mellem hovedtingstederne og retternes midlertidige tjenestesteder. Styrelsen er i den forbindelse i særdeleshed blevet spurgt til reglerne for kørsel i egen bil, og reglerne for anvendelse af lav eller høj kørselstakst. Reglerne om kørselsgodtgørelse findes i Personalestyrelsens Cirkulære om Tjenesterejseaftalen af 30. juni 2000. På baggrund af Domstolsreformen gives neden for en overordnet gennemgang af det generelle regelsæt. Udgangspunktet i Tjenesterejseaftalen er, at der skal være tale om en merudgift for medarbejderen, før der er tale om en tjenesterejse, der kan godtgøres. Denne hovedregel er god at holde sig for øje i de mange kombinationer af kørsel, der kan opstå. Det er f.eks. ikke en merudgift i tjenesterejsesammenhæng, at transportere sig selv på arbejde, selv om reformen måske betyder, at man nu får længere end før. I det tilfælde skal medarbejderen foretage fradraget for transport på egen selvangivelse som hidtil, og den pågældende godtgøres ad denne vej for den forlængede rejse. Kører medarbejderen derimod til et midlertidigt tjenestested, som er forskelligt fra dér, hvor den pågældende har fast tjenestested, er der tale om en merudgift, der kan godtgøres af retten. Det bemærkes dog, at et midlertidigt tjenestested i tjenesterejsemæssig forstand ikke er et sted, hvor medarbejderen gennem lang tid har sin faste og eneste arbejdsplads. Midlertidigt tjenestested forudsætter, at man jævnligt bevæger sig fra det ene tjenestested til det andet, eller reelt er midlertidigt placeret i en kortere periode. Det vil i nogle tilfælde være den enkelte præsidents afgørelse, om et tjenestested er midlertidigt eller ej. Er der tvivl, bør spørgsmålet diskuteres med styrelsen for at sikre, at den pågældende medarbejder ikke kommer i klemme skattemæssigt. Rejser mellem rettens forskellige adresser er naturligvis tjenesterejser forbundet med en merudgift. Hvilket transportmiddel medarbejderen får lov at anvende afhænger af den enkelte situation. Det er i den forbindelse vigtigt at understrege, at medarbejdere, hvor det kan lade sig gøre, som udgangspunkt skal benytte offentlige transportmidler. Kørsel i egen bil (også til lav sats) forudsætter, at retten på forhånd godkender kørslen som værende det
Side 2/5 mest økonomiske og/eller hensigtsmæssige. Godtgøres der for kørsel i egen bil til et midlertidigt tjenestested, skal man være opmærksom på skattereglerne, hvorefter der kun må godtgøres det antal kilometer, der ligger udover det antal kilometer, den pågældende alligevel ville være kørt på arbejde den dag. Denne problematik er nærmere beskrevet på intranettet i Administration af indenlandske tjenesterejser: Er der grundlag for at udbetale kørselsgodtgørelse til høj sats, skal retten udfærdige en skriftlig kørselsbemyndigelse jf. Tjenesterejseaftalens paragraf 15: Hvis der til en stilling er forbundet regelmæssig kørsel af større omfang og/eller speciel art i privat bil, kan tjenestestedet udfærdige en skriftlig kørselsbemyndigelse til den ansatte. Bemyndigelsen skal være personlig, og indeholde en afgrænsning af de rejser, som kan foretages i henhold til denne. I forbindelse med tilladelse til kørsel efter høj sats er det vigtigt, at retten kan dokumentere, at kørsel til høj sats er nødvendig. Hvis skattevæsenet foretager en ligning på en given medarbejder, og ikke finder grundlaget for kørsel til høj takst tilstrækkeligt, vil pågældende blive beskattet af hele beløbet. Argumentet er, at kørsel til høj takst ikke må benyttes som et indirekte løntilskud. Sammenfattende er der fem spørgsmål i beslutningen om ydelse af rejsegodtgørelse: Er der tale om en merudgift for medarbejderen og ikke blot en forlænget rejsetid til og fra arbejde? Er det tale om en rejse mellem tjenestesteder, eller til et midlertidigt tjenested, hvor medarbejderen ikke sidder permanent? Er der mulighed for offentlig transport? Hvis der godtgøres for kørsel i egen bil, skal det være godkendt og godtgøres til lav sats. Man skal iagttage de generelle regler for kørsel i egen bil, jf. Administration af indenlandske tjenesterejser. Vurderes det, at kørslen er omfattet at Tjenesterejseaftalens paragraf 15, skal der udfærdiges en skriftlig kørselsbemyndigelse til den enkelte. De spørgsmål, der allerede har været på dette område, viser, at det nogle gange kan være svært blot med de generelle regler, at afgøre om der er tale om en merudgift eller ej, samt hvor meget der kan godtgøres. Kontakt derfor Gert Larsen, tlf. 33 95 58 78, gel@domstolsstyrelsen.dk, hvis der er tvivl. Retur til top 2. Flytning af tinglysningsservere og pc ere Styrelsen er blevet bekendt med, at flere retter planlægger at flytte tinglysningen sammen på en fysisk lokation inden det store flytteudbud.
Side 3/5 Det kan ikke ske ved kun at flytte server og pc ere. CSC Danmark og styrelsen skal omkonfigurere serveren teknisk for, at den kan benyttes på den nye lokation. Serveren må således under ingen omstændigheder flyttes, før der er foretaget de nødvendige ændringer. For at kunne koordinere dette, bedes retterne senest den 30. november 2006 meddele styrelsen: Hvilken dato ønsker retten at samle tinglysningen? Hvilke tinglysningskontorer er der tale om at samle? Hvilken fysisk adresse bliver tinglysningen placeret på? Informationerne sendes til Karina Jensen, kaj@domstolsstyrelsen.dk. Derefter vil styrelsen vurdere, om flytningen kan ske på de ønskede datoer og vende tilbage. Retur til top 3. Inventar og flytning Vi har gennem den seneste tid fået mange spørgsmål om inventar og flytning. Spørgsmålene går blandt andet på, om man som medarbejder kan få sit skrivebord mv. med sig til den nye ret, man skal arbejde i den 1. januar 2007, og om der er afsat penge til nye kontormøbler. Inventar Der er i forbindelse med forhandlingerne om de økonomiske rammer for domstolsreformen kun blevet afsat yderst få centrale midler til indkøb af nyt retssalsinventar. Der er ikke afsat midler i reformøkonomien til indkøb af andre former for inventar. De udgifter, der måtte blive til andre typer af møbler, herunder nye reoler, stole, skriveborde, mødeborde, mv., skal derfor afholdes inden for den nuværende bevillingsmæssige ramme, herunder over retternes selvforvaltning. Som beskrevet i Reformnyt68 er det årsagen til, at styrelsen med tilslutning fra Reformstyregruppen har besluttet at prioritere de meget få centrale midler til inventar i følgende rækkefølge: 1) Inventar til retssale 2) Arbejdsmiljø og sikkerhed i retten (overfaldsalarmer og lignende) 3) Inventar til lokaler, der skal anvendes til repræsentative formål, eller hvor publikum har adgang 4) Inventar til lokaler, der ikke skal anvendes til repræsentative formål, eller hvor publikum ikke har adgang. Da udgifterne til indkøb og opsætning af nyt inventar til retssalene samlet set udgør et væsentligt større beløb, end der samlet er afsat til køb af nyt inventar, vil der kun i helt særlige tilfælde blive mulighed for, at styrelsen af centrale midler kan betale for nyt inventar til kontorer og andre lokaler, hvor offentligheden f.eks. ikke har adgang.
Side 4/5 Vi skal derfor henstille, at byretterne i videst muligt omfang genanvender det inventar, der allerede findes ved retterne i dag. Flytning Spørgsmålet om inventar hænger nøje sammen med flytning, fordi der ligesom inventar er afsat begrænsede midler til flytning af inventar. Det er en afgørende forudsætning for, at den samlede reformøkonomi hænger sammen, at flytning af inventar, sager, mv. gennemføres efter de retningslinjer, der er anført i Reformnyt72. Flytningerne i forbindelse med sammenlægningen af retterne skal ske så billigt som muligt. Der er ikke afsat penge til, at hver enkelt medarbejder kan få sit eget skrivebord, kontorstol og reoler med til sin nye arbejdsplads. Men der kan selvfølgelig være meget særlige tilfælde, hvor udgangspunktet kan fraviges. Vi har siden udgivelsen af Reformnyt72 erfaret, at man flere steder alligevel ønsker at flytte en medarbejders skrivebord, mv. til den pågældendes nye arbejdsplads. Vi skal i den anledning indskærpe, at udgifter til den slags flytninger alene vil blive godkendt af Domstolsstyrelsen, hvis der er tale om, at helt særlige personlige forhold gør det nødvendigt for den pågældende at få flyttet hans/hendes skrivebord mv. med til den nye arbejdsplads. Det vil således ikke udgøre en tilstrækkelig begrundelse, at der for nylig er indkøbt nyt inventar til en medarbejders kontor eller lignende. Inventaret tilhører med andre ord ikke den enkelte medarbejder. Herudover er det vigtigt, at byretterne forud for flytningen har skabt sig et overblik over, hvilket inventar der allerede findes i de nuværende retsbygninger, og derefter får aftalt en fordeling af inventaret blandt de nye byretter, således at ingen retter kommer til at mangle inventar i forbindelse med reformen. Eventuelt overskydende inventar skal tilbydes andre byretter via inventarbørsen på intranettet, således at andre byretter kan få glæde af det. Inventarbørsen kan også bruges til at bytte møbler. Eventuelle udgifter til sådanne flytninger af inventar skal som udgangspunkt betales af retternes selvforvaltning. Byretterne skal samtidig være opmærksomme på, om det f.eks. vil være billigere, hvis alt inventar fra én retsbygning flyttes til en anden retsbygning, selvom retskredsen, hvor den pågældende retsbygning er beliggende, skal deles imellem to eller flere byretter, eller medarbejderne skal flytte til flere forskellige byretter. Fordeling af inventar i den enkelte byret Præsidenterne skal hver især overveje, hvordan møblerne i den enkelte byret mest hensigtsmæssigt bliver fordelt. Præsidenterne skal i den forbindelse være særligt opmærksomme på,
Side 5/5 at den prioritering af de centrale midler til indkøb af inventar, som Reformstyregruppen har tilsluttet sig, jf. ovenfor, også bør anvendes ved overvejelserne om, hvordan det eksisterende inventar skal fordeles.. Retur til top 4. Overgangen til Citrix Styrelsen har nu ca. halvdelen af retterne på Citrix. Overgangen til Citrix medfører en del rettelser. Det har desværre ikke været muligt at få disse rettelser ordnet efterhånden, som de er blevet meldt ind. Vi arbejder på højtryk for at udbedre fejl og mangler, og vi håber på jeres forståelse for, at ikke alle kan ordnes fra dag til dag. Retur til top