Notat. 1. Etablering af den sammenlagte hjemmepleje på én adresse

Transkript

1 Til: Kopi til: ØKU og KMB MADB og INKR BALLERUP KOMMUNE Dato: 10. juni Kontakt: Karsten Schrøder Sagsid: P Notat Sammenlægning af Hjemmeplejen på Telegrafvej 4 1. Etablering af den sammenlagte hjemmepleje på én adresse 2. Ombygningen af Telegrafvej 4 3. Konsekvens af flytningen 4. Gevinstrealisering vedr. driften 1. Etablering af den sammenlagte hjemmepleje på én adresse Udgangspunktet for sammenlægningen af Hjemmeplejen er den hidtidige placering på to adresser, Dyregårdsvej 5A og Telegrafvej 4. Førstnævnte adresse fraflyttes nu, så sammenlægningen sker på Telegrafvej. På Telegrafvej har Hjemmeplejen hidtil rådet over m2 fordelt på to etager plus kælder. På Dyregårdsvej er der tale om m2 fordelt på en etage og kælder. Ekskl. kælderareal er tallene m2 hhv i alt m2. På Telegrafvej har Kompetencecentret hidtil også haft til huse og rådet over 355 m2 på 3. sal idet det samlede lejede areal er på = m2. Dette areal overgår med sammenlægningen til Hjemmeplejen. Med sammenlægningen stilles hele lejemålet på Telegrafvej altså til rådighed for Hjemmeplejen. Dette indebærer et lavere samlet antal kvadratmeter, som dog kan rumme alle funktioner i og med at pladsen bliver meget bedre udnyttet. 2. Ombygningen af Telegrafvej 4 Der er forberedt en ombygning af lejemålet på Telegrafvej, således at den sammenbragte hjemmepleje kan flytte ind i lokaler, der understøtter formålet med Side 1

2 sammenlægningen. Planløsningen er fundet i samarbejde med brugerne. Der vil i samme ombæring ske en vis istandsættelse af lokalerne. Til dette formål er der brug for i alt 3,5 mio. kr. ekskl. moms. Selve gennemførelsen af byggesagen er planlagt i samarbejde med brugerne, sådan at omfanget har kunnet optimeres. Lejemålet på Telegrafvej består af en del grupperum, cellekontorer, møderum og omklædningsrum. For at få plads til de i alt 9 teams, kræver det flytning af skillevægge, således at der skabes lokaler der kan rumme mødebord til mellem 20 og 25 personer + 6 arbejdspladser. Til hvert team skal der være et selvstændigt teamlederkontor. Dette kan gøres ved dels at inddrage møderum og dels ved at flytte omklædningsrum på 2. sal til det tidligere mødecenter. Kompetancecentrets tidligere lejemål på 3. sal inddrages ligeledes. Økonomien er baseret på en indretning, hvor færrest vægge fjernes. Til hvert teamrum indbygges der et glasparti (brandglas) svarende til et dørhul, således at der kan registreres aktiviteter omkring rummet. Når rummene nyindrettes skal systemlofterne også tilpasses, idet der vil opstå steder, hvor de ikke hænger i samme højde, hvor lystændingen i rummet ikke kører på samme tænding. Endvidere skal flere rum opmales. Ventilationen skal tilsvarende tilpasses rummets størrelse m.m. Gulve udbedres med en stribe hvor vægge fjernes. Er der niveauforskel, skal gulvet rettes op og hele belægningen udskiftes. Overordnet set vil følgende ske; I kælderen udskiftes vinylbelægningen i omklædningsrummene, rummene opmales og gangen adskilles i gavlen med en dobbeltdør så gangen i lejemål opmales og belysningen udskiftes så rummet fremstår mere imødekommende. Endvidere indrettes motionsrummet med fitness udstyr. Kælderen skønnes at koste ca kr. På 2. og 3. sal tilpasses indretningen så der indrettes teamrum og teamlederkontor til de 9 teams. Der indbygges glasparti til hvert teamlokale og til møderum. En del af caféen inddrages til depot eller møderum. Omklædningsrum ved facaden flyttes ind i det tidligere mødecenter. Rum opmales, lofter og belysning tilpasses, gulv udbedres og vil således fremstå som de nuværende pæne rammer. Ventilationen tilpasses ny indretning. Samlet skøn for 2. og 3. sal er ca kr. (heraf udgør de kr. til ventilationstilpasning som skal udføres af husets egen entreprenør). Dertil kommer der omkostninger til en flytning, noget midlertidigt edb m.m. på kr. samt et rådighedsbeløb på kr. til uforudsete omkostninger. Byggearbejderne er planlagt til at vare tre måneder. Ibrugtagning af de nye faciliteter ventes at ville kunne ske pr. nytår Side 2

3 3. Konsekvens af flytningen Samlingen af Hjemmeplejen på Telegrafvej muliggøres af, at Kompetencecentret flytter ud. Konsekvensen af flytningen er desuden af lejemålet på Dyregårdsvej 5A kommer til at stå tomt. Mulighederne for, hvad denne bygning så skal bruges til, er flere. En ekstern lejer kan overtage lejeaftalen, hvorved Ballerup Kommune udtræder som lejer. Lejekontrakten opsiges. Dette kræver en forhandling, eftersom kontrakten først udløber i Pladsen bruges som buffer i relation til kommende flytninger af andre kommunale organisationsenheder, der flytter ind for en tid. Det kunne fx være Kompetencecentret. 4. Gevinstrealisering vedr. driften Det er en vigtig forudsætning for den nuværende organisering af hjemmeplejen med opdeling i fagteams, at hjemmeplejen samles på en matrikel. Nedenstående konkrete eksempler fra driften i hjemmeplejen illustrerer gevinstrealiseringen. De fleste eksempler viser, at der kan skabes mere effektivitet og kvalitet i opgaveløsningen, som samlet betyder, at der kan spares på driften. Denne optimering er vigtig i forhold til at imødese et øget pres på området, og tænkes derfor også omsat indenfor området. Efter eksemplerne ses en opgørelse over den samlede gevinstrealisering i kr. A)Depot af sygeplejeartikler Lageret kan minimeret, men forbruget vil være uændret. Der spares personaletimer ca. 6-7 timer pr. uge, da der kun skal sættes på plads på et lager. Der vil være mindre spild, da varerne ikke ligger på depot og bliver for gamle. B)Biler Vi har 40 biler i alt muligvis kan der spares 4-6 biler, men det forudsætter, at der optimeres i planlægningen. Det vil også kræve indkøb af flere el-cykler + regn- og vindtættet tasker til sygeplejeartikler. Der vil kunne spares en servicemand på 30 timer pr. uge. C)IT Der er medarbejdere, der har arbejdsstationer på begge matrikler eller de har bærbare pc er med dockingstationer og skærme her vil der kunne spares lidt på dette IT udstyr. D)Inventar Udgangspunktet er, at der ikke skal købes yderligere inventar ved en sammenlægning. Der skal fremover kun vedligeholdes inventar på en matrikel. Overskydende møbler vil kunne genanvendes andre steder i kommunen. Side 3

4 E)Transporttid Kørsel nedbringes meget for lederne, sekretariat, stab, AMR, MED og superbrugere. I forhold til plejen forventes det, at vejtiden overordnet vil være uændret. Mindre transporttid giver bedre udnyttelse af arbejdstiden = større effektivitet og produktivitet og også bedre arbejdsmiljø generelt. Det er endvidere meget væsentligt at lægge vægt på, at sammenlægningen vil styrke ledelsen og synligheden/nærheden af denne. F)Arbejdsgange Der spares tid på koordinering. Der vil være mindre dobbeltarbejde. Der vil komme en god synergieffekt og mere effektiv planlægning, når alle sam-les på en matrikel. Der bliver bedre tid til personaleledelse, da lederne ikke skal bruge så meget vejtid til møder dermed også mere tid til kerneopgaven, samt større produkti-vitet. Der skabes hurtigere sagsbehandling og mere effektive arbejdsgange. G)Optimering på energiforbruget Bedre overblik over f.eks. vandsparearmaturer, bedre og billigere lyskilder mm. En matrikel = kun et sæt regler at forholde sig til = en fælles kultur. H) Diverse Rengøring mm. Sammenfatning af ovenstående gevinstrealisering vedr. driften økonomi / kvalitet Områder, hvor der kan gevinstrealiseres Gevinst / Besparelse i kr. Gevinst / Kvalitetsløft i kr. Investering / udgift i kr. A)Depot af sygeplejeartikler B)Biler Personale: kr Artikler udløbet på dato: kr * Reduktion i leasing af hybrid biler: Kr Personale: Kr C)IT Afskaffelse af 4 computere: Kr * D)Inventar 0,00 Køb af 7 ekstra elcykler: Kr ekstra vejtid Købe af cykeltasker: kr Side 4

5 E)Transporttid Reduktion af tabt arbejdstid på vejtid for ledelse, superbrugere, stab og K-team: Kr Reduktion af kørselsgodtgørelse: Kr Mere tid til borgere ved mindre vejtid. F) Arbejdsgange Er indeholdt i ovenstående omkring transporttid. G) Optimering på energiforbruget kr H) Diverse Mindre rengøring: Kr Samlet: Kr Kr *) ikke medtaget i sammentællingen pga. beløbets størrelse Kr Årligt besparelsespotentiale (fratrukket investering): 0,5-1,0 mio.kr. Årligt kvalitetsløft /omregnet gevinstpotentiale: kr. Side 5