Dansk Kirkemusiker Forening Roskilde Stiftskreds Referat af bestyrelsesmødet d. 14/2 2012 hos Frank Mejer. Referent: JF Tilstede: EH, FM, MB, JF Pkt. I : HB-mødet den 6/2 2012 HB-mødets dagsorden havde følgende overordnede punkter: 1. Godkendelse af beslutningsprotokol fra sidste hovedbestyrelsesmøde d. 21/11-2011. 2. Møde om øget samarbejde mellem Organistforeningen, DOKS og DKF 3. Meddelelser fra formanden herunder høringssvar 4. Meddelelser fra sekretariatet herunder faglige sager og den økonomiske situation 5. Tillidsrepræsentantordning lokale lønforhandlinger og afgrænsning i øvrigt adgang til IT-skrivebordet. 6. Konstituering herunder nedsættelse af udvalg 7. Hvervekampagne 8. 2-dages HB-møde 9. Landsmøde 2011 10. Visioner 11. Hjemmesiden, DKT som tryksag - Brochure 12. Tidspunkt for næste HB-møde 13. Eventuelt Vedr. JF s referat fra HB-mødet: Der mangler en angivelse af tilstedeværende og fraværende. JF formodede at dette ville fremgå af det officielle referat, men det viste sig ikke at være tilfældet. Ad pkt. 2) Samarbejde mellem Organistforeningen, DOKS og DKF EH spørger hvem der var med til at diskutere en mulig sammenlægning med Organistforeningen (OF) ved mødet i Kommunernes Landsforening, hvor formanden samt en repræsentant mere for foreningen skal være med. JF mener at kunne huske, at Jan Thor Callesen og Merete Sand var med til mødet. Hovedbestyrelsen er blevet pålagt at søge en sammenlægning med i hvert fald OF. Det langsigtede mål er at indgå i et samarbejde med Organistforeningen, der efterfølgende kan indgå i et samarbejde med DOKS, kun på denne måde er en sammenlægning af alle fagforeningerne mulig. FM spørger hvor man kan finde DKF-overenskomsten. EH svarer, at den kan findes på DKF s hjemmeside, samt på Kirkeministeriet hjemmeside. Ad pkt. 3) Meddelser fra formanden 1
EH: Kirkeministeriet har en høringsprotokol, hvor man kan se opfodringer til høringer og høringssvar. Hvis provstiudvalgets rolle bliver at udmåle stillinger, får dette udvalg den afgørende magt, hvilket vil kunne misbruges til at undgå overenskomstansættelser af kirkesangere, f.eks. ved normeringer på 7,9 timer. FM beretter, at menighedsrådene i Holbæk Provsti samarbejder om at aflønne vikarer så lavt som muligt. Biskop Peter Fischer-Møller har tidligere holdt foredrag i provstiet, med udgangspunkt i at flere frivillige skulle melde sig til MR, så de kan udføre mere menighedsrelateret arbejde, mens det administrative ansvar ordnes centralt. Ad pkt. 4) Meddelelser fra sekretariatet EH: Forslaget om at DKF skal opkræve et gebyr for medlemmer der ikke er tilmeldt Betalingsservice skulle have været på dagsordenen, så suppleanterne kunne have haft fuldmagt med fra HB-medlemmet til afstemningen. Ad pkt. 5) TR-ordningen EH: TR-funktionerne skal være afgrænset krystalklart. EH mener i modsætning til JTC ikke at det er en brudsag hvis MR svarer for sent, det bliver det først hvis forholdet bliver gjort gældende som en brudsag af DKF. TR burde i denne forbindelse kunne kontakte MR og gøre opmærksom på at forhandlingen skal færdiggøres. Fremgangsmåden er, at hvis bruddet bliver gjort gældende i Moderniseringsstyrelsen, vil MR s bod tilfalde DKF gennem CO10. Derefter kan man søge om forlig med MR. EH: Det er ikke korrekt når JTC siger at man kan hente alle relevante oplysninger uden for IT-skrivebordet, da skrivebordet desuden rummer meddelelser og vejledninger fra Kirkeministeriet, Menighedsrådsforeningen, stifterne og provsterne til menighedsrådene. Det hører ingen steder hjemme, at et ministerium bruger en privat interesseorganisations (dvs. Menighedsrådsforeningens) faciliteter til at udsende meddelelser, hvilket bl.a. Ulrik Søborg har gjort opmærksom på mange gange. EH vil spørge sin menighedsrådsformand om muligheden for at få et personligt abonnement på IT-skrivebordet. FM har fra JTC fået en liste over hvilke OK-ansatte der er DKF-medlemmer i stiftskredsen, samt over hvilke OK-ansatte man i øvrigt har været i kontakt med. Ad pkt. 6) Konstituering EH: HB-medlemmet er stiftskredsens medlem i udvalgene, så medlemmet skal repræsentere stiftskredsens holdning i de relevante udvalg. 2
Vedrørende valg til diverse udvalg, havde FM modtaget et Excelark med afkrydsning i prioriteret rækkefølge. FM havde afkrydset fire udvalg, og er kommet med i tre af disse. EH: Udvalgene mangler et kommissorium (en opgaveafgrænsning). Der mangler et politisk-strategisk udvalg. Ad pkt. 7) Hvervekampagne FM: Roskilde stift består af 164 pastorater. Stiftskredsen har pt. 89 medlemmer, hvilket udgør måske 30% af de mulige medlemmer? EH: Selv KM ved ikke hvor mange mulige stillinger der er. Personalestyrelsen godkendte DKF som forhandlingsberettiget for de honorarlønnede i midten af 00 erne, selv om man ikke kendte det faktiske antal stillinger. FM: Forbereder en Access-database som baggrund for markedsføringsindsats. Laver stamdata for alle stiftets arbejdspladser ved dataudtræk fra bl.a. sogn.dk. og stift.dk, med unik identifikation af hvert sogn. Dette kan efterfølgende bruges som et grundlag for en indsats på landsplan. FM følger for tiden et Access-kursus på nettet. Et redskab til at skaffe oplysninger om ansatte kirkemusikere kunne være forespørgsler til de andre ansatte, f.eks. kan man kontakte graveren, hvis der ikke forefindes kontaktoplysninger på organist og kirkesanger. EH: Det vil være hensigtsmæssigt at markedsføre foreningen på provstiniveau. FM: Telemarketing, at ringe folk op og snakke med dem, er det bedste redskab. Facebook m.v. er en biting i den forbindelse. En anden mulighed er orienteringer for ikkemedlemmer. EH: Det kan virke godt at de eksisterende medlemmer også er til stede ved sådanne møder. EH: Det er meget vigtigt at stiftskredsen løbende får informationer vedrørende ændringer i medlemskredsen fra sekretariatet, så vi ikke kontakter de forkerte, eller har forkerte oplysninger om dem vi kontakter. Ad pkt. 10) Visioner EH: Det er praktisk umuligt at lade HB definere alle holdninger når båndet ruller i et interview, landsformanden bør være klædt på til at udtale sig på foreningens vegne. FM: Det bør defineres hvad der er sekretariatets og stiftskredsenes opgave med hensyn til markedsføring. 3
Ca. 90% af medlemmerne i stiftskredsen er tilmeldt med en emailadresse. Nogen har meldt sig ud alene fordi de aldrig hører fra foreningen. Det er træls at man selv skal logge sig ind på hjemmesiden for at finde artikler. FM foreslår at man udsender meddelelse til medlemmerne i et PDF-format der kan printes ud som et blad, og så sender en udprintet version til dem der er uden mailadresse. Dette gør produktionsprocessen enkel, og det er ikke ret dyrt. Dette kunne være Benedicte Christiansens opgave. Den største udgift ved at producere et blad er distributionen, den næststørste er produktionen begge disse ting forsvinder ved den nævnte PDFdistribution. EH opsummerer: Stiftskredsen har fået tildelt følgende opgaver af HB: 1. Udarbejdelse af visioner. 2. Hvervning af medlemmer. Vi må have besked vedrørende OK-ansatte ikke-medlemmer i stiftskredsen. FM har også liste fra Jan over hvem der har haft kontakt til sekretariatet (interesserede, tidligere medlemmer, osv.), der kan bruges som grundlag for en hvervekampagne. Ad pkt. 11a) Foreningens hjemmeside (herunder Facebook-profiler) EH har set på DKF s side på Facebook, der er oprettet i MBS navn. Man kan for øjeblikket komme med kommentarer til det der er lagt ind, og gå videre ud fra nogle links, men andet kan man ikke gøre. FM: Facebook er primært et gratis debatforum. Det er reklamefinansieret. Man kan oprette to hovedtyper af sider, med tre grader af fortrolighed: 1. En væg, som foreningens medlemmer har en plads på. Profilen kan være åben, lukket eller hemmelig. 2. Interessegruppe, der er en profil der ligeledes kan være åben, lukket eller hemmelig. Administratoren kan styre hvem der er medlem, ud fra hvilke emailadresser der har adgang. En hemmelig gruppe kunne f.eks. være alle medlemmer i Roskilde Stiftskreds. Da nogen DKF-medlemmer også er MRmedlemmer, kan dette forum ikke være 100% konfidentielt, hvilket skal angives i forummet. Men det er en platform, hvor man f.eks. løbende kan have afstemninger blandt medlemmerne. Facebook bliver brugt af mange yngre mennesker, der er målgruppen for denne kommunikationsform. Stiftskredsen har ikke indflydelse på formen i Facebook, men kan bruge tjenesten i den form den er skabt. 4
Frank har oprettet en side med DKF Roskilde, en åben væg. Der bør også være en åben og en lukket gruppe. EH bemærker, at forbogstaverne DKF giver grundlag for misforståelser, da de bliver brugt som forkortelse for adskillige foreninger. Stiftskredsens facebook-adresse er: DKF.Roskilde.stift@groups.facebook.com Ved Google-søgninger vil der komme henvisninger til DKF-profilen. I det lukkede afsnit kan man blogge, f.eks. vedrørende OK-forhold, og uploade diverse dokumenter. Man kan godt skrive noget grimt om chefen i et lukket forum, det kan ikke bruges legalt set, men et MR-medlem kan selvfølgelig godt ad omveje få kendskab til det. Det er vigtigt at pointere at dette er et debatforum, ikke et forum for sagsbehandling. EH: Det ville være godt med meddelelser fra bestyrelsen til medlemmerne, der var adskilt fra den øvrige debat. På et eller andet tidspunkt efter næste HB-møde kommer der henvendelse fra CO10 vedrørende ønsker til OK13. Dette var et godt sted at starte en debat på Facebook. Det bør overvejes hvordan logoet skal se ud, DKF s hjemmesides løsning er ikke god. Bestyrelsesmedlemmerne opfordres til at komme med forslag til Facebook-siden inden den for alvor går i luften. Der er nu henvisning fra DKF s hjemmeside til stiftskredsens facebook-side og omvendt. Bestyrelsen bør tilmelde sig med en billedprofil. FM: Facebook er et debatforum på godt og ondt, bestyrelsen behøver ikke have én fælles holdning, diskussionerne kan forløbe på kryds og tværs, og så videre. Man kunne i princippet have det samme på en hjemmeside, men Facebook er gratis og nemt at bruge. Ad pkt. 11b: Brochuren EH kommenterer brochuren: Der er ingen kollektive CO10-fordele som sådan, da det er den enkelte organisation der skal være tilmeldt. CO10-fordelene er ikke nævnt på hjemmesiden. Organisationsaftalen er slet ikke omtalt i brochuren. FM: Medlemsskab af Forbrugsforeningen er et væsentligt salgsargument. Dette skal sammen med de øvrige CO10-tilbud præsenteres som en samlet pakke. EH: Foreningen er for kirkemusikere, ikke korledere og kirkekorsangere. EH vil udarbejde skrivelse vedrørende kritik af brochuren. Pkt. II: Eventuelt 5
FM: Har haft kontakt til Maja Trayhorn, der havde mange spørgsmål vedr. fleksjob. FM sendte hende videre til landskontoret. EH: Både selve ansættelsen og fleksordningen skal godkendes af DKF. 6