Vigtigt at vide om sygdom Vigtigt at vide om sygdom indeholder en gennemgang af nogle problemstillinger, som du skal være opmærksom, hvis du har sygemeldte medarbejdere. Syge medarbejdere vil ofte kunne blive omfattet af forbuddet mod forskelsbehandling, hvis sygdommen har karakter af et handicap. I så fald kan det blive meget vanskeligt at afskedige en syg medarbejder. Politik for sygemelding Flere og flere arbejdsgivere oplever at have langtidssyge medarbejdere. Undersøgelser har vist, at hvis en butik har faste procedurer i forbindelse med sygdom en sygepolitik så er der større chance for, at medarbejderen kommer tilbage på arbejde igen. En sygepolitik indeholder blandt andet retningslinjer for kontakten mellem arbejdsgiver og medarbejder. Kontakt DSK, hvis du ønsker hjælp til udvikling af en sygepolitik. Regler for sygemelding i kontrakten Mange butikker har problemer med, at medarbejderne melder sig syge via sms. Hvis dette skal undgås, skal butikken sørge for at informere medarbejderne om, at sygemeldingen pr. sms ikke er tilladt. Dette kan f.eks. fremgå af en sygepolitik, personalehåndbogen eller direkte i ansættelseskontrakten. Ansættelseskontrakterne fra DSK tager højde for dette og findes på www.dsk.dk. Plan for håndtering af sygdom I mange tilfælde har arbejdsgiver ikke en plan for, hvordan sygdom (særligt langtidssygdom) helt praktisk skal håndteres i butikken. Arbejdsgiver skal gøre sig overvejelser om, hvorvidt det nuværende personale kan dække butikken ind, eller om der skal tages en vikar ind, hvor længe butikken kan køre uden medarbejderen, og hvem der skal varetage medarbejderens ansvarsområder. Notering af al sygdom I forbindelse med brug af 120 dages reglen og ved fratrædelsesaftaler opstår der ofte tvivl om, hvor mange dage medarbejderen har været syg. Det er derfor vigtigt at få noteret og bekræftet alle sygedage for alle medarbejdere. Alle sygedage også enkeltdage/delvist sygefravær - skal konsekvent noteres, idet alle dage/timer tæller med i opgørelsen af de 120 dage. Kontakt DSK, hvis du har tvivl omkring opgørelsen af sygedage.
Hold sygefraværssamtale inden 4 uger Lovgivningen stiller krav om, at arbejdsgiver skal holde en sygefraværssamtale med medarbejderen, inden der er gået 4 uger fra første sygedag. Sygefraværssamtalen er en god mulighed for arbejdsgiver til at få et overblik over situationen og samtidig fastholde den gode dialog med medarbejderen. Indkaldelsen til samtalen skal sendes med en afleveringsattest, så arbejdsgiver kan dokumentere indkaldelsen. Formålet med samtalen er at få viden om, hvorvidt arbejdsgiver kan gøre noget for at få medarbejderen tilbage. Ved langvarig sygdom bør der indhentes en lægeerklæring (friattest), en varighedsattest eller en mulighedserklæring. Samtalen bør følges op med et skriftligt referat, som efterfølgende sendes til medarbejderens godkendelse. DSK anbefaler, at der holdes flere sygefraværssamtaler, hvis sygefraværet overstiger de 4 uger. Løbende kontakt og lægeerklæringer DSK oplever ofte, at arbejdsgiver mister kontakten med medarbejderen under et langt sygeforløb. Det kan være svært at starte en dialog op efter flere måneders fravær. Sørg for at have en løbende kontakt med den sygemeldte medarbejder. Kontakten kan have form af telefonsamtaler eller sygefraværssamtaler kombineret med en løbende indhentning af lægeerklæringer. Det kan også være relevant med rundbordssamtaler med kommunen - særligt hvis der er tale om en sygemeldt handicappet medarbejder. Handicappede medarbejdere En medarbejder er handicappet, hvis vedkommende har en helbredelig eller uhelbredelig sygdom, som begrænser vedkommende fysisk, psykisk eller mentalt i at udføre sit arbejde på lige fod med sine kollegaer. Bemærk at begrebet kan favne meget bredt. Eksempelvis er fleksjobmedarbejdere næsten altid handicappede. Handicappede medarbejdere er beskyttet mod afskedigelse af reglerne i Lov om forskelsbehandling. Vurder behovet/muligheden for tilpasninger Hvis den sygemeldte medarbejder er handicappet stiller Lov om forskelsbehandling krav om, at arbejdsgiver tager initiativ til tilpasninger. Samtaler med medarbejderen, kommunen eller indholdet af lægeerklæringer vil kunne afsløre, hvad der kan være en relevant tilpasning. Det kan f.eks. være nedsættelse af arbejdstiden, hæve/sænke bord eller tilpassede arbejdsopgaver. Alle tilpasningsmuligheder skal være udtømt, inden arbejdsgiver skrider til afskedigelse af en sygemeldt handicappet medarbejder. Eventuelle tilpasninger skal være relevante og hensigtsmæssige, men butikken skal ikke pålægges en uforholdsmæssig byrde ved etableringen af tilpasningen.
Søg refusion inden for fristerne Når arbejdsgiver betaler løn under fraværet, skal butikken anmelde fraværet senest 5 uger efter 1. fraværsdag. Der kan udbetales refusion for et tidsrum, der ligger indtil 3 måneder forud for refusionsanmodningen. Er fraværet anmeldt for sent, får butikken først refusion fra det tidspunkt, hvor fraværet er anmeldt. Find mere information om refusion af syge- og barsels dagpenge på www.nemrefusion.dk. Ansøgning om refusion skal ske på www.virk.dk. Informer medarbejderen om pligter under sygdom Det er en god ide at informere medarbejderen om pligten til at samarbejde med kommunen i forbindelse med refusion af dagpenge særligt om konsekvenserne ved ikke at samarbejde. Hvis medarbejderen ikke samarbejder med kommunen, risikerer butikken at miste sygedagpengerefusion. Hvis butikken på forhånd (skriftligt) har gjort medarbejderen opmærksom på, at butikken vil modregne mistede sygedagpenge i lønnen, er der mulighed for modregning i lønudbetalingen fra arbejdsgiver. DSK har udarbejdet et brev til medarbejderen, som beskriver butikkens ret til modregning ved manglende samarbejde. Kontakt DSK for mere information herom. Husk ligebehandling af sygemeldte Sygemeldte medarbejdere skal behandles på lige vilkår med andre medarbejdere. Det betyder, at vedkommende skal inddrages i alt, hvad de andre medarbejdere bliver inddraget i, fx lønsamtaler, julefrokoster, julegaver, personalemøder mm. Kontakt altid DSK inden en afskedigelse af syg medarbejder Forskelsbehandlingsloven har medført, at det er blevet meget vanskeligt at opsige syge medarbejdere. Hvis sygdommen har karakter af et handicap stilles der krav om, at arbejdsgiver indfører tilpasningsforanstaltninger for at fastholde medarbejderen på arbejdspladsen. 120 dages reglen vil heller ikke kunne anvendes overfor en handicappet/kronisk syg medarbejder. Kontakt DSK, hvis du påtænker at opsige en syg/handicappet medarbejder. Dette notat er ikke en udtømmende gennemgang af reglerne omkring sygdom. DSK anbefaler, at butikken søger rådgivning hos DSK forud for afskedigelse af sygemeldt medarbejder.