Referat, beboerrådsmøde mandag d. 5. maj 2011 i Centerbygningen kl. 19.00 Deltagere: Marie 7D Claus 11B Mads 15C Janni 6B Kristian 7A Lea 8C (Centerleder) Jacob 8C Afbud: Thea Dennis Formalia Valg af dirigent Claus Valg af referent KF Godkendelse af dagsorden OK Godkendelse af referat fra møde (marts) OK Godkendelse af referat fra seneste møde Nej, har ikke været sendt ud, det kigger KF på det sammen med Claus. Referatet fra beboermødet vil også blive sendt ud. Meddelser Statistik Det falder lidt, men ellers intet Bestyrelsen -PFIU vil ikke længere deltage i bestyrelsesmøder, Janni vil gerne deltage, men har haft travlt, vil forsøge at deltage. - bruger tilfredshedsundersøgelse, der forventes at rådet skal tage stilling til hvilken vej der skal gås. Rådet skal melde klart ud hvordan processen kører videre -mobilmasten blev underskrevet -forbrugsmåling, PKS anbefaler at der gennemføres individuel måling, baseret på et beboerønske (Dette tages op på ekstraordinært beboermøde, da det forekommer rådet ukorrekt, at ønsket er gældende for flertallet på TKOL) -antennebudgettet som ikke var med i budgettet. - PKS arbejder med IT-ting - PKS forespørger bestyrelsen om der er interesse for at få boliger stillet til rådighed for internationale studerende, det blev besluttet at det pt. ikke var nødvendigt. -Næste bestyrelsesmøde er mandag d. 14. november klokken 16 på Trørød kollegiet. Generelt Nyt til/fra centerlederen FRA:
-Centerbygningen bliver hyppigt lejet ud -diverse zumba + havedag osv. -Der er 300 kr i kassen -Folk virker glade og tilfredse -Det store studierum afventer at der komme flere penge i kassen. -Brug af allenøgle, der arbejdes på sagen om en procedure. -Der er ikke blevet gjort rent i studierummet siden havedagen, centerlederen efterlyser klarhed over hvem der står for indkøb af rengøringsartikler mm. Rådet arbejder på sagen. -I sommerperioden kan der gå op til 14 dage mellem åbningstider, men det meldes ud i god tid. TIL: Telefonsystem, procedure for returnering af penge (evt. via PKS) KF Nyt fra/til inspektøren FRA: TIL: Skimmelsvamp. Der holdes stadig nøje øje med sagen i 12A, som skal tilbydes genhusning, hvis ombygningen bliver for omfattende. Nyt fra diverse udvalg Miljø gruppen -intet nyt Foundraising -intet nyt, der mangler kræfter til at hjælpe, der er kun en enkelt aktiv for tiden DFK Mødet her på kollegiet blev aflyst. Netgruppen Arbejder stadig på at skifte mediekonvertere, men der skal koordineres med DTU for at få nogle fiberkabler flyttet. Aktivitetsforeningen: -Aktiv bliver pauset henover sommeren, sommerfesten bliver ikke aktivt drevet af foreningen, men foreningen vil yde support så meget som overhovedet muligt, i det omfang der er andre der har lyst til at stå for planlægningen. -De andre aktiviteter fortsætter, andet bliver meldt ud på mail. Avisgruppen -pause KAF -stigning i antennebidrag med tilbagevirkende kraft, det er ikke officielt vedtaget, da der ikke var nok tilstede til mødet, derfor har det ikke kunnet komme på budgetter og det er derfor helt i overensstemmelse med reglerne. - digitalt spejl, 500k fra Yousee, 20-25k pr mdr i 10 år for at få alle kanaler som digitale kanaler, samt mulighed for at få de fleste andre yousee servicer, såsom ekstra kanalvalg mm. - der vil være vedtægtsændringer for at harmonisere med digitalt tv og yousee, Campus village på DTU overvejer at melde sig ud. Baren -Baren vil gerne stoppe med at afholde velkomstmøder, der har været manglende opbakning (fra beboerne). Gennemgang af række-mødereferater Række 5 (modtaget Apr 28 2011) Havedag
Info fra havedagsudvalget. -der er lavet lister over restantopgaver, 18 lejligheder skulle udføre opgaver, 4 mangler at skrive sig på seddel. - Hvis man ikke udfører opgaven eller ikke ønsker at deltage, bliver gebyret trukket sammen med huslejen i Juli måned. - Havedagsudvalget og rådet har evalueret dagen og er overordnet set tilfredse med gennemførslen, men har ting der skal gøres anderledes næste gang. - Folk må gerne hente de sidste ting der er glemt, de står ligge ved hoveddøren i centerbygningen Ansøgninger til K25 Note: der skal tales med PKS for at få en mulighed for en read only kontoudtog, hvilket vil gøre det meget lettere for rådet at følge trafikken på konto 25 Status på uddelte beløb (MHH) der var bevilliget 22.000,- før havedagen sidste møde blev der uddelt 300 Rådet søger følgende: - 400 kr til havedagspræmier - 2400 til morgenmad til havedag - 3000 til frokost havedag - 2400 til kød/aftensmad - 2500 til drikkevarer til havedagen Det bevilges. Baren søger 2.000 kr. til indkøb af 4 nye barstole (2011-03-15) Det bevilges Baren søger 400 kr. til indkøb af ny spand, moppe samt affaldsstativ (2011-03-15) Bevilget Baren søger 2298 kr. til indkøb af ny computer til baren Jacob forsøger at skaffe en tilsvarende computer, såfremt dette ikke lykkedes inden 16/5 2011 godkendes ansøgningen. Rådet søger kr. 3500 til rådsmiddag Bevilget. Baren søger 500 til en ny fladskærm Bevilget, huske kvittering (evt. personlig) for at sende til PKS baren (kollegiet) søger 1000 til kabler Bevilget. Plus op til 1000 ekstra til et beslag til den eksisterende projektor baren (kollegiet) søger 4000 til ny projektor Ansøgningen vil vi gerne udskyde til juni-mødet, som er det sidste møde i regnskabsåret, samt vi vil have undersøgt om den gamle kan bringes til at fungere. Ansøgningen er derfor udskudt findbolig.nu PFIU arbejder videre med sagen. Der vil bliver lavet en anden løsning. Ambitionsniveau for rådets arbejde /dsk -en diskussion omkring om ambitionsniveauet, er det rigtigt lagt? - vi har haft en hård belastning i foråret, men håber det bliver bedre - det er nok tvivlsomt om det faktisk bliver stille, vi finder nok flere projekter - Der har tidligere været ansat en sekretær, Det vil vi i rådet indstille til at det gennemføres, opgavedefinition er sat på næste dagsorden, samt praktisk ansættelse. - dagsordenen skal revideres, - vi skal huske på at det er frivilligt arbejde, og vi skal ikke have folk til at brænde ud.
- det skal overvejes om der skal være en udefrakommende til at styre debatten på beboermøderne. - Det skal være ok at sige fra i en periode. Brev fra PostDanmark omkring vores postkasser - Der søges dispensation fra at flytte postkasserne. Kort diskussion omkring regler og procedurer ifbm. beboermøder og rådsmøder (KF) - Der laves et årshjul med punkter til den enkelte mdr. - De regler og procedurer der er på hjemmesiden skal revideres eller i hvert fald til rådes kendskab. - Et diagram over organisering med PKS insp mm skal udarbejdes i samme omgang. - Procedurer og regler skal overholdes eller ændres. System med dagsordener mm. (dropbox?) (KF) - Der oprettes en dropbox account for rådet, hvor mapperne deles. - Der prøves noget andet end google docs til dagsordener og referater. Katteproblematik Henvendelser på havedagen - Det er et problem, at der er katte i barnevogne og klapvogne - Husordenen siger at man skal holde styr på sine dyr og at de ikke må være til gene for andre, man skal ligeledes samle efterladenskaber op. - Vi vil henstille til at man ikke accepterer og fodrer andre dyr end ens egne. Det er svært for katte at styre hvis de bliver fodret i hver anden lejlighed. - Vi kan i rådet ikke se at vi har andre muligheder, end at opfordre til at folk overholder reglerne for husdyr herude. Flyttelister - Der vil blive lavet en liste med hvilke lejligheder der er kommet nye beboere, den vil også komme ud til rækkerepræsentanterne. - Navnene er som princip fortrolige, da der kan være folk med hemmelig adresse. Hvem skal have listen: Rækkerepresentaterne Aktiv Mødekalender Rådsmøde Mandag d. 6. Juni klokken 19 Juli, sommerferie (muligt møde d. 7 juli klokken 19) Mandag d 8. august Havedag efterår Lørdag d.24. september Forårets ekstraordinære beboermøde DATO: 6/6 klokken 20:00 Hovedpunkter: - Valg af suppleanter - Godkende bevillig af mad til havedag - Forbrugsmåling, er det et beboerønske Efterårets beboermøde Mandag d. 7 november klokken 20.00 loppemarked 15 maj -Loppemarkedet afholdes, stor entusiasme bag initiativet Rækkemøde dagsorden - Ekstraordinært beboermøde 6/6.
- Husk suppleanter skal melde sig senest d. 1 juni. - De andre datoer ovenfor - Husk at melde jer til udvalg herude, hvis I har overskud, uden opbakning dør de mange initiativer herude sponsorering af legeplads -Der arbejdes på en renovering af lejepladsen, der vurderes om vi selv kan/må bygge en lejeplads - Jacob og Mads kigger på om der kan findes sponsorer til en sober reklamering. To do liste gennemgang - Se ovenfor Eventuelt Opfølgning på inspektørtimesedler - Rådet vil opfordre PKS til at sende timesedlen så hurtigt efter rådsmødet. Det har ikke været muligt at få timesedlen udleveret. Opfølgning på svamp - Der blev konstateret skimmelsvamp der måtte forventes at have en negativ effekt på indeklimaet. - Rådet vil følge sagen, men har den generelle holdning at evt. genhusning/udbedring skal ske med allermindst muligt ulempe for beboerene. (8a er ledig fra 1/6) - Rådet vil også forfølge hvorfor sagen har været håndteret som den har fra PKS, hvordan kan der være modstridende meldinger omring skadens omfang. - Rådet opfordrer andre med problemer til at kontakte inspektørerne for at få lavet en vurdering. opfølgning på forbrugsmåling, varme + boligsikring - Rådet er enige om at det er en dårlig beslutning af flere grunde, derfor vil vi på det ekstraordinære beboermøde indstille til at det ikke bliver gennemført. - Varmeforbruget er sandsynligvis for usikkert (baseret på statslige takster og ikke faktisk forbrug) - Boligsikring vil falde således at næsten alle taber penge - Administrativt vil det medføre meget bøvl (=flere penge til PKS) Bålpladsen mellem hus 4 og 5 må ikke benyttes, da den er ulovlig. - Rådet henviser til den fine plads mellem hus 14 og 15 som opfylder sikkerhedsmæssige hensyn. Trampolin på plads mellem hus 9 og 10 - Det har ikke været muligt for PKS at komme med et svar (?) Mødet sluttede 22:15