DGI Midtjyllands bestyrelse o DGI Midtjyllands ledergruppe (direktør og afdelingsledere) Silkeborg 19. marts 2015 Referat - bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland tirsdag d. 24. marts på DGI Midtjyllands kontor. Deltagere: Lars Engeborg, Daniel Andersen, Maj-Britt Sejer Sejbjerg, Svend Hagelskjær, Peter Sig Kristensen og Ole T. Sørensen (referent) Afbud: Erik Madsen, Martin Damholdt, Frits Vistisen og Kirsten Hoffmann Program: 17.30-18.45 Bestyrelsesmøde pkt. 1-6 18.45-19.20 Aftensmad 19.20-21.00 Bestyrelsesmøde pkt. 7-18 Oversigt over dagsordenspunkter til bestyrelsesmødet 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 4. februar 2015 2. Godkendelse af dagsorden 3. Opfølgning på punkter fra sidste bestyrelsesmøde og onlinemøder 4. DGI Midtjyllands arbejde med skoler og institutioner og skolereformen 5. Ansøgning White Water Viborg 6. Økonomi regnskab 2014 7. Ledelse og demokrati i DGI 8. DGI Midtjyllands årsmøde 2015 9. Idræt for seniorer og Idræt om Dagen i DGI Midtjylland 10. Landsstævne 2017 rekrutteringsansvarlig/rekrutteringsudvalg 11. Et par ord med på vejen fra afgående bestyrelsesmedlemmer 12. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder 13. Meddelelser: Formand og bestyrelsesmedlemmer 14. Meddelelser: Ledelsen 15. Emner til kommunikation 16. Åben for tilføjelser 17. Eventuelt 18. Evaluering af mødet Kommenteret dagsorden på de efterfølgende sider.
Godkendelse af dagsorden og referat: 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 4. februar 2015+ Bilag: Referat 4. februar 2015 Referatet underskrevet af tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 3. Opfølgning på punkter fra sidste bestyrelsesmøde og onlinemøder Multicenter Silkeborg (Idrætsbyggeri på Sanistålgrunden) mail sendt 16. februar til Per Nedergård Rasmussen, DGI Faciliteter og Lokaludvikling DGI Midtjyllands bestyrelse bakker op om udarbejdelsen af en analyse omkring behov, interessenter og økonomi af et idrætsprojekt i den tidligere Sanistålbygning eller ved Silkeborg Højskole. DGI Midtjylland forventer, at en analyse vil involvere relevante foreninger og andre interessenter, ligesom DGI Midtjyllands udvalg, frivillige og medarbejdere er til rådighed med faglige vinkler og inspiration. DGI Midtjylland ønsker samtidig at sende en klar melding om, at vores administration ikke umiddelbart er i spil, så længe DGI Midtjyllands bestyrelse og ledelse ikke af strategiske, pladsmæssige og økonomiske grunde igangsætter tiltag i forhold til at finde nye lokaler. På landsplan er der få steder, hvor den lokale administration af landsdelskontoret er placeret i et lokalt DGI-Hus. Lars orienterede fra det første møde i analysegruppen vedr. Multicenter Silkeborg. Mange idrætter og foreninger repræsenteret. Silkeborg Kommune går aktivt ind og er medfinansierende på analysen som foretages af DGI Faciliteter og Lokaludvikling. Punkter til drøftelse: 4. DGI Midtjyllands arbejde med skoler og institutioner og skolereformen v/ Peter Peter vil give en status på: - omfanget af de sidste års indsatser i DGI Midtjylland certificeringer, recertifiringer, profilskoler m.v. hvor mange skoler/skoledistrikter samarbejder vi med og om hvilke emner? - ressourceforbrug omsætning m.v. - organisering af arbejdet på DGI Midtjyllands kontor - hvilke perspektiver nye opgaver på vej m.v.? Side 2
Bestyrelsen skal drøfte yderligere perspektiver og muligheder på området og hvordan bestyrelsen fremover ønsker at være involveret og informeret. Peter indledte punktet med et oplæg om omfanget og prioriteringen af DGI Midtjyllands ressourcer på området. Peter havde formuleret tre spørgsmål som blev drøftet: - Hvad er for jer at se DGI s brand på området? - Hvordan rammer vi balancen koncepter/køb-og-salg vs. Foreningsudvikling i krydsfeltet forening-skole - Hvordan skal vi bruge den stærke skole/institutionsfaglighed, som er til stede i bestyrelsen, og som bliver styrket på årsmødet? Bestyrelsen drøftede oplæg og spørgsmål med følgende kommentarer: - Overveje mulighed for at have flere skoler sammen i profilskoleforløb to skoler om at dele udgiften og mere kraft for pengene øge kendskab til DGI s øvrige aktiviteter - Vores primære mission er at skabe mere skole-foreningssamarbejde - Godt samarbejde med DIF og Dansk Skoleidræt - Udfordring hvor meget kan idrætsforeninger overkomme at være med? Vigtigt at tage udgangspunkt i de helt specielle forudsætninger og vilkår i de enkelte skoledistrikter - Sikre opgavefordeling mellem skole og DGI - Området skal have bestyrelsens opmærksomhed på linje med prioriterede idrætter, hvilket vil ske sammen med fordeling af øvrige opgaver efter årsmødet Bilag: PPT-oplæg skoler og institutioner 5. Ansøgning White Water Viborg v/ Svend Svend giver en kort orientering om projektet (Vedhæftet materiale) White Water Viborg har brug for midler til at holde skruen i vandet frem til endelig godkendelse af projektet. Svend ansøger derfor på WWVs bestyrelses vegne et tilskud til det fortsatte forberedende arbejde på kr. 10.000,- Pengene går bl.a. til fortsatte undersøgelser og ingeniørtimer til svar på diverse spørgsmål fra myndigheder deslige. DGI Midtjylland har i 2015 afsat 100.000 i en ansøgningspulje, hvorfra der d.d. er bevilget kr. 10.000 til Facebook-annoncering (jf. mail 13-3) Bilag: White Water Viborg - opsummering White Water Viborg drift og fleksibilitet WWV Banen uden vand WWV Banen anvendes af skatere Side 3
Svend indledte punktet og viste et kort med placeringen af det påtænkte projekt White Water Viborg nedenfor Gymnastik- og Idrætshøjskolen v/ Viborg og i Søndersø. Mange spændende tiltag i søområdet. Der bliver sat penge af i Viborg Kommune til at arbejde videre med projektet. Lokale- og Anlægsfonden udtrykker sig positivt om perspektiverne. Der er brug for midler til de nødvendige forundersøgelser, da der p.t. ingen indtægter er. Derfor ansøges om en håndsrækning til det videre arbejde. Øvrige bidragsydere er erhvervslivet og højskoler og efterskoler. Forventes klar i 2017-18. Bestyrelsen bevilgede 10.000 fra ansøgningspuljen til den selvejende institution White Water Viborg og det videre forarbejde med projektet. DGI s landsorganisation kan også involveres via DGI s lånefond og DGI Faciliteter og lokaludvikling. 6. Økonomi regnskab 2014 v/ Svend Bestyrelsen får med afsæt i ledelsesberetningen (s. 8-9) og hovedtallene (s.12) en orientering om det endelige regnskab for 2014. Årets resultat er et underskud på kr. 32.000. Når overskuddet fra DGI Nordvest på kr. 31.000 medregnes betyder det en påvirkning på egenkapitalen på kr. -1.000. Bestyrelsen skal underskrive regnskabet som fremlægges på årsmødet. Svend orienterede om de disponeringer der er foretaget omkring restferie og ekstra feriedage. PWC, DGI s revisionsselskab, har taget forbehold for regnskabet med henvisning til den manglende hensættelse i regnskab 2013. Økonomiudvalget vil gøre indsigelser overfor den vægtning forbeholdet har i regnskab 2014. Bestyrelsen bakkede op om økonomiudvalgets indstilling. Bestyrelsen opfordrede til at tage kontakt til DGI Vingsted. Bestyrelsen underskrev regnskabet med forbehold for at PWC ændrer forbeholdet. 7. Ledelse og demokrati i DGI v/ Lars På landsledelsesmøde d. 13.-14. marts var emnet Ledelse og demokrati til drøftelse i forlængelse af Søren Møllers besøgsrunde i landsdelsforeningerne i efteråret. Lars var på mødet som den ene af tre landsdelsformænd blevet bedt om at komme med et oplæg. Lars gentager oplægget og bestyrelsen får mulighed for at kommentere oplægget og hvordan oplægget evt. kan bruges internt i DGI Midtjylland. Side 4
Lars præsenterede oplæg fra LL-møde d. 12.-13. marts om Ledelse og demokrati som han bidrog med på mødet. Lars fremhævede en række af udfordringerne: - Vil antallet af frivillige i DGI være samme antal hvis opgaverne ligner det de laver på arbejdet? - Vi går mere efter kompetencer end tidligere er der dermed plads til alle? - Fra demokratisk bevægelse til serviceorganisation? - Vil engagementet være det samme hvis mindre indflydelse til frivillige? - Er det starten på afviklingen af DGI s landsdelsforeninger? - Hvorfor have frivillige? Fordi de er gratis? Merværdi? Engagement? - Hvordan ledelse på afstand? - Hvis flere frivillige med skal vi kunne svare klart på hvorfor. Det betyder at vi skal øge kvaliteten af den ledelse vi som bestyrelse udfører Bestyrelsen drøftede oplægget med bl.a. følgende kommentarer: - Provokerende oplæg præmis at der står dannelse og demokratisk medleven i DGI s værdigrundlag vigtig del af vores foreningsopdragelse og demokrati hvis vi skifter fra værdibaseret til serviceorganisation - Hvorfor er der ingen der gør mere = mere modstand mod hastige forandringer? Landsdelene har jo magten? Hvem giver magten til hvem? Hvorfor bliver der ikke stillet flere spørgsmål? - Hvordan sikrer vi medejerskab i en landsdelsforening? - Frivillige tager ikke kampen op, men forlader organisationen hvis de ikke føler de passer ind så finder de andre steder at engagere sig. Mange frivillige vil gerne have klar profil og opgavebeskrivelse på hvad de skal lave og frivillighed med rammer og vilkår. En anden type frivillighed på spil. Frivillighed også under forandring. - Økonomiske prioriteringer demokratisk projekt el. strategisk ledelse/beslutninger i bestyrelsen? - Hvordan være professionelle og samtidig engagerede frivillige? Bestyrelsen vil fortsætte drøftelserne evt. på et bestyrelsesseminar i efteråret. 8. DGI Midtjyllands årsmøde 2015 v/ Maj-Britt og Daniel Invitation m. dagsorden er udsendt til DGI Midtjyllands medlemsforeninger pr. mail 16. marts og annonceret i foregående INDSPIL udsendt 4. marts. Bestyrelsen skal gennemgå årsmødets program herunder den formelle dagsorden og fordele opgaver imellem sig. Bilag: Invitation årsmøde Maj-Britt orienterede om processen i planlægningen af årsmødet. Maj-Britt samarbejder med Hans Eriksen på kontoret om det endelige program. Side 5
Bestyrelsen vil være gode værter for foreningsrepræsentanter og gæster og byde velkommen ved ankomsten til årsmødet. Praktiske opgaver før og på årsmødet løses af DGI Midtjyllands medarbejdere. 9. Idræt for seniorer og Idræt om Dagen i DGI Midtjylland v/ole Senioridrætsudvalget i DGI Midtjylland har ved flere lejligheder udtrykt ønske om klarere udmeldinger fra DGI Midtjyllands bestyrelse i.f.t. prioritering af udvalgets arbejde. Ole har udarbejdet et notat som oplæg til drøftelse i bestyrelsen. Oplægget indeholder ligeledes en række forslag til indstillinger til at anerkende senioridrætsudvalgets arbejde og samtidig udfordre senioridrætsudvalget og andre udvalg. Bestyrelsen drøftede oplægget og gav opbakning til at Ole går i dialog med senioridrætsudvalget om indstillingerne i oplægget: - At bestyrelsen anerkender senioridrætsudvalget for dets nuværende arbejde og spændende tiltag og opfordrer udvalget til at fortsætte med udvikling af nye tiltag - At bestyrelsen motiverer senioridrætsudvalget til målrettet at være opsøgende overfor flerstrengede foreninger hvor der er potentiale til at igangsætte Idræt om Dagen med afsæt i udviklede koncepter på landsplan eller andre tværgående senioridrætstiltag - At bestyrelsen i samarbejde med senioridrætsudvalget opstiller mål for hvor mange nye foreninger i DGI Midtjyllands område de vil hjælpe i gang med Idræt om Dagen i hvert af årene 2015, 2016 og 2017 - At bestyrelsen forholder sig til hvordan DGI Midtjyllands prioriterede idrætter og øvrige idrætter kan understøtte udviklingen af flere tilbud til 60+ i vore medlemsforeninger - At bestyrelsen forholder sig til om DGI Midtjylland i højere grad skal indgå i partnerskaber med f.eks. sundheds- og forebyggelsesudvalg og sundhedsafdelinger i de 5 kommuner på området Ole havde 19. marts deltaget i et spændende aktivitetsmøde i senioridræt, hvor repræsentanter fra Viborg Kommune, Viborg Idrætsråd og DGI s kompetencegruppe for Idræt for seniorer bidrog med oplæg. Bestyrelsen udtrykte opbakning til i højere grad at involvere senioridrætsudvalget i DGI s satsninger, den fælles vision med DIF og opfyldelsen af SPOTA mål. Maj-Britt fortsætter som kontaktperson til senioridræt. Side 6
10. Landsstævne 2017 rekrutteringsansvarlig/rekrutteringsudvalg (10 min.) Lars og Ole er 27. april inviteret til rundvisning og reception i Ålborg i.f.m. at arbejdet med L2017 går i gang. Bestyrelsen skal drøfte hvordan rekrutteringsopgaven bedst muligt kan løses i DGI Midtjylland frivillige og/eller medarbejdere og hvilken profil og kompetencer der er vigtige i løsning af opgaven. Bestyrelsen skal endvidere drøfte bestyrelsens egen rolle i opgaven. Udpegning af kontaktperson/ansvarlig i bestyrelsen kan ske i.f.m. fordeling af øvrige opgaver på konstituerende møde 28. april. Til bestyrelsesmøde 28. april udarbejdes et kommisorium for et rekrutteringsudvalg og profilbeskrivelse for udvalgets medlemmer. 11. Et par ord med på vejen fra afgående bestyrelsesmedlemmer Hvis vi skulle give DGI Midtjylland en afskedsgave og et par ord med på vejen..så skulle det være at.. Udsat p.g.a. afbud til mødet fra Martin og Kirsten. 12. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder Bestyrelsen skal opdatere bestyrelsens årshjul med nye aftaler om møder og konferencer og foreslå punkter Bilag: Årshjul 2015-2016 med mødekalender De to næste to bestyrelsesmøder er fastsat til 28. april og 16. juni. 13. Meddelelser formand og bestyrelsesmedlemmer Lars orienterede om rekrutteringen af nye bestyrelsesmedlemmer. 14. Meddelelser ledelsen Alle foreninger får 23.-24. marts tilsendt opstartspakker med en opfordring til at tilmelde deres foreninger til Klubliv DK. Ole orienterer om kampagnen i uge 15,16 og 17. Ole gav en kort orientering om kampagnen herunder ringeaftener til såvel medlemsforeninger som ikke-dgimedlemsforeninger Ole orienterede om arbejdet med at forbedre indeklimaet på kontoret specielt i sommerhalvåret. Side 7
15. Emner til kommunikation (2 min.) Ingen bemærkninger. Øvrige punkter: 16. Åben for tilføjelser Ingen bemærkninger. 17. Eventuelt Ingen bemærkninger. 18. Evaluering af mødet Enighed om at det havde været et godt møde. Side 8