Quick Guide Ditmer edagsorden Oktober 2013

Quick Guide Ditmer edagsorden Oktober 2013 Quick Guide Indhold For dig der skal i gang med at bruge ditmer edagsorden på ipad eller web 1. Sådan får du adgang til ditmer edagsorden... 2 2. Find udvalg og møder i ditmer edagsorden... 4 3. Skriv kommentarer og del dem med andre... 6 4. Markér og tegn i bilag... 8 5. Glemt adgangskode og adgangskode... 10 6. Indstillinger... 12 Husk altid at......holde øje med opdateringer af ditmer edagsorden i AppStore, så du altid har den nyeste version på din ipad....vi opdaterer løbende ditmer edagsorden, hvorfor denne guide hurtigt kan blive forældet. Gå til www.ditmer.dk/support/edagsorden-support/ for at downloade seneste version....gemme mailen med dit brugernavn, så du altid kan finde den frem, hvis du skulle glemme dit brugernavn....du ikke kan slette eller ødelægge dokumenterne i ditmer edagsorden. Det er en færdig og lukket dagsorden du ser, og derfor kan du roligt navigere rundt. 1

Quick Guide 1 Adgang til ditmer edagsorden 1. Sådan får du adgang til ditmer edagsorden Find din mobil frem du skal kun bruge den første gang, du logger på ditmer edagsorden.* 1 Klik på linket i velkomstmailen, du har modtaget fra ditmer edagsorden 2 Vælg Ny bruger på det velkomstbillede, du ser på skærmen i din webbrowser. (Har du allerede et login til ditmer edagsorden, anbefaler vi, at du vælger Eksisterende bruger og følger vejledningen) 3 Udfyld felterne på skærmbilledet, du skal selv vælge brugernavn og adgangskode. Indtast den kode, du har modtaget pr. sms og klik på Opret ny bruger (sms-koden skal kun bruges første gang, du logger på ditmer edagsorden) Vælg Ny bruger på velkomstbilledet Fremover skal du logge ind i ditmer edagsorden med dit brugernavn og adgangskode, enten via app en ditmer edagsorden på din ipad eller ved at benytte adressen web.edagsorden.dk i en webbrowser. * Hvis den organisation, hvor du benytter ditmer edagsorden, har valgt 2-faktor-login, skal du logge på med sms-kode hver gang. 2

Quick Guide 1 Adgang til ditmer edagsorden Ofte stillede spørgsmål I Login SCENARIE Du har ikke modtaget en velkomstmail Du modtager ikke en sms-kode Adgangskoden bliver ikke accepteret Du kan ikke få det brugernavn, du ønsker HJÆLP Kontakt administrator af ditmer edagsorden i din organisation Det er ikke det korrekte mobilnummer, du er blevet oprettet med. Kontakt administrator af ditmer edagsorden i din organisation for at få rettet mobilnummeret Følg reglerne for dannelse af adgangskode: Mindst 8 tegn Mindst 1 stort og 1 lille bogstav Mindst 1 tal Brugernavnet er optaget. Find på et andet 3

Quick Guide 2 Find udvalg og møder 2. Find udvalg og møder i ditmer edagsorden Via menuen til venstre navigerer du rundt mellem udvalg, møder, dagsordner, sagsfremstillinger og bilag. Under Mine udvalg finder du de udvalg, du er medlem af. Under Øvrige udvalg ligger de udvalg i din organisation, som du ikke er medlem af, men som du har mulighed for at læse dagsordner fra, hvis de er åbne. Sådan finder du en bestemt dagsorden: 1 Vælg Udvalg 2 Vælg mødetidspunktet for mødet 3 Vælg det dagsordenspunkt, du ønsker at læse og navigér rundt mellem sagsfremstilling og bilag via menuen til venstre og tilbage-knappen i øverste venstre hjørne. Eller skift hurtigt mellem de forskellige dagsordenspunkter ved at benytte pilene i øverste højre hjørne Sagsfremstilling med vedhæftet bilag Den grønne farve indikerer at, at et dagsordenspunkt er åbent. Den røde farve angiver lukkede punkter Clipsen i den blå cirkel angiver at, punktet har vedhæftet bilag. Klik på Listeikonet øverst på skærmen for at skjule venstremenuen. Du kan også skjule menuen ved at placere fingeren på den horisontale linje mellem menuen og indholdet og trække den til venstre, mens du beholder fingeren på skærmen. Ofte stillede spørgsmål I Udvalg SCENARIE Du kan ikke se dit udvalg HJÆLP Måske har du adgang til flere organisationer i ditmer edagsorden. Klik på tilbage-knappen i øverste venstre hjørne, indtil du kommer til listen med organisationer. Vælg den rigtige organisation Det kan også være, du ikke er blevet tilknyttet udvalget i ditmer edagsorden. Kontakt administrator af ditmer edagsorden i din organisation 4

Quick Guide 2 Find udvalg og møder Du kan ikke se et bestemt udvalg, som du ved findes i din organisation Du kan ikke finde en bestemt dagsorden Du kan kun se én side i et bilag med flere sider Skærmen går for hurtigt i sort, når du er inaktiv Du bliver for ofte bedt om at logge ind i ditmer edagsorden Bilag kan ikke ses i fuld skærm på din ipad Udvalget er lukket og derfor kun synligt for udvalgets medlemmer. Du skal være tilknyttet et lukket udvalg for at kunne se det Dagsordnen er ikke blevet frigivet endnu. Kontakt den dagsordensansvarlige for pågældende udvalg Bladr i bilaget ved at placere fingrene på skærmen og lav en fejebevægelse nedefra og op. Vælg Indstillinger på din ipad og tryk på Automatisk lås for at indstille timeout. Timeout på ditmer edagsorden er indstillet af administrator af ditmer edagsorden i din organisation. Timeout er indstillet generelt og er ens for alle i din organisation. Kontakt evt. administratoren for at forhøre dig om timeout Klik på tand-hjulsikonet i nederste venstre hjørne (placeret i listen under udvalg) Vælg Bilag i fuld skærm. 5

Quick Guide 3 Skriv og del kommentarer 3. Skriv kommentarer og del dem med andre I en dagsorden kan du lave kommentarer til sagsfremstillinger og bilag. Dine kommentarer kan ses i sagsfremstillingen eller bilaget, men også i kommentaroverblikket. Du kan som udgangspunkt kun selv se dine kommentarer, men du har mulighed for at dele dem med andre. Sådan laver du en kommentar og deler den med andre 1 Vælg en sagsfremstilling eller et bilag 2 Rør ved skærmen for at få vist kommentarfunktionen. Den gule boks, som kommer frem på teksten, kan flyttes ved at holde på den og føre den til det ønskede sted. Boksen kan gøres mindre ved at trække i de blå cirkler i kanten Kommentar-funktion i ditmer edagsorden 3 Skriv en kommentar og klik Gem 4 Hvis du vil dele din kommentar med andre, klikker du den blå taleboble på teksten. Din kommentar vises i venstre side. Klik på ikonet med en mand og et plus Vælg de(n) brugere og gruppe du vil dele med. Hvis du vil kommentere på en kommentar, som andre har delt med dig, åbner du kommentaren på teksten. Klik på + tegnet øverst og skriv, gem og del på samme måde, som når du selv skriver en kommentar. Sådan sletter du en kommentar 1 Klik på den kommentar du vil slette (den blå taleboble) Slet/del kommentar 2 Klik på skraldespandsikonet på den kommentar, du vil slette 3 Klik på Luk for at lukke kommentaren ned 6

Quick Guide 3 Skriv og del kommentarer Ofte stillede spørgsmål I Kommentarer SCENARIE Dine kommentarer er forsvundet i sagsfremstilling eller bilag HJÆLP Årsagen kan være, at du har glemt at gemme kommentaren. Det kan også være, at den samme dagsordnen er blevet frigivet ad flere omgange, og rækkefølgen på punkterne er blevet ændret. Eller at bilaget eller sagsfremstillingen har fået en ny titel Du kan ikke dele din kommentar Du kan ikke dele en kommentar med en bestemt bruger Du kan ikke dele en kommentar med en bestemt gruppe Alle kommentarer vil stadig være bevaret i Kommentaroverblikket Du skal gemme din kommentar, før du kan dele den. Åbn kommentaren, efter den er gemt, og klik på + ikonet Brugeren har ikke adgang til ditmer edagsorden i din organisation, eller vedkommende har ikke adgang til det udvalg, som du vil kommentere i Gruppen er ikke dannet. Kontakt administrator af ditmer edagsorden i din organisation for at få oprettet gruppen 7

Quick Guide 4 Markeringer i bilag 4. Markér og tegn i bilag Med markeringer kan du tegne og overstrege lige præcist den tekst du ønsker. Markering er kun muligt på ipad, og du kan ikke dele en markering med andre. Sådan laver du en markering 1 Vælg et punkt/bilag via venstremenuen 2 Få markeringsfunktionen frem ved at klikke på blyantsikonet i øverste højre hjørne 3 I den øverste bjælke vises der i midten en farvet cirkel. Klik på cirklen for at ændre farve, tykkelse og gennemsigtighed. Luk ved at klikke uden for indstillingsvinduet. Farveskema, hvor du kan vælge farve 4 Lav din tegning eller overstregninger ved at tegne med fingeren på skærmen 5 Luk markeringsfunktionen igen ved at trykke på OK. Du kan slette alle dine markeringer ved at klikke på skraldespandsikonet i topbjælken. Ved klik på pilene i topbjælken kan du fortryde din indtastning og sletning. Du får et hurtigt overblik over, hvilke sider du har lavet kommentarer markeringer på ved at klikke på det lille tabel-ikon i øverst højre hjørne i bilaget. Der vises nu en oversigt (thumbnails) over samtlige sider i bilaget. De sider, du har markeret i, har et blåt blyantsikon. Den blå cirkel med et tal angiver, hvor mange kommentarer, der er på den enkelte side. Overblik, hvor markeringer er vist med blå blyant og kommentarer med en blå cirkel med et tal 8

Quick Guide 4 Markeringer i bilag Ofte stillede spørgsmål I Markeringer SCENARIE Markeringen er ikke gennemsigtig Markeringen er for tyk Jeg kan ikke slette Din markering er forsvundet HJÆLP Du skal indstille gennemsigtigheden, når du vælger farve. Klik på farve-cirklen og indstil gennemsigtigheden til en lavere procent Du skal indstille gennemsigtigheden, når du vælger farve. Klik på farve-cirklen og indstil gennemsigtigheden til en lavere procent Klik på skraldespandsikonet i topbjælken for at slette alle dine markeringer. Klik på tilbagepilen for at slette din seneste markering Årsagen til at din markering ikke længere er i ditmer edagsorden, kan være: Dagsordnen er blevet frigivet ad flere omgange, og rækkefølgen på punkterne er blevet ændret Bilaget har fået en ny titel ved en senere frigivelse Bilaget er blevet fjernet Du har åbnet ditmer edagsorden i en webbrowser Du kan kun se dine markeringer i app en. 9

Quick Guide 5 Glemt brugernavn og adgangskode 5. Glemt adgangskode og adgangskode Hvis du har glemt dit brugernavn, kan du finde det i den velkomstmail, du modtog, da du oprettede dig som bruger at ditmer edagsorden. Du kan også kontakte administratoren af ditmer edagsorden i din organisation for at få dit brugernavn. Hvis du har glemt din adgangskode, kan du hurtigt få tilsendt en ny pr. e-mail: 1 Klik på Glemt adgangskode i bunden af loginboksen. Denne funktion er tilgængelig både via app en og på web.edagsorden.dk Klik på Glemt adgangskode 2 Indtast dit brugernavn og klik OK 3 Kort efter modtager du en midlertidig adgangskode pr. e-mail 4 Gå tilbage til login boksen på app en eller web.edagsorden.dk 5 Indtast dit brugernavn og den midlertidige adgangskode i login-boksen og klik Login Indtast Brugernavn og klik OK 6 Et nyt billede vil blive vist. Vælg en ny adgangskode, som lever op til de nævnte kriterier og klik på Login 7 Du har nu skiftet den midlertidige adgangskode til en ny adgangskode og kan igen logge ind i app en på din ipad. Du kan også kontakte administratoren af ditmer edagsorden i din organisation og få vedkommende til at sende dig en adgangskode. Indtast brugernavn og midlertidig adgangskode Vælg en ny adgangskode 10

Quick Guide 5 Glemt brugernavn og adgangskode Ofte stillede spørgsmål I Glemt brugernavn og adgangskode SCENARIE Du får en fejl, når du benytter den midlertidige adgangskode Du modtager ingen midlertidig adgangskode ved klik på Glemt adgangskode i login-boksen Du modtager ingen midlertidig adgangskode, når administrator af ditmer edagsorden i din organisation vil sende dig en ny adgangskode Du får en fejl, når du benytter den midlertidige adgangskode i app en Du kan slet ikke få adgangskoden til at virke HJÆLP Kontroller at det brugernavn, du har indtastet, er korrekt. Hvis du har glemt dit brugernavn, skal du kontakte administrator af ditmer edagsorden i din organisation Den e-mail, som er registreret på din profil, er ikke korrekt. Kontakt edagsorden Supporten for at få din mail ændret. Det kan også være, at din bruger er blevet spærret på grund af for mange fejllogins. Du vil modtage en e-mail med et link til at aktivere din konto, når du anvender funktionen Glemt adgangskode Kontakt administrator i din organisation og få vedkommende til at tjekke, om det er den rette mailadresse, der sendes adgangskoden til. Hvis din bruger er spærret, så brug vejledningen beskrevet ovenfor. Kopier den midlertidige adgangskode fra din mail, for at sikre at den er indtastet korrekt Kontakt administrator af ditmer edagsorden i din organisation 11

Quick Guide 6 App indstillinger 6. Indstillinger I app en har du mulighed for at lave en række ændringer via Indstillinger. 1 Gå til listen med udvalg eller organisationer 2 Klik på tandhjuls-ikonet i nederste venstre hjørne 3 Indstillingsfunktionen åbnes Vælg størrelse på det lokale lager Du kan vælge, hvor meget data fra ditmer edagsorden, du vil tillade, at der gemmes på din ipad. 1 Under Indstillinger klikker du på Max pladsforbrug (GB) for at ændre indstillingen. Du kan indstille lageret fra 1 til 8 GB. Som standard er lageret indstillet til 2 GB. Indstillinger Ryd lokalt lager Du kan når som helst rydde det lokale lager på din ipad. 1 Klik på Ryd lokalt lager under Indstillinger 2 Klik Ja på popup-beskeden. Bilagsvisning Som standard er app en indstillet til, at bilag åbner oven på en sagsfremstilling. Via indstillinger kan du ændre bilagsvisningen til fuld skærm. Hjem -knap 1 Under Indstillinger vælger du funktionen Bilag i fuldskærm Log ud af ditmer edagsorden app en Der findes ingen log-ud-funktion i ditmer edagsorden app en. I stedet kan du lukke app en ned. 1 For at gøre dette skal du klikke to gang på Hjem - knappen (den runde knap på rammen af din ipad) 2 De åbne app s vises i mindre format 3 Hold fingeren på app-ikonet, og kør fingeren opad. Før app en op ad 12