Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03 Service Level Agreement (SLA) Lønadministration
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Ansvarlig... 3 1.3 Relevans for medarbejdere... 3 1.4 Kontrol... 3 1.5 Ajourføring... 4 1.6 Lovgivning... 4 1.7 Har du spørgsmål?... 4 2 Generel lønadministration... 5 2.1 Formål... 5 2.2 Tidsinterval/deadlines... 5 2.3 Relevante dokumenter... 5 2.4 Handlinger... 6 2.5 Ad hoc opgaver... 10 2.6 Ansvarsfordeling... 10 3 refusion/adm. af sygdom og orlov ifbm. børn... 11 3.1 Formål... 11 3.2 Opgavesnit... 11 3.3 Tidsfrister... 11 3.4 Relevante dokumenter... 11 3.5 Handling løntilskud, fleksjob mv.... 11 3.6 Handling sygdomsrefusion... 13 3.7 Handling barselsrefusion... 14 3.8 Ansvarsfordeling... 15 4 Afstemninger... 16 4.1 Formål... 16 4.2 Relevante dokumenter... 16 4.3 Afstemning af SLS til e-indkomst... 16 4.4 Afstemning af status- og driftskonti... 16 4.5 Afstemningsdifferencer og åbne statusposter... 17 4.6 Ansvarsfordeling... 17 5 Dokumenthistorik... 18 2
1 INDLEDNING 1.1 Formål Denne SLA har til formål at beskrive de overordnede principper for, hvorledes Eniga og deres Partner håndterer opgaven omkring administration af løn og refusioner. Yderligere vil SLA en fungere som uddybende dokumentation, til det overordnede bilag på regnskabsområdet til samarbejdsaftalen. SLA en uddyber de overordnede processer i forhold til de ydelser, ansvarsroller, grænseflader og deadlines, der er i forbindelse med behandling af lønomkostninger og fraværsregistreringer i FRAV (statens fraværssystem). SLA en indeholder følgende aktiviteter: - Generel lønadministration - Ad hoc opgaver - Refusioner - Lønafstemninger - Fravær - Anden rapportering De ovenstående aktiviteter indeholder en række handlinger, som vil blive beskrevet i denne SLA. 1.2 Ansvarlig Ansvarlig for Service Level Agreement er Chef for Eniga Løn- og økonomiservice, Camilla Mørk Rösler. 1.3 Relevans for medarbejdere SLA en forventes kendt og anvendt af de medarbejdere i Eniga, der håndterer løn samt af de medarbejdere hos partner, som er ansvarlige for at levere input til Eniga Lønservice. 1.4 Kontrol Løbende kontrol Rapportering af kontrol Den ansvarlige for SLA en har ansvaret for løbende at påse, at følgende punkter følges gennem hele processen: - kontroller og funktionsadskillelse, lagt ind i SLA en og workflows - arbejdsprocesbeskrivelser samt tilhørende værktøjer Workflow til illustration af kontroller samt funktions-adskillelse er vedlagt som bilag. I tilfælde af, at retningslinjer som foreskrevet ikke bliver fulgt, skal Eniga underrette den ledende chef for afdelingen hos partner og sammen udarbejde en løsning for problemet. 3
1.5 Ajourføring Denne SLA ajourføres årligt, næste gang 1/10 2014. 1.6 Lovgivning - Arbejdsretslige og social lovgivning, samt gældende regnskabsinstruks for lønområdet - Overenskomster og relevante cirkulærer 1.7 Har du spørgsmål? Kontakt Lønteamet hos Eniga på lon@eniga.dk. 4
2 GENEREL LØNADMINISTRATION 2.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive Eniga s og Deres Partners handlinger, ansvarsroller og deadlines, som er relevante ved administrationen af løn. 2.2 Tidsinterval/deadlines Partner er forpligtet til at levere løninput til den officielle postkasse lon@eniga.dk eller ved at indsende originaldokumenter til Nordre Fasanvej 27, 2000 Frederiksberg. Lønindput skal modtages af Eniga Lønservice, senest kl. 15.00 den 1. hverdag i måneden, for første lønkørsel og senest kl. 15.00 den 1. hverdag efter den 10. i måneden, for anden lønkørsel. Eniga er forpligtet til at køre lønnen i overensstemmelse med lønkørslerne defineret af Moderniseringsstyrelsen. Derudover er det også Eniga s pligt at sørge for, at evt. fejl i lønkørslen rettes, således lønnen bliver korrekt. Når lønnen er kontrolleret, indlæses lønfilen til Navision Stat. Bogføringen af lønnen skal senest være sket inden 3 dage efter modtagelsen af lønfilen. 2.3 Relevante dokumenter Løninput defineres som: - Godkendte dokumenter (skabeloner, kontrakter mv. fra HR), underskrevet af bemyndigede medarbejder - Eniga-blanketter, underskrevet af bemyndigede medarbejder - EASY- A udtræk - Udtræk fra andre administrative systemer (fraværssystemer, HR-systemer mv.) - Mails, breve mv. underskrevet af bemyndigede medarbejder - Bilag fra Eniga Økonomiservice (bilag til løntræk, timedagpenge mv.) - Konteringsvejledning i form af ansvar og formål - Oversigt over godkendelsesberettigede til lønbilag - Oversigt over lønkonteringer der må benyttes Blanketter vedrørende input til lønnen forefindes på Eniga s hjemmeside. 5
Alle løninput og opgaver til Eniga Lønservice, skal modtages skriftligt. Hvis sagen er akut, bedes dette noteres i mailbeskrivelsen. Alle bilag skal som minimum være underskrevet af en bemyndigede medarbejde, samt være konterede og påført CPR-nummer (som minimum fødselsdato). 2.4 Handlinger Dette afsnit beskriver de handlinger, der foretages indenfor administration af løn. Partners egne processer vil ikke blive gennemgået i dybden, da det er op til den enkelte Partner, hvordan egne processer skal forløbe. Dog forpligter Partner sig til at overholde de gældende tidsfrister. Partner har ikke adgang til at indrapportere løninput via SLS eller HR-løn. Partner har adgang til at taste hændelser i FRAV, samt adgang til at hente lønsedler via SLS. Handling Eniga Partner Udarbejdelse af input til Eniga Kontrol af løninput Indtastning i SLS Løn kontrolleres Kontering kontrolleres bilag til internt regnskab Lønnen bogføres Lønbilag arkiveres Indtastning af fravær (FRAV/SLS) Ledelsesrapportering (standardrapporter) Periodisering af løn og refusioner 6
2.4.1 Udarbejdelse af input til Eniga Partner er ansvarlig for at udarbejde input til Eniga, ud fra tidligere beskrevet krav og deadlines. Input, der modtages for sent, kommer muligvis først med i næste lønkørsel Partner orienteres om relevante udbetalinger, der ikke kommer med i lønkørslen og det aftales om der i særlige tilfælde, skal udbetales aconto. Det er herefter Partners ansvar, at orientere medarbejderen om manglende eller forkert lønudbetaling dette gøres kun af Eniga Lønservice, hvis det skyldes fejl i lønindrapporteringen. 2.4.2 Kontrol af input Eniga modtager inputtet fra Partner og kontrollerer, om alle nødvendige oplysninger er modtaget. Det er Partners (godkendelsesbemyndiget til lønbilag) ansvar at kontering mv. på lønbilag er udfyldt korrekt. Eksempler på hvad Partners godkendelsesbemyndiget bør kontrollere: - Antal km fra A til B - Fradrag for daglig transport - Angivelse af timer til udbetaling er korrekte - At lokalaftalerne er overholdt - At arbejdstidsaftalen for den pågældende medarbejder er overholdt - Relevans (er personen faktisk ansat) 2.4.3 Indtastning i SLS Når alle nødvendige input er modtaget fra Partner, og alle kontroller er foretaget, indtaster Eniga alle input i SLS. Alle indtastninger skal herefter kontrolleres og godkendes af en anden lønkonsulent, inden lønkørslen kl. 12:00 på kørselsdagen. 2.4.4 Løn kontrolleres Når uddata modtages, skal hele lønkørslen kontrolleres med uddata U198. Dermed sikres det, at alle lønmodtageres løn er kørt korrekt i forhold til indtastningerne i SLS. Fejllisterne fra SLS hentes og kontrolleres efter hver kørsel. Eventuelle fejl rettes til den efterfølgende lønkørsel. Det er Partners ansvar, at kontrollere kontering på lønudbetalingerne via træk fra ØS-LDV bilag til internt regnskab og give Eniga Lønservice besked om, hvilke konteringer der skal rettes. For at sikre at kvartalsafslutningerne bliver korrekte, skal rettelser til konteringerne afleveres hver måned. 7
Eniga sørger for, at kontingenter overføres til foreningen/klubben, og at kontingentlister sendes til kontingentansvarlige hos Partnerne. Eniga Lønservice sørger for, at der sendes regninger til de medarbejdere/skp-elever der har fået udbetalt for meget i løn og orientere Partner, i relevante situationer. 2.4.5 Lønnen bogføres Eniga er ansvarlig for at indlæse lønfilen til Navision Stat til en lønkladde, hvorefter kladden bogføres. Bogføringen af lønnen skal senest være sket inden 3 arbejdsdage efter modtagelsen af lønfilen. Såfremt der er fejl i lønfilerne, i forbindelse med overførsel fra lønindbakke til lønkladde, som Eniga Lønservice ikke umiddelbart selv kan rette, kontaktes Partner. Hvis der mappes til anden kontering end angivet i lønfilen, sendes besked til Partner, således de ved hvor posten er bogført i Navision. Eniga Lønservice vipper lønposerne ved kvartalsafslutningen, således 1. lønkørsel i april, juli og oktober føres tilbage til forgående måned. Partner kan indgå anden aftale herom, hvis de ønsker det. 2.4.6 Lønbilag arkiveres Eniga er ansvarlig for at arkivere lønbilag. 2.4.7 Indtastning af fravær i FRAV/SLS og ferieafregning Eniga taster sygdom, barns sygedage og orlov relateret til børn. Partner taster ferie (ikke et lovkrav), særlige feriedage og omsorgsdage for børn i FRAV. Eniga er forpligtet til at taste fravær ind løbende, så det sikres at fraværslisterne der kan dannes efter lønkørslerne, er så opdateret som muligt. Partner skal levere ferieoplysningerne til brug for afregning af ferie, i forbindelse med fratrædelse (optjent og afholdt ferie for alle ferieår). Eniga taster ferieafregningen i den første lønkørsel efter fratrædelsen, hvis Partner har afleveret løninput rettidigt. Partner skal levere oplysningerne til brug for udbetaling af ej afholdte særlige feriedage umiddelbart efter ferieårets udløb - dog senest 10/6, så udgiften kommer med i halvårsregnskabet. 8
2.4.8 Ledelsesrapportering Såfremt Partner ønsker det, kan Eniga udarbejde en rapportering på udbetalt løn pr. medarbejder, pr. formål, pr. ansvar til partner. Ønsker en partner yderligere rapportering (standardrapporter), kan dette genereres ved henvendelse til Eniga. Der kan hentes fraværslister i Moderniseringsstyrelsen standardsystemer (ØS-LDV) efter hver lønkørsel, hvor sygdage/barns sygdom fremgår. Herudover kan der hentes lister vedr. orlovsperioder, lønforbrug pr. driftskonti runde fødselsdage mv. Hvis ikke andet aftales, er det Partner selv der henter oplysningerne i Moderniseringsstyrelsen standardsystemer. 2.4.9 Periodisering af løn og refusioner I forbindelse medkvartals- og årsafslutningen skal der laves lønperiodisering. Lønposterne periodiseres på de formål, ansvar og projektnumre, de kommer med fra SLS eller som angivet på lønbilaget - dog med særlige konti til brug for manuelle periodiseringer, så de ikke forstyrrer lønteamets afstemning af den samlede lønsum. Periodisering ved kvartalsafslutninger: - Alle bilag der kommer med i timelønskørslen efter et kvartals udløb, vil automatisk blive periodiseret tilbage til kvartalet (april til marts, juli til juni og oktober til september) - Alle refusioner periodiseres af Eniga Lønservice - Bilag som ikke kom med i timelønskørslen, men modtages af Eniga Lønservice senest den 10. i måneden, vil blive periodiseret af Eniga Lønservice - Bilag som ikke er modtaget af Eniga Lønservice senest 10. i måneden, skal Partner selv periodisere, via indsendelse af ILO til Eniga. Eniga scanner de bilag ind, der ikke kommer med i lønudbetalingen. Periodisering ved årsafslutning: - Alle bilag der kommer med i månedskørslen januar 2014, vil automatisk blive bogført i korrekt regnskabsår - Alle refusioner periodiseres af Eniga Lønservice - Bilag som ikke er modtaget af Eniga Lønservice senest 10. januar, skal Partner selv periodisere, via indsendelse af ILO. Eniga scanner de bilag ind, der ikke kommer med i lønudbetalingen. Der udsendes deadlines til Partner, for kvartals- og årsafslutninger. Tidsfristerne i forbindelse med årsregnskabet kan være forskellige for ovenstående de faktiske datoer, udmeldes på den samlede tidsplan for årets afslutning. Partner kan anmode Eniga om løntest, til periodisering af overtimer etc. ved årsregnskabet. 9
2.5 Ad hoc opgaver Opgaver der ikke indgår i den almindelige lønbehandling, vil blive behandlet inden 5 arbejdsdage (kopier af kørselsbilag, rapporter ledelse og tillidsrepræsentanter etc.). Alle ad hoc opgaver til Eniga Lønservice, skal modtages skriftligt. Hvis sagen er akut, bedes dette noteres i mailbeskrivelsen. 2.6 Ansvarsfordeling Partnerens ansvarsområde: - At levere input til lønnen - At kontrollere input inden godkendelse og indsendelse til Eniga - At kontrollerer kontering af lønudgifter, refusioner mv. - Periodisering af løninput der ikke er afleveret inden deadline herfor - At udarbejde ledelsesrapportering (sygdom, løndata til budgetter mv.) Eniga s ansvarsområde: - At kontrollere input - At indtaste lønnen i SLS - At kontrollere, om lønnen er kørt korrekt - At bogføre lønnen - At udarbejde standardrapporter pba. henvendelse fra partner - Periodisering af løn jf. procedure herfor 10
3 REFUSION/ADM. AF SYGDOM OG ORLOV IFBM. BØRN 3.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive Eniga s og deres partners handlinger, ansvarsroller og deadlines, som er relevante i forbindelse med ansøgning om refusion og administrationen af sygdom og orlov i forbindelse med børn. 3.2 Opgavesnit Følgende områder har Eniga hovedansvaret for: - Sygdom registrering FRAV og anmodning om refusion - Graviditetsorlov registrering FRAV og anmodning om refusion - Barsels- fædre og forældreorlov - registrering FRAV og anmodning om refusion - Fleksjob og øvrige løntilskudsordninger - anmodning om refusion - AUB og Elevbonus - anmodning om refusion Følgende har partneren selv ansvaret for: - PD-uddannelse, herunder også indsendelse af oplysninger omkring evt. orlov - VEU-kursusrefusion - Indgåelse af aftaler om ansættelse under det soc. kapitel (fleksjob, løntilskud mv.) - Indgåelse af 56-aftaler ifbm. sygdom - Indgåelse af aftaler vedr. tjenestefrihed (med og uden løn) af familiemæssige årsager - Overholdelse af lokale sygeprocedure- og politik 3.3 Tidsfrister Der kan ikke fastsættes tidsfrister på refusioner, men inputtet, f.eks. kontrakter, blanketter mv., skal være Eniga i hænde hurtigst muligt, efter endt sagsbehandling. 3.4 Relevante dokumenter - Diverse hjemmesider til ansøgning om refusioner (virk.dk, atp.dk m.fl.) - Eniga-blanketterne til brug ved afholdelse af orlov 3.5 Handling løntilskud, fleksjob mv. Dette afsnit beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med ansøgning om refusioner, som Eniga har hovedansvaret for. Dog vil der blive set bort fra sygdom og barsel, som vil blive beskrevet nedenfor i egne handlinger. Alle ansøgte refusioner forhåndsregistreres i lønsystemet. 11
Handling Eniga Partner Indgåelse af aftale om lønrefusion på medarbejder Indgået af aftale om tjenestefrihed med refusion Refusionsanmodning Modtagelse af refusion 3.5.1 Indgåelse af aftale om lønrefusion Partner er ansvarlig for, at alle blanketter og papir er underskrevet og indsendt til kommune, Jobcenter mv. således refusion kan udbetales. Det er Partner (HR-afdelingen) der indgår aftaler om ansættelse under det sociale kapitel (fleksjob, 56 aftaler, løntilskud mv.) og herefter orientere Eniga. Det er Partner der indgår aftaler om tjenestefrihed af familiemæssige årsager (pasning af døende, sygt barn etc.). 3.5.2 Refusionsanmodning Der søges Lønrefusioner (fleksjobansatte, servicejob og løntilskud) kvartalsvist. Fra AUB modtager Partner et brev med en opgørelse med refusion, når en elev har været på skoleophold. Brevet sendes til Eniga Lønservice, som herefter anmoder om refusion. Partner orienteres, hvis retten til lønrefusion mistes. 3.5.3 Modtagelse af refusion Når refusionen modtages bogføres den via SLS. 12
3.6 Handling sygdomsrefusion Dette afsnit beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med ansøgning om refusion for medarbejderes sygdom, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Sygemelding Kontrol af sygemeldinger Refusionsanmodning Raskmelding Raskmelding på refusionsanmodning 3.6.1 Sygemelding Når en medarbejder sygemelder sig, er det partners ansvar at registrere sygemeldingen på intranettet/i sygepostkassen. 3.6.2 Kontrol af sygemelding Det er Eniga s ansvar at kontrollere, om nogle medarbejdere har været sygemeldt i 4 uger eller på anden vis er refusionsberettigede (f.eks. fleksjobansatte eller 56). Efter 30 dage kan der søges refusion hos kommunen for den sygemeldte medarbejder. Eniga orienterer nærmeste leder om, at en medarbejder står registeret som langtidssyg, og at der er krav om afholdelse af sygesamtale, med referat til personalesagen. 3.6.3 Refusionsanmodning Det er Eniga s ansvar, at relevante blanketter udfyldes og sendes rettidigt kommunerne. Der søges refusion en gang pr. måned. Når refusionen modtages bogføres den via SLS. 3.6.4 Raskmelding Det er Partneren og medarbejderen selv, der har ansvaret for at raskmelde sig den første dag medarbejderen er tilbage. Delvis raskmelding skal meddeles til Eniga hurtigst muligt med angivelse af timetal eller procentsats for tilbagevenden. Ændringer i delvis tilbagevenden skal angives til Eniga hurtigst muligt. 13
3.6.5 Raskmelding på refusionsanmodningen Når medarbejderen har raskmeldt sig, er det Eniga s ansvar, at medarbejderen bliver raskmeldt på den sidste refusionsanmodning. 3.7 Handling barselsrefusion Dette afsnit beskriver de handlinger, der foretages i forbindelse med ansøgning om refusion for medarbejderes barsel, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Nedenstående benævnelse barsel dækker forståelsesmæssigt forhold som graviditetsorlov, fædreorlov og forældreorlov. Handling Eniga Partner Medarbejder skal på barsel (blanket udfyldes) Barselsbrev/infobrev sendes til medarbejder Refusionsanmodning Modtagelse af refusion 3.7.1 Medarbejder skal på barsel Når en medarbejder skal på barsel og evt. anden orlov, skal der udfyldes en blanket. Blanketterne sendes til Eniga. Alle blanketter til brug ved afholdelse af orlov, ligger på Eniga s hjemmeside. 3.7.2 Barselsbrev sendes til medarbejder Ved modtagelse af blanketter, er det Eniga s ansvar at udarbejde et barselsbrev til medarbejderen. En kopi af barselsbrevet sendes til partner hurtigst muligt. Eniga vedlægger infobrev til medarbejderen, der beskriver hvilke muligheder der er for afholdelse af orlov med og uden løn. Hvis der er nogle særlige forhold der gør sig gældende for barselsforløbet (aftalebaseret ønske til afholdelse), kontaktes Partner inden barselsaftalen skrives og sendes til medarbejder. 3.7.3 Refusionsanmodning Eniga er ansvarlig for, at der hver måned søges refusion for alle medarbejdere, der er på barsel. 3.7.4 Modtagelse af refusion Når refusionen modtages bogføres den via SLS. 14
3.8 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - Udarbejdelse af kontrakter og aftaler omkring løntilskud - Indgå aftaler omkring tjenestefrihed af familiemæssige årsager - At underrette Eniga om sygemelding - At underrette Eniga om delvist raskmelding/raskmelding - At sygepolitikken overholdes Eniga s ansvarsområde: - At underrette Partneren om afholdelse af barsel - At registrere indbetaling af refusion - At underrette Partner om langtidssygmeldinger - At godkende AUB refusioner på virk.dk Se bilag for visuelt workflow over denne arbejdsproces. 15
4 AFSTEMNINGER 4.1 Formål Denne arbejdsproces har til formål at beskrive Eniga s handlinger, ansvarsroller og deadlines, som er relevante ved afstemning af lønnen. Dette område vedr. afstemninger af: - E-indkomst mod SLS poster - Statusposter genereret fra SLS - Driftsposter Navision mod SLS poster 4.2 Relevante dokumenter - Udskrift fra SKAT vedr. e-indkomst - Uddatalister fra SLS - Udskrifter fra ØS-LDV Til lønafstemningen skal der foreligge dokumentation fra alle systemer, dvs. e-indkomst fra SKAT og uddatalister fra SLS. 4.3 Afstemning af SLS til e-indkomst Eniga er forpligtet til at udarbejde lønafstemning af SLS posterne til e-indkomst hvert kvartal, når bogføring af lønposterne og indberetning til SKAT er foretaget. Eniga foretager afstemning af SLS til e-indkomst, således det sikres, at indrapporteringen til SKAT svarer overens med lønsystemet. Det er Eniga s ansvar at undersøge og afklare eventuelle differencer og foretage regulering, hvis nødvendigt i samarbejde med partner. 4.4 Afstemning af status- og driftskonti Eniga Lønservice afstemmer alle balanceposter der vedr. lønnen jf. vejledning til afstemning af konti. Der indhentes kommentarer til åbne poster fra Partner, hvis der er behov for dette. Driften afstemmes hvert kvartal. Evt. manuelle posteringer på driftskonti skal dokumenteres/verificeres. Efter afstemning er klargjort og alle differencer er afklaret, skal kontoafstemningerne med eventuel dokumentation arkiveres i mapper hos Finansteamet, således de er klar til revisionen. 16
4.5 Afstemningsdifferencer og åbne statusposter Det er Eniga s ansvar at undersøge og afklare eventuelle differencer på drifts- og statuskonti, samt foretage eventuel ompostering til korrekte konti - hvis nødvendigt i samarbejde med Partner. Hvis det ikke er muligt at foretage en korrekt udligning af en åben post, eller der opstår differencer ved udligning af poster, kan posterne afskrives ved kvartalsafslutningen dette i samarbejde med Partner. Ved beløb under 100 kr. kan løntemaet afskrive/ompostere uden Partners godkendelse. 4.6 Ansvarsfordeling Eniga s ansvarsområde: - At afstemme lønnen - At undersøge evt. differencer i lønafstemningen - At flytte evt. fejlposter til korrekt kontering Se bilag for visuelt workflow over denne arbejdsproces 17
5 DOKUMENTHISTORIK Versionsnr. Dato Forfatter Beskrivelse 1.01 18.09.2012 Deloitte Generel opdatering efter sidste arbejdsmøde. 1.01 24.09.2013 Deloitte Opdatering af refusionsafsnit 1.02 13.12.2013 SLA sign-off gruppe Opdatering og gennemgang af SLA sign-off gruppe 1.03 11.10.2013 Ekspertgruppe Årlig opdatering, indarbejdet periodiseringsnotat(afsnit 2.4.9) og tilføjet afsnit vedr. afstemningsdifferencer (afsnit 4.5). Diverse korrektur, samt nyt layout. Godk. af styregruppen 10/2 2014. 18