byggeri informationsteknologi produktivitet samarbejde F104 Dokumenthåndtering

byggeri informationsteknologi produktivitet samarbejde Dokumenthåndtering F104 Publikation F104 September 2011

bips Lautrupvang 1B 2750 Ballerup Telefon 70 23 22 37 Fax 70 23 42 37 E-mail bips@bips.dk Internet www.bips.dk bips F104, Dokumenthåndtering Denne publikation er udarbejdet i bips regi, og bips har enhver ret herunder ophavsretten til publikationen såvel i papirudgave som i digital form. Publikationen forudsættes anvendt af personer, der er teknisk sagkyndige på de enkelte områder, og anvendelsen fritager ikke brugerne af publikationen for deres sædvanlige ansvar. Anvendelsen sker altså helt på brugerens eget ansvar på samme måde som individuelt udarbejdede løsninger. Hverken bips eller de fagfolk, der har deltaget i udarbejdelse af bips publikationen, kan gøres ansvarlige for anvendelse af publikationen i praksis. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne publikation eller dele deraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i anmeldelser. Faglige redaktører Charlotte Lund-Poulsen, Holm & Grut Arkitekter A/S Lars Coling, Holm & Grut Arkitekter A/S Bent Feddersen, Rambøll Gunnar Friborg, bips Særlig tak til Anne Morell, NIRAS Rasmus Klausen, Hou + Partnere Arkitekter A/S Høring Udgivelse og distribution i digital udgave bips Udgivelsesdato september 2011 Høringsudgave ISBN Distribution i trykt udgave Byggecentrum Lautrupvang 1B 2750 Ballerup Telefon 70 12 06 00 Fax 70 12 08 00 E-mail info@byggecentrum.dk 2

1. Indhold 1. Indhold...3 2. Forord...5 3. Indledning...6 4. Struktur...7 5. Håndtering af dokumenter... 10 5.1. Papirarkiv... 10 5.2. Elektronisk arkiv... 10 5.2.1. Hierarkisk system... 11 5.2.2. Database-system... 12 5.2.3. Søgning... 13 5.3. Udveksling... 14 5.4. E-mail... 15 6. Metoder... 17 6.1. Metadata... 17 6.2. Mapper... 20 6.3. Dokument- og filnavngivning... 23 6.3.1. Navngivning generelt... 23 6.3.2. CAD navngivning... 24 6.4. Versionsstyring... 26 6.5. Lovlige tegn... 28 7. Aftaler og anvendelse... 29 8. Lister... 30 8.1. Metadatasæt... 30 8.2. Værdiliste Aktør... 32 8.3. Værdiliste Status... 33 8.4. Værdiliste Indhold... 34 8.5. Værdiliste Dokumentation... 36 8.6. Værdiliste Udveksling... 37 8.7. Værdiliste Procestype... 38 8.8. Værdiliste Aktivitet... 39 8.9. Værdiliste Vidensområde... 40 8.10. Værdiliste Arbejdsområde... 41 8.11. Værdiliste Fase... 43 8.12. Værdiliste Filtype... 44 8.13. Værdiliste Stade... 45 8.14. Værdiliste Etage... 46 8.15. Værdiliste Afbildningstype... 47 8.16. Værdiliste Informationsniveau... 48 9. Eksempelsamling... 50 9.1. Klassificering af et dokument... 50 9.2. Klassificering af et CAD dokument... 51 9.3. Opbygning af mappestruktur... 52 9.4. Dokumentnavngivningsnøgle... 54 9.5. CAD navngivningsnøgle... 55 3

4

2. Forord Formålet med denne anvisning er at understøtte aktører i håndtering af dokumenter, såvel i samarbejdet som internt i virksomheder, organisationer mm. Målet opnås ved at etablere en fælles de facto branchestandard for håndtering og opbevaring af dokumenter. Anvisningens primære målgruppe er byggeri og anlæg, og den henvender sig til alle aktører, der er knyttet hertil, eksempelvis bygherrer, bygherrerådgivere, driftsherrer, projekterende, producenter og udførende. Herudover henvender anvisningen sig til softwareudviklere med henblik på implementering i software, applikationer ect. Anvisningen dækker hele livscyklussen for et bygværk. Denne anvisning er udviklet til anvendelse på et fælles forum for udveksling af dokumenter, men anvisningen kan med fordel også anvendes internt i en virksomhed eller organisation. Anvisningen er primært baseret på DS/EN 82045-1, DS/EN 82045-2 og DS/EN 82045-5. Der er foretaget justeringer i forhold til standarderne således, at denne anvisnings indhold fremstår klarere og mere konsistent. For at gøre anvisningen anvendelig i internationale samarbejder, forekommer der i anvisningen begreber på både dansk og engelsk. Definitioner, termer, begreber mm. anvendt i denne anvisning er i overensstemmelse med bips ordliste, som kan findes på www.bips.dk. Denne anvisning, Dokumenthåndtering F104, erstatter tidligere udgivne bips anvisninger inden for området, nemlig ibb publikation 10 - Arkiv- og dokumentstruktur 2003, C212 - CAD-filer og -mapper 2008 samt C206 - E-mail-Standard for byggeprojekter 2005. 5

3. Indledning Et dokument defineres som information og det tilhørende medie i overensstemmelse med DS/ISO 9000. Med information forstås meningsfulde data f.eks. i form af tekst, tal, tegninger, modeldata mm., mens medie f.eks. kan være et papir, et elektronisk medie eller et prøveemne. Håndtering og udveksling af de store mængder af dokumenter der generes, ikke mindst digitalt, fordrer en struktur, der på en nem og sikker måde understøtter samarbejdspartnere, virksomheder og medarbejdere i at kunne styre, gemme og genfinde dokumenter. Fig.1 Styring og genfinding af dokumenter. Denne anvisning angiver en systematik til klassificering af dokumenter og opbygning af mappestrukturer og filnavne, der kan benyttes som en fælles kommunikationsplatform for håndtering af dokumenter. Når man er bekendt med anvisningens tankesæt, vil listerne i kapitel 8 samt eksemplerne i kapitel 9 være det primære redskab, der anvendes i dagligdagen. Anvisningen består af følgende hovedkapitler, der kan læses og anvendes separat efter behov: Kapitel 4. Struktur giver læseren en almen indføring i og forståelse for den struktur og det tankesæt, der danner basis for anvisningens indhold. Kapitel 5. Håndtering af dokumenter giver en tilgang til det at håndtere, styre og udveksle dokumenter samt beskriver de elektroniske værktøjer, der ofte benyttes dertil. Kapitel 6. Metoder indeholder en beskrivelse af de forskellige metoder, der kan benyttes til styring af dokumenter, herunder metadata, mapper, dokument- og filnavngivning samt versionsstyring. Kapitel 7. Aftaler og anvendelse rummer en kort beskrivelse af de forhold, der bør vurderes og aftales, når der udveksles dokumenter mellem samarbejdspartnere. Kapitel 8. Lister indeholder de af bips udviklede lister over informationer, der benyttes til at klassificere et dokument og dets indhold. Kapitel 9. Eksempelsamling indeholder eksempler på, hvordan metoderne i kapitel 6 kan anvendes i praksis til at klassificere et dokument, opbygge en mappestruktur og navngive et dokument. 6

4. Struktur Et dokument kan bære informationer, der identificerer dokumentet, f.eks. i forhold til gyldighed, datering, status, forfatter, version ect. Disse informationer har to vigtige formål, dels at orientere læseren om dokumentet, og dels entydigt at identificere dokumentet i forhold til andre dokumenter. Fig.2 Til venstre: Informationer skrevet eller trykt på et dokument. Til højre: Informationer tilknyttet et dokument via en mærkat. Såfremt alle dokumenter er entydigt identificerbare, kan disse i princippet opbevares sammen i en ustruktureret form. I forhold til effektivt at søge og udveksle dokumenter, er det dog hensigtsmæssigt at strukturere dokumenterne i en form for systematik. For dokumenter skelnes mellem papirbårne og digitale dokumenter. For papirbårne dokumenter er det vigtigt, at der på dokumentet fremgår de informationer, der identificerer dokumentet. For den digitale repræsentation af et dokument kan de informationer, der identificerer dokumentet, ikke blot være indeholdt i selve dokumentet men også være tilknyttet dokumentet digitalt i form af en mærkat. Ved mærkat forstås en elektronisk bærer af informationer om et dokument. De informationer, der tilknyttes et dokumentet via en mærkat, muliggør en struktureret håndtering af dokumenter i et softwaresystem. Man skal være opmærksom på, at en mærkat ikke nødvendigvis følger et dokument, når det flyttes fra ét softwaresystem til et andet. Endvidere skal det bemærkes, at brug af mærkater ikke sikrer, at informationerne forefindes på en papirbåren repræsentation af dokumentet. Fig.3 Udveksling uden og med et fælles sprog. For en effektiv kommunikation mellem afsender og modtager af et dokument er det hensigtsmæssigt med et fælles sprog, herunder en fælles opfattelse af betydning af ord, begreber ect. For at kunne identificere et dokument, benyttes klassifikation af informationer som fælles sprog. Typen af informationer, der benyttes til klassificering, benævnes metadata og en samling af informationer betegnes et metadatasæt. For nærmere information og eksempler henvises til kapitel 6.1. Metadata. 7

Figur 4 indeholder det af bips definerede metadatasæt for et dokument. Et metadatasæt vil altid være udtryk for et formålsbestemt valg og vil aldrig kunne udformes, så det er entydigt klart for alle. Problemet kompliceres yderligere af den kendsgerning, at forskellige mennesker sjældent har samme opfattelse af ords betydninger. Dette forhold er der i videst muligt omfang taget højde for ved, at der er angivet definitioner og eksempler i kapitel 8. Lister. Uanset dette vil der stadig kunne opstå tvivl om et dokuments placering eller hvilke informationer, der skal tilføjes et dokument. I disse tilfælde bruges som udgangspunkt princippet, hvor dokumentet primært henhører. Fig.4 bips metadatasæt for et dokument. 8

I praksis fordres ikke alle informationer i metadatasættet anvendt, ligesom der kan opstå behov for, at metadatasættet udbygges med yderligere informationer afhængigt af de aktuelle forhold. Metadatasættet i figur 4 udgør kernen i, hvordan dokumenter håndteres og danner grundlag for de informationer: der påføres et dokument der påføres en mærkat der benyttes til opbygning af mappestrukturer der benyttes til dokument- og filnavngivning Fig.5 Aspekter knyttet til dokumenthåndtering. 9

5. Håndtering af dokumenter 5.1. Papirarkiv Papirbårne dokumenter er ofte en repræsentation af en digital udgave af et dokument. Når man gemmer papirbårne dokumenter, er det hensigtsmæssigt at anvende en struktur til arkivering i ringbind, faneblade mm. Til dette formål anvendes en hierarkisk struktur. Det er praktisk, hvis en sådan struktur har et vist sammenfald eller overensstemmelse med den tilsvarende elektroniske struktur, der anvendes. Se nærmere herom i kapitel 6.2. Mapper. Af juridiske årsager og arbejdsmæssige grunde kan det være nødvendigt at gemme papirbårne dokumenter. Papirarkiver fylder, hvorfor det er formålstjenstligt allerede ved opretning af et arkiv at have styr på, hvornår forskellige dele af arkivet kan smides ud således, at dette nemt kan ske, og plads løbende kan frigives. Fig.6 Papirarkiv. Normalt føres der ikke dobbelt papirarkiv til sikring mod uheld i form af f.eks. brand, vandskader ect. Ved at have digitale udgaver af alle papirbårne dokumenter, hvilket fordrer scanning af dokumenter, der kun forefindes i papirformat, kan man med back-up rutiner sikre, at der eksisterer en sikkerhedskopi af alle papirbårne dokumenter. 5.2. Elektronisk arkiv Der findes mange forskelligartede elektroniske værktøjer, som håndterer dokumenter på hver deres måde og er opbygget med forskellig tilgang til opbevaring, håndtering og søgning af dokumenter. Det er væsentligt at forstå de metoder og strukturer, værktøjerne gør brug af, så man er i stand til at vurdere de fordele og ulemper, der er ved brug af værktøjerne. I dette kapitel beskrives to primære systemer til elektronisk dokumenthåndtering: et system baseret på en hierarkisk struktur et system baseret på en database struktur 10

Fig.7 Elektronisk arkivering. En del dokumenthåndteringssystemer gør alene brug af enten en hierarkisk struktur eller en database struktur, men der findes også systemer, der gør brug af en kombination af de to strukturer. Generelt kan dokumenter genfindes via søgning på tværs af de strukturer, der anvendes. Der findes mange typer af søgninger, hvorfor disse kan variere blandt de forskellige dokumenthåndteringssystemer. Nogle dokumenthåndteringssystemer er begrænset til bestemte typer af dokumenter. F.eks. er visse systemer ikke egnet til styring af CAD-filer, mens de systemer, der er velegnede til styring af CAD-filer, ikke altid fungerer optimalt i forhold til andre typer af dokumenter. Man skal være opmærksom på, at dokumenthåndteringssystemer normalt er lukkede systemer, hvor der er en tæt sammenhæng mellem den software, der benyttes og de data, der styrer dokumenterne. Det er ensbetydende med, at adgang til dokumenterne kræver, at det pågældende system anvendes. Dette kan give problemer, hvis systemet svigter, ikke bliver vedligeholdt, eller hvis man ønsker at skifte fra et system til et andet. 5.2.1. Hierarkisk system Der findes en række IT-værktøjer, der anvender mappehierarkier til dokumenthåndtering, f.eks. projektwebs. Eksempler på systemer baseret på en hierarkisk struktur er stifinderen fra Windows og finder fra Mac. Stifinderen benytter en hierarkisk mappestruktur til at strukturere og vise dokumenter i forhold til hinanden. Alle dokumenter indeholdt i samme mappe kan ses på samme tid. Endvidere kan mapperne i strukturen foldes ud i et langt hierarki, hvor alle mapper kan ses på samme tid. Det bemærkes, at der kan være tekniske begrænsninger på den samlede længde af mappe- og filnavne i den hierarkiske struktur. Mapper og dokumenter i mappestrukturen kan søges via deres mappe- og filnavne eller via fritekstsøgning på ord indeholdt i dokumenterne. Se nærmere om de forskellige søgeprincipper i kapitel 5.2.3. Søgning. 11

Fig.8 Windows Stifinder. Fordelen ved hierarkiske strukturer er, at de er visuelle, og at det er let og hurtigt at placere dokumenterne i strukturen. Svagheden ved hierarkiske strukturer er, at dokumenterne efter placering er låst til en bestemt mappe, og da det kan være svært at vurdere, hvilken mappe er den rette placering, kan der opstå tvivl om, hvor et dokument rettelig hører hjemme. Mappestrukturer kan endvidere nemt blive relativt store og dermed svære at overskue. Derfor er det essentielt, at en mappestruktur er gennemtænkt mht. overskuelighed og opsporing af det korrekte sted for et dokuments placering. Anvendelse af hierarkiske systemer kan med fordel suppleres med en systematik for navngivning af filer, se nærmere herom i kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning. 5.2.2. Database-system En database struktur er et eksempel på et elektronisk system, hvor dokumenterne styres og søges via de metadata, der elektronisk er tilknyttet dokumentet via en mærkat. Se nærmere om metadata i kapitel 6.1. Metadata. Fig.9 Bibliotek.dk. En offentlig database til styring og genfinding af digitale dokumenter. 12

Til forskel fra hierarkiske strukturer er dokumenter i en database struktur ikke fastlåst til en bestemt placering. Dokumenterne styres via deres tilknyttede metadata, og fordelen herved er, at dokumenter i en database struktur relativt nemt vil kunne søges via metadata. Det bemærkes, at nogle database systemer er opbygget, så de kan gemme dokumenterne i en hierarkisk struktur, hvor dokumenterne kan søges på samme måde som i hierarkiske systemer. Ulempen ved database strukturer er, at brug af metadata i IT-værktøjer er tæt forbundet med den software, der benyttes. Det betyder, at de metadata, der er elektronisk tilknyttet et dokument via en mærkat ikke nødvendigvis medfølger, når dokumenterne vises i andre systemer. Se nærmere i kapitel 5.3. Udveksling. 5.2.3. Søgning Der findes forskellige søgeprincipper, som kan benyttes til søgning af dokumenter på tværs af mapper, hierarkier og IT-systemer. Fig.10 Søgeprincipper. Søgning via fritekst, er søgning på alle de ord der optræder, dvs. filnavne, mappenavne, indhold i dokumenter ect. Ulempen ved denne form for søgning er risiko for mange ukvalificerede hits. En af de største udfordringer ved søgning via fritekst er opbygning af effektive søgeord og søgesætninger, der begrænser antallet af hits og resulterer i et vedkommende og kvalificeret søgeresultat. Søgning via emneord, er søgning via ord eller værdier, der er tilknyttet et dokument. Man kan forstille sig dette gjort ved, at der i et felt på et dokument er angivet en række emneord, der udtrykker noget om indholdet i dokumentet. I princippet kan forfatteren af et dokument skrive alle de ord vedkommende mener, kendetegner indholdet af dokumentet. Søgning via kontrollerede emneord, er søgning via emneord fra en prædefinerede liste, hvilket er en måde at effektivisere brugen af emneord på. I princippet er det en liste, hvorfra man vælger et eller flere ord, der reflekterer indholdet. Hermed er søgningen gjort mere effektiv, da der nu kan søges på udvalgte ord på listen. Fordelen ved brug af kontrollerede emneord er, at søgningen resulterer i et mere vedkommende og overskueligt resultat. F.eks. kan systematiseringen af kontrollerede emneord udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Søgning i et database-system foregår, jf. kapitel 5.2.2. Database-system via kontrollerede emneord, idet dokumenter i en database styres via de informationer, 13

der er tilknyttet dokumenterne via en mærkat. Et database-system giver herved mulighed for at systematisere brugen af kontrollerede emneord iht. det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Google Desktop er en af de mere avancerede søgemaskiner, idet Google Desktop`s fritekstsøgning kan bruges til at søge efter dokumenter opbygget med kontrollerede emneord, og derved bruges til kvalificerede søgninger. Nedenfor er illustreret, hvordan systematiseringen af kontrollerede emneord kan udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Fig.11 Google Desktop. Konstrueret eksempel på fritekstsøgning med anvendelse af værdier fra metadataværdilisterne. 5.3. Udveksling Udveksling af dokumenter kan foregå via E-mail, via et udvekslingssted, som f.eks. en projektweb, via delte mapper, via drev på internettet eller ved flytning af data fra et drev/server til et andet. Dataudveksling er kompliceret, idet man skal sikre sig, at der i udvekslingsprocessen ikke går information tabt. Ændres en word-fil eksempelvis til en pdf-fil, vil den mærkat, som bæres af word, ikke længere være tilgængelig. Tilsvarende vil være tilfældet, hvis et dokument udtages af et dokumenthåndteringssystem, der gør brug af mærkater. Udveksling af dokumenter og deres mærkater kan ikke foretages automatisk. Der skal derfor laves en aftale for udveksling, der sikrer, at alle parter ved overlevering af dokumenter får de informationer, de forventer og har brug for. Dette kan f.eks. være ved at metadata påføres direkte i dokumenterne. 14

Fig.12 Udvekslingsproblematik. Foregår udveksling via et fælles udvekslingssted, hvor dokumenter uploades, aftales der fælles regler for brug af metadata, opbygning af mappestrukturer, dokument- og filnavngivning mm. For regler og aftaler i forbindelse med udveksling af dokumenter, se kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Fig.13 Udveksling via et udvekslingssted. Udveksles dokumenter via E-mails er det hensigtsmæssigt, at der for vedhæftede dokumenter anvendes filnavngivning iht. kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning, så denne er genkendelig for modtageren og kan skelnes mellem de modtagne filer. 5.4. E-mail E-mails og vedhæftede filer skal betragtes på lige fod med andre dokumenter. Anvendes der et E-mail-system, er der indbygget en simpel måde, hvorpå E-mails kan overskues. Eksempelvis kan man oprette et projektrelateret mailarkiv således, at E-mails, knyttet til et bestemt projekt, manuelt eller automatisk gemmes i sin egen mappestruktur inde i E-mail-systemet. 15

Alternativt kan E-mails gemmes uden for E-mail-systemet i det dokumenthåndteringssystem, hvor øvrige dokumenter gemmes. E-mails gemmes i dette tilfælde på lige fod med alle andre dokumenter. Når E-mails gemmes som filer (typisk msg-filer) i en mappestruktur, på projektwebs eller i et dokumenthåndteringssystem genereres E-mailens filnavn automatisk. Typisk anvendes titelfeltets indhold som navn til E-mailens filnavn. Dette er ofte en lang tekststreng, der ikke nødvendigvis er fornuftig at anvende som filnavn. Når E-mails gemmes uden for et E-mail-system, anbefales det at navngive mail-filerne iht. kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning, da dette medfører, at dokumenterne nemmere kan genfindes via en søgefunktion. Fig.14 Arkivering af E-mails i et dokumenthåndteringssystem. Endvidere anbefales det, at mail-filerne tilknyttes de obligatoriske metadata iht. metadatasættet, og at disse placeres i en mappestruktur styret efter dokumenternes indhold jf. kapitel 6.2. Metadata. 16

6. Metoder 6.1. Metadata Metadata defineres som data om data, det vil sige informationer om et dokument og dets indhold. Et metadatasæt udgør en delmængde af metadata og består af en række metadataelementer som anvendes til klassificering. Fig.15 Metadata. Et metadataelement udgøres af et metadatanavn og en tilknyttet metadataværdi, der beskriver en egenskab ved et dokument. Et metadatanavn angiver, hvad metadataværdierne omhandler. En metadataværdi er en værdi, der f.eks. kan vælges blandt værdierne i en værdiliste. Fig.16 Metadataelement. Værdilisterne for metadataværdier kan være bundne eller åbne. Er der til et metadataelement knyttet en bunden værdiliste betyder det, at det pågældende metadataelement kun kan antage en af de angivne værdier i værdilisten. F.eks. kan metadatanavnet Status kun antage en af metadataværdierne i værdilisten figur 17. Fordelen ved bundne værdilister er, at der altid anvendes afgrænsede og definerede værdier, hvilket er en fordel på tværs af samarbejdspartnere og i forbindelse med søgninger, idet større ensartethed medfører en klarere klassifikation og kommunikation. 17

Fig.17 Eksempel på en bunden værdiliste. Er en værdiliste åben, kan brugeren selv tilføje metadataværdier til værdilisten. erne angivet i denne anvisning for åbne værdilister, er angivet med det formål at give et vejledende billede af, hvilke værdier, den åbne værdiliste typisk rummer. Metadatasættet og værdilisterne knyttet til de enkelte metadataelementer, inklusiv definitioner og eksempler, fremgår af kapitel 8. Lister. De angivne koder i værdilisterne, som bl.a. anvendes til dokument- og filnavngivning har udgangspunkt i det engelske ord for metadataværdierne. Koderne er ikke unikke på tværs af værdilisterne, men alene inden for den enkelte værdiliste. Som oftest er metadataelementer ligeværdige, dvs. de er frie og uafhængige af hinanden. I visse tilfælde kan metadataelementer være hierarkiske, idet metadataværdierne i værdilisterne kan omdannes til metadataelementer med deres egne underværdilister og underværdier. Fig.18 Underværdiliste. Figur 19 angiver det af bips defineret metadatasæt svarende til de informationer, der anses nødvendige for at klassificere et dokument. Den samlede mængde af identificerede og beskrevne metadataelementer udgør 39. Disse er opdelt i fem grupper ud fra tilhørsforhold, hvoraf den ene gruppe kun anvendes i forbindelse med CAD / Tegning. 5 metadataelementer udgør bips obligatoriske metadatasæt, der som minimum altid bør gøres brug af ved klassificering af et dokument. I metadatasættet er angivet, om der er tilknyttet en åben eller bunden værdiliste. 18

Fig.19 bips metadatasæt. Ud over bips metadatasæt kan der efter behov føjes yderligere metadataelementer til metadatasættet. Ved valg af supplerende metadataelementer er det væsentligt, at der foreligger en klar og entydig definition for indholdet af det enkelte metadataelements metadatanavn og metadataværdier, og at indholdet er afstemt i forhold til de andre metadataelementer, så der ikke forekommer overlap i metadatasættet. 19

6.2. Mapper Mapper er hierarkiske strukturer. Til opbygning af mappestrukturer i et digitalt arkiv og i ringbind i et papirarkiv anvendes værdierne og værdilisterne angivet i kapitel 8. Lister. Værdilisterne kan kombineres efter behov og indgå på forskellige niveauer i mappestrukturen. Fordelen ved at anvende værdierne fra værdilisterne er, at indholdet af værdien vil være alment kendt på tværs af projekter, samarbejdspartnere mm. En mappestruktur tilpasses det aktuelle behov og udvides i takt med nødvendigheden herfor. Fra værdilisterne udvælges derfor kun de værdier, der er behov for. Det er hensigtsmæssigt, at strukturen gennemtænkes fra start således, at senere udvidelser ikke bliver umuliggjort, eller mappestrukturen ender med at være inkonsistent og dermed svær at finde rundt i for tredjemand. Det er formålstjenstligt, at mappestrukturen hele tiden er skalerbar. Det er ikke muligt at opstille en samlet og entydig mappestruktur til brug for alle. Som bips standard anvendes værdilisten for Indhold som øverste niveau i mappestrukturen. Niveauet omfatter, jf. kapitel 8.4. Værdiliste Indhold, 12 indholdskategorier og anvendes med fordel på små projekter og ved opstart af projekter. Fig.20 bips grundstruktur til opbygning af mapper i et digitalt arkiv og i et papirarkiv. Når projekter vokser, eller man af andre årsager har behov for en underinddeling af øverste niveau, kan der oprettes et underniveau med udgangspunkt i underværdilisten knyttet til hver af værdierne for Indhold. Underværdierne bliver herved til undermapper i et digitalt arkiv, og i et papirarkiv bruges underværdierne til at lave faneblade i nye ringbind. Fig.21 bips grundstruktur til opbygning af undermapper og faneblade i et papirarkiv. Som eksempel på hvorledes en komplet mappestruktur kan opbygges i et digitalt arkiv og l et papirarkiv, og hvordan denne kan tilpasses til forskellige virksomheder og udvekslingssteder, henvises til kapitel 9.3 Opbygning af mappestruktur. 20

Hvilke niveauer og underniveauer, der er behov for, og hvorledes værdilisterne og værdierne indgår i forhold til hinanden i mappestrukturen, vil variere fra projekt til projekt og afhænge af det specifikke projekts størrelse, kompleksitet ect. Fig.22 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med værdierne fra værdilisterne for Indhold og Dokumentation som øverste niveau og værdier fra værdilisten Fase som underniveau. Er der behov for en anden inddeling end den forskrevne, kan strukturen tilpasses ved at kombinere og sammensætte værdilisterne fra kapitel 8 på andre måder. Man kan f.eks. lade udvalgte værdier for Fase udgøre underniveauet for hver af metaværdierne i værdilisten Indhold. Alternativt kan man lade værdilisten for Fase udgøre det øverste niveau, og lade værdier fra værdilisten Indhold indgå som underniveau under hver af værdierne for Fase. Fig.23 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med udvalgte værdier fra værdilisten Fase som øverste niveau og værdier fra værdilisten Indhold som underniveau. 21

På tilsvarende vis kan værdilisterne for f.eks. Aktør, Vidensområde ect. kombineres og sammensættes, så man får den mappestruktur, der passer bedst til udvekslingsstedet, virksomheden og det aktuelle projekt. Fig.24 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med værdierne fra værdilisten Indhold som øverste niveau og udvalgte værdier fra værdilisten Aktør som underniveau. Som illustreret ovenfor findes der mange måder at opbygge og sammensætte mappestrukturer på. I forbindelse med udveksling af dokumenter via et udvekslingssted skal det aftales, hvordan mappestrukturen på udvekslingsstedet udformes. Se nærmere herom i kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Anvendelse af mappestrukturer kan med fordel kombineres med brug af filnavngivning, idet dette giver et bedre overblik over indholdet af dokumenterne i mapperne. Se nærmere filnavngivning i kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning. I CAD sammenhæng er det ofte hensigtsmæssigt at strukturere sin mappestruktur efter den CAD-produktion og de CAD-systemer, der anvendes. En CAD mappestruktur kan derfor med fordel opdeles efter en underværdiliste for værdien Geometri. Den mest hensigtsmæssige inddeling vil afhænge af projektets størrelse og kompleksitet, antal samarbejdspartnere, CADsoftware ect. Hvis de virksomheder, der udveksler CAD-filer og bygningsmodeller anvender samme CADsystem, kan det anbefales at anvende samme CAD mappestruktur internt i virksomhederne som på udvekslingsstedet. 22

6.3. Dokument- og filnavngivning 6.3.1. Navngivning generelt Fig.25 Begreber for navngivning. Et dokument navngives med et dokument id, et dokumentnavn og et filnavn svarende til de angivne metadatanavne i metadatasættet. Dokument id`et repræsenterer en kode, der entydigt identificerer et dokument, mens dokumentnavnet repræsenterer en (valgfri) titel, der identificerer dokumentet. Filnavnet, inklusiv extension (filformat) repræsenterer dokumentets titel i digital sammenhæng. Dokument id Dokumentnavn Filnavn Ved digitale mappestrukturer og ved udveksling af dokumenter er det hensigtsmæssigt, at der anvendes et genkendeligt og entydigt kodningsprincip for dokument id og filnavn, så man nemt kan afdække indholdet af dokumenterne. Ofte vil det være formålstjenstligt, at dokument id og filnavn er enslydende, da dokumenter herved nemmere kan søges via deres filnavngivning. For dokumenter, der gør brug af referencefilteknik, f.eks. CAD-filer, excel-filer ect. bør der uanset dokumentversion, bruges samme filnavn, da der ellers kan opstå problemer med manglende referencer ved kopiering eller flytning af filerne og versioneringen. For at minimere dette problem er det en fordel at bruge relative referencer, hvor det er muligt. En relativ reference angiver ikke den fulde sti, men angiver kun det nødvendige antal mapper, der skal til for at kunne pege på den tilknyttede fil. Vedrørende versionsstyring henvises til kapitel 6.4. Versionsstyring. Ved anvendelse af fælles regler for dokument- og filnavngivning skal der tages stilling til hvilket kodningsprincip, der er relevant og opsættes regler herfor. Se nærmere herom i kapitel 7. Aftaler og anvendelse. 23

Som bips standard gælder nedenstående kodningsprincip for dokument id og filnavn: Fig.26 Kodningsprincip for dokument id og filnavn. Dokument id og filnavn opbygges som grundprincip efter en 5-trinskode. Af hensyn til maskinaflæsning anvendes understregning/underscore (_) som separatortegn. Er en position uspecificeret angives denne med (bindestreg). Til opbygning af koden anvendes et udvalg af metadataelementer listet i kapitel 8.1. Metadatasæt: VIRKSOMHED PROJEKT ID angiver den kode, som entydigt identificerer projektet i den ansvarlige virksomhed. Koden angives som tekst eller tal. AKTØR kategoriserer deltageren bag dokumentet og sikrer mod utilsigtet overskrivning af andre aktørers filer, når der udveksles. LOKALISERING angiver en kode, der henviser til en specifik fysisk lokalitet, f.eks. bygningsnummer, ejendomsnummer, bronummer, vejstrækning ect. INDHOLD kategoriserer dokumentets informationsindhold. LØBENUMMER kan valgfrit systematiseres og udvides og kan både indeholde tekst og tal, men det fungerer som én samlet angivelse. Nedenfor er vist tre eksempler på opbygning af dokument id og filnavn: Dokumentnavn: Budget projekt 3341 Dokument id : 3341_A_2_ECO_01 (Projekt 3341, Arkitekt, Afsnit 2, Økonomi, Løbenr. angivet fortløbende numerisk) Dokumentnavn: Hovedtidsplan projekt OBR Dokument id : OBR_C_1_TIR_20110601 (Projekt OBR, Rådgiver, Område 1, Tids-og ressourcestyring, Løbenr. som dato) Dokumentnavn: Serviceaftale Børnehaven Solsikken Dokument id : BS_O_-_AGR_SERVICE1 (Børnehaven Solsikken, Driftsherre, Uspecificeret, Aftale, Løbenr. som tekst) 6.3.2. CAD navngivning I forbindelse med navngivning af CAD-filer og -dokumenter er dokument id`et lig med tegningsnummeret. For lettere at kunne søge og afdække indholdet af et CAD dokument via dokumentets filnavn og dokument id, anbefales det, at løbenummeret udvides og systematiseres efter princippet i figur 27. 24

Fig.27 Kodningsprincip for løbenummeret på CADfiler og -dokumenter. Udvidelse og systematisering af løbenummeret for CAD-filer og -dokumenter er valgfrit, men løbenummeret fungerer som én samlet angivelse. Af hensyn til læsbarhed er indført en (-) bindestreg før temaangivelse. Til opbygning af koden for løbenummeret anvendes et udvalg af metadataelementer listet i kapitel 8.1. Metadatasæt under CAD / Tegning: FILTYPE udgør den kode, som angiver filens anvendelse. STADE udgør den kode, som angiver indholdets stade, f.eks. eksisterende, nyt ect. ETAGE udgør den kode, som angiver vertikal placering. Koden kan valgfrit angives iht. EBST bekendtgørelse 1398 18 eller iht. ISO 4157-1. AFBILDNINGSTYPE udgør den kode, som angiver, hvorledes indholdet vises, f.eks. plan, snit, opstalt, detalje ect. TEMA kan valgfrit angives i form af tekst eller tal, og antallet af karakterer er valgfrit. Tema kan f.eks. angives som kode for bygningsdel eller bygningsdelsnummer. Til temaangivelsen kan evt. benyttes de temakoder, som er angivet i eksempelsamlingen kapitel 9.5. CAD navngivningsnøgle. Nedenfor er vist tre eksempler på opbygning af dokument id og filnavn inkl. systematisering af løbenummeret for CAD: Dokumentnavn: Gulvplan 1. sal, eksisterende forhold Dokument id : 3341_A_ 2_GEO_DE11-GU (Projekt 3341, Arkitekt, Afsnit 2, Geometri, Tegningsfil, Eksisterende, 1. sal, Plan, Tema gulv ) Dokumentnavn: Belysningsplan, 1. sal fremtidige forhold Dokument id : OBR_C_1_GEO_BF21-LIGHTING (Projekt OBR, Rådgiver, Område 1, Geometri, Fagmodel, Nyt/Fremtidigt, 2.sal, Plan, Tema Lighting ) Dokumentnavn: Snit AA, fremtidige forhold Dokument id : BS_A_-_GEO_EFX3-01 (Børnehaven Solsikken, Arkitekt, Lokalisering uspecificeret, Geometri, Udtræksfil, Nyt/Fremtidigt, Flere etager, Snit, Tema fortløbende numerisk) I kapitel 9. Eksempelsamling er opstillet en standard navngivningsnøgle til brug ved kodning af dokument id og filnavn samt en udvidet nøgle til brug ved kodning af CAD-filer og dokumenter. 25

6.4. Versionsstyring Alle udgaver af dokumenter udgør versioner. Da nogle dokumenter ændrer indhold over tid, er det hensigtsmæssigt at gøre brug af versionsstyring således, at de enkelte versioner af dokumentet kan skelnes fra hinanden. Alle dokumenter har et versions id og en versionsdato. Nogle af disse versioner kan være officielt gældende udgaver og de benævnes revisioner. Revisioner navngives fortløbende numerisk; 0, 1, 2, 3... For den første officielle udgave af et dokument, dvs. revision 0, angives der normalt ikke et revisions id. Til dette dokument er knyttet en første revisionsdato. Versionering angives fortløbende alfabetisk og numerisk; A-Z, 0, 0A-Z, 1, 1A-Z ect. Det bemærkes, at en revision også er en version, og at versions id et i dette tilfælde svarer til revisions id et. Principperne er illustreret nedenfor. Fig.28 Princip for versionsstyring. VERSION REVISION VERSIONSDATO FØRSTE REVISIONSDATO A B C 0 0 0A 0B 0C 1 1 1A 1B 1C 2 2 2A 2B 2C STATUS Alle versioner, hvori der indgår alfanumeriske tegn i versions id`et, er interne arbejdsudgaver, som jf. kapitel 8.3. Værdiliste Status, f.eks. kan have status af under udarbejdelse, under kontrol ect. Bemærk, at der for værdien udgivet er tale om en revision, og at værdien erstattet kan gælde alle versioner. Fig.29 Eksempel på anvendt versionsstyring. Metadatanavnene: Version, Revision, Versionsdato, Første revisionsdato og Status skal ses og anvendes i sammenhæng. VERSION REVISION VERSIONSDATO FØRSTE STATUS REVISIONSDATO A 2011-03-16 Erstattet B 2011-03-22 Erstattet 0 0 2011-03-30 2011-03-30 Erstattet 0A 2011-04-01 Erstattet 0B 2011-04-06 Erstattet 1 1 2011-04-18 Udgivet For at der kan optræde forskellige versioner af et dokument, fordres der forskellig filnavngivning af disse. Som udgangspunkt kan man lade versions id`et (eller versionsdato) indgå i filnavngivningen. Dette giver dog et problem i forhold referencefiler, da funktionen af dette fordrer samme filnavn, medmindre versioneringen også skal omfatte ændring af filnavne og dermed referencer. 26

Såfremt man ønsker, at der altid er en reference til den nyeste version, kan man lade filnavnet for den nyeste version være det samme gennem hele processen. Hver gang der så oprettes en ny version, får denne samme filnavn som den foregående, idet den foregående nu får et nyt filnavn f.eks. ved, at versions id eller versionsdato tilføjes til filnavnet. Fig.30 Eksempel på anvendt versionsstyring i filnavngivning. Ved udveksling er det ikke den nydannede version, der udsendes men versionen før, så man sikrer entydighed i navnene på de filer, der udveksles. Princippet er illustreret nedenfor. FILNAVN VERSION VERSIONS FØRSTE STATUS DATO REVISIONSDATO 3341_A_2_ECO_2011-03-30.xslx 0 2011-03-30 2011-03-30 Erstattet 3341_A_2_ECO_2011-04-06.xslx 1 2011-04-06 Udgivet 3341_A_2_ECO.xslx 1A 2011-05-27 Under udarbejdelse 27

6.5. Lovlige tegn Til dokument- og filnavngivning må kun anvendes bestemte tegn, da brug af andre tegn, end de tilladte, kan give problemer ved brug af referencer, netværks-backup mv. Dette gælder uanset, om de enkelte systemer tillader andre tegn, end de nedenfor anførte: Som tegn må kun anvendes: 0-9, _, -, a-z og A-Z. Som seperatortegn anvendes:_ (understregning/underscore), så koden kan maskinaflæses. Hvis der undlades en position i navngivningskoden angives denne som uspecificeret med (bindestreg). Danske tegn er ikke lovlige tegn, idet ikke alle IT-systemer understøtter disse. Hvis der er behov for at anvende disse, anvendes: æ = ae, ø = oe, å = aa 28

7. Aftaler og anvendelse I forbindelse med udveksling af dokumenter, bør der mellem samarbejdspartnere altid foreligge en aftale for udveksling af dokumenter. Ethvert projekt har forskellige forudsætninger, f.eks. projektets omfang, de deltagende parter og deres IT-forudsætninger, IT værktøjer, bygherre- og myndighedskrav mm. De metoder, der er relevante for udveksling af dokumenter, vil derfor variere, ligesom de IT-systemer, der gøres brug af, vil kunne variere fra projekt til projekt. Formålet med en fælles aftale er at definere et fælles digitalt grundlag for håndtering af dokumenter, der sikrer, at alle parter ved udveksling af dokumenter får de informationer, de forventer og har brug for, og at der er et entydigt grundlag for tolkning af de data, der knytter sig til udvekslingen. Fig.31 Ved udveksling af dokumenter udfærdiges en fælles aftale mellem samarbejdsparterne. Ved udveksling af dokumenter skal der tages stilling til, hvilke metadataelementer, der anvendes på dokumenter og mærkater. Dette gælder også udveksling af E-mails. Hvilke metadataelementer, der anvendes aftales projektspecifikt. Ud over de metadataelementer, der er angivet i bips metadatasæt, kan der tilføjes yderligere metadataelementer, hvis dette er nødvendigt. I forbindelse med udveksling skal det aftales, om dokumenter udveksles via e-mail og/eller via et fælles udvekslingssted. Foregår udvekslingen via et udvekslingssted, er det væsentligt at forholde sig til, hvilke regler og betingelser, der knytter sig til udvekslingsstedet. Foregår udvekslingen via E-mail, bør man forholde sig til, hvilke formater der anvendes, og om der anvendes særlige regler for navngivning i emnefeltet og navngivning af vedhæftede dokumenter. På et udvekslingssted er det vigtigt, hvis der gøres brug af mappestrukturer, at aftale hvilke procedurer, der anvendes til opbygning og udvidelse af mappestrukturen. Hvis der gøres brug af dokument- og filnavngivning, herunder CAD navngivning, skal det fastlægges, hvilket kodningsprincip, der benyttes til navngivning. Man skal forholde sig til, hvorvidt der benyttes versionsstyring og i givet fald, hvorledes denne anvendes herunder i forhold til filnavngivning. Det skal også specificeres, hvilke udvekslingsformater, der anvendes og hvilken repræsentationsform, disse formater har. En fælles aftale for håndtering af dokumenter udfærdiges iht. bips IKT-specifikationer. 29

8. Lister Listerne er udviklet på baggrund af DS/EN 82045 samt erfaringer og observationer. Der er foretaget justeringer i forhold til standarden således, at listerne fremstår klare og mere konsistente. For de lister, der typisk anvendes til f.eks. navngivning og mapper er angivet koder. Der kan være behov for at definere yderligere koder og/eller udbygge de i listerne angivne koder. 8.1. Metadatasæt Metadatasættet er for overskueligheden inddelt i grupper ud fra tilhørsforhold. For hvert metadataelement er angivet følgende: obligatorisk, bunden eller åben værdiliste, type af værdi samt definition. En bunden værdiliste må ikke afviges, og den sikrer, at der altid anvendes samme metadataværdier. En åben værdiliste angiver vejledende, hvilke værdier, der typisk kan anvendes. Metadatanavn DK PROJEKT Metadata label EN PROJECT Obl. Åben/ Bunden Værdiliste Type Definition af metadataværdi Projekt id Project id Å Tekst Kode som entydigt identificerer projektet for alle parter Projektnavn Project name Å Tekst Titel som identificerer projektet for alle parter Projektbeskrivelse Project description Å Tekst Kort fremstilling som identificerer projektet for alle parter VIRKSOMHED / PART ORGANIZATION Virksomhedsnavn Organization X Å Tekst Selvstændig økonomisk og juridisk organisation eller part Aktør Agent B 8.2 Tekst Kategorisering af deltager Virksomhed projekt id Virksomhed projektnavn Virksomhed projektbeskrivelse DOKUMENT Organization Project id Organization Project name Organization Project description DOCUMENT Å Tekst Kode som entydigt identificerer projektet i den ansvarlige virksomhed Å Tekst Titel som identificerer projektet i den ansvarlige virksomhed Å Tekst Kort fremstilling som identificerer projektet i den ansvarlige virksomhed Dokument id Document id Å Tekst Kode som entydigt identificerer dokumentet System id System id Å Tekst Kode som entydigt identificerer dokumentet i et itsystem Dokumentnavn Document name X Å Tekst Titel som identificerer dokumentet. (Til dokumentnavn kan være knyttet flere uafhængige værdifelter) Filnavn File name Å Tekst Dokumentets titel i et it-system inkl. identifikation af filformat (extension) Indholdsbeskrivelse Content descripion* Å Tekst Kort fremstilling som angiver, hvad dokumentet omhandler Version Version id B A-ZZ Kode for udgave af dokumentet Versionsdato Version date* X B ÅÅÅÅ- Dato for udgave af dokumentet (efter ISO 8601) MM-DD Revision Revision id B 1, 2, 3 Kode for officielt gældende udgave af dokumentet NOTE: De med * angivne metadatalabels afviger fra DS/EN 82045-2 og DS/EN82045-5. 30

Metadatanavn DK Metadata label EN Obl. Åben/ Bunden Værdiliste Type Definition af metadataværdi Revisionsbeskrivelse Revision text Å Tekst Kort fremstilling som angiver ændringer foretaget ved en revision Første revisionsdato First create date* X B ÅÅÅÅ- MM-DD Dato for første officielt gældende udgave af dokumentet (dato efter ISO 8601) Udarbejdet af Creator X Å Tekst Identifikation ved person Kontrolleret af Reviewed by Å Tekst Identifikation ved person Godkendt af Approved by Å Tekst Identifikation ved person Sprog Language code Å Tekst Identifikation af nationalsprog anvendt i dokumentet Status Status B 8.3 Tekst Dokumentets stade KATEGORI CATEGORY Indhold Document kind B 8.4 Tekst Kategorisering efter informationsindhold Dokumentation Documentation B 8.6 Tekst Kategorisering som dokumentationsmateriale Udveksling Exchange B 8.5 Tekst Kategorisering efter modtagelse og afsendelse Procestype Process type B 8.7 Tekst Kategorisering efter aktivitetsområde Aktivitet Activity Å 8.8 Tekst Kategorisering efter type af opgave, ydelse eller handling Vidensområde Discipline B 8.9 Tekst Kategorisering efter teknisk eller professionel afgrænsning Arbejdsområde Work area Å 8.10 Tekst Kategorisering efter aktivitet inden for arbejdsmæssigt område Fase Phase Å 8.11 Tekst Kategorisering efter afgrænset del af aktiviteter i byggeriets livscyklus Lokalisering Location Å Tekst Emnets fysiske placering CAD / TEGNING CAD / DRAWING Målestok Coded representation Å Tekst Kode som angiver størrelsesforhold scale Papirstørrelse Sheet size Å Tekst Kode som angiver papirarkstørrelse knyttet til anvendt målestok Filtype Filtype B 8.12 Tekst Kode som angiver en fils anvendelse Stade State B 8.13 Tekst Kode som angiver indholdets stade Etage Level B 8.14 Tekst Kode som angiver vertikal placering Afbildningstype Depiction type B 8.15 0, 1,2 9 Kode som angiver, hvorledes indholdet vises Informationsniveau Information level B 8.16 0, 1, 6 Kode som angiver konkretiseringsgrad NOTE: De med * angivne metadatalabels afviger fra DS/EN 82045-2 og DS/EN82045-5. 31

8.2. Værdiliste Aktør Kategorisering af deltager. Aktør er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne dvs. listen må ikke afviges. DK EN Kode Eksempler Arkitekt Architect A Bygningsarkitekt, landskabsarkitekt, indretningsarkitekt Bygherre Builder B Boligselskab, pensionskasse, aktieselskab, produktionsvirksomhed Rådgiver Consultant C Rådgivende ingeniør, bygherrerådgiver, finansieringsrådgiver, geoteknisk rådgiver Developer Developer D Ejendomsudvikler, entreprenør Designer Designer E Reklamebureau, Designbureau Producent/leverandør Manifactor /Supplier F Elementleverandør, isoleringsproducent, VVS-grossist Myndighed Authority H Stat, region, kommune Forsikring Insurance I Forsikringsselskab, forsikringsmægler Jura Legal L Advokatfirma Driftsherre Operator O Ejendomsdriftselskab, boligselskab, produktionsvirksomhed Mægler Real Estate Agent R Ejendomsmægler, erhvervsmægler Landinspektør Surveyor S Landinspektør, landmåler Entreprenør Contractor T Totalentreprenør, tømrer, murer, vvs-entreprenør Forsyningsselskab Utility Provider U Gasforsyningsselskab, elforsyningsselskab, telefonselskab Konsulent Advisor V Managementkonsulent, it-konsulent Ejer Owner W Bygningsejer, lodsejer, ledningsejer, grundejer 32

8.3. Værdiliste Status Dokumentets stade. Status er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne - dvs. listen må ikke afviges. DK EN Definition Under Udarbejdelse Under kontrol Under Godkendelse InPreparation InReview InApproval Dokumentets stade i forhold til tilblivelse. Dokumentets stade i forhold til verificering. Dokumentets stade i forhold til accept. Udgivet Released Dokumentets stade i forhold til frigivelse. Erstattet Replaced Dokumentets stade i forhold til udskiftning. Udgået Withdrawn Dokumentets stade i forhold til at være en ikke gældende version. 33

8.4. Værdiliste Indhold Kategorisering efter informationsindhold. Indhold er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne dvs. listen må ikke afviges. For hver enkel metadataværdi er angivet en underværdiliste med tilknyttede underværdier. Underværdierne i underværdilisten er åbne dvs. underværdilisten kan tilpasses eller udvides i det omfang, det behøves. Underværdilisten er et eksempel på brug af hierarkiske metadataelementer, som f.eks. kan anvendes til opbygning af mappestrukturer. DK EN Kode Definition Underværdiliste Eksempler Aftale Agreement AGR Dokumenter hvis indhold fastlægger ydelser, leverancer og vilkår mellem parter. Aflevering, forsikring, fuldmagt, garanti, kontrakt acceptskrivelse, rammeaftale, entrepriseaftale, aftaleseddel, IKTaftale, IKT-specifikation, ydelsesfordelingsdokument, rekvisition, kommissorium, forsikringspolice, projektændrings-notat, sikkerhedsstillelse, tekniske forespørgsler, overdragelsesdokument, lejekontrakt ect. Analyse Analysis ANA Dokumenter der indeholder resultater af undersøgelser, studier, beregninger og simuleringer. Myndighed Authority AUT Dokumenter hvis indhold berører forhold knyttet til offentlige instanser. Beregning, opmåling, registrering, simulering, undersøgelse Ansøgning, godkendelse, lokalplan, myndighedskrav, tilladelse fotos, asbest- og miljøundersøgelse, geoteknisk rapport, vejrligsrapport, bygningssynsrapport, statisk beregning, energirammeberegning, TV-inspektion, VVM-redegørelse, brandsimulering ect. byggeandragende, byggetilladelse, anmeldelses- og færdigmeldingsblanket, BBR-oplysninger, bygningsfredning, brandstrategirapport, tingbogsdokument, servitut, matrikelkort ect. Basis Basis BAS Dokumenter hvis indhold vedrører organisation og de involverede virksomheders virke. Arkivfortegnelse, organisation, skabelon, symbolbibliotek adresseliste, organisationsplan, medarbejderliste, distributionsliste, dokument- og tegningsliste, paradigme, projekt- og designmanual, mappeliste, rygmærke til mapper, faneblade ect. Økonomi Economy ECO Dokumenter hvis indhold vedrører forvaltning og anvendelse af penge. Betalingsplan, bevilling, budget, byggeregnskab, faktura prisoverslag Kalkulation, aconto begæring, soliditetserklæring, aftalesedler, indeksregulering, kontoplan, stadeopgørelse, omkostningsstyring, budgetkontrol, økonomi-rapport, økonominotat, faktureringsplan, slutregning ect. 34

DK EN Kode Definition Underværdiliste Eksempler Geometri Geometry GEO Dokumenter der indeholder geometrisk eller grafisk information. Information Information INF Dokumenter der indeholder fakta og detaljer om noget til brug for nogen. Digitalt plot, model, skitse, tegning, udtræk og view, visualisering Drift, produktdata, vedligeholdelse Diagram, modelfil, tegningsfil, notationsfil, 3D bygningsmodel, animering, Virtual Reality ect. Materialedatablade, bruger- og beboervejledning, brugsanvisninger, manualer, instrukser, certifikat ect. Orientering Message MES Dokumenter hvis indhold er af nyhedsmæssig eller meddelende karakter. Referat Minutes MIN Dokumenter der indeholder dagsorden eller dokumenter der gengiver indhold eller beslutninger fra møder eller samtaler. Kvalitetsstyring Quality management QMA Dokumenter hvis indhold er knyttet til fastlæggelse, håndtering og kontrol af kvalitet. Høring, varsling Bygherre, byggeudvalg, myndighed, projektering, projektgennemgang, styregruppe, sikkerhed Granskning, kontrol, KS-dokumentation, kvalitetsplan, risikovurdering, tilsyn Nyhedsbrev, naboorientering ect. Mødedagsorden, mødenotat, telefonnotat, beslutningsnotat, referater af møder ect. Afvigerapport, granskningsnotat, projekterings check- og huskeliste, fejl- og mangelliste, forhindringsliste, tilsynsnotat, fotodokumentation ect. Beskrivelse og specifikation Specification SPE Dokumenter der beskriver egenskaber ved noget og specificerer krav. Byggesag, Inventarliste, dørskema, bygningsarbejde, arbejdsbeskrivelse, bygningsdriftskort, bygningsdelskort, mængdeopgørelse, rumskema, produktionskort ect. sikkerhed og sundhed Tids- og Time and ressourcestyring Resources TIR Dokumenter hvis indhold er relateret til tids- og ressourcemæssige forhold. Projektplan, tidsplan Hovedtidsplan, aktivitetsliste, bemandingsplan, ugeplan, frekvensplan ect. 35

8.5. Værdiliste Dokumentation Kategorisering som dokumentationsmateriale. Dokumentation er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne dvs. listen må ikke afviges. Nedenstående værdier er primært bestemt for internt brug i en virksomhed til brug for dokumentation af grundlag for et arbejde og afleverede dokumenter for et afsluttet arbejde. DK EN Definition Eksempler Grundlag Foundation Dokumenter og samlinger heraf som danner udgangspunkt for en efterfølgende proces. Byggeprogram, eksisterende forhold, forundersøgelser, udbudsmateriale, bygningsdelbeskrivelse, arealopgørelse, tidsplan, tegninger, produkt- og vedligeholdelsesvejledning ect. Aflevering Deliver Dokumenter og samlinger heraf som udgør en samlet dokumentation for noget afsluttet. Prækvalifikation, projektforslag, myndighedsprojekt, hovedprojekt, udbudsprojekt, tilbud, as-built tegninger, delaflevering ect. 36

8.6. Værdiliste Udveksling Kategorisering efter dokumenter, der er afsendt og modtaget. Udveksling er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne dvs. listen må ikke afviges. Nedenstående værdier er primært bestemt for internt brug i en virksomhed til brug for dokumentation for afsendelse og modtagelse af dokumenter. DK EN Definition Eksempler Afsendt Sent Dokumenter som er videresendt til anden aktør. Alle typer af dokumenter. Modtaget Received Dokumenter som er tilsendt fra anden aktør. Alle typer af dokumenter. 37

8.7. Værdiliste Procestype Kategorisering efter aktivitetsområde. Procestype er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne dvs. listen må ikke afviges. DK EN Definition Eksempler Planlægning Planning Analyse af forudsætninger og forberedelse af grundlaget for en opgave. Ledelse og styring Management Administration, kontrol og koordinering af en opgaves forløb og indhold. Udbud og Tilbud Tender Indhentning, afgivelse og vurdering af pris på ydelser, arbejder og leverancer. Programmering Programming Fastlæggelse af rammerne for en opgave og dens indhold. Projektering Design Vejledning om og fastlæggelse af specifikationer for en opgaves løsning og udførelse. Fabrikation Production Fremstilling af materialer til brug for fysisk udførelse af et resultat. Udførelse Execution Omsætning af en opgaves planlægning og projektering til et fysisk resultat. Aktiviteter omfattende indledende undersøgelser af forudsætninger, udarbejdelse af planer, afvejning af økonomi, tid og kvalitet, forberedelse af programmering, projektering, udførelse og drift. Aktiviteter omfattende proces- og projektledelsesdiscipliner med hensyn til at styre samarbejdet mellem parter i en opgave samt opgavens forløb, tid, økonomi og kvalitet. Aktiviteter omfattende udfærdigelse af materiale i forbindelse med valg af tilbudsgiver og prissætning af ydelser, arbejder og leverancer. Aktiviteter omfattende fastlæggelse af funktioner, kvalitetsniveau, organisation, økonomi og tid. Aktiviteter omfattende forelæggelse af alternativer og grundlag for valg, udarbejdelse af projektmateriale i form af tegninger og beskrivelser som grundlag for udførelse og drift. Aktiviteter omfattende frembringelse af byggematerialer, byggevarer, komponenter og systemleverancer. Aktiviteter omfattende opførelse af en bygning og dens bygningsdele, montage af komponenter på byggepladsen og håndværksmæssig bearbejdning af bygningsdele på eksisterende bygninger mv. Forvaltning Facilities and Assets Management Varetagelse af aktiviteter i forbindelse med drift. Aktiviteter vil typisk kunne omfatte forvaltning af ejendomsportefølje, arealstyring, styring af en ejendoms økonomiske og administrative forhold, bygningsdrift og vedligehold, renholdelse, sikkerhed, kantinedrift, IT mv. 38

8.8. Værdiliste Aktivitet Kategorisering efter type af opgave, ydelse eller handling. Aktivitet er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er åbne dvs. listen kan udvides i det omfang, det behøves. DK Arealforvaltning og brug Arkitektonisk design Bygherrerådgivning Byggeledelse Byggeplads Byggeudvikling Demontering Drift og vedligehold Energiplanlægning Fabrikation Fagtilsyn Grafisk design Industriel design Konceptudvikling (idéoplæg) Leverance Materiel Montage Porteføljestyring Projektledelse Projekteringsledelse Regions- og byplanlægning Trafikplanlægning EN Land Management and Use Architectural Design Building Consultancy Construction Management Construction Site Building Development Decommissioning Operation and Maintenance Energy Planning Fabrication Professional Supervision Graphic Design Industrial Design Concept Development Delivery Stock Assembly Portfolio Management Project Management Design Management Regional and urban planning Traffic Planning 39

8.9. Værdiliste Vidensområde Kategorisering efter teknisk eller professionel afgrænsning. Vidensområde er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne dvs. listen må ikke afviges. DK EN Definition Eksempler Tværfaglig Interdisciplinary Vidensområde, som indeholder to eller flere områder for en opgaves løsning samt områder, der ikke falder inden for de øvrige kategorier. Design Design Vidensområde vedr. design og formgivning. Elektroteknik/IT Electro technology/ Information technology Vidensområde vedr. elektricitet og IT. Indretning Interior Vidensområde vedr. bygningers indretning. Mekanisk/HVAC Mechanical/HVAC Vidensområde vedr. mekaniske installationer. Alt vedr. overordnet og almen teknologi som ikke direkte er fag, f.eks. facility management, risiko og sikkerhed ect. I de tilfælde, hvor emnerne indeholder faglige elementer, placeres disse under det relevante fagområde. Alt vedr. overordnet rådgivning af bygherrer og klienter i forbindelse med udbud og tilbud, styring af byggeprocesser, økonomi, tid og kvalitet mv. Alt vedr. arkitektonisk og industriel formgivning og grafisk design som f.eks. skiltning, logoer, beslag og designmanualer. Alt vedr. el, lys, jording, alarm, automation, banetekniske sikringsanlæg, BMS, styring, informations- og kommunikationsteknik ect. Alt vedr. indretning af bygninger og anlæg, udvendigt som indvendigt. Alt vedr. anlæg for og fremføring af vand, varme, ventilation, køling, spildevand ect. Natur / Geoteknologi / Landskab / By Nature/ Geotechnology/ Landscape/City Vidensområde vedr. natur, landskab og undergrund. Alt vedr. miljø, geoteknik, forurenet luft, jord og grundvand, vandressourcer, GIS, landskab ect. Proces Process Vidensområde vedr. processer. Konstruktion / Komplettering Structure Vidensområde vedr. konstruktioner og komplettering af disse. Alt vedr. anlæg for og fremføring af fjernvarme, vandforsyning, spildevand samt rør og mekanisk udstyr for f.eks. industrielle processer ect. Alt vedr. bygnings-, maste-, bro- og tunnelkonstruktioner, togspor, landingsbaner, konstruktion af veje, fundamentskonstruktioner, pladser ect. Alt vedr. komplettering og overflader som f.eks. kviste, lette vægge, lofter, gulve, beklædninger, belægninger, dækninger, pudsede og malede overflader, inddækninger, vindues-, dør- og portpartier, trapper, værn, afskærmninger, fuger, membraner ect. 40

8.10. Værdiliste Arbejdsområde Kategorisering efter aktivitet inden for et arbejdsmæssigt område. Arbejdsområde er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er åbne dvs. de kan udvides i det omfang det behøves. DK Byggeplads Forberedelse og demontering Jord Jordarbejder for ledninger Jordankre Pæle montage Beton pladsstøbt Betonelementer leverance Betonelementer montage Letbetonelementer Murværk Stål leverance Stål montage Tyndplader leverance Tyndplader montage Aluminium leverance Aluminium montage Træ Træelementer leverance Træelementer montage Glas Glasfacader og tage Skeletkonstruktioner Natursten leverance Fuger Maling Støbte undergulve Gulve Lofter Tagdækning Døre, vinduer og porte, leverance Døre, vinduer og porte, montage Solafskærmning Fast inventar EN Construction site Preparation and demolishing Ground Ground works for pipes and wiring Anchor in ground Piles, mounted Concrete, in situ cast Precast concrete elements, delivery Precast concrete elements, mounting Light weight concrete elements, delivery Brickwork Steel, delivery Steel, mounting Thin sheet, delivery Thin sheet, mounting Aluminum, delivery Aluminum, mounting Timber Timber elements, delivery Timber elements, mounting Glass Facade and roofs in glass Load-bearing frameworks Natural stones, delivery Joints Painting In-situ cast floors Floors Ceiling Roofing Doors, windows and gates, delivery Doors, windows and gates, mounting Sun-shading Furniture, fixed 41

DK Beklædninger monterede Beklædninger påmurede Værn Bygningsinstallationer VVS Sprinkling Køling Gasser Trykluft Afløb i jord Ventilation El El-tavler leverance Elevatorer Reserveforsyning Bygningsautomation IT Sikring Teknisk isolering Belysning Signalanlæg Forsyningsledninger Afmærkning Befæstelser Vej Beplantning Rengøring EN Covering and sheeting, mounting Covering and sheeting, walled Crash barrier Building, installations Plumbing and heating Sprinkling Cooling Gasses Air pressure Wastepipe in ground Ventilation Electrical Electrical panel Elevators Substitute supply Building automation IT Security Technical insulation Lighting Signaling Pipes and wiring, supply Marking Wearing surface Road Planting Cleaning 42

8.11. Værdiliste Fase Kategorisering efter afgrænset del af aktiviteter i byggeriets livscyklus. Fase er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er åbne dvs. de er vejledende. Som følge af at der gøres brug af mange fasemodeller er angivet et eksempel på en værdiliste svarende til Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning. DK Ideoplæg Program Dispositionsforslag Projektforslag Forprojekt (myndighedsprojekt) Hovedprojekt Projektopfølgning EN Appraisal Programming Outline proposal Project proposal Preliminary project (regulatory project) Main project Project follow-up 43

8.12. Værdiliste Filtype Kode som angiver en fils anvendelse. Filtype er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne. DK EN Kode Definition Eksempler Fællesmodel Aggregate model A Indeholder en samling af fagmodeller fra ét eller flere fagområder. Fagmodel Basic discipline model B Indeholder en fagspecifik samling af 2D/3D geometri og/eller byggeobjekter. Benyttes til tværfaglig granskning, visualisering, og konsistenskontrol. Udarbejdes og vedligeholdes af én af projektets parter. Alle ændringer af geometri og byggeobjekter foretages i fagmodellen. Udvekslingsfagmodel Exchange discipline model X Fagmodel oprettet ud fra en eller flere fagmodeller med det formål at formidle modeldata fra et fagområde til et andet. Bruges til at udveksle bygningsmodeller i 2D og 3D. Der arbejdes ikke i en udvekslingsfagmodel. Tegningsfil Drawing file D CAD-fil uden objektinformation, kun referencer til fagmodeller. Udtræksfil Extract file E Indeholder geometri og/eller byggeobjekter fra ét eller flere fagområder. Skitsefil Sketch file S CAD-fil, som primært anvendes som grundlag for produktion af tegninger. Viewfil View file V Indeholder tekst, målsætning og en geometrisk repræsentation af den del af bygningen som dokumenteres. Benyttes til udførelse og vedligeholdelse af tegningslayout og grundlag for tegninger. Genereret som et udtræk i form af et snit i en bygningsmodel eller en kombination af bygningsmodeller. Opbygget efter samme princip som en tegningsfil, men uden krav til form, indhold eller brug af referenceteknik. Anvendes i forbindelse med tegningsproduktion til at vise et bestemt og veldefineret område af en bygning. 44

8.13. Værdiliste Stade Kode som angiver indholdets stade. Stade er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne dvs. listen må ikke afviges. DK EN Kode Eksisterende Existing to remain E Fjernes Existing to be removed R Nyt, Fremtidigt Future work F Midlertidigt Temporary work T Ikke i kontrakt Not in contract X Etape Stage numbers 1-9 Uspecificeret Unspecified - 45

8.14. Værdiliste Etage Kode som angiver vertikal placering. Etage er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne - dvs. listen må ikke afviges. Der er valgfrihed om metadataelementet angives iht. EBST bekendtgørelse 1398 18 eller iht. ISO 4157-1. Niveau iht. EBST bekendtgørelse 1398 18: DK EN Kode Fundament Foundation F Kælder Basement K Stue, terræn. Ground floor ST 1. sal 1 st floor 1 2. sal 2 st floor 2 Tag Roof level T Flere etager/opstalter/snit More than 1 storey/elevation/section X Uspecificeret Unspecified - Niveau iht.ds/en ISO 4157-1: DK EN Kode Konstruktion under nederste etage Storey 0 0 1. etage, nederste udnyttelige etage Storey 1 1 2. etage Storey 2 2 3. etage Storey 3 3 Flere etager/opstalter/snit More than 1 storey/elevation/section X Uspecificeret Unspecified - 46

8.15. Værdiliste Afbildningstype Kode som angiver, hvorledes indholdet vises. Afbildningstype er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne dvs. listen må ikke afviges. DK EN Kode Generelt General 0 Plan Plan 1 Opstalt Elevation 2 Snit Section 3 Bygningsudsnit Large-Scale Views 4 Detalje Detail 5 Diagram Schedules and Diagrams 6 Længdeprofil Profile 7 Brugerdefineret User Defined 8 3D præsentation/rumlig afbildning 3D Presentation 9 Uspecificeret Unspecified - 47

8.16. Værdiliste Informationsniveau Kode som angiver konkretiseringsgrad. Informationsniveau er ikke et obligatorisk metadataelement. Værdierne i listen er bundne dvs. listen må ikke afviges. DK EN Kode Definition Eksempler Informationsniveau 0 Information level 0 0 Indeholder terræn, omkringliggende bebyggelse, infrastruktur mm. samt funktioner angivet som 3D voluminer. Informationsniveau 1 Information level1 1 Indeholder information om bygningens totalform, struktur og relationer til omgivelserne og til rum. Informationsniveau 2 Information level 2 2 Indeholder den første opbygning af byggeobjekter, der repræsenterer bygningens overordnede geometri og funktion f.eks. rum, fundament, vægge, dæk og tag. Informationsniveau 3 Information level 3 3 Indeholder en mere detaljeret opbygning af byggeobjekter (rum og bygningsdele). Informationsniveau 4 Information level 4 4 Indeholder en yderligere detaljering af byggeobjekter (mere præcis geometrisk konkretiseringsgrad). Informationsniveau 5 Information level 5 5 Indeholder en specificering af byggeobjekter og deres egenskaber. Informationsniveau 6 Information level 6 6 Indeholder en dokumentation af den fysisk realiserede bygning med de bygningsdele, komponenter og egenskaber, som er resultat af produktion. Bygningsmodel anvendes i forbindelse med byggeprogram eller som en del af konkurrencemateriale. Bygningsmodel anvendes til dispositionsforslag. Bygningsmodel anvendes til projektforslag. Bygningsmodel anvendes til myndighedsbehandling. Bygningsmodel anvendes i forbindelse med hovedprojekt, tilbudsgivning og som grundlag for udbud. Bygningsmodel anvendes til grundlag for produktion. Bygningsmodel anvendes til dokumentation for det færdige byggeri. 48

49

9. Eksempelsamling 9.1. Klassificering af et dokument Nedenstående eksempel viser, hvordan et mødenotat kan klassificeres iht. metadatasættet, illustreret ved metadataværdier påført dokumentet. Virksomhedsnavn Projektnavn Projekt id Indhold Dokumentnavn Første revisionsdato Versionsdato Version Virksomhed projekt id Udarbejdet af Filnavn 50

9.2. Klassificering af et CAD dokument Nedenstående eksempel viser, hvordan en tegning kan klassificeres iht. metadatasættet, illustreret ved metadataværdier påført tegningshovedet. Dokument id Version Revisionsbeskrivelse Revision Projektnavn Dokumentnavn Etage Stade Fase Udarb. af Godk. af Målestok Første Rev.dato Versionsdato Filnavn Aktør Virksomhed projektnavn Virksomhed projekt id 51

9.3. Opbygning af mappestruktur Nedenstående viser en grundmappestruktur baseret på 8.5. Værdiliste Indhold og dennes underværdiliste til brug for alle typer af virksomheder i bygge- og anlægsbranchen. Strukturen består af 12 mapper og er opbygget, så den rummer de fleste og ofte forekommende dokumenter i et projektforløb. Den kan bruges både internt i en virksomhed og på et fælles udvekslingssted. Strukturen er fleksibel og kan udbygges med de værdier og værdilister, der er relevante i forhold til den enkelte virksomhed og det specifikke projekts størrelse og kompleksitet. Mappestrukturen er angivet med numre således, at den f.eks. kan implementeres til ringbind og faneblade i et papirarkiv. 01_ AGR Aftale 01-01_Aflevering 01-02_Forsikring 01-03_Fuldmagt 01-04_Garanti 01-05_Kontrakt 02_ANA Analyse 02-01_Beregning 02-02_Opmåling 02-03_Registrering 02-04_Simulering 02-05_Undersøgelse 03_AUT Myndighed 03-01_Ansøgning 03-02_Godkendelse 03-03_Lokalplan 03-04_Myndighedskrav 03-05_Tilladelse 04_BAS Basis 04-01_Arkivfortegnelse 04-02_Organisation 04-03_Skabelon 04-04_Symbolbibliotek 05_ECO Økonomi 05-01_Betalingsplan 05-02_Bevilling 05-03_Budget 05-04_Byggeregnskab 04-05_Faktura 05-06_Prisoverslag 06_GEO Geometri 06-01_Digitalt plot 06-02_Model 06-03_Skitse 06-04_Tegning 06-05_Udtræk og view 06-06_Visualisering 07_ INF Information 07-01_Drift 07-02_Produktdata 07-03_Vedligeholdelse 08_MES Orientering 08-01_Høring 08-02_Varsling 09_MIN Referat 09-01_Bygherre 09-02_Byggeudvalg 09-03_Myndighed 09-04_Projektering 09-05_Projektgennemgang 09-06_Styregruppe 09-07_Sikkerhed 10_QMA Kvalitetsstyring 10-01_Granskning 10-02_Kontrol 10-03_KS-dokumentation 10-04_Kvalitetsplan 10-05_Risikovurdering 10-06_Tilsyn 11_SPE Beskrivelse og specifikation 11-01_Byggesag 11-02_Bygningsarbejde 11-03_Mængdeopgørelse 11-04_Rumskema 11-05_Sikkerhed og sundhed 12_TIR Tids- og ressourcestyring 12-01_Projektplan 12-02_Tidsplan 13_FON Grundlag 13-01_f.eks. Byggeprogram 14_DEL Aflevering 14-01_f.eks. Delaflevering 14-02_f.eks. Projektforslag Internt 52

I virksomheder med forskellige faggrupper, vil det ofte være hensigtsmæssigt at udbygge grundstrukturen ved at indføre ekstra niveauer under eller over indholdsværdierne, hvor det er relevant at kunne adskille dokumenternes indhold efter f.eks. vidensområde. For en rådgivende ingeniør virksomhed kan det f.eks. være relevant at opbygge den interne mappestruktur ved at kombinere værdierne fra 8.4 Værdiliste Indhold med udvalgte værdier fra 8.9 Værdiliste Vidensområde, som illustreret nedenfor. 06_GEO Geometri 06-01_Digitalt plot 06-02_Model 06-02-02_Elektronik/IT 06-02-04_Konstruktion 06-02-05_Mekanisk/HVAC 06-02-08_Tværfaglig 06-03_Skitse 06-04_Tegning 06-05_Udtræk og view 06-06_Visualisering 11_SPE Beskrivelse og specifikation 11-01_Byggesag 11-02_Bygningsarbejde 11-03_Mængdeopgørelse 11-04_Rumskema 11-04-02_Elektronik/IT 11-04-04_Konstruktion 11-04-05_Mekanisk/HVAC 11-04-04_Tværfaglig 11-05_Sikkerhed og sundhed På et fælles udvekslingssted som f.eks. byggeweb, hvor flere aktører er involveret og har adgang til dokumenterne, kan det være hensigtsmæssigt at opbygge mappestrukturen ved at inddele strukturen efter aktører ved at kombinere værdierne fra 8.4 Værdiliste Indhold med udvalgte værdier fra 8.2 Værdiliste Aktør og værdier fra 8.9 Værdiliste Vidensområde, som illustreret nedenfor. 06_GEO Geometri 06-01_Arkitekt 06-02_Bygherre 06-03_Rådgiver 06-03-01_Digitalt plot 06-03-02_Model 06-03-03_Skitse 06-03-04_Tegning 06-03-02-01_Design 06-03-02-02_Elektronik/IT 06-03-02-03_Indretning 06-03-02-04_Konstruktion 06-03-02-05_Mekanisk/HVAC 06-03-02-06_Natur/Geoteknologi 06-03-02-07_Proces 06-03-02-08_Tværfaglig 06-03-05_Udtræk og view 06-03-06_Visualisering 11_SPE Beskrivelse og specifikation 11-01_Arkitekt 11-01-01_Byggesag 11-01-02_Bygningsarbejde 11-01-03_Mængdeopgørelse 11-01-04_Rumskema 11-01-05_Sikkerhed og sundhed 11-02_Bygherre 11-03_Rådgiver 11-04_Entreprenør 11-05_Landinspektør 11-06_Producent/leverandør 53

9.4. Dokumentnavngivningsnøgle Dokument id og filnavn opbygges som grundprincip efter en 5-trinskode. Af hensyn til maskinaflæsning anvendes (_) understregning/underscore som separatortegn. Til opbygning af koden anvendes et udvalg af metadataelementer. 54

9.5. CAD navngivningsnøgle For CAD-filer og -dokumenter kan løbenummeret udvides og systematiseres under forudsætning af, at det fungerer som én samlet angivelse. Til opbygning af koden for løbenummeret anvendes et udvalg af metadataelementer. 55