byggeri informationsteknologi produktivitet samarbejde Dokumenthåndtering F104 Publikation F104 September 2011
bips Lautrupvang 1B 2750 Ballerup Telefon 70 23 22 37 Fax 70 23 42 37 E-mail bips@bips.dk Internet www.bips.dk bips F104, Dokumenthåndtering Denne publikation er udarbejdet i bips regi, og bips har enhver ret herunder ophavsretten til publikationen såvel i papirudgave som i digital form. Publikationen forudsættes anvendt af personer, der er teknisk sagkyndige på de enkelte områder, og anvendelsen fritager ikke brugerne af publikationen for deres sædvanlige ansvar. Anvendelsen sker altså helt på brugerens eget ansvar på samme måde som individuelt udarbejdede løsninger. Hverken bips eller de fagfolk, der har deltaget i udarbejdelse af bips publikationen, kan gøres ansvarlige for anvendelse af publikationen i praksis. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne publikation eller dele deraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i anmeldelser. Faglige redaktører Charlotte Lund-Poulsen, Holm & Grut Arkitekter A/S Lars Coling, Holm & Grut Arkitekter A/S Bent Feddersen, Rambøll Gunnar Friborg, bips Særlig tak til Anne Morell, NIRAS Rasmus Klausen, Hou + Partnere Arkitekter A/S Høring Udgivelse og distribution i digital udgave bips Udgivelsesdato september 2011 Høringsudgave ISBN Distribution i trykt udgave Byggecentrum Lautrupvang 1B 2750 Ballerup Telefon 70 12 06 00 Fax 70 12 08 00 E-mail info@byggecentrum.dk 2
1. Indhold 1. Indhold...3 2. Forord...5 3. Indledning...6 4. Struktur...7 5. Håndtering af dokumenter... 10 5.1. Papirarkiv... 10 5.2. Elektronisk arkiv... 10 5.2.1. Hierarkisk system... 11 5.2.2. Database-system... 12 5.2.3. Søgning... 13 5.3. Udveksling... 14 5.4. E-mail... 15 6. Metoder... 17 6.1. Metadata... 17 6.2. Mapper... 20 6.3. Dokument- og filnavngivning... 23 6.3.1. Navngivning generelt... 23 6.3.2. CAD navngivning... 24 6.4. Versionsstyring... 26 6.5. Lovlige tegn... 28 7. Aftaler og anvendelse... 29 8. Lister... 30 8.1. Metadatasæt... 30 8.2. Værdiliste Aktør... 32 8.3. Værdiliste Status... 33 8.4. Værdiliste Indhold... 34 8.5. Værdiliste Dokumentation... 36 8.6. Værdiliste Udveksling... 37 8.7. Værdiliste Procestype... 38 8.8. Værdiliste Aktivitet... 39 8.9. Værdiliste Vidensområde... 40 8.10. Værdiliste Arbejdsområde... 41 8.11. Værdiliste Fase... 43 8.12. Værdiliste Filtype... 44 8.13. Værdiliste Stade... 45 8.14. Værdiliste Etage... 46 8.15. Værdiliste Afbildningstype... 47 8.16. Værdiliste Informationsniveau... 48 9. Eksempelsamling... 50 9.1. Klassificering af et dokument... 50 9.2. Klassificering af et CAD dokument... 51 9.3. Opbygning af mappestruktur... 52 9.4. Dokumentnavngivningsnøgle... 54 9.5. CAD navngivningsnøgle... 55 3
4
2. Forord Formålet med denne anvisning er at understøtte aktører i håndtering af dokumenter, såvel i samarbejdet som internt i virksomheder, organisationer mm. Målet opnås ved at etablere en fælles de facto branchestandard for håndtering og opbevaring af dokumenter. Anvisningens primære målgruppe er byggeri og anlæg, og den henvender sig til alle aktører, der er knyttet hertil, eksempelvis bygherrer, bygherrerådgivere, driftsherrer, projekterende, producenter og udførende. Herudover henvender anvisningen sig til softwareudviklere med henblik på implementering i software, applikationer ect. Anvisningen dækker hele livscyklussen for et bygværk. Denne anvisning er udviklet til anvendelse på et fælles forum for udveksling af dokumenter, men anvisningen kan med fordel også anvendes internt i en virksomhed eller organisation. Anvisningen er primært baseret på DS/EN 82045-1, DS/EN 82045-2 og DS/EN 82045-5. Der er foretaget justeringer i forhold til standarderne således, at denne anvisnings indhold fremstår klarere og mere konsistent. For at gøre anvisningen anvendelig i internationale samarbejder, forekommer der i anvisningen begreber på både dansk og engelsk. Definitioner, termer, begreber mm. anvendt i denne anvisning er i overensstemmelse med bips ordliste, som kan findes på www.bips.dk. Denne anvisning, Dokumenthåndtering F104, erstatter tidligere udgivne bips anvisninger inden for området, nemlig ibb publikation 10 - Arkiv- og dokumentstruktur 2003, C212 - CAD-filer og -mapper 2008 samt C206 - E-mail-Standard for byggeprojekter 2005. 5
3. Indledning Et dokument defineres som information og det tilhørende medie i overensstemmelse med DS/ISO 9000. Med information forstås meningsfulde data f.eks. i form af tekst, tal, tegninger, modeldata mm., mens medie f.eks. kan være et papir, et elektronisk medie eller et prøveemne. Håndtering og udveksling af de store mængder af dokumenter der generes, ikke mindst digitalt, fordrer en struktur, der på en nem og sikker måde understøtter samarbejdspartnere, virksomheder og medarbejdere i at kunne styre, gemme og genfinde dokumenter. Fig.1 Styring og genfinding af dokumenter. Denne anvisning angiver en systematik til klassificering af dokumenter og opbygning af mappestrukturer og filnavne, der kan benyttes som en fælles kommunikationsplatform for håndtering af dokumenter. Når man er bekendt med anvisningens tankesæt, vil listerne i kapitel 8 samt eksemplerne i kapitel 9 være det primære redskab, der anvendes i dagligdagen. Anvisningen består af følgende hovedkapitler, der kan læses og anvendes separat efter behov: Kapitel 4. Struktur giver læseren en almen indføring i og forståelse for den struktur og det tankesæt, der danner basis for anvisningens indhold. Kapitel 5. Håndtering af dokumenter giver en tilgang til det at håndtere, styre og udveksle dokumenter samt beskriver de elektroniske værktøjer, der ofte benyttes dertil. Kapitel 6. Metoder indeholder en beskrivelse af de forskellige metoder, der kan benyttes til styring af dokumenter, herunder metadata, mapper, dokument- og filnavngivning samt versionsstyring. Kapitel 7. Aftaler og anvendelse rummer en kort beskrivelse af de forhold, der bør vurderes og aftales, når der udveksles dokumenter mellem samarbejdspartnere. Kapitel 8. Lister indeholder de af bips udviklede lister over informationer, der benyttes til at klassificere et dokument og dets indhold. Kapitel 9. Eksempelsamling indeholder eksempler på, hvordan metoderne i kapitel 6 kan anvendes i praksis til at klassificere et dokument, opbygge en mappestruktur og navngive et dokument. 6
4. Struktur Et dokument kan bære informationer, der identificerer dokumentet, f.eks. i forhold til gyldighed, datering, status, forfatter, version ect. Disse informationer har to vigtige formål, dels at orientere læseren om dokumentet, og dels entydigt at identificere dokumentet i forhold til andre dokumenter. Fig.2 Til venstre: Informationer skrevet eller trykt på et dokument. Til højre: Informationer tilknyttet et dokument via en mærkat. Såfremt alle dokumenter er entydigt identificerbare, kan disse i princippet opbevares sammen i en ustruktureret form. I forhold til effektivt at søge og udveksle dokumenter, er det dog hensigtsmæssigt at strukturere dokumenterne i en form for systematik. For dokumenter skelnes mellem papirbårne og digitale dokumenter. For papirbårne dokumenter er det vigtigt, at der på dokumentet fremgår de informationer, der identificerer dokumentet. For den digitale repræsentation af et dokument kan de informationer, der identificerer dokumentet, ikke blot være indeholdt i selve dokumentet men også være tilknyttet dokumentet digitalt i form af en mærkat. Ved mærkat forstås en elektronisk bærer af informationer om et dokument. De informationer, der tilknyttes et dokumentet via en mærkat, muliggør en struktureret håndtering af dokumenter i et softwaresystem. Man skal være opmærksom på, at en mærkat ikke nødvendigvis følger et dokument, når det flyttes fra ét softwaresystem til et andet. Endvidere skal det bemærkes, at brug af mærkater ikke sikrer, at informationerne forefindes på en papirbåren repræsentation af dokumentet. Fig.3 Udveksling uden og med et fælles sprog. For en effektiv kommunikation mellem afsender og modtager af et dokument er det hensigtsmæssigt med et fælles sprog, herunder en fælles opfattelse af betydning af ord, begreber ect. For at kunne identificere et dokument, benyttes klassifikation af informationer som fælles sprog. Typen af informationer, der benyttes til klassificering, benævnes metadata og en samling af informationer betegnes et metadatasæt. For nærmere information og eksempler henvises til kapitel 6.1. Metadata. 7
Figur 4 indeholder det af bips definerede metadatasæt for et dokument. Et metadatasæt vil altid være udtryk for et formålsbestemt valg og vil aldrig kunne udformes, så det er entydigt klart for alle. Problemet kompliceres yderligere af den kendsgerning, at forskellige mennesker sjældent har samme opfattelse af ords betydninger. Dette forhold er der i videst muligt omfang taget højde for ved, at der er angivet definitioner og eksempler i kapitel 8. Lister. Uanset dette vil der stadig kunne opstå tvivl om et dokuments placering eller hvilke informationer, der skal tilføjes et dokument. I disse tilfælde bruges som udgangspunkt princippet, hvor dokumentet primært henhører. Fig.4 bips metadatasæt for et dokument. 8
I praksis fordres ikke alle informationer i metadatasættet anvendt, ligesom der kan opstå behov for, at metadatasættet udbygges med yderligere informationer afhængigt af de aktuelle forhold. Metadatasættet i figur 4 udgør kernen i, hvordan dokumenter håndteres og danner grundlag for de informationer: der påføres et dokument der påføres en mærkat der benyttes til opbygning af mappestrukturer der benyttes til dokument- og filnavngivning Fig.5 Aspekter knyttet til dokumenthåndtering. 9
5. Håndtering af dokumenter 5.1. Papirarkiv Papirbårne dokumenter er ofte en repræsentation af en digital udgave af et dokument. Når man gemmer papirbårne dokumenter, er det hensigtsmæssigt at anvende en struktur til arkivering i ringbind, faneblade mm. Til dette formål anvendes en hierarkisk struktur. Det er praktisk, hvis en sådan struktur har et vist sammenfald eller overensstemmelse med den tilsvarende elektroniske struktur, der anvendes. Se nærmere herom i kapitel 6.2. Mapper. Af juridiske årsager og arbejdsmæssige grunde kan det være nødvendigt at gemme papirbårne dokumenter. Papirarkiver fylder, hvorfor det er formålstjenstligt allerede ved opretning af et arkiv at have styr på, hvornår forskellige dele af arkivet kan smides ud således, at dette nemt kan ske, og plads løbende kan frigives. Fig.6 Papirarkiv. Normalt føres der ikke dobbelt papirarkiv til sikring mod uheld i form af f.eks. brand, vandskader ect. Ved at have digitale udgaver af alle papirbårne dokumenter, hvilket fordrer scanning af dokumenter, der kun forefindes i papirformat, kan man med back-up rutiner sikre, at der eksisterer en sikkerhedskopi af alle papirbårne dokumenter. 5.2. Elektronisk arkiv Der findes mange forskelligartede elektroniske værktøjer, som håndterer dokumenter på hver deres måde og er opbygget med forskellig tilgang til opbevaring, håndtering og søgning af dokumenter. Det er væsentligt at forstå de metoder og strukturer, værktøjerne gør brug af, så man er i stand til at vurdere de fordele og ulemper, der er ved brug af værktøjerne. I dette kapitel beskrives to primære systemer til elektronisk dokumenthåndtering: et system baseret på en hierarkisk struktur et system baseret på en database struktur 10
Fig.7 Elektronisk arkivering. En del dokumenthåndteringssystemer gør alene brug af enten en hierarkisk struktur eller en database struktur, men der findes også systemer, der gør brug af en kombination af de to strukturer. Generelt kan dokumenter genfindes via søgning på tværs af de strukturer, der anvendes. Der findes mange typer af søgninger, hvorfor disse kan variere blandt de forskellige dokumenthåndteringssystemer. Nogle dokumenthåndteringssystemer er begrænset til bestemte typer af dokumenter. F.eks. er visse systemer ikke egnet til styring af CAD-filer, mens de systemer, der er velegnede til styring af CAD-filer, ikke altid fungerer optimalt i forhold til andre typer af dokumenter. Man skal være opmærksom på, at dokumenthåndteringssystemer normalt er lukkede systemer, hvor der er en tæt sammenhæng mellem den software, der benyttes og de data, der styrer dokumenterne. Det er ensbetydende med, at adgang til dokumenterne kræver, at det pågældende system anvendes. Dette kan give problemer, hvis systemet svigter, ikke bliver vedligeholdt, eller hvis man ønsker at skifte fra et system til et andet. 5.2.1. Hierarkisk system Der findes en række IT-værktøjer, der anvender mappehierarkier til dokumenthåndtering, f.eks. projektwebs. Eksempler på systemer baseret på en hierarkisk struktur er stifinderen fra Windows og finder fra Mac. Stifinderen benytter en hierarkisk mappestruktur til at strukturere og vise dokumenter i forhold til hinanden. Alle dokumenter indeholdt i samme mappe kan ses på samme tid. Endvidere kan mapperne i strukturen foldes ud i et langt hierarki, hvor alle mapper kan ses på samme tid. Det bemærkes, at der kan være tekniske begrænsninger på den samlede længde af mappe- og filnavne i den hierarkiske struktur. Mapper og dokumenter i mappestrukturen kan søges via deres mappe- og filnavne eller via fritekstsøgning på ord indeholdt i dokumenterne. Se nærmere om de forskellige søgeprincipper i kapitel 5.2.3. Søgning. 11
Fig.8 Windows Stifinder. Fordelen ved hierarkiske strukturer er, at de er visuelle, og at det er let og hurtigt at placere dokumenterne i strukturen. Svagheden ved hierarkiske strukturer er, at dokumenterne efter placering er låst til en bestemt mappe, og da det kan være svært at vurdere, hvilken mappe er den rette placering, kan der opstå tvivl om, hvor et dokument rettelig hører hjemme. Mappestrukturer kan endvidere nemt blive relativt store og dermed svære at overskue. Derfor er det essentielt, at en mappestruktur er gennemtænkt mht. overskuelighed og opsporing af det korrekte sted for et dokuments placering. Anvendelse af hierarkiske systemer kan med fordel suppleres med en systematik for navngivning af filer, se nærmere herom i kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning. 5.2.2. Database-system En database struktur er et eksempel på et elektronisk system, hvor dokumenterne styres og søges via de metadata, der elektronisk er tilknyttet dokumentet via en mærkat. Se nærmere om metadata i kapitel 6.1. Metadata. Fig.9 Bibliotek.dk. En offentlig database til styring og genfinding af digitale dokumenter. 12
Til forskel fra hierarkiske strukturer er dokumenter i en database struktur ikke fastlåst til en bestemt placering. Dokumenterne styres via deres tilknyttede metadata, og fordelen herved er, at dokumenter i en database struktur relativt nemt vil kunne søges via metadata. Det bemærkes, at nogle database systemer er opbygget, så de kan gemme dokumenterne i en hierarkisk struktur, hvor dokumenterne kan søges på samme måde som i hierarkiske systemer. Ulempen ved database strukturer er, at brug af metadata i IT-værktøjer er tæt forbundet med den software, der benyttes. Det betyder, at de metadata, der er elektronisk tilknyttet et dokument via en mærkat ikke nødvendigvis medfølger, når dokumenterne vises i andre systemer. Se nærmere i kapitel 5.3. Udveksling. 5.2.3. Søgning Der findes forskellige søgeprincipper, som kan benyttes til søgning af dokumenter på tværs af mapper, hierarkier og IT-systemer. Fig.10 Søgeprincipper. Søgning via fritekst, er søgning på alle de ord der optræder, dvs. filnavne, mappenavne, indhold i dokumenter ect. Ulempen ved denne form for søgning er risiko for mange ukvalificerede hits. En af de største udfordringer ved søgning via fritekst er opbygning af effektive søgeord og søgesætninger, der begrænser antallet af hits og resulterer i et vedkommende og kvalificeret søgeresultat. Søgning via emneord, er søgning via ord eller værdier, der er tilknyttet et dokument. Man kan forstille sig dette gjort ved, at der i et felt på et dokument er angivet en række emneord, der udtrykker noget om indholdet i dokumentet. I princippet kan forfatteren af et dokument skrive alle de ord vedkommende mener, kendetegner indholdet af dokumentet. Søgning via kontrollerede emneord, er søgning via emneord fra en prædefinerede liste, hvilket er en måde at effektivisere brugen af emneord på. I princippet er det en liste, hvorfra man vælger et eller flere ord, der reflekterer indholdet. Hermed er søgningen gjort mere effektiv, da der nu kan søges på udvalgte ord på listen. Fordelen ved brug af kontrollerede emneord er, at søgningen resulterer i et mere vedkommende og overskueligt resultat. F.eks. kan systematiseringen af kontrollerede emneord udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Søgning i et database-system foregår, jf. kapitel 5.2.2. Database-system via kontrollerede emneord, idet dokumenter i en database styres via de informationer, 13
der er tilknyttet dokumenterne via en mærkat. Et database-system giver herved mulighed for at systematisere brugen af kontrollerede emneord iht. det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Google Desktop er en af de mere avancerede søgemaskiner, idet Google Desktop`s fritekstsøgning kan bruges til at søge efter dokumenter opbygget med kontrollerede emneord, og derved bruges til kvalificerede søgninger. Nedenfor er illustreret, hvordan systematiseringen af kontrollerede emneord kan udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Fig.11 Google Desktop. Konstrueret eksempel på fritekstsøgning med anvendelse af værdier fra metadataværdilisterne. 5.3. Udveksling Udveksling af dokumenter kan foregå via E-mail, via et udvekslingssted, som f.eks. en projektweb, via delte mapper, via drev på internettet eller ved flytning af data fra et drev/server til et andet. Dataudveksling er kompliceret, idet man skal sikre sig, at der i udvekslingsprocessen ikke går information tabt. Ændres en word-fil eksempelvis til en pdf-fil, vil den mærkat, som bæres af word, ikke længere være tilgængelig. Tilsvarende vil være tilfældet, hvis et dokument udtages af et dokumenthåndteringssystem, der gør brug af mærkater. Udveksling af dokumenter og deres mærkater kan ikke foretages automatisk. Der skal derfor laves en aftale for udveksling, der sikrer, at alle parter ved overlevering af dokumenter får de informationer, de forventer og har brug for. Dette kan f.eks. være ved at metadata påføres direkte i dokumenterne. 14
Fig.12 Udvekslingsproblematik. Foregår udveksling via et fælles udvekslingssted, hvor dokumenter uploades, aftales der fælles regler for brug af metadata, opbygning af mappestrukturer, dokument- og filnavngivning mm. For regler og aftaler i forbindelse med udveksling af dokumenter, se kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Fig.13 Udveksling via et udvekslingssted. Udveksles dokumenter via E-mails er det hensigtsmæssigt, at der for vedhæftede dokumenter anvendes filnavngivning iht. kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning, så denne er genkendelig for modtageren og kan skelnes mellem de modtagne filer. 5.4. E-mail E-mails og vedhæftede filer skal betragtes på lige fod med andre dokumenter. Anvendes der et E-mail-system, er der indbygget en simpel måde, hvorpå E-mails kan overskues. Eksempelvis kan man oprette et projektrelateret mailarkiv således, at E-mails, knyttet til et bestemt projekt, manuelt eller automatisk gemmes i sin egen mappestruktur inde i E-mail-systemet. 15
Alternativt kan E-mails gemmes uden for E-mail-systemet i det dokumenthåndteringssystem, hvor øvrige dokumenter gemmes. E-mails gemmes i dette tilfælde på lige fod med alle andre dokumenter. Når E-mails gemmes som filer (typisk msg-filer) i en mappestruktur, på projektwebs eller i et dokumenthåndteringssystem genereres E-mailens filnavn automatisk. Typisk anvendes titelfeltets indhold som navn til E-mailens filnavn. Dette er ofte en lang tekststreng, der ikke nødvendigvis er fornuftig at anvende som filnavn. Når E-mails gemmes uden for et E-mail-system, anbefales det at navngive mail-filerne iht. kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning, da dette medfører, at dokumenterne nemmere kan genfindes via en søgefunktion. Fig.14 Arkivering af E-mails i et dokumenthåndteringssystem. Endvidere anbefales det, at mail-filerne tilknyttes de obligatoriske metadata iht. metadatasættet, og at disse placeres i en mappestruktur styret efter dokumenternes indhold jf. kapitel 6.2. Metadata. 16
6. Metoder 6.1. Metadata Metadata defineres som data om data, det vil sige informationer om et dokument og dets indhold. Et metadatasæt udgør en delmængde af metadata og består af en række metadataelementer som anvendes til klassificering. Fig.15 Metadata. Et metadataelement udgøres af et metadatanavn og en tilknyttet metadataværdi, der beskriver en egenskab ved et dokument. Et metadatanavn angiver, hvad metadataværdierne omhandler. En metadataværdi er en værdi, der f.eks. kan vælges blandt værdierne i en værdiliste. Fig.16 Metadataelement. Værdilisterne for metadataværdier kan være bundne eller åbne. Er der til et metadataelement knyttet en bunden værdiliste betyder det, at det pågældende metadataelement kun kan antage en af de angivne værdier i værdilisten. F.eks. kan metadatanavnet Status kun antage en af metadataværdierne i værdilisten figur 17. Fordelen ved bundne værdilister er, at der altid anvendes afgrænsede og definerede værdier, hvilket er en fordel på tværs af samarbejdspartnere og i forbindelse med søgninger, idet større ensartethed medfører en klarere klassifikation og kommunikation. 17
Fig.17 Eksempel på en bunden værdiliste. Er en værdiliste åben, kan brugeren selv tilføje metadataværdier til værdilisten. erne angivet i denne anvisning for åbne værdilister, er angivet med det formål at give et vejledende billede af, hvilke værdier, den åbne værdiliste typisk rummer. Metadatasættet og værdilisterne knyttet til de enkelte metadataelementer, inklusiv definitioner og eksempler, fremgår af kapitel 8. Lister. De angivne koder i værdilisterne, som bl.a. anvendes til dokument- og filnavngivning har udgangspunkt i det engelske ord for metadataværdierne. Koderne er ikke unikke på tværs af værdilisterne, men alene inden for den enkelte værdiliste. Som oftest er metadataelementer ligeværdige, dvs. de er frie og uafhængige af hinanden. I visse tilfælde kan metadataelementer være hierarkiske, idet metadataværdierne i værdilisterne kan omdannes til metadataelementer med deres egne underværdilister og underværdier. Fig.18 Underværdiliste. Figur 19 angiver det af bips defineret metadatasæt svarende til de informationer, der anses nødvendige for at klassificere et dokument. Den samlede mængde af identificerede og beskrevne metadataelementer udgør 39. Disse er opdelt i fem grupper ud fra tilhørsforhold, hvoraf den ene gruppe kun anvendes i forbindelse med CAD / Tegning. 5 metadataelementer udgør bips obligatoriske metadatasæt, der som minimum altid bør gøres brug af ved klassificering af et dokument. I metadatasættet er angivet, om der er tilknyttet en åben eller bunden værdiliste. 18
Fig.19 bips metadatasæt. Ud over bips metadatasæt kan der efter behov føjes yderligere metadataelementer til metadatasættet. Ved valg af supplerende metadataelementer er det væsentligt, at der foreligger en klar og entydig definition for indholdet af det enkelte metadataelements metadatanavn og metadataværdier, og at indholdet er afstemt i forhold til de andre metadataelementer, så der ikke forekommer overlap i metadatasættet. 19
6.2. Mapper Mapper er hierarkiske strukturer. Til opbygning af mappestrukturer i et digitalt arkiv og i ringbind i et papirarkiv anvendes værdierne og værdilisterne angivet i kapitel 8. Lister. Værdilisterne kan kombineres efter behov og indgå på forskellige niveauer i mappestrukturen. Fordelen ved at anvende værdierne fra værdilisterne er, at indholdet af værdien vil være alment kendt på tværs af projekter, samarbejdspartnere mm. En mappestruktur tilpasses det aktuelle behov og udvides i takt med nødvendigheden herfor. Fra værdilisterne udvælges derfor kun de værdier, der er behov for. Det er hensigtsmæssigt, at strukturen gennemtænkes fra start således, at senere udvidelser ikke bliver umuliggjort, eller mappestrukturen ender med at være inkonsistent og dermed svær at finde rundt i for tredjemand. Det er formålstjenstligt, at mappestrukturen hele tiden er skalerbar. Det er ikke muligt at opstille en samlet og entydig mappestruktur til brug for alle. Som bips standard anvendes værdilisten for Indhold som øverste niveau i mappestrukturen. Niveauet omfatter, jf. kapitel 8.4. Værdiliste Indhold, 12 indholdskategorier og anvendes med fordel på små projekter og ved opstart af projekter. Fig.20 bips grundstruktur til opbygning af mapper i et digitalt arkiv og i et papirarkiv. Når projekter vokser, eller man af andre årsager har behov for en underinddeling af øverste niveau, kan der oprettes et underniveau med udgangspunkt i underværdilisten knyttet til hver af værdierne for Indhold. Underværdierne bliver herved til undermapper i et digitalt arkiv, og i et papirarkiv bruges underværdierne til at lave faneblade i nye ringbind. Fig.21 bips grundstruktur til opbygning af undermapper og faneblade i et papirarkiv. Som eksempel på hvorledes en komplet mappestruktur kan opbygges i et digitalt arkiv og l et papirarkiv, og hvordan denne kan tilpasses til forskellige virksomheder og udvekslingssteder, henvises til kapitel 9.3 Opbygning af mappestruktur. 20
Hvilke niveauer og underniveauer, der er behov for, og hvorledes værdilisterne og værdierne indgår i forhold til hinanden i mappestrukturen, vil variere fra projekt til projekt og afhænge af det specifikke projekts størrelse, kompleksitet ect. Fig.22 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med værdierne fra værdilisterne for Indhold og Dokumentation som øverste niveau og værdier fra værdilisten Fase som underniveau. Er der behov for en anden inddeling end den forskrevne, kan strukturen tilpasses ved at kombinere og sammensætte værdilisterne fra kapitel 8 på andre måder. Man kan f.eks. lade udvalgte værdier for Fase udgøre underniveauet for hver af metaværdierne i værdilisten Indhold. Alternativt kan man lade værdilisten for Fase udgøre det øverste niveau, og lade værdier fra værdilisten Indhold indgå som underniveau under hver af værdierne for Fase. Fig.23 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med udvalgte værdier fra værdilisten Fase som øverste niveau og værdier fra værdilisten Indhold som underniveau. 21
På tilsvarende vis kan værdilisterne for f.eks. Aktør, Vidensområde ect. kombineres og sammensættes, så man får den mappestruktur, der passer bedst til udvekslingsstedet, virksomheden og det aktuelle projekt. Fig.24 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med værdierne fra værdilisten Indhold som øverste niveau og udvalgte værdier fra værdilisten Aktør som underniveau. Som illustreret ovenfor findes der mange måder at opbygge og sammensætte mappestrukturer på. I forbindelse med udveksling af dokumenter via et udvekslingssted skal det aftales, hvordan mappestrukturen på udvekslingsstedet udformes. Se nærmere herom i kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Anvendelse af mappestrukturer kan med fordel kombineres med brug af filnavngivning, idet dette giver et bedre overblik over indholdet af dokumenterne i mapperne. Se nærmere filnavngivning i kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning. I CAD sammenhæng er det ofte hensigtsmæssigt at strukturere sin mappestruktur efter den CAD-produktion og de CAD-systemer, der anvendes. En CAD mappestruktur kan derfor med fordel opdeles efter en underværdiliste for værdien Geometri. Den mest hensigtsmæssige inddeling vil afhænge af projektets størrelse og kompleksitet, antal samarbejdspartnere, CADsoftware ect. Hvis de virksomheder, der udveksler CAD-filer og bygningsmodeller anvender samme CADsystem, kan det anbefales at anvende samme CAD mappestruktur internt i virksomhederne som på udvekslingsstedet. 22
6.3. Dokument- og filnavngivning 6.3.1. Navngivning generelt Fig.25 Begreber for navngivning. Et dokument navngives med et dokument id, et dokumentnavn og et filnavn svarende til de angivne metadatanavne i metadatasættet. Dokument id`et repræsenterer en kode, der entydigt identificerer et dokument, mens dokumentnavnet repræsenterer en (valgfri) titel, der identificerer dokumentet. Filnavnet, inklusiv extension (filformat) repræsenterer dokumentets titel i digital sammenhæng. Dokument id Dokumentnavn Filnavn Ved digitale mappestrukturer og ved udveksling af dokumenter er det hensigtsmæssigt, at der anvendes et genkendeligt og entydigt kodningsprincip for dokument id og filnavn, så man nemt kan afdække indholdet af dokumenterne. Ofte vil det være formålstjenstligt, at dokument id og filnavn er enslydende, da dokumenter herved nemmere kan søges via deres filnavngivning. For dokumenter, der gør brug af referencefilteknik, f.eks. CAD-filer, excel-filer ect. bør der uanset dokumentversion, bruges samme filnavn, da der ellers kan opstå problemer med manglende referencer ved kopiering eller flytning af filerne og versioneringen. For at minimere dette problem er det en fordel at bruge relative referencer, hvor det er muligt. En relativ reference angiver ikke den fulde sti, men angiver kun det nødvendige antal mapper, der skal til for at kunne pege på den tilknyttede fil. Vedrørende versionsstyring henvises til kapitel 6.4. Versionsstyring. Ved anvendelse af fælles regler for dokument- og filnavngivning skal der tages stilling til hvilket kodningsprincip, der er relevant og opsættes regler herfor. Se nærmere herom i kapitel 7. Aftaler og anvendelse. 23
Som bips standard gælder nedenstående kodningsprincip for dokument id og filnavn: Fig.26 Kodningsprincip for dokument id og filnavn. Dokument id og filnavn opbygges som grundprincip efter en 5-trinskode. Af hensyn til maskinaflæsning anvendes understregning/underscore (_) som separatortegn. Er en position uspecificeret angives denne med (bindestreg). Til opbygning af koden anvendes et udvalg af metadataelementer listet i kapitel 8.1. Metadatasæt: VIRKSOMHED PROJEKT ID angiver den kode, som entydigt identificerer projektet i den ansvarlige virksomhed. Koden angives som tekst eller tal. AKTØR kategoriserer deltageren bag dokumentet og sikrer mod utilsigtet overskrivning af andre aktørers filer, når der udveksles. LOKALISERING angiver en kode, der henviser til en specifik fysisk lokalitet, f.eks. bygningsnummer, ejendomsnummer, bronummer, vejstrækning ect. INDHOLD kategoriserer dokumentets informationsindhold. LØBENUMMER kan valgfrit systematiseres og udvides og kan både indeholde tekst og tal, men det fungerer som én samlet angivelse. Nedenfor er vist tre eksempler på opbygning af dokument id og filnavn: Dokumentnavn: Budget projekt 3341 Dokument id : 3341_A_2_ECO_01 (Projekt 3341, Arkitekt, Afsnit 2, Økonomi, Løbenr. angivet fortløbende numerisk) Dokumentnavn: Hovedtidsplan projekt OBR Dokument id : OBR_C_1_TIR_20110601 (Projekt OBR, Rådgiver, Område 1, Tids-og ressourcestyring, Løbenr. som dato) Dokumentnavn: Serviceaftale Børnehaven Solsikken Dokument id : BS_O_-_AGR_SERVICE1 (Børnehaven Solsikken, Driftsherre, Uspecificeret, Aftale, Løbenr. som tekst) 6.3.2. CAD navngivning I forbindelse med navngivning af CAD-filer og -dokumenter er dokument id`et lig med tegningsnummeret. For lettere at kunne søge og afdække indholdet af et CAD dokument via dokumentets filnavn og dokument id, anbefales det, at løbenummeret udvides og systematiseres efter princippet i figur 27. 24