R1, november a 104. anvisning aftale og kommunikation. R1 høringsudgave. dokumenthåndtering

Transkript

1 R1, november 2014 a 104 anvisning aftale og kommunikation dokumenthåndtering

2 Kolofon < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 2 bips Lyskær Herlev Telefon Fax [email protected] bips.dk A104 Dokumenthåndtering Denne publikation er udarbejdet i bips regi, og bips har enhver ret herunder ophavsretten til publikationen såvel i papirudgave som i digital form. Publikationen forudsættes anvendt af personer, der er teknisk sagkyndige på de enkelte områder, og anvendelsen fritager ikke brugerne af publikationen for deres sædvanlige ansvar. Anvendelsen sker altså helt på brugerens eget ansvar på samme måde som individuelt udarbejdede løsninger. Hverken bips eller de fagfolk, der har deltaget i udarbejdelse af bips publikationen, kan gøres ansvarlige for anvendelse af publikationen i praksis. Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne publikation eller dele deraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i anmeldelser. Udgivelse og distribution i digital udgave bips Første udgivelsesdato juli 2012 Revision 1, november 2014 ISBN

3 8.13 Værdiliste Etage (Level) Indhold < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 3 1. Indhold 1. Indhold Forord Indledning Struktur Håndtering af dokumenter Papirarkiv Elektronisk arkiv Generelt Hierarkisk system Database- system Søgning Udveksling E- mail Adgangskontrol og rettigheder Metoder Metadata Mapper Dokument- og filnavngivning Versionsstyring Tilladte tegn Aftaler og anvendelse Lister Vejledning og regler for brug af værdilister Metadatasæt Værdiliste Virksomhedstype (Business type) Værdiliste Vidensområde (Knowledge) Værdiliste Fagdisciplin (Discipline) Værdiliste Indholdstype (Document content) Værdiliste Ydelsestype (Project delivery) Værdiliste Procestype (Process type) Værdiliste Arbejdsområde (Work area) Værdiliste Fase (Phase) Værdiliste Filtype (Filetype) Værdiliste Stade (Stage)... 57

4 Indhold < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Filtype (Filetype) Værdiliste Stade (Stage) Værdiliste Etage (Level) Værdiliste Afbildningstype (Sheet type) Værdiliste Informationsniveau (Information level) Værdiliste Dokumentation (Documentation purpose) Værdiliste Udveksling (Exchange) Værdiliste Status (Status) Værdiliste Dokumentform (Document form) Eksempelsamling Brug af metadata Påføring og tilknytning af metadata Metadata påført et dokument Metadata påført et dokument via et skema Metadata påført et CAD dokument Metadata elektronisk tilknyttet et dokument Brug af metadata i mappestruktur Tilføjelser til mappestruktur Mapper til korrespondance Brug af metadata i filnavngivning Tilføjelser til filnavngivning Navngivning af ansvarsområde Navngivning af dokumenter med samme indholdstype Dokumenteksempler Rådgiverkontrakt Referat Landskabsplan Udførelsestidsplan Trappetegning Konstruktionsbeskrivelse Tilsynsnotat Driftskort bips standard Standard mappestruktur Mappestruktur Arkitektvirksomhed... 85

5 Indhold < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation bips standard Standard mappestruktur Mappestruktur Arkitektvirksomhed Mappestruktur Rådgivende ingeniørvirksomhed Mappestruktur Entreprenørvirksomhed Mappestruktur Bygningsejer Mappestruktur Driftsorganisation Mappestruktur Projektweb Dokument navngivning CAD dokument navngivning Navngivningstilføjelser Dokument versionering... 94

6 Forord < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 6 2. Forord Formålet med denne anvisning er at understøtte aktører i håndtering af dokumenter, såvel på et fælles udvekslingssted som internt i virksomheder, organisationer mm. Målet er at etablere en produktiv og omkostningseffektiv dokumenthåndtering realiseret gennem fælles information om dokumenter og deres indhold. Målet opnås ved at etablere en fælles de facto branchestandard for håndtering, søgning og opbevaring af dokumenter. Anvisningen angiver en fælles standard, der gør brugeren i stand til hurtigt og nemt at håndtere og foretage effektive og præcise søgninger af specifikke dokumenter. Anvisningens primære målgruppe er byggeri og anlæg, og den henvender sig til alle aktører, der er knyttet hertil, eksempelvis bygherrer, bygherrerådgivere, driftsherrer, projekterende, producenter og udførende. Herudover henvender anvisningen sig til softwareudviklere med henblik på implementering i software, applikationer etc. Anvisningen dækker hele livscyklussen for et bygværk. Anvisningen er udformet med henblik på anvendelse i praksis og er en bearbejdning af indholdet i DS/EN , DS/EN og DS/EN For referencer og sammenhæng til DS/EN serien samt tekniske forskrifter og it- funktionalitet for implementering af anvisningens indhold henvises til Anvisningen indbefatter en række standardløsninger, kaldet bips standard, der er indeholdt i kapitel 10. For at gøre anvisningen anvendelig ved internationale samarbejder, forekommer der i anvisningen begreber på både dansk og engelsk. Definitioner, termer, begreber mm. anvendt i denne anvisning er i overensstemmelse med Byggeriets Begrebskatalog, som er tilgængelig online på Denne anvisning, A104 Dokumenthåndtering, erstatter tidligere udgivne bips anvisninger inden for området.

7 Indledning < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 7 3. Indledning Håndtering og udveksling af de store mængder af dokumenter, der generes i bygge- og anlægsbranchen, ikke mindst digitalt, kræver en struktur, der på en nem og sikker måde understøtter samarbejdspartnere, virksomheder og medarbejdere i at kunne styre, gemme og genfinde dokumenter. Fig. 1 Styring og genfinding af dokumenter. Denne anvisning angiver en struktur til klassificering af dokumenter og opbygning af mappestrukturer og filnavne, der kan benyttes som en fælles kommunikationsplatform for håndtering af dokumenter. Når man er bekendt med anvisningens tankesæt, vil listerne i kapitel 8 samt eksemplerne i kapitel 9 og 10 være det primære redskab, der anvendes i dagligdagen. Kapitel 4. Struktur giver læseren en almen indføring i og forståelse for den struktur og det tankesæt, der danner basis for anvisningens indhold. Kapitel 5. Håndtering af dokumenter giver en tilgang til det at håndtere, styre og udveksle dokumenter samt beskriver de elektroniske værktøjer, der benyttes dertil. Kapitel 6. Metoder indeholder en beskrivelse af de forskellige metoder, der kan benyttes til styring af dokumenter, herunder metadata, mapper, dokument- og filnavngivning samt versionsstyring. Kapitel 7. Aftaler og anvendelse rummer en kort beskrivelse af de forhold, der bør vurderes og aftales, når der udveksles dokumenter mellem samarbejdspartnere. Kapitel 8. Lister indeholder de af bips udviklede lister over metadata, der benyttes til at klassificere et dokuments indhold. Kapitel 9. Eksempelsamling indeholder eksempler på, hvordan metoderne i kapitel 6 kan anvendes i praksis, herunder brug af metadata og eksempler på dokument- og CAD navngivning på forskellige typer af dokumenter. Anvisningen består af følgende hovedkapitler, der kan læses og anvendes separat efter behov: Kapitel 10. bips standard angiver bips s standard for arkiv- og mappestruktur til brug såvel i virksomheder som på fælles udvekslingssteder. Herudover indeholder kapitlet bips s standard til brug ved dokument- og CAD navngivning samt versionering.

8 Struktur < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 8 4. Struktur Med struktur menes en systematisk tilgang til håndtering af dokumenter, hvor et dokument defineres som information og det tilhørende medie i overensstemmelse med DS/ISO Med information forstås meningsfulde data fx. i form af tekst, tal, tegninger, modeldata mm., mens medie fx. kan være et papir, en elektronisk fil, en record i en database eller et RFID- tag. Fig. 2 Dokument. Information består af to dele: dokumentets indhold data om medie og dokumentets indhold størrelsen A4. Såfremt egenskaber beskriver dokumentets indhold, fx at indholdet er udarbejdet af CLP benævnes egenskaberne metadata. Metadata er defineret ved data om data. For nærmere definition af egenskaber og metadata henvises til bips produktblad om egenskaber. Denne anvisning omhandler dokumenter, og da det i al væsentlighed er dokumentets indhold, der beskrives, er det valgt konsekvent at anvende begrebet metadata, uanset at metadata om mediet korrekt burde være betegnet egenskaber. Metadata for et dokuments indhold kan fx. være dokumentets gyldighed, datering, status, forfatter, version etc. Metadata kan optræde et vilkårligt sted på dokumentet og kan opdeles i fem grupper, der benævnes: Projekt Virksomhed Emne Administrativt Medie Fig. 3 Information. Fig. 4 Gruppering af metadata på et dokument. Medie og dokumentets indhold er karakteriseret ved at have egenskaber, som udtrykkes ved egenskabsdata, fx at mediet har

9 Struktur < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 9 Metadata har to vigtige formål, dels at orientere læseren om dokumentets indhold, og dels entydigt at identificere dokumentet i forhold til andre dokumenter. Såfremt alle dokumenter er entydigt identificerbare, kan disse i princippet opbevares sammen i en ustruktureret form. I forhold til effektivt at søge og udveksle dokumenter, er det hensigtsmæssigt at strukturere dokumenterne med metadata For dokumenter skelnes oftest mellem papirbårne dokumenter, dvs. information trykt på papir, og digitale dokumenter fx en elektronisk fil i form af en pdf, hvor informationen er lagret i filen. For papirbårne dokumenter er det vigtigt, at der på dokumentet fremgår de metadata, der identificerer dokumentet. For digitale dokumenter kan de metadata, der identificerer dokumentet, ikke blot være indeholdt i selve dokumentet men også være tilknyttet dokumentet digitalt i form af en mærkat. Ved mærkat forstås elektronisk bærer af metadata om et dokuments indhold. Fig. 5 Til venstre: Metadata skrevet eller trykt på et dokument. Til højre: Metadata tilknyttet et dokument via en mærkat. De metadata, der tilknyttes et dokument via en mærkat, muliggør en struktureret håndtering af dokumenter i et softwaresystem. Man skal være opmærksom på, at en mærkat ikke nødvendigvis følger et dokument, når det fx flyttes fra ét softwaresystem til et andet eller omdannes fra en filtype til en anden. Endvidere sikrer brug af mærkater ikke at informationerne findes på et papirbåret dokument. Figur 6 indeholder det af bips definerede metadatasæt for et dokument. Metadatasættet er en samling af metadata sammensat med henblik på, at informationerne skal bruges i kombination med hinanden. Et metadatasæt vil altid være udtryk for et formålsbestemt valg og vil aldrig kunne udformes, så det er entydigt og logisk for alle. Problemet kompliceres yderligere af den kendsgerning, at forskellige mennesker sjældent har samme opfattelse af ords betydninger. Dette forhold er der i videst muligt omfang taget højde for ved, at der er angivet definitioner og eksempler i kapitel 8. Lister. Uanset dette vil der stadig kunne opstå tvivl om hvilke metadata, der skal tilføjes eller påføres et dokument. I disse tilfælde bruges som udgangspunkt princippet: Hvor dokumentet primært hører til. Er dette ikke tilstrækkeligt, kan et metadata gentages med forskellige værdier. Fx kan et dokument, hvis indhold omhandler såvel aftaleforhold som økonomi jf. kapitel 8.6 Værdiliste Indholdstype have to metadata med navnet Indholdstype med henholdsvis værdien Aftale og værdien Økonomi. Udover valgte metadata kan et dokument suppleres med emneord, der ikke allerede er indeholdt i dokumentets indhold.

10 Struktur < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 10 Dette kan gøre dokumentet mere søgbart. Se nærmere herom i kapitel Søgning. Fig. 6 bips metadatasæt for et dokument.

11 Struktur < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 11 I praksis er det ikke nødvendigt at anvende alle metadata i metadatasættet. Ofte vil mindre projekter kunne anvende et begrænset metadatasæt. For større projekter eller under specielle omstændigheder kan der til gengæld opstå behov for, at metadatasættet udbygges med yderligere informationer afhængigt af de aktuelle forhold. Metadatasættet i figur 6 udgør kernen i, hvordan dokumenter håndteres og danner grundlag for de metadata: der påføres et dokument der påføres en mærkat der benyttes til opbygning af arkiv- og mappestrukturer der benyttes til dokument- og filnavngivning Fig. 7 Håndtering af dokumenter ved brug af metadata.

12 Håndtering af dokumenter < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Håndtering af dokumenter 5.1 Papirarkiv Papirbårne dokumenter er ofte en repræsentation af en digital udgave af et dokument. Når man gemmer papirbårne dokumenter, er det hensigtsmæssigt at anvende en struktur til arkivering i ringbind, faneblade mm. Til dette formål anvendes en hierarkisk struktur. Det er praktisk, hvis en sådan struktur har et vist sammenfald eller overensstemmelse med den tilsvarende elektroniske struktur, der anvendes. Se nærmere herom i kapitel 6.2. Mapper. Af juridiske årsager og arbejdsmæssige grunde kan det være nødvendigt at gemme papirbårne dokumenter. Papirarkiver fylder, hvorfor det er formålstjenstligt allerede ved opretning af et arkiv at have styr på, hvornår forskellige dele af arkivet kan smides ud således, at dette nemt kan ske, og plads løbende kan frigives. Normalt føres der ikke dobbelt papirarkiv til sikring mod uheld i form af f.eks. brand, vandskader etc. Ved at have digitale udgaver af alle papirbårne dokumenter, hvilket nødvendiggør scanning af dokumenter, der kun findes i papirformat, kan man med back- up rutiner sikre, at der eksisterer en sikkerhedskopi af alle papirbårne dokumenter. Fig. 8 Papirarkiv. 5.2 Elektronisk arkiv Generelt Der findes mange forskelligartede elektroniske værktøjer, som håndterer dokumenter på hver deres måde og er opbygget med forskellig tilgang til opbevaring, håndtering og søgning af dokumenter. Det er væsentligt at forstå de metoder og strukturer, værktøjerne gør brug af, så man er i stand til at vurdere de fordele og ulemper, der er ved brug af værktøjerne. I de efterfølgende to kapitler beskrives to primære systemer til elektronisk dokumenthåndtering: et system baseret på en hierarkisk struktur et system baseret på en database struktur

13 Håndtering af dokumenter < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 13 Det er ensbetydende med, at adgang til dokumenterne kræver, at det pågældende system anvendes. Dette kan give problemer, hvis systemet svigter, ikke bliver vedligeholdt, eller hvis man ønsker at skifte fra et system til et andet. Fig. 9 Elektronisk arkivering. En del dokumenthåndteringssystemer gør alene brug af enten en hierarkisk struktur eller en database struktur, men der findes også systemer, der gør brug af en kombination af de to strukturer. Generelt kan dokumenter genfindes via søgning på tværs af de strukturer, der anvendes. Der findes mange typer af søgninger, hvorfor disse kan variere blandt de forskellige dokument- håndteringssystemer. Nogle dokumenthåndteringssystemer er begrænset til bestemte typer af dokumenter. Fx er visse systemer ikke egnet til styring af CAD- filer, mens de systemer, der er velegnede til styring af CAD- filer, ikke altid fungerer optimalt i forhold til andre typer af dokumenter. Man skal være opmærksom på, at dokument- håndteringssystemer normalt er lukkede systemer, hvor der er en tæt sammenhæng mellem den software, der benyttes og de data, der styrer dokumenterne Hierarkisk system Der findes en række IT- værktøjer, der anvender mappehierarkier til dokumenthåndtering. Eksempler på systemer baseret på en hierarkisk struktur er projektwebs, stifinderen fra Windows og finder fra Mac. Stifinderen benytter en hierarkisk mappestruktur til at strukturere og vise dokumenter i forhold til hinanden. Alle dokumenter indeholdt i samme mappe kan ses på samme tid. Endvidere kan mapperne i strukturen foldes ud i et langt hierarki, hvor alle mapper kan ses på samme tid. Det bemærkes, at der kan være tekniske begrænsninger på den samlede længde af mappe- og filnavne i den hierarkiske struktur (256 karakterer). Mapper og dokumenter i mappestrukturen kan søges via deres mappe- og filnavne eller via fritekstsøgning på ord indeholdt i dokumenterne. Se nærmere om de forskellige søgeprincipper i kapitel Søgning. Fordelen ved hierarkiske strukturer er, at de er visuelle, og at det er let og hurtigt at placere dokumenterne i strukturen. Svagheden ved hierarkiske strukturer er, at dokumenterne efter placering er låst til en bestemt mappe, og da det kan være svært at vurdere hvilken mappe, der er den rette placering, kan der opstå tvivl om, hvor et dokument rettelig hører hjemme.

14 Håndtering af dokumenter < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 14 Fig. 10 Windows Stifinder. Mappestrukturer bliver endvidere nemt relativt store og dermed svære at overskue. Derfor er det essentielt, at en mappestruktur er gennemtænkt mht. overskuelighed og opsporing af det korrekte sted for et dokuments placering. Det anbefales, at hierarkiet i mappestrukturer ikke er dybere end 3-4 niveauer. Anvendelse af hierarkiske systemer kan med fordel suppleres med en systematik for navngivning af filer, se nærmere herom i kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning.

15 Håndtering af dokumenter < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Database- system En database struktur er et eksempel på et elektronisk system, hvor dokumenterne styres og søges via de metadata, der elektronisk er tilknyttet dokumentet via en mærkat. Se nærmere om metadata i kapitel 6.1. Metadata. Til forskel fra hierarkiske strukturer er dokumenter i en database struktur ikke fastlåst til en bestemt placering. Dokumenterne styres via deres tilknyttede metadata, og fordelen herved er, at dokumenter i en database struktur nemt vil kunne søges via metadata. Fig. 11 Bibliotek.dk. Eksempel på en offentlig database til at håndtere og finde dokumenter. Det bemærkes, at nogle database- systemer er opbygget, så de kan gemme dokumenterne i en hierarkisk struktur, hvor dokumenterne kan søges på samme måde som i hierarkiske systemer. Ulempen ved database strukturer er, at brug af metadata i IT- værktøjer er tæt forbundet med den software, der benyttes. Det betyder, at de metadata, der er elektronisk tilknyttet et dokument via en mærkat ikke nødvendigvis medfølger, når dokumenterne vises i andre systemer. Se nærmere i kapitel Udveksling Søgning Der findes forskellige søgeprincipper, som kan benyttes til søgning af dokumenter på tværs af mapper, hierarkier og IT- systemer. Fig. 12 Søgeprincipper. Søgning via fritekst, er søgning på alle de ord, der optræder, dvs. filnavne, mappenavne, indhold i dokumenter etc. Ulempen ved denne form for søgning er risiko for mange ukvalificerede hits. En af de største udfordringer ved søgning via fritekst er opbygning af effektive søgeord og søgesætninger, der begrænser antallet af hits og resulterer i et vedkommende og kvalificeret søgeresultat. Søgning via emneord, er søgning via ord eller værdier, der er tilknyttet et dokument. Man kan forestille sig dette gjort ved, at der i et felt på et dokument er angivet en række emneord, der udtrykker noget om indholdet i dokumentet. I princippet kan forfatteren af et dokument skrive alle de ord vedkommende mener, kendetegner indholdet af dokumentet. Søgning via kontrollerede emneord, er søgning via emneord fra en prædefineret liste, hvilket er en måde

16 Håndtering af dokumenter < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 16 at effektivisere brugen af emneord på. I princippet er det en liste, hvorfra man vælger et eller flere ord, der reflekterer indholdet. Hermed er søgningen gjort mere effektiv, da der nu kan søges på udvalgte ord på listen. Fordelen ved brug af kontrollerede emneord er, at søgningen resulterer i et mere vedkommende og overskueligt resultat. Fx kan systematiseringen af kontrollerede emneord udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Søgning i et database- system foregår, jf. kapitel Database- system, via kontrollerede emneord, idet dokumenter i en database styres via de metadata, der er tilknyttet dokumenterne via en mærkat. Et database- system giver herved mulighed for at systematisere brugen af kontrollerede emneord iht. det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Windows 7 og Mac indeholder en avanceret søgefunktion, idet systemernes indbyggede søgefunktioner kan bruges til at søge i dokumenter via filnavn, via tekst i selve filen eller via tilknyttede mærkater, og dermed søge på kontrollerede emneord. Nedenfor er illustreret, hvordan systematiseringen af kontrollerede emneord kan udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Som det fremgår af figur 13, er der jf. bips metadatasæt søgt på tre metadataværdier i form af de koder, der er angivet for værdierne i kapitel 8. Lister; Projekt id (I3341), Vidensområde (K13) og Indholdstype - Budget (C03.3). Eksemplet i figur 13 viser at søgning på ganske få metadataværdier gør det muligt hurtigt og effektivt at finde et specifikt dokument. Fig. 13 Windows 7. Eksempel på fritekstsøgning med anvendelse af værdier fra metadataværdilisterne.

17 Håndtering af dokumenter < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Udveksling Udveksling af dokumenter kan foregå via E- mail, via et udvekslingssted, som fx en projektweb, via delte mapper, via drev på internettet eller ved flytning af data fra et drev/server til et andet. Dataudveksling er kompliceret, idet man skal sikre sig, at der i udvekslingsprocessen ikke går information tabt. Ændres en Word- fil eksempelvis til en pdf- fil, vil den mærkat, som bæres af Word, ikke længere være tilgængelig. Tilsvarende vil være tilfældet, hvis et dokument udtages af et dokumenthåndteringssystem, der gør brug af mærkater. Udveksling af dokumenter med tilknyttede mærkater kan normalt ikke ske automatisk. Der skal derfor laves en aftale for udveksling, der sikrer, at alle parter ved overlevering af dokumenter får de informationer, de forventer og har brug for. Dette kan være ved at metadata er direkte indeholdt i dokumenterne. De metadata, der er tilknyttet dokumentet kan for overskuelighedens skyld være samlet på en systematiseret form, eksempelvis i et skilt eller i et skema. Som eksempel henvises til kapitel Metadata påført et dokument via et skema. Foregår udveksling via et fælles udvekslingssted, hvor dokumenter uploades, aftales der fælles regler for brug af metadata, opbygning af mappestrukturer, dokument- og filnavngivning mm. For regler og aftaler i forbindelse med udveksling af dokumenter, se kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Fig. 15 Udveksling via et fælles udvekslingssted. Udveksles dokumenter via E- mails er det hensigtsmæssigt, at der for vedhæftede dokumenter anvendes filnavngivning iht. kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning, så disse er genkendelig for modtageren, og der kan skelnes mellem de modtagne filer. Fig. 14 Udvekslingsproblematik E- mail E- mails og vedhæftede filer skal betragtes på lige fod med andre dokumenter. Anvendes der et E- mail- system, er der indbygget en simpel måde, hvorpå E- mails kan overskues. Eksempelvis kan man oprette et projektrelateret mailarkiv således, at E- mails, knyttet til et bestemt projekt, manuelt eller automatisk, gemmes i sin egen mappestruktur inde i E- mail- systemet.

18 Håndtering af dokumenter < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 18 Alternativt kan E- mails gemmes uden for E- mail- systemet i det dokumenthåndteringssystem, hvor øvrige dokumenter gemmes. E- mails gemmes i dette tilfælde på lige fod med alle andre dokumenter. Det bemærkes, at for nogle E- mail systemer, f.eks. Google mail, kan mail- filer ikke trækkes ud som selvstændige filer. De kan i stedet udskrives til og gemmes som en Adobe- fil. Når E- mails gemmes som filer (typisk msg eller eml filer) i en mappestruktur, på projektwebs eller i et dokumenthåndteringssystem, genereres E- mailens filnavn automatisk. Typisk anvendes titelfeltets indhold som E- mailens filnavn. Dette er ofte en lang tekststreng, der ikke nødvendigvis er fornuftig at anvende som filnavn. Når E- mails gemmes uden for et E- mail- system, anbefales det at navngive mail- filerne iht. kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning, da dette medfører, at dokumenterne nemmere kan genfindes via en søgefunktion. Ved arkivering af mange E- mails med samme tekst i titelfeltet, anbefales det at være omhyggelig med navngivningen således, at ældre udgaver af E- mails ikke overskrives af yngre udgaver. Det anbefales, at mail- filerne tilknyttes de obligatoriske metadata iht. metadatasættet, og at disse placeres i en mappestruktur styret efter dokumenternes indhold jf. kapitel 6.2. Mapper Adgangskontrol og rettigheder Ved anvendelse af dokumenthåndteringssystemer, herunder fælles udvekslingssteder, er der en række praktiske og lovmæssige forhold vedrørende adgang, adgangskontrol, rettigheder mm., som man skal være opmærksom på. Danmark er omfattet af persondataloven, som sætter rammerne for, hvordan både offentlige myndigheder og private virksomheder mv. må og skal behandle de personoplysninger, som de har via elektroniske data. Persondataloven giver samtidig den registrerede person en række brugerrettigheder til de elektroniske informationer, der vedrører vedkommende. Projektudveksling via et fælles udvekslingssted kræver, at der foreligger en klar procedure og aftale vedrørende adgang, rettigheder, advisering, opdatering og dokumentation på udvekslingsstedet. Disse forhold vil som oftest være knyttet til projektspecifikke informationer, hvorfor denne anvisning ikke berører dette emne yderligere. For yderligere information om regler, aftaler, adgangskontrol, rettigheder mm. henvises til IKT- teknisk kommunikationsspecifikation. Fig. 16 Arkivering af E- mails i et dokumenthåndteringssystem.

19 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Metoder 6.1 Metadata Metadata defineres som data om data, det vil sige informationer om dokumentets indhold. Et metadatasæt udgør en delmængde af metadata og består af en række metadataelementer som anvendes til klassificering. Fig. 17 Metadata. Et metadataelement udgøres af et metadatanavn og en tilknyttet metadataværdi, der beskriver en egenskab ved et dokument. Et metadatanavn angiver, hvad metadataværdierne omhandler. En metadataværdi er en værdi, der fx. kan vælges blandt værdierne i en værdiliste. Værdilisterne for metadataværdier kan være bundne eller åbne. Er der til et metadataelement knyttet en bunden værdiliste betyder det, at den pågældende metadataværdi kun kan antage en af de i værdilisten angivne værdier. Metadatanavnet Status kan eksempelvis kun antage en af metadataværdierne i værdilisten, fx Værdiliste Status, se figur 19. Fordelen ved bundne værdilister er, at der altid anvendes de samme afgrænsede og definerede værdier i hele branchen, hvilket er en fordel på tværs af samarbejdspartnere og i forbindelse med søgninger, idet større ensartethed medfører en klarere klassifikation og kommunikation. Er en værdiliste åben, kan brugeren selv tilføje metadataværdier til værdilisten. erne, angivet i denne anvisning for åbne værdilister, er angivet med det formål at give et vejledende billede af, hvilke værdier, den åbne værdiliste typisk rummer. Metadatasættet og værdilisterne knyttet til de enkelte metadataelementer, inklusiv definitioner og eksempler, fremgår af kapitel 8. Lister. Fig. 18 Metadataelement.

20 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 20 Fig. 19 Eksempel på en bunden værdiliste. Som oftest er metadataelementer ligeværdige, dvs. de er frie og uafhængige af hinanden. I visse tilfælde kan metadataelementer være hierarkiske, idet metadataværdierne i værdilisterne kan omdannes til metadataelementer med deres egne underværdilister og underværdier. Figur 21 angiver det af bips defineret metadatasæt svarende til de informationer, der anses nødvendige for at klassificere et dokument. Den samlede mængde af identificerede og beskrevne metadataelementer udgør 45. Disse er inddelt i 5 grupper: projekt, virksomhed, emne, herunder CAD, administrativt og medie. 5 metadataelementer udgør bips obligatoriske metadatasæt for dokumenter, svarende til de, der som minimum altid bør gøres brug af ved klassificering af et dokument. Se nærmere herom i kapitel 9.1 Brug af metadata. Fig. 20 Underværdiliste. Efter behov kan tilføjes yderligere metadataelementer til metadatasættet. Ved valg af supplerende metadataelementer er det væsentligt, at der foreligger en klar og entydig definition for indholdet af det enkelte metadataelements metadatanavn og metadataværdier, og at indholdet er afstemt i forhold til de andre metadataelementer, så der ikke forekommer overlap i metadatasættet.

21 < Forrige side << Indhold Næste side > 21 1 hø rin gs ud ga ve Anvisning, Aftale og Kommunikation For fil- og mappenavngivning er det hensigtsmæssigt at bruge koder. En kodesyntaks er et sæt regler for konvertering af data til en kortere datarepræsentation. I kapitel 8. Lister er angivet koder for de metadataelementer, herunder metadataværdier, der typisk anvendes til fil- og mappenavngivning. Metadatakoder er de koder, der anvendes for metadataelementerne og de hertil tilknyttede værdilister. Som metadatakode anvendes bogstaver. De metadataelementer, der har tilknyttet en metadatakode, er angivet i metadatasættet. Metadatakoden er endvidere angivet i de enkelte værdilister i kapitel 8. Lister. Værdikoder er de koder, der anvendes for de enkelte værdier i en værdiliste. Som værdikode anvendes tal. Kun i de tilfælde, hvor det ikke kan undgås at bruge bogstaver, anvendes bogstaver fx, hvis værdikoderne er dikteret af en bekendtgørelse eller er navnet på eksempelvis en bygning eller et id. Åbne værdilister kan suppleres med yderligere værdier til brug i et konkret projekt eller i en virksomhed. Dette gøres ved tildeling af en selvvalgt værdikode. Se nærmere om principper for tilføjelser og udvidelser af værdilisterne i kapitel 9.1 Brug af metadata. R Metoder A104 Dokumenthåndtering Fig. 21 bips metadatasæt med angivelse af, om der er tilknyttet en åben (Å) eller en bunden (B) værdiliste.

22 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Mapper Mapper er hierarkiske strukturer. Til opbygning af mappestrukturer i et digitalt arkiv og i ringbind i et papirarkiv anvendes værdierne og værdilisterne angivet i kapitel 8. Lister. Værdilisterne og deres underværdilister kan kombineres efter behov og indgå på forskellige niveauer i mappestrukturen. Fordelen ved at anvende værdierne fra værdilisterne er, at indholdet af værdien vil være alment kendt i branchen på tværs af projekter, samarbejdspartnere mm. En mappestruktur tilpasses det aktuelle behov og udvides i takt med nødvendigheden herfor. Fra værdilisterne udvælges derfor kun de værdier og underværdier, der er behov for. Det er hensigtsmæssigt, at strukturen gennemtænkes fra start således, at senere udvidelser ikke bliver umuliggjort, eller mappe- strukturen ender med at være inkonsistent og dermed svær at finde rundt i for tredjemand. Det er formålstjenstligt, at mappestrukturen hele tiden er skalerbar. I forhold til håndtering af mappestrukturen i et dokument- håndteringssystem, er det en fordel at navngive og nummerere mapperne iht. til de koder, der er angivet i kapitel 8. Lister. Brug af koder gør det nemt at overskue og aflæse mapperne og muliggør samtidig, at strukturen hele tiden kan skaleres. Det er ikke muligt at opstille en samlet og entydig mappestruktur til brug for alle de aktører, der er i bygge- og anlægsbranchen. Som bips standard anvendes værdilisten for Indholdstype som øverste niveau i mappestrukturen. Niveauet omfatter, jf. kapitel 8.6 Værdiliste Indholdstype, 11 indholdstyper og anvendes med fordel på små projekter og ved opstart af projekter. Fig. 22 bips grundstruktur for opbygning af mapper i et digitalt arkiv (øverst) og i et papirarkiv (nederst). Når projekter vokser, eller man af andre årsager har behov for en underinddeling af øverste niveau, kan der oprettes et underniveau med udgangspunkt i underværdilisten knyttet til hver af værdierne for Indholdstype. Underværdierne bliver herved til undermapper i et digitalt arkiv, og i et papirarkiv bruges underværdierne fx til at lave faneblade i ringbind.

23 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 23 Fig. 23 bips grundstruktur for opbygning af undermapper og faneblade i et papirarkiv. For eksempler på hvorledes en komplet bips mappestruktur kan opbygges i et digitalt arkiv og i et papirarkiv, og hvordan denne kan tilpasses forskellige virksomheder, udvekslingssteder etc. henvises til kapitel 10. bips standard. Hvilke niveauer og underniveauer, der er behov for, og hvorledes værdilisterne og værdierne indgår i forhold til hinanden i mappestrukturen, vil variere fra projekt til projekt og afhænge af det specifikke projekts størrelse, kompleksitet etc. Er der behov for en anden inddeling end den forskrevet i kapitel 10. bips standard er der mulighed for både at kombinere og sammensætte værdierne fra værdilisterne i kapitel 8. Lister på andre måder. Man kan fx. lade udvalgte værdier for Fase udgøre underniveauet for hver af metaværdierne i værdilisten Indholdstype. Fig. 24 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med værdierne fra værdilisterne Indholdstype (C) og Dokumentation (D) som øverste niveau og udvalgte værdier fra værdilisten Fase (A) som underniveau. Alternativt kan man lade værdilisten for Fase udgøre det øverste niveau og lade værdier fra værdilisten Indholdstype indgå som underniveau under hver af værdierne for Fase. Se figur 25. På tilsvarende vis kan værdilisterne for f.eks. Virksomhedstype, Vidensområde etc. kombineres og sammensættes med værdilisten Indholdstype, så man får den mappestruktur, der passer bedst til udvekslingsstedet, virksomheden og det aktuelle projekt. Se figur 26.

24 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 24 Fig. 25 Eksempel på opbygning af en mappestruktur ved brug af værdilisten Fase (A) som øverste niveau og udvalgte værdier fra værdilisten Indholdstype (C) som underniveau. standard mappe- og arkivstrukturer henvises til kapitel 10. bips standard. I forbindelse med udveksling af dokumenter via et fælles udvekslingssted skal det aftales, hvordan mappestrukturen på udvekslingsstedet udformes. Se nærmere herom i kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Navngivning af mapper i mappestrukturer kan med fordel kombineres med brug af koder, idet mappernes indbyrdes placering herved kan styres. Dette giver et bedre overblik over mapperne og indholdet af dokumenterne i mapperne. Se nærmere om filnavngivning i kapitel 6.3. Dokument- og filnavngivning. I CAD sammenhæng er det hensigtsmæssigt at strukturere mappestrukturen efter den CAD produktion og de CAD- systemer, der anvendes. For metadataelementet Indholdstype kan værdien C07_Geometri fx. med fordel opdeles efter underværdilisten for Geometri. Hvad, der er en hensigtsmæssig inddeling, vil dog afhænge af projektets størrelse og kompleksitet, antallet af samarbejdspartnere, CAD- software etc. Fig. 26 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med udvalgte værdier fra værdilisten Virksomhedstype (B) som øverste niveau, herunder værdierne fra værdilisten Indholdstype (C) som underniveau og herunder udvalgte værdier fra værdilisten Vidensområde (K). Som illustreret i figur findes der mange måder at opbygge og sammensætte mappestrukturer på. Ved brug af bips Fig. 27 Eksempel på opbygning af en CAD mappestruktur med værdierne fra underværdilisten Geometri. Hvis de virksomheder, der udveksler CAD- filer og bygningsmodeller anvender samme CAD- system, anbefales det, at man anvender samme CAD mappestruktur internt i virksomhederne som på udvekslingsstedet.

25 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Dokument- og filnavngivning Ved udveksling af og søgning efter dokumenter er det hensigtsmæssigt, at der anvendes et genkendeligt og entydigt kodningsprincip for filnavn og dokument id, så man nemt kan afdække indholdet af dokumenterne. Iht. metadatasættet opereres der i navngivning med: et dokument id, som repræsenterer en kode, der entydigt identificerer dokumentet. et filnavn, inklusiv extension (filformat), som repræsenterer dokumentets titel i digital sammenhæng. Ofte vil det være formålstjenstligt, at dokument id og filnavn er enslydende, da dokumenter herved nemmere kan søges. Til navngivning af dokument id og filnavn anvendes metadatakoder for værdilisterne og værdikoder for de enkelte værdier i værdilisterne. Se nærmere om metadatakoder og værdikoder i kapitel 6.1. Metadata. Syntaksen for navngivning er, at navnet er opbygget af en række positioner. En position består af en metadatakode og en værdikode. Som separatortegn mellem positionerne i navnet anvendes understreget/underscore (_). Herved er entydighed sikret ved brug i IT- systemer og i sammenhæng med CCS (Cuneco Classification System). Fig. 28 Syntaks for navngivning. I nogle tilfælde kan en position, udover metadatakoden, bestå af flere værdikoder. Dette er aktuelt, hvis der også anvendes værdier fra underværdilister, hvorved der gøres brug af flere værdikoder. Som separatortegn mellem flere værdikoder anvendes punktum (.) Fig. 29 Syntaks for position ved brug af flere værdikoder. Rækkefølgen af positionerne i navnesyntaksen er underordnet, da navngivningen grundet sit kodningsprincip er entydig uanset rækkefølgen. Rækkefølgen af positionerne kan være væsentlig i forhold til en logisk sortering i et dokumenthåndteringssystem eller i en stifinder struktur, hvorfor projektspecifikke eller interne regler herfor kan være relevante. Navngivning bør ikke bestå af flere positioner end højst nødvendigt. Det anbefales, at der højest anvendes 4-5 positioner. Hvilke metadataelementer, der er behov for, og hvilken rækkefølge, de indgår i, kan variere fra projekt til projekt og afhænge af det enkelte projekts størrelse, kompleksitet etc. For de fleste dokumenter kan der opereres med en simpel navngivning bestående af få positioner, eksempelvis et Projekt id, et Vidensområde, en Indholdstype og et Dokumentnavn.

26 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 26 vil være kendetegnet ved, at et bogstav (metadatakoden) altid vil angive starten på en position. Tilsvarende kan separator- tegnet, punktum (.) udelades, hvis der konsekvent anvendes to tal for en værdikode. Disse fremgangsmåder bør kun anvendes såfremt, der ikke kan være tvivl om kodens tolkning. Fig. 30 Eksempel på opbygning af navngivning, typisk til brug på mindre projekter. På større projekter kan der være behov for at udbygge navngivningen med yderligere positioner, eksempelvis med Løbenummer og med værdikode og underværdikode for positionen Indholdstype. Fig. 31 Eksempel på en udbygget navngivning, typisk til brug på større projekter. For CAD dokumenter anbefales det, at CAD filnavngivning udbygges med metadataelementer, der er særligt kendetegnende for CAD, eksempelvis Filtype, Afbildningstype, Tema, Etage, Stade etc. Som dokument id for en tegning angives et tegningsnummer. Som udgangspunkt anbefales det at opbygge tegningsnummer (CAD dokument id) og CAD filnavn så enslydende som muligt. Såfremt der altid anvendes tal som værdikoder i navngivningen, kan separatortegnet i syntaksen udelades, idet navngivningen For dokumenter, der gør brug af referencefilteknik, fx. CAD- filer, Excel- filer etc. bør der uanset dokumentversion, bruges samme filnavn, da der ellers kan opstå problemer med manglende referencer ved kopiering eller flytning af filerne og brug af versionering. For at minimere dette problem er det en fordel at bruge relative referencer, hvor det er muligt. En relativ reference angiver ikke den fulde sti, men angiver kun det nødvendige antal mapper, der skal til for at kunne pege på den tilknyttede fil. For håndtering af versionsstyring henvises til kapitel 6.4. Versionsstyring. For yderligere eksempler på filnavn og dokument id henvises til eksempelsamlingen kapitel 9.4 Dokumenteksempler. For brug af bips standard henvises til kapitel 10.8 Dokument navngivning og 10.9 CAD dokument navngivning I forbindelse med udveksling anbefales det at aftale, hvilke metadataelementer, der anvendes til navngivning, samt rækkefølgen af positionerne. Se nærmere om aftale af fælles regler for dokument- og filnavngivning i kapitel 7.

27 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Versionsstyring Alle udgaver af dokumenter udgør versioner. Da nogle dokumenter ændrer indhold over tid, er det hensigtsmæssigt at gøre brug af versionsstyring således, at de enkelte versioner af dokumentet kan skelnes fra hinanden. Alle dokumenter har et versions id og en versionsdato. Nogle af disse versioner kan være officielt gældende udgaver og de benævnes revisioner. Revisioner navngives fortløbende numerisk; 0, 1, 2, 3... For den første officielle udgivelse af et dokument, dvs. revision 0, angives der normalt ikke et revisions id. Til dette dokument er knyttet en første udgivelsesdato. Versionering angives fortløbende alfabetisk og numerisk; A- Z, 0, 0A- Z, 1, 1A- Z etc. Det bemærkes, at en revision også er en version, og at versions id et i dette tilfælde svarer til revisions id et. Princippet er illustreret nedenfor. Version Revision A B C 0 0 0A 0B 0C 1 1 1A 1B 1C 2 2 2A 2B 2C Fig. 32 Princip for versionsstyring. Versionsdato Første udgivelsesdato Status Alle versioner, hvori der indgår alfanumeriske tegn i versions id et, er interne arbejdsudgaver, som jf. kapitel 8.18 Værdiliste Status, fx kan have status af under udarbejdelse, under kontrol og under godkendelse. Bemærk, at der for værdien udgivet er tale om en revision, og at værdien erstattet kan gælde alle versioner. Metadatanavnene: Version, Revision, Versionsdato, Første udgivelsesdato og Status skal ses og anvendes i sammenhæng. Version Revision Versionsdato Første udgivelsesdato Status A Erstattet B Erstattet Erstattet 0A Erstattet 0B Erstattet Udgivet 1A Under udarbejdelse Fig. 33 Eksempel på anvendt versionsstyring. For at der kan optræde forskellige versioner af et dokument, er det nødvendigt med forskellig filnavngivning af disse. Som udgangspunkt kan man lade versions id et (eller versionsdato) indgå i filnavngivningen. Dette giver dog et problem i forhold til referencefiler, da funktionen af dette kræver samme filnavn, medmindre versioneringen også skal omfatte ændring af filnavne og dermed referencer. Såfremt man ønsker, at der altid er en reference til den nyeste version, kan man lade filnavnet for den nyeste version være det

28 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 28 samme gennem hele processen. Hver gang der så oprettes en ny version, får denne samme filnavn som den foregående, idet den foregående nu får et nyt filnavn fx. ved, at versions id eller versionsdato tilføjes til filnavnet. Ved udveksling er det ikke den nydannede version, men versionen før der udsendes, så man sikrer entydighed i navnene på de filer, der udveksles. Princippet er illustreret i figur 34, hvor der som værdikode for version er anvendt dato. Versionsnummeret kunne være anvendt i stedet, idet I44_C03_V xslx så ville være I44_C03_V0.xslx. Bemærk i øvrigt, at for kontrolversionen angiver initialerne BF den person, der har kontrolleret dokumentet. Filnavn Version Revision Versionsdato Første udgivelsesdato Status I44_C03_V xslx Erstattet I44_C03_V xslx 0A Erstattet I44_C03_V _QBF.xslx 0A_QBF Erstattet I44_C03_V xslx Udgivet I44_C03.xslx 1A Under udarbejdelse Fig. 34 Eksempel på anvendt versionsstyring i filnavngivning.

29 Metoder < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Tilladte tegn Til fil- og mappenavngivning må kun anvendes bestemte tegn, da brug af andre tegn, end de tilladte, kan give problemer ved brug af referencer, netværks- backup mv. Dette gælder uanset, om de enkelte systemer tillader brug af ikke tilladte tegn: Som tegn må kun anvendes: 0-9, _,.,, a- z og A- Z. Som separatortegn mellem positionerne i navnesyntaksen anvendes understregning/ underscore (_) Som separatortegn mellem flere værdikoder anvendes punktum (.) Som separatortegn i mappestrukturen anvendes understregning/underscore (_) mellem mappeniveauerne og punktum (.) som separatortegn mellem underværdilisterne. Danske tegn som æ, ø og å benyttes ikke, idet ikke alle IT- systemer understøtter disse. Hvis der er behov for at anvende disse i fil- og mappenavngivning, anvendes: æ = ae, ø = oe, å = aa. Tegn som /, \,?, <, >, :, *, benyttes ikke, idet ikke alle IT- systemer understøtter disse.

30 Aftaler og anvendelse < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Aftaler og anvendelse I forbindelse med udveksling af dokumenter bør der mellem samarbejdspartnere altid foreligge en aftale for udveksling af dokumenter. Ethvert projekt har forskellige forudsætninger, f.eks. projektets omfang, de deltagende parter og deres IT- forudsætninger, IT værktøjer, bygherre- og myndighedskrav mm. De metoder, der er relevante for udveksling af dokumenter, vil derfor variere, ligesom de IT- systemer, der gøres brug af, kan variere fra projekt til projekt. Formålet med en fælles aftale er at definere et fælles digitalt grundlag for håndtering af dokumenter, der sikrer, at alle parter ved udveksling af dokumenter får de informationer, de forventer og har brug for, og at der er et entydigt grundlag for tolkning af de data, der knytter sig til udvekslingen. En fælles aftale for håndtering af dokumenter kan udfærdiges iht. bips IKT- specifikationer, som findes på metadataelementer, der anvendes og påføres på dokumenter og mærkater. Dette gælder også ved udveksling af E- mails. Ud over de metadataelementer, der er angivet i bips metadatasæt, kan der tilføjes yderligere metadataelementer, hvis dette er nødvendigt. I IKT- teknisk kommunikationsspecifikation aftales, om dokumenter udveksles via E- mail og/eller via et fælles udvekslingssted. Foregår udvekslingen via et fælles udvekslingssted, er det væsentligt at forholde sig til, hvilke regler, betingelser og adgangsrettigheder, der knytter sig til udvekslingsstedet. Foregår udvekslingen via E- mail, bør man forholde sig til, hvilke formater der anvendes, og om der anvendes særlige regler for navngivning i emnefeltet og navngivning af vedhæftede dokumenter. På et fælles udvekslingssted er det vigtigt, hvis der gøres brug af mappestrukturer, at aftale hvilke procedurer, der anvendes til opbygning og udvidelse af mappestrukturen. Hvis der gøres brug af dokument- og filnavngivning, herunder CAD filnavngivning og tegningsnummerering, skal det fastlægges, hvilken navngivningsmodel og kodningsprincip, der benyttes hertil. Fig. 35 For fastlæggelse af principper for udveksling af dokumenter udfærdiges en fælles aftale mellem samarbejdsparterne i form af en IKT- teknisk kommunikationsspecifikation. Ved udfærdigelsen af IKT- teknisk kommunikationsspecifikation skal der projektspecifikt tages stilling til, hvilke Man skal forholde sig til, hvorvidt der benyttes versionsstyring og i givet fald, hvorledes denne anvendes i forhold til filnavngivning. Det skal specificeres, hvilke udvekslingsformater, der anvendes og hvilken repræsentationsform, disse formater har.

31 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Lister 8.1 Vejledning og regler for brug af værdilister I kapitel 8.2 er en oversigt over de metadataelementer, der indgår i det metadatasæt, der er beskrevet i denne anvisning. I kapitel er angivet værdier for udvalgte metadataelementer. De enkelte metadataelementer er angivet ved: Metadatanavn ID (PropUniqueName), der entydigt identificerer metadataelementet, typisk i softwaresystemer. Metadatanavn DK (PropNameDK), der er det danske kaldenavn for metadataelementet. DK (XXX), der er den værdi, udtrykt på dansk, som metadataelementet antager. Metadatanavn UK (PropNameUK), der er det engelske kaldenavn for metadataelementet. UK (XXX), der er den værdi, udtrykt på engelsk, som metadataelementet antager. Metadatakode (PropID), der er den kode der identificerer metadataelementet. For projektspecifikt valgte metadataelementer, som ikke har en kode i værdilisterne, anvendes metadatakoden U plus et ekstra valgfrit bogstav. Værdikode (XXX), der er den kode, der identificerer værdien for metadataelementet. Definition (PropDefDK), der er den danske definition på indholdet af metadataelementet, metadatanavnet eller metadataværdien. Det er definitionen og ikke navn/værdi, der fastlægger betydningen. Såfremt det for et metadataelement er angivet, at det er obligatorisk, betyder det at, metadataelementet altid bør være indeholdt på dokumenter og mærkater. Til metadataelementer kan være knyttet lister med de værdier metadataværdien kan antage. Disse lister benævnes værdilister. For en værdi i en værdiliste kan yderligere være knyttet en liste. Disse lister benævnes underværdilister. Er det for en værdiliste angivet, at den er bunden (B), gælder det at alene værdierne fra værdilisten kan anvendes som værdier for metadataelementet. Er det for en værdiliste angivet, at den er åben (Å), gælder at brugeren kan tilføje værdier ud over de angivne værdier. De angivne værdier er vejledende i forhold til hvilke værdier, den pågældende værdiliste typisk indeholder. Såfremt de angivne værdier er identificeret ved en kode, må der ikke ændres i denne. Ved tilføjelse af yderligere værdier fortsættes kodning efter de angivne koder. Såfremt der er behov herfor, kan der tilføjes brugerdefinerede underværdilister til de angivne værdier. Dette gælder både for bundne og åbne værdilister. Brug af metadataværdier versus metadatakoder afhænger af metode og anvendelse. Som hovedregel indgår metadatakoder i dokument- og filnavngivning samt mappenavngivning. er indgår typisk i mappenavngivning og anvendes, når metadata påføres eller elektronisk tilknyttes et dokument.

32 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 32 Metadatanavn ID (PropUniqueName) Metadatanavn DK (PropNameDK) PROJEKT 8.2 Metadatasæt Definition: Et udvalgt sæt af metadataelementer. Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Markeringen stjerne (*) angiver sammenhæng og overensstemmelse med ISO For nærmere information herom henvises til A104 teknisk bilag på Metadatanavn UK (PropNameUK) PROJECT Metadatakode Obl. Åben/ Værdi- (PropID) Bunden liste Type Definition (PropDefDK) ProjectId* Projekt id Project id I Å Tekst Kode som entydigt identificerer et projekt for alle parter ProjectName* Projektnavn Project name Å Tekst Titel som identificerer et projekt for alle parter ProjectDescription Projektbeskrivelse Project description Å Tekst Kort fremstilling som identificerer et projekt for alle parter VIRKSOMHED / PART ORGANIZATION OrganizationId Virksomhed id Organization id Y Å Tekst Kode som entydigt identificerer den ansvarlige virksomhed Organization* Virksomhedsnavn Organization Å Tekst Benævnelsen af en selvstændig, økonomisk og juridisk organisation eller part CompanyVatNo Virksomhed CVR nr. Company VAT no. Å Numerisk Talkode som identificerer en virksomhed OrganizationProjectId Virksomhed projekt id Organization project id O Å Tekst Kode som entydigt identificerer et projekt i en virksomhed OrganizationProjectName Virksomhed projektnavn OrganizationProjectDescription Virksomhed projektbeskrivelse Organization project name Organization project description Å Tekst Titel som identificerer et projekt i en virksomhed Å Tekst Kort fremstilling som identificerer et projekt i en virksomhed BusinessType Virksomhedstype Business type B B 8.3 Tekst Kategorisering af aktør efter forretningsmæssigt og/eller juridisk virke/rolle

33 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 33 Metadatanavn ID (PropUniqueName) Metadatanavn DK (PropNameDK) Metadatanavn UK (PropNameUK) Metadatakode Obl. Åben/ Værdi- (PropID) Bunden liste Type Definition (PropDefDK) EMNE CONTENT Title* Dokumentnavn Document name Z Å Tekst Titel som identificerer et dokument (Til dokumentnavn kan være knyttet flere uafhængige værdifelter) ContentDescription Indholdsbeskrivelse Content description Å Tekst Kort fremstilling som angiver, hvad et dokument omhandler Knowledge Vidensområde Knowledge K B 8.4 Tekst Kategorisering efter anvendt viden om et bestemt emne Discipline* Fagdisciplin Discipline M Å 8.5 Tekst Kategorisering efter specialiseret anvendt viden om et bestemt emne DocumentKind* Indholdstype Document content C B 8.6 Tekst Kategorisering efter det emne et dokument indeholder ProjectDelivery Ydelsestype Project delivery B 8.7 Tekst Kategorisering af aftaler om ydelser ProcessType Procestype Process type P B 8.8 Tekst Kategorisering efter handling WorkArea Arbejdsområde Work area W Å 8.9 Tekst Kategorisering efter arbejds- og resultatorienteret aktivitet Phase Fase Phase A Å 8.10 Tekst Kategorisering efter afgrænset tidsperiode og de processer der indgår heri Location Lokalisering Location L Å Tekst Emnets fysiske placering Theme Tema Theme T Å Tekst Kategorisering efter fysisk eller faglig opdeling af et emne (fx med klassificering efter CCS kode) DocumentClassIdISO5455* Målestoksforhold Coded representation Å Tekst Kode som angiver størrelsesforhold scale FileType Filtype Filetype F B 8.11 Tekst Kode som angiver en CAD- fils anvendelse Stage Stade Stage S B 8.12 Tekst Kode som angiver et indholds stade Level Etage Level E Å 8.13 Tekst Kode som angiver vertikal placering SheetType Afbildningstype Sheet type H B 8.14 Numerisk Kode som angiver, hvorledes geometrisk indhold vises InformationLevel Informationsniveau Information level J B 8.15 Numerisk Kode som angiver omfang og konkretisering af information om et objekt

34 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 34 Metadatanavn ID (PropUniqueName) Metadatanavn DK (PropNameDK) Metadatanavn UK (PropNameUK) Metadatakode (PropID) Obl. Åben/ Værdi- Bunden liste Type Definition (PropDefDK) ADMINISTRATIVT ADMINISTRATIVE DocumentId* Dokument id Document id Å Tekst Kode som entydigt identificerer et dokument DocumentationPurpose* Dokumentation Documentation purpose D B 8.16 Tekst Kategorisering af et informationsmateriale med et formål Exchange Udveksling Exchange X B 8.17 Tekst Kategorisering efter modtagelse og afsendelse DocumentVersionId* Version Version id V B A- Z, 0,0A- Z, Kode for udgave af et dokument 1, 1A- Z CreateDate* Versionsdato Create date B ÅÅÅÅ- MM DD Dato for udgave af et dokument DocumentRevisionId* Revision Revision id R B Numerisk Kode for officielt gældende udgave af et dokument RevisionText* Revisionsbeskrivelse Revision text Å Tekst Kort fremstilling som angiver ændringer foretaget ved en revision ReleaseDate* Første udgivelsesdato First release date B ÅÅÅÅ- MM DD Dato for første officielt gældende udgave af et dokument CreatorName* Udarbejdet af Creator Å Tekst Identifikation af den person, der har skabt et dokument ReviewedByPerson* Kontrolleret af Reviewed by Q Å Tekst Identifikation af den person, der har gransket eller kontrolleret et dokument ApprovedByPerson* Godkendt af Approved by Å Tekst Identifikation af den person, der har godkendt et dokument LanguageCode* Sprog Language code Å Tekst Identifikation af nationalsprog anvendt i et dokument Status* Status Status G B 8.18 Tekst Dokumentets stade i dets livscyklus SerialNumber Løbenummer Serial number N Å Tekst Kode for fortløbende nummerering af et dokument MEDIE MEDIA DocumentClassIdISO5457* Papirstørrelse Sheet size Å Tekst Kode som angiver papirarkstørrelse DocumentForm Dokumentform Document form Å 8.19 Tekst Kategorisering efter et dokuments præsentationsform RepresentationFileName* Filnavn Filename Å Tekst Titel på dokument i et it- system inkl. identifikation af filformat (extension) DocumentDomainId* System id System id Å Tekst Kode som entydigt identificerer et dokument i et it- system

35 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Virksomhedstype (Business type) Metadatanavn: Virksomhedstype Definition: Kategorisering af aktør efter forretningsmæssigt og/eller juridisk virke/rolle. Bunden/Åben: Bunden værdiliste og åben underværdiliste Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Underværdiliste Kode DK Bygherre Client B01 01 Virksomhed 02 Stat 03 Region 04 Kommune Rådgiver Advisor B02 01 Bygherrerådgiver 02 Arkitekt 03 Landskabsarkitekt 04 Indretningsarkitekt 05 Designer 06 Teknisk rådgiver 07 Råd- og svampekonsulent 08 Arbejdsmiljøkonsulent 09 Managementkonsulent 10 Proceskonsulent 11 It- og telekonsulent Producent Manufacturer B03 01 Betonelementfabrikant 02 Betonproducent 03 Træelementfabrikant 04 Stålproducent 05 Armeringsbukkestation 06 Teglproducent 07 Glasfabrikant 08 Isoleringsproducent Underværdiliste UK 01 Company 02 State authority 03 Regional authority 04 Municipal authority 01 Client advisor 02 Architect 03 Landscape architect 04 Interior architect 05 Designer 06 Engineering 07 Fungus consultant 08 Work environment consultant 09 Management consultant 10 Process consultant 11 IT consultant 01 Concrete element manufacturer 02 Concrete manufacturer 03 Timber element manufacturer 04 Steel manufacturer 05 Reinforcement bending station 06 Brick manufacturer 07 Glass manufacturer 08 Insulation manufacturer Eksempler Privat og offentlig bygherre, boligselskab, pensionskasse Rådgivervirksomhed, konsulentvirksomhed Byggematerialeproducent, byggevareproducent

36 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 36 DK UK Værdi Kode Underværdiliste DK Underværdiliste UK Eksempler 09 Vinduesfabrikant 10 Dørfabrikant 11 Portfabrikant 09 Window manufacturer 10 Door manufacturer 11 Gate manufacturer Leverandør Vendor B04 01 Byggevareleverandør 02 VVS grossist 03 Systemleverandør 04 Materielleverandør Entreprenør Contractor B05 01 Nedrivningsentreprenør 02 Jordentreprenør 03 Ramningsentreprenør 04 Belægningsentreprenør 05 Anlægsgartner 06 Kloakmester 07 Betonentreprenør 08 Murerentreprenør 09 Tømrerentreprenør 10 Snedkerentreprenør 11 Malerfirma 12 Montageentreprenør 13 Glasfacadeentreprenør 14 Smedefirma 15 Blikkenslagerfirma 16 Tagentreprenør 17 Isoleringsentreprenør 18 Fugeentreprenør 19 Elevatorentreprenør 20 VVS entreprenør 21 Ventilationsentreprenør 22 El- entreprenør 23 Kølingsentreprenør 24 Rengøringsfirma 01 Construction products supplier 02 Mechanical vendor 03 System supplier 04 Equipment supplier 01 Demolition contractor 02 Ground work contractor 03 Piling contractor 04 Surfacing contractor 05 Landscaper 06 Sewerage contractor 07 Concrete contractor 08 Bricklayer and Mason 09 Carpenter contractor 10 Joiner contractor 11 Paint contractor 12 Mounting contractor 13 Glassfacade contractor 14 Smith 15 Plumber 16 Roof contractor 17 Insulation contractor 18 Joint contractor 19 Elevator contractor 20 Plumbing and heating contractor 21 Ventilation contractor 22 Electrical contractor 23 Cooling contractor 24 Cleaning contractor Landinspektør Surveyor B06 Landmåler

37 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 37 DK UK Værdi Underværdiliste Kode DK Underværdiliste UK Eksempler Driftsherre Operator B07 Ejendomsselskab, bolig- selskab, virksomhed Administrator Administrator B08 Adm. selskab, forretningsfører Developer Developer B09 Ejendomsudvikler, entreprenør Investor Investor B10 Bank, pensionskasse, realkredit- institut, investeringsselskab Ejendomsmægler Real Estate Agent B11 Ejendomsmæglerfirma Myndighed Authority B12 01 Arbejdstilsyn 02 Brandmyndighed 03 Bygningsinspektorat 01 Labor regulatory control Stat, region, kommune 02 Fire authority 03 Building control department Ejer Owner B13 Ejendomsbesidder, grundejer, bygningsejer, ledningsejer Lejer Tenant B14 Privat person, gruppe af private personer, virksomhed Beboer Resident B15 Privat person, gruppe af private personer Forsikring Insurance B16 Forsikringsselskab Revisor Accountant B17 Revisionsfirma Advokat Legal B18 Advokatfirma, juridisk instans Renovation Renovation B19 Renovationsfirma, forbrænding, losseplads Forsyning og Afledning Forskning og Uddannelse Utility Provider B20 01 Gasforsyningsselskab 02 El- forsyningsselskab 03 Vandværk 04 Telefonselskab 05 Kloakselskab Research and Education B21 01 Gas supply company 02 Electrical supply company 03 Water work 04 Telephone company 05 Sewerage company Videninstitution, universitet institut, læreanstalt, laboratorium

38 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Vidensområde (Knowledge) Metadatanavn: Vidensområde Definition: Kategorisering efter anvendt viden om et bestemt emne. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Værdilisten Fagdisciplin kan med fordel anvendes som underværdiliste. DK UK Værdi Kode Definition Arkitektur Architecture K01 Viden om formgivning og sammensætning af bygninger, anlæg, By og landskab Urban and landscape design K02 rum eller fysiske strukturer Viden om formgivning og indretning af, byer, bymiljøer, uderum og natur Indretning Interior K03 Viden om indretning, sammensætning og anvendelse af brugsting i rum, bygninger og anlæg Industrielt design Industrial design K04 Viden om formgivning af genstande for fabrikationsmæssig produktion Grafisk design Graphic design K05 Viden om formgivning af visuel kommunikation Kort- og landmåling Land surveying K06 Viden om opmåling, kortlægning, fastlæggelse af skel og registrering og afsætning af bygninger og anlæg Elektroteknik og IT Electro technology and information technology K07 Viden om produktion, transmission, distribution og brug af elektrisk energi Mekaniske installationer HVAC K08 Viden om fremføring af vand, afløb, sanitet, varme, ventilation og køling i bygninger Konstruktioner Structures K09 Viden om bygninger og anlægs fysiske, tekniske og funktionelle opbygning og sammenbygning

39 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 39 DK UK Værdi Kode Definition Procesanlæg og forsyning Process and supply K10 Viden om industrielle processer og anlæg for fremføring af el, vand, varme, gas, spildevand mm. Transport Transportation K11 Viden om at flytte mennesker og varer Natur og ressourcer Nature K12 Viden om undergrund, grundvand, luft og ressourcer Ejendomsforvaltning Facility and Asset management K13 Viden om anvendelse og administration af arealer og aktiver i form af bygninger og anlæg Økonomi Economy K14 Viden om forholdet mellem produktion, handel, materielle værdier og penge som ressource Jura Law K15 Viden om det system af regler for rettigheder og regulering af konflikter, der gælder i byggeriet og det omgivende samfund Forskning og udvikling Research and development K16 Viden om at finde på nye produkter eller processer samt formidling heraf

40 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Fagdisciplin (Discipline) Metadatanavn: Fagdisciplin Definition: Kategorisering efter anvendt specialiseret viden om et bestemt emne. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Alarm og overvågning Alarm and monitoring M01 Arbejdsmiljø Work environment M02 Arealforvaltning Area management M03 Bane Rail M04 Belysning Lighting M05 Beplantning og vegetation Planting and vegetation M06 Betonkonstruktion Concrete structure M07 Brand Fire M08 Bygningsautomation Building automation M09 Byplanlægning City planning M10 Bæredygtighed Sustainability M11 Controlling Controlling M12 Energi og ressource Energy and ressource M13 Farvesætning Colour scheme M14 Finansiering Financing M15 Formgivning Design modelling M16 Geoteknik Geotechnology M17 Grafisk design Graphic design M18

41 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 41 DK UK Værdi Kode Indeklima Indoor environment M19 Kloak Sewer M20 Kommunikation Communication M21 Kontrakt Contract M22 Kortlægning Mapping M23 Køling Cooling M24 Lampedesign Lamp design M25 Lufttransport Air transport M26 Maskinanlæg Machinery M27 Matrikulering Cadastre survey M28 Murværk Brickwork M29 Møbeldesign Furniture design M30 Produktudvikling Product development M31 Renhold Cleanliness M32 Renovering Refurbishment M33 Risiko og sikkerhed Risk and security M34 Risk management Risk management M35 Rørføring Piping M36 Sprinkling Sprinkling M37 Skelfastsættelse Survey of title M38 Stærkstrøm Heavy current M39 Svagstrøm Low current M40

42 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 42 DK UK Værdi Kode Spildevand Wastewater M41 Statik Static M42 Støj og akustik Noise and acoustic M43 Søtransport Sea transport M44 Stålkonstruktion Steel structure M45 Tekstil design Textile design M46 Temperaturtransmission Temperature transmission M47 Trafikplanlægning Traffic planning M48 Trykluft og gas Air pressure and gas M49 Trækonstruktion Timber structure M50 Udbudsret Procurement M51 Vandforsyning Water supply M52 Varmeforsyning Heat supply M53 Vej Road M54 Ventilation Ventilation M55 VVS Plumbing and heating M56 Webdesign Web design M M...

43 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Indholdstype (Document content) Metadatanavn: Indholdstype Definition: Kategorisering efter det emne et dokument indeholder. Bunden/Åben: Bunden værdiliste og åben underværdiliste Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Underværdiliste Kode DK Underværdiliste Basis Basis C01 1 Arkivfortegnelse 1 Archive inventory 2 Organisation UK 2 Organization 3 Skabelon 3 Template Aftale Agreement C02 1 Aflevering 1 Delivery 2 Forsikring 2 Insurance 3 Fuldmagt 3 Authorization 4 Garanti 4 Guarantee 5 Kontrakt 5 Contract 6 Aftaleseddel 6 Additional contract Økonomi Economy C03 1 Betalingsplan 1 Payment plan 2 Bevilling 2 Allocation 3 Budget 3 Budget 4 Regnskab 4 Accounts 5 Faktura 5 Invoice 6 Prisoverslag 6 Estimation Definition Eksempler Dokumenter Adresseliste, organisationsplan, hvis indhold organisationsdiagram, medarbejder- vedrører liste, sags- /regnskabsnumre, distribu- organisation tionsliste, dokument- og tegningsliste, og de paradigme, mapperygmærke, involverede faneblade, udfyldelsesskabelon virksomheders virke. Dokumenter Acceptskrivelse, rammeaftale, entre- hvis indhold priseaftale, akkordaftale, afleverings- fastlægger protokol, IKT- aftale, ydelsesfordelings- ydelser, dokument, rekvisition, kommissorium, leverancer forsikringspolice, projektændringsnotat, og vilkår beslutningsplan, sikkerhedsstillelse, mellem parter. overdragelsesdokument, kontrakter etc. Dokumenter Kalkulation, aconto begæring, hvis indhold kontoplan, soliditetserklæring, vedrører indeksregulering, stadeopgørelse, forvaltning og statusrapport, omkostningsstyring, anvendelse af budgetkontrol, tilbudsliste, tilbuds- penge. kalkulation, økonomirapport, økono- minotat, faktureringsplan, slutregning, lønliste, akkordregnskab etc.

44 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 44 DK Værdi Underværdiliste Underværdiliste UK Kode DK UK Myndighed Authority C04 1 Ansøgning 2 Anmeldelse 3 Lokalplan 4 Myndighedskrav 5 Tilladelse 1 Application 2 Review 3 District plan 4 Regulatory 5 Clearance Analyse Analysis C05 1 Beregning 2 Opmåling 3 Registrering 4 Simulering 5 Undersøgelse 1 Calculation 2 Measurement 3 Survey 4 Simulation 5 Inquiry Referat Minutes C06 01 Bygherremøde 01 Client meeting 02 Byggeudvalgsmøde 02 Building committee 03 Myndighedsmøde 03 Official authority 04 Projekteringsmøde 04 Design meeting 05 Projektgennemgang 05 Project audit 06 Styregruppemøde 06 Steering committee 07 Sikkerhedsmøde 07 Safety meeting 08 Byggemøde 08 Site meeting 09 Projektgranskning 09 Project review 10 Projektplanlægning 10 Project planning 11 Entreprenørmøde 11 Contractor meeting 12 Workshop 12 Workshop Definition Eksempler Dokumenter Byggeandragende, bygge- tilladelse, hvis indhold grave- /støbe- tilladelse, BBR- vedrører oplysninger, anmeldelses- og færdig- forhold meldingsblanket, bygnings- fredning, knyttet brandstrategi- rapport, til offentlige tingbogsdokument, servitut, instanser. matrikelkort, statisk dokumentation etc. Dokumenter Akustikberegning, opmåling, der registreringsfotos, tilstands- vurdering, indeholder asbest- og miljø- og resultater af forureningsundersøgelse, geoteknisk undersøgelser, rapport, vejrligs- rapport, statisk studier, beregning, bygningssynsrapport, beregninger energi- rammeberegning, TV- inspek., og VVM redegørelse, brand-, lys-, lyd-, simuleringer. vind-, trafiksimulering etc. Dokumenter Mødedagsorden, mødenotat, der telefonnotat, beslutningsnotat, indeholder referater af møder etc. dagsorden eller gengiver indhold eller beslutninger fra møder eller samtaler.

45 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 45 DK Værdi Underværdiliste Underværdiliste UK Kode DK UK Geometri Geometry C07 1 Tegning 2 Model 3 Visualisering 4 Notation 5 Symbol 1 Drawing 2 Model 3 Visualization 4 Notation 5 Symbol Teknisk Specification C08 01 Byggesagsspecifikation 01 Building project specifikation 02 Arbejdsspecifikation 03 Mængdespecifikation specification 02 Work result 04 Rumspecifikation specification 05 Sikkerhed og sundhed 06 Generel specifikation specification 07 Miljø og 04 Space bæredygtighed 08 IKT 09 Materiale og health produktdata 06 General 10 Driftsspecifikation specification 11 Vedligeholdelses- 03 Quantity specification 05 Safety and 07 Environment and specifikation sustainability 08 ICT 09 Material and product data 10 Operation specification 11 Maintenance specification Definition Eksempler Dokumenter Tegning, bygningsmodel, fagmodel, der indeholder fællesmodel, IFC- model, animering, geometrisk Virtual Reality, visualisering, diagram, eller grafisk tegningshoved, tegningsramme, symbol, information. skitse etc. Dokumenter Problemformulering, program, der præcist projektbeskrivelse, konkurrence- og detaljeret beskrivelse, ideoplægsbeskrivelse, beskriver projektforslagsbeskrivelse, byggesags- egenskaber, og anlægsbeskrivelse, arbejds- og fastlægger bygningsdelsbeskrivelse, krav eller metodebeskrivelse, montage- og giver leverancespecifikation, arealoversigt, vejledning. mængder, styklister, rumskema, dørskema, inventarliste, plan for sikkerhed og sundhed, APV, AT, certifikat, koncept, arkitektur- og landskabsbeskrivelse, designmanual, funktionsbeskrivelse, miljøprogram, arbejdsmiljøplan, miljøkortlægning, bæredygtighedsplan og program, CE- mærkning, IKT specifikation, CAD vejledning, CAD manual, materialebeskrivelse, datablade, produktspecifikation, driftshåndbog, bygningsdelkort, produktionskort, nøgleskema, pumpeliste, ventilliste, I/O liste, energiaflæsning, vedligeholdelsesvejledning, brugsanvisning etc.

46 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 46 DK UK Værdi Underværdiliste Kode DK Underværdiliste UK Definition Eksempler Orientering Message C09 1 Høring 2 Varsling 3 Meddelelse Kvalitetsstyring Quality C10 management Tids- og ressourcestyring Time- and ressource management 1 Granskning 2 Kontrol 3 KS- dokumentation 4 Kvalitetsplan 5 Risikovurdering 6 Tilsyn 7 Mangel 8 Audit C11 1 Projektplan 2 Tidsplan 3 Ressourceplan 1 Hearing 2 Notification 3 Announcement 1 Quality review 2 Quality control 3 Quality document 4 Quality plan 5 Risk Assessment 6 Inspection 7 Snagging 8 Audit 1 Project plan 2 Time Schedule 3 Resource plan Dokumenter hvis indhold er af nyheds- mæssig eller meddelende karakter. Dokumenter hvis indhold er knyttet til fastlæggelse, håndtering og kontrol af kvalitet. Dokumenter hvis indhold er relateret til tids- og ressource- mæssige forhold. Nyhedsbrev, naboorientering udbudsbrev, rettelsesblad, tilbudsevaluering etc. Afvigerapport, granskningsnotat, projekteringscheck- og huskeliste, fejl- og mangelliste, tilsynsplan, tilsynsnotat, fotodokumentation, auditrapport, logbog, projektlog, projektafklaring, projektkontrol, fordokumentation, kontrolplan, kollisionskontrol, modtagekontrol, kollisionskontrol, konsistenskontrol, proceskontrol teknisk forespørgsel, beskedsedler etc. Hovedtidsplan, projekteringstidsplan, udbudstidsplan, tilbudstidsplan, udførelsestidsplan, arbejdstidsplan, produktionstidsplan, forhindringsliste, aktivitetsliste, beslutningsplan, procesplan, ugeplan, bemandingsplan, frekvensplan, indkøbs- og leveranceplan, timeseddel etc.

47 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Ydelsestype (Project delivery) Metadatanavn: Ydelsestype Definition: Kategorisering af aftaler om ydelser. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Definition Bygherreleverance Builders supply Aftale om bygherrens leverance. Rådgivning Consulting Aftale mellem klient og rådgiver om professionel rådgivning for et eller flere områder. Totalrådgivning General consulting Aftale mellem klient og rådgiver om professionel rådgivning for alle områder. Underrådgivning Subconsulting Aftale mellem rådgivere om professionel rådgivning for et eller flere områder. Totalentreprise General contracting Aftale mellem klient og entreprenør om projektering og professionel udførelse af alle områder og arbejder. Hovedentreprise Main contracting Aftale mellem klient og entreprenør om professionel udførelse af alle arbejder. Storentreprise Large contracting Aftale mellem klient og entreprenør om professionel udførelse af beslægtede arbejder. Underentreprise Subcontracting Aftale mellem entreprenører om professionel udførelse af et eller flere arbejder. Fagentreprise Individual contracting Aftale mellem klient og entreprenør om professionel udførelse af et arbejde. OPP (offentlig- privat partnerskab) PPP (public private partnership) Aftale mellem det offentlige og privat leverandør om professionel finansiering, projektering, udførelse, drift og vedligeholdelse af alle områder og arbejder.

48 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Procestype (Process type) Metadatanavn: Procestype Definition: Kategorisering efter handling. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 Værdi Definition Eksempler DK UK Kode Ledelse og styring Management P1 Administration, kontrol og koordinering af en opgaves forløb og indhold. Aktiviteter omfattende proces- og projektledelsesdiscipliner med hensyn til at styre samarbejdet mellem parter i en opgave samt opgavens forløb, tid, økonomi og kvalitet. Planlægning Planning P2 Analyse af forudsætninger Aktiviteter omfattende indledende og forberedelse af grundlaget undersøgelser af forudsætninger, udarbejdelse af for en opgave. planer, afvejning af økonomi, tid og kvalitet, forberedelse af programmering, projektering, udførelse og drift. Udbud og Tilbud Tender P3 Indhentning, afgivelse og vurdering af pris på ydelser, arbejder og leverancer. Aktiviteter omfattende udfærdigelse af materiale i forbindelse med valg af tilbudsgiver, prækvalificering, udvælgelse, kontrahering, prissætning af ydelser, arbejder og leverancer. Programmering Programming P4 Fastlæggelse af rammerne for en opgave og dens indhold. Aktiviteter omfattende fastlæggelse af funktioner, kvalitetsniveau, organisation, økonomi og tid.

49 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 49 Værdi Definition Eksempler DK UK Kode Projektering Design P5 Vejledning om og fastlæggelse Aktiviteter omfattende forelæggelse af af specifikationer for en alternativer og grundlag for valg, udarbejdelse af opgaves løsning og udførelse. projektmateriale i form af tegninger og beskrivelser som grundlag for udførelse og drift. Fabrikation Production P6 Fremstilling af materialer Aktiviteter omfattende frembringelse af og produkter til brug for fysisk byggematerialer, byggevarer, komponenter og udførelse af et systemleverancer. resultat. Udførelse Execution P7 Omsætning af en opgaves planlægning og projektering til et fysisk resultat. Aktiviteter omfattende opførelse af et bygværk og dens bygningsdele, montage af komponenter på byggepladsen og håndværksmæssig bearbejdning af bygningsdele på eksisterende bygninger mv. Forvaltning Operation and Maintenance P8 Varetagelse af aktiviteter i forbindelse med aktiver Aktiviteter som omfatter forvaltning af ejendomsportefølje, arealstyring, styring af en og drift af disse. ejendoms økonomiske og administrative forhold, bygningsdrift og vedligehold, renholdelse, sikkerhed, kantinedrift, IT mv.

50 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Arbejdsområde (Work area) Metadatanavn: Arbejdsområde Definition: Kategorisering efter arbejds- og resultatorienteret aktivitet. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Som vejledende værdiliste er angivet arbejdsområder svarende til bips arbejdsbeskrivelser for udførelse. Værdi Eksempler DK UK Kode Byggeplads Construction site W01 Forberedelse og demontering Preparation and demolishing W02 Nedrivning Jord Ground W03 Grundvandsænkning Jordarbejder for ledninger Ground works for pipes and wiring W04 Jordankre8.9 Anchor in ground W05 Pælemontage Piles, mounted W06 Pæleramning Beton pladsstøbt Concrete, in situ cast W07 Spændarmering Betonelementer leverance Precast concrete elements, delivery W08 Betonelementer montage Precast concrete elements, mounting W09 Letbetonelementer Light weight concrete elements, delivery W10 Murværk Brickwork W11 Stål leverance Steel, delivery W12 Stål montage Steel, mounting W13 Tyndplader leverance Thin sheet, delivery W14 Tyndplader montage Thin sheet, mounting W15 Aluminium leverance Aluminum, delivery W16 Aluminium montage Aluminum, mounting W17 Træ Timber W18

51 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 51 Værdi DK UK Kode Træelementer leverance Timber elements, delivery W19 Eksempler Træelementer montage Timber elements, mounting W20 Glas Glass W21 Glasfacader og tage Facade and roofs in glass W22 Skeletkonstruktioner Load- bearing frameworks W23 Natursten leverance Natural stones, delivery W24 Klinker, fliser Fuger Joints W25 Maling Painting W26 Støbte undergulve In- situ cast floors W27 Gulve Floors W28 Lofter Ceiling W29 Tagdækning Roofing W30 Døre, vinduer og porte, leverance Doors, windows and gates, delivery W31 Branddøre, brandporte Døre, vinduer og porte, montage Doors, windows and gates, mounting W32 Branddøre, brandporte Solafskærmning Sun- shading W33 Fast inventar Furniture, fixed W34 Løst inventar Furniture, loose W35 Beklædninger monterede Covering and sheeting, mounting W36 Beklædninger påmurede Covering and sheeting, walled W37 Værn Crash barrier W38 Rækværk, autoværn ect. Bygningsinstallationer Building, installations W39 VVS Plumbing and heating W40 Sprinkling Sprinkling W41

52 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 52 Værdi DK UK Kode Køling Cooling W42 Eksempler Gasser Gasses W43 Trykluft Air pressure W44 Afløb i jord Wastepipe in ground W45 Kloak, afløbsledninger Ventilation Ventilation W46 El Electrical W47 Lys, kraft og føringsveje ect. El- tavler leverance Electrical panel W48 Lys og krafttavler ect. Elevatorer Elevators W49 Reserveforsyning Substitute supply W50 UPS og generatorforsyninger Bygningsautomation Building automation W51 CTS, IBI ect. IT IT W52 PDS kabling, dataudtag, krydsfelter, fiber og backbone kabling ect. Sikring Security W53 ABA, ABDL, ABV, ARS, TVA, AIA, ITV, ADK, porttelefon, AV installation Teknisk isolering Technical insulation W54 Brandisolering af tekniske systemer Belysning Lighting W55 Rumbelysning, terræn- og sikkerhedsbelysning Signalanlæg Signaling W56 Forsyningsledninger Pipes and wiring, supply W57 Afmærkning Marking W58 Skilte, afmærkning på vejoverflade ect. Befæstelser Wearing surface W59 Asfalt, fliser, brosten ect. Vej Road W60 Vej, sti, fortov, vejtilbehør ect. Beplantning Planting W61 Rengøring Cleaning W62 W

53 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Fase (Phase) Metadatanavn: Fase Definition: Kategorisering efter afgrænset tidsperiode og de processer der indgår heri. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Som følge af at der gøres brug af mange fasemodeller er angivet to vejledende eksempler på værdilister, svarende til Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning og ABR89. Fase iht. Danske ARK/FRI YB DK UK Ideoplæg Appraisal A1 Program Programming A2 Dispositionsforslag Outline proposal A3 Projektforslag Project proposal A4 Forprojekt (myndighedsprojekt) Preliminary project (regulatory project) A5 Hovedprojekt Main project A6 Udførelse Execution A7 Drift Operation A8 Værdi Kode

54 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 54 Fase iht. ABR89 DK UK Værdi Kode Programfasen Preparation A01 Forslagsfasen Conceptual design A02 Projekteringsfasen Detailed design A03 Udførelsesfasen Execution A04 Brugsfasen Use A05

55 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Filtype (Filetype) Metadatanavn: Filtype Definition: Kode som angiver en CAD- fils anvendelse. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Definition Kode Tegningsfil Drawing file F1 Fil som indeholder geometri oprettet direkte i filen eller som en kombination af tilknyttede referencer (fagmodeller) og geometri oprettet direkte i filen. Eksempler Tegningsfil anvendes i forbindelse med opsætning og print af tegninger. Fagmodel Discipline model F2 Modelfil som indeholder en fagspecifik samling Fagmodel udarbejdes og vedligeholdes af én af af 2D/3D geometri og/eller byggeobjekter. projektets parter. Alle ændringer af geometri og byggeobjekter foretages i fagmodellen. Udvekslings- fagmodel Exchange discipline model F3 Modelfil oprettet ud fra en eller flere fagmodeller med det formål at formidle modeldata fra et fagområde til et andet. Fællesmodel Aggregate model F4 Modelfil som indeholder en samling af fagmodeller tilknyttet som reference. Udvekslingsfagmodel bruges til at udveksle bygningsmodeller i 2D og 3D. Der arbejdes ikke i en udvekslingsfagmodel. Fællesmodel benyttes til tværfaglig granskning, visualisering og konsistenskontrol. Udtræksfil Extract file F5 Fil som indeholder byggeobjekter med geometri og andre egenskaber fra ét eller flere fagområder. Udtræksfil generes som et udtræk i form af et snit i en bygningsmodel og/eller en kombination af bygningsmodeller eller egenskabsdata til brug for en simulering.

56 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 56 DK UK Værdi Definition Kode Eksempler Digitalt plot Digital plot F6 Fil som i grafisk tilgængelig form indeholder en Digitalt plot benyttes primært som udvekslings- tegning i en specifik udgave, der kan ses på en format for tegninger mellem forskellige parter og skærm eller plottes på papir. som dokumentation af det udsendte. Notationsfil Notation file F7 Fil som indeholder fagneutral geometri og tekst Notationsfil anvendes i forbindelse med af administrativ karakter. tegningsadministration til tegningsrammer, tegningsskilte, noter, objektegenskabsliste, signaturforklaring mm. Symbolfil Symbol file F8 Fil som indeholder et bestemt symbol. Symbolfil og objektfil anvendes til udarbejdelse af symboler og blokke til brug i fagmodel eller i tegningsfil. Linjeføringsfil Alignment file F9 Fil der angiver føring En fil der bruges til at angive føring, fx inden for veje og jernbaner.

57 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Stade (Stage) Metadatanavn: Stade Definition: Kode som angiver et indholds stade. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Demonteres og genmonteres Demounting and remounting S1 Eksisterende Existing to remain S2 Fremtidigt, nyt Future work S3 Værdi Kode Eksempler Midlertidigt Temporary work S4 Byggepladsforhold, interimsforanstaltninger etc. Nedrivning, fjernes Existing to be removed S5

58 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Etage (Level) Metadatanavn: Etage Definition: Kode som angiver vertikal. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Som følge af der gøres brug af forskellige etageangivelser, er angivet to vejledende eksempler på værdilister, svarende til en bearbejdet etageangivelse iht. EBST bekendtgørelse og en etageangivelse iht. ISO Niveau iht. EBST bekendtgørelse : DK UK Fundament Foundation EF Kælder Basement EK Værdi Kode Kælder 2 Basement 2 EK2 Stue, terræn Ground floor ES 1. sal 1 st floor E1 2. sal 2 st floor E2 Tag Roof level ET Flere etager/opstalter/snit More than 1 storey/elevation/section EX Niveau iht.ds/en ISO : DK UK Konstruktion under nederste etage Storey 0 E0 1. etage, nederste udnyttelige etage Storey 1 E1 Værdi Kode

59 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 59 DK UK 2. etage Storey 2 E2 3. etage Storey 3 E3 Flere etager/opstalter/snit More than 1 storey/elevation/section EX Værdi Kode

60 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Afbildningstype (Sheet type) Metadatanavn: Afbildningstype Definition: Kode som angiver, hvorledes geometrisk indhold vises. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK Generelt General H0 Plan Plan H1 Opstalt Elevation H2 Snit Section H3 Bygningsudsnit Building section H4 Detalje Detail H5 Diagram / Skema Diagram / Scheme H6 Rumlig afbildning Spatial representation H7 UK Værdi Kode

61 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Informationsniveau (Information level) Metadatanavn: Informationsniveau Definition: Kode som angiver omfang og konkretisering af information om et objekt. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Som reference henvises til CCS Informationsniveauer. DK UK Værdi Definition Eksempler Kode Informationsniveau 1 Information level 1 J1 Repræsentation af en ide. Ideen er repræsenteret ved en overordnet formulering af tanker og behov. Informationsniveau 2 Information level 2 J2 Skitse af et løsningsforslag. Løsningsforslaget er resultatet af bearbejdningen af ideen. Informationsniveau 3 Information level 3 J3 Koordineret repræsentation af et løsningsforslag. Løsningsforslaget er beskrevet ved en koordineret sammenfatning af forudsætninger, krav og ønsker. Informationsniveau 4 Information level 4 J4 Koordineret repræsentation af Den konceptuelle løsning er en koordineret løsning, en konceptuel løsning. hvor de afgørende beslutninger er taget. Informationsniveau 5 Information level 5 J5 Specifikation af en fysisk realiserbar løsning. Ved fysisk realiserbar forstås en entydig detaljeret specifikation af løsningen, der kan danne grundlag for udførelse, anvendelse og vedligeholdelse.

62 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 62 DK UK Værdi Kode Definition Eksempler Informationsniveau 6 Information level 6 J6 Detaljeret specifikation af en fysisk realiserbar løsning. Informationsniveau 7 Information level 7 J7 Detaljeret specifikation af en maskinel fysisk realiserbar løsning. Ved detaljeret fysisk realiserbar løsning forstås en entydig specifikation af alle objektets bestanddele som grundlag for produktion og montage. Ved maskinel fysisk realiserbar forstås, at løsningen er specificeret i et digitalt sprog, der kan læses og anvendes af produktionsudstyr.

63 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Dokumentation (Documentation purpose) Metadatanavn: Dokumentation Definition: Kategorisering af et informationsmateriale med et formål. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Definition Grundlag Foundation D1 Dokumenter og samlinger heraf som danner udgangspunkt for en proces. Aflevering Deliver D2 Dokumenter og samlinger heraf som udgør en samlet dokumentation for noget afsluttet. Eksempler Samling af dokumenter som fx udgør grundlaget for en projektering, en udførelse, et udbud, drift etc. Fx en bygherrestandard. Samling af dokumenter som fx udgør et resultat efter en projektering, en udførelse, et tilbud etc.

64 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Udveksling (Exchange) Metadatanavn: Udveksling Definition: Kategorisering efter modtagelse og afsendelse. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Definition Afsendt Sent X1 Dokumenter som er sendt til anden aktør. Modtaget Received X2 Dokumenter som er sendt fra anden aktør. Eksempler Alle typer af dokumenter. Alle typer af dokumenter.

65 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Status (Status) Metadatanavn: Status Definition: Dokumentets stade i dets livscyklus. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK Under udarbejdelse Under kontrol Under godkendelse UK Værdi Kode Definition InPreparation G1 Dokumentets stade i forhold til tilblivelse. InReview G2 Dokumentets stade i forhold til verificering. InApproval G3 Dokumentets stade i forhold til accept. Udgivet Released G4 Dokumentets stade i forhold til frigivelse. Erstattet Replaced G5 Dokumentets stade i forhold til udskiftning. Udgået Withdrawn G6 Dokumentets stade i forhold til at være en ikke gældende version.

66 Lister < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Værdiliste Dokumentform (Document form) Metadatanavn: Dokumentform Definition: Kategorisering efter dokumentets præsentationsform. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK Tegning Liste Skitse Rapport Notat Artikel Regneark Tabel Præsentation Diagram Billede/foto Anvisning Vejledning Model Brev Fax E- mail Datablad. UK Drawing List Sketch Report Memo Article Spreadsheet Table Presentation Diagram Picture/photo Instruction Guidance Model Letter Fax E- mail Datasheet.

67 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Eksempelsamling 9.1 Brug af metadata Påføring og tilknytning af metadata For at gøre et dokuments indhold søgbart påføres metadata manuelt på dokumentet eller tilknyttes elektronisk til dokumentet via mærkater. Tilknytning af en elektronisk mærkat kræver brug af et dokumenthåndteringssystem, der kan håndtere elektroniske mærkater. Mange organisationer har ikke de fornødne it- systemer til at håndtere metadata som mærkater, hvorfor det er væsentligt, at metadata påføres manuelt på dokumentet. Det bemærkes, at ved at påføre et dokument metadata manuelt eller elektronisk via en mærkat, kan antallet af positioner i filnavngivning begrænses væsentligt og tilsvarende kan mappestrukturen begrænses eller helt undlades. Bips obligatoriske metadatasæt svarer til de 5 metadata, det som minimum anbefales at påføre et dokument. Hvilke metadata fra metadatasættet, man herudover vælger at påføre sit dokument vil altid være formålsbestemt og afhænge af det specifikke projekt og af virksomhedsbehov. Fig. 36 Eks. på tilknytning af samme metadataelement flere gange med samme navn men med forskellig værdi. I det efterfølgende angives eksempler på, hvordan metadata kan påføres et dokument manuelt eller elektronisk tilknyttes et dokument via en mærkat. I særlige tilfælde, hvor der er tvivl om hvilke metadata, et dokument skal påføres, fordi dokumentet omhandler forskelligt indhold, kan det samme metadata tilknyttes flere gange. Fx kan et dokument, hvis indhold omhandler såvel aftaleforhold som budget kategoriseres både som aftale og økonomi, som begge kommer fra samme værdiliste jf. kapitel 8.6 Værdiliste Indholdstype. I praksis gøres dette ved, at metadatadaelementet med navnet Indholdstype påføres eller elektronisk tilknyttes dokumentet to gange med samme navn men med forskellig værdi.

68 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Metadata påført et dokument Eksemplet viser, hvordan et Mødenotat/Referat kan klassificeres iht. metadatasættet, dvs. hvordan metadata om dokumentets indhold kan anføres på dokumentet. De obligatoriske metadata er angivet med rødt. Projekt id / Projektnavn Indholdstype Vidensområde Dokumentnavn Virksomhedsnavn Virk. Projekt id Version Versionsdato Første udgivelsesdato Udarbejdet af Status

69 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Metadata påført et dokument via et skema Eksemplet viser, hvordan et Mødenotat/Referat kan klassificeres iht. metadatasættet, dvs. hvordan metadata om dokumentets indhold kan anføres på dokumentet via et skema.

70 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Metadata påført et CAD dokument Eksemplet viser, hvordan en tegning i form af en Gulvplan kan klassificeres iht. metadatasættet, dvs. hvordan metadata om dokumentets indhold kan anføres på dokumentet via et tegningshoved. De obligatoriske metadata er angivet med rødt. Revisions- beskrivelse Revision Projektnavn Dokumentnavn Etage Stade Fase Filnavn Vidensområde Tegningsnr. (Dokument id) Version Udarb. af Godk. af Målestok Første Udgiv. dato Versionsdato Virksomheds- navn Virksomhed projektnavn Virksomhed projekt id

71 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Metadata elektronisk tilknyttet et dokument Eksemplet til højre viser, hvordan en beskrivelse, der er en del af et konkurrenceforslag, kan klassificeres iht. metadatasættet, dvs. hvordan metadata kan tilknyttes dokumentet via en mærkat. Iht. kapitel 4. Struktur defineres mærkat som en elektronisk bærer af metadata om dokumentets indhold. Brug af mærkater kræver et database- baseret dokument- håndteringssystem, hvor dokumenter styres og søges via de metadata, der er i mærkaten, som lagres elektronisk i systemet. Eksemplet viser en næsten udfyldt liste med metadata bestående af næsten samtlige metadataelementerne i metadatasættet.

72 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Brug af metadata i mappestruktur Tilføjelser til mappestruktur Af hensyn til overskuelighed anbefales det, at hierarkiet i en mappestruktur ikke går dybere end 3-5 niveauer. For åbne værdilister og underværdilister kan der valgfrit suppleres med projekt- og virksomhedsspecifikke værdier til brug som undermapper i mappestrukturen. Dette gøres ved angivelse af metadatakoden og punktum som separatortegn efterfulgt af en fortløbende værdikode. D2_Aflevering D2.1_Foreløbig gennemgang D2.2_Endelig gennemgang D2.3_Afleveringsprotokol og mangellister D2.4_Dokumentation for mangler afhjulpet D2.5_1 aars eftersyn D2.6_5 aars eftersyn Fig. 37 Eks. på inddeling af mappen Aflevering (D2) ved brug af en projekt- og virksomhedsspecifik værdliste som undermapper. Benyttes en kendt værdiliste som underværdiliste for en anden værdiliste angives værdiernes oprindelse, dvs. metadatakoden, som værdikode. D2_Aflevering D2.A1_Idéoplaeg D2.A2_Program D2.A3_Dispositionsforslag D2.A4_Projektforslag D2.A5_Forprojekt D2.A6_Hovedprojekt D2.A7_Udfoerelse D2.A8_Drift Fig. 38 Eks. på inddeling af mappen Aflevering (D2) ved brug af værdilisten Fase (A) som undermapper. Er der behov for flere end to niveauer i mappestrukturen er dette muligt efter samme princip med punktum som separatortegn mellem underværdierne. C11_Tids- og ressourcestyring C11.2_Tidsplan C11.2.P5_Projektering C11.2.P6_Fabrikation C11.2.P7_Udfoerelse Fig. 39 Eks. på inddeling af undermappen Tidsplan (C11.2) ved brug af værdilisten Procestype (P) Mapper til korrespondance Dokumenter der indeholder flere emner fx e- mails, breve, notater osv. navngives og arkiveres som udgangspunkt iht. den dominerende indholdstype. Disse dokumenter kan også arkiveres ved hjælp af metadataelementet Udveksling (X) og dennes værdiliste, som kan oprettes som undermapper under de forskellige indholdstyper eller som en separat udvekslingsmappe i mappestrukturen, fx opdelt efter de aktører, som korrespondancen vedrører.

73 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 73 C04_Myndighed C04.1_Ansøgning C04.2_Anmeldelse C04.3_Lokalplan C04.4_Myndighedskrav C04.5_Tilladelse C04.X_Udveksling C04.X1_Afsendt C04.X2_Modtaget Fig. 40 Eks. på mappe til korrespondance omhandlende myndighedsforhold ved brug af Udveksling (X) som undermappe under indholdstypen Myndighed (C04). X_Udveksling X.B01_Bygherre X.B02_Rådgiver X.B03_Producent X.B04_Leverandør X.B05_Entreprenør X.B06_Landinspektør X.B09_Myndighed Fig. 41 Eks. på inddeling af mappen Udveksling (X) ved brug af værdilisten Virksomhedstype (B) som undermapper. 9.3 Brug af metadata i filnavngivning Tilføjelser til filnavngivning Af hensyn til aflæsning og forståelse anbefales det, at en filnavngivning højest opbygges af 4-5 positioner, bestående af de for dokumentet, relevante metadata med mulighed for at udvide med flere positioner, hvis der projektspecifikt er behov for det. På større og mere komplekse projekter med mange involverede parter og mange dokumenter kan det være nødvendigt at tilføje flere positioner til sin navngivningssyntaks, specielt i forbindelse med filnavngivning af tegninger. Det anbefales at tilføjelse af supplerende positioner kun anvendes i begrænset omfang og kun benyttes på de specifikke dokumenter, hvor det er nødvendigt for at kunne adskille filerne. Situationsplan, eksisterende forhold I44_K01_F1_H0_E1_S2 Situationsplan, eksisterende forhold, myndighedsprojekt I44_K01_F1_H0_E1_S2_A5 Fig. 42 Eks. på filnavngivning ved tilføjelse af supplerende positioner for Stade (S) og Fase (A) Navngivning af ansvarsområde Valg af metadata til navngivning af ansvarsområde vil være virksomheds- og projektspecifikt. Nogle aktører har behov for at kunne angive det faglige ansvarsområde i filnavngivning og andre har kun behov for at angive det juridiske ansvarsområde. Til brug som navngivning af ansvarsområde anbefales at brugemetadataelementerne: Virksomhedstype (B), Vidensområde (K), Fagdisciplin (M), Arbejdsområde (W) og Virksomheds id (Y).

74 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 74 Virksomhedstype angiver en inddeling af aktør i forskellige typer af virksomheder. Vidensområde angiver en faglig kategorisering og er primært til brug for bygherrer /driftsherrer og projekterende aktører. Vidensområde kan suppleres af Fagdisciplin, som angiver en kategorisering af specialist viden og kan derfor være velegnet til specialistvirksomheder eller virksomheder med specialiserede fagområder. Arbejdsområde angiver en inddeling af virksomhedstyper i fysiske arbejdsområder og er primært til brug for leverandører, producenter og udførende aktører. Virksomhed id angiver en entydig identifikation af aktør. Virksomheds id kan bruges alene eller i kombination med virksomhedstype, vidensområde, fagdisciplin eller arbejdsområde. På større projekter med flere involverede af samme virksomhedstype kan det fx være hensigtsmæssigt at kombinere vidensområde og fagdisciplin. I44_B02_K09_M07_C Navngivning af dokumenter med samme indholdstype Da dokumenter med samme indholdstype kan være svære at adskille, er det hensigtsmæssigt at anvendemetadataelementet Dokumentnavn (Z), som indeholder beskrivende tekst og/eller tal. I44_K01_C03_ZBudget I44_K01_C03_ZPrisoverslag Fig. 44 Eks. på filnavngivning af dokumenterne budget og prisoverslag med samme indholdstype. Dokumentnavn kan med fordel kombineres med tilføjelse af metadataelementet Løbenummer (N), som angiver en fortløbende nummerering iht. forskellige udgaver af dokumentet. Dette kan være hensigtsmæssigt, hvis man fx ønsker at gemme hver udgave med et selvstændigt filnavn. I44_K01_C03_ZBudget_N01 I44_K01_C03_ZBudget_N02 I44_B02_K09_M45_C08 Fig. 43 Eks. på filnavngivning hvor ansvarsområde kombineres med vidensområdet Konstruktioner (K09) og fagdisciplinerne Betonkonstruktioner (M07) og Stålkonstruktioner (M45). Fig. 45 Eks. på filnavngivning af dokumenterne budget nr. 1 og budget nr 2. Er der behov for en yderligere specificeringen af et dokument af samme type, anbefales det at bruge metadataelementet Tema

75 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 75 (T), som kan bruges til at kategorisere indholdet efter en fysisk eller faglig opdeling. Til brug som tema anbefales brug af CCS (Cuneco Classification System) som vejledende værdiliste. CCS klassifikationstabeller og koder er tilgængelige på CCS er velegnet at anvende som værdiliste for tema, når der er tale om et dokument omhandlende et specifikt objekt i form af en bygningsdel, et rum, et bygværk eller et materiel. I44_K01_C03_ZBudget_TBG I44_K01_C03_ZBudget_TBF Fig. 46 Eks. på filnavngivning af dokumenterne budget for en Loftkonstruktion (TBG) og budget for en Gulvkonstruktion (TBF). Til navngivning af tegninger omhandlende specifikke objekter er CCS ligeledes særdeles velegnet at anvende som værdiliste for tema. I44_K01_H1_E1_TBG I44_K01_H1_E1_TBF Fig. 47 Eks. på filnavngivning af CAD dokumenterne loftplan, Loftkonstruktion (TBG) og gulvplan, Gulvkonstruktion (TBF).

76 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Dokumenteksempler Efterfølgende eksempler viser hvordan hyppigt forekommende projektdokumenter knyttet til to fiktive projekter, kan klassificeres, navngives og placeres i en mappestruktur iht. metadatasættet Rådgiverkontrakt Børnehaven Solsikken: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Indholdsbeskrivelse: Vidensområde: Indholdstype: Version: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: BS Børnehaven Solsikken Teknik og Miljøforvaltningen, Glostrup kommune Bygherre Rådgiverkontrakt Aftale om teknisk rådgivning og bistand Jura Aftale, Kontrakt 0A TG IBS O92011 B01 Zrådgiverkontrakt K14 C02.5 V0A Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: IBS_B01_C02.5_ZRådgiverkontrakt_V0A IBS_B01_C02.5_ ZRådgiverkontrakt_V0A.docx \C02_Aftale\C02.5_Kontrakt\ IBS_B01_C02.5_ ZRådgiverkontrakt_V0A.docx

77 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Referat Børnehaven Solsikken: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Løbenummer: Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: BS Børnehaven Solsikken Studio Rådgiver/Konsulent Byggeudvalgsmøde Arkitektur Referat CE nr. 3 IBS_B02_C06_ZByggeudvalgsmøde_N03 IBS_B02_C06_ ZByggeudvalgsmøde_N03.docx 2055\C06_Referat\C06.2_Byggeudvalgsmøde\ IBS_K01_C06_ ZByggeudvalgsmøde_N03.docx IBS O2055 B02 Zbyggeudvalgsmøde K01 C06 N03

78 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Landskabsplan Børnehaven Solsikken: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Tema: Filtype: Etage: Afbildningstype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Dokument id: Filnavn: BS Børnehaven Solsikken Marianne Levin 1135 Rådgiver/Konsulent Legepladsplan By og landskab Geometri Beplantningssystem (CCS- kode) Modelfil Stue/Terræn Plan ML IBS_B02_K02_H1_ES_TRA IBS_B02_K02_F2_H1_ES_TRA.dwg IBS O1135 B02 ZLegepladsplan K02 C07 TRA F2 ES H1 Placering i mappestruktur: 1135\C07_Geometri\C07.2_Model\ IBS_B02_K02_F2_H1_ES_TRA.dwg

79 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Udførelsestidsplan Børnehaven Solsikken: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Version: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Status: Dokument id: Filnavn: BS Børnehaven Solsikken Kjær & Madsen Entreprenør Udførelsestidsplan Konstruktioner Tids og ressourcestyring, Tidsplan A JJ Under udarbejdelse IBS_B05_K09_C11.2_VA IBS_B05_K09_C11.2_VA.mpp IBS O20126 B05 Zudførelsestidsplan K09 C11.2 VA G1 Placering i mappestruktur: \C11_Tids og ressourcestyring\c11.2_tidsplan\ IBS_B05_K09_C11.2_VA.mpp

80 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Trappetegning Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Procestype: Lokalisering Filtype: Afbildningstype: Etage: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Løbenummer: SB Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord Roskilde Ny Maskinværksted 311 Producent/Fabrikant Trappetegning Konstruktioner Geometri Fabrikation Trappetype G3 Tegningsfil Detalje Flere etager KG nr. 1 ISB O311 B03 ZTrappetegning K09 C07 P6 LG3 F1 H5 EX N01 Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: IBS_ LG3_B03_K09_H5_EX IBS_ LG3_B03_K09_F1_H5_EX.dwg 311\C07_Geometri\C07.1_Tegning\ IBS_ LG3_B03_K09_F1_H5_EX.dwg

81 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Konstruktionsbeskrivelse Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Fagdisciplin: Indholdstype: Procestype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Løbenummer: Dokument id: Filnavn: SB Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord NIRAS 2256 Rådgiver/Konsulent Konstruktionsbeskrivelse Konstruktioner Betonkonstruktioner Teknisk specifikation, Bygningsdelbeskrivelse Projektering LS nr. 2 ISB_B02_K09_C08.06_N02 ISB_B02_K09_C08.06_N02.docx ISB O2256 B02 Zkonstruktionsbeskrivelse K09 C08.06 P5 N02 Placering i mappestruktur: 2256\C08_Teknisk specifikation\ C080.6_ Bygningsdelbeskrivelse\ ISB_B02_K09_C08.06_N02.docx

82 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Tilsynsnotat Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Procestype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Løbenummer: Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: SB Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord Lund- Poulsen Arkitekter Rådgiver/Konsulent Tilsynsnotat Arkitektur Kvalitetsstyring, Tilsyn Udførelse CLP nr \ C10_Kvalitetsstyring\C10.6_Tilsyn\ ISB_B02_K01_C10.6_N04.pdf \ C10_ Kvalitetsstyring\C10.6_Tilsyn\ ISB_B02_K01_C10.6_N04.pdf ISB O12012 B02 Ztilsynsnotat K01 C10.6 P7 N04

83 Eksempelsamling < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Driftskort Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Procestype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: SB Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord KAB Driftsherre Driftskort Ejendomsforvaltning Teknisk specifikation, Drift Forvaltning KKH ISB_B07_K12_C08.10_P8 ISB_B07_K12_C08.10_P8.docx \C08_Teknisk specifikation\c08.10_drift specifikation\ ISB_B07_K12_C08.10_P8.docx ISB O B07 Zdriftskort K12 C08.10 P8

84 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation bips standard 10.1 Standard mappestruktur Bips standard arkiv- og mappestruktur indeholder 1 niveau og er til brug såvel i virksomheder, som på fælles udvekslingssteder. Mappestrukturen er opbygget af værdilisten Indholdstype, værdilisten Dokumentation og værdilisten Udveksling. På en lille sag eller ved sagsopstart, hvor sagen kan rummes i et ringbind anvendes mappebetegnelserne fra niveau 1 både som faneblade og som mapper i det digitale arkiv. C01_Basis C02_Aftale C03_Oekonomi C04_Myndighed C05_Analyse C06_Referat C07_Geometri C08_Teknisk specifikation C09_Orientering C10_Kvalitetsstyring C11_Tids- og ressourcestyring D1_Grundlag D2_Aflevering X_Udveksling I det efterfølgende angiver bips 6 virksomhedsspecifikke mappestrukturer fuldt udfoldet i 3-4 niveauer til brug i en arkitektvirksomhed, en rådgivende ingeniørvirksomhed, en entreprenørvirksomhed, en bygherreorganisation, en driftsorganisation samt en mappestruktur til brug på en fælles udvekslingsplatform som projektweb. Fig. 48 bips standard mappestruktur. Efterhånden som sager vokser kan tilføjes et niveau 2 og evt. et niveau 3, som bliver til undermapper i det digitale arkiv og faneblade i nye ringbind i papirarkivet. Tilføjelse af flere niveauer gøres successivt efter behov og oprettes kun i de mapper, hvor der er behov for flere undermapper.

85 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Mappestruktur Arkitektvirksomhed Sag XXXX C01_Basis C01.1_Arkivfortegnelse C01.2_Organisation C01.3_Skabelon C02_Aftale C02.1_Aflevering C02.2_Forsikring C02.3_Fuldmagt C02.4_Garanti C02.5_Kontrakt C02.6_Aftaleseddel C03_Oekonomi C03.1_Betalingsplan C03.2_Bevilling C03.3_Budget C03.4_Regnskab C03.5_Faktura C03.6_Prisoverslag C04_Myndighed C04.1_Ansoegning C04.2_Anmeldelse C04.3_Lokalplan C04.4_Myndighedskrav C04.5_Tilladelse C05_Analyse C05.1_Beregning C05.2_Opmaaling C05.3_Registrering C05.4_Simulering C05.5_Undersoegelse C06_Referat C06.01_Bygherremoede C06.02_Byggeudvalgsmoede C06.03_Myndighedsmoede C06.04_Projekteringsmoede C05.05_Projektgennemgang C06.06_Styregruppemoede C06.07_Sikkerhedsmoede C06.08_Byggemoede C06.09_Projektgranskning C06.10_Projektplanlaegning C06.11_Entreprenoermoede C06.12_Workshop bips standard mappe- og arkivstruktur for en arkitektvirksomhed er opbygget af værdilisten Indholdstype (C) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 1 og værdilisten Vidensområde (K) og Procestype (P) som niveau 2. Underværdilisten Indholdstype (C) anvendes som niveau 2 og 3. Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for en separat udvekslingsmappe under de aktuelle indholdstyper gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling (X) og dennes underværdiliste, som enten oprettes som separate mapper på niveau 1 eller som undermapper under de forskellige C- mapper. De angivne undermapper til D- mapperne er vejledende. C07_Geometri K01_Arkitektur C07.1_Tegning C07.2_Model C07.3_Visualisering C07.4_Notation C07.5_Symbol K02_By og landskab K06_Kort- og landmaaling K07_Elektroteknik og IT K08_Mekaniske installationer K09_Konstruktioner C08_Teknisk specifikation C08.01_Byggesagsspecifikation C08.02_Arbejdsspecifikation C08.03_Maengdespecifikation C08.04_Rumspecifikation C08.05_Sikkerhed og sundhed C08.06_Generel specifikation C08.07_Miljoe og baeredygtighed C08.08_Materiale og produktdata C08.09_IKT C08.10_Driftsspecifikation C08.11_Vedligeholdelsesspecifikation C09_Orientering C09.1_Hoering C09.2_Varsling C09.3_Meddelelse C10_Kvalitetsstyring P1_Ledelse og styring P2_Planlaegning P3_Udbud og tilbud P4_Programmering P5_Projektering C10.1_Granskning C10.2_Kontrol C10.3_KS- dokumentation C10.4_Kvalitetsplan C10.5_Risikovurdering P6_Fabrikation P7_Udfoerelse C10.1_Granskning C10.2_Kontrol C10.6_Tilsyn C10.7_Mangel C10.8_Audit C11_ Tids- og ressourcestyring C11.1_Projektplan C11.2_Tidsplan C11.3_Ressourceplan D1_Grundlag D1.1_Eksisterende forhold D1.2_Byggeprogram D1.3_Udbudsmateriale D2_Aflevering A1_Ideoplaeg A2_Program A3_Dispositionsforslag A4_Projektforslag A5_Myndighedsprojekt A6_Hovedprojekt A7_Udfoerelse A8_Drift X_Udveksling X1_Afsendt X2_Modtaget

86 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Mappestruktur Rådgivende ingeniørvirksomhed Sag XXXX C01_Basis C01.1_Arkivfortegnelse C01.2_Organisation C01.3_Skabelon C02_Aftale C02.1_Aflevering C02.2_Forsikring C02.3_Fuldmagt C02.4_Garanti C02.5_Kontrakt C02.6_Aftaleseddel C03_Oekonomi C03.1_Betalingsplan C03.2_Bevilling C03.3_Budget C03.4_Regnskab C03.5_Faktura C03.6_Prisoverslag C04_Myndighed C04.1_Ansoegning C04.2_Anmeldelse C04.3_Lokalplan C04.4_Myndighedskrav C04.5_Tilladelse C05_Analyse C05.1_Beregning C05.2_Opmaaling C05.3_Registrering C05.4_Simulering C05.5_Undersoegelse C06_Referat C06.01_Bygherremoede C06.02_Byggeudvalgsmoede C06.03_Myndighedsmoede C06.04_Projekteringsmoede C06.05_Projektgennemgang C06.06_Styregruppemoede C06.07_Sikkerhedsmoede C06.08_Byggemoede C06.09_Projektgranskning C06.10_Projektplanlaegning C06.11_Entreprenoermoede C06.12_Workshop bips standard mappe- og arkivstruktur for en rådgivende ingeniørvirksomhed er opbygget af værdilisten Indholdstype (C) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 1 og værdilisten Vidensområde (K) og Procestype (P) som niveau 2. Underværdilisten Indholdstype (C) anvendes som niveau 2 og 3. Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for en separat udvekslingsmappe under de aktuelle indholdstyper gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling (X) og dennes underværdiliste, som enten oprettes som separate mapper på niveau 1 eller som undermapper under de forskellige C- mapper. De angivne undermapper til D- mapperne er vejledende. C07_Geometri K01_Arkitektur K02_By og landskab K06_Kort- og landmaaling K07_Elektroteknik og IT K08_Mekaniske installationer K09_Konstruktioner C07.1_Tegning C07.2_Model C07.3_Visualisering C07.4_Notation C07.5_Symbol K10_Procesanlæg og forsyning K11_Transport K12_Natur og ressourcer C08_Teknisk specifikation K07_Elektroteknik og IT C08.01_Byggesagsspecifikation C08.02_Arbejdsspecifikation C08.03_Maengdespecifikation C08.04_Rumspecifikation C08.05_Sikkerhed og sundhed C08.06_Generel specifikation C08.07_Miljoe og baeredygtighed C08.08_Materiale og produktdata C08.09_IKT C08.10_Driftsspecifikation C08.11_Vedligeholdelsesspecifikation K08_Mekaniske installationer K09_Konstruktioner K10_Procesanlæg og forsyning K11_Transport K12_Natur og ressourcer C09_Orientering C09.1_Hoering C09.2_Varsling C09.3_Meddelelse C10_Kvalitetsstyring P1_Ledelse og styring P2_Planlaegning P3_Udbud og tilbud P4_Programmering P5_Projektering C10.1_Granskning C10.2_Kontrol C10.3_KS- dokumentation C10.4_Kvalitetsplan C10.5_Risikovurdering P6_Fabrikation P7_Udfoerelse C10.1_Granskning C10.2_Kontrol C10.6_Tilsyn C10.7_Mangel C10.8_Audit C11_ Tids- og ressourcestyring C11.1_Projektplan C11.2_Tidsplan C11.3_Ressourceplan D1_Grundlag D1.1_Eksisterende forhold D1.2_Byggeprogram D1.3_Udbudsmateriale D2_Aflevering A1_Ideoplaeg A2_Program A3_Dispositionsforslag A4_Projektforslag A5_Myndighedsprojekt A6_Hovedprojekt A7_Udfoerelse A8_Drift X_Udveksling X1_Afsendt X2_Modtaget

87 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Mappestruktur Entreprenørvirksomhed Sag XXXX B01_Bygherre P01_Ledelse og styring C01_Basis C02_Aftale C03_Oekonomi C04_Myndighed C11_Tids- og ressourcestyring B02_Raadgiver P05_Projektering B02.2_Arkitekt C01_Basis C02_Aftale C03_Oekonomi C04_Myndighed C05_Analyse C07_Geometri C08_Teknisk specifikation C11_Tids- og ressourcestyring B02.3_Landskabsarkitekt B02.6_Teknisk raadgiver B03_Producent P06_Fabrikation B03.01_Betonelementfabrikant C01_Basis C02_Aftale C03_Økonomi C07_Geometri bips standard mappe- og arkivstruktur for en entreprenørvirksomhed er opbygget af værdilisten Virksomhedstype (B) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 1 og værdilisten Procestype (P) som niveau 2 og underværdilisten for Virksomhedstype (B) og værdilisten Indholdstype (C) som niveau 3. Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for en separat udvekslingsmappe under de aktuelle indholdstyper gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling X og dennes underværdiliste, som enten oprettes som mappe på niveau 1 eller som undermapper under de forskellige B- mapper. De angivne undermapper til D- mapperne er vejledende. C08_Teknisk specifikation C11_Tids- og ressourcestyring B04_Leverandoer P06_Fabrikation B04.1_Byggevarelevarandør B04.2_VVS grossist C01_Basis C02_Aftale C03_Oekonomi C07_Geometri C08_Teknisk specifikation C11_Tids- og ressourcestyring B05_Entreprenoer P01_Ledelse og styring P02_Planlaegning P03_Udbud og tilbud C01_Basis C02_Aftale C03_Oekonomi C04_Myndighed C05_Analyse C06_Referat C07_Geometri C08_Teknisk specifikation C09_Orientering C10_Kvalitetsstyring C11_Tids- og ressourcestyring P05_Projektering P06_Fabrikation P07_Udfoerelse B05.01_Nedrivningsentreprenoer B05.02_Jordentreprenoer B05.04_Belægningsentreprenoer B05.06_Kloakmester B05.08_Murerentreprenoe B05.09_Tømrerentreprenør C01_Basis C02_Aftale C03_Oekonomi C07_Geometri C08_Teknisk specifikation C11_Tids- og ressourcestyring B05.11_Malerfirma B05.20_VVS entreprenoer B05.21_Ventilationsentreprenoer B05.22_El- entreprenoer B06_Landinspektoer P05_Projektering C01_Basis C02_Aftale C03_Oekonomi C07_Geometri C11_Tids- og ressourcestyring B12_Myndighed P05_Projektering P06_Fabrikation P07_Udfoerelse B12.1_Arbejdstilsyn B12.2_Brandmyndighed B12.3_Bygningsinspektorat B20_Forsyning og afledning P07_Udfoerelse B20.1_Gasforsyningsselskab B20.2_El- forsyningsselskab B20.3_Vandværk B20.4_Telefonselskab B20.5_Kloakselskab D1_Grundlag A1_Ideoplaeg A2_Program A3_Dispositionsforslag A4_Projektforslag A5_Myndighedsprojekt A6_ Hovedprojekt D2_Aflevering D2.01_Projektering D2.02_Udbud D2.03_Kontrahering D2.04_Udfoerelse D2.05_Foreløbig gennemgang D2.06_Endelig gennemgang D2.07_Aflevering mangler D2.08_Mangler afhjulpet D2.09_1 aars gennemgang D2.10_5 aars gennemgang X_Udveksling X1_Afsendt X2_Modtaget

88 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Mappestruktur Bygningsejer Sag XXXX C01_Basis C01.1_Arkivfortegnelse C01.2_Organisation C01.3_Skabelon C02_Aftale C02.1_Aflevering C02.2_Forsikring C02.3_Fuldmagt C02.4_Garanti C02.5_Kontrakt C02.6_Aftaleseddel C03_Oekonomi C03.1_Betalingsplan C03.2_Bevilling C03.3_Budget C03.4_Regnskab C03.5_Faktura C03.6_Prisoverslag C04_Myndighed C04.1_Ansoegning C04.2_Anmeldelse C04.3_Lokalplan C04.4_Myndighedskrav C04.5_Tilladelse C05_Analyse K01_Arkitektur C05.1_Beregning C05.2_Opmaaling C05.3_Registrering C05.4_Simulering C05.5_Undersoegelse K02_By og landskab K03_Indretning K06_Kort- og landmaaling K07_Elektroteknik og IT K08_Mekaniske installationer K09_Konstruktioner K10_Procesanlaeg og forsyning K11_Transport K12_Natur og ressourcer C06_Referat B01_Bygherre C06.01_Bygherremoede C06.04_Projekteringsmoede C06.06_Styregruppemoede B02_Raadgiver C06.02_Byggeudvalgsmoede C06.03_Myndighedsmoede C06.04_Projekteringsmoede C06.05_Projektgennemgang C06.07_Sikkerhedsmoede C06.12_Workshop bips standard mappe- og arkivstruktur for en bygningsejer er opbygget af værdilisten Indholdstype (C) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 1 og underværdilisten for Indholdstype (C) og værdilisten Vidensområde (K) og Virksomhedstype (B) som niveau 2. Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for en separat udvekslingsmappe under de aktuelle indholdstyper gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling (X) og dennes underværdiliste, som enten oprettes som separate mapper på niveau 1 eller som undermapper under de forskellige C- mapper på niveau 2. De angivne undermapper til D- mapperne er vejledende. B05_Enterprenoer C06.07_Sikkerhedsmoede C06.08_Byggemoede C06.09_Projektgranskning C06.10_Projektplanlaegning C06.11_Entreprenoermoede C07_Geometri K01_Arkitektur K02_By og landskab K03_Indretning K06_Kort- og landmaaling K07_Elektroteknik og IT K08_Mekaniske installationer K09_Konstruktioner K10_Procesanlaeg og forsyning K11_Transport K12_Natur og ressourcer C08_Teknisk specifikation K01_Arkitektur K02_By og landskab K03_Indretning K06_Kort- og landmaaling K07_Elektroteknik og IT K08_Mekaniske installationer K09_Konstruktioner K10_Procesanlaeg og forsyning K11_Transport K12_Natur og ressourcer K13_Ejendomsforvaltning C09_Orientering C09.1_Høring C09.2_Varsling C09.3_Meddelelse C10_Kvalitetsstyring C10.1_Granskning C10.2_Kontrol C10.3_KS- dokumentation C10.4_Kvalitetsplan C10.5_Risikovurdering C10.6_Tilsyn C10.7_Mangel C10.8_Audit C11_ Tids og ressourcestyring C11.1_Projektplan C11.2_Tidsplan C11.3_Ressourceplan D1_Grundlag A1_ Ideoplaeg A2_Program A3_Dispositionsforslag A4_Projektforslag A5_Myndighedsprojekt A6_ Hovedprojekt D2_Aflevering A1_ Ideoplaeg A2_Program A3_Dispositionsforslag A4_Projektforslag A5_Myndighedsprojekt A6_ Hovedprojekt A8_Drift

89 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Mappestruktur Driftsorganisation Bygning XXXX P01_Ledelse og styring C01_Basis C01.1_Arkivfortegnelse C01.2_Organisation C01.3_Skabelon C02_Aftale C02.1_Aflevering C02.2_Forsikring C02.3_Fuldmagt C02.4_Garanti C02.5_Kontrakt C02.6_Aftaleseddel C03_Oekonomi C03.1_Betalingsplan C03.2_Bevilling C03.3_Budget C03.4_Regnskab C03.5_Faktura C03.6_Prisoverslag C04_Myndighed C05_ Analyse C06_Referat C09_Orientering C11_Tids- og ressourcestyring bips standard mappe- og arkivstruktur for en driftsorganisation er opbygget af værdilisten Procestype (P) som niveau 1 og værdilisten Indholdstype (C) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 2 og underværdilisten for Indholdstype (C) som niveau 3 og 4. Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for en separat udvekslingsmappe gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling X og dennes underværdiliste, som enten oprettes som separate mapper på niveau 2 eller som undermapper under på niveau 3 og 4. De angivne undermapper til D- mapperne er vejledende. P05_Projektering Projekt 1 Projekt 2 C07_Geometri C07.1_Tegning C07.2_Model C07.3_Visualisering C07.4_Diagram C07.5_Symbol C08_Teknisk specifikation C08.01_Byggesagsspecifikation C08.02_Arbejdsspecifikation C08.03_Maengdespecifikation C08.04_Rumspecifikation C08.05_Sikkerhed og sundhed C08.07_Miljoe og baeredygtighed C08.08_Materiale og produktdata C10_Kvalitetsstyring C10.1_Granskning C10.2_Kontrol C10.3_KS- dokumentation C10.4_Kvalitetsplan C10.5_Risikovurdering C11_ Tids og ressourcestyring C11.1_Projektplan C11.2_Tidsplan C11.3_Ressourceplan P08_Forvaltning Projekt 1 Projekt 2 C07_Geometri C07.1_Tegning C07.2_Model C07.3_Visualisering C07.4_Diagram C07.5_Symbol C08_Teknisk specifikation C08.03_Maengdespecifikation C08.04_Rumspecifikation C08.07_Miljoe og baeredygtighed C08.08_Materiale og produktdata C08.10_Driftsspecifikation C08.11_Vedligeholdelsesspecifikation C10_Kvalitetsstyring C10.1_Granskning C10.2_Kontrol C10.3_KS- dokumentation C10.4_Kvalitetsplan C10.5_Risikovurdering D1_Grundlag D1.1_As built D1.2_ D1.3_ D2_Aflevering D2.1_Energiaflæsninger D2.1_ X_Udveksling X1_Afsendt X2_Modtaget

90 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Mappestruktur Projektweb bips standard mappestruktur for et fælles udvekslingssted, fx på en projektweb er opbygget af værdilisten Indholdstype (C) som niveau 1 og værdilisten Vidensområde (K) som niveau 2 og underværdilisten for Indholdstype (C) som niveau 3. Sag XXXX C01_Basis C02_Aftale C03_Oekonomi C04_Myndighed C05_Analyse K01_Arkitektur K02_By og landskab K06_Kort- og landmaaling K07_Elektroteknik og IT K08_Mekaniske installationer K09_Konstruktioner C05.1_Beregning C05.2_Opmaaling C05.3_Registrering C05.4_Simulering C05.5_Undersoegelse K12_Natur og ressourcer K13_Ejendomsforvaltning C06_Referat C06.01_Bygherremoede C06.02_Byggeudvalgsmoede C06.03_Myndighedsmoede C06.04_Projekteringsmoede C05.05_Projektgennemgang C06.06_Styregruppemoede C06.07_Sikkerhedsmoede C06.08_Byggemoede C06.09_Projektgranskning C06.10_Projektplanlaegning C06.11_Entreprenoermoede C06.12_Workshop C07_Geometri K01_Arkitektur C07.1_Tegning C07.2_Model C07.3_Visualisering C07.4_Diagram C07.5_Symbol K02_By og landskab K06_Kort- og landmaaling K07_Elektroteknik og IT K08_Mekaniske installationer K09_Konstruktioner K12_Natur og ressourcer K13_Ejendomsforvaltning C08_Teknisk specifikation K01_Arkitektur K02_By og landskab K06_Kort- og landmaaling K07_Elektroteknik og IT K08_Mekaniske installationer C08.01_Byggesagsspecifikation C08.02_Arbejdsspecifikation C08.03_Maengdespecifikation C08.04_Rumspecifikation C08.05_Sikkerhed og sundhed C08.06_Generel specifikation C08.07_Miljoe og baeredygtighed C08.08_Materiale og produktdata C08.09_IKT C08.10_Driftsspecifikation C08.11_Vedligeholdelsesspecifikation K09_Konstruktioner K12_Natur og ressourcer K13_Ejendomsforvaltning C09_Orientering C09.1_Høring C09.2_Varsling C09.3_Meddelelse C10_Kvalitetsstyring C10.1_Granskning C10.2_Kontrol C10.3_KS- dokumentation C10.4_Kvalitetsplan C10.5_Risikovurdering C10.6_Tilsyn C10.7_Mangel C10.8_Audit C11_ Tids og ressourcestyring C11.1_Projektplan C11.2_Tidsplan C11.3_Ressourceplan

91 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Dokument navngivning bips standard for dokument- og filnavngivning af almindelige dokumenter og skitser. Modellen er til brug på både små og store projekter.

92 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation CAD dokument navngivning bips standard tegningsnummerering og CAD filnavngivning.

93 < Forrige side << Indhold Næste side > Anvisning, Aftale og Kommunikation Navngivningstilføjelser 1 hø rin gs ud ga ve Oversigt over typiske tilføjelser til bips standard navngivning for både almindelige dokumenter og CAD dokumenter. Tilføjelsespositioner er markeret med sort og kan tilføjes bips standard navngivningsmodel afhængig af behov. Det anbefales, at der kun tilføjes positioner i begrænset omfang og kun på de specifikke dokumenter, hvor det er nødvendigt med tilføjelsespositioner. R bips standard A104 Dokumenthåndtering

94 bips standard < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation Dokument versionering Oversigt over bips standard princip for versionsstyring i forhold til et dokuments levetid og de projektfaser, dokumentet indgår i. Versioner bruges til at håndtere interne arbejdsudgaver i et projektforløb og benyttes typisk i projekteringsfasen frem mod udbud og mellem officielle revisioner. For de versioner, der udgives officielt bliver versionen til en revision. As- built dokumenter er således en revision. En afleveret revisionsudgave for As- built fx. revision 4 vil typisk skifte navn og revisionsnummer i forhold til bygherres interne arkiv og versionssystem og vil indgå som eksisterende forhold i en driftsfase. Version Revision Versionsdato Revisionsbeskrivelse Første udgivelsesdato Eksempel A Foreløbig udgave knyttet til hovedprojekteringsfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt B Foreløbig udgave knyttet til hovedprojekteringsfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt C Foreløbig udgave knyttet til hovedprojekteringsfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt Første officielle udgivelse/udgave knyttet til udbudsprojekt 0A Foreløbig udgave knyttet til udbudsfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt eks. Arealomfang for asfaltbelægning ændret Officiel revisionsudgivelse/udgave knyttet til udbudsfasen 1A Foreløbig udgave knyttet til udførelsesfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt eks. Dørhul flyttet og nyt tilføjet eks. Loftplan ændret i rum 010 Officiel revisionsudgivelse/udgave knyttet til udførelsesfasen Officiel revisionsudgivelse/udgave knyttet til udførelsesfasen knyttet til aflevering, Som udført eks. As- built Officiel revisionsudgivelse/udgave knyttet til aflevering. Evt. As- built skilt knyttet til aflevering, Som udført..