Modtager(e): Notat Journalisering af korrespondance vedr. akkreditering Notatets indhold 1. Oprettelse af journalsag s. 1 1.1. Specifikke sager (berører én uddannelse) s. 1 1.2. Generelle sager (berører flere uddannelser) s. 2 1.2.1. Sagshenvisning til generelle sager s. 2 1.3. Sådan opretter du en sag i ScanJour s. 3 2. Journalisering s. 5 2.1. Indgående post s. 5 2.2. Udgående post s. 9 Iben Westergaard Rasmussen og Marianne Kjær AC-fuldmægtig Dato: 15. februar 2012 Ref: iwr og mj Side 1/8 1. Oprettelse af journalsag 1.1. Specifikke sager (berører én uddannelse) Når nye og eksisterende uddannelser skal akkrediteres, sørger Kvalitetsenheden for, at der oprettes en sag på hver uddannelse i ScanJour. Sagerne får sagsnummeret AU- 2012(årstal)-526(elektronisk akkrediteringssag)-xxx(løbenummer). Journalnumrene offentliggøres på akkrediteringshjemmesiden: http://medarbejdere.au.dk/administration/studieadministration/sagsbehandlingspo rtal/akkreditering/turnusplan/ Der oprettes én sag for sammenhængende bachelor- og kandidatuddannelser. Hvis forskellige uddannelser tænkes dokumenteret i én akkrediteringsrapport, oprettes der en sag pr. uddannelse. Eksempler - Bacheloruddannelsen i engelsk og Kandidatuddannelsen i engelsk skal akkrediteres i samme turnusrunde og der laves en samlet dokumentationsrapport der oprettes én sag. Kvalitetsenheden Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Aarhus C Tlf.: 87150720 Fax: 87150701 E-mail: au@au.dk www.au.dk/au
- Bacheloruddannelsen i matematik, Kandidatuddannelsen i matematik og Kandidatuddannelsen i statistik skal akkrediteres i samme turnusrunde og der laves en samlet dokumentationsrapport der oprettes to sager: en sag for Bachelor- og kandidatuddannelsen i matematik og en sag for Kandidatuddannelsen i statistik. - Bacheloruddannelsen i international virksomhedskommunikation og Kandidatuddannelsen i erhvervssprog og international erhvervskommunikation skal akkrediteres i to forskellige turnusrunder der oprettes to sager: en sag for bacheloruddannelsen og en sag for kandidatuddannelsen. Side 2/8 1.2. Generelle sager (berører flere uddannelser) Nye uddannelser Kvalitetsenheden sørger for, at der hvert år oprettes en generel sag for akkreditering af nye uddannelser. Sagerne får sagsnummret: AU-xxxx(årstal)-520(generelt, konkrete uddannelser)-xxx(løbenummer). Sagerne navngives Nye uddannelser xxxx(årstal). Sagen indeholder den konkrete interne procesplan for året, henvendelser og notater af generel karakter for årets akkreditering og godkendelse af nye uddannelser, indstilling og notater til uddannelsesudvalg og universitetsledelse. De konkrete uddannelsessager bør henvise til den generelle sag for det pågældende år. Se nedenfor vedr. sagshenvisning. 1.2.1. Sagshenvisning til generelle sager I forbindelse med akkreditering er der en række generelle sager, som de konkrete sager bør henvise til (sagshenvisning). Det drejer sig om følgende sager: AU-2008-512-069: Turnusplan for akkreditering Sagen indeholder turnusplanen for akkreditering af eksisterende uddannelser, planlægningen heraf samt løbende rettelser. Foreløbig er der kun fastsat plan for 2008-2012. Hensigten er, at den 1. turnus for samtlige uddannelser skal ligge på sagen. Konkrete akkrediteringssager vedr. eksisterende uddannelser omfattet af turnusplanen bør henvise hertil. AU-2009-512-082: Turnusakkreditering; turnusakkreditering 2009- Sagen indeholder emner af generel karakter vedr. akkreditering af eksisterende uddannelser fra 2009 og frem, som ikke er den konkrete turnusplan eller vejledningen. Fx sammenligningsnotater, ændring af konkrete frister, generelle henvendelser fra ACE vedr. afvikling af en konkret turnusrunde, principper for udvælgelse af studerende til panelbesøg, interne procesplaner mm. Konkrete akkrediteringssager vedr. eksisterende uddannelser fra 2009 bør henvise hertil.
AU-2010-512-087: Akkrediteringsbekendtgørelsen og ACE Denmarks Vejledning om akkreditering af universitetsuddannelser Sagen indeholder Ændring af akkrediteringsbekendtgørelsen efterår 2009. Vejledninger vedr. akkreditering og godkendelse af nye og eksisterende uddannelser fra 2009/2010 med efterfølgende ændringer og præciseringer. Dog IKKE sager vedr. Erasmus Mundus-uddannelser. Konkrete akkrediteringssager vedr. eksisterende uddannelser fra 2009 bør henvise hertil. Side 3/8 AU-2010-526-014: Akkreditering af Erasmus Mundus uddannelser Sagen indeholder vejledninger og præciseringer vedr. akkreditering af nye og eksisterende Erasmus Mundus-uddannelser. Konkrete akkrediteringssager vedr. Erasmus Mundus uddannelser bør henvise hertil. AU-2008-512-075: Vejledning om Akkreditering af eksisterende uddannelser Sagen er afsluttet. Sagen indeholder gældende vejledning vedr. akkreditering af eksisterende uddannelser inkl. præciseringer indtil revidering af akkrediteringsbekendtgørelsen 2010. 1.3. Sådan opretter du en sag i ScanJour A. Efter log-in vælges Opret sag B. I sagsbilledet opret sag indtastes følgende: Sagsgruppe: 526 (indikerer at sagen er en elektronisk akkrediteringssag) Undernr.: AU, Fællesarkiv Sagstype: E, Enkeltsag Titel: skal skrives på formen Bacheloruddannelsen i, Kandidatuddannelsen i, Masteruddannelsen i, Bachelor- og kandidatuddannelsen i. Forbogstavet på
udannelsesnavnet skal stå med stort. De efterfølgende forbogstaver skal stå med småt. Hvis uddannelsesnavnet er engelsk, f.eks. International Studies, skal alle forbogstaver stå med stort. Side 4/8 Slutteligt vælges Opret sag. C. Sagen har nu fået et sagsnummer, der ses øverst på siden. Der vælges en sagsbehandler for sagen. Herudover vælges sagshenvisninger, hvor der henvises der til relevante sager, jf. pkt. 1.2.1. ovenfor. Slutteligt vælges Gem.
2. Journalisering Det er akkrediteringssagsbehandlerens ansvar ud fra journalinstruksen at vurdere, hvilken korrespondance, der skal journaliseres. Side 5/8 2.1. Journalisering af indgående post Indgående post, der skal journaliseres, videresendes til akkrjour@adm.au.dk. Medarbejdere i Kvalitetsenheden kan få adgang til postkassen på følgende måde: Gør sådan her i din Outlook 1) Venstre-klik på Postkasse [dit eget navn] 2) Højre-klik på Postkasse [dit eget navn] 3) Vælg Egenskaber for (datafil) Postkasse [dit eget navn] 4) Vælg Avanceret i nederste højre hjørne 5) Vælg Avanceret i bjælken 6) Vælg Tilføj 7) Skriv akkrjour@adm.au.dk i boksen 8) Vælg Akkrediteringsjournalisering 9) Vælg Ok 10) Vælg Anvend 11) Vælg Ok 12) Vælg Ok.
A. Korrespondance skal altid journaliseres, så den ældste mail journaliseres først. Således skabes en tidsmæssig kronologi i ScanJour. Start derfor med at journalisere den nederste mail i postkassen! Side 6/8 a. Klik på mailen b. Noter dig, hvad mailen omhandler. I eksemplet vises en mail fra ACE Denmark, hvor de fremsender et svar på AU s høringssvar vedr. præciseringer til vejledning om Erasmus Mundus-uddannelser. Mailen skal derfor journaliseres på sag AU-2010-526-014 Akkreditering af Erasmus Mundus-uddannelser. Sagsnumrene finder du på sagslisten, der kan udtrækkes fra ScanJour. Det er meget vigtigt, at mailen bliver journaliseret på rette sag. Er du det mindste i tvivl om, hvor mailen hører til, spørg da den relevante akkrediterings-sagsbehandler! c. Klik på Gem mail
d. Herefter kommer følgende skærmbillede frem: Side 7/8 - I feltet Titel skal der stå en tekst, der beskriver mailens indhold bedst muligt. Desuden skriver du, om mailen er fra eller til institutionens navn. - I dette tilfælde skriver du: fra ACE: Svar på høring om præciseringer til vejledning om eksisterende EM-uddannelser - I feltet Mailens arkiveringsform vinger du dens enkeltdele af. Du vinger både brødteksten og dok 1 af. Hvis der havde fremgået billeder i mailen f.eks. AU logo vil det være markeret med img Billeder skal kun journaliseres, hvis det har relevans for mailens indhold! - I feltet Sagstilknytning vælger du Tilknyt sager. Så får du følgende popup vindue:
Side 8/8 - Du vinger Generel søgning af og anfører sagsnummeret i den hvide boks. Herefter vælger du Søg. - Sagen kommer nu frem i den hvide boks til venstre. Du noterer dig, at det er den korrekte sag, trykker på sagen, så den bliver markeret med blåt og trykker på boksen med pilen der peger mod højre, for at føre den over i den hvide boks til højre. - Herefter trykker du OK. - Du kommer nu tilbage til det foregående skærmbillede.
Side 9/8 - I feltet Ved afslutning af dialog vælger du Opret ny akt. - Du vælger akttype og aktgruppe ved hjælp af drop-down menuerne. Her er der tale om en indgående e-mail (fra ACE Denmark til AU) og mailen er til orientering. - Du trykker Gem og akten er oprettet i ScanJour. Slutteligt sletter du mailen, som du har journaliseret, fra postkassen. 2.2. Journalisering af udgående post Når akkrediteringssagsbehandleren sender en mail, skal den journalisering af udgående post hvad enten den er til ACE Denmark eller til akkrediteringskontaktpersonerne på hovedområderne. Hertil følges den samme procedure som for indgående post.