Referat af grupperådsmødet d. 27/2 2016 1. Valg af dirigent og referent a. Dirigent: Carsten Vest b. Referent: Mette Petersen 2. Beretning fra formanden Jesper Petersen Beretningen er også sendt ud fra sammen med de sidste informationer om turen til forældre. Vi udvikler gruppen i en positiv retning med samarbejde med nærmiljøet. Formanden var med ude på møderne efter sommerferien for at fortælle om vigtigheden af en positiv forældreopbakning. Dejligt at forældre bidrager med hjælpende hænder også i forbindelse med loppemarked som i 2015 blev en stor succes med et meget flot salg. Det har givet os ekstra kapital som bruges til ture i de enkelte grupper. Håber loppemarked i 2016 bliver lige så godt. Juleturen og andre ture har ligeledes været med stor opbakning fra spejdere og forældre. Dejligt. Vi arbejder i bestyrelsen for en videre udvikling af Camelot så vi kan få flere spejdere ind i de forskellige grene. Vi vil udbrede kendskabet til gruppen i håb om at få flere spejdere. Alex har været forgangsmand for vores nye og forbedrede hjemmeside som har givet et bedre overblik over Camelot. Det er super godt, at vi kan bruge hjemmesiden til bl.a. tilmeldinger. Det er fedt at se at man også bruger Facebook til at fortælle forældre og andre hvad spejderne laver når de er på tur. Velkommen til Karin som er kommet fra divisionen. Anders fortæller at hver grenleder har en beretning. Camelot er vokset en del. Vi har venteliste hos mikro. Ledersituation. Det er svært at rekruttere ledere. Søren Vium stopper til sommer. Hvis vi ikke finder en ny bliver vi nødsaget til at lukke bl.a. minierne. Vi arbejder på at finde nye ledere. 2015 Økonomien har ikke været helt så god på ture mm. Så derfor bliver priserne sat op så vi kan få det til at løbe rundt. Spejdernes lejr 2017 bliver lidt dyrere end tidligere. Regn med at det kommer til at koste ca. 1500 kr. for 10 dage. Sov ude dag 21. maj i kolonihaven. Vi laver bivuakker og mad i kolonihaven. Mere information følger men sæt allerede nu kryds i kalenderen. Beretning fra Klanen af Alex a. 24 pt. Det går godt. Været på apro sidste år. Vi vandt udklædningen. Divi for klan i år blev aflyst. Ikke så mange fællesarrangementer da sortebrødrenes hytte brændte. Der kommer på sigt noget nyt. Stine er stoppet som assistent og Morten trådt til som ny assistent. Har lagt kræfter i at tjene penge til udlandsturen. Begyndt på samarbejde med kommunen om aktiviteter sammen med skolerne bl.a. i forbindelse med kommunens cykledag på cykelbanen. Der ligger artikler på Facebook omkring det. Beretning fra Troppen af Louise som erstatning fra Søren b. Fokus på troppens overordnede evner. Haft fokus på deres samarbejde. De er pt. 4 spejdere Beretning fra Junior af Michael c. 18 juniorer fordelt på 3 patruljer som kører fra sommer til jul og fra jul til sommer. Hver patrulje har fået en kuffert med ting som de skal bruge til at træne færdigheder. De går
selv i gang i deres patruljer. Lederne er der for at hjælpe men spejderne skal gøre tingene selv. Var på divi sidste år og fik en flot 20. plads ud af 22 mulige. Det handler om at have det sjovt og ikke om at vinde. I år bliver det middelalder tema. Vi skal med ud og sove ude. Fra nu af og frem til sommerferien er der ture ud af huset hver måned. Tre ledere Michael, Freja og Michelle. Sommerlejr; Freja og Michelle tager med hele ugen. Sommerlejr i år bliver i Fangel nogle patruljer har valgt at cykle ud. Tre der rykker op til troppen til sommer. Beretning fra Mini af Louise N d. 21 minier og 2 ledere. Vi har trukket meget på Michelle og Freja. Tager forløbs og færdighedsmærker. Været på mange ture bl.a. Sct. Georgsløbet som er klaret flot. Derudover har vi taget mærket 24 timer i sovepose hvor 9 ud af 10 gennemførte. Beretning fra Mikro af Sascha e. I august 2015 trådte Louise H. til som leder i stedet for Søren og Ulla. Sascha er kommet med her. Emma P. fra junior er med som assistent. Fra februar er Matthias også startet som leder. Han er tidligere spejder og hans tilgang har betydet at vi kan lukke flere ind fra ventelisten. Vi hører spejderne om hvilke mærker de ønsker og tilrettelægger vores møder herefter. 3. Fremlæggelse af årsregnskab og godkendelse af Grethe a. Grete læser højt fra regnskabet og fortæller lidt om de forskellige poster. i. Vi håber at posten med tilgodehavende kontingent fremadrettet bliver mindre. Vores formue er steget siden sidste år. I 2013 havde kommunen regnet forkert og givet os for meget i lokaletilskud. Det skal betales tilbage og derfor er posten negativ. Vi har i år brugt ekstra på materialer et køkkentelt som har været godt givet ud. 1. Spørgsmål Er nytårsbanketten regnet med i arrangementer? Ja og det er højt fordi man betaler ved tilmelding. b. Regnskabet er godkendt. 4. Behandling af indkommende forslag a. Der var ikke modtaget emner til behandling. Men send en mail til os hvis I kommer i tanke om noget. Det kan være alt lige fra gode ideer til forslag om hvordan vi kan gøre tingene bedre i Camelot 5. Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid a. Fremlæggelse af planer for 2016/17 Anders fortæller om udviklingsplanen som også er sendt ud i forbindelse med indkaldelsen. Vi udfører de mål vi har sat os. Vi vil på sigt gerne være en stor gruppe med mange aktiviteter. Vi vil gerne på udlandsrejse på længere sigt samt have flere ledere. På kort sigt vil vi starte op med bl.a. familiespejder. i. Udlandstur til Schweiz Anders. Troppen og klanen skal af sted i slutningen af juli med 18 pers. Tog til og fra Flensborg og herefter bus. Vi skal til Kandersteg Internationale Spejdercenter som skulle være rigtig godt. Vi glæder os til at skulle af sted og mødes med en masse andre spejdere i fantastiske omgivelser. 10 overnatninger og 11 dage. En blanding af heik og klatreaktiviteter, riverrafting og andre sociale aktiviteter. Vi har tilrettelagt det sådan at vi også har mulighed for at lave nogle spontane ture eller afslapning nogle dage. Det kommer til at koste ca. 100.000 i alt for alle 18 spejdere. Klanen har tjent nogle penge til noget af turen. Vi håber at bestyrelsen vil lade os bruge nogle penge fra loppemarked. Karin fra divisionen har givet os mulighed for at tjene nogle penge på et arrangement på engen. Har søgt en masse fonde men der har endnu ikke været gevinst. Hvis der sidder nogle som kan komme med gode råd eller vil hjælpe
Anders med at søge så sig til. Status på planlægningen Vi har planlagt et forældremøde så vi kan få afklaret forventninger. Tog kan først bestilles 3 mdr. før. Bus er bestilt og aktiviteter kan bestilles fra 1. marts. En spejder fra polarstjernen skal med fordi vi havde en plads og kan stå inde for hende men hun betaler selv hele turen. Vi er på udlandstur hver 5. år. Karin fortæller at det er nemmere at søge fondene om penge til materialer ii. Flere ledere Fokus herpå. Hjemmesiden og facebook bruges her. Vi skal mødes med en allerede i kommende uge som kunne tænke sig at blive leder iii. Familiespejd Stine fortæller 1. Vi er de senere år blevet spurgt en del herom. Det er muligt for familier med børn i alderen 3år til 6 år. Alex Anders og Stine har været på kursus i hvordan man gør. Vi vil holde et møde 1 gang om måneden og vi vil lave aktiviteter hvor hele familien er med i naturen. Vi vil se om det går godt og så revurdere mødefrekvensen. Vi starter det op i 2016 og Stine vil være tovholder. Ved ikke endnu hvem der skal hjælpe. Vi vil reklamere for familiespejder i de lokale børnehaver for at rekruttere medlemmer. Håber også at der er mindre søskende i Camelot som kan få glæde af det. b. Beslutninger i øvrigt om gruppens udvikling spejderarbejde mv. Vi vil udvikle gruppen og gøre den større så vi på sigt kan have spejdere nok i alle grene. Vi vil gerne have flere ledere så vi kan få bugt med vores ventelister i de små grene. c. Vedtagelse af budget for 2016 herunder fastsættelse af medlemskontingent Vi håber at loppemarkedet i år bliver mindst lige så stor succes som sidste år. Vi håber at vores forbrug af el falder lidt da vi har fået nye lamper. Bor i kommunalt hus så det meste af forbruget betaler kommunen og vi betaler kun en brøkdel. Spørgsmål loppemarked. Er der et sted hvor vi er begyndt at samle ting sammen? Det er der desværre ikke. Loppemarked 2015 var en kæmpe succes så vi skal have fundet lokaler hvor vi kan opbevare tingene i længere tid så vi kan få samlet ind løbende. Vi er i gang med at kigge på muligheder. Vi har ikke så meget plads i år. Større medlemskontingent da vi pt. oplever at vi bliver flere spejdere i øjeblikket. Karin fortæller om BUS (Børne udvikling og samarbejde?) giver tilskud til foldere som kunne bruges i forbindelse med markedsføring af familiespejder. Forslag: kunne man fremadrettet sætte et fast beløb fra loppemarked af til kommende udlandsture eller andre arrangementer eller Render? Fx i form af %. Posten med flasker er bl.a. fra pant på flasker fra loppemarkeder og andre aktiviteter. Måske posten skal have et andet navn? OBS! Pengene vi tjener, går IKKE kun til klanen men til hele gruppen.
Pr. 1/7-16 skal man fremadrettet betale kontingent forud og ikke bagud. Passivt medlemskab vil også blive betalt forud. Hvis man betaler for længere tid kan man lave aftaler med Grethe herom. Lederkontingent skal også betales fremadrettet. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter. i. Finn Bormlund (Næstformand) - Valgt ii. Grethe Boje Ploug (Kassérer) Valgt iii. Karin træder ud af bestyrelsen i år. Ane Ploug Sørensen overtager hendes plads da de har delt den. iv. Vi mødes 1 gang om måneden med undtagelse af juli og december. v. Revisor Christian Grønbæk Andersen Vil gerne fortsætte men gør opmærksom på at det bliver sidste gang da han har været revisor i Camelot i 25 år og derfor ønsker at gå af næste år. vi. Revisorsuppleant Kirsten Rytter Rosendahl - Valgt 7. Valg af 2 medlemmer til Korpsrådet (1år). Der skal være en ung (under 23 år) og en gammel i. Michael Birkerod Vil gerne trække sig ii. Michelle Pedersen foreslår at man sender en erfaren og en ny af sted så man kan dele erfaringer. iii. Louise Nielsen og Sasha Ehlers vil gerne stille op. Valgt. Michael og Michelle kommer til at fungere som suppleanter. 8. Valg af 5 medlemmer til Divisionsrådet (1 år) Heraf 2 unge under 23 år. i. Michael B. Pedersen Valgt ii. Anders Skovgaard Frederiksen Valgt iii. Alex Ljungdahl Valgt iv. Steffen Bossen Er ikke tilstede og bliver hermed valgt fra v. Stine Vittrup Frandsen trækker sig vi. Freja vil gerne være med som ung Valgt vii. Morten vil gerne være med som ung Valgt Karin fra divisionen fortæller: Når beretningen skal sendes ind skal der også være 5 ledere fra gruppen som skal være med i bestyrelsen. Camelot plejer at have Anders der er gruppeleder og dermed selvvalgt. Derudover plejer der at komme en del ledere med til bestyrelsesmøderne. Vi taler om tingene i bestyrelsen og kommer til enighed og gør som vi har gjort hidtil. 9. Valg af revisor og revisorsuppleant. 10. Eventuelt a. Samarbejde med OK benzinkort Husk lige at få bestilt kort for hvis vi ikke laver 10 nye kort i år så frafalder vores aftale. b. Betaling til ture c. Spejderapp Kan man lave en app lidt i stil med forældreintra? Hvad koster det? i. Det er ikke billigt koster måske mellem 20.000 og 30.000 ii. Er det nødvendigt at bruge penge herpå? iii. Hvad skal den kunne som hjemmesiden ikke kan? iv. Kan man ikke bare lave hjemmesiden mobilvenlig? Det er den. d. Karin fra divisionen Tak fordi vi må komme. Dejligt at også Camelot bliver en større gruppe. Divisionsrådsmøde er flyttet til d. 18. april. Der kommer en invitation ud til formand og gruppeleder. Hvis I har spørgsmål til divisionen så skal i bare henvende jer.
e. Michael Korpsrådsmøde over 2 dage med 1100 spejdere til stede. Der skal laves fælles regler for blå og grønne spejdere så der gælder de samme regler for alle. Det er ikke helt nemt når vi er så mange af sted. Masser af workshops og standere med informationer mm. Vi var inde og høre noget om Spejdernes Ø. Øen kræver en gennemgribende restaurering så den kan bruges forsvarligt og er derfor først klar omkring 2020. Lørdag aften var der underholdning af Per Vers. Hvis der er nogle som har spørgsmål så tag kontakt til Michael eller Michelle. Tak for et godt og konstruktivt møde. Med venlig hilsen Jesper Petersen Formand for camelot