Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: 6543 2030 Mobilnr.6178 1877 ibs@medcom.dk www.medcom.dk Dato 11.10.16 Vor ref. IBS Referat fra 6. FMK-EOJ-leverandørmøde Tidspunkt: Tirsdag, den 4. oktober 2016 Sted: Deltagere: Fraværende: MedCom Henrik Johansen, KMD (Avaleo) Anders Jakobsen, CSC Allan Fonager Kristensen, KMD Winnie Hougaard, KMD Maria Therese Hansen, EG Team Online Thomas Andersen, Systematic Jakob Ørhøj, Systematic Birgit Bækmann Jeppesen, Aarhus Kommune Anni Steffensen, Hedensted Kommune Bodil Haugstrup, Hedensted Kommune Liselotte Johansen, Assens Kommune Brita Langvad, Haderslev Kommune Thomas Sonne Olesen, Lakeside Ellen Simonsen, Trifork Marianne Nielsen, MedCom Karina Hasager Hedevang, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Karsten Thiim Hansen, KMD (Avaleo) Stig Thule Kristensen, CSC Torben Severin Iversen, CSC Rune Møller Andersen, EG Team Online Jesper Haffgaard, Systematic Janni Bøgsted Kjærgaard, Aalborg Kommune Mette Fredensborg, Assens Kommune Helle Balle, Sundhedsdatastyrelsen Poul Erik Kristensen, KL
Referat: 1. Velkomst Karina byder velkommen. Kort præsentationsrunde. Helle Balle fra Sundhedsdatastyrelsen er sygemeldt, og Ellen Simonsen er med i stedet for Helle. Kort gennemgang af dagsordenen. Karina fortæller, at dette møde formentlig bliver det sidste, hvor Sundhedsdatastyrelsen deltager, da der er lavet en ny FMK-governancestruktur, hvor der er lavet formaliserede måder at melde ting ind på. 2. Udeståender fra sidste møde a. Tilbagemeldinger på FOCES-modellen Vi talte om løsningen på sidste møde, og som MedCom har forstået det, er der ikke rigtig nogen af EOJ-leverandørerne, der ønsker at udvikle den. Er det rigtigt forstået? CSC har haft den hjemme hos en af deres arkitekter, og han faldt ikke umiddelbart for løsningen. Synes, der er nogle sårbarheder i løsningen. Wildcard-løsningen forsvinder efter version 1.4.4. Det er selvfølgelig optimalt, hvis vi kan finde en løsning, der dækker behovet, så kommunerne ikke altid skal ændre arbejdsgange, der lapper hullerne. Vi sender notatet om FOCES-modellen ud sammen med referatet igen, så man lige kan læse det igennem en ekstra gang efter dagens diskussion og med blik for, at Wildcard-løsningen forsvinder efter version 1.4.4. b. Forslag til andre løsningsmodeller? Ellen spørger, om det kunne være en idé, at 3 bestillinger bliver sendt af sted som 1/3, 2/3 og 3/3. Thomas mener dog ikke, at det umiddelbart er simpelt at løse. Anders foreslår, at EOJ-systemet genererer en automatisk besked til apoteket, hvis der samtidig med en genbestilling sendes en receptfornyelsesanmodning af sted. Vi skal bare være opmærksomme på, at vi ikke blot sender aben videre til apoteket, så det er dem, der får ekstra arbejdsgange. 3. Nyt fra SDS a. Gennemgang af roadmap Hvad er godkendt, og hvad udestår? Når alle kan vise fremtidige pauseringer, bliver der åbnet op for det på FMK nok først muligt pr. medio 2017. Version 1.4.2 er lukket for certificering pga. periodevise doseringer, da det var for svært for andre at vise perioder ned på få timer. Version 1.4.4 med AK-behandling er der ikke nogen, som har forsøgt at bruge endnu. AK bliver først sat i gang, når der har været en pilot kørende. Version 1.4.4 fås som basis inkl. suspendering, basis + doseringsperioder samt basis + doseringsperioder + AK. Løsningen i forhold til AK-behandling er en form for beslutningsstøtte, men 2
beslutningsstøtte er ikke standardiseret i Danmark. Beslutningsstøtten vil derfor ligge i de decentrale systemer og ikke inde i maven på FMK. Brita fortæller, at der i CSC er et ugedoseringsskema, som selv regner ud, hvis en borger skal have 62,5 mg i løbet af en uge. Det betyder, at medarbejderen ikke skal sidde manuelt og skrive 1 tablet mandag, 1½ tablet tirsdag, 1 tablet onsdag osv. med stor risiko for fejl. Brita synes helt klart, at den løsning burde gælde nationalt. Ellen fortæller, at der sidder en AK-gruppe i regi af FMK, som kigger på løsningsmuligheder. Der skal køres et pilotforløb, og indtil da bliver versionen ikke låst fast. KMD troede, at de skulle udvikle det indenfor en bestemt periode og har derfor udviklet det. Ellen synes, KMD skal sætte det på hold, da løsningen ikke er fastlåst endnu, og at man derfor ikke ved, hvor den lander. Man kunne overveje at generere nogle testdata til KMD, så man kan se, hvordan det præsenterer sig i KMD. Ifølge roadmappet skal alle være på version 1.4.4 med dosis pr. 30.06.2018, men apotekerne skal være klar pr. 31.12.2017. KL har derfor nikket til, at kommunerne skal kunne dosis også pr. 31.12.2017. Vi bliver selvfølgelig nødt til at høre EOJleverandørerne, hvad de siger til det? PLO har også nikket til, at LPS erne kan være klar pr. 31.12.2017. b. Nye funktionaliteter på FMK Ændret status på recepter Det har hidtil været sådan, at hvis man adresserede en recept til et bestemt apotek, så blev den automatisk straks sat under behandling. Det har vist sig lidt uhensigtsmæssigt. Nu bliver det sådan, at en recept først bliver sat under behandling, når apoteket reelt tager recepten under behandling. c. Nye og skærpede krav til FMK Ellen fortæller, at der ikke er aftalt proces for certificering i forhold til de nye og skærpede krav. Under alle omstændigheder vil man i hvert fald blive certificeret for kravene ved næste certificering. Regionerne har hidtil ikke syntes, at de skulle udvikle listevisning, så de kunne se, hvilke receptfornyelsesanmodninger der er sendt til dem, men nu åbner de lidt op for, at det nok ville være en god idé alligevel. Karina spørger, om EOJ-leverandørerne overhovedet kan sende receptfornyelsesanmodninger til sygehusene. Vi har før talt om det. EG kan godt. EOJ-systemerne skal ændres noget, før kommunen kan sende til sygehusene. Dette skal undersøges nærmere. Karina holder møde med regionerne. EOJ-systemerne skal kunne udsøge sygehusafdelingerne via SKS-kode. Brita påpeger, at det er vigtigt, at SOR bliver opdateret, så man kan se, hvilke SKS-koder der så kan modtage en receptfornyelse. Ellen foreslår, at der skal være en positivliste over, hvilke sygehusafdelinger og ambulatorier der kan modtage en receptfornyelsesanmodning. Karina spørger, om ikke man kan genbruge nogle oplysninger fra den ordination, der er lavet fra sygehuset? Liselotte deltager sammen med Karina og Marianne i et arbejde med regionerne omkring 3
dette. Hvis der er andre, der har lyst til at deltage i arbejdet, må de gerne deltage. På klinikermøde har man diskuteret, om der skulle være en mulighed for at sætte en behandlingsansvarlig læge på en ordination, men det er der ikke helt enighed om. Maria efterlyser det omvendte, så man ude i en kommune eller på et bosted kan gå ind og se en liste over, hvilke borgere man har bestilt på. d. Tilbagemelding på pixibøger vedr. dosisdispensering (vedlægges) Thomas Sonne gennemgår faserne i dosisdispensering. Birgit udtrykker bekymring for, hvordan det skal håndteres ude i kommunerne. Embedslægerne kræver, at de har de rigtige præparater stående i deres system, hvis der er substitueret. Thomas mener blot, at kommunerne skal have en kopi af aktuelle dosiskort liggende i deres EOJ-system. Det er ikke endeligt klarlagt, om man i kommunesystemet kun skal præsentere aktuelle dosisperiode, eller om man skal præsentere flere perioder. Her skal man tænke på, om kommunen også skal have mulighed for at vise tingene offline, hvis FMK skulle være nede. Der afholdes en stor workshop den 7/10 omkring dosisdispenseringsløsningen, så man sikrer, at alle parter har haft mulighed for at ytre sig i forhold til det udkast til løsning, der er lavet. Karina beklager, at EOJ-leverandørerne ikke er inviteret, men oplyser, at de er meget velkomne. KMD vil gerne deltage. EG, Systematic og CSC kan formentlig ikke. Karina sender invitationen til EOJ-leverandørerne. Hvis man bliver enige om løsningen her i løbet af oktober, forventes en snitfladebeskrivelse klar ved udgangen af 2016. Testsystemerne vil være klar i Q1 2017. Der er et håb om, at apotekerne vil indberette de 3 datoer, der skal bruges i forhold til dosisdispensering senest 30.04.2017. Det er i apotekernes egen interesse. Karina spørger, om EOJ-systemerne kan nå at være klar til 31.12.2017, hvis snitfladebeskrivelsen er klar 31.12.2016. Der udtrykkes optimisme bland leverandørerne, men de er nødt til at vende det i deres bagland. EG er ikke gået i gang med 1.4.4 endnu, og da de kører på version 1.4.2 har de noget tid at løbe på endnu, så de er usikre på, om de vil kunne nå det. Systematic mener godt, at de kan nå at få det med i deres 1.4.4-løsning, som skal rulles ud i marts 2017. Karina vil meget gerne have en endelig tilbagemelding fra hver enkelt leverandør. 4. Overgang til version 1.4.4 Thomas forklarer ændringerne i forhold til klokkeslæt, som man diskuterer rigtig meget lige nu. I version 1.4.2 har man haft klokkeslæt på doseringsstart og doseringsslut, men det fjerner man i version 1.4.4. Hvis man skal have en anden dosering den første og den sidste dag i en doseringsperiode, må man skrive det. a. Doseringsperioder Start- og sluttidspunkt i perioder vil fremover altid være hele dage. Thomas oplyser, at det kan give lidt støj i overgangsperioden. Thomas beder leverandørerne om at tænke forskellen på doseringen og administrationen. 4
b. Hvor langt er I? Se punkt c! c. EOJ-leverandørernes plan for opgradering hos kommunerne (gerne fremsendt til KL/MedCom inden mødet) KMD Care er klar til at implementere i marts 2017. Systematic implementerer i marts 2017. KMD Nexus implementerer i februar 2017. CSC frigiver i starten af 2017 og forventer at have alle kunder på senest 30.06.2017. 5. End2end-test a. Tilbagemeldinger fra end2end-testen Der blev fundet lidt uhensigtsmæssigheder på dagen. MedCom får en del henvendelser fra regionerne, som får henvendelser fra kommunerne om, at borgeren stadig står som indlagt, og så viser det sig, at den kommunale medarbejder sidder og kigger på et ikke opdateret medicinkort. Alle EOJ-leverandører siger, at man ikke kommer til at arbejde eller bestille på et ikke opdateret medicinkort det er en helt bevidst handling, idet man får tydelige advarsler. Karina foreslår, om man skal lave løsningen i EOJ-systemerne, så man fx ikke kan genbestille, hvis man ikke har opdateret medicinkortet. Brita synes ikke, at andre skal diktere, hvordan EOJ-systemerne skal fungere. Hvis vi får indmeldinger om, at nogle kommuner arbejder på den måde, så vil kommunerne have direkte besked, så de kan gøre noget ved det. Thomas fortæller, at regionerne har arbejdet rigtig meget med ændring af arbejdsgange. I regionerne har man brugt udtræk fra systemet som et ledelsesværktøj til monitorering på uhensigtsmæssig anvendelse af FMK. EOJ kan lave systemlogning, så kommunerne selv kan følge op på, at kommuner har hentet adviser ind, og hvornår de har afstemt medicinkortet. Vi har brug for at vide, om det er kommunespecifikt, fagspecifikt eller systemspecifikt. Hvorfor så overhovedet have mulighed for at arbejde på et ikke opdateret medicinkort ude i kommunen? En del af kommunens medarbejdere, fx social- og sundhedshjælpere har brug for at se medicinkortet, men må ikke hente ændringer ind. MedCom vil fremover sørge for at få at vide, hvor problemet er, så man kan målrette henvendelserne. Brita fortæller, at de i Haderslev Kommune søger ændringer ud 1 gang dagligt, men man søger kun ud for det sidste døgn. For at være helt sikker på, at man ikke overser nogen, er der herudover 1 person, der 1 gang om ugen søger ændringer ud for en uge tilbage. Allan synes, det var rigtig godt med end2end-testen, men han syntes ikke, man nåede så mange testcases. Der skal være bedre forberedelse inden test, så alle har oprettet data, inden testen og ikke sidder og venter på hinanden. Nogen har foreslået, at man kunne sidde lidt mere i nogle mindre grupper og teste forskellige scenarier med hinanden. Apotekerforeningen har efterspurgt en kontaktperson fra hver leverandør, så man kan kontakte hinanden, hvis man har noget, man gerne vil teste med en specifik leverandør. 5
Thomas mener, der allerede ligger sådanne oplysninger på NSPOP. Under alle omstændigheder sender vi en liste ud. Anders synes, det var sjovt at se, hvor forskelligt de forskellige systemer har valgt at præsentere FMK. Det var rigtig godt at se apotekersiden. Nogen har efterlyst nogle lidt mere professionelle testcases. Anders udtrykker bekymring for, at alle leverandører sidder og kigger på hinandens systemer og oven i købet kan tage billeder af hinandens systemer. Ellen vil gerne have lov at rose MedCom for den kultur, der er bygget op omkring lægesystemleverandørerne, som deltager i testcamps og sidder og hjælper hinanden med at kode og har et ret godt samarbejde. Allan synes, der er brug for at lave end2end-test også på MedCom-meddelelser. Den tager MedCom med videre. Det planlægges at lave en ny end2end-test i maj/juni 2017. Det skulle være for at, apotekerne kunne nå at være klar. Allan synes, at deres version jo er låst fast på det tidspunkt, så han synes hellere, at det skulle være i februar/marts. Det vil bare ikke passe for alle. Karina foreslår, at man tager snakken på teknikermøde i næste uge. 6. Nyt fra KL/MedCom a. Den nye governancestruktur Den nye governancestruktur gør, at Sundhedsdatastyrelsen ikke længere deltager i EOJleverandørgruppen. Skal EOJ-leverandørgruppen fortsætte? Allan synes, at det giver god mening med gruppen, da der er kunderepræsentanter med. Karina havde forestillet sig, at EOJ-leverandørgruppen skulle mødes forud for CABgruppemødet, så Allan kan få noget input med til CAB-mødet. Karina vil gerne fortsætte gruppen. Så kan vi samle punkterne på dagsordenen på den måde, at Sundhedsdatastyrelsen/Trifork/Lakside evt. kan deltage 1 time via video. b. EOJ-repræsentant til CAB-gruppen Allan Fonager Kristensen fra KMD deltager fremover i FMK CAB-gruppen. Næste møde i CAB-gruppen afholdes mandag den 16. januar 2017. c. FMK på social- og misbrugsområdet Der er udsendt survey til over 1200 institutioner. Man er i gang med krydsanalyse på de over 700 indkomne svar. Der planlægges en workshop den 22. november, hvor man vil beskrive en række forskellige scenarier, som en institution vil kunne vælge. KL vil ikke gå ud og kræve af kommunerne, at de skal gå i gang med FMK på social- og misbrugsområdet, men at man må gå i gang. Brita spørger, hvor Sundhedsstyrelsen er henne i alt det her. Indenfor hjemmeplejen, skal man have en 3½-årig uddannelse for at håndtere Furix og Pinex, men på socialområdet skal man ikke engang have et 3-ugers kursus for at håndtere epilepsimedicin og antidepressiver. Karina kunne godt tænke sig, at leverandørerne hver især udpeger en pilotkommune, som ikke er gået i gang endnu meld tilbage til Karina hurtigst muligt. 6
MedCom og Sundhedsdatastyrelsen kunne godt tænke sig at komme ud og se løsningerne hos leverandørerne. 7. Indberetninger til opsamlingsfunktionen a. Håndtering af ændringer ved udlevering af anden styrke end ordineret Det giver mange UTH er. Er der noget, man kan gøre i EOJ, så MedCom ikke bliver ved med at få indmeldinger på den udfordring. Nogle gange bliver MedCom spurgt om, hvorfor de ikke melder ud, at der er en udfordring på en bestemt ting, men MedCom synes ikke, at det er dem, der skal melde noget ud, hvis det er en systemmæssig udfordring. Leverandørerne meddeler, at hvis det er systemspecifikke ting, så skal vi henvise kommunerne til supporten hos deres leverandør, men leverandøren vil også gerne høre fra MedCom, hvis de får henvendelser på specifikke ting. MedCom vil også gerne høre om kendte uhensigtsmæssigheder fra leverandørerne, så vi kan meddele det til kommunerne, hvis de henvender sig. b. Udleveringer på substitution (handelsnavn), hvordan registrerer kommunerne begge præparater korrekt? I KMD Care kan de håndtere det manuelt på dato, hvis man vil have noget andet, end det der bliver trukket fra ordinationen. c. FMK-adviser Ved nedbrud Hvis advisservicen har været nede. Thomas fortæller, at de har lavet en service, så man kan sende en liste afsted på alle de borgere, man har advisservice på, og så vil man få en liste over, hvilke borgere der har ændret versionsnummer. Henrik spørger til en annoncering af en lille ændring til advisservicen lige før sommerferien, men så blev den trukket tilbage. Thomas undersøger det lige nærmere, og så bliver der fulgt op på det til teknikermødet i næste uge. Udsøgning af ændringer Mange kommuner beretter, at de får adviser om ændringer, men når de så henter dem ind, er der ingen ændringer. Thomas anbefaler, at man laver hjælpetekster til adviserne, så man ved, hvad adviset omhandler, fx at der blot er lavet en tilskudsansøgning. Ellen fortæller, at hun rundt på certificeringsmøder har set fine præsentationer af systemer, hvor man smækker 2 billeder op ved siden af hinanden, hvor man viser, hvordan ordinationen så ud før, og hvordan ordinationen ser ud nu med tydelig angivelse af, hvad forskellen er. Maria angiver, at hvis en læge har været inde på FMK-online og kigge på en borger og efterfølgende trykker gem og luk, så genererer det et advis. Den vil Thomas godt lige undersøge nærmere. Anders spørger, om det kan passe, at man ikke længere får adviser, når en patient bliver indlagt, hvis regionen er gået over på version 1.4.4. Thomas mener, at det er 7
en anden form for service (POR-adviser). d. Reminder til kommunerne ifm. fornyelse af dosisrecepter Løser I den udfordring i version 1.4.4? Tidligere har apotekerne ringet til lægerne, når en dosisrecept skulle fornys, men det må de ikke længere. Der, hvor borgeren får medicinhåndtering i kommunen, er det kommunens opgave at huske at forny dosisrecepten. Man kunne overveje at tage informationen med som en del af dosiskortet. Den tages også med på teknikermøde i næste uge. (Opfølgning: Sagen har været bragt op på workshop vedr. dosisdispensering den 7/10, og det bliver skrevet ind i materialet som et krav. e. Terminologiskift er det ændret alle steder? f. Manglende manuel hentning af nyeste version af medicinkortet giver udfordringer i samarbejdet med eksterne parter Se punkt 5.a! g. Udleveringer på substitution, hvordan registrerer kommunerne begge præparater korrekt? h. Indlæsning af op- og nedtrapningsskema giver udfordring i. Indlæsning af korrekte data fra FMK er der udfordringer? Udlevering fra apotek indlæses ikke korrekt, og bestilling står stadig som under behandling giver udfordring ved næste bestilling Præparatnavn overføres ikke til lokal medicinoversigt, men kun indholdsstoffet Markering for ordinationsændring, trods der ikke er nogen ændring Lægemiddelordination kan ikke gemmes, da start- eller slutdato mangler Doseringstype mangler 8
Kan ernæringspræparat vises i EOJ, hvis lægen har oprettet det som en ordination? j. Udfordringer, der gentagne gange bliver meldt ind til MedCom, hvordan håndterer vi dem? Antibiotikakure Ellen foreslår, at EOJ-leverandørerne giver mulighed for, at kommunerne lokalt kan forlænge en antibiotikakur, så de ikke manuelt skal oprette en lokal ordination, hvis en antibiotikakur er startet senere end den dato, hvor lægen oprettede ordinationen. 8. Eventuelt Vi nåede ikke alle punkter under opsamlingsfunktionen, så Marianne kontakter hver enkelt leverandør, hvis hun har noget specifikt til dem. Henrik spørger til status på private leverandørers rettigheder til at kontakte FMK med eget certifikat. Thomas fortæller, at dokumentationen er på plads og vil blive sendt ud i løbet af en uge. Der er en proces med Avaleo om et køre pilot med en kommune. Hvis man er interesseret i at få dokumentationen, skal man lige sende en mail til Thomas så vil han sende dokumentationen. Anders spørger, om kommunerne får nogen opgave i forhold til rettigheder, efterhånden som kommunerne går over på version 1.4.4. Ellen fortæller, at det får de ikke. Det er Ellen, der får en lille copy paste-opgave i forhold til whitelistning og trust. a. Dato for næste møde MedCom foreslår næste møde den 10. januar 2017. 9