EASY-vejledning Region Syddanmark Vejledning til brug ved anmeldelse af arbejdsulykker i EASY HR-Personaleudvikling Version 2 Januar 2015 1
Indledning EASY er Arbejdstilsynets og Arbejdsskadestyrelsen system til elektronisk anmeldelse af arbejdsulykker. I Region Syddanmark gælder følgende praksis for anmeldelse af arbejdsulykker: Arbejdsulykker med fravær skal anmeldes til Arbejdstilsynet og regionens forsikring indenfor 9 dage Arbejdsulykker uden fravær skal anmeldes til Arbejdstilsynet og regionens forsikring indenfor 9 dage Nærved-ulykker registreres og analyseres decentralt men anmeldes ikke til regionens forsikring Enheder skal benytte årsagskategorier fra Danske Regioner som overskrift i ulykkesanmeldelsen. Vejledningen EASY-vejledning Region Syddanmark beskriver, hvordan arbejdsulykker med forventet fravær og arbejdsulykker uden fravær skal anmeldes i EASY. 2
Sådan kommer du i gang med anmeldelsen Gå ind på https://easy.ask.dk/easy/ via internettet. Log på med brugernavn og password. Er du oprettet som anmelder og undersøger, ser det første skærmbillede sådan ud: Tryk på Anmeld eller registrer en ulykke. Arbejdsskadestyrelsen anvender stiltiende samtykke. Det betyder, at den tilskadekomne ikke skal skrive under på, at sagen bliver anmeldt og behandlet. Den tilskadekomne kan dog altid bede Arbejdsskadestyrelsen om ikke at behandle sagen. 3
Tryk på Registrerer hændelse, hvor der var en tilskadekommen og derefter på videre. Du skal nu igennem 8 menupunkter i alt. Oplysninger under alle 8 menupunkter skal udfyldes (det svarer til antallet af skærmbilleder i anmeldelsen) De fleste rubrikker/spørgsmål har en rød stjerne, som betyder at de skal udfyldes Det er først muligt at gå til næste menupunkt (skærmbillede), når rubrikkerne/spørgsmål med de røde stjerner er udfyldt i det aktuelle menupunkt (skærmbillede). 4
1. Registrer stamdata I feltet Overskrift på hændelse skal du bruge fastlagte årsagskategorier. På næste side kan du se, hvilke 15 forskellige årsagskategorier, du skal vælge i mellem. 5
Overskrift i anmeldelsen Fysisk vold Psykisk vold Traumatiske hændelser Stikskader med smitterisiko Skæreskader med smitterisiko Stænk og sprøjt med smitterisiko Udsættelse for kemisk påvirkning Udsættelse for el, varme, kulde, stråling Tab af kontrol over tekniske hjælpemidler Uhensigtsmæssig vrid i forbindelse med akavede arbejdsstillinger Akutte, tunge belastninger - personer Akutte, tunge belastninger ting Fald Sammenstød Andet Forklaring Anvendes ved udsættelse for fysisk vold, der blandt andet omfatter slag, spark, ramt af genstand, kvælertag m.v. Psykiske påvirkninger som følge trusler og truende adfærd/krænkende adfærd, mobning og (seksuel) chikane m.v. Psykisk påvirkning/chok pga. vidne til ulykker, selvmordsforsøg, dødsfald, selvskadende adfærd m.v. Omfatter ikke fysisk og psykisk vold. Spidse genstande f.eks. kanyler, venflon, lancet m.v. Skarpe genstande f.eks. skalpeller, kirurgiske knive m.v. Blod, urin m.m. der rammer øjne, mund m.v. F.eks. indånding eller hudkontakt med kemiske stoffer, herunder syrer, baser, medicin m.v. Omfatter bl.a. elektrisk stød, skoldning, forfrysning, stråleskader m.v. Omfatter ikke kemisk påvirkning. F.eks. køkkenknive, værktøj, spidse og skarpe genstande som kanyler og skalpeller, der ikke udgør smitterisiko. F.eks. ved operationer, rengøring, i depoter m.v. Akutte, tunge løft i forbindelse med personforflytning og håndtering samt afværge af fald og spontan indgriben i forhold til andre faldende personer. Akutte, tunge løft af ting. Møbler og øvrige sager herunder også afværge af ting, der falder. Fald i niveau, til lavere niveau samt afværge af eget fald bl.a. på vandrette falder, trapper samt fald ned fra stiger m.v. og fald ned i huller (herunder også snuble og glide). Omfatter at støde ind i alle former for materiel eller personer grundet tab af (motorisk) kontrol over krop, køretøj eller øvrig trransportmidler (omfatter alle ikke-motoriserede og motoriserede køretøjer og transportmidler). Omfatter desuden at blive ramt af (faldende) ting., personer eller alle former for materiel herunder andres tab af (motorisk) kontrol over krop, køretøj og transportmiddel. Omfatter endvidere kollisioner, herunder også trafikulykker. Hvis ulykken på ingen måde kan placeres i øvrige kategorier placeres ulykken i denne. Det er frivilligt at udfylde Kort beskrivelse af ulykken. Der skal på et senere tidspunkt laves en dækkende beskrivelse af ulykken. 6
2. Tilskadekomne I menupunktet Tilskadekomne skal data på den tilskadekomne registreres. Den tilskadekomnes CPR-nummer og adresse skal anføres. Hvis vedkommende ikke har et CPR-nummer, bliver du bedt om at udfylde vedkommendes køn, fødselsår og statsborgerskab. 7
3. Ansættelsesforhold Under Ansættelsesforhold skal du anføre den jobtype, som bedst beskriver den type af arbejde, den tilskadekomne arbejder med. Ved valg af jobtype kan det være en fordel at indtaste den aktuelle stillingsbetegnelse i søgefeltet, hvorefter de forskellige jobmuligheder, som systemet har knyttet til den pågældende stillingskategori, bliver valgbare. Herefter skal der anføres en ansættelsesdato, som er datoen for, hvornår den tilskadekomne er blevet ansat. Hvis den tilskadekomne ikke længere arbejder i afdelingen, skal fratrædelsesdatoen angives. Herefter anfører du ansættelsesstedet, hvor den tilskadekomne var ansat på tidspunktet, hvor ulykken fandt sted. Endelig skal den tilskadekomnes erhvervsstatus anføres, der oftest vil være lønmodtager. 8
4. Ulykkessted Hvis ulykken ikke skete på arbejdsgiverens adresse eller ansættelsesstedet skal du trykke på Nej. Der kommer så et felt frem, hvor du kan skrive adressen på sted, hvor ulykken skete. 9
5. Ulykkesbeskrivelse I punktet Udførlig beskrivelse af hændelsesforløbet er det vigtigt at beskrive ulykken, så en udefrakommende f.eks. forsikringsselskabet kan forstå hele hændelsesforløbet. Vær opmærksom på følgende: Undgå forkortelser Beskriv kun fakta Brug ord med omtanke (brug ikke ord som pludselig eller uden grund ) Beskriv hvordan ulykken skete og beskriv skaden Hellere for mange detaljer end for få Hvis beskrivelsen af ulykken ikke giver mening for regionens forsikringsmægler kan der ske følgende: Skaden bliver afvist, eller Anmeldelsen bliver sendt tilbage med anmodning om flere oplysninger Svarene på spørgsmålene om: På hvilken måde skete ulykken, Med hvilket redskab, maskine eller byrde skete skaden, Skadens art og Skadet legemsdel vælges fra lister, hvor du kan vælge mellem meget præcise alternativer. 10
6. Forsikring Du skal altid anmelde ulykken til regionens forsikringsselskab. Derfor skal du trykke Ja til spørgsmålet Skal ulykken anmeldes til arbejdsgivers forsikringsselskab/arbejdsskadestyrelsen med henblik på vurdering efter arbejdsskadeloven?. Det er vigtigt at bemærke, at hvis der vælges Ja gives der fuldmagt til at indhente oplysninger. Desuden skal du være opmærksom på, at man nu arbejder med begrebet stiltiende samtykke, som betyder, at den tilskadekomne ikke skal skrive under på anmeldelsen. Det tidligere indtastede forventede fravær er fortrykt men kan rettes. I feltet Forsikring skal du nu vælge policenummeret, som kommer frem ved tryk på listen. Hvis der er vidner til ulykken, anbefaler HR, at vidnernes data bliver skrevet på anmeldelsen. 11
7. Bilag Der er mulighed for at tilføje bilag f.eks. uddybende beskrivelse af ulykken, lægeerklæring, vidneudsagn eller lignende. 12
8. Godkend indsendelse Du har nu mulighed for at indsende anmeldelsen. Din brugerrolle i EASY afgør, hvad der sker, når du trykker på Indsend anmeldelse. Hvis du har rollen som udfylder i EASY, bliver anmeldelsen nu sendt til den person, som har rollen anmelder. Anmelderen har mulighed for at kvalificere udfyldelsen, inden den bliver sendt videre til Arbejdstilsynet. Hvis du har rollen som anmelder, sender du anmeldelsen til Arbejdstilsynet. I skærmbilledet til højre er der 3 muligheder: Du kan gemme det indtastede og afslutte. Den indtastede anmeldelse kan du finde igen under Søg i registreringer og anmeldelser på forsiden. Du kan slette anmeldelsen. Du kan udskrive anmeldelsen. Du bør dog vente med at udskrive anmeldelsen til anmeldelsen er sendt, da den så vil være påtegnet, at den er anmeldt. Der udskrives automatisk 2 eksemplarer, 1 eksemplar til skadelidte samt 1 eksemplar, som også indeholder en side til brug for beskrivelse af intern undersøgelse af ulykken. Siden skal anvendes i forbindelse med intern undersøgelse og eventuel orientering videre i sikkerhedssystemet i overensstemmelse med de fastlagte retningslinjer. 13
Afslutning Hvis du oplever problemer med EASY, kan få hjælp ved at kontakte EASY support på easy@ask.dk eller 7080 8560 Din lokale administrator 14