Vejledning elektronisk indberetning af arbejdsulykker. Kom godt i gang med at anmelde arbejdsulykker i A-skade

Transkript

1 Vejledning elektronisk indberetning af arbejdsulykker Kom godt i gang med at anmelde arbejdsulykker i A-skade Senest revideret: Oktober 2012

2 Indholdsfortegnelse Forord... 4 Administratorer:... 5 Adgang til systemet... 6 Første gang du logger på systemet... 8 Roller i A-skade... 8 Sagsgang - hvem gør hvad?:... 8 Indgangsbillede Opret en sag Valg af sagstype Oprettelse af sagstype 1 Ulykke Skift status Sagsoversigt Sagshåndtering Vis sag sagstype 1: Ulykke Skift status Bemærk Rediger Skift afdeling Easy Udskriv Handlingsplan: Fanebladet - Analyse til forebyggelse af arbejdsulykker Handlingsplan Side 2 af 19

3 Forord Denne vejledning er en guide til dig, der skal udfylde anmeldelser af arbejdsulykker eller registrere nærvedhændelser m.m. Vejledningen giver den grundlæggende viden, der er nødvendig for at oprette og arbejde med sager/anmeldelser. I denne vejledning vil anmeldelserne blive beskrevet som sager. Systemet rummer mange andre muligheder end beskrevet i denne vejledning. Vejledningen vil derfor løbende blive opdateret og udvidet. Har du forslag til forbedringer og supplementer, er du altid velkommen til at skrive til Mikael Rolle,, mr@silkeborg.dk. Den nyeste version af vejledningen vil du altid kunne finde på ZoomIN eller i Arbejdsmiljøhåndbogen på kommunens hjemmeside. Ved eventuelle tvivlsspørgsmål eller problemer kan du kontakte nedenstående administratorer. God fornøjelse med A-skade. Venlig hilsen Mikael Rolle Arbejdsmiljøkonsulent Administrator A-skade Tlf mr@silkeborg.dk Administratorer: Mikael Rolle,, mr@silkeborg.dk, tlf.: Tina Torup, SKU, TinaNoppenau.Torup@silkeborg.dk, tlf Tine B. Engemand,, TineBerg.Engemand@silkeborg.dk, Side 3 af 19

4 Adgang til systemet Adressen til systemet er: I din internet browser kan du tilføje adressen til A-skade til dine Favoritter, så du hurtigt og nemt kan få adgang til systemet, når du har behov for det. Systemet kræver brugernavn og adgangskode for at logge ind. Brugernavn og adgangskode kan fås ved henvendelse til: Mikael Rolle,, mr@silkeborg.dk, tlf.: eller Tina Torup, SKU, TinaNoppenau.Torup@silkeborg.dk, tlf Tine B. Engemand,, TineBerg.Engemand@silkeborg.dk, Side 4 af 19

5 Første gang du logger på systemet Første gang du logger på systemet, skal du ændre det engangskodeord, du har fået i forbindelse med oprettelsen. Den nye kode skal indeholde: 8 karakterer heraf mindst 1 stort bogstav, mindst 1 lille bogstav og mindst 1 tal. Roller i A-skade Indberetter: - Kan f.eks. være arbejdsleder, arbejdsmiljørepræsentant eller sekretær. - Sørger for at oprette og udfylde sager samt registreringer. - Har adgang til at se sager på eget og eventuelt underliggende niveauer. Herudover er der roller som besvarer, superbruger, ressourceperson m.fl. Deres roller vil blive beskrevet i den kommende tid. Sagsgang - hvem gør hvad?: Indberetteren skal sammen med skadelidte udfylde alle punkter vedr. selve arbejdsulykken og analyse til forebyggelse af arbejdsulykker. Arbejdsmiljøgruppen vurderer om ulykken giver anledning til oprettelse af handlingsplan. Arbejdsmiljøgruppen orienterer MEDudvalg/medarbejdere om ulykken, og resultatet af undersøgelser, igangsætning af handlingsplaner m.v. Skadeanmeldelsen starter altid som arbejdsmiljøgruppens kladde. Når indberetteren er færdig med selve skadeanmeldelsen, skal der skiftes status fra kladde til ny sag. Herefter følger Forsikringsteamet op på sagen, og foretager sagsbehandling i forhold til anmeldelse i EASY, forsikringsbehandling m.v. Forsikringsteamet kan kontaktes i forbindelse med forsikringstekniske spørgsmål: Tove Grølsted Thomsen, tlf , Henriette Bang: tlf , Mail: forsikring@silkeborgkommune.dk Side 5 af 19

6 Indgangsbillede På indgangsbilledet kan du se forskellige faner, afhængig af hvilke rettigheder du er udstyret med. Indberettere kan som minimum se: Det røde faneblad: A-skade Det grønne faneblad: Handlingsplan Udover A-Skade og Handlingsplaner kommer der andre faner, efterhånden som systemet udbygges, og du får brug for andre funktioner. I bjælken under fanebladet A-skade er der mulighed for at vælge. Sager Her finder du Sagsoversigt og Opret sag. Læs uddybende forklaringer senere i denne vejledning. Rapporter Her kan trækkes standard rapporter/statistik over de ulykker, du har adgang til at se. Denne funktion vil ikke blive beskrevet i denne vejledning. Nyheder Genvej til Nyheder fra Administrator. Log ud Her logger du af systemet. Disse ikoner er genveje, hvis der er sider du ofte benytter. Klik på for at tilføje en favorit. Klik på for at vise Mine favoritter. Side 6 af 19

7 Indgangsbilledet er inddelt i 4 felter. Seneste sager: De seneste oprettede sager, som er foretaget i din organisation/afdeling/institution. Nyheder: Her vil komme nyheder fra Administrator. Genvej til denne boks - bjælken øverst. Påmindelse: Hvis du har oprettet en Fremtage Dato på en sag, vil den fremgå her. Påmindelsesfunktionen kan minde dig om, at der er noget på sagen, du skal forholde dig til på en bestemt dato. Ulykkesbarometer: En graf over udviklingen i antallet af anmeldelsespligtige ulykker, som du har adgang til at se. Her vil komme nyheder fra Administrator. Side 7 af 19

8 Opret en sag En sag er en mappe, hvor alle oplysninger om arbejdsulykken er gemt. Sagen indeholder blandt andet anmeldelse, undersøgelse af hændelsesforløb, henvisning til handlingsplaner og eventuelle bilag. Når du skal oprette en ny sag, klik på fanebladet A-Skade, hold musen over Sager og klik på Opret sag. Herefter fremkommer nedenstående skærmbillede. En sag oprettes i det øjeblik du klikker Opret sag. Det betyder at, hvis du fortryder og forlader den nye sag uden at indtaste oplysninger, vil der være oprettet en tom sag. Du skal have en administrator til slette den fejloprettede sag. Side 8 af 19

9 Valg af sagstype Sagstype: 1 Ulykke En arbejdsulykke er en personskade, der er forårsaget af en hændelse eller en påvirkning, der sker pludseligt eller inden for 5 dage, (Arbejdsskadelovens 6.) Når Arbejdsskadestyrelsen modtager en anmeldelse ser de nøje på, om den hændelse, som beskrives i anmeldelsen, er egnet til at udløse den skade, som kan konstateres umiddelbart eller ved lægelig diagnose. Hvis der kan svares ja til mindst ét af nedenstående punkter vælges sagstype 1 ulykke. Fravær udover tilskadekomst dagen Krav om erstatning til dækning af udgifter til lægeordineret medicin eller behandling Alvorlige fysiske skader eller brud Alvorlige psykiske påvirkninger, (voldelige episoder, trusler m.v.) Fysiske påvirkninger Forsikringsteamet anmelder ulykken til EASY og foretager forsikringsbehandling. Efterfølgende vil skadelidte modtage bekræftelse fra enten Forsikringsteamet eller fra administrationsselskabet. Sagstype: 2 Utilsigtede hændelser/nærved ulykke En nærved ulykke er en hændelse, der kunne have udviklet sig til en arbejdsulykke, men hvor der ikke sker noget med medarbejderen. Nærved ulykker er kendetegnet ved, at det ofte er held, der gør, at der ikke sker en arbejdsulykke. (Farlig situation) Eksempler på nærved ulykker kan være: - en medarbejder der taber et stykke værktøj og var lige ved at få det over tæerne, - en kasse der falder ned af en hylde, uden at der er personer der rammes, - at man ser et hul i asfalten på parkeringspladsen, - at man er lige ved at slå hovedet op i et uhensigtsmæssigt placeret skab. En nærved ulykke kunne have udviklet sig til en arbejdsulykke, derfor giver en anmeldelse/analyse af hver nærved ulykke et godt indblik i, hvilke forhold på arbejdspladsen der kan give anledning til arbejdsulykker. Det vil ofte give idéer til, hvordan tilsvarende nærved ulykker og arbejdsulykker kan forebygges. En nærved ulykke analyseres og håndteres på samme måde som en arbejdsulykke, og kræver samme opmærksomhed af arbejdsmiljøorganisationen. Side 9 af 19

10 Oprettelse af sagstype 1 Ulykke Skadelidte: Tast medarbejdernummer (kun de 5 cifre, undlad DR foran) - klik Søg A-skade henter nu de relevante medarbejderoplysninger direkte fra lønsystemet. Herved sikres at det er de aktuelle oplysninger der bruges i anmeldelsen. Er den tilskadekomne nyansat, kan oplysningerne mangle i lønsystemet, og grundoplysningerne skal indtastes manuelt. Hændelsesbeskrivelse Side 10 af 19

11 Ulykkedato: Skriv datoen: dd-mm-åååå eller klik og vælg dato i kalenderen. Tidspunkt: Klik og vælg det nærmeste skadestidspunkt. Teknikkode: Klik og vælg en hovedgruppe og en undergruppe ved at klikke på hvorefter der fremkommer drop down menu med valgmuligheder Beskriv hændelsesforløb: Beskrivelsen af hændelsesforløbet er en beskrivelse af den faktiske hændelse: - Hvilken handling udførte tilskadekomne? - Hvilken hændelse førte til skaden? - På hvilken måde skete skaden? - Hvilke fysiske / psykiske konsekvenser havde ulykken? - Er der krav om erstatning til eventuelle udgifter (max 2000 anslag). Hændelse, Legemsdel og Skadearts Kode Vælg oplysning/kode ved at klikke, hvorefter der fremkommer drop down menu med valgmuligheder. Klik for at folde hierarkiet ud. Klik på den ønskede beskrivelse/årsag. Følgevirkninger: Vælg Varighed af fravær - klik og vælg et interval, som passer med det fravær, du har kendskab til eller umiddelbart forventer der vil være. Side 11 af 19

12 Ulykkessted hvis ulykken ikke skete på fast arbejdssted Hvis ulykken er sket udenfor det normale faste arbejdssted, skal ulykkesstedet angives. Har der været kontakt til det offentlige behandlingssystem? Her angives hvis der har været kontakt til læge, sygehus, skadestue, tandlæge el.l. Forventes der udgifter til behandling? Her angives om der forventes udgifter til behandling, f.eks. medicin, fysioterapi el.l. Alle felter med * SKAL udfyldes. Når de sidste felter er udfyldt, skal du klikke Gem nederst på siden. Sagen er nu gemt, og du kan fortsætte med at rette eller tilføje i anmeldelsen. Når du ikke har flere rettelser eller tilføjelser til anmeldelsen, skal du klikke på Gem/Vis, hvorefter sagen bliver gemt og vist som skrivebeskyttet. Når du er helt færdig med at indtaste oplysninger til selve skadeanmeldelsen, skal du ændre status på sagen, så Forsikring og Risikostyring kan overtage den videresagsbehandling. Skift status Klik på ikonet Skift status. Klik og vælg Ny sag klik herefter Skift status. Sagsstatus er nu ændret til Ny sag, hvilket viser, at sagen er anmeldt til Forsikring og Risikostyring. Side 12 af 19

13 Sagen er nu oprettet, og den efterfølgende sagshåndtering kan starte. Side 13 af 19

14 Sagsoversigt Her kan man få et samlet overblik over alle anmeldte sager inden for egen og underliggende afdelinger Kladde 1. Ulykke Sagen er endnu ikke sendt til EASY Ny sag Overført fra EASY. (Alle sager frem til 15. april 2011, er importeret i A-Skade 2. Utilsigtet hændelse Sagen er sendt til EASY Side 14 af 19

15 Sagshåndtering Vis sag sagstype 1: Ulykke Fremtage Dato: Som tidligere beskrevet, er det her sagen kan påføres en Fremtage Dato. Nu hvor sagen er gemt, er den registreret i systemet. Denne status bliver sagen ved med at have, indtil du ændrer status på sagen. Skift status Klik på ikonet Skift status. Når sange skal ændres fra kladde til Ny sag. Skal ske når man er færdig med at beskrive selve skaden. Herved overgår skadebehandlingen til Forsikringsteamet. Er beskrevet tidligere. Bemærk her kan tilføjes interne bemærkninger vedr. hændelsen Rediger giver mulighed for at redigere i anmeldelsen og analysen af ulykken. Side 15 af 19

16 Skift afdeling hvis man er indberetter for flere afdelinger eller institutioner, kan man tildele sagen til den afdeling hvor hændelsen reelt er sket. Easy Denne funktion har du som indberetter ikke adgang til. Det er en funktion der er forbeholdt Forsikringsteamet. Udskriv Sagen udskrives i PDF-format og kan udskrives på normal printer, eller man kan tilføje adresser og sende sagen med de valgte bilag videre til skadelidte, eller andre relevante parter. Side 16 af 19

17 Handlingsplan: Når man skal oprette en handlingsplan som følge af en arbejdsskade trykkes på ikonet Ny relation. Se senere i denne vejledning. Fanebladet - Analyse til forebyggelse af arbejdsulykker Nu skal arbejdsmiljøgruppen i samarbejde med skadelidte gennemgå hændelsen, og analysere hvad der er sket, og hvordan det kunne gå galt. Arbejdsmiljøorganisationen skal foretage den nødvendige analyse og håndtering af selve hændelsen i egen organisation, for at forebygge gentagelse. Man skal sikre at læring af hændelsen spredes til resten af organisationen, hvor det er relevant. Resultatet af den interne undersøgelse skal følge umiddelbart efter selve anmeldelsen af hændelsen Oplysningerne på skadelidte overføres automatisk fra skadesanmeldelsen. Man skal reflektere over hvilke forhold der er i omgivelserne og i selve arbejdssituationen, eller andre ting der kan have indflydelse på at hændelsen udvikler sig Side 17 af 19

18 Når der afdækkes problemer eller andre ting der skal løses, skal der oprettes en handlingsplan for løsning af problemet. (Særskilt beskrivelse af oprettelse af handlingsplaner se senere!) Det skrives i blanketten hvornår arbejdsmiljøgruppen har behandlet hændelsen, og hvornår MED-udvalget har behandlet hændelsen. Handlingsplan Når man har analyseret hændelsen, og konstateret at der skal udarbejdes en handlingsplan i forbindelse med den videre løsning af problemet, har SafetyNet en funktion til styring af handlingsplaner m.v. Side 18 af 19

19 Tryk på ikonet: Ny relation: Nedenstående vindue åbnes. Tryk på handlingsplan Du føres nu automatisk over i handlingsplanmodulet, hvor de kan udarbejde en handlingsplan med løsningsforslag på både kort og lang sigt, samt hvordan opfølgningen skal foregå. På alle tre faser, kan man godkende indsatsen, når den er gennemført. Dette er med til at give overblik over igangsatte aktiviteter. Overskriften overføres automatisk fra arbejdsskadeanmeldelsen., men bør suppleres med et par stikord om hændelsen. Problemformuleringen beskriver hvad det er man skal forholde sig til og løse. Løsningsforslagene på kort og lang sigt afspejler hvilke muligheder der kan og skal vælges. Der kan være situationer hvor løsningen på kort sigt også er den endelige løsning. Så noteres det, og sagen afsluttes Løsningsansvarlig person skal angives. Det angives hvornår der er deadline og hvornår løsningen er gennemført og godkendt. Der kan tilføjes andre bilag til handlingsplanen, supplerende beskrivelser, billeder el.l. Side 19 af 19