Frivillighåndbog Kom godt i gang med lokalforening

Frivillighåndbog Kom godt i gang med lokalforening

Indhold Velkommen til Fonden Mødrehjælpen... 2 Opstart af lokalforening... 2 Vedtægter... 2 Aktiviteter og genbrugsbutik... 2 Startkapital... 2 CVR. nr.... 2 Oprettelse af NemKonto i banken... 3 Tavshedserklæring... 3 Børneattest... 3 Forsikringer... 4 Hjemmeside og webmail... 4 Materialer og designguide... 4 Pressekontakt... 4 Hvad siger loven om frivilligt arbejde?... 5 Når brugerne søger råd... 5 Bilag 1: Tavshedserklæring... 6 Bilag 2: Forsikringsforhold for frivillige... 7 Bilag 3: Frivilligt arbejde for efterløns- og dagpengemodtagere... 8 1

Velkommen til Fonden Mødrehjælpen Vi har i Frivilligafdelingen lavet en lille huskeliste, som kan bruges, når I som ny lokalforening er godkendt af Hovedbestyrelsen, stiftet og har nedsat en bestyrelse. Opstart af lokalforening sker altid i tæt samarbejde med frivilligkonsulenten, som hjælper med til at få et godt fundament at bygge foreningen op på. Opstart af lokalforening Et væsentligt mål i Mødrehjælpen er at udvikle et landsdækkende netværk af lokalforeninger, som har til formål at støtte enlige forsørgere, gravide og børnefamilier i lokalområdet via etablering af genbrugsbutikker og aktiviteter i overensstemmelse med Mødrehjælpens formålsbestemmelse. Lokalforeningerne støtter endvidere Mødrehjælpens landsdækkende arbejde. Lokalforeningens arbejde er med til at styrke Mødrehjælpens position som en stærk, kompetent og landsdækkende organisation for enlige forsørgere, gravide og børnefamilier i Danmark. Lokalforeningerne består af frivillige, der har organiseret sig og er en vigtig del af Mødrehjælpens demokratiske struktur. Når lokalforeningen oprettes, nedsættes derfor en bestyrelse. Det er bestyrelsens opgave at planlægge og gennemføre aktiviteter i henhold til Mødrehjælpens formål og inden for lokalforeningens vedtægter. Lokalforeningerne arbejder overordnet med at iværksætte lokale aktiviteter at øge Mødrehjælpens synlighed lokalt at samle penge ind til Mødrehjælpens arbejde at opnå lokalpolitisk indflydelse Vedtægter Lokalforeningen bestemmer selv, hvilke aktiviteter og arrangementer der sættes i gang, så længe det sker i henhold til Mødrehjælpens formål og inden for lokalforeningens vedtægter, som kan findes opdateret på www.moedrehjaelpen.dk. Aktiviteter og genbrugsbutik En væsentlig del af lokalforeningens formål er at udbyde aktiviteter til Mødrehjælpens målgruppe. Det vil sige, at bestyrelsens arbejde går ud på at udvikle aktiviteter samt at føre dem ud i livet. Udover diverse arrangementer for brugerne kan det også være aktiviteter som hvervning af medlemmer og frivillige samt arbejde for medieomtale og igangsættelse af debatter lokalt. For at kunne finansiere disse aktiviteter arbejder lokalforeningen med lokal fundraising og nogle lokalforeninger vælger at drive en genbrugsbutik, der kan fungere som lokalforeningens økonomiske grundlag. Startkapital Ved etablering af en lokalforening tildeles foreningen en startkapital på kr. 5000. Hertil skal der oprettes en bankkonto (i form af en NemKonto) og et CVR. nr. Oprettelse af NemKonto kan først ske, når lokalforeningen har modtaget et CVR. nr. CVR. nr. For at få et CVR-nummer skal lokalforeningen registreres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: https://www.virk.dk/myndigheder/stat/erst/start-virksomhed. Her skal man logge ind med en digital signatur eller NemID. I skal registreres som frivillig forening: Branchekoden 94.99.00 Andre organisationer og foreninger. Virksomhedsform 110 Forening. Der skal anmelde B-indkomstoplysninger. Sporadisk angivelse. 2

Vi anbefaler, at man registrerer Der skal anmelde B-indkomstoplysninger, da I i visse situationer kan få brug for at anmelde B-indkomst, f.eks. til kunstner og lign. Opret jer under foreningsnavnet: Mødrehjælpens lokalforening [By/Kommune navn] f.eks. Mødrehjælpens lokalforening Odense. Registreringsblanketten skal vedlægges lokalforeningens vedtægter og referat fra seneste generalforsamling. Det er gratis for foreninger at registrere sig. Når lokalforeningen er registreret ved Erhvervsstyrelsen, modtages efterfølgende et CVR. nr. Oprettelse af NemKonto i banken I forbindelse med oprettelsen af lokalforeningen skal der åbnes en NemKonto. Når CVR nummeret er modtaget, henvender man sig til et pengeinstitut for oprettelse af en NemKonto for foreninger. Det kræver, at man bestiller et møde i sin lokale bankfilial, og at minimum formanden møder op med et referat af den senest afholdte generalforsamling. Det anbefales af både formanden og kassereren har adgang til kontoen. Det kan gøres på to måder: 1. Alenefuldmagter - her kræves kun én af de to underskrifter for at få adgang til kontoen 2. To-i-forening - her kræves begges underskrift for at få adgang til kontoen, dog kan man med hjælp fra banken producere nogle standardfuldmagter, der i fravær kan tjene som den fraværendes underskrift Formanden for lokalforeningen vil altid stå som bankens kontaktperson. Kontoudskrifterne kan dog godt sendes til en anden, eksempelvis kassereren. Læs mere om reglerne for NemKonto og foreninger via dette link: http://www.nemkonto.dk/da/virksomhed/nemkonto-for-virksomheder/foreninger-og-nemkonto. Tavshedserklæring I Mødrehjælpen er der tavshedspligt, og alle nye skal underskrive en tavshedserklæring, da I som repræsentanter for Mødrehjælpen indimellem hører følsomme oplysninger om andre mennesker. Tavshedserklæringen udleveres af frivilligkonsulenten, og der ligger også et eksemplar bagerst i denne mappe (bilag 1). Børneattest For frivillige, der har eller har mulighed for at opnå direkte kontakt med børn og unge under 15 år, skal der indhentes børneattest. Det er derfor gængs praksis i Mødrehjælpen at indhente børneattest på frivillige, der gennemfører aktiviteter, hvor børn deltager eller kan være til stede. Dette er uanset, om der er flere frivillige til stede ved aktiviteten eller om barnets forældre er til stede. Det gælder derfor både for frivillige, der deltager i aktiviteter, hvor familier hjælpes i deres hjem og for frivillige, der tager på sommerlejr, udflugter eller laver andre aktiviteter for børn og deres forældre. Eneste undtagelser, hvor der ikke behøves at indhentes børneattest, er frivillige, der udelukkende står i butik og ikke er engageret i andre aktiviteter i lokalforeningen eller frivillige, som udelukkende laver aktiviteter, hvor der deltager voksne og ingen børn. Det er to muligheder for at indhente børneattest: Skriftligt: Børneattesten rekvireres enten hos politiet eller hentes på nettet via følgende link www.politi.dk/da/borgerservice/blanketter/. Blanketten udfyldes og indsendes til politiet (adressen står på blanketten). Den frivillige skal selv udfylde feltet samtykkeerklæring. Efter indsendelse udsteder Rigspolitiet børneattesten, som sendes til lokalforeningen. 3

Digitalt: Ansøg digitalt via dette link: https://dsa.politi.dk/requestchild?style=politidk. Det er muligt at ansøge om børneattester for flere personer på en gang. Lokalforeningen skal bruge de frivilliges fulde navn og personnummer for at udfylde børneattesten digitalt. Herefter modtager de frivillige en anmodning om sammentykke i deres digitale postkasse, som de skal besvare. Når den frivillige hat givet samtykke sender Rigspolitiet børneattesten til lokalforeningens digitale postkasse. Børneattesten skal opbevares fortroligt. Vær opmærksom på at børneattester jævnligt skal fornyes. Forsikringer Der er tegnet en række fælles forsikringer, som frivillige i Mødrehjælpen er dækket af. Det gælder lovpligtig arbejdsskadeforsikring, erhvervsansvarsforsikring, løsøreforsikring og bestyrelsesansvarsforsikring. Se bilag 2 for uddybelse af dækningerne i forsikringerne. Ved spørgsmål ang. forsikringer kontaktes juridisk konsulent Trine Rørdam på telefon 33 45 86 29 eller e- mail: tro@moedrehjaelpen.dk Hjemmeside og webmail Hver lokalforening er repræsenteret på Mødrehjælpens hjemmeside. Da Mødrehjælpens brugere ofte søger information her, er det vigtigt, at den er opdateret, så åbningstider, adresser, udbud af aktiviteter og stillingsopslag er tidssvarende. Rettelser til hjemmesiden kan indsendes til sekretæren for frivilligafdelingen, der vil implementere rettelserne. Hver lokalforening får ligeledes tildelt en mailadresse igennem Mødrehjælpen. Mailen tilgås via Mødrehjælpens webmail: https://mail.moedrehjaelpen.dk. Mailadresse og information ang. login fås gennem frivilligkonsulenten. Materialer og designguide Mødrehjælpen har udarbejdet en designguide med retningslinjer for brug af farver, skrifttype, logo mv. Dette er for at sikre sammenhæng og genkendelighed på tværs af Mødrehjælpens forskellige indsatser, herunder også mellem Fonden Mødrehjælpen og Mødrehjælpens lokalforeninger. På Mødrehjælpens hjemmeside www.moedrehjaelpen.dk/materialer-til-frivillige, findes designguiden og diverse skabeloner udarbejdelse af fx foldere/plakater/opslag mv. Her ligger også diverse illustrationer samt Mødrehjælpens og lokalforeningens logo. Pressekontakt Lad altid den første kontakt til pressen gå gennem frivilligkonsulenterne, som har erfaring med, hvad der er godt at skrive/sige. Det er også godt at få gennemlæst andet skriftligt materiale af konsulenten, inden det sendes ud/hænges op. Se også værktøjsmappen Pressehåndtering. Henvender pressen sig med spørgsmål af fx socialpolitisk karakter, henvises de til Mødrehjælpens kommunikationsafdeling, da det altid er direktøren, som udtaler sig på Mødrehjælpens vegne. 4

Hvad siger loven om frivilligt arbejde? Når man udfører frivilligt, ulønnet arbejde er der nogle regler, som det er gode at kende. Der gælder særlige regler for frivillige som er på efterløn eller modtager dagpenge. Bilag 3 Frivilligt arbejde for efterløns- og dagpengemodtagere fortæller om reglerne for, hvor meget frivillige må arbejde, samtidig med at de modtager en af disse ydelser. Du kan også gå ind på hjemmesiden www.frivillighed.dk og læse mere om regler for frivilligt arbejde. På Arbejdstilsynets hjemmeside kan du hele tiden finde de opdaterede retningslinjer, som gælder for frivilliges arbejdsmiljø http://arbejdstilsynet.dk/da/andre-arbejdsmiljoemner/frivilliges-arbejdsmiljo.aspx Hvis du er i tvivl om reglerne for det frivillige arbejde, du udfører i Mødrehjælpen, eller hvis du har andre spørgsmål, kan du altid kontakte din a-kasse. Når brugerne søger råd Det kan sagtens hænde, at man som formand, bestyrelsesmedlem eller frivillig i en lokalforening bliver kontaktet af mennesker, der søger hjælp og rådgivning hos Mødrehjælpen. Lokalforeningernes opgave er i sådanne tilfælde at henvise til Mødrehjælpens landsdækkende telefon- og chatrådgivning eller et af de fysiske rådgivningshuse i Aarhus, Aalborg, Odense og København. Telefonrådgivningen, Familielinjen, har telefonnummeret 70 11 12 12 Chat-rådgivningen tilgås via hjemmesiden www.moedrehjaelpen.dk/chat 5

Bilag 1: Tavshedserklæring Erklæring for frivillige Aftale mellem Navn: Adresse: Postnr. og by: Telefon: og Fonden Mødrehjælpen Undertegnede er frivillig i Mødrehjælpen med virke som i Mødrehjælpens lokalforening i. Under arbejdet i Mødrehjælpen og efter arbejdets ophør har jeg absolut og ufravigelig tavshedspligt omkring arbejdets indhold. Dette er en overordnet faglig og etisk målsætning for hele Mødrehjælpens virke, og henvendelser til offentlige myndigheder, sundhedsvæsen, presse mv., må aldrig ske i arbejdet med Mødrehjælpens brugere uden deres skriftlige samtykke. Samarbejdet med medier, presse mv. indgås kun efter accept af Frivilligafdelingen. Jeg er indforstået med, at brud på tavshedspligten medfører, at jeg må ophøre med at arbejde i Mødrehjælpen med øjeblikkelig varsel. Dato: Underskrift: 6

Bilag 2: Forsikringsforhold for frivillige Oversigt over forsikringer i Fonden Mødrehjælpen af relevans for Frivilligafdelingen. Lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Forsikringen dækker alle lønnede, frivillige, fastansatte eller tidsbegrænset ansatte i Mødrehjælpen, når der er tale om ulykke eller sygdom, der er en følge af arbejdet eller de forhold, det er foregået under. Ulykker skal anmeldes til Erhvervsansvarsforsikring. Forsikringen dækker det ansvar, som ansatte, frivillige, fastansatte eller tidsbegrænset ansatte under udøvelsen af deres arbejde kan pådrage sig. Forsikringen er udvidet til at dække ansattes udearbejde i form af udflugter og lignende med brugere, ligesom den er udvidet til at dække brugernes ansvar, når de deltager i Mødrehjælpens aktiviteter, og der sker en skade på tredjemands ejendele. Omfattet er aktiviteter, der naturligt hører hjemme under Mødrehjælpens arbejde og som er underlagt en egentlig instruktion (rådgivning og hjælp til sårbare familier der er tale om en bred definition, hvorfor det er vigtigt at kontakte Mødrehjælpens administration, såfremt man ønsker at tilbyde en ny aktivitet, der ikke hidtil har været i kataloget, da man udvider risikoen for forsikringsselskabet). Brugernes egen personskade er ikke dækket, hvorfor det er vigtigt, at de selv har tegnet en ulykkesforsikring. Løsøreforsikring. Forsikringen dækker lokalforeninger og fondsbutikker ved brand, tyveri, vand og kortslutning. Dækningsstedet er lokalforeningen eller fondsbutikkens adresse. Det er derfor vigtigt at meddele Mødrehjælpens administration flytning eller oprettelse af ny lokation. På begæring er der tegnet glasforsikring for enkelte butikker ud fra en vurdering af risikoen for vindueshærværk på højeksponerede adresser. Ved akut behov for skadeshjælp kan man ringe til 70 13 79 13 hele døgnet. Bestyrelsesansvarsforsikring. Forsikringen dækker kreditors krav på erstatning mod nuværende, tidligere og fremtidige medlemmer af bestyrelsen som følge af formuetab. Kravet er opstået på baggrund af en beslutning bestyrelsen har truffet, eller har undladt at træffe, og dette har medført et tab. Da forsikringen dækker alle krav, der rejses mod bestyrelsen berettiget eller uberettiget indestår forsikringen på denne måde en egentlig sagsbehandling, før det besluttes, om man vil afvise kravet eller imødekomme det. Herved spares udgifter til advokater til vurdering af kravet. Juni 2015/ Trine Rørdam 7

Bilag 3: Frivilligt arbejde for efterløns- og dagpengemodtagere Frivilligt arbejde for efterløns- og dagpengemodtagere 3 august 2015 I Mødrehjælpen, der i denne sammenhæng betragtes som en frivillig non-profit organisation, bruger vi frivillige til rigtig mange forskellige opgaver. Nogle af opgaverne ville ikke kunne udbydes som almindeligt lønarbejde, modsat andre opgaver der traditionelt betragtes som almindeligt lønarbejde. Der skelnes herved mellem aktiviteter og frivilligt ulønnet arbejde. Baggrunden er, at frivilligt ulønnet arbejde ikke må tage arbejdet fra personer på almindelige løn- og arbejdsvilkår, ligesom det ikke må begrænse omfanget af arbejde, der udbydes på normale lønvilkår. Hvis der er tale om arbejde defineret som aktiviteter, er der ingen begrænsninger på, hvor mange timer man må lægge i den frivillige organisation. Hvis der derimod er tale arbejde karakteriseret som frivilligt ulønnet arbejde, OG man modtager en af ovennævnte offentlige ydelser, er der begrænsning på, hvor mange timer man må lægge i organisationen. Det er derfor vigtigt først og fremmest at definere karakteren af det arbejde, man udfører for organisationen: er det omfattet af kategorien aktiviteter eller frivilligt ulønnet arbejde? hvis man er i tvivl om, hvilke type arbejde man udfører, er det en god hovedregel, at hvis der er lønnede medarbejdere i organisationen, der i dag eller på sigt udfører det arbejde, de frivillige skal udføre, er der tale om frivilligt ulønnet arbejde og ikke arbejde, der er karakteriseret som aktiviteter. Aktiviteter: defineres som arbejde, der udføres frivilligt og ulønnet for humanitære organisationer (uden profit-formål), og som ikke kan udbydes som almindeligt lønarbejde. Herunder hører: Almindelige forefaldende aktiviteter i sociale cafeer og væresteder så som servering, kaffebrygning, hyggelig samtale med brugerne, og deltagelse i madlavning. Ekspedition og tøjsortering i genbrugsbutikker Besøgsven, hjælpe med indkøb eller andre aktiviteter, bedstemor-ordning Pengeindsamling til organisationer Lettere omsorgsopgaver i form af aflastning af pårørende til syge i eget hjem Rådgivning, der ikke fordrer en særlig uddannelse Som man kan læse af ovenstående liste, der ikke er udtømmende, hører langt de fleste aktiviteter i Mødrehjælpen under disse aktiviteter, der ikke kan udbydes som almindeligt lønarbejde. Det betyder, at der ikke er begrænsning på, hvor mange timer man må arbejde i organisationen, selvom man modtager arbejdsløshedsdagpenge eller efterløn. Frivilligt ulønnet arbejde: defineres som arbejde, der kan udbydes som almindeligt lønarbejde i en humanitær organisation (uden profit-formål), men som den frivillige udfører ulønnet. 8

Herunder hører: Faglig rådgivning af socialrådgivere, psykologer, jurister, jordemødre og andre fagpersoner Egentlig pleje af ældre, syge eller handicappede (kræver også et særlig faglig kendskab) Vedligeholdelsesopgaver, der kræver særlig autorisation (elektriker, vvs mv.), men også daglig rengøring, større malerarbejder osv. Denne liste er heller ikke udtømmende. Hvis man udfører nogle af disse typer arbejde OG er på efterløn eller arbejdsløshedsdagpenge, må man kun arbejde i op til 15 timer om ugen ulønnet. 1 Det betyder, at hvis man ikke modtager en af de nævnte offentlige ydelser, må man gerne tilbyde sin arbejdskraft i mere end 15 timer om ugen. Det er den enkelte frivilliges A-kasse, der skal tage stilling til den enkeltes frivillige arbejde. For at undgå at de frivillige medarbejdere kommer i konflikt med reglerne om arbejdsløshedsforsikring, arbejdsløshedsdagpenge samt efterløn, bør de forskellige fondsbutikker og lokalforeninger fortælle de frivillige, at såfremt de er på efterløn eller arbejdsløshedsdagpenge, er der i visse tilfælde nogle begrænsninger på, hvor mange timer de må arbejde i Mødrehjælpen. En overtrædelse af reglerne kan nemlig betyde, at man trækkes i ydelse for timer ud over 15 timer om ugen. Men som tidligere nævnt vil arbejdet i f.eks. en genbrugsbutik ikke medføre begrænsninger i, hvor mange timer man kan arbejde. /Trine Rørdam Juridisk konsulent 1 Folketinget under den tidligere Regering vedtog, at man i en forsøgsperiode på to år skal kunne udføre frivilligt, ulønnet arbejde i op til 15 timer om ugen i organisationer som Mødrehjælpens lokalforeninger og butikker, uden at det medfører fradrag. Der har tidligere været en grænse på op til fire timer om ugen. Ændringen betyder, at personer, der ønsker at være frivillige i regi af Mødrehjælpen, fra den 23. marts 2015 kan udføre frivilligt, ulønnet arbejde i op til 15 timer om ugen, uden at de får fradrag i deres dagpenge eller deres efterløn. Resten af arbejdet medfører fradrag. 9