Referat af institutledermøde onsdag den 4. juni 2008

Til institutlederne Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Tlf. 9940 9940 Fax 9815 2201 www.aau.dk Sagsbehandler Susanne Tjørnelund Meisner Tlf. 9940 9728 stm@adm.aau.dk 26. juni 2008 J.nr.: 2008-021/01-0041 Referat af institutledermøde onsdag den 4. juni 2008 1. Orientering fra rektor Bibeskæftigelsesreglerne er færdigbehandlet. Der er givet en orientering på et medarbejdermøde den 30. maj 2008. Man har pligt til at indberette/meddele til sin leder, hvorefter det er leder og medarbejder, som taler igennem og finder ud af, om det giver anledning til problematikker. Hovedpointen er, at den ansatte ikke kan fralægge sig ansvaret efter at have indberettet evt. bibeskæftigelse. Ansatte skal selv vurdere, om det giver anledning til problemer. I et brev til UBST har AAU bekræftet, at det kan lade sig gøre at uddanne to-fags gymnasielærere på 5 år. Der skal være mulighed for at supplere ved skift mellem fakulteter, og der skal desuden være mulighed for at indpasse et tværfagligt projekt. Der afventes nu svar fra ministeriet. Indtil da ændres studieordningerne ikke. Der etableres en pris til bedste speciale. Roblon Fonden sponserer prisen, som skal være på 100.000,- og gå til en kandidat eller ph.d., der har skrevet et innovativt speciale/afhandling på et meget højt niveau. Utzon Centret er nu åbnet. AAU har samtidigt fået accept fra Utzon familien til at anvende navnet til et Utzon College, som omfatter uddannelserne indenfor kunst, arkitektur og design. Der er indgået aftale med AaB og Elite Sport Aalborg om etablering af en ordning for elitesportsudøvere. Ordningen skal gøre det muligt at tilrettelægge et studie for sportsudøvere. AaB giver i startfasen støtte til, at der bliver ansat en koordinator i Studieforvaltningen. Koordinatoren forventes på sigt betalt af sponsorer. Der vil også blive mulighed for at bruge kendte AaB ere som trænere på idrætsuddannelsen og som blikfang i reklamekampagner. AAU s egen eliteuddannelse opnåede ikke ekstra taxameter-midler via globaliseringsmidlerne. Der er lovning på, at forligsparterne samles inden sommerferien således, at kriterierne for tildeling af resten af globaliseringsmidlerne rammer mere bredt. AAU har haft besøg af Scott Barge fra Harvard School of Education i forhold til at få opstillet kriterier for AAU s PBL model. Herefter skal kriterierne igennem en international akkrediteringsinstitution. Vedrørende adgangskursus bliver der et øget behov for, at de studerende tager supplerende kurser i forhold til de øgede adgangskrav. Vi har dog problemer med UVM, der ønsker at indskrænke vores adgangskursus. AAU har fået påvirket Dansk Industri således, at man har fået ministeriets accept til, at AAU må udbyde supplering til ingeniøruddannelsen. Det er vigtigt, hvordan afgørelsen

falder ud, da der er erfaring for, at de som går på AAU s egne adgangskurser også efterfølgende fortsætter på universitetet. Anette Lorentzen opfordrede til, at AAU får sagen clearet med gymnasierektorerne. Hensynet til målgruppen må veje tungere end hensynet til AAU, der skal derfor argumenteres i forhold til målgruppens hensyn. Basisforskningsmidlerne er ved at blive forhandlet i Folketinget. Der er nu lagt op til at basisforskningsmidlerne tildeles efter en såkaldt produktionsmodel, dvs. efter hvor meget universiteterne producerer. Det er et problem, at der er modstand mod en reel omfordeling af midler. Oprindeligt var vægtningen i modellen: 50 % uddannelse, 40 % forskning og 10 % videnspredning, men den er nu ændret til, at midlerne foreslås fordelt efter følgende vægt: 50 % forskning, 35 % uddannelse og 15 % videnspredning. Ved denne model sker kun en mindre omfordeling af midlerne, men under alle omstændigheder vil AAU opnå flere ressourcer grundet universitetets performance. AAU forsøger at påvirke beslutningsprocessen mht. en tilpasning af fordelingskriterierne, så der kan blive udarbejdet en mere hensigtsmæssig model. AAU er nummer tre i produktion af kandidater og ph.d. er kun overgået af KU og AU. Lene Lange er ansat til at forestå udvikling af forskning på INS. Lene Lange vil ligesom Birgitte Ahring blive tilknyttet Aalborg Universitets afdeling i Ballerup. Lone Møller Sørensen har opsagt sin stilling på SBi til fordel for et job i Rambøll. Thorkild Ærø er konstitueret som direktør for SBi. Jørgen Østergaard er konstitueret som leder af campus Ballerup (CIT). 1. juli vil instituttet i Esbjerg blive nedlagt og erstattet af 4 afdelinger af universitetets faglige institutter. 2. Økonomi - årsrapport 2007 og budgetprincipper 2009 FK gennemgik årsrapport 2007, som viser et overskud på 18,4 mio. kr. I forhold til sektoren som helhed ligger AAU med et efterslæb i forhold til forskningsmidler. Med den nye basisforskningsmodel skulle dette gerne blive ændret fremover. FK gennemgik ændringer, der er kommet if. med finansloven for 2008. FK gennemgik kort målopfyldelsen af AAU s udviklingskontrakt for 2006-2008, hvor der kun var to røde flag, hhv. Universitariums besøgstal og gennemførselsprocenterne. Der oprettes fire økonomicentre på hovedområderne: INS/SBi, SAMF, HUM samt ADM/ AUB/bygninger. Disse centre suppleres med kompetencecentre, der kan ligge i institutterne, hvis disse har bemanding og kompetence. Ellers kan institutterne trække på kompetencerne i økonomicentrene. Institutlederne stillede spørgsmål til, hvad ændringerne betyder for de involverede medarbejdere herunder, om de fysisk skal flyttes. FK svarede hertil, at selve implementeringen ikke ligger fast på nuværende tidspunkt, men at der skal vises hensyn til de forskellige involverede parter. EGK supplerede med, at man med den nye organisering vil opnå en kompetencesamling. Projektstyringen, som den foregår i dag, er langt fra optimal. Et stort problem er indberetningen vedr. projekter. Reglen mere end undtagelsen er, at indberetning først sker i forbindelse med årsregnskabet. Det giver afvigelser, hvilket skal forklares. En anden problematik er, at projekterne er meget forskellige og det samme er kravene. Det vil derfor være hensigtsmæssigt at samle viden og kompetence vedr. projektstyring i nogle centre, der kan varetage styringen for flere institutter. Administrationen arbejder i øvrigt på etablering af et time-registreringssystem for projekterne (bl.a. grundet krav fra EU). Side 2 af 5

Institutlederne var enige i, at der skal gøres noget ved problemerne omkring økonomistyringen. Samtidig understregede institutlederne, at der ikke er fuldt ud accept af den måde processen kører på, bl.a. at ansatte, der varetager projektstyring i dag, ikke har kendskab til de problemer revisor har påpeget. Medarbejderne stiller sig derfor uforstående overfor den proces som er sat i værk. Det blev aftalt, at Institutlederne får tilsendt en liste over de fejl og mangler, revisor har påpeget ved projektstyringen og hyppigheden af de enkelte fejl. Der har været drøftelser med Aalborg Kommune om at lave en samlet plan for opholdsarealer og de fysiske arealer for området mellem et nyt sygehus og Gigantium. Budgetmodellen i 2009 og fremover er som i 2008 med en enkelt ændring omkring TAP/annuum. 3. Orientering om AAU s nye miljøudvalg v/peter Plenge Punktet udsættes til næste møde 4. Orientering om status på samarbejdsaftale med University College Nordjylland (UCN) FK orienterede, at det er meget diskutabelt, hvorvidt man kan etablere et bredt samarbejde med den nordjyske professionshøjskole, idet UVM modarbejder planerne. Et aktuelt eksempel er, at vi i fællesskab søgte om udbud af en professionsbacheloruddannelse i offentlig administration. Ansøgningen godkendte ministeriet, men det var alene professionshøjskolen, som fik retten til at udbyde uddannelsen. Universitetet har meddelt, at AAU kun er med, hvis der bliver tale om et reelt fælles udbud. Spørgsmålet tages op i ministeriet, og der ventes svar i nærmeste fremtid. Det kan betyde, at der indenfor en årrække kan opstå et konkurrenceforhold med professionshøjskolen indenfor en række uddannelser. En anden aktuel sag er udbud af en forskningsbaseret læreruddannelse. Der er nedsat et udvalg, som ser på spørgsmålet. Der er enighed blandt universiteterne om, at såfremt uddannelsen skal være forskningsbaseret, skal universiteterne også have mulighed for selv at udbyde uddannelsen. Universiteterne er enige om, at udbud af kandidat- og masteruddannelser kun kan foregå på det enkelte universitetets egen campus. Vitus Bering er således blevet informeret om, at en planlagt kandidatuddannelse udbydes i Aalborg, hvis den ønskes gennemført. 5. Campusudvikling Jørgen Østergaard orienterede om, at campus Aalborg kommer til at mangle plads inden for det medicinske område og på energiområdet. Behovene forsøges løst ved at indgå samarbejde med private partnere om opførelse af nye bygninger. Der kan ved en sådan ordning opnås en gennemsnits husleje på 800 kr/m2. Der arbejdes også med planer om opførelsen af et nyt bibliotek. I Københavnsområdet sker der ligeledes fortsat faglig udvikling, hvorfor der arbejdes på mere permanente løsninger - igen ved opførelse af byggeri i samarbejde med private partnere. Idræt vil de to første år blive placeret i Nordkraft. Der er pt. ikke konkrete planer om etablering af nye auditorium bygninger. 6. Aalborg Universitets bestyrelsesmøde den 9.-10. juni v/ Finn Kjærsdam FK oplyste, at bestyrelsen bl.a. skal behandle den strategiske handlingsplan, der er en årlig opfølgning på vores strategi, årsrapport, budgetprincipper, økonomistyring, valg af næstformand og forslag til nyt bestyrelsesmedlem. FK orienterede om kvartalsrapporten for første halvdel 2008. FK oplyste, at der indtil videre i år har været en nettotilgang på 97 ansatte. På SAMF vil der i de kommende år ske en større udskiftning grundet alder. Side 3 af 5

AAU svarer til gennemsnittet af universiteterne i Danmark i forhold til fordeling af midler og studerende mellem HUM, SAMF og INS. 7. Eventuelt Kjeld Lang opfordrede til, at institutlederne imødekommer hans invitation til en drøftelse med ham om HR-området. Drøftelserne vil foregå hen over sommeren og målet er, at få input til en ny personalestrategi. FK oplyste, at der i direktionen foregår en drøftelse om kompetenceudvikling og tilpasning til nye arbejdsopgaver. Der er ikke planer om at nedlægge institutudvalg. Til gengæld vil man styrke de lokale samarbejdsudvalg og der etableres en tydelig arbejdsdeling mellem samarbejdsudvalg og institutudvalg. Hvor det er fornuftigt, kan man sammenlægge samarbejdsudvalg og sikkerhedsudvalg. Det forlyder, at der er ved at skabe sig en kutyme omkring udbetaling af fratrædelsesgodtgørelse, også ved frivillig fratrædelse. FK understregede, at det kun kan ske i særlige tilfælde, og kun hvis det er universitetet, der ønsker reduktion i medarbejderstaben. Side 4 af 5

Deltagere: Navn Til stede Fraværende med afbud Søren Kristiansen (1) Morten Lassen (2) Bent Dalum, (3) Henrik Halkier (4) Lars Bo Langsted (5) Peter Bak Frigaard (6) Torben Rosenørn (7) Børge Lindberg (8) Karl Brian Nielsen (9) John Johansen, CIP Annette Lorentsen (10) Christian Jantzen (11) Inger Askehave (12) Kjeld Pedersen (13) John K. Pedersen (14) Ole Thybo Thomsen (15) Kristian G. Olesen (16) E. Susanne Christensen (17) Jens-Ole Frier (18) Michael Mullins (19) Eskild Holm Nielsen (20) Kim Dremstrup (21) Erik Granum (22) Lone Møller Sørensen SBi Lene Ø. Johansen (AK) Fraværende uden afbud Stedfortræder Endvidere deltog: Finn Kjærsdam, Erik Grave Kristensen, Kjeld Lang, Preben Sørensen, Lis Kaarsberg Kring, Kristian Vagn Olesen, Ole Prehn, Lone Justesen og Susanne Tjørnelund Meisner (ref.) Side 5 af 5