14. januar 2013 BT/lt Sagsnr Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 5-12,

Transkript

1 Godkendt på bestyrelsens møde 1-13, Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tlf Fax januar 2013 BT/lt Sagsnr Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 5-12, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Ann-Hélen Bay (AHB) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Grimur Lund (GL) Birgitte Possing (BP) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Lars Arendt-Nielsen (LAN) Pirkko Liisa Raudaskoski (PLR) INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted (LR) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Jakob Mark Christoffersen (JMC) Tina Bujakewitz (TB) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam (rektor) Inger Askehave (prorektor) Peter Plenge (universitetsdirektør) Til stede Fraværende Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: Mødet sluttede kl.: Referent: Bettina Thomsen/Lene Krogh-Jørgensen Næste ordinære møde: Dekan Lone Dirckinck-Holmfeld deltog under punkt 3. Institutionsrevisorerne Michael Stenskrog og Henrik Kragh, PricewaterhouseCoopers deltog under punkt 4. Økonomichef Erik Grave Kristensen og chefkonsulent Kristian Trolle-Schultz, Økonomiafdelingen, deltog under punkt 4 og 5.

2 1. Godkendelse af dagsorden til bestyrelsens møde 5-12, Bestyrelsesformanden lukkede en del af punkt 6. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 4-12, Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. referat af møde 4-12, B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 4-12, af Referatet blev godkendt. 3. Præsentation af Det Humanistiske Fakultets udviklingsplaner Dekan Lone Dirckinck-Holmfeld (LDH) præsenterede Det Humanistiske Fakultet (HUM). HUM er vokset markant i løbet af en meget kort periode, og organisationen arbejder på en bæredygtig, smart og inkluderende vækst, hvor forskelligheder udnyttes til at skabe nytte og til at arbejde på tværs. Ifølge strategien for vil HUM bl.a. arbejde for forskning, der gør en forskel, uddannelser til tiden dvs. uddannelser, der passer til tiden såvel som lave gennemførelsestider, samt at skabe de fysiske rammer, der fremmer opnåelsen af fakultetets strategiske mål. LDH oplyste, at HUM har nogle meget markante forskningsområder, som inden for få år vil udvikle sig til såkaldte fyrtårne. Bestyrelsen bemærkede den høje arbejdsløshed for HUM-kandidater. LDH oplyste, at problemstillingen følges tæt, og at fakultetet deltager i de aktiviteter, der er nødvendige for at fremme udviklingen. Bestyrelsen takkede for oplægget og noterede sig, at HUM positionerer sig med en mere tidssvarende profil end det klassiske humaniora. Side 2 af 6

3 4. Godkendelse og underskrivelse af protokollat om forberedende revisionsarbejder 2012 (LUKKET PUNKT) Bilag: A. Sagsfremstilling B. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2012 af Henrik Kragh (HKR) gennemgik revisionsprotokollatet og bemærkede, at revisionen bl.a. har foretaget en vurdering af status på de interne forretningsgange og kontroller for en række områder. Desuden er der foretaget en nærmere gennemgang af de etablerede regnskabssystemer og interne kontroller vedr. løn og gager og generelle it-kontroller. Et uanmeldt beholdningseftersyn i fællesadministrationen gav anledning til at bemærke, at der ikke var sket løbende ajourføringer på visse likvide bankkonti. Revisorerne finder ikke tegn på øget besvigelsesrisiko, men der følges op på problemstillingen. HKR bemærkede, at universitetets regnskabssystemer som helhed giver et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af regnskabet, og at der i 2012 fortsat er sket væsentlige forbedringer i forretningsgange og interne kontroller. Der udestår således kun enkelte tiltag specielt med henblik på projektcentrene, nyt tidsregistreringssystem og ny decentral lønkontrol, før forretningsgange og interne kontroller på alle områder som helhed kan anses for effektive og tilstrækkelige. Den sidste forankring af økonomistyringen forventes afsluttet i løbet af første halvår af I forhold til de eksternt finansierede projekter er der fundet deciderede fejl, og Michael Stenskrog (MS) bemærkede, at der sker mange omkonteringer ved udgangen af året. Revisor anbefaler, at universitetet sikrer en klar placering hos bestemte personer af ansvaret for projektøkonomien. Bestyrelsen var enige om, at den måde, projekterne styres på, skal sikre, at der fortsat er fuld motivation til at søge om eksterne forskningsmidler, ligesom økonomistyringen skal ligge i sikre rammer. Projektledere og de institutledere, der har ansvaret for projekterne, skal derfor have hjælp af projektcentre med de nødvendige kompetencer og ressourcer til at yde professionel administrativ bistand til de forskellige typer af eksternt finansierede projekter. Bestyrelsen drøftede problemstillingen vedr. funktionsadskillelse. Statens lønsystem medfører, at der på nuværende tidspunkt ikke kan etableres fuldstændig funktionsadskil- Side 3 af 6

4 lelse omkring lønudbetalinger. Universitetet har dog iværksat kompenserende foranstaltninger, som efter revisors opfattelse giver god sikkerhed mod misbrug. Punktet har været holdt lukket frem til bestyrelsens behandling af materialet på bestyrelsesmødet. Bilag og referat gøres tilgængeligt efter bestyrelsesmødet. 5. Godkendelse af Resultatbudget 2013 Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Forslag til budget 2013 Rektor oplyste, at der lige før udsendelsen til bestyrelsen er sket ændringer i budgettet, idet lavere takster på STÅ-området koster 4,7 mio. kr., mens flere BFI-point hæver basisbevillingen med 1,6 mio. kr. Disse ændringer er forklaret i forordet og vil blive indarbejdet i det endelige budget. Formanden påpegede, at grundlaget for tabel om Sydhavnen i bilag 4 i budgetudkastet er faktuelt forkert. FK oplyste, at tabellen udgår af budgettet. En række strategiske indsatsområder skaber et underskud på 4 ud af 5 hovedområder på i alt 33 mio. kr. Årsestimatet for 2012 efter 2. periode er et underskud på 80 mio. kr., dvs. 47 mio. kr. mere end budgetteret. Bestyrelsen drøftede muligheden for at opnå en større sammenhæng mellem strategien og budgettet. Det blev aftalt, at bestyrelsen skal se fakulteternes budgetter for anvendelsen af den frie egenkapital. Økonomichefen oplyste, at Økonomiafdelingen arbejder med planer om at indføre en forecast-model med rullende budgetter for at sikre, at budgettet løbende tilpasses ændringer i de økonomiske rammevilkår. Bestyrelsesformanden pointerede, at budgettet er et grundlæggende styringsværktøj for bestyrelsen og derfor skal holdes. Bestyrelsen godkendte budget 2013 med ovenstående ændringer. Side 4 af 6

5 6. Orientering fra bestyrelsesformanden Formanden orienterede om, at universitetets udpegningsorgan godkendte bestyrelsens indstilling af Ulla Tofte som nyt eksternt medlem af bestyrelsen. Ulla Tofte har takket ja til hvervet og tiltræder pr. 1. januar Formanden og næstformanden er forhindret i at deltage i et formandskabsmøde i Danske Universiteter. På mødet drøftes bl.a. SEA-ordningen samt et tema om ministeriets detailindblanding på en række områder. Formanden orienterede desuden om et kommende møde med Dansk Industri. Det aftales, at bestyrelsen anmoder revisor om at gennemgå periodeopfølgning med henblik på kvalitetssikring for kortlægning af afvigelser og tilhørende forklaringer mellem realiseret resultatopgørelse for 2012 i forhold til budget 2012 og årsestimat for 2012 for AAU s hovedområder og for det samlede AAU. Herudover anmodes revisionen om en specifikation af budgetterede og realiserede direkte huslejeomkostninger, samt investeringer og af-/nedskrivninger vedrørende lejede lokaler og driftsmidler i AAU s lokaler i Sydhavnen (Nokia bygninger), inkl. afvigelser og afvigelsesforklaringer for 2012 samt en specifikation af budgetterede og realiserede direkte huslejeomkostninger, samt investeringer og af-/nedskrivninger af lejede lokaler og driftsmidler i AAU s lokaler i Ballerup, inkl. afvigelser og afvigelsesforklaringer for 2012, samt opgørelse af de samlede forpligtelser i lejeaftalens uopsigelighedsperiode. 7. Orientering fra rektor Bilag: A. Sagsfremstilling af B. Orientering fra rektor af Rektor orienterede om ansættelsen af de fire nye it-direktører, der organiseres under itdirektøren i den nye fælles it-organisation. AAU har fået godkendt 11 nye uddannelser. Rektor orienterede desuden om lovforslaget om institutionsakkrediteringen, som medfører, at der foruden institutionsakkrediteringen vil ske præakkreditering af nye uddannelser og uddannelsesudbud. Uddannelser Side 5 af 6

6 med særlige kvalitetsmæssige udfordringer kan desuden blive udtaget til gennemgang, ligesom der vil blive iværksat tværgående evalueringer af uddannelserne. Det første spadestik er taget til byggeriet på havnefronten, som skal stå klar til indflytning i sommeren Desuden er byggeriet af m 2 til bioteknologi påbegyndt. Det blev aftalt, at opsamlingen af lederdagen udsendes til orientering til bestyrelsen. 8. Meddelelser Bilag: A. Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af LAN foreslog, at han på et senere møde holder et oplæg om positionering på de sociale medier. Dette aftales med rektoratet. 9. Eventuelt Bestyrelsen tog afsked med de afgående bestyrelsesmedlemmer Birgitte Possing og Jakob Mark Cristoffersen. Bestyrelsesformanden takkede Birgitte Possing for hendes store indsats for AAU som næstformand for bestyrelsen og Jakob Mark Christoffersen for sin indsats i bestyrelsen. Side 6 af 6