Godkendt på bestyrelsens møde 4-10, Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 3-10,

Transkript

1 Godkendt på bestyrelsens møde 4-10, Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tlf Fax juni 2010 BT/LKJ/lt J.nr / Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 3-10, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn Kari Tove Elvbakken Freddy Frandsen Jens Kristian Gøtrik Anne Knudsen Birgitte Possing INTERNE VIP-MEDLEMMER: Ann-Dorte Christensen Kenn Steger-Jensen INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Kasper Munk Rasmussen Carsten Rune Jensen FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam Inger Askehave Peter Plenge Mødet begyndte kl.: Mødet sluttede kl.: Referent: BT/LKJ Næste ordinære møde: Til stede Fraværende Med afbud Uden afbud Økonomichef Erik Grave Kristensen og specialkonsulent Kristian Trolle-Schultz, Økonomiafdelingen deltog i punkt 4 (herunder blev også punkterne 18 B og C placeret). I punkt 6 deltog formanden for valgudvalget Steen Bønsing. I punkt 11 deltog chefrådgiver Jørgen Østergaard.

2 1. Godkendelse af dagsorden til bestyrelsens møde 3-10, Meddelelsespunkterne 18 B og C blev placeret under pkt. 4 af hensyn til EGK s og KTS deltagelse i mødet. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 2-10, Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. referat af møde 2-10, B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 2-10, af (fortroligt var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere) Referatet blev godkendt. 3. Godkendelse af strategi for AAU B. Status for strategisk handlingsplan for AAU 2010 af til orientering C. Udkast til Strategi for AAU af FK orienterede om, at udkastet til strategien har været drøftet på et medarbejdermøde. Drøftelserne her gav ikke anledning til ændringer. Bestyrelsen besluttede, at inddragelse af medarbejdere og studerende i afsnit 4 på side 2 skal formuleres mere direkte, eksempelvis som "Medarbejdere og studerende skal inddrages i udvalg, der vedrører disses forhold". Det blev endvidere påpeget, at termen et helt universitet kun bør anvendes, sådan som det indgår i formuleringen af visionen. PP oplyste desuden, at enkelte formuleringer vil blive finpudset. Med ovenstående bemærkninger godkendte bestyrelsen udkastet til strategi Fastlæggelse af budgetprincipper 2011 B. Forslag til budgetteringsprincipper for 2011 af Økonomichef Erik Grave Kristensen og specialkonsulent Kristian Trolle-Schultz, Økonomiafdelingen deltog i dette punkt. EGK og KTS gennemgik principperne. I forhold til principperne for 2010 blev der foreslået en ændring således, at der gives midler til fakulteterne gennem tilskud til adjunktlønnen ved ansættelse af kvindelige adjunkter, ligesom det blev foreslået, at det nye hovedområde for sundhedsvidenskab oprettes med samme soliditet, som hvis hovedområdet var en del af det nuværende INS. ADC påpegede, at det er et problem, at der ikke er ensartede betingelser på fakulteterne, eksempelvis i forbindelse med overhead-politikker. Side 2 af 7

3 FF anbefalede, at man afsætter tilstrækkelige midler til opstart af lægeuddannelsen og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. PP orienterede om regeringens spareplan vedr. de administrative besparelser og oplyste, at der vil blive udarbejdet et oplæg om sagen til næste bestyrelsesmøde. Det blev endvidere aftalt, at bestyrelsen på et senere møde skal tage en mere konkret drøftelse af ph.d.-området. Bestyrelsen godkendte, at det videre arbejde med udarbejdelsen af budgettet for 2011 sker på grundlag af de fremlagte budgetteringsprincipper med de af rektor foreslåede ændringer. 5. Etablering af skoler B. Statusnotat af FK orienterede om, at der siden bestyrelsens seneste drøftelse er sket en præcisering af kompetencefordelingen mellem studieledere og studienævn. Opgaver i forbindelse med akkreditering og markedsføring af skolens uddannelser placeres hos studielederen, mens indberetning af eksamenssnyd placeres hos studienævnsformanden. Studielederen udarbejder i samarbejde med de nyindførte studieråd budget til fordeling af skolens midler, som indgår i fakultetets økonomi. Der udsendes et diagram over universitetets nye organisation til bestyrelsen. FK oplyste slutteligt, at skolerne skal godkendes af rektor, hvorfor der fortsat kan ske ændringer i opdelingen samt i skolernes navne. Bestyrelsen fandt det positivt, at der nu er formuleret klare rammer og tilsluttede sig den videre proces med etablering af skoler. 6. Forslag til revideret vedtægt samt valgregler B. Udkast til Regler om valg til AAU s styrende organer (valgreglerne) C. Forslag til revideret vedtægt af Formanden for Valgudvalget Sten Bønsing deltog i dette punkt. SB redegjorde for ændringerne i valgreglerne, herunder at de fire nuværende sæt valgregler er sammenskrevet til ét. SB oplyste, at INS har fremsat ændringsforslag om såvel valgreglerne som vedtægten, således der bliver mulighed for at nedsætte mindre ph.d.- udvalg på SUND. Bestyrelsen tilsluttede sig valgudvalgets indstilling om ikke at følge ændringsforslaget. Side 3 af 7

4 FK orienterede om, at vedtægtsændringerne, foruden ændring af valgbestemmelserne, i store træk består af bestemmelser vedr. skoler og studieråd samt øget kompetence til akademisk råd og institutråd. Bestyrelsen drøftede, hvorvidt en studenterrepræsentant i bestyrelsen skal have mulighed for at fortsætte valgperioden ud, selvom den studerende undervejs færdiggør sit studie. SB indstillede til, at studerende udtræder af bestyrelsen ved færdiggørelsen af studiet, som det er tilfældet i alle andre organer. Bestyrelsen tilsluttede sig denne indstilling. Bestyrelsen tilsluttede sig valgreglerne samt vedtægten med følgende bemærkninger: - Det indskrives i vedtægten, at institutrådene skal høres i vigtige beslutninger vedr. instituttets budget, organisation og strategi. - Den af rektor fastsatte standardforretningsorden vedr. institutrådets fastsættelse af forretningsorden, jf. vedtægtens 30, stk. 2, skal indeholde minimumsrammer for, hvilke sager, der skal drøftes i institutrådene. - 27, stk. 2 ændres til følgende: "Akademisk råd indkalder to eller flere repræsentanter for det teknisk-administrative personale til at deltage som observatør i møderne." Sekretariatet ændrer vedtægten i samråd med formandskabet, og det nye udkast udsendes i skriftlig høring i bestyrelsen. 7. Fastlæggelse af mødeplan for 2011 Bestyrelsen vedtog følgende mødeplan for 2011: Mandag den 14. februar Mandag den 2. maj Mandag den juni Mandag den 24. oktober Mandag den 5. december 8. Orientering fra bestyrelsesformanden LBB orienterede om, at bestyrelsen ifølge vedtægten nedsætter styregruppen for SBi. Bestyrelsen tilsluttede sig SBi's indstilling af Michael Ziegler, borgmester i Høje Taastrup, som ny formand for styregruppen. Formandskredsen har afholdt møde med videnskabsministeren, hvor bestyrelsesformændene blev introduceret til de temaer, som indgår i forhandlingerne på universitets- Side 4 af 7

5 området, herunder om deregulering på uddannelsesområdet, ændringer af universitetslovens bestemmelser om forskningsfrihed samt spørgsmålet om, hvorvidt eksterne medlemmer af universitetsbestyrelserne fremover skal udpeges af interesseorganisationer. LBB orienterede om universiteternes reaktioner på regeringens besparelser på universitetsområdet. Flere universiteter har tegnet dystre udsigter, mens LBB har valgt en knap så markant tilgang. Bestyrelsen var enig om, at det er uheldigt, at formændene ikke har kunnet opnå enighed om emnet, og at det generelt er universitetets holdning, at der ikke nødvendigvis skal spares på uddannelses- og forskningsområdet, da udgifter hertil skal ses som en nødvendig investering i virksomheden Danmark. 9. Orientering fra rektor B. Orientering fra rektor af Rektor orienterede om status for besættelse af dekanstillingerne på Det Teknisk- Naturvidenskabelige Fakultet og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Rektor orienterede om møde med de kliniske professorer på Aalborg Sygehus, som forløb positivt. Rektor oplyste, at lov om udbud af uddannelser i udlandet er vedtaget, således universiteterne får mulighed for at udbyde uddannelser i udlandet efter nærmere angivne kriterier. Rektor orienterede desuden om, at det i folketinget er besluttet, at bevillinger fra Forskningsrådet følger forskeren og ikke universitetet. 10. Drøftelse af målopfyldelsen af udviklingskontrakten B. AAU s Årsrapport 2009 (udkast til AAU s Årsrapport er tidligere udsendt) Bestyrelsen drøftede kort målopfyldelsen af udviklingskontrakten, herunder at der løbende skal arbejdes med initiativer til forbedring af antallet af udsendte studerende i forhold til indkomne studerende fra udlandet. Dette punkt er som det eneste markeret med rødt. PUNKTERNE 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17 OG 19 VAR LUKKEDE PUNKTER 11. Indstilling vedr. nyt byggeri på havnefronten (Punktet var lukket. Bilagene var kun udsendt kun til bestyrelsen og faste mødedeltagere) Side 5 af 7

6 Chefrådgiver Jørgen Østergaard deltog i dette punkt. 12. Utzon-arkiv B. Baggrundsnotat m/bilag af fra overbibliotekar Niels-Henrik Gylstorff (Punktet var lukket. Bilagene var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere) 13. Forlængelse af rektors ansættelsesperiode Bilag A. Sagsfremstilling af (Punktet var lukket. Bilaget var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere. Referatet er ikke fortroligt) Bestyrelsen besluttede at forlænge Finn Kjærsdams nuværende ansættelse som rektor med 3 år dvs. til Ansættelse af prorektor B. Ansøgning m/bilag fra den indstillede af (Punktet var lukket. Bilaget var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere. Referatet er ikke fortroligt) Bestyrelsen drøftede rektors indstilling om ansættelse af Inger Askehave som prorektor og besluttede at ansætte hende som prorektor i en 3-årig periode dvs. frem til med mulighed for forlængelse i op til 3 år uden opslag. 15. Udpegning af eksternt medlem af bestyrelsen B. BP's indstilling af indeholdende oplysninger om den indstillede C. ADC's indstilling af bilagt CV for den indstillede (Punktet var lukket. Bilagene var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere) 16. Evaluering af bestyrelsens arbejde (Punktet var lukket. Bilagene var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere) 17. Evt. forlængelse af revisionsaftale B. Institutionsrevisors skr. m/bilag af Side 6 af 7

7 (Punktet var lukket. Bilagene var kun udsendt til bestyrelsen og faste mødedeltagere. Referatet er ikke fortroligt) Bestyrelsen besluttede at forlænge den nuværende institutionsrevisoraftale med PricewaterhouseCoopers. 18. Meddelelser Bilag: A. 19. Eventuelt Oversigt af over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen. Der blev tilføjet punkter omkring ph.d.-området og opbygning af sundhedsvidenskab. B. Orientering om Periodeopfølgning 1. periode 2010 v/økonomichef Erik Grave Kristensen. Årets resultat estimeres til mio. kr. beregnet ud fra hovedområdernes indmeldinger. Bestyrelsen roste periodeopfølgningen og var i øvrigt enige om at bakke op om sundhedsvidenskab og tildele tilstrækkelige midler til at igangsætte området. C. Orientering om Milepælsplan for økonomistyringsprojektet v/økonomichef Erik Grave Kristensen. EGK orienterede om, at organisationen vedr. indførelse af økonomi- og kompetencecentre er ved at være på plads. Bestyrelsen blev endvidere orienteret om, at der i øjeblikket arbejdes på et generelt ledelsesværktøj til rapportgenerering, som evt. skal bruges som data warehouse på universitetet. D. Rapporten Det frie valg eller det frie fald? - overgangen fra studium til job, udarbejdet af Akademikernes Centralorganisation (rapporten er kun udsendt til bestyrelsen). (Punktet var lukket) Side 7 af 7